Licence Professionnelle Web et Applications Mobiles
Sommaire Rédiger un email professionnel : Forme Rédiger un email professionnel : Contenu Objectif et problématique d une réunion Comprendre et préparer une réunion Déroulement d une réunion Animer Exercice : Rédaction d un email pour préparer une réunion 2
Rédiger un email pro : forme 1 Utiliser une adresse email «neutre» Pas de pseudonyme, pas de surnom Eviter les chiffres si possible Faire bien attention aux destinataires Destinataires principaux «CC» : pour informer Bien choisir l objet de l email court et précis Contre exemple 1 : «Réunion du 12 mars» pas précis Contre exemple 2 : «Planning, liste des invités, requêtes pour le déjeuner et exposé sommaire de la réunion du 12 mars» trop long 3
Rédiger un email pro : forme 2 Utiliser une formule d appel appropriée Titre de la personne : Monsieur, Madame, Docteur, Maître et le nom de famille On peut utiliser «cher» ou «chère» selon le contexte On peut dire «Bonjour Monsieur X» On n utilise le prénom que si on connaît bien le destinataire On ne sait même pas si c est un homme ou une femme (Cher) Monsieur, (Chère) Madame Pour tous les cas ci-dessus, suivi d un virgule 4
Rédiger un email pro : forme 3 Introduisez-vous si nécessaire Je m appelle Je me permets de vous contacter Je m appelle Je vous écris au sujet de Votre message complet à voir dans «contenu» Il faut relire deux fois pour corriger le contenu et les fautes d orthographe Clôturer avec une formule de politesse (Bien) Cordialement, Bien à vous, Sincères salutations 5
Rédiger un email pro : contenu 1 Commencer par l information principale 1 ère phrase du paragraphe mieux lue Longueur idéalement d un email Maximum 4 paragraphes 3 à 4 lignes pour chaque paragraphe Une phrase = 1 idée Utiliser les petits mots de liaisons et de structure Ainsi, par conséquent, premièrement 6
Rédiger un email pro : contenu 2 Respecter la règle «journalistique» : 5 W + 1 H Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment? N hésitez pas à expliquer / rappeler le contexte si nécessaire pas de «fausses hypothèses» Faire bien comprendre ce que vous demandez à votre destinataire 7
Réunion : Objectif Définition Une réunion rassemble des personnes en un même lieu pour participer à une activité commune ou collective. Finalités d une réunion pour le projet Réunir les différents acteurs du projet Faire le point sur l avancée du projet (réalisé, en cours, restant à faire) Faire le point sur le planning (avance et retard) Prendre des décisions 8
Réunion : Problème et résolution Réunion non gérée = Chronophage Répartition du temps consacré Préparation Réunion Compte rendu! 9
Les types de réunion Réunion d information Diffusion de l information pas de décision! Réunion d échange Favoriser le dialogue et recueillir les points de vue Réunion de décision (important) 1. Exposé de la situation 2. Identification des alternatives par le groupe 3. Analyse de chacune des alternatives 4. Choix d une alternative et validation de la décision (groupe) 10
Préparation une réunion Les questions à se poser Quels sont les thèmes à aborder : de quoi parle-t-on? Et avec qui? Quels sont les objectifs : où veut-on arriver en fin de réunion? Quand et où organiser la réunion? Quel est le plan d actions pour y arriver? 11
Réunion : rôles Un animateur qui Diriger vers la production Réguler en facilitant les échanges Organiser les interactions Eviter les conflits Créer les conditions de la réalisation de l objectif Un secrétaire : informatiser et envoyer Des participants Badauds, spectateurs, conviés 12
Réunion : Déroulement Ouverture (lancement) de la réunion Rappelez le sujet, la durée de la réunion et des temps impartis pour chaque point Il faut créer un climat de confiance. Préparez-vous! Cœur de la réunion Cette partie est interactive et participative Il faut une très bonne gestion du temps Conclusion de la réunion Synthèses partielles Synthèse globale Plan d actions pour la suite?! 13
Le temps contre-productifs Le retrait des participants Qu est-ce que je mangerai ce soir? Les rituels sociaux On fait une petite pause (40 minutes)? Je présente la situation (30 minutes écoulées ) Les procès d intention Tribune ou champ clos de la colère, du mal-être ou du règlement de compte Les conversations privées «Qu en penses-tu?» «C est du grand n importe quoi!» Les passe-temps Enfin, une occasion pour nous détendre! 14
Gérer les diverses réactions Les «bavards» Reformulez la partie pertinente de leurs interventions Rappelez les contraintes des horaires Les «timides» Invitez-les à s exprimer, valoriser leurs propos Utilisez la forme questions/réponses Les «opposants» Demandez-leur de donner des exemples illustrant leur prise de position Précisez-leur que leur opinion n est qu un point de vue possible, mais pas le seul 15
Exercice d application Supposons que vous allez organiser la première réunion au sujet de la conception / mise en œuvre de votre projet Web Vous rédigez un email pour inviter vos coéquipiers à participer à cette réunion Vous préparez bien un ordre du jour contenant les points importants à apporter à ce sujet Pour chaque point, réfléchissez bien à quelle conclusion / décision on s attend Compléter avec les éléments de forme pour avoir un email complet et rigoureux. 16