QuadraPAIE Gestion et saisie des Congés Payés (Mai 2007) Sommaire 1. INTRODUCTION REGLES DE BASE (SIMPLIFIEES)...2 1.1 DEFINITION JOURS OUVRABLES / JOURS OUVRES...2 1.2 DECOMPTE DES CONGES PAYES PRIS...2 Gestion en jours ouvrables...2 Gestion en jours ouvrés...2 1.3 INDEMNITE DE CONGES PAYES...3 Maintien de salaire...3 Règle du dixième...3 1.4 DEDUCTION DE L ABSENCE CONGES PAYES...3 2. CALCUL ABSENCE ET INDEMNITE CP DANS QUADRAPAIE...4 2.1 DEDUCTION DE L ABSENCE CONGES PAYES...4 Gestion en heures...5 Gestion en jours...5 2.2 NEUTRALISATION DE LA DEDUCTION POUR ABSENCE : L ARBITRAGE...5 L arbitrage...6 Manuel...6 Automatique...6 3. PARAMETRES QUADRAPAIE POUR L'AFFICHAGE DU BULLETIN...7 3.1 AFFICHAGE DU CADRE CONGES PAYES DANS L EN-TETE DU BULLETIN...7 3.2 PRESENTATION DU BULLETIN EN CAS DE PRISE DE JOURS DE CONGES PAYES...7 QuadraPaie, Gestion et saisie des Congés Payés QP_ CP.doc 1/7
1. Introduction Règles de base (simplifiées) Tout salarié qui travaille au moins 1 mois chez le même employeur sur une même période de référence (01/06/N au 31/05/N+1 ) ouvre son droit à congé. Chaque mois les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables (ou 2,0833 jours ouvrés, arrondis à 2,08 dans quadrapaie). Tous les salariés acquièrent le même nombre de jours qu ils soient à temps complet ou à temps partiel. 1.1 Définition jours ouvrables / jours ouvrés Jours ouvrables : Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Jours ouvrés : en général Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi (soit 6 jours par semaine) (soit 5 jours par semaine) Les congés payés sont acquis sur une période de référence et ne peuvent être pris que sur la période de référence suivante. (Depuis la loi Aubry il est possible de prendre ces CP dès leur acquisition sans attendre la période de référence suivante, mais cela n est possible que si la convention collective le prévoit ) 1.2 Décompte des congés payés pris GEESSTTI IIOONN EENN JJOOUURRSS OOUUVVRRAABBLLEESS Lorsque des congés payés sont pris, le premier jour décompté est le premier jour normalement travaillé dans l entreprise par le salarié. Le dernier jour décompté est la veille du jour de reprise (sauf si la veille est un dimanche ou un jour férié, dans ce cas on s arrête au dernier jour ouvrable). Tous les jours sont décomptés sauf le dimanche quel que soit le rythme de travail du salarié (donc même s il est à temps partiel et même s il travaille le dimanche). GEESSTTI IIOONN EENN JJOOUURRSS OOUUVVRREESS Lorsque des congés payés sont pris, le premier jour décompté est le premier jour normalement travaillé dans l entreprise par le salarié. Le dernier jour décompté est la veille du jour de reprise (sauf si la veille est un dimanche ou un jour férié, dans ce cas on s arrête au dernier jour ouvrable). Tous les jours sont décomptés sauf le samedi et le dimanche quelque soit le rythme de travail du salarié (donc même s il est à temps partiel et même s il travaille le samedi et/ou le dimanche). Attention : Dans QuadraPaie on ne décompte jamais les samedis, même si légalement le deuxième jour non ouvré peut être un autre jour que le samedi. QuadraPaie, Gestion et saisie des Congés Payés QP_ CP.doc 2/7
1.3 Indemnité de congés payés Il y a deux méthodes possibles, et légalement l employeur doit choisir celle qui est la plus favorable au salarié. MAAI IINNTTI IIEENN DDEE SSAALLAAI IIRREE Rémunération que le salarié aurait perçu s il avait continué à travailler au lieu de partir en congés. La base du salaire à maintenir comprend les même éléments de rémunération que ceux retenus pour la règle du 1/10 ème. Il convient de se référer au salaire de la période immédiatement antérieure au départ en CP pour calculer ce maintien de salaire. REEGGLLEE DDUU DDI IIXXI IIEEMMEE Les 30 jours ouvrables de CP, ou les 25 jours ouvrés, correspondent à 10% de la rémunération totale perçue par le salarié du 01 juin au 31 mai de l année de référence (ou du 01 avril au 31 mars de l année de référence si cotisation à une caisse de CP). Composition du salaire brut pris en compte : - salaire de base - majorations heures supplémentaires dimanches fériés - indemnité de CP de l année précédente - Avantages en nature - Pourboires Sont exclus : - remboursements de frais remboursements de frais que le salarié n a pas à engager quand il est en vacances ou qui correspondent à un risque ou un inconvénient cessant en période de repos. - Les primes à périodicité annuelle : intéressement participation - 13 ème mois - Les sommes versées par l employeur à titre précaire et révocable, à savoir les gratifications au sens exact du terme. 1.4 Déduction de l absence congés payés Il existe 5 méthodes de déduction des absences pour congés payés. les 30 ème => Dans ce cas tous les jours comptent, càd qu on procède à un décompte calendaire, il faut donc saisir 7 jours si le congé dure 1 semaine. les 26 ème => Dans ce cas seuls les jours ouvrables sont décomptés. les 21.66 ème => Dans ce cas seuls les jours ouvrés sont décomptés. par rapport aux heures moyennes travaillées sur le mois (151.67h) ou paiement des heures effectuées si plus favorable => l utilisateur doit insérer et renseigner les heures réelles travaillées si ce nombre est plus favorable par rapport aux heures réelles travaillées sur le mois (nbre de jours x horaire p/jour) => heures théoriques saisies Le type de déduction : Jours ou heures est à sélectionner dans le paramétrage dossier établissement / onglet 3 Paie cadre Congés payés. QuadraPaie, Gestion et saisie des Congés Payés QP_ CP.doc 3/7
2. Calcul absence et indemnité CP dans QuadraPaie Lors de la création d un dossier de paie il convient de préciser le type de gestion choisi dans "Paramétrage", choix "Dossier/établissement", onglet "3 Paie", cadre "Saisie des congés payés" : - jours ouvrables : du Lundi au samedi de ce fait le nombre de jours de congés payés acquis chaque mois doit être de 30 jours Option cochée par défaut - jours ouvrés : du lundi au vendredi de ce fait le nombre de jours de congés payés acquis chaque mois doit être de 25 jours Le nombre de jours de congés payés acquis chaque mois peut aussi être paramétré salarié par salarié au menu "Paramétrage", choix "Employés", chapitre "Généralité", section "Congés payés RTT", cadre "Droit aux congés payés". De plus le nombre de jours de congés payés d ancienneté acquis sur l année par un salarié peut aussi être paramétré salarié par salarié dans le menu "Paramétrage" choix "Employés" chapitre "Généralité" section "congés payés RTT" cadre "droit aux congés payés". de préciser si vous souhaitez ou non conserver l historique des dates de prise de congés, dans "Paramétrage", choix "Constantes Entreprise", onglet "Calcul bulletin", cadre "Congés payés en saisie bulletin" : - Méthode de saisie classique : lors de la prise de congés payés, en saisie bulletin, il suffit de saisir le nombre d heures ou de jours pris. Si vous désirez, conserver cette méthode mais avoir un suivi des dates de prise de congés, il convient alors de saisir ces conges payés dans le menu "Social" choix "Saisie des congés payés et absence", dans ce cas lors de l entrée en saisie bulletin sur le salarié concerné les congés payés saisis arrivent automatiquement avec le nombre de jours correspondant à la saisie dans le menu social. - Méthode avec conservation de l historique :lors de la prise de congés payés en saisie bulletin, en utilisant la touche "entrée" sur la ligne congés payés, une fenêtre de saisie des congés payés s ouvre. Il convient de saisir dans cette fenêtre les dates de début et fin de prise des congés payés, et le logiciel calcule le nombre d heures et de jours correspondants, tout en laissant la possibilité de modifier ces valeurs calculées par le logiciel. Option cochée par défaut 2.1 Déduction de l absence congés payés Il est possible de choisir entre une gestion en heures ou une gestion en jours pour la déduction de l absence. Ce choix se fait dans "Paramétrage", choix "Dossier\établissement", onglet "3 Paie". Il est aussi possible de modifier ce choix salarié par salarié au menu "Paramétrage", choix "Employés", chapitre "Généralité", section "Congés payés RTT", cadre "Saisie des absences congés payés". QuadraPaie, Gestion et saisie des Congés Payés QP_ CP.doc 4/7
GEESSTTI IIOONN EENN HHEEUURREESS Le logiciel déduit l absence en heures au taux horaire absence congés payés et au taux horaire majoré pour les heures supplémentaires majorées. Taux horaire absence CP = taux absence + [(primes qui entrent dans taux horaire absence CP proratisées par rapport aux H trav) / Nombre d heures travaillées ] + [(primes qui entrent dans taux horaire absence CP proratisées par rapport H Normales) / Nombre d heures normales ] par rapport aux heures moyennes travaillées sur le mois (151.67h) ou paiement des heures effectuées si plus favorable => l utilisateur doit insérer et renseigner les heures réelles travaillées si ce nombre est plus favorable par rapport aux heures réelles travaillées sur le mois (nbre de jours x horaire p/jour) => heures théoriques saisies GEESSTTI IIOONN EENN JJOOUURRSS Le logiciel déduit l absence en jours, avec un taux journalier t/q : Taux journalier = (salaire de base + heures majorées ) / Base CP s il n y a pas de CP pris sur le mois. Résultat de l arbitrage s il y a des jours de CP pris sur le mois courant et utilisation de l arbitrage. La zone "Base CP" de l onglet "3- Paie"- de la fiche dossier/établissement doit être paramétrée comme cidessous : en 30 ème => Paramétrage Quadrapaie : Dossier établissement : Onglet 3 : Paie base CP = 30 (Pas de calcul automatique des jours de congés payés de la part de QuadraPaie) en 26 ème =>Paramétrage Quadrapaie : Dossier établissement : Onglet 3 : Paie base CP = 26 Dans ce cas seuls les jours ouvrables sont décomptés. en 21.66 ème =>Paramétrage Quadrapaie: Dossier établissement : Onglet 3:Paie base CP= 21,66 Dans ce cas seuls les jours ouvrés sont décomptés. Attention : Si le solde des congés payés N et N-1 est insuffisant, lors de la prise de congés payés, des congés sans solde sont créés automatiquement avec comme type absence, celui sélectionné au menu "Paramétrage", choix "Constantes Entreprise", onglet "Divers", cadre "Contrôle automatique des CP". Si l'option "Avec anticipation" est cochée, seul le solde N-1 est vérifié. 2.2 Neutralisation de la déduction pour absence : L arbitrage Lors de la prise de congés payés certaines personnes, ne mettent qu un commentaire pour informer de la prise de congés, sans pour autant modifier le bulletin. Pour utiliser cette méthode, il faut soit insérer un commentaire en précisant les dates des congés pris, soit saisir les congés pris au menu "Social", choix "Saisie des congés payés et absence" et vérifier qu'au menu "Paramétrage", choix "Constantes Entreprise", onglet "Calcul Bulletin", cadre "Absences extra bulletin", la case "Commentaire" est bien cochée pour qu aucune déduction n apparaisse sur le bulletin. A l inverse, si vous souhaitez procéder à une diminution de salaire pour prise de congés qui sera compensée par l indemnité de congés payés, vous devrez utiliser l arbitrage. QuadraPaie, Gestion et saisie des Congés Payés QP_ CP.doc 5/7
