GEVER fait peau neuve

Fabasoft egov Suite CH Version 2014 GEVER fait peau neuve Les principales nouveautés

Sommaire 1 Portail Favoris... 5 1.1 Tous les objets... 5 1.2 Nouveaux onglets... 5 1.2.1 Mandats dossier... 5 1.2.2 Documents administratifs... 6 1.3 Derniers objets utilisés... 6 1.3.1 Définition de l affichage... 6 1.3.2 Lancer une recherche depuis le portail Favoris... 6 2 Système de classement... 8 2.1 Naviguer... 8 2.1.1 Développer tout / Réduire tout... 8 2.1.2 Rechercher entrée... 8 2.2 Fil d Ariane (breadcrumb)... 9 2.3 Enregistrement des objets... 10 2.3.1 Dossier correspondant... 10 2.4 Fenêtre superposée (overlay window)... 11 2.5 Importer et exporter des objets... 12 2.5.1 Importer... 12 2.5.2 Joindre un fichier dans un courriel (anciennement «Envoyer copie»)... 13 2.5.3 Exporter... 15 3 Teamroom (anciennement Domaine de travail informel)... 18 3.1 Accès... 18 3.2 Mouvements au sein du teamroom... 21 4 Colonnes... 23 4.1 Affichage de colonnes... 23 4.1.1 Filtrer... 23 4.1.2 Fixer... 24 4.1.3 Afficher des colonnes supplémentaires... 25 5 Mandat / processus... 27 5.1 Créer un mandat... 27 5.1.1 Navigation lors de la création d un mandat... 27 5.1.2 Lancer un mandat sur plusieurs objets en même temps... 27 5.2 Annuler mandat... 28 5.3 Interrompre un processus... 29 5.4 Réouvrir un mandat fermé... 33 6 Portails Activités à exécuter et Contrôle des mandats... 34 6.1 Onglets dynamiques dans le portail Activités à exécuter... 34 6.1.1 Onglet «Reporté» : dynamique... 34 6.1.2 Onglet «Suppléance/A faire»... 35 6.2 Contrôle des mandats... 36 6.2.1 Nouvel onglet «Contrôle de mes mandats»... 36 7 Signatures... 37 7.1 Autoriser/Viser... 37 7.1.1 Autoriser... 37 7.1.2 Viser... 37 7.2 Modifier l'enregistrement... 37 7.2.1 Modifier l enregistrement via «glisser-déposer»... 37 7.2.2 Modifier l enregistrement (Signatures)... 38 7.2.3 Modifier l enregistrement d'un fichier (anciennement document)... 38 7.3 Annuler... 38 7.3.1 Onglet dynamique... 38 Fabasoft 2014 les principales nouveautés 3/48

8 Traitement des documents... 40 8.1.1 Document (anciennement chemise)... 40 8.1.2 Copier coller un document... 40 8.1.3 Renommer un document... 43 9 Questions... 44 4/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

1 Portail Favoris 1.1 Tous les objets 1.2 Nouveaux onglets 1.2.1 Mandats dossier Fabasoft 2014 les principales nouveautés 5/48

1.2.2 Documents administratifs 1.3 Derniers objets utilisés 1.3.1 Définition de l affichage 1.3.2 Lancer une recherche depuis le portail Favoris Cliquer sur la «loupe» vous permet de lancer une recherche «Fabasoft». L objet trouvé au moyen de cette recherche peut-être ajouté au portail Favoris. 6/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Dans le masque de recherche, sélectionner le type d objet recherché. La fenêtre qui apparaît ensuite permet de définir les critères de recherche de l objet et d ajouter le résultat dans ses Favoris. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 7/48

2 Système de classement 2.1 Naviguer 2.1.1 Développer tout / Réduire tout Se positionner sur une position du système de classement ou sur une rubrique et choisir «Développer tout» dans le menu contextuel de l objet sélectionné. La position sélectionnée s ouvre entièrement jusqu au niveau «documents» (anciennement «chemises»). Attention : suivant où l action «Développer tout» est lancée, le système peut devenir extrêmement lent car certaines positions possèdent une quantité d objets très importante. La fonction «Réduire tout» referme tout et retourne à la position initiale. 2.1.2 Rechercher entrée La fonction «Rechercher entrée» permet la recherche d objets du système de classement. Attention : si le nom de l objet recherché est trop général, une telle recherche peut entraîner une réduction de performance du système ou ne pas aboutir à un résultat satisfaisant. 8/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

2.2 Fil d Ariane (breadcrumb) La nouvelle version indique le chemin d accès vers l endroit où se trouve un objet. Il est ainsi possible de remonter dans la structure. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 9/48

Si le chemin est très long, utiliser la navigation verticale. 2.3 Enregistrement des objets 2.3.1 Dossier correspondant Les propriétés des «documents» (anciennement «chemises») et sous-dossiers indiquent non seulement le dossier ou sous-dossier dans lequel ils se trouvent, mais également le dossier de base. 10/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

2.4 Fenêtre superposée (overlay window) La fenêtre des métadonnées s affiche au premier plan. Pour accéder aux informations de la fenêtre se trouvant en arrière-plan, il faut afficher la fenêtre des métadonnées dans une nouvelle fenêtre, manuellement ( ). Fabasoft 2014 les principales nouveautés 11/48

Résultat après avoir actionné cette commande : 2.5 Importer et exporter des objets 2.5.1 Importer Importer des objets dans GEVER se fait à n importe quel endroit de la partie droite de la fenêtre (plus besoin d utiliser la petite fenêtre de la version précédente). 12/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Confirmer le téléchargement dans GEVER en répondant Oui. 2.5.2 Joindre un fichier dans un courriel (anciennement «Envoyer copie») A côté de la fonction «envoyer pointeur» (fonctionne seulement à l interne de la Chancellerie), il est facile de joindre un fichier comme annexe dans un message outlook. Dans GEVER, sélectionner le fichier à envoyer et le copier. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 13/48

Passer dans outlook et choisir l Option de collage «Collage spécial». Dans la fenêtre suivante, choisir «Files» et confirmer avec OK. 14/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Le fichier apparaît en fichier joint. 2.5.3 Exporter Copier dans windows-explorer La manière la plus simple d exporter un fichier de GEVER est d utiliser la fonction «copier». Passer dans le système de classement, dans l onglet «Fichier» (navigation horizontale), sélectionner le ou les fichier/s et choisir la fonction «copier» dans le menu contextuel. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 15/48

Passer dans l arborescence de windows-explorer et choisir l endroit où le classer (bureau, transfert, téléchargements, etc.) Choisir «Coller» dans le menu contextuel 16/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Créer un fichier compressé Dans le système de classement, sous l onglet «Fichiers», sélectionner les fichiers à compresser. Choisir la fonction Exporter du menu Outils. Choisir ensuite entre ouvrir le fichier ou l enregistrer. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 17/48

3 Teamroom (anciennement Domaine de travail informel) 3.1 Accès Lors de la création d un teamroom, définir un groupe. Lorsque le Teamroom est créé, l ouvrir au moyen de la fonction Explorer du menu contextuel ; octroyer ensuite les accès aux personnes qui participeront au teamroom (possible seulement pour les utilisateurs de la Chancellerie) : 18/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Octroyer les accès à des personnes ou à des groupes entiers : Fabasoft 2014 les principales nouveautés 19/48

Choisir «Envoyer courriel à l équipe» si les participants doivent être informés par un message outlook. Les participants recevront un courriel de ce type : En outre, les participants recevront une information dans leur portail «Nouvelles» : 20/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Et l information leur parviendra également via leur écran de bienvenue : Option : «accepter et déposer sur le bureau» : Un lien (pointeur) sera déposé sur le Bureau GEVER : Option «Accepter seulement» : l accès est octroyé, mais aucun lien n est déposé sur le Bureau GEVER. Pour accéder au teamroom, il faut lancer une recherche depuis son Bureau GEVER. Option «Décliner» : l invitation perd sa validité. Aucun droit d accès n est octroyé au participant qui décline (l organisateur du teamroom n en est pas informé). 3.2 Mouvements au sein du teamroom Les participants à un teamroom sont informés de tout ce qui s y passe au travers de leur portail «Nouvelles», de manière chronologique : Fabasoft 2014 les principales nouveautés 21/48

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4 Colonnes 4.1 Affichage de colonnes Comme dans la version précédente, des affichages de colonnes spécifiques peuvent être prédéfinis. Par ailleurs, au-delà des fonctions de tris (par ordre croissant / décroissant) ou de regroupage, deux nouvelles fonctions sont disponibles : filtrer et fixer. 4.1.1 Filtrer Définir un critère de filtre pour que seuls les objets répondant au critère défini s affichent. Exemple dans les Activités à exécuter : Cliquer sur la petite flèche ou choisir «Filtrer colonne» dans le menu contextuel. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 23/48

Un champ vide apparaît dans la colonne, en haut. Ecrire le critère de filtre souhaité (dans cet exemple : Première attribution). Seules les activités contenant le critère défini «Première attribution» s affichent. Le filtre de colonne fonctionne de la même manière dans le système de classement, le portail Favoris, le portail Dernières modifications, etc. 4.1.2 Fixer Fixer une colonne permet de se déplacer à droite de la colonne fixée, sans la perdre de vue. Exemple dans les Activités à exécuter : Cliquer sur la petite flèche ou choisir «Fixer» dans le menu contextuel. La colonne fixée reste statique, mais il est possible de visualiser le contenu des autres colonnes, de gauche à droite et vice-versa, au moyen de la barre de défilement. 24/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

4.1.3 Afficher des colonnes supplémentaires Des colonnes supplémentaires peuvent être affichées en cliquant sur la petite flèche ou en les choisissant dans le menu contextuel. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 25/48

5 Mandat / processus 5.1 Créer un mandat 5.1.1 Navigation lors de la création d un mandat Avec cette version, il est possible, lors de la création d un mandat, de reculer ou d avancer d une fenêtre. 5.1.2 Lancer un mandat sur plusieurs objets en même temps Jusqu ici, même si plusieurs documents (anciennement chemises) pouvaient être sélectionnés, un seul était intégré dans le mandat, les autres documents supplémentaires devaient y être intégrés après-coup. Dans cette version, tous les objets sélectionnés sont insérés dans le mandat (particulièrement utile dans le cas des mandats de traductions). Fabasoft 2014 les principales nouveautés 27/48

5.2 Annuler mandat Il existe une nouvelle fonction «Annuler mandat». Cette fonction annule le sous-dossier mandat créé, tous les documents qu il contient ainsi que le processus du mandat (toutes les activités du processus disparaissent des Activités à exécuter des personnes impliquées dans le processus). Attention au message d avertissement! 28/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Le sous-dossier mandat annulé s affiche sous l onglet «Objets annulés». Le statut «Interrompu» est attribué au processus. Ce dernier est encore visible dans les propriétés du sous-dossier mandat annulé. 5.3 Interrompre un processus Il est possible d interrompre un processus. Si un processus est interrompu via les propriétés d un sous-dossier mandat (cf. capture d écran ci-après), le système annule le processus du sous-dossier mandat en question (toutes les activités disparaissent des Activités à exécuter des participants au processus). Fabasoft 2014 les principales nouveautés 29/48

Sélectionner dans la fenêtre suivante le/s processus à interrompre et confirmer avec Continuer. Le sous-dossier mandat est conservé alors que le processus est interrompu. Les activités du processus disparaissent simultanément du portail Activités à exécuter des personnes impliquées dans le processus. Avec le bouton Modifier, il est possible d intégrer un nouveau processus au sous-dossier mandat. 30/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Pour insérer un nouveau processus ou insérer une ou des activité/s, cliquer sur le petit «+» se trouvant sous le processus interrompu : Fabasoft 2014 les principales nouveautés 31/48

Le nouveau processus ou les activités définies sont intégrés au sous-dossier mandat. Attention! Lorsqu un processus est intégré après-coup à un sous-dossier mandat existant, ce dernier ne peut plus être fermé de manière usuelle (lors de la réception de l activité «fermer mandat» générée automatiquement). Il faut le fermer manuellement via le menu «Signatures» du menu contextuel du sous-dossier mandat : 32/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

La fermeture du sous-dossier mandat est signalée par le petit «vu» habituel. 5.4 Réouvrir un mandat fermé La nouvelle version permet de réouvrir un mandat fermé. Transmettre la demande de réouverture via un mandat administratif (à lancer sur le sousdossier en question). Fabasoft 2014 les principales nouveautés 33/48

6 Portails Activités à exécuter et Contrôle des mandats 6.1 Onglets dynamiques dans le portail Activités à exécuter 6.1.1 Onglet «Reporté» : dynamique L onglet «Reporté» s active seulement lorsqu il contient une activité. 34/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

6.1.2 Onglet «Suppléance/A faire» En passant dans un rôle de suppléant, seuls les onglets contenant les activités de ce rôle s affichent. La prise en charge des activités du suppléant se fait comme de coutume. Après avoir sélectionné les activités à prendre en charge, reprendre son propre rôle pour les traiter. On peut aussi traiter les activités ouvertes directement depuis les Activités à exécuter de la personne dont on assure la suppléance. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 35/48

6.2 Contrôle des mandats Le sous-dossier contient le mandat, cela signifie que le déroulement du processus n est plus aussi facilement accessible. Pour l afficher, passer par les propriétés du sous-dossier mandat et ouvrir l onglet «Processus». 6.2.1 Nouvel onglet «Contrôle de mes mandats» Ce nouvel onglet affiche tous les processus que j ai initialisés, soit après avoir généré un mandat, soit après avoir transmis une ou plusieurs activités. Un double-clic sur le processus et il s affiche. D autres informations peuvent être obtenues en affichant les colonnes correspondantes. 36/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

7 Signatures 7.1 Autoriser/Viser 7.1.1 Autoriser Lorsque la signature «Autoriser» est apposée à un document (anciennement chemise), il est signalé d un petit vu vert et il est encore accessible en lecture seule uniquement. La signature «Retirer autorisation» permet de revenir à l'ancien statut du document. 7.1.2 Viser Lorsque la signature «Viser» est apposée à un document, il est signalé d un petit vu jaune. Le document peut toujours être modifié. La signature «Retirer le visa» permet de revenir à l'ancien statut du document. 7.2 Modifier l'enregistrement 7.2.1 Modifier l enregistrement via «glisser-déposer» Lorsqu un objet est déplacé dans un autre dossier via la fonction «glisser-déposer» (drag & drop), il faut choisir de le déplacer, d en insérer une copie (duplicata), ou d en insérer une copie identique. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 37/48

Avec «Déplacer», une nouvelle fenêtre s affiche. Sélectionner l objet à déplacer (signer) et confirmer avec «Continuer». Il n est plus nécessaire d entrer son mot de passe windows. 7.2.2 Modifier l enregistrement (Signatures) Modifier l enregistrement d un objet via le menu contextuel est toujours possible. Il n est toutefois plus nécessaire d entrer son mot de passe Windows. 7.2.3 Modifier l enregistrement d'un fichier (anciennement document) La nouvelle version permet de modifier l enregistrement (déplacer) d un fichier (anciennement document) d un document (anciennement chemise) à l autre. 7.3 Annuler 7.3.1 Onglet dynamique La nouvelle version affiche les objets annulés dans un nouvel onglet, dans la partie droite de la fenêtre. Il s agit d un onglet dynamique, c est-à-dire qu il s affiche seulement lorsqu il contient au moins un objet. 38/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Si un document est annulé par erreur, créer un mandat administratif depuis cet onglet, pour faire retirer l annulation. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 39/48

8 Traitement des documents 8.1.1 Document (anciennement chemise) Dans la version Fabasoft 2014, l association «chemise document» est encore plus manifeste. La chemise s appelle d ailleurs «document» et le document «fichier». Un double-clic sur le document (anciennement chemise) et le fichier qu il contient s ouvre automatiquement (uniquement si la relation 1:1, c est-à-dire 1 fichier : 1 document est respectée). 8.1.2 Copier coller un document Sélectionner la fonction Copier dans le menu contextuel du document. Depuis le presse-papiers, les collages suivants sont possibles : 40/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Lien Cette fonction permet de coller un lien (pointeur) à l intérieur du système GEVER, par ex. sur son bureau, dans une pochette, ou dans ses Favoris. Si cette fonction est utilisée dans le système de classement en revanche, la fenêtre suivante s affiche : Etant donné qu un lien ne doit pas être inséré dans le système de classement, il faut choisir entre «Déplacer», «Insérer un duplicata» ou une «Insérer copie identique». Duplicata Insérer un duplicata signifie créer une copie dont les métadonnées du document et du fichier peuvent être modifiées. Après avoir sélectionné Insérer duplicata, la fenêtre suivante s affiche. Il faut alors sélectionner «Tout copier», sinon la copie du document (anciennement chemise) est vide. Confirmer avec Continuer. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 41/48

La fenêtre suivante permet de modifier les métadonnées du document et du fichier. Confirmer avec Continuer. Le document et son fichier ont été créés. 42/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

Copie identique Cette fonction crée une copie parfaitement identique du document et de son contenu. 8.1.3 Renommer un document Un seul clic sur le nom du document affiché dans la partie droite de la fenêtre et le champ s ouvre pour permettre de le renommer. Remarque : il est aussi possible de renommer le document en sélectionnant (1 clic) l objet et en appuyant sur la touche F2. Fabasoft 2014 les principales nouveautés 43/48

9 Questions 44/48 Fabasoft 2014 les principales nouveautés

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