Formalités de départ Jean-Marc Saint-Viteux / HR-SPS 1
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Quelques petits détails à régler... 3
1 ère étape: rien à faire: Tous les documents sont envoyés spontanément par HR Envoi des documents suivants environ 3 mois avant la date de fin de contrat ou juste avant le départ en congé en cas de programme de pré-retraite ou d une longue période de congé (ex CA22B, SLS): 1. Brochure «Quand vous quitterez le CERN», 2. Attestation d emploi, 3. Fiche de contrôle de départ, 4. Feuillet «Comment obtenir votre attestation annuelle d imposition interne?» 5. Formulaires «Devis de déménagement de mobilier et effets personnels» X 3. 6. Formulaire «Demande de paiement de l Indemnité de Réinstallation» (si éligible). 4
Plan de la présentation Brochure «Quand vous quitterez le CERN», Fiche de contrôle de départ, Décompte de paie / congé + attestation annuelle d imposition interne, Prestations ti financières iè d extinction du contrat. 5
Brochure «Quand vous quitterez le CERN» Disponible: Page web HR, «Services», «Intégration» (ou https://webh12.cern.ch/hr-services/int/doc/depart_fr.pdf ) Table des Matières Introduction Questions Administratives 1- Fiche de contrôle de départ 2- Derniers paiements 3- Caisse de pensions 4- Assurance maladie 5- Assurance chômage 6- Examen médical lors de l extinction du contrat 7- Frais de voyage et de déménagement Questions Personnelles 8- Voitures 8-1 Si vous résidez en Suisse 8-2 Si vous résidez en France 9- Résiliation du bail 9-1 Si vous résidez en Suisse 9-2 Si vous résidez en France 10- Services publics 10-1 en Suisse 10-2 en France 11- Polices d assurance 6
Brochure «Quand vous quitterez le CERN» (suite) Questions Personnelles (suite) 12- Comptes en banque 12-1 en Suisse 12-2 en France 13- Impôts 13-11 Imposition sur les traitements t et émoluments versés par le CERN 13-2 Autres informations complémentaires 14- Sécurité sociale 14-1 En Suisse 14-2En France 14-3 Dans un autre Etat-membre 15- Pays de résidence 15-1 En Suisse 15-2En France 15-3 Dans un autre Etat-membre 16- Liens avec le CERN 16-1 Abonnements 16-2 Utilisation des moyens informatiques du CERN 17- Pensionnés 17-1 Accès au CERN 17-2 Groupement des Anciens du CERN 7
Fiche de contrôle de départ formulaire: 8
Fiche de contrôle de départ (suite) Procédure: Les formalités 1 à 9 peuvent être accomplies dès réception de la fiche. Les formalités 1 à 4 doivent être accomplies avant le départ en congé. Les formalités 10 à 14 doivent être accomplies au cours de la dernière semaine de contrat. 9
Fiche de contrôle de départ (suite) formulaire: 10
Décompte de paie / congé + attestation annuelle d imposition interne Comptes informatiques: Départ en congé Fin de contrat Temps E-mail + AIS 2 mois Tous les comptes y compris Nice (sauf E-mail et AIS) 2 mois 11
Décompte de paie / congé + attestation annuelle d imposition interne Recommandations: Détails: Page web HR, «Services», «Prestations sociales & financières», «Impôts» 1. Jusqu à la fin du contrat, utiliser e-mail CERN + AIS -> Décompte de paie / congé + attestation annuelle d imposition interne (E-mail ou hrt.cern.ch, ch bas 1 ère colonne, «My Pay Info») 2. Avant la date de fin de contrat, enregistrer son adresse e-mail privée (PEM, Physical Email Address) qui remplacera son adresse email CERN à la fin du contrat. Se connecter sur l application CRA via http://cra.cern.ch en indiquant la date de la fin de contrat comme date effective 3. Création d un compte informatique externe, appelé lightweight account établissant un lien avec le compte AIS Se connecter à http://cern.ch/lightweightregistration 4. Après la fin du contrat, utiliser e-mail privé + lightweight account -> Attestation annuelle d imposition interne 12
Décompte de paie / congé + attestation annuelle d imposition interne Comptes informatiques: Enregistrement E-mail privé + Lightweight account Départ en congé ou Enregistrement E-mail privé + Lightweight account Fin de contrat Temps E-mail + AIS 2 mois Tous les comptes y compris Nice (sauf E-mail et AIS) 2 mois E-mail privé Lightweight account 13
Prestations financières d extinction du contrat (Résumé de la CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE N 30 Rév. 2 pour les titulaires (à l exception des ex-titulaires «locaux»), engagés avant le 1er janvier 2007) 1. Frais de voyage 2. Frais de déménagement 3. Indemnité de réinstallation 14
1. Frais de voyage Bénéficiaires: titulaire + membres de sa famille (si prennent résidence avec titulaire) Conditions d octroi: Foyers > 20 km* du CERN Nouveau lieu de résidence > 20 km* de l ancien lieu de résidence Voyage dans les 2 ans suivant l extinction du contrat Prestations: ti Coût du trajet = frais d un voyage (transport public le plus économique) aller depuis l ancien lieu de résidence jusqu au nouveau lieu de résidence ou aux foyers (au choix du membre du personnel) mais au maximum frais d un voyage aller aux foyers * En ligne droite 15
1. Frais de voyage (suite) Particularités: Possibilité de renonciation au paiement des frais Paiement possible dès le départ en congé du titulaire Procédure: S adresser au secrétariat de département (2.1 fiche de contrôle de départ) 16