LL AARRBBI IITTRRAAGGEE L arbitrage consiste en la comparaison des deux méthodes de calcul de l indemnité de Congés Payés à savoir, la règle du dixième et celle du maintien de salaire. Le logiciel procèdera à une diminution de salaire, puis ajoutera le montant de l arbitrage, dans un libellé B (mis dans le plan de paye du salarié, ou si dossier type et arbitrage automatique inséré automatiquement par le logiciel (BQCP)) qui a comme règle de détermination de la base : "Arbitrage". Il va de soi, que la comparaison des deux méthodes n est valable que si le montant de la provision congés payés dans les cumuls du salarié est renseignée et correcte. Le recours à l arbitrage peut être manuel ou automatique. MAANNUUEELL En saisie bulletin lors de la saisie de CP, utiliser le bouton <Arbitrage>. Il sera alors nécessaire de renseigner le nombre d heures et de jours correspondants aux congés pris, puis de sélectionner la méthode (conservation du salaire ou dixième) choisie. AUUTTOOMMAATTI IIQQUUEE La gestion de l arbitrage se fait dans le menu "Paramétrage", choix "Constantes Entreprise", onglet "Calcul bulletin", cadre "Gestion arbitrage automatique des CP". Lors de la saisie du bulletin, il sera toujours possible de vérifier les valeurs qui apparaissent automatiquement dans la fenêtre appelée par le bouton <Arbitrage> mais il ne sera pas possible de les modifier. Le choix de la méthode d abitrage peut aussi être paramétré salarié par salarié dans le menu "Paramétrage", choix "Employés", chapitre "Généralités", section "Congés payés RTT", cadre "Méthode arbitrage auto". QuadraPaie, Gestion et saisie des Congés Payés QP_ CP.doc 6/7
3. Paramètres Quadrapaie pour l'affichage du bulletin Au niveau de l affichage des informations relatives au bulletin, différentes options sont disponibles. 3.1 Affichage du cadre congés payés dans l en-tête du bulletin Lors de l édition du bulletin, si vous utilisez un modèle de bulletin Quadratus, un cadre récapitulant les congés acquis pris ainsi que le solde, pour la période de référence en cours et la période précédente. Si vous ne souhaitez pas que ce cadre s affiche il faut décocher la zone "Mention congés payés" dans le menu "Paramétrage" choix "constantes entreprise" onglet "Edition bulletin" La zone "Mention congés payés" peut aussi être paramétrée salarié par salarié dans le menu "Paramétrage" choix "Employés" chapitre "Généralité" section "congés payés RTT" cadre "droit aux congés payés" 3.2 Présentation du bulletin en cas de prise de jours de congés payés Lors de la prise de jours de congés payés, le logiciel affiche par défaut une ligne contenant : - En libellé : les dates du congé (si conservation de l historique) ou l intitulé congés payés - En taux : la valorisation d une journée de congés payés - En base : le nombre de jours de congés pris - En gain : la valorisation des jours de congés payés pris. Cette ligne n apparaît qu à titre indicatif et n a pas à être ajoutée ou déduite dans le calcul du bulletin. De ce fait il est tout à fait possible de demander que cette ligne ne s édite pas, en décochant la case "Valorisation CP/Bulletin" dans le menu "Paramétrage" choix "Constantes entreprise" onglet "Edition bulletin". Attention : la ligne apparaîtra toujours à l écran dans la saisie bulletin. Ce n est qu à l édition qu elle n apparaîtra plus. QuadraPaie, Gestion et saisie des Congés Payés QP_ CP.doc 7/7