BREHIER Julien PAYET Thomas BERWIT Fabien CAS H S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 0
Sommaire Introduction... 2 I - Le contexte de la demande :... 3 1) Les dysfonctionnements rencontrés par la clinique VTH.... 3 2) Les objectifs de la clinique VTH.... 5 3) Les contraintes à la mise en place d une solution.... 5 II - Présentation du système qui serait mis en place :... 6 1) La solution de gestion de parc : GLPI.... 6 2) Le changement du parc informatique :... 16 3) La mise en place d un plan de continuité d activité... 19 4) La mise en place d un plan de maintenance... 21 5) Une stratégie d économie d énergie... 22 6) Les sauvegardes des données de l entreprise et sécurité.... 24 7) La mise en conformité avec les normes DEEE.... 26 III - Les phases mise en place du système :... 28 IV Une solution conforme au cahier des charges :... 33 1) Le respect des objectifs.... 33 2) Le respect des contraintes du système.... 33 3) Le respect des contraintes organisationnelles.... 37 V Propositions financière pour la mise en place du système :... 38 1) Les différents investissements.... 38 2) Le cout total de la solution :... 41 Conclusion :... 42 Annexes... 43 1) Planification :... 43 2) Glossaire :... 43 3) Reporting :... 45 4) Fiches techniques :... 49 S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 1
Introduction Suite à la réception du dossier d appel d offre transmis par votre entreprise, la clinique VTH, nous avons pu établir un dossier dans lequel vous pourrez trouver notre solution. Présentation générale : Nous sommes la société Inventech. Nous sommes une SARL spécialisée dans l intégration de solutions de gestion de parcs informatiques. Cela signifie que notre métier est d apporter des réponses aux entreprises qui rencontrent des difficultés avec leur parc informatique. Ces difficultés se traduisent généralement par une forte perte de productivité, des coûts de maintenance élevés ou encore un service informatique désorganisé et dépassé. Notre rôle et d aider ces entreprises en difficulté à optimiser le fonctionnement de leur parc informatique afin de réduire les pertes financières et baisses de productivité subies à cause de ce dernier. Voici en détails comment se compose notre société : Direction Générale 2 personnes Direction Administrative 2 Personnes Service Comptabilité 5 Personnes Service Projets 5 personnes Service Commercial 5 Personnes Service Administratif 3 personnes Service Technique 25 personnes Comme vous pouvez le constater, notre société se compose de 47 personnes. La direction générale comprend le Directeur Général ainsi que sa secrétaire. La direction administrative regroupe notre DAF ainsi que sa secrétaire. Ensuite, on peut compter 5 services différents : un service comptabilité, un service projets et un service commercial qui regroupent chacun 5 personnes. Il y a également un service administratif qui comprend 3 personnes. Ensuite, nous avons un service technique qui regroupe 25 techniciens. Ces techniciens peuvent travailler aussi bien avec les chefs de projets qu avec les commerciaux. Nos techniciens ont au minimum un Bac+2 en maintenance des systèmes d information, mais une grande partie d entre eux ont un niveau Bac+4 en tant que Responsable en Administration des Réseaux d Entreprise. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 2
Présentation économique : Notre société a vu le jour en 2000. Notre chiffre d affaire annuel est de 2 000 000 grâce à nos équipes, qui ne réalisent pas moins de 23 projets par an. Ce chiffre d affaire est en constante augmentation puisqu en 2010 ce chiffre d affaire n était que de 1 000 000 d euros. Nous sommes rapidement devenus les leaders en matière d intégration en milieu médical puisque nous avons travaillé avec les plus grandes cliniques, qu elles soient vétérinaires ou humaines. En effet, nous avons notamment assuré l administration du parc informatique du CHV Frégis à Paris, qui fait partie encore aujourd hui de l une des cliniques vétérinaires les plus réputées de France. Présentation des partenariats : Ce qui rend notre entreprise compétitive sur le marché vient probablement de la multitude nos partenaires. En effet, nous avons des partenariats avec les plus grands fabricants. On peut citer Asus ou encore HP. De même, nous avons des partenariats commerciaux avec Microsoft, ce qui nous assure d obtenir des licences au meilleur prix, notamment sur les suites office. Cela nous permet de proposer à nos clients des parcs modernes, à des tarifs très attractifs. Mais ces partenariats ne sont pas uniquement commerciaux puisque la plus grande partie de notre équipe technique dispose de certifications. Cela nous permet notamment de dispenser des formations sur Windows (Serveur ou client) ou sur la suite Office. Une expertise adaptée : Si nous répondons à votre appel d offre c est parce que votre société, la clinique VTH, fait partie des cliniques vétérinaires les plus en vue de France. Vous êtes également les leaders sur le marché de la santé animale puisque votre clinique est l une des plus grandes en termes de superficie et de capacité d accueil. En effet, vous ne comptez pas moins de 100 salles d opérations, 50 salles de consultations, ou encore un refuge capable d accueillir 200 animaux. Vous faites partie des cliniques les plus réputées car cela fait maintenant plus de 20 ans que vous avez commencé votre activité, et votre chiffre d affaire de plus de 1 500 000 euros va largement en ce sens. Vous avez également été l une des premières clinique à intégrer un large parc informatique, puisque la quasi-totalité de vos employés utilisent un ordinateur depuis 2001. Aussi, notre société, Inventech, grâce à sa grande expertise dans le milieu de la santé animale, est certainement l entreprise la mieux adaptée à votre problématique. Nous avons également l habitude de travailler pour des entreprises qui disposent d un important parc informatique comme le vôtre. I - Le contexte de la demande : Si votre entreprise a lancé un appel d offre, c est parce que vous avez pu rencontrer certaines difficultés dans l administration de votre parc informatique. Nous avons relevé certains points qui nécessitent effectivement une intervention de toute urgence. 1) Les dysfonctionnements rencontrés par la clinique VTH. La direction de la société VTH à chargé son service informatique d'analyser les besoins de la société afin de réduire les problèmes liés à l utilisation de l'outil informatique. La totalité des problèmes qui sont dit ci-dessous créent une perte totale pour l'entreprise qui est estimée à 305 000 par an. Voici ce que votre service informatique a pu relever : - Pas de plan de continuité d'activité Suite à de nombreuses pannes sur les postes des secrétaires, la société n'est pas en S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 3
mesure de fournir un matériel de secours. Cela créé une perte annuelle de 100 000. - Pas de plan de maintenance matériel et logiciel Suite à un délai d'intervention long, les utilisateurs sont mécontents. L'équipe informatique n'a aucune connaissance du matériel et des logiciels sur les postes donc les utilisateurs perdent du temps sur leur travail. Cela provoque une perte à l'année de 30 000. - Aucune gestion des incidents, ni base de connaissances L'équipe informatique n'ayant pas mis en place de base de connaissances, ils perdent beaucoup de temps pour diagnostiquer les problèmes et interviennent régulièrement pour les mêmes problèmes sur les différents postes utilisateurs. Ils doivent donc à chaque fois immobiliser les postes de travail. Cela créé un montant de 50 000 à l'année. - Aucune gestion des contrats de maintenance et/ou de garanties N'ayant pas de base d'inventaire, l'équipe informatique n'a aucune vision sur les postes sous garantie ou sous contrat de maintenance chez le constructeur. Ils doivent payer le déplacement d'un technicien, la main d'œuvre ainsi que le matériel en panne. De plus le matériel doit être bloqué pendant environ 3 jours à chaque fois et cela créé une perte annuelle de 80 000 pour la clinique. - Aucune stratégie d'économie d'énergie Le parc de l'entreprise étant ancien, la direction reçoit des factures d'électricités importantes. De plus certains utilisateurs partent de l'entreprise sans éteindre leurs ordinateurs, ce qui conduit à une perte annuelle 15 000. - Aucune sauvegarde automatique Etant donné que le service informatique court partout, il n'a pas le temps de contrôler les serveurs. Suites à cela, une panne grave s'est produite sur le serveur administratif. A cause de cela l'entreprise a perdu sa base client qui regroupait environ 6 000 entrées. L'équipe informatique n'ayant pas mis en place de sauvegarde automatique, la dernière sauvegarde datait de plusieurs semaines donc tous les dossiers concernant les nouveaux clients ont été perdus. La direction a donc dû embaucher trois secrétaires pour rentrer les clients qui n'y étaient pas, et à cause de cela, les secrétaires ont perdu beaucoup de temps à rechercher les dossiers en format papier puisque ceux-ci n étaient pas tous entreposés dans le même bâtiment. La perte liée à ce dysfonctionnement a été estimé à 30 000. - Infraction de la norme DEEE L'entreprise n'ayant pas mis en place de stratégie de gestion de fin de vie des équipements, ni même de sélection des fournisseurs orientés développement durable, elle se retrouve donc en infraction vis-à-vis des normes DEEE. Si ces normes ne sont pas scrupuleusement respectées, l entreprise s expose à de très lourdes sanctions, notamment à de fortes amendes. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 4
2) Les objectifs de la clinique VTH. Suite à tous les problèmes qu elle a pu rencontrer et toutes les pertes qu elle a pu subir à cause de la mauvaise administration de son parc informatique, votre entreprise, la clinique VTH, nous a alors fait parvenir certains objectifs. Coûts Objectifs de diminution Montant des pertes Continuité d'activité 100 000 95 % 95 000 Plan de maintenance 30 000 80 % 24 000 Gestion des incidents 50 000 80 % 40 000 Gestion des contrats de maintenance et garantie 80 000 90 % 72 000 Stratégie d'économie d'énergie 15 000 70 % 10 500 Aucune sauvegarde automatique 30 000 85 % 25 500 e L'objectif par la société VTH est de diminuer les pertes annuelle de 85 % soit environ 260 000. La réalisation de ces objectifs permettrait effectivement de réduire de manière considérable les pertes engendrées par le parc informatique actuel et permettrait, dans le même temps, à la clinique, d augmenter de manière non négligeable son chiffre d affaire. 3) Les contraintes à la mise en place d une solution. La clinique VTH a tout de même posé certaines conditions à la mise en place d un système permettant le redressement de son système d information au sein de ses locaux. Tout d abord, nous avons relevé des contraintes temporelles. En effet, votre société a manifesté le souhait que la réponse à l appel d offre lui soit remise le Mardi 10 Octobre 2012, et soutenue le jeudi 11 octobre 2012. Toujours d un point de vue temporel, ce système doit être prêt pour la mise en production à partir du 10 février 2013. Ensuite, nous avons également pu dénombrer des contraintes financières. Tout d abord, le budget total que vous avez alloué à la solution s élève à 450 500 euros. Cette somme comprend un budget réel de 450 000 et 500 de frais de dossier. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 5
Le second aspect financier est que la clinique VTH souhaite bénéficier d un TRI, c est-à-dire d un Temps de Retour sur Investissement de 2 ans au maximum. II - Présentation du système qui serait mis en place : Nous avons bien compris les problèmes auxquels la clinique VTH devait faire face au niveau de l utilisation de son parc informatique. Nous avons pu cerner que votre parc était responsable, de différentes manières, d importantes pertes d argent et dépenses inutiles. C est pourquoi nous allons maintenant vous détailler le système que nous comptons mettre en place pour régler vos problèmes et vous permettre d atteindre vos objectifs. Vous pourrez retrouver en annexe de ce dossier la matrice d exigences qui reprend les différentes fonctions, de manière détaillée, que doit contenir la solution que nous allons vous proposer. Comme vous pourrez le voir, nous avons choisi de mettre en place le logiciel GLPI afin de vous aider à mieux maitriser l administration de votre parc informatique. Ce logiciel vous permettra de mettre en place un inventaire de par cet d en connaitre les caractéristiques matérielles, de disposer d une gestion des contrats et des licences relatifs au parc, de mettre en place une gestion des incidents, et de créer une base de connaissance. Mais cela ne sera pas suffisant pour permettre un fonctionnement acceptable de votre parc. C est pourquoi il est également nécessaire de mettre en place un changement matériel d une bonne partie de votre parc informatique. Il conviendra également d établir un plan de maintenance cohérent et efficace pour ne pas gêner les utilisateurs et prévenir les incidents plutôt que de perdre du temps à effectuer des opérations de maintenance lorsque cela peut être évité. Il faudra également mettre en place une stratégie d économie d énergie car l absence d un tel plan fait perdre beaucoup trop d argent à la société. Ainsi nous verrons que le changement de parc est grandement lié à cette économie, mais que plusieurs outils vont permettre de gérer encore mieux cette consommation. Afin d éviter les pertes liées à la perte de données et régler l absence de sauvegardes manuelles, nous vous proposerons un plan de sauvegarde qui aura pour but d automatiser les sauvegardes et ainsi assurer la pérennité des données de l entreprise. Enfin, la dernière partie de la solution que nous allons vous proposer consistera à vous expliquer ce que nous comptons faire pour rendre la clinique VTH conforme aux législations en vigueur par rapport au DEEE. Afin de coller au plus près du cahier des charges que vous nous avez transmis, nous vous présenterons tout cela sous forme de liste afin d isoler chaque problème comme vous l avez fait pour nous présenter votre demande. 1) La solution de gestion de parc : GLPI. I Présentation : Le système GLPI, Gestion Libre de Parc Informatique, est une application Full web qui permet de gérer l ensemble de problématiques de gestion de parc informatique, développée par Indepnet. Cela permet de gérer tout ce qui va de l inventaire matériel ou logiciel du parc informatique, jusqu à la gestion de l assistance aux utilisateurs du parc informatique. Le système GLPI comprend des fonctionnalités principales qui permettent d optimiser au maximum la gestion d un parc informatique. On retrouve notamment : S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 6
Gestion et suivi des ressources informatiques Gestion et suivi des licences Gestion et suivi des consommables Base de connaissance Gestions des réservations Service Desk (HelpDesk, SLA, etc.) Inventaire automatisé Télédéploiement On peut donc se rendre compte que rien qu avec ces quelques fonctionnalités, le système GLPI répond parfaitement au besoin de la société VTH, notamment grâce à la base de connaissances, la gestion et le suivi des licences, garanties et contrats de maintenance, le service de Help Desk qui permet d assurer le dépannage des utilisateurs. Mais l un des gros avantages de GLPI est qu il est totalement libre, et ne coûte donc rien, que ce soit à l installation ou à l utilisation. II Avantages : La solution GLPI, en plus de remplir les conditions obligatoires que la société VTH attend du système qui sera mis en place, présente également des avantages non négligeables pour une structure telle que votre clinique vétérinaire. On a tout d abord des avantages pour la structure : Réduction de coûts grâce à la gratuité du système Optimisation des ressources de l entreprise, qu elles soient matérielles ou logicielles Gestion des licences, notamment en termes de nombre, de manière à éviter tout surplus inutile entrainant des coûts importants pour la société Satisfaction des utilisateurs grâce à une interface simple Sécurité des données placées sur la base de données Puis on a des avantages quant à l intégration : Prérequis techniques minimum Mise en production immédiate Accessible depuis n importe quel navigateur web Interface entièrement paramétrable donc plus agréable pour l utilisateur Evolutivité de la solution grâce à la possibilité d ajouter de très nombreux plugins qui ajoutent alors autant de fonctionnalités au système Fiabilité de la solution : plus de 1 900 structures utilisatrices et communauté utilisateurs de plus de 15 000 personnes permettant la résolution rapide des problèmes. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 7
II Fonctionnalités nécessaires à la clinique VTH. L application que nous avons sélectionnée pour gérer au mieux l organisation de votre parc informatique doit cependant être capable de remplir les critères que vous nous avez communiqués. L application doit tout d abord permettre au service informatique de répertorier les stocks matériels. Cela signifie que l application doit pouvoir enregistrer ou modifier un matériel en moins d une minute. Il doit également pouvoir identifier et répertorier le matériel par une référence unique. Les informations concernant le matériel doivent être consultables en moins de 30 secondes et la base de connaissance doit contenir au moins 5 000 enregistrements. Le système doit également permettre au service informatique de connaitre les caractéristiques du matériel. Ces caractéristiques comprennent les informations relatives aux ordinateurs, portables ou fixes, serveurs, imprimantes, etc... Cela regroupe différentes infirmations telles que le numéro de série, la marque, le modèle, ou encore la mémoire vive installée dans chaque poste. La troisième fonction obligatoire de la solution que nous proposons est qu elle doit permettre au service informatique de de gérer les incidents. On entend par «incidents» l ensemble de problèmes informatiques. Ils sont caractérisés par une date, un type de panne, un lieu, un résumé du problème, un statut et la solution retenue. Le service informatique doit être capable d enregistrer ces incidents ou de les modifier en moins de 2 minutes. La base de connaissance dit être capable de contenir au moins 15 000 incidents. La quatrième fonction principale désirée par votre entreprise est que la solution doit permettre au service informatique de recenser les garanties associées aux différents matériels, c est-à-dire que les garanties doivent être listées par type de matériel. On doit également être capable de distinguer les garanties en cours des garanties terminées ou à renouveler. Toutes ces informations doivent être disponibles en moins de 30 secondes, et la base de connaissances relative aux garanties doit pouvoir supporter plus de 1 500 garanties. III Le fonctionnement de GLPI : Comme nous allons le démontrer à présent, la solution GLPI est toute indiquée pour gérer de la manière la plus adaptée qui soit le parc informatique de la société VTH. En effet, cette solution remplit largement toutes les fonctionnalités dont a besoin la clinique vétérinaire, et plus encore. Nous nous cantonnerons ici à la description des fonctions qui intéressement votre société. Concernant les modalités d installation, vous pourrez retrouver la procédure d installation en annexes de ce dossier. a) Un accès sécurisé. Le premier point important qu il faut noter avec l utilisation de GLPI est que celui-ci est sécurisé. Cela signifie que seuls les utilisateurs de l entreprise pourront avoir accès à ce logiciel. Un intervenant extérieur ne pourra en aucun cas consulter les données de l entreprise ou la liste des différents matériels se trouvant dans la société. Seuls les employés autorisés pourront consulter ces informations. Cette sécurité est permise grâce à une page de démarrage sécurisée. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 8
En effet, à l ouverture de GLPI, l utilisateur tombe automatiquement sur une page lui demandant de se loguer pour avoir accès à l application. Toute personne n ayant aucun identifiant ou mot de passe ne sera pas autorisée à entrer sur la base de données de l entreprise. b) Le suivi des stocks matériels. L une des fonctions principale de GLPI est de répertorier les stocks matériels. C est l un des points les plus importants qui nous a été demandé. L application doit être capable d enregistrer ou de modifier un matériel en moins d une minute ou encore permettre l identification ou la recherche du matériel. On peut voir ci-dessous que GLPI gère parfaitement les stocks matériels puisqu il est capable de répertorier différentes catégories : On voit ici qu il est possible de consulter l inventaire des ordinateurs, moniteurs ou encore logiciels se trouvant dans l entreprise ou dans les stocks. De plus, il est possible de savoir avec précision ou se trouve ce matériel, et l identifier avec précision par un numéro de série par exemple puisque les fiches d ajout d un nouveau matériel sont très complètes. C est ce que l on peut voir ici : S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 9
Nous avons pris ici l exemple d une fiche de poste, mais cette opération est valable pour tout autre matériel (écran, logiciel, imprimante, etc ). Sur cette fiche figurent toutes les informations demandées par la société VTH comme la dénomination du matériel, le lieu où il se trouve (stock ou autre), son numéro de série, ou encore l utilisateur qui lui est associé s il y a lieu. Toutes ces informations sont ensuite consultables tout à fait simplement, et il est possible de tout ranger par poste, par lieu, par utilisateur, etc Les différentes rubriques apparaissent alors comme suit (ici on simule une recherche par modèle). Toutes les informations nécessaires comme le nom, le modèle ou le lieu où se trouve le matériel sont alors affichées sous forme de tableau de la manière la plus claire qui soit. c) Les caractéristiques du matériel. La société VTH désire également pouvoir connaître les caractéristiques des matériels qui composent son parc informatique. Cela se traduit par la volonté d obtenir des informations précises sur les matériels. On entend par là que lorsque l on recherche un matériel, on doit également pouvoir consulter sa marque, son modèle, sa puissance, sa capacité de stockage, son type de lecteur, son emplacement. Pour les matériels de type copieurs, cela revient à afficher la marque, le modèle, le type (laser ou jet d encre par exemple), les consommables utilisés, la fonction, etc Il en va de même pour tous le matériel réseau comme les Switchs. Là, il faut pouvoir en connaitre la marque, le modèle, le S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 10
type de port ou encore le numéro de série. Nous allons prendre ici le cas d un matériel réseau : Sur cette capture on peut constater que toutes les informations relatives à un Switch sont présentes. Nous pouvons voir : - Le nom : ici il s agit d un Switch - Le lieu dans lequel le matériel se trouve - Au besoin, on peut faire apparaitre l adresse IP ou MAC du matériel - Le type de switch : 24 ou 48 ports - La marque - Le modèle exact - Le numéro de série Pour ce qui est des postes, qui ont des caractéristiques plus poussées, un bandeau vient se rajouter juste en dessous de la fiche produit. Celui-ci comprend toutes les informations relatives aux différents composants de l ordinateur, à savoir le type de processeur, la mémoire installée, le type de disque dur ou encore le type de lecteur. Bien sûr, il est possible de faire apparaître toutes les informations souhaitées. On peut donc constater que toutes les informations primordiales relatives à un matériel peuvent être renseignées sur GLPI. De plus, ces informations figurant sur une seule et même page, leur visualisation n en est que plus aisée pour l utilisateur, qui d un simple coup d œil, a accès aux caractéristiques du matériel. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 11
d) Une automatisation de l inventaire. Il est également primordial de préciser que le gros avantage de GLPI est qu il permet de faire une récupération automatique des informations sur les postes. En effet, il suffit d installer le module OCS Inventory et de l associer à notre base de données GLPI. Le module OCS Inventory va faire un scan en temps réel des postes du réseau sur lequel un agent OCS aura été déployé et les remonter dans sa base de données. Il suffit ensuite de faire un import de la base OCS dans GLPI pour que l inventaire des postes soit automatiquement rempli. Il est bien sur tout à fait possible de paramétrer OCS pour qu il ne remonte que les informations qui sont réellement utiles comme le numéro de série, le constructeur ou encore le modèle de la machine. Les différentes informations dont nous avons parlé plus haut sont alors remontées directement dans les champs adéquats et viennent remplir la base de données GLPI. e) La gestion des incidents. Comme vous nous l avez expliqué, l une des plus grandes pertes de temps au sein de votre entreprise est due à la mauvaise, voire à l absence, de gestion des incidents. Le temps perdu lors des différents diagnostiques coûte à l entreprise 50 000 euros chaque année. Une telle perte n étant pas acceptable, il faut absolument mettre en place une solution de gestion des incidents. Il est donc primordial pour la société VTH de permettre au service informatique de gérer les incidents. D une manière générale, le terme «incident» désigne en réalité l ensemble de problèmes informatiques. Ces problèmes informatiques sont caractérisés par une date, un type de panne (matérielle ou logicielle), un lieu (bâtiment, étage, bureau, référence du poste), le résumé du problème rencontré par l utilisateur, le statut (clôturé, en cours ou sous garantie), et enfin la solution utilisée pour résoudre le problème c est-à-dire un résumé de l intervention. Pour gérer parfaitement ces incidents, le service informatique doit pouvoir : - Enregistrer les incidents en moins de 2 minutes - Modifier les incidents en moins de 2 minutes - Avoir accès aux enregistrements et modifications en moins d une minute - Diagnostiquer un problème en moins d un quart d heure - Disposer d une base de connaissance pouvant supporter jusqu à 15 000 incidents. Cette gestion des incidents est extrêmement simple avec GLPI. En effet, on peut voir que la section «Assistance» contient une rubrique «Problèmes». C est dans cette rubrique que peuvent être répertoriés les problèmes rencontrés auparavant. Il suffit de cliquer sur l icône d ajout d un nouveau problème, et automatiquement cette fiche apparait : S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 12
On peut voir que toutes les informations demandées pour la gestion des problèmes se trouvent dans cette fiche. On a tout d abord les dates d ouverture et de fin d incident, ce qui permet de voir en combien de temps le problème a été traité. On peut ensuite définir le statut : le ticket est-il traité, en cours, nouveau, etc On peut ensuite définir qui a demandé une intervention, qui l a prise en compte et qui l a traitée. La ligne titre permet de mettre en avant le problème principal, et la case description permet d entrer tous les détails de l intervention. De plus le suivi des problèmes est largement facilité puisque tous les problèmes sont répertoriés sous forme de tableau, ce qui facilite grandement la visualisation des incidents. Cela se présente comme suit. GLPI offre également la possibilité de faire une recherche par critères, ce qui permet d arriver directement sur le type de problème qui nous intéresse, sans avoir besoin de rechercher parmi toutes les interventions déjà effectuées. En ciblant ainsi les informations qui nous intéresse, on augmente d autant la réactivité des diagnostiques. Ainsi, grâce à cela, les incidents peuvent être gérés à plus de 95% par votre service informatique. f) Le recensement des garanties du matériel La société VTH a également besoin que la solution qui sera en place pour gérer son parc informatique puisse permettre au service informatique de recenser les garanties matérielles. Ces garanties doivent être associées au type d équipement, à la marque, au modèle, au numéro de série du matériel. Mais également comprendre la date d achat, le numéro de client et la date de fin de garantie. Il faut comprendre par le terme «recenser» que le service informatique doit pouvoir : S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 13
