LA MÉTHODOLOGIE Choisir une solution informatique pour le traitement de la paye implique de respecter une méthodologie de travail afin de pouvoir comparer efficacement les différents produits existants sur le marché (nous en avons dénombrés plus de 500), et surtout de déterminer la solution la plus adaptée aux besoins présents et futurs de l entreprise. Nous proposons ici un cheminement éprouvé par la pratique et l expérience, qui peut servir de fil conducteur aux entreprises désireuses de mettre en place un nouveau système de paye. 1 re phase : créer un groupe de consultation et de travail Afin d éviter une dichotomie entre le cahier des charges établi préalablement à toute négociation commerciale et l analyse ultérieure effectuée lors de la mise en place, il est nécessaire de réunir un groupe de réflexion, au sein l entreprise. Selon la culture et les habitudes internes, ce groupe sera soit consultatif, soit il aura pour vocation de choisir le logiciel, et de suivre sa mise en place. En tout état de cause, sa mission principale est d élaborer le cahier des charges. Ce groupe de consultation (quelle que soit la terminologie employée) doit comporter l ensemble des personnes concernées par le sujet : le décisionnaire (celui qui signera le contrat commercial avec le prestataire) ; le ou les utilisateurs (techniciens de la paye, gestionnaire du personnel ) ; un comptable ; le responsable informatique ou la personne responsable de la mise en place technique du projet. 2 e phase : définir besoins et contraintes Les besoins Il est tout d abord nécessaire de «mettre à plat» les raisons du changement de logiciel pour les intégrer dans le choix de la nouvelle solution paye. La définition des besoins semble être une évidence et pourtant de nombreuses entreprises ne prennent pas mesure de l enjeu du problème. Plusieurs niveaux peuvent être définis : Le calcul de la paye stricto sensu : à ce niveau, la solution paye a pour vocation de n être qu une calculette performante permettant l édition du bulletin et le calcul du montant du règlement dû au salarié. À cette fonction sont néanmoins liés de nombreux travaux associés, répétitifs et sans aucun apport de valeur ajoutée. Le pilotage de l entreprise sur le plan humain : le système informatique de la paye constitue, de fait, une formidable base de données pouvant permettre le suivi de certains indicateurs. L entreprise peut avoir en effet besoin de tableaux de bord permettant de connaître les taux de turn-over ou de l absentéisme, de suivre l évolution de la rémunération, de gérer participation et intéressement, etc. La définition de la stratégie de l entreprise : sur la base d un existant défini par les données du fichier de la paye, le chef d entreprise peut élaborer des simulations pour l aider à déterminer sa stratégie en terme d emplois ou de politique salariale.
Les contraintes Les contraintes sont nombreuses et très diversifiées. On peut citer : Les contraintes législatives ou réglementaires sont propres à toutes les entreprises employant un salarié sur le territoire national. La plupart des logiciels de paye ont intégré depuis longtemps ce type de contrainte : calcul des heures supplémentaires, des congés payés (règle du 10 e ou du maintien de salaire etc.). Les contraintes conventionnelles ont pour source les conventions collectives, les accords internes d entreprises, les usages de la profession. À noter : certains logiciels sont dédiés à des activités particulières et tiennent donc compte des spécificités de la profession (bâtiment, agriculture, restauration, transports routiers ). Les contraintes propres à l entreprise, issues de décisions en terme de gestion ou d administration du personnel prises au fil des années et parfois par des personnes différentes. Les contraintes humaines. Les contraintes de matériels. 