A9 Remplir le RE 101 Représentants de Service Canada
Remplir un RE 101 Par : Service Canada Sujets Présentation sur le RE Web Inscription et application Remplir un RE - Questions et réponses Assistance pour employeurs 1
Sujets RE Web RE Web en bref, qui peut l utiliser et quelles sont les exigences Démonstration de l application RE Web Formulaire en ligne Fichier RE extrait de la paie Les avantages d utiliser RE Web (pour employeurs et employés) Étapes pour s inscrire au RE Web Changements à venir 3 RE Web en bref Une application Internet sécuritaire qui permet aux employeurs de créer, soumettre, récupérer et modifier des RE de 53 semaines L application offre deux méthodes pour soumettre les RE : Le formulaire de saisie de données en ligne (produit un RE à la fois) Fichier RE extrait de la paie (permet de soumettre un ou plusieurs RE à la fois en utilisant un fichier contenant des données extraites à partir d une solution de paie compatible avec RE Web) 2
Qui peut utiliser RE Web? Toute entreprise qui émet des relevés d emploi (RE) (petites, moyennes et grandes entreprises, comptables, commis comptables, fournisseurs de services de paie, etc.) Exigences minimales Un numéro d entreprise (BN) de l Agence du revenu du Canada (ARC) valide et actif Accès à Internet haute vitesse (recommandé lorsque le Fichier RE extrait de la paie est utilisé) Un navigateur Internet compatible (IE, Mozilla, Firefox, Safari, etc.) Lecteur Adobe Acrobat, version 5 ou plus récente (la version actuelle est 11) 3
Démonstration RE Web Comment utiliser l application Comment soumettre un RE utilisant le formulaire en ligne Comment soumettre plusieurs RE à la fois (fichier extrait de la paie) Fonctionnalités diverses Démarrer Les avantages de RE Web pour les employeurs Réduction du fardeau administratif et des dépenses liées à l administration, l entreposage et l envoi par la poste Aucun besoin d imprimer des copies de RE pour vos employés Aucun frais postaux pour envoyer des copies à Service Canada Aucun besoin de visiter ou d appeler Service Canada pour obtenir des RE papier Pratique Aucun besoin de joindre une feuille supplémentaire pour déclarer 53 semaines de rémunération 4
Avantages de RE Web pour les employeurs - Suite Flexible Harmonise la production des RE avec les cycles de paie Améliore la qualité et l exactitude des RE Validation instantanée signifie moins d appels et de demandes de renseignements sur le registre de la paie de Service Canada Augmente la productivité et économie de temps Production simplifiée de RE modifiés Possibilité de soumettre jusqu à 1 200 RE à la fois en utilisant le fichiers RE extraits de la paie Avantages de RE Web pour les employés Paiements plus rapides Permet d automatiser le traitement des demandes d assuranceemploi Améliore le service à la clientèle Toujours accessible Les employés inscrits à Mon dossier Service Canada peuvent consulter et imprimer des copies de leurs RE électroniques Les employés peuvent demander des prestations à partir de la maison, de la zone libre-service d un Centre Service Canada ou de n importe quel ordinateur ayant accès à Internet 5
Étapes pour vous inscrire 1. Nommer un Agent principal (AP) qui sera responsable de la gestion du compte RE Web au nom de votre entreprise. 2. Formulaire d inscription RE Web Télécharger, remplir et signer le formulaire (un individu ayant l autorité doit le signer). 3. Authentification de l agent principal (AP) L AP doit se rendre en personne dans un Centre Service Canada, fournir tous les formulaires originaux et présenter deux pièces d identité, une avec photo. 4. Fournisseurs de service de la paie Télécharger, remplir et signer un Formulaire de consentement Employeur-Client pour chaque client. Le formulaire doit être signé par l AP et un représentant de l entreprise du client. QUESTIONS? 6
Remplir le RE Arrêt de rémunération Problèmes fréquents liés au RE Case 19 et suppression du délai de carence Modification d un RE Règle sans lacune de plus de 30 jours Arrêt de rémunération Un arrêt de rémunération se produit normalement lorsqu un : Employé a été ou prévoit être sans travail et n a reçu ou ne prévoit recevoir aucune rémunération assurable pendant sept jours civils consécutifs. Employé gagne moins de 60 % de sa rémunération hebdomadaire normale parce qu il est malade, blessé ou mis en quarantaine, qu il offre des soins ou du soutien à un membre de sa famille qui est gravement malade qui risque de décéder ou parce qu il s occupe d un nouveau-né, qu il a adopté un enfant ou, s il s agit d une femme, parce qu elle est enceinte ou qu elle a donné naissance à un enfant. 7
Arrêt de rémunération - suite Un RE doit être émis chaque fois qu un employé subit un arrêt de rémunération. Toutefois, il existe des exceptions pour certains genres d employés : Une exception est lorsque vous avez des ententes avec vos employés de travailler plus d heures dans une semaine visée qu en temps normal (p. ex. Ils travaillent 80 heures dans une semaine au lieu de 40 heures) et que ceci leur donne droit à un congé au cours de la deuxième semaine. Ces genres d employés n ont pas d arrêt de rémunération au cours de la deuxième semaine, même s il se peut qu ils aient 7 jours de congé. Case 10 La case 10 devrait indiquer la date à laquelle l employé a commencé à être rémunéré, et non sa date d embauche. Si un RE a déjà été émis pour un employé, la case 10 devrait indiquer le premier jour que l employé a travaillé après le dernier jour payé (case 11) sur le RE précédent. 8
Cases 11 et 12 La case 11 devrait indiquer la dernière journée pour laquelle l employée a été payé. Il peut s agir du dernier jour de travail ou de la dernière journée pour laquelle l employé était en congé payé, par exemple en vacances ou en congé de maladie payé. La case 12 devrait être le dernier jour de la période de paie qui contient la date à la case 11. Case 15A Heures assurables Vous devez rapporter: Le nombre d heures travaillées entre le premier jour de travail et le dernier jour travaillé si la période de travail a une durée de moins de 53 semaines; ou Si la période d emploi a une durée de plus de 53 semaines, les heures devraient refléter la période complète de 53 semaines. 9
Case 15C - Période de paye détaillée La période de paie 1 doit être la dernière période de paie (la plus récente) de la rémunération régulière assurable. La période de paie 1 doit être la période de paie qui comprend le dernier jour payé (case 11). N oubliez pas d inclure dans la période de paie 1 de la case 15C et dans la case 15B toute indemnité de cessation d emploi assurable qui se trouve à la case 17. Case 16 - Raison du présent RE Il existe des codes pour la plupart des situations. Le code A Manque de travail peut être utilisé dans plusieurs situations, telles que : La fin du contrat ou de la saison de travail La fin de l année scolaire La fermeture temporaire de l entreprise Rappel: si vous sélectionnez le code «A», un commentaire n est pas requis à la case 18 pour confirmer que cela est dû à la «fin de l année scolaire» ou à une «fin de contrat». 10
Case 16 - suite Le code M est utilisé lorsque vous initiez la cessation d emploi pour toute raison autre qu une mise à pied ou une retraite obligatoire. Le code M peut également être utilisé lorsque l employé est congédié avant la fin de la période de probation parce qu il n avait pas les compétences requises pour le poste. Case 16 - suite Afin de déterminer si un employé a droit prestations d assurance-emploi, Service Canada doit obtenir les détails du congédiement pour savoir si l employé a été congédié en raison de sa propre inconduite. Si, en tant que professionnel de la paie, vous n êtes pas en mesure de fournir les détails reliés au motif de cessation de l employé, veuillez vous assurer d indiquer le nom et le numéro de téléphone de la personne qui peut fournir ces détails à la case 16. 11
Case 16 - suite Nous éliminons progressivement l utilisation du code C Retour aux études. Si votre employé quitte son emploi afin de retourner aux études, vous devez utiliser le code E Départ volontaire. Si l employé quitte son emploi pour suivre une formation en apprentissage, vous devez utiliser le code J Formation en apprentissage. Case 16 - suite Si un employé est engagé sous un programme pour étudiants et qu il remplit les obligations de son contrat, vous pouvez utiliser le code A lorsque son contrat est terminé. Bien souvent, ces employées sont seulement engagés parce qu ils sont étudiants avec l intention dès le début de retourner aux études; il n y aura donc pas de travail pour eux après la date de fin à laquelle vous vous êtes entendus. 12
Case 16 - suite Un nouveau genre de prestations d assurance-emploi a été introduit le 9 juin 2013. Les prestations pour parents d enfants gravement malades versent jusqu à 35 semaines de prestations aux parents incapables de travailler parce qu ils doivent prendre soin d un enfant (âgé de moins de 18 ans) gravement malade ou lui fournir du soutien. Si un de vos employés cesse de travailler pour cette raison, vous devez utiliser le code Z Congé de compassion. Case 17A - Paie de vacances Indiquer toute paie de vacances que vous avez versée ou que vous verserez en raison de la cessation d emploi. N oubliez pas d inclure le montant de la paie de vacances dans la période de paie 1 de la case 15C et à la case 15B. 13
Case 17B - Jour(s) férié(s) Indiquez seulement les jours fériés qui sont payés pour un jour après la date indiquée à la case 11. Si la cessation d emploi est permanente, il n existe pas d heures assurables à déclarer. Si la cessation d emploi n est pas permanente, des heures assurables doivent être déclarées. Le nombre d heures à déclarer est généralement le nombre d heures que l employé travaille en temps normal. Si vous n êtes pas certain du nombre d heures à déclarer pour un jour férié, veuillez communiquer avec l ARC. Case 17C - Autres sommes Déclarez toute somme d argent, autre que le salaire régulier, que vous avez payé ou payerez à l employé en raison de la cessation d emploi, par exemple une indemnité de départ ou un montant tenant lieu de préavis. Déclarez toutes prestations supplémentaires de chômage (PSC). Certains genres de régime de PSC sont aussi appelés «compléments». N oubliez pas d inclure tous les paiements assurables à la case 15B et à la période de paie 1 de la case 15C. 14
Case 18 - Observations Des observations peuvent être fournies pour communiquer des détails au sujet de circonstances exceptionnelles afin d aider à clarifier les renseignements sur le RE. Les observations qui réitèrent les renseignements déjà contenus ailleurs sur le RE doivent être évitées. Case 18 suite Lorsque des observations sont fournies sur le RE, celui-ci est retiré du système de traitement automatisé et un agent de Service Canada doit le réviser manuellement. Afin de faciliter le traitement automatisé et d accélérer les paiements aux clients, nous tentons de décourager l utilisation du champ Observations pour fournir des renseignements redondants. 15
Case 18 suite Exemples d observations qui ne sont pas nécessaires : Si le code A est utilisé à la case 16, il n est pas nécessaire d indiquer «fin de l année scolaire» ou «fin de contrat» à la case 18; ou Si la case 17A indique que la paye de vacances est versée à chaque paie, ne pas inscrire «versée à chaque paie» ou «% versé à chaque paie» à la case 18. Case 19 - Indemnité pour congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion ou indemnité d'un régime collectif d'assurance-salaire À quoi servent les renseignements de la case 19? Les renseignements de la case 19 sont utilisés pour nous aider à déterminer : Quand nous pouvons débuter la demande de prestations d assuranceemploi Si le délai de carence peut être supprimé Si l employé reçoit ou recevra d autres sommes (par exemple des indemnités d assurance-salaire) après son dernier jour de travail. 16
Case 19 - suite Si le motif de cessation d emploi est pour raison de maladie, maternité, parental ou compassion et que : L employé a reçu un congé de maladie payé le ou après son dernier jour de travail, le délai de carence peut être supprimé; ou L employé a récemment reçu une indemnité d assurance-salaire (IAS), la date de début de sa demande peut être antidatée de deux semaines afin que les deux dernières semaines d IAS couvrent la période du délai de carence (puisque les IAS ne sont pas considérées comme une rémunération pendant le délai de carence). Case 19 - suite Congés de maladie, de maternité, parental ou de compassion La date de début du paiement est le premier jour pour lequel vous avez versé un congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion. Le dernier jour du congé payé devrait correspondre à la date indiquée à la case 11. Si le montant varie, inscrire une moyenne. 17
Case 19 - suite Indemnité d assurance-salaire assurable La date de début du paiement est le premier jour pour lequel vous avez versé de l assurance-salaire. Le dernier jour de l IAS devrait correspondre à la date indiquée à la case 11. Si le montant varie, inscrire une moyenne. Indemnité d assurance-salaire non assurable La date de début du paiement est le premier jour de l IAS. Cette date sera ultérieure à celle indiquée à la case 11. Modification d un relevé d emploi Vous devez émettre un RE modifié lorsque vous devez changer, corriger ou mettre à jour les renseignements d un RE déjà émis. Si vous devez modifier les renseignements d un RE déjà émis, il importe peu quand le RE original a été émis. La loi ne prévoit aucun délai à cet effet. Il est recommandé que les RE soient modifiés en utilisant la même méthode qui a été utilisée pour soumettre les RE initiaux. Par exemple, si le TAP a été utilisé pour soumettre un RE, l'employeur devrait aussi utiliser le TAP pour modifier ce dernier. 18
Modification d un relevé d emploi - suite Si vous modifiez un RE afin de déclarer un règlement et que vous soupçonnez qu un employé pourrait avoir reçu des prestations d assurance-emploi pendant la même période, vous devez nous contacter afin d obtenir le montant du trop-payé de l assurance-emploi. Ce montant doit être remis au Receveur général et la solde à l employé. Afin de déterminer le montant du trop-payé, veuillez nous contacter au 1-800-206-7218 (français : 1-800-808-6352). Règle sans lacune de plus de 30 jours La règle sans lacunes de plus de 30 jours s applique aux travailleurs à temps partiel, sur appel ou occasionnels. Un RE doit être émis si l employé n a pas travaillé ou a subi un arrêt de rémunération assurable pendant plus de 30 jours. Ceci réduit le fardeau de devoir émettre un RE quand ces genres de travailleurs ont un arrêt de rémunération de sept (7) jours ou plus et réduit le nombre d appels à effectuer pour obtenir des renseignements détaillés auprès des employeurs. Un RE doit quand même être émis si 1) l employé en fait demande et s il avait un arrêt de rémunération, 2) l employé n est plus sur la liste d emploi actif, ou 3) si Service Canada en fait demande. 19
Assistance pour employeurs Centre de services aux employeurs Contexte Service Canada administre plus de 50 offres de services aux employeurs. Ces offres de services ont toujours été offertes par des points de contact individuels, tant à l échelle locale que nationale. Exemple : Il y avait plus de 100 numéros de téléphone locaux et sans frais à Service Canada pour offrir du soutien aux employeurs concernant les RE. Les employeurs ont indiqué qu ils aimeraient obtenir des renseignements complets et exacts au sujet des programmes de Service Canada sans avoir à composer de multiples numéros de téléphone. Solution : Le Centre de services aux employeurs (CSE) améliore les services aux employeurs en livrant les offres de service les concernant au moyen d un seul point de contact accessible et national. 20
Centre de services aux employeurs Historique Le CSE a été lancé le 27 juin 2011. Le réseau du CSE, qui comptait au départ deux emplacements, en compte maintenant trois : Bathurst (N.-B.), Sudbury (ON) et Vancouver (C.-B.). Le CSE offre un service à l échelle nationale de 7 h à 20 h (heure de l Est). Le CSE a répondu à plus de 1 million d appels jusqu à maintenant. En moyenne, le CSE répond à près de 2,000 appels quotidiennement. Centre de services aux employeurs Premières offres de services Le CSE a été lancé avec les six offres de service suivantes : Conseils et orientations sur le RE; Soutien concernant le RE Web; Commandes de RE; Soutien lié au portail Passerelle de données pour le Travail partagé; Soutien lié au portail Passerelle de données pour le Système automatisé de données sur la rémunération (SADR); Soutien lié au portail Passerelle de données pour le Programme d avis d embauche (PAE). ESC1 21
Slide 42 ESC1 Translation doesn't seem right Charbonneau, Eve-Sophie M [NC], 5/28/2013
Centre de services aux employeurs Avantages Le CSE est le point de contact unique pour les demandes de renseignements par téléphone des employeurs et il simplifie l accessibilité aux programmes pour les employeurs. Le CSE livre une multitude d offres de service. L intégration de ces offres permet de regrouper les services offerts aux employeurs. La consolidation des demandes de renseignements des employeurs par téléphone au CSE facilite la standardisation de la formation des employés des centres d appels et des documents de référence. Ceci permet d offrir des services uniformes et de haute qualité aux employeurs. Centre de services aux employeurs Prochaines étapes Le CSE cherche toujours à améliorer la qualité et l accessibilité des offres de service qu il livre présentement de façon à maximiser la résolution des demandes de renseignements des employeurs dès le premier appel. De plus, le CSE analyse et évalue les services qu offre Service Canada aux employeurs et intégrera ceux qui créent une synergie et qui procurent des avantages aux employeurs. La prochaine offre de service qui sera administrée par le CSE est le Programme des travailleurs étrangers temporaires. Il sera pleinement mis en œuvre pour les régions de l Ontario, de l Ouest et de l Atlantique d ici le 1 er août 2013. Le CSE continuera ensuite d évaluer son modèle de service à la clientèle, et la meilleure façon de soutenir des offres de service supplémentaires. Ceci comprend un examen de la plate-forme téléphonique actuelle du CSE. 22
Assistance pour employeurs Consultez nos pages Web : RE Web: http://www.servicecanada.gc.ca/reweb Remplir le RE: http://www.servicecanada.gc.ca/fra/ae/employeurs/re_guide.shtml ou Communiquez avec le Centre de services aux employeurs Téléphone : 1-800-367-5693 ATS : 1-855-881-9874 Ouvert de 7 H à 20 H (Heure de l Est) Questions! 23