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Paramétrages. Visa des Bordereaux et les Bordereaux Non Admis. Journal et Écritures. Brouillard. Émargements. Ré-imputations. Ordre de Paiement. Retenues / Oppositions. Paiements. Éditions. Planification 2005. Mise en Place.
Paramétrages: Application.
Paramétrages : Utilisateurs. Reprise automatique des utilisateurs JEFYCO 2004 autorisés à la comptabilité. Concepts : Un utilisateur est une personne de GRHUM. Un utilisateur a désormais OBLIGATOIREMENT un mot de passe. Un utilisateur est autorisé à des fonctions du logiciel par exercice ou non. Un utilisateur est autorisé à des codes gestion (902,903,etc..) pour certaines fonctionnalités. Point suivants : Création d'un utilisateur. Attribution des Autorisations (fonctionnalités / code gestion / Exercice). Le plan comptable (visa et contre partie). Le mode de paiement.
Paramétrages : Démarche. Menu -> Gestion des Utilisateurs Création : Vérifier l'existence de votre utilisateur dans l'annuaire. S'il n'existe pas le créer en tant que fournisseur. Vérifier son LOGIN et son MOT DE PASSE (voir Service Informatique) Bouton ajouter un utilisateur «+» Recherche par le nom votre futur utilisateur Sélectionner la ligne de votre choix. Valider Vérifier la date de début et de fin de l'accès de votre nouvel utilisateur. Attribution des droits: Autoriser l'utilisateur en cochant la fonctionnalité. Autoriser à un code gestion (en cochant). Spécifier l'exercice (menu déroulant). Annulation d'un utilisateur : Bouton supprimer (-) Mettre un date de Fin d'accès a votre utilisateur.
Paramétrages : Interface. Les informations de l'utilisateur selectionné Les utilisateurs Les autorisations Les codes gestion
Paramétrages : Utilisateurs : Création. Ajouter un utilisateur critère Supprimer un utilisateur Rechercher une personne
Utilisateur sélectionné Paramétrages : Utilisateurs : Autorisations. Accès Exercice Début et Fin de l'accès Les fonctionnalités Les codes gestion
Paramétrages : Plan Comptable. Le plan comptable est définit par : un numéro un libelle un niveau une nature Recette Dépense Tiers Trésorerie Émargement? Débiteur Créditeur Les 2 sens Pas d'émargement Budgétaire? Participe t il à la saisie du budget. Autorisation : Écritures de balance d'entrée. Écritures de l'exercice. Écritures de fin d'exercice.
Paramétrages : Plan Comptable. Menu -> Administration ->Plan Comptable Ajouter un compte d'imputation: Vérifier l'existence de votre compte d'imputation. s'il existe le rendre valide S'il n'existe pas le créer Ajouter le compte suivant son «père», ex : Pour ajouter le 6452 vérifier que le 645 existe sinon créer le 645 avant de créer le compte 6542... Autoriser le compte à la saisie du budget par nature. Autoriser le compte aux écritures de balance d'entrée. Autoriser le compte aux écritures de l'exercice. Autoriser le compte aux écritures de fin d'exercice. Compte de dépense, de recette, autres... Annuler un compte d'imputation passer le compte d'imputation à non-valide.
Paramétrages : Interface Plan Comptable. Les filtres Le paramétrage du VISA
Paramétrages : Interface Plan Comptable. Emargement? le Sens! Nature de l'imputation Saisie du budget?
Paramétrages : Imputation et Visa. Menu -> Administration -> Imputation et Visa Concepts : Cette fonctionnalité permet de déterminer automatiquement le compte de contre-partie et le compte de TVA,lors du visa d'une dépense. ex : le visa d'un compte 621 génère un HT Débit 621, TTC Crédit 4012 et TVA Débit44** Attention le compte de Crédit 4 peut être modifier par le mode de paiement,ex : Pour un mode de paiement Banque: C4012 Pour un mode de paiement DPAO : C47** (voir paramétrage mode de paiement). Paramétrage : Sélectionner le compte d'imputation de classe 6 ou 2. Définir le compte d'imputation de contre-partie. Définir le compte d'imputation de TVA
Paramétrages : Interface Imputation et Visa. Visa... compte visa contre partie visa compte de tva
Paramétrages : Mode de Paiement. Le Mode de Paiement est définit par : Un code numéraire Un libelle Un domaine Virement Caisse Chèque Interne Autres Un compte d'imputation de VISA si Domaine INTERNE. Un compte de PAIEMENT si autre DOMAINE.
Paramétrages : Mode de Paiement. Menu -> Administration -> Mode de Paiement Création : Choisir un code. Choisir un libelle Définir le domaine : chèque / virement / caisse / autre. Si virement, le mode de paiement est liés à un RIB : les mandats et les ordres de paiement utilisant ce mode seront traités par virement bancaire (BQF,ETEBAC,etc..). Choisir le compte d'imputation de visa : Si on conserve le compte de visa par défaut du compte «Ordonnateur» (voir imputation et visa) ne rien mettre en compte de visa. Sinon choisir le compte de Contre-Partie au VISA (suivant C2/C6). Choisir un compte de «paiement» C5, pour les domaines : Domaine chèque. Domaine virement. Domaine caisse. Annulation : IMPOSSIBLE (pour l'instant).
Paramétrages : Interface Mode de Paiement. Code Domaine Libelle Imputation Paiement imputation VISA
Paramétrages : Interface Mode de Paiement. Code : mode de paiement Libelle Domaine imputation imputation
Visa des Bordereaux.
Visa des Bordereaux. Rappels : L'utilisateur doit être autorisé à viser. L'utilisateur doit être autorisé à viser pour l'exercice. L'utilisateur doit être autorisé à viser pour un code gestion. On vise un bordereau. On rejette un mandat en entier. On peut demander de conserver certaines dépenses du mandat en cas de rejet. Nouveaux : On peut modifier la Classe 4 Différents TYPE DE VISA : Bordereau de mandat :BTME Mandats Paye Prestation interne Bordereau de Titre : BTTE Titres (recettes,renversements,etc..) Scolarité Prestation internes Prestations Externes
Visa des Bordereaux: Démarche. Menu Visa (Dépenses ou recettes). Fenêtre 1 : le détail du bordereau Choisir la composante. Sélectionner le bordereau à viser. Fenêtre 2 : Les rejets (si rejets) Possibilité de viser la totalité du bordereau. Sinon décocher les mandats ou les titres à rejeter. Décocher les dépenses ou les recettes à ressaisir. Saisir un libelle justifiant le du rejet. Fenêtre 3 : contre partie Possibilité de modifier la contre-partie. Possibilité de modifier le mode de paiement Fenêtre 4 : Synthèse du visa. A gauche la liste des mandats ou des titres qui vont être visés. A droite la liste des mandats ou des titres qui vont être rejetés Visa du bordereau. APRES LE VISA : Génération d'un Bordereau Non Admis Contenant les rejets. Génération des Écritures de VISA.
Visa des Bordereaux: Fenêtre 1. Code gestion Liste des bordereaux
Visa des Bordereaux: Fenêtre 2. Date de réception du bordereau Liste des mandats du bordereau : rejet? Anonymat listes des dépenses du mandat possibilité de viser le bordereau en totalité s'il n y a pas de rejet
Visa des Bordereaux: Fenêtre 3. Liste des mandats acceptes modification du mode de paiement Anonymat Brouillard du visa du mandat modification du «brouillard» de classe 4
Visa des Bordereaux: Fenêtre 4. Acceptés Rejetés Anonymat Anonymat Anonymat Anonymat Possibilité de visualiser le brouillard de chaque mandat a viser. Possibilité de visualiser le motif de rejet des mandats non acceptés.
Visa des Bordereaux: Après le Visa. Les Écritures sont générées par mandat ou titre : 1 mandat = 1 écriture. 1 titre = 1 écriture Le code gestion de la contre-partie est déterminé suivant un paramètre qui prend: Le code gestion de la comptabilité de rattachement suivant le code gestion du bordereau. Le code gestion d'origine du mandat ou du titre. La contre-partie reste dans le code gestion du bordereau, si c'est un SACD. Le Bordereau Non Admis est généré puis numéroté pour le code gestion d'origine du bordereau (numérotation des mandats ou des titres rejetés). Il est retourné vers l'ordonnateur pour visa. DEMARCHE ET ECRANS IDENTIQUES POUR LE VISA DES TITRES.
Journal et Écritures
Journal et Écritures Les écritures sont typées : Écriture de balance d'entrée. Écriture de l'exercice. Écriture de fin d'exercice. On peut enrichir les écritures grâce à un type d'«opération» (#): Générique. Convention ressource affectée. Opération lucrative. Autres : à définir suivant les besoins... Détermination des écritures SACD : Utilisation du compte 185*** du SACD. # : le suivi des opérations se fait du visa jusqu' au paiement, chez l'ordonnateur on identifie ces opérations de la façon suivante : La ligne budgétaire détermine si on travaille dans un opération lucrative. La ligne budgétaire détermine si on travaille dans le cadre d'une convention RA. En évolution...
Journal et Écritures : Démarche. Dans un premier temps on saisie les informations suivantes : Exercice Type d'écriture Libelle de l'écriture Type d'opération (facultatif). choisir l'opération.!! On valide l'entête de l'écriture!! Dans un second temps on saisie les mouvements de l'écriture : Débit ou Crédit Montant Code gestion Pour terminer :!! On valide l'écriture!! Pour un SACD, on propose les écritures des comptes 185*** Attribution automatique du numéro d'écriture
Journal et Écritures : Entête d'une écriture. Créer une nouvelle écriture journée comptable Futur numéro Passer à la saisie des lignes
Journal et Écritures : Détail d'une écriture. Ajouter un détail Supprimer un détail Index de saisie Imputation Libelle Détail Code gestion Permet de Valider L'écriture
Journal et Écritures : Fin. Origine/opération Numéro écriture Type Journal Journée comptable Comptabilité Libelle écriture Listes des lignes composant le détail de l l'écriture
Brouillard
Brouillard Cette fonctionnalité est activée par un paramètre Brouillard : Il n'y a qu'un seul brouillard. Possibilité de créer une écriture mais de pas la valider dans le journal. Gestion du brouillard : Un utilisateur gère SON brouillard. Annulation d'une écriture dans le brouillard (suppression). Validation d'une écriture du brouillard => attribution d'un numéro.
Brouillard
Émargements
Émargements Création : l'émargement offre plusieurs possibilités : Émarger un crédit par un débit de même montant de montant différent de montant déterminé par l'utilisateur. Émarger un débit par plusieurs crédits. le montant du reste à émarger du débit doit être supérieur à la somme des restes à émarger des crédits. Émarger un Crédit par plusieurs Débits. le montant du reste à émarger du crédit doit être supérieur à la somme des restes à émarger des débits. Émarger plusieurs crédits par plusieurs crédits le montant des restes à émarger des crédits doit être égale à la somme des restes à émarger des débits. Émarger un crédit par un crédit OU un débit par un crédit de débit de même montant OU de crédit de même montant Annulation : Possibilité d'annuler un émargement. Annulation d'un émargement et restitution des restes à émarger des «détails» des écritures concernées.
Émargements : Démarche. Création : On sélectionne le compte d'imputation à émarger. 2 listes apparaissent : les débits non émargés. les crédits non émargés. On sélectionne les détails à émarger. On peut modifier le montant de l'émargement. On émarge. Attribution d'un numéro d'émargement Annulation : Saisie du numéro d'émargement. On annule l'émargement. Restitution des restes à emmarger des détails de cet émargement.
Émargements : Création. Compte à émarger Liste des débits Critères Filtres Liste des crédits émarger Montant de l'émargement «modifiable»
Émargements : Annulation. Filtres de recherche Liste des émargements Les debits : le detail Les credits : le detail
Ré-imputations.
Ré-imputations. Une ré-imputation concerne un mandat ou un titre Visé. Modification du mandat ou titre. modification dans la classe d'origine. Édition d'un certificat de ré-imputation. Génération des écritures de ré-imputation.
Ré-imputations: Démarche. Création : d'une ré-imputation. Sélection d'un titre ou d'un mandat. Sélection du nouveau compte d'imputation. Saisie du libelle de la ré-imputation. Création de la ré-imputation. Génération de l'écriture. Édition du certificat de ré-imputation.
Ré-imputations.
Ré-imputations.
Ordre de Paiement.
Ordre de Paiement. Un ordre de paiement manipule les informations suivantes : Les informations de l'op: Un libelle de l'op. Un fournisseur. Une date d'émission de OP. Un montant HT. Un montant TVA. Un montant TTC. Un mode de paiement. Un rib. Une origine «d'opération». Une ligne budgétaire de recouvrement. La futur écriture Comptable, informations d'un détail : Débit ou Crédit. Code gestion. Un montant.
Ordre de Paiement: Démarche. Les informations de l'op: On saisie le libelle de l'op. OU sélectionner une retenue (ex : de garantie) à payer. On détermine le bénéficiaire du paiement (OU): On recherche le fournisseur de l'annuaire. On saisie la date d'émission de OP. On saisie le montant HT / TVA / TTC. On saisie le mode de paiement qui détermine la nécessité d'un RIB. On sélectionne le RIB. On sélectionne une origine «d'opération» si nécessaire (lucrativité/convention...) Une ligne budgétaire de recouvrement. Qui doit régulariser? ON VALIDE L'ENTETE DE L'OP. ON PASSE A L'ECRITURE COMTPABLE. Les informations de la futur écriture comptable : Manipulations identiques à la saisie d'une écriture. ON VALIDE LA TOTALITE DE L'OP : Attribution du numéro d'op. Édition de l'op. Si l'op ne nécessite pas de virement on peut le viser et générer l'écriture dans le journal.
Ordre de Paiement: Informations / Recherches. Filtres Numéro HT TVA TTC Libelle OP Détail de l'écriture Créer un OP Modifier un OP Annuler un OP Viser un OP Imprimer un OP
Ordre de Paiement: Écritures / Éditions Supprimer la saisie Date et numéro du futur OP Déterminer le fournisseur Déterminer le Mode de Paiement puis le RIB si nécessaire Anonymat Anonymat Les montants Opération? Composition du détail de l'écriture de visa de cet OP Retenue à 'régler'
Retenues / Oppositions.
Retenues / Oppositions. Les retenues peuvent être liées aux dépenses (mandats) ou à des ordres de paiement. Ce lien peut être géré par le comptable au moment du paiement et proposé par l'ordonnateur dans la phase de mandatement. Les différents types de retenues (déf. imputations): Salaires Retenue de garantie opposition retenue Une retenue / opposition est composée : d'une entête : un fournisseur. un fournisseur créancier. un lot date de début et une date de fin. un libelle. un montant. un RIB. un type de retenue.
Retenues / Oppositions. Une retenue / opposition est composée (suite) : d'une entête : d'une «planification» : une date de saisie. un montant à retenir. le RIB de cette retenue. Une «planification» de retenue passe par plusieurs états : validée : On a préparer la retenue mais on n a pas fait de lien avec une dépense, ou un ordre de paiement. terminée : Pendant la phase de paiement on a fait le lien ou on a validé le lien entre cette planification et un ODP ou une dépense. Pendant la création de ces liens le «reste à recouvrir» de la retenue (entête) augmente dans la limite du montant global de la retenue. Quand le montant de la retenue est du montant des restes recouvrés la retenue (entête) est considérée «terminée».
Retenues / Oppositions. 2 possibilités de gestion des retenues : On saisie TOUJOURS la retenue : A qui fait on une retenue? fournisseur? A qui va le montant de la retenue? créancier extérieur (fournisseur) Le RIB du créancier (informations utilisés pour pré-saisir un ODP). Le montant TOTAL de la retenue. une Date de Début et de Fin. 1er possibilité : On saisie la retenue mais pas la planification. La retenue apparaîtra dans le les phases du paiement et créera automatique un planification au moment du lien avec la dépense ou l'odp. 2em possibilité : On saisie la retenue et on saisie la planification prévue pour recouvrir le montant total de la retenue (ex : prélèvement sur plusieurs mois )
Retenues / Oppositions.
Paiements
Les Paiements Il y a trois domaines de paiement : VIREMENT. CHEQUE. CAISSE. Le paiement se déroule en trois phases : Phase 1 : sélection des mandats /ODP. Sélection des ODP. Sélection des Mandats. Modification du mode de paiement. Phase 2 : Modifications. Modification du RIB. Attribution des Retenues / Oppositions. Phase 3 : informations du paiement. Date de valeur. Type de traitement (BQF,ETABAC...). Génération des opérations (écritures,fichier,etc...).
Paiements Pour JANVIER : Version fonctionnalité limitée (couverture fonctionnelle de compta.app 2004). Les phases 1 et 3 seront actives mais pas la phase 2 qui sera mise en place courant janvier. Pour le domaine VIREMENT possibilité de généré des fichiers BQF.
Paiements
Éditions
Éditions
Planification 2005.
Planification 2005. PLANNING 2005 Activer les Retenues (paiements) JANVIER Enrichir les éditions. Enrichir les recherches. Enrichir les interfaces. La journée comptable. Préparer la clôture d'exercice. Préparer le compte financier. Préparer l'ouverture d'un exercice. ETEBAC. Remonter DGCP. Activer la gestion trésorerie. Activer le brouillard. Activer LES comptabilités.
Mise en Place.
Mise en Place. LES TESTS 2em semaine de Décembre : Envoie d'une version de test pour valider le déploiement, l'accessibilité à l'application et vérification du paramétrage. CONSACRER UNE JOURNEE POUR VALIDER CETTE INSTALLATION (AGENCE COMPTABLE / SERVICE INFORMATIQUE ). 1ere semaine de Janvier Envoie de la version d'exploitation 2005... Donner les accès à vos utilisateurs... Paramétrage. Mise en production.