3 e phase : rédiger le cahier des charges L élaboration du cahier des charges est le point clé dans la procédure du choix du logiciel de paye. Considéré comme un document précontractuel, il permet en outre de souligner et de matérialiser le type de produit nécessaire à l élaboration de la paye de l entreprise. L objectif du cahier des charges Le cahier des charges a pour objectif de souligner les besoins et contraintes de l entreprise dans le domaine de la paye. L éditeur de logiciel ou le prestataire de services élaborera sa proposition commerciale tant à partir de ce document, que des différentes réunions commerciales avec son prospect. Certaines entreprises d ailleurs n hésitent pas à annexer le cahier des charges au contrat qui sera signé. Il n existe naturellement aucun modèle, ni aucune prescription en matière d élaboration du cahier des charges. Les règles d or à respecter L éditeur de logiciel ou le prestataire de services doit pouvoir rédiger sa proposition commerciale à partir du cahier des charges. Ce dernier peut donc être aussi considéré comme une «check-list» ou un aide mémoire servant à cerner besoins et contraintes en la matière, avant de servir ultérieurement de support au dossier d analyse. Clarté et précision Ayant pour objectif de définir les besoins et contraintes de l entreprise dans le domaine de la paye, le cahier des charges doit être aussi clair et précis que possible. Néanmoins, il est également important de ne pas donner une quantité excessive d informations ou de détails qui pourrait égarer le lecteur et lui donner inutilement le sentiment d une paye complexe. D autant qu il ne faut pas oublier qu après la signature du contrat commercial, une analyse préalable du réglementaire sera nécessaire pour l installation et le paramétrage du logiciel : lors de cette phase seront données toutes les informations utiles pour le calcul de la paye (taux de cotisations, calcul détaillé des primes et indemnités ).
Ne mentionner que les spécificités de la paye de l entreprise Il n est pas nécessaire de rappeler dans le cahier des charges toutes les règles légales que le logiciel doit intégrer par défaut. En revanche, l employeur se doit de vérifier si ces règles ont bien été prises en compte par le produit qu il souhaite acquérir au moment de son choix. N indiquer que le choix de l employeur en cas d option offerte par la loi Parfois, les textes légaux ou réglementaires laissent une option à l employeur. Ainsi le calcul du 10 e pour les congés payés peut légalement s effectuer à chaque prise de congés, ou une fois par an à la clôture de la période de référence. Ce choix doit être par conséquent indiqué dans le cahier des charges. Le contenu du cahier des charges Le cahier des charges doit contenir les éléments nécessaires et suffisant pour déterminer les besoins et contraintes de l entreprise en ce qui concerne le calcul de sa paye. Par conséquent, quelle que soit la forme ou la présentation du cahier des charges, ce dernier contiendra notamment : la présentation de l entreprise : les raisons conduisant à la modification du système informatique de la paye, son activité, ses projets ; la description de sa population ; les calculs de paye spécifiques à l entreprise (paramètres de calculs) : brut, cotisations, primes et indemnités non soumises ; les besoins en terme d édition ; les besoins en terme de calculs périphériques à la paye ; les besoins postpaye. 4 e phase : rechercher l offre correspondant aux besoins Le choix de la solution est directement lié au cahier des charges établi au préalable. Les solutions possibles Le décisionnaire devra tout d abord opter entre les formules existantes dont chacune présente des avantages et inconvénients : Le logiciel «maison» en général choisi par de grandes entreprises ou des SSII qui disposent de ressources informatiques importantes. La direction informatique de l entreprise est alors le prestataire de services du service paye. L achat d un logiciel, élaboré par un éditeur spécialisé, qui permet d effectuer tous les calculs habituels de la paye. Certains logiciels ont une spécialité par activité. Le paramétrage initial est effectué en général par le client lui-même, avec ou sans l aide de l éditeur (ils peuvent tourner soit sur gros système, soit sur microordinateur). Il en existe une grande variété et le choix s effectuera en fonction des besoins définis dans le cahier des charges. L achat d un progiciel intégré permettant de traiter plusieurs fonctions différentes dans l entreprise, en plus de la paye, sur un même logiciel : devis, commandes, facturation, comptabilité L infogérance ou la sous-traitance informatique : en choisissant cette solution l entreprise se dégage de toute charge en ce qui concerne le traitement de la paye.après un paramétrage établi avec l entreprise, le prestataire assure le traitement de toute la chaîne de production de la paye, en fonction des données du mois communiquées par un membre du service du personnel.
