FAQ messagerie CRI Université de Bourgogne

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1 FAQ messagerie CRI Université de Bourgogne maj Fonctionnement du serveur de messagerie personnel les messages en provenance du monde de l Internet ou du campus, arrivent sur un serveur pop.u-bourgogne.fr dans une boite aux lettres (BAL ou INBOX). on peut lire ses messages par 2 moyens usuels : via un lecteur de messagerie (THUNDERBIRD ou OUTLOOK) sur son PC ; ce lecteur va recopier les messages depuis le serveur via le réseau sur le disque dur du PC (en les laissant ou non sur le serveur! tout dépendra du paramètrage de THUNDER- BIRD ou de OUTLOOK) via le serveur web accessible par un navigateur : si vous utilisez le web mail, adresse : 1

2 Fonctionnement de la messagerie personnel (juin 2007) serveur pop.u bourgogne.fr 2 serveurs distincts : 1 pour pop 1 pour smtp BAL poste de travail de l utilisateur (pc ou mac) serveur smtp.u bourgogne.fr 2 Fonctionnement du serveur de messagerie étudiant les messages en provenance du monde de l Internet ou du campus, arrivent sur un serveur pop.etu.u-bourgogne.fr dans une boite aux lettres (BAL ou INBOX). on peut lire ses messages par 2 moyens usuels : via un lecteur de messagerie (THUNDERBIRD ou OUTLOOK) sur son PC ; ce lecteur va recopier les messages depuis le serveur via le réseau sur le disque dur du PC (en les laissant ou non sur le serveur! tout dépendra du paramètrage de THUNDER- BIRD ou de OUTLOOK) via le serveur web accessible par un navigateur : 2

3 Fonctionnement de la messagerie etudiant (juin 2007) serveur pop.etu.u bourgogne.fr 2 serveurs virtuels : 1 pour pop (pop.etu) 1 pour smtp (smtp.etu) BAL serveur smtp.etu.u bourgogne.fr poste de travail de l utilisateur (pc ou mac) 3 Comment configurer les paramètres de mon lecteur de messagerie (a compléter) Pour OUTLOOK Pour EUDORA 6 Pour THUNDERBIRD cliquer sur edition puis parametres des comptes puis sur serveur sortant : entrer votre login, exemple : jg4528fc, puis ok ; puis edition ; puis parametres des comptes ; puis parametre du serveur ; nom du serveur pop : pop.u-bourgogne.fr (pop.etu.u-bourgogne.fr pour mess etu) port : 995 nom du serveur smtp : smtp.u-bourgogne.fr (smtp.etu.u-bourgogne.fr pour mess etu) nom utilisateur : mon-login exemple :jg6726gv paramètre du serveur : valider par un clic utiliser une connexion securisee : valider par un clic verifier le courrier au lancement : valider par un clic 3

4 verifier les courriers toutes les 10 min valider par un clic telecharger tous les nouveau messages valider par un clic laisser les messages sur le serveur pendant au maximum 42 jours Ceci est le mode opératoire pour THUNDERBIRD ; pour OUTLOOK c est relativement similaire ; à noter : EUDORA pour les versions antérieures à la 5.1 n est pas compatible avec la nouvelle messagerie du personnel Merci de contacter l informaticien attaché à votre UFR qui vous aidera à configurer votre messagerie. Par ailleurs, le paramètrage d un client de messagerie quand on passe par un fournisseur d accès est particulier : on ne peut utiliser le serveur smtp de l ub. 4 Quelle est l adresse des nouveaux web mail? pour la messagerie personnel : pour la messagerie etudiant Cette interface permet une connexion sécurisée (pour le mot de passe) ; PAS pour le contenu des messages. 5 Comment mettre en place un.forward ou un message d absence Allez sur l interface web à l adressse suivante : Connectez-vous avec votre login et votre mot de passe ; cliquez sur l icône mon compte. 6 Comment effacer le message dans l interface web Il faut que javascript soit activé dans le navigateur ; cocher le message à effacer ; puis cliquer sur supression ; 7 Spam 4

5 Tous les messages supposés etre des spam (messages indésirables et abusifs) sont détectés par le système mis-en-place ; ce n est pas un système parfait; le champ Sujet est repéré par ===SPAM=== ce qui permet la mise en place de filtre avec l aide de votre lecteur de messagerie. En ce qui concerne l interface web, les messages arrivent dans IN- BOX, les spams sont stockés dans spam, spam ancien1, spam ancien2 ; vous pouvez toujours à des fins de vérification lire les messages des folders spam. 8 Où se trouvent les spams avec le nouvelle messagerie du personnel Les spams sont gardés sur le serveur de messagerie dans 3 boites spéciales : spam, spam ancien1, spam ancien2 ; avec une rotation de ces 3 boites sur 3 semaines. 9 Que faire s il y a des faux positifs(spam) Qu est-ce qu un faux positif? Un message a été injustement détecté comme spam (cela arrive avec certaines listes de distribution qui sont mal configurées et ne respectent pas les recommandations de l IETF - autorité de l Internet -). Merci de nous le signaler par un forward de ce message à l adresse spaminfo@u-bourgogne.fr 10 Le mot de passe est-il lisible sur le réseau si vous avez correctement configuré votre lecteur de messagerie le mot de passe est crypté si vous utilisez le web mail, adresse : le mot de passe est crypté 11 Date d expiration du compte messagerie Une date d expiration du compte de messagerie est systématiquement mise en place pour chaque compte (personnel ou étudiant). Un message est envoyé 45, 30 et 15 jours avant la date d expiration. personnel : le compte reste valide pendant 1 an après la sortie d Harpège (application informatique de gestion du personnel del ub) ; on peut prolonger le compte en nous contactant au étudiant : le compte reste valide 6 mois après les examens de juin ; il est effacé si l étudiant ne se réinscrit pas, et prolongé d un an après réinscription. 5

6 doctorant : le compte reste valide encore 2 ans après la dernière inscription (spécifique au compte doctorant 12 Changement de service au sein de l université; que devient l adresse de messagerie L adresse de messagerie est toujours de la forme prenom.nom@u-bourgogne.fr Elle est conservée en cas de changement de service ; mais elle est personnelle : l administration de l enseignement supérieur ou l université doit pouvoir vous envoyer un courrier confidentiel sans que d autres personnes puissent le lire ; on ne doit en aucun cas transmettre son login et son mot de passe à qui que ce soit (y compris son chef de service) pour garder cette confidentialité. Ne pas stocker son mot de passe sur le disque dur de son PC ; En cas de changement de service, on peut récupérer les données du PC du service ancien, les recopier sur le nouveau service et configurer le PC du nouveau service d affectation (via l informaticien de l UFR) 13 Il faut une adresse générique Par exemple : scolarite.dentaire@u-bourgogne.fr Attention danger : l expérience montre que ces login et mots de passe génériques se transmettent à diverses personnes et s éparpillent dans la nature ; par conséquent ces adresses ont pu etre utilisées pour envoyer des messages injurieux, sans qu il soit possible de détecter qui les envoie. Pour un adresse générique il suffit de demander un alias qui pointe sur au moins 2 personnes (continuité du service) Dans de nombreux cas il est nécessaire de garder ou archiver les messages d un service ou d un département ; nous vous conseillons d utiliser le système de liste de diffusion qui permet l archivage des messages sur un serveur, leur consultation ultérieure même en cas de changement de personnel. Merci de nous consulter sur ce service de liste de diffusion. 14 Un aperçu sur les listes de diffusion On peut donner la définition suivante (tirée de Wikipedia) Une liste de diffusion, (mailing list en anglais) est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage (en masse) d informations à un grand nombre d utilisateurs possédant une adresse courriel. 6

7 Il convient de faire la distinction entre une liste de diffusion (un ou quelques uns écrivent à plusieurs) et une liste de discussion (des abonnés y échangent leurs points de vue, tout le monde peut y écrire). La différence est au niveau des usages et non de la technologie utilisée. Un logiciel, le serveur, est installé sur un ordinateur ou liste de discussion, qui traite les courriels entrants (qu il reçoit), et, selon leur contenu, soit effectue des actions spécifiques, soit (cas général) distribue le message à toutes les personnes abonnées à cette liste de diffusion. Fonctionnement : Une liste de diffusion est gérée par un ou plusieurs administrateurs qui fixent les règles d utilisation du service : L inscription à la liste peut être libre ou soumise à approbation ; L envoi de messages peut être ouvert à tous ou restreint aux abonnés ; La liste peut être modérée, certains messages n étant relayés qu après validation. Nous utilisons le système de liste de diffusion sympa. 15 Peut-on transmettre son mot de passe à son chef de service Ce n est pas autorisé par la charte de l ub ; la messagerie est personnelle ; nous nous devons d assurer la confidentialité du courrier. Voir le site web de la CNIL (commission nationale informatique et liberté) 16 La charte informatique de l université? C est l ensemble des règles de bonne conduite qui régentent l utilisation des moyens informatiques à l ub ; cette charte s appuie sur les autres chartes d autres universités et du CNRS ; elle respecte les lois de notre pays et les directives de la CNIL, commission nationale de l informatique et des libertés ; Tous les personnels (et assimilés) et étudiants de l ub sont assujettis à cette charte. 17 Comment obtenir une adresse de messagerie Tous les personnels (et assimilés ; CNRS, CIEF...) ont le droit et l obligation d avoir une adresse de messagerie ; tous les personnels 7

8 gérés par l ub recoivent automatiquement une adresse électronique. Merci de nous contacter à ce sujet si vous n avez rien recu (tel 5210) 18 Combien d espace disque pour une boîte aux lettres sur le serveur de messagerie? est-ce illimité? En principe on ne peut dépasser 100 mégaoctets pour sa boite aux lettres sur le serveur de messagerie. 19 Les messages sont-ils conservés indéfiniment sur le serveur de messagerie Chaque nuit, les messages vieux de plus de 90 jours sont effacés du serveur de messagerie. (Sauf pour la messagerie étudiant qui a une durée d un an) 20 Où trouver de la documentation sur les lecteurs de messagerie Aller sur 8