2. Frais de déménagement Bénéficiaire: Titulaire Conditions d octroi: Avoir droit au paiement des frais de voyage d extinction du contrat, Avoir effectué le déménagement dans les deux ans suivant l extinction du contrat, t Avoir détenu un contrat d une durée >= 12 mois, et Ne pas avoir démissionné au cours de la première année de service. Prestations: Paiement d un transport unique (d un seul lieu à un seul lieu) mais au maximum frais d un déménagement aux foyers Paiement assurance (max. 20%) et formalités douanières (à l exclusion des droits de douane). Paiement des frais de garde-meubles (solde de la période maximale de 12 mois). 17
2. Frais de déménagement (suite) Situation familiale Lieu des foyers ou de résidence Bénéficiaire de l allocation ll de famille Non- bénéficiaire de l allocation de famille Etat membre Max. 60 m3 Max. 40 m3 Etat t nonmembre Max. 25 m3 Max. 25 m3 18
2. Frais de déménagement (suite) Procédure pour le déménagement é 1) Etablissement de devis Le membre du personnel doit soumettre à l Organisation, au plus tard six semaines avant la date du déménagement, trois devis établis par trois entreprises de déménagement différentes. Les devis, établis sur les formulaires prévus à cet effet doivent comprendre : le montant des frais d un transport groupé du mobilier et effets personnels ; les frais de garde-meuble, le cas échéant ; le montant de l assurance du mobilier et des effets personnels (jusqu à concurrence de 20% du montant du déménagement). 2) Accord de l Organisation A réception des devis, l Organisation peut interroger les entreprises qui les ont établis. Si aucun devis n est jugé raisonnable, l Organisation peut solliciter des devis d autres entreprises de déménagement ou demander au membre du personnel de soumettre de nouveaux devis établis par d autres entreprises de déménagement. À la suite de ce processus, l Organisation retient la meilleure offre et donne son accord pour celle-ci. 3) Déménagement Une fois l accord de l Organisation obtenu, le membre du personnel règle avec l entreprise retenue les détails pratiques du déménagement, tels que la date, l heure et le lieu du chargement et du déchargement des biens. Il lui incombe d assurer l accès aux locaux où doivent avoir lieu le chargement et le déchargement des biens. Il est également redevable de tous frais s ajoutant de son fait au montant indiqué sur le devis. Tout contentieux lié à d éventuels dommages ou à des questions d assurance doit être réglé directement par le membre du personnel avec l entreprise de déménagement et/ou la compagnie d assurance. 4) Paiement Une fois le déménagement effectué, l entreprise envoie la facture directement à l Organisation Organisation. L Organisation n est redevable que du montant indiqué sur le devis approuvé. Lorsque le membre du personnel souhaite que le déménagement soit effectué par une entreprise qui n a pas soumis la meilleure offre, l Organisation paie au maximum le montant de la meilleure offre, le solde restant à la charge du titulaire. Lorsque le membre du personnel a payé lui-même le déménagement, l Organisation rembourse le prix de ce dernier dans les limites applicables, à l exclusion de la TVA. 19
2. Frais de déménagement (suite) Particularités: 3 formulaires «Devis de déménagement de mobilier et effets personnels» envoyés par HR. Possibilité de renonciation au paiement des frais Paiement possible dès le départ en congé du titulaire Procédure: S adresser au Service Installation HR-SPS SPS, e-mail: installation.service@cern.ch, tél: 74683 et 73962, bureaux 33/1-009 et 011 (8.1 fiche de contrôle de départ) 20
3. Indemnité de réinstallation Bénéficiaire: Titulaire Conditions d octroi: Avoir droit au paiement des frais de déménagement, Ne pas avoir été licencié ni pour raison disciplinaire ni pour services non satisfaisants, Ne pas avoir démissionné (sauf si le Directeur général estime que la démission est dans l intérêt de l Organisation). Prestations: Paiement d un nombre de mois de traitement de base (min. Ca+7) 21
3. Indemnité de réinstallation (suite) Années révolues de service ininterrompu comme titulaire i Bénéficiaire de l allocation de famille Non-bénéficiaire de l allocation de famille 0-2 0 0 3 1 1/2 4 2 1 5 3 1 1/2 6 4 2 7 ou plus 5 2 1/2 22
3. Indemnité de réinstallation (suite) Particularités: Nouveau lieu de résidence principale = domicile fiscal du membre du personnel Paiement impossible avant la fin du contrat du titulaire Délai maximum pour présenter la demande: 6 mois (délai de prescription) après les deux ans suivant l extinction du contrat. 23
3. Indemnité de réinstallation (suite) Particularités (suite): Preuves de réinstallation pour le titulaire: 1. annonce de départ (si délivrée) et 2. annonce d arrivée ou certificat de résidence (pas sur l honneur) ou attestation de domicile fiscal ou avis d imposition sur le revenu ou tout autre document jugé équivalent par le CERN Montant applicable aux titulaires bénéficiaires de l allocation de famille est versé à condition qu'au moins un membre de leur famille prenne résidence avec eux -> Preuves de réinstallation à produire également pour au moins un membre de sa famille à charge (idem preuves titulaire). Montant pris en compte dans l exercice lexercice d imposition interne (déduit de l assiette de l impôt interne) 24
3. Indemnité de réinstallation (suite) Procédure: Formulaire «Demande de paiement de l Indemnité de Réinstallation» envoyé par HR aux titulaires éligibles. S adresser au Service de Réinstallation HR-SPS, e-mail: reinstallation.service@cern.ch, service@cern ch tél: 73903, bureau 33/1-013 25