La prise en compte d éléments objectifs Le choix définitif s effectuera en fonction d éléments objectifs : les capacités du logiciel en terme d édition : peut-il éditer directement le bordereau récapitulatif des cotisations (ou la DUCS), l attestation ASSEDIC, l attestation de salaire en cas de maladie du salarié? les automatismes de calcul proposés ; le paramétrage possible en cas d accord sur la réduction et l aménagement du temps de travail dans l entreprise (suivi des heures supplémentaires selon leurs catégories, du repos compensateur légal ou de remplacement par salarié ) ; les possibilités d extraction pour l utilisation des données de la paye à des fins statistiques ; les engagements de maintenance légale ; le coût de l investissement ; le coût d exploitation. Remarque : la convivialité du logiciel est un élément relativement subjectif, mais fondamental du choix final, en particulier pour l utilisateur.
Fiche 2 : L entreprise DÉFINITION D UN CONTEXTE Le cahier des charges doit commencer par présenter l entreprise et expliquer les raisons ayant motivé la décision du changement du logiciel de paye. En effet, ces deux points sont particulièrement liés et constituent les justifications profondes de la démarche de l employeur. Son activité Il est primordial de commencer par indiquer la nature de l activité de l entreprise : une paye dans le bâtiment ne sera pas administrée de la même manière que dans le secteur agricole ou bancaire. La description de l activité de l entreprise et l indication de la convention collective éventuellement applicable permettent donc de donner au prestataire de services ou à l éditeur de logiciel une indication précieuse et lui offrent la possibilité de proposer immédiatement le produit adapté. Certains éditeurs de logiciels se sont spécialisés dans un certain type d activité et proposent des logiciels spécifiquement dévolus à certains secteurs. L employeur en tire pour avantages que la veille juridique sera orientée sur l activité concernée, et les calculs seront parfaitement adaptés aux exigences légales ou conventionnelles. D autres éditeurs ont choisi de proposer aux employeurs une structure commune (constituée par les calculs minimum applicables à toutes les payes réalisées sur le territoire national) et des «modules spécialisés» par activité. Les avantages sont les mêmes que précédemment et, de plus, l employeur concerné par des activités multiples pourra adapter son logiciel en conséquence. Enfin, il existe un grand nombre de logiciels de type «généraliste» pouvant être programmés et adaptés à tout type d activité. Cette catégorie présente l avantage de bénéficier d une personnalisation très poussée et s adapte à un grand nombre de besoins. Sa structure : multisociétés ou multiétablissements Les entreprises comportant plusieurs sociétés ou plusieurs établissements ne sont pas seulement le fait de grands groupes : certaines PME peuvent avoir un établissement spécifique pour le siège et un atelier ou une usine situé sur un autre site. D autres entreprises ont délégué à une «holding» le soin d effectuer la gestion administrative et financière d une seconde société, faisant partie du même groupe. La gestion de la paye centralisée nécessite de distinguer techniquement les différentes entités et/ou établissements, d autant que bien souvent les calculs en paye sont différenciés selon ceux-ci. Exemple : certains taux de cotisations (accidents du travail,...) ne sont pas toujours identiques selon les établissements, parfois des conventions collectives différentes peuvent s appliquer selon les entités, ou, en cas d absorption d une entreprise, des avantages acquis peuvent subsister sur une population de salariés et pas sur l autre, etc. Tous les logiciels ne savent pas effectuer ces calculs sur une même application, rendant la gestion de la paye au quotidien peu souple et parfois même terriblement compliquée (en particulier quand un salarié est muté d un établissement ou d une société à l autre, ou lorsque qu il s agit d effectuer deux consultations informatiques successives sur deux établissements ou sociétés différentes). Il convient donc d indiquer dans le cahier des charges : le nombre de sociétés et/ou d établissements ; le nombre de salariés par société et/ou par établissement ; le nombre total de salariés ; la convention collective applicