Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL

Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL Franck Corsini 2016 Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 1 / 34

Sommaire 1 Agenda 2 Existant messagerie et listes 3 Migration messagerie vers plateforme Zimbra 4 Migration des listes 5 Migration vers plateforme AS Renater 6 Les impacts... 7 Planning et informations Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 2 / 34

Au menu... Existant messagerie et listes Migration messagerie vers plateforme Zimbra Migration des listes de diffusion Migration du filtrage anti-virale et anti-spam vers Renater Les impacts Planning et informations Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 3 / 34

Messagerie - Qu est-ce vous utilisez aujourd hui? courriel.ipsl.jussieu.fr Une plateforme ancienne (serveur physique 2003 + baie de disques) Suite logicielle ancienne Sendmail Problématique de mise à jour des révisions anti-virales et anti-spam webmail "old school" : squirrelmail (webmail.ipsl.jussieu.fr) webmail "secours" : roundcube (roundcube.ipsl.jussieu.fr) Urgence à migrer Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 5 / 34

Messagerie - Qu est-ce vous utilisez aujourd hui? courriel3.ipsl.jussieu.fr Une machine virtuelle (amélioration de la sécurité) Zimbra 7 : suite logicielle plus récente (mais plus maintenue aujourd hui) stabilité cycle de mises à jour (logiciel, AV et AS) facile webmail moderne - alternative aux clients "lourds" (TB, Mail,...) Existe depuis 2011 (Mise en place H. Moulron) Héberge les nouveaux comptes Urgence à migrer Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 6 / 34

Messagerie - Qu est-ce vous utilisez aujourd hui? zimbra.ipsl.upmc.fr - zimbra.ipsl.fr Plate-forme modulable 7 machines virtuelles Projet commun IPSL-LOCEAN Etude (logiciel et hébergement) : choix Zimbra 8 hébergé en interne Architecture prévue pour accueillir de nouveaux partenaires (choix LMD en 2016) Cible de migration de la migration des messageries IPSL LOCEAN (en cours + prestation fin 2016) LMD (@lmd.jussieu.fr - prestation fin 2016 ) Utilisée par quelques utilisateurs pour validation Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 7 / 34

Listes - Qu est-ce vous utilisez aujourd hui? listes.ipsl.jussieu.fr alias Gestionnaire de liste historique (stable mais plus à jour) : Mailman Associé à une gestion des archives :MHonArc domaine associé aux listes : @ipsl.jussieu.fr Mailman hébergé sur la même machine physique que la messagerie "historique" Hébergement de 73 listes Utilisation des "alias" pour créer les listes simples Utilisation classique : adresse générique Pas de modération Pas de délégation de gestion de la liste Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 8 / 34

En fait il y aura plusieurs migrations... 1 Mise à niveau préalable Zimbra 8.6 -> Zimbra 8.7 (prestation Netixia fin 2016) 2 Migrer les BAL des 2 plateformes actuelles vers la nouvelle Contenu des BAL et dossiers BAL courriel : récupération possible des contacts (mais pas de synchro client lourd - webmail possible) BAL Zimbra 7 : récupération du profil complet 3 Changement de nom de domaine pour les adresses e-mail Souhait direction : prénom.nom@ipsl.fr Continuité de la réception des @ e-mail : @ipsl.jussieu.fr Impacts importants car large utilisation de son @ e-mail comme identifiant (Janus-Réséda, mailing lists, certificats personnels, comptes utilisateurs) Utilisation de plusieurs @ e-mail pendant une période transitoire Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 10 / 34

En fait il y aura plusieurs migrations... 1 Migrer les listes modérées Mailman Choix hébergement Renater Universaliste (logiciel Sympa) Nouvel outil à prendre en main Bénéficie de l infra anti-spam Renater Modification du domaine : @ipsl.jussieu.fr -> @listes.ipsl.fr 2 Migrer les alias existants Création de listes zimbra Possibilité de déléguer la gestion de la liste Modification du domaine : @ipsl.jussieu.fr -> @ipsl.upmc.fr ou @ipsl.fr 3 Migrer le contrôle anti-viral et anti-spam Utilisation de la plate-forme AS Renater (produit Vade-Retro) Migration terminée et en production pour les domaines : @ipsl.jussieu.fr, @ipsl.upmc.fr, @ipsl.fr Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 11 / 34

Choix Zimbra Suite collaborative complète (packaging de produits open-source) messagerie webmail complet (fonctionnalités identiques à un client lourd) calendriers et calendriers (partageables) gestionnaire de tâches gestionnaire de listes (simple) gestion des ordiphones Largement déployée : plusieurs millions d utilisateurs ; offre Partage de Renater Sécurité accrue vs solution "maison" classique Zimbra plus "OS agnostique" que la solution d hébergement CNRS- Exchange Coût élevé de l offre Partage Renater pour des structures de notre taille équipe d administration Zimbra élargie (IPSL, LOCEAN, LMD) Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 12 / 34

Plusieurs possibilités pour accéder à Zimbra 1 Depuis un navigateur internet Client web Zimbra : nécessite un navigateur "récent" quelque soit le système d exploitation du poste Client web Zimbra Touch : interface spécifique et adaptée aux mobiles et tablettes accès depuis un navigateur du mobile 2 Depuis un logiciel client classique (compatible avec le protocole IMAP) ThunderBird Apple Mail... 3 Depuis un mobile ou tablette Depuis l application spécifique à l OS (IOS ou Android) Protocole ActiveSync disponible (mode "Push") Synchronisation automatique bi-directionnelle : e-mails, calendriers, contacts Avantages : économise la batterie et instantanéité des infos Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 13 / 34

Fonctionnalités Zimbra... Client Webmail riche en fonctionnalité avec une ergonomie simple techno web Ajax expérience utilisateur identique à un client de messagerie classique : drag-and-drop, menus contextuels, raccourcis clavier,... avec l avantage de pouvoir l utiliser n importe où à partir d un navigateur Fonction de recherche recherche jusqu au contenu des pièces jointes, adaptées recherche détaillée jusqu au contenu des pièces jointes prévue pour des BAL volumineuses Intégration des outils collaboratifs qui manquent aujourd hui calendriers et contacts partageables gestion des tâches Paramétrage fin : messages hors bureau, signatures, filtrage,... Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 14 / 34

Client Touch Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 15 / 34

Client e-mail Android Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 16 / 34

Client Zimbra ZCS Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 17 / 34

Client Zimbra ZCS Démo... Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 18 / 34

Que choisir? Préférence IPSL : utilisation des webmail supprime la liaison avec son poste de travail bénéficiera des Zimlet (applets complémentaires) Renater donc une meilleur intégration future avec ces outils facilite le support : prise en main possible par l équipe d administration Possibilité de conserver son client de messagerie habituel Pas de synchro contacts Pas de synchro calendriers (sauf synchro avec des calendriers externes) Limitation des interactions collaboratives (partages) La synchronisation mobile reste disponible dans tous les cas Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 19 / 34

Comment va se passer la bascule vers Zimbra? Préparation, création des comptes et première synchronisation des BAL -> OK Les e-mails sont dupliqués sur la plateforme actuelle et sur la nouvelle 2 phases : migration des comptes courriel puis ceux de Zimbra 7 pour tous les comptes (ou l inverse) pendant la nuit Pour ceux qui utiliserons le webmail : il suffira de se connecter avec votre navigateur Si vous souhaitez conserver votre client de messagerie : Mise à disposition sur support@ipsl.upmc.fr de la documentation pour ajouter une nouvelle configuration Si vous le souhaitez : prise de rendez-vous avec notre équipe pour vous assister (matériel IPSL uniquement) Possibilité de conserver son client de messagerie habituel Les messages envoyés à l adresse @ipsl.jussieu.fr sont d ors et déjà dupliqués et envoyés vers la nouvelle plateforme Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 20 / 34

Les plus simples... les alias 1 Contrôle des alias encore utilisés 2 Création des listes zimbra Possibilité de nommer un administrateur de la liste adresses @ipsl.upmc.fr et @ipsl.fr continuité des adresses @ipsl.jussieu.fr Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 22 / 34

Les listes Mailman Création du domaine listes.ipsl.fr dans Universaliste - Renater. Ok. adresses @listes.ipsl.fr Projet de migration avec prise en compte des archives... stand-by! Phasage prévu de la migration 1 Préparation des listes dans Universaliste 2 Les administrateurs des listes préviennent les abonnés du changement de nom de liste (@ipsl.jussieu.fr -> @listes.ipsl.fr) avec date d échéance. 3 Mise à disposition sur un site des archives existantes jusqu à la date de bascule Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 23 / 34

Migration vers plateforme AS Renater Depuis 2 mois : prise en charge filtrage AV et AS par plateforme mise à disposition par Renater Quelques problèmes rencontrés : contrôle des adresses e-mail par la plateforme Stratégie actuelle Virus -> suppression Spam élévé -> suppression Spam moyen -> marquage [SPAM MOYEN] Spam faible -> marquage [SPAM FAIBLE] Publicités -> marquage [PUB] Utilisation des en-têtes (mots clefs) dans l enveloppe de l e-mail pour filtrage 2 filtres par défaut dans les nouveaux comptes ZImbra pour "nettoyer" la boite de réception (modifiables par l utilisateur) Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 25 / 34

Les impacts... Beaucoup de positifs on espère... Les nouvelles adresses vont poser "quelques" problèmes : Envois et réponses aux listes de diffusion Solution : utiliser les "avatars" dans la fenêtre de rédaction d e-mail Cas de l authentification dans l annuaire CNRS pour les applications métiers Solution : utiliser les "avatars" dans la fenêtre de rédaction d e-mail permet de répondre avec une autre adresse d expédition lors de la rédaction ne nécessite pas de changement de configuration (inutilisable) Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 27 / 34

Les avatars... Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 28 / 34

Les avatars... Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 29 / 34

Les impacts Question : faut-il changer son adresse e-mail dans Réséda? plus homogène à terme d utiliser une seule adresse e-mail cela va poser des problèmes pour certaines applications certaines interrogent systématiquement l annuaire pour authentifier d autres utilisent l adresse e-mail en dur (il faudra demander la modification) manip assez lourde Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 30 / 34

Planning Objectif fin décembre pour la migration des BAL vers ZImbra... Perturbations habituelles avec les demandes d engagements de dernière minute Bénéfice de la pression de nos collègues LOCEAN et LMD ;-) Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 32 / 34

Informations Documentation Support Page spécifique sur le site support@ipsl.upmc.fr Documentation "officielle" et personnalisée Bénéfice de la pression de nos collègues LOCEAN et LMD ;-) Mise en place d une file d attente spécifique et mutualisée : support-zimbra@domaine.labo Répartir le support sur IPSL, LOCEAN, LMD On s engage à communiquer largement sur cette opération sur les différentes phases. Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 33 / 34

Merci Franck Corsini Evolutions messagerie et outils collaboratifs à l IPSL 2016 34 / 34