- Lister les garanties par matériel - S informer sur les garanties en cours - Connaitre les garanties qui sont terminées - Afficher les garanties qui sont à renouveler - Avoir accès aux informations en moins de 30 secondes - La base de connaissance doit pouvoir supporter 1500 garanties Cette gestion des contrats de garantie ou de maintenant est très importante pour la société VTH puisque la mauvaise, voire l absence, de connaissance des contrats de garanties ou de maintenance associés aux matériels est responsable d une grande partie des pertes de l entreprise liées à l utilisation de l outil informatique. C est pourquoi la solution GLPI est, encore une fois, toute adaptée pour pallier à ces problèmes de gestions de garanties. En effet, on peut voir que dans l onglet «Gestion» se trouve une rubrique «Contrats» : Dans cette rubrique, il est alors possible de répertorier sous forme de liste tous les contrats de garanties ou de maintenance qui sont relatifs au matériel du parc informatique. Grâce à GLPI, cette gestion est simplifiée puisqu il suffit simplement de cliquer sur l icône d ajout de nouveau contrat, et cela ouvre alors une fenêtre claire, comme toujours, dans lesquels il est possible de renseigner de nombreuses informations plus ou moins poussées sur les différents contrats relatifs au parc informatique de la société. Cette fenêtre se présente comme ceci (fiche de démonstration) : On peut voir ici toutes les informations relatives au contrat en cours. Comme nous pouvons le voir sur notre fiche test, on peut y faire figurer le nom du contrat, son numéro, son cout, Sa durée initiale et sa S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 14
périodicité. On peut également savoir si c est un contrat reconductible ou non et le nombre d éléments qu il concerne. On a ensuite le type de contrat, c est-à-dire s il s agit d un contrat de maintenance, de garantie ou encore d extension de garantie. Il est important de noter que l on peut mettre tous les types de contrats existants puisque l utilisateur peut les définir lui-même. Enfin, il est également possible de renseigner les horaires et les jours d intervention lorsque cela est nécessaire. Une fois, les différents contrats renseignés, ils sont affichés sous forme de tableau, de la même manière dont les problèmes sont répertoriés. Il est donc possible de les trier par type de contrat, par nom, etc L avantage est que lorsque l on regarde le contrat, on voit directement les matériels qui y sont associés, comme c est le cas sur cette image. De même, lorsque l on va sur une fiche matérielle, on peut voire directement les contrats qui lui sont associés. Cela se présente comme ceci. Le gros avantage est que l on a immédiatement la date de début du contrat ainsi que la durée et la date de fin. Enfin, point extrêmement appréciable, il est également possible de paramétrer l envoi d alertes sur l expiration des contrats. Dans le cas qui nous intéresse, cela permet de recevoir un mail tous les mois qui indique l état des contrats de garanties. Ainsi, les informations sur les contrats de garanties sont toujours à jour et l utilisateur sait exactement à quel moment ses contrats de garanties se terminent. Ainsi, grâce à GLPI, les contrats et garanties seront désormais maitrisées à 100%, ce qui fait que votre société ne subira plus de pertes du fait de la mauvaise gestion des contrats. g) L évolutivité de GLPI. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 15
En plus d être déjà extrêmement complet et parfaitement adapté pour l utilisation de la clinique VTH, ce qui fait la force du logiciel GLPI c est son évolutivité. En effet, la clinique a surtout besoin des fonctionnalités de base de GLPI, mais dans un futur proche elle pourrait avoir besoin de diversifier son activité et donc d enrichir les fonctionnalités de son logiciel de gestion de parc. Grâce à un catalogue de plugins tout à fait conséquent, il est parfaitement envisageable d implémenter des nouvelles fonctionnalités à GLPI. C est notamment ce que nous avons fait en installant le plugin OCS Inventory. 2) Le changement du parc informatique : Une grande partie des dysfonctionnements rencontrés par le parc informatique proviennent directement de la vétusté du matériel. En effet, la majorité des postes ainsi que des serveurs sont très anciens et tombent souvent en panne. C est pourquoi il est préférable de procéder à un remplacement du matériel qui pose problème et qui n est plus sous garantie. Bien sûr, les postes les plus récents n ont pas à être changés puisqu ils sont bien assez performants pour une utilisation en entreprise, et leur contrat de garantie est toujours en vigueur. Un remplacement des machines les plus anciennes permettrait de repartir sur une base seine et sereine puisque tout le matériel sera alors sous garantie. Ainsi, en cas de dysfonctionnement, la garantie constructeur permettrait à la clinique de ne pas dépenser d argent puisque les frais de pièces et de maintenance seront complètement couverts. De plus, un remplacement du vieux matériel assurerait à la société VTH de limiter grandement la perte d argent liée à la perte de productivité puisque les pannes seront largement moins fréquentes que sur du vieux matériel. Au niveau de la mise en place, les postes et écrans ne changeront pas de place. Les anciens postes utilisateurs seront remplacés par les nouveaux sans qu aucun déplacement ne soit effectué. Ils seront parfaitement intégrés aux installations électriques et réseau déjà en place. Ainsi les utilisateurs ne seront pas perturbés par le changement matériel, si ce n est qu ils auront un matériel plus silencieux et plus agréable à utiliser. Cependant, nous ne pouvons que vous proposer une centralisation des serveurs. En effet, l équipe informatique a beaucoup trop de déplacements lorsqu elle doit intervenir sur les serveurs. Rappelons que cela peut être handicapant puisque les serveurs permettent à eux seuls d administrer la totalité du parc informatique. Une centralisation des serveurs permettrait d accroitre la réactivité du service informatique en cas de panne et ainsi d assurer à la clinique un rétablissement du fonctionnement dans les plus brefs délais. Par soucis de sécurité, nous avons cependant placé le serveur NAS ainsi que le serveur répliqué dans un autre local que celui de la salle serveur. Cela est fait de telle sorte qu en cas de soucis de type incendie ou sinistre dans la salle serveur, les données sauvegardées seront protégées et il sera alors possible de tout rétablir dans les plus brefs délais. Voici à quoi va correspondre le nouveau fonctionnement du parc informatique : S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 16
Voici donc un aperçu de ce que nous conseillons de mettre en place. Vous pourrez trouver d avantages de détails en annexes de ce dossier. Matériels pour les utilisateurs : ASUS K55VM-SX024V (PC portable) ASUS K75VM-TY018V (PC portable) ASUS Essentio CM6730-FRCH06 (PC fixe) iiyama 21.5" LED - ProLite E2273HDS-1 (écrans) Matériels serveurs : Serveurs : HP ProLiant DL360 G7 (470065-493) HP ProLiant DL380 G7 (639889-425) HP ProLiant DL380 G6 (517812-425) Disques durs choisi: Seagate Constellation ES 1 To Seagate Constellation ES 2 To Protection: Eaton MX 4000 RT Eaton EX 2200 RT NAS: Buffalo TeraStation III 8 To Pourquoi ces matériels? S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 17
Nous avons choisi ces matériels en fonction de l'utilisation de l'outil informatique par l utilisateur. C'est-à-dire que les utilisateurs qui ont un besoin de se déplacer auront un ASUS K55VM-SX024V, l'équipe informatique aura un ASUS K75VM-TY018V plus performant. Etant donné l'âge des ordinateurs fixes il est là aussi préférable de les changes par des ASUS Essentio CM6730-FRCH06. Afin de faire des économies d'énergie sur les écrans il est nécessaire de changer les écrans CRT, qui consomme beaucoup trop d'énergie, par des écrans iiyama 21.5" LED - ProLite E2273HDS-1. Les serveurs n'étant plus sous garantie et certains modèles n ayant pas une configuration suffisante, il conviendrait de les remplacer par trois types de serveurs plus performants : - HP ProLiant DL380 G6 (517812-425) - HP ProLiant DL380 G7 (639889-425) - HP ProLiant DL360 G7 (470065-493) Pour sécuriser les équipements réseaux, nous ne pouvons que vous conseiller d'installer des onduleurs sur les armoires serveurs ainsi que sur les armoires de câblage. Sur l'armoire serveur, nous choisissons un Eaton MX 4000 RT et sur l'armoire de câblages Eaton EX 2200 RT les différences entre ces deux onduleurs sont leur puissance, et leur autonomie. Enfin nous rajoutons un serveur NAS qui permettra d héberger les sauvegardes systèmes et données. Nous vous détaillerons plus tard de quelle manière il convient d établir un plan de sauvegarde ; a) Configuration des nouveaux postes : Avant d être installés dans les locaux, les nouveaux postes seront au préalable configurés et testés au sein de notre entreprise. Nous vous proposons d établir une configuration commune à tous les utilisateurs ce qui permettra de savoir exactement ce qui est installé sur les postes. Ainsi ils seront identiques, ce qui permettra aux utilisateurs de disposer de tous les logiciels nécessaire à leur activité. Nous créerons donc une image que nous pourrons ensuite déployer sur l ensemble des postes. Sur cette image, seront installés : - Windows 7 Professionnelle. - La suite Microsoft Office comprenant plusieurs outils comme Outlook, Word ou Excel en version 2010. - L antivirus que vous utilisiez auparavant car il n y a manifestement aucune faille de sécurité, à savoir «Trend Micro Office Scan». - Nous avons vu avec votre prestataire pour qu il nous fournisse les modalités d installation du logiciel Vétédoc. Ainsi, le logiciel métier sera préinstallé sur tous les postes. - Le logiciel VNC pour que le service informatique puisse prendre la main à distance sur les postes. - Le logiciel Local Cooling qui permettra de configurer de manière simple un arrêt automatique de tous les postes et qui en plus permet d enregistrer la consommation électrique. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 18
b) Configuration des serveurs : Nous allons également reconfigurer certains serveurs. Nous ne toucherons cependant pas au serveur Windows 2003 dont le rôle est de gérer la partie téléphonie. Comme nous avons pu vous l expliquer, nous vous proposons de changer l ensemble des serveurs. Cela est plus raisonnable car les serveurs actuels sont très anciens, or les serveurs étant le cœur du réseau, il est préférable d avoir un matériel sous garantie. Nous avons donc quatre serveurs Windows qui vont avoir différentes fonctions : - Le premier serveur Windows servira de serveur principal. C est sur ce serveur que seront configurés le DNS, l Active Directory et le serveur de fichiers. - Le second serveur Windows sera une réplication du premier serveur. Comme nous le verrons plus loin, cela permettra d avoir une sécurité et une continuité de service puisque si premier serveur tombe, le serveur répliqué prendra automatiquement le relais. Nous installerons également le service d impression sur ce serveur car il ne s agit pas d un service critique en cas de problème, et la remise en place de ce service de prend pas plus d une quinzaine de minutes. - Le troisième serveur Windows sera dédié à l installation de GLPI et à la base de données de l entreprise. Ainsi, le serveur étant dédié à cette utilisation, aucun autre rôle ne viendra perturber le logiciel de gestion de parc ni la base de données. - Le dernier serveur Windows servira à la réinstallation du logiciel métier VTDOC et à sa base de données. Il y a un dernier serveur, qui sera un serveur Linux sous Debian 6. Ce serveur-là servira à effectuer les sauvegardes complètes de serveurs, c est-à-dire configuration, logiciels et données utilisateurs. C est pourquoi ce serveur sera également placé dans l entrepôt de la société. Ainsi en cas de sinistre, les données de l entreprise seront préservées. 3) La mise en place d un plan de continuité d activité Suite à une lecture approfondie de vos problèmes, nous avons constaté que vous n avez pas de plan de continuité d activité. Concrètement cela signifie que lorsqu un poste tombe en panne, il n y a aucune solution qui permettrait à l utilisateur d avoir un arrêt de productivité minimum. Par exemple, nous avons pu constater que les postes des secrétaires tombent souvent en panne et que le service informatique n est pas toujours en mesure de fournir un matériel de dépannage. Par conséquent, il vous faut attendre parfois plusieurs jours sans matériel. Les secrétaires perdent beaucoup de temps et ont donc une forte perte de productivité, ce qui engendre des coûts non négligeables à la clinique. (Cela entraine des pertes financière estimé à 100 000 par an.) a) La continuité d activité sur les postes. Grâce au nouveau matériel qui sera extrêmement fiable, la clinique pourra constater une chute quasi-totale des pannes recensées jusqu à présent. Les secrétaires pourront travailler en toute tranquillité. Si toute fois un poste venait à rencontrer des dysfonctionnements, l utilisateur concerné n aura qu à contacter le service informatique qui viendra avec un poste de spare. Les postes étant tous configurés de la même manière, il suffira alors au technicien informatique d échanger le poste de spare avec le poste de l utilisateur et de reconnecter les lecteurs réseaux. Ainsi, l utilisateur pourra reprendre son activité en moins de 15 minutes. Ce quart d heure correspond au moment qui sépare l appel de l utilisateur du moment où il peut se remettre au travail. Le service informatique aura ainsi tout le S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 19
temps pour déceler la panne et résoudre le problème. b) La continuité du réseau général Il est très important que les utilisateurs puissent réutiliser leur poste dans les plus brefs délais en cas de panne. Cependant, il ne faut pas oublier de prévoir une continuité d activité pour les serveurs car si le serveur de fichier tombe, les utilisateurs n auront plus accès à leurs lecteurs réseaux. C est pour cela que nous avons mis en place une réplication de serveur. En effet, si jamais le serveur principal venait à tomber, alors le réseau basculerait immédiatement sur le serveur répliqué. Les utilisateurs auront alors toujours accès à leurs documents pendant que le service informatique effectue l opération de maintenance visant à régler le dysfonctionnement. Cela assure à la clinique VTH un maximum d efficacité dans son activité puisque les utilisateurs ne seront pas confrontés à des arrêts de production. Si tout fois, il y avait un problème plus important sur les serveurs, nous serions à même de remettre en place un serveur identique à celui qui serait tombé grâce à la récupération des images de sauvegarde que nous mettrons en place. Un tel plan de continuité d activité permettra d assurer à votre société de limiter au maximum les pertes de productivité liées aux différentes pannes matérielles, qu il s agisse de pannes sur les postes utilisateurs ou de pannes sur les différents serveurs. L objectif de la clinique est de réduire de 95% les pertes liées à ces différentes pannes, et notre plan de continuité est tout à fait en mesure de vous permettre de tenir cet objectif. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 20
4) La mise en place d un plan de maintenance Sur le parc informatique, nous allons effectuer 4 types de maintenance. Après une discussion avec la direction, nous avons planifié diverses maintenances toutes les semaines sur le parc informatique de la société VTH. Vous en trouverez les détails à la suite. La maintenance préventive : Le parc informatique sera contrôlé toutes les semaines en accord avec la direction et le service informatique. Cette opération sera effectuée par l'équipe informatique de l'entreprise VTH afin de réduire les risques de pannes et défaillances du matériel installé qui peuvent nuire au bon fonctionnement de la production de l'entreprise. La maintenance évolutive : Une maintenance évolutive sera effectué au moins une fois par mois dans l'entreprise au moment où l'activité est le plus calme pour ne pas réduire la production cela nous permettra d'avoir un parc mis à jour régulièrement sur un intervalle constant. Dans ces moments-là, nous pourront répondre aux demandes des utilisateurs. Par exemple s ils ont besoin de logiciels supplémentaires sur leurs postes. La maintenance corrective : La maintenance corrective sera déclenchée après une panne sur un matériel. Cette procédure sera déclenchée par l'envoi de ticket par l'utilisateur au service informatique qui lui aura pour mission de répondre à ces demandes au plus vite ou alors de trouver une solution pour pallier à ces problèmes. La maintenance curative : Une maintenance curative sera effectuée toutes les semaines afin de corriger les pannes que les utilisateurs ont fait remonter au service informatique. Cela concerne en particulier les "petites" pannes, c'est-àdire que le service informatique pourra proposer une solution de dépannage provisoire en attendant de pouvoir effectuer une maintenance corrective qui corrigera de façon "définitive" la panne. Par exemple, le remplacement du poste par un poste de spare peut être une solution. Un tel plan de maintenance assure à la clinique VTH la possibilité de réduire de manière considérable le nombre de pannes qui pourraient gêner l utilisateur et ainsi conduire à des pertes financières du fait de la baisse de productivité. Votre société pourra donc voir ses pertes réduites de 95% puisque la grande majorité des pannes pourront être décelées et réglées avant de survenir, ou alors seront réparées dans les S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 21
bureaux du service informatique, pendant que l utilisateur bénéficiera d un poste de prêt comme nous avons pu vous l expliquer plus haut. 5) Une stratégie d économie d énergie Il est également nécessaire de mettre en place une stratégie d économie d énergie. Si l entreprise VTH a une telle demande, c est parce que vous avez constaté des factures d électricité très importantes car la plupart de vos ordinateurs sont trop anciens et 35 pourcents des utilisateurs ne pensent pas toujours à les éteindre en quittant la société. En se basant sur la consommation moyenne d un poste, vous avez estimé un surplus de consommation à 15 000. Pour pallier à cette perte nous avons fait quelques calculs sur la consommation totale de votre parc informatique. Exemple : vous possédez 50 écrans cathodiques tout en sachant qu un écran consomme 750W sur une période de 10 heures et 70W en veille sur une période de 14 heures. Comme vous nous l avez mentionné 35% de vos utilisateurs n éteignent pas leur ordinateur. A la fin de la journée cet écran aura consommé 0,820KW et il vous coutera 0,0984 euro. Sur un an il vous coutera 35,916 euros, toute en sachant que vous avez 50 écrans. Votre perte est d environ 1795,8 euros pour les 50 écrans. Après avoir fait le tour de votre parc et sélectionné le matériel à changer, nous avons calculé leur consommation. Nous avons déterminé : KWatt/Heure Perte a l'année Energie consommée en une heure Temps d'activité Nombre (en Euro) (en Euro) (en KiloWatt) (en Heure) Matériel 0,12 365 Dell Optiplex GX150 0,11 40 10 5,28 1927,2 Dell Optiplex GX320 0,28 40 24 32,256 11773,44 Dell Optiplex 580 0,255 30 24 22,032 8041,68 DELL Poweredge 2900 II 0,93 2 24 5,3568 1955,232 DELL Poweredge T110 II 0,305 2 24 1,7568 641,232 DELL PowerEdge T105 0,305 1 24 0,8784 320,616 Dell Latitude D505 0,09009 45 10 4,86486 1775,6739 Dell Vostro1510 LT 0,09009 30 10 3,24324 1183,7826 Ecran DELL 0,82 50 24 4,92 1795,8 29414,6565 Ce qui vous fait une consommation estimée à 29 414, 6565 euros. Pour vous éviter de payer autant nous avons décidé de remplacer une bonne partie de votre parc informatique qui consommera moins et sera largement plus performant. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 22
Après un calcul de consommation avec les nouvelles machines qui seront installées, nous avons déterminé : Energie consommée Temps KWatt/Heure Perte a l'année en une heure (en Nombre d'activité (en (en Euro) (en Euro) Matériel KiloWatt) Heure) 0,12 365 ASUS K55VM-SX024V 0,05 72 10 4,32 1576,8 ASUS K75VM-TY018V 0,05 3 10 0,18 65,7 ASUS Essentio CM6730-FRCH06 0,18 110 10 23,76 8672,4 HP ProLiant DL360 G7 (470065-493) 0,83 3 24 7,1712 2617,488 HP ProLiant DL380 G7 (639889-425) 0,83 1 24 2,3904 872,496 HP ProLiant DL380 G6 (517812-425) 0,83 1 24 2,3904 872,496 iiyama 21.5" LED - ProLite E2273HDS-1 0,247 50 24 0,02964 10,8186 14688,1986 Nous avons gardé les même temps d activité pour ne pas fausser les calculs. Grâce aux nouveaux matériels, vous faites une économie de 14 726, 4579 euro. Quand le nouveau réseau sera en place, les ordinateurs fixes seront éteints au bout de 10h de travail selon les personnes, ce qui éliminera les 35% de poste que les utilisateurs insouciants laissent allumés. KWatt/Heure Perte a l'année Energie consommée en une Temps d'activité Nombre (en Euro) (en Euro) heure (en KiloWatt) (en Heure) Matériel 0,12 365 Ecran DELL 0,82 50 24 4,92 1795,8 iiyama 21.5" LED - ProLite E2273HDS-1 0,24 50 10 1,44 525,6 Dell Optiplex GX320 0,28 40 24 32,256 11773,44 Dell Optiplex 580 0,255 30 24 22,032 8041,68 ASUS Essentio CM6730-FRCH06 0,18 110 10 23,76 8672,4 Total : 21610,92 9198 Gain : 12412,92 Nous sommes presque arrivés à la somme que vous perdez chaque année mais cette fois ci vous l économiserez. Grâce à la modification de votre parc, le rendement sera optimal. Nous avons également décidé de mettre en place des outils qui permettront de visualiser et de maitriser la consommation électrique du parc informatique. - Concernant la visualisation de la consommation électrique des postes, la solution que nous vous proposons, à savoir GLPI, permet tout à fait, grâce à l ajout d un plugin (le plugin «Racks»), de gérer et d observer la consommation électrique des baies serveurs. Cela est extrêmement intéressant puisque, comme nous le verrons plus tard, nous vous proposerons une centralisation des serveurs. Ainsi il sera alors possible de maitriser la consommation électrique de ces serveurs et d avoir de réels rapports de consommation, fiables et efficaces. Ce plugin permet également de répertorier les informations sur la baie comme sa taille en U, ou encore la dissipation calorifique de la consommation électrique. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 23
- En ce qui concerne la consommation des postes, il nous suffira d installer sur l image des postes le logiciel (libre) «Local Cooling» qui permet d aider à maitriser la consommation électrique d un poste, notamment en définissant une heure de mise en veille ou d extinction automatique. De plus, les économies réalisées par l intermédiaire du logiciel sont converties en KWh mais également en «arbres sauvés», ce qui permet d observer de manière claire et concrète ce que le logiciel a permis d économiser, et de pousser l utilisateur à avoir un comportement écoresponsable. Voici à quoi ressemble l interface de ce logiciel. 6) Les sauvegardes des données de l entreprise et sécurité. La clinique VTH souhaite que sa solution comprenne une dernière fonction principale, à savoir qu elle doit permettre au service informatique d assurer la pérennité des données. Concrètement, cela signifie que la solution qui seras mise en place ne devra absolument pas compromettre les données de l entreprise. Actuellement, la société VTH ne compte pas moins de 2 To de données et cette valeur est en constante augmentation. Cela regroupe d ailleurs trois grands types de données : - Des données médicales - Des données concernant les stocks - Des données administratives. Les données médicales regroupent surtout les dossiers des patients. Les données concernant les stocks englobent les données alimentaires, les données pharmaceutiques ainsi que les données sur le matériel médical. Enfin les données administratives sont les données relatives à la comptabilité, au secrétariat, mais également aux données de la direction de l entreprise. Ce qui compte énormément pour la société VTH, c est que ces données soient disponibles à tout moment. Le service informatique de la société doit être en mesure de faire une récupération des données sans qu il n y ait aucune perte d informations, et les sauvegardes doivent être conservées pour le mois en cours. Concrètement, cela signifie que la solution que nous vous proposons doit être en mesure d effectuer des sauvegardes quotidiennes de manière à ne perdre aucune des données de l entreprise. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 24
a) Sauvegarde de la base de données Tout d abord, le logiciel GLPI que nous vous proposons permet d effectuer une sauvegarde complète des données. En effet, Il est possible depuis l interface de GLPI d effectuer une sauvegarde complète des données. Il suffit de sauvegarder tout le répertoire «GLPI» puisque celui-ci contient à la fois la base de données SQL et tous les documents. Cela permet donc d avoir toutes les données en sécurité et de faire des backups en cas de besoin. b) La sauvegarde complète du système. Dans le but d assurer la pérennité des données, nous proposons généralement dans nos prestations un plan de sauvegarde simple mais efficace. Nous vous proposons d intégrer à votre parc informatique un serveur NAS qui servira de support de sauvegardes. Nous comptons établir un plan qui permettra de sauvegarder l ensemble des données de l entreprise sur le serveur NAS, qui sera placé en dehors de la salle serveur. Nous établirons des sauvegardes complètes chaque semaine. La nuit de samedi à dimanche semble être un créneau tout indiqué puisque c est à ce moment-là que le trafic réseau est le plus faible au sein de l entreprise. Ainsi la sauvegarde pourra s effectuer de la manière la plus rapide et surtout ne gênera pas les utilisateurs en ralentissant leur connexion aux différents lecteurs réseau. Concrètement, cela consistera à effectuer une sauvegarde complète des différents serveurs directement sur le NAS. Cependant cette sauvegarde hebdomadaire n est pas suffisante pour assurer la pérennité des données de manière correcte. C est pourquoi, en plus de cette sauvegarde qui sera effectuée toutes les semaines, nous mettrons également en place une sauvegarde quotidienne. Celle-ci sera effectuée du lundi au vendredi à partir de 23h pour qu il n y ait plus personne sur le réseau. Cependant il ne s agira pas d une sauvegarde complète puisque celle du samedi est suffisante, mais plutôt d une sauvegarde différentielle. Cela a pour avantage de sauvegarder les données qui s ajoutent à la sauvegarde complète et il est ainsi très simple de revenir aux données à J-1 en cas de soucis. Cette sauvegarde s effectuera de telle manière que le contenu des serveurs Windows sera sauvegardé sur le serveur Debian. c) Une externalisation des données Il est également possible de mettre en place une externalisation des sauvegardes afin d accroître la sécurité des données. Concrètement, il suffit de faire les sauvegardes différentielles à la fois sur le NAS, mais également sur des disques durs externes. Ainsi chaque matin, une fois les sauvegardes effectuées, la personne qui aura été désignée responsable (généralement le responsable du service informatique) changera le disque dur et placera le disque contenant la sauvegarde de la veille dans un coffre ignifugé fermé à clé, et conservé à l extérieur de l entreprise. Ainsi en cas d incendie, les données de l entreprise seront toujours protégées puisqu elles seront à 2 endroits en même temps, ce qui assure au service informatique la possibilité de récupérer les données en un temps record. Pour les sauvegardes nous utilisons généralement le logiciel «Cobian Backup» qui est un logiciel parfaitement optimisé pour les plans de sauvegardes que nous mettons en place habituellement, et qui présente en plus l avantage d être gratuit. S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 25
Le logiciel Cobian backup se présente comme suit. Comme on peut le constater, son interface est très simple. Il est donc très facile à prendre en main et il devient alors aisé de gérer les sauvegardes de l entreprise. Ce système de sauvegarde automatique permettra d éviter les désagréments que votre société a pu connaitre, notamment lors de la perte de la base clients, ce qui a conduit à de lourdes pertes financières. Grâce à ce plan de sauvegarde, la société ne perdra plus aucunes données et il sera toujours possible de revenir à J-1 en cas de problème. Concrètement, la clinique VTH ne subira plus aucune perte financière due à la perte de données. 7) La mise en conformité avec les normes DEEE. Le système doit également permettre à la clinique VTH de se mettre en conformité avec les normes DEEE. En effet en cas d infractions relevées par les autorités compétentes, la société VTH s expose à de lourdes sanctions. Les amendes mises en place pour le non-respect des normes DEEE s élèvent à plus de 75 000. Pour pallier à ce risque, il est indispensable de mettre en place des dispositifs qui assureront à la clinique d être en conformité avec la loi, notamment en respectant le principe du 1 pour 1, c est-à-dire que lorsque l on installe un nouveau produit, l ancien droit être récupéré et retraité. a) La mise en place d un plan de recyclage : Pour respecter cette exigence, notre entreprise met en place dans un premier temps un plan de recyclage. En effet, nous remplaçons une bonne partie du parc informatique mais il faut tout de même prendre en compte la récupération de l ancien matériel. Notre entreprise a parfaitement l habitude de gérer le recyclage, et nous avons principalement 2 grands axes d actions : - Pour les postes qui sont beaucoup trop anciens, nous les remettons à une déchetterie professionnelle qui s occupe du recyclage et de la revalorisation des produits électriques et S.A.R.L. InvenTech au capital de 500 000 Euros Téléphone 0 821 777 777 Web www.inventech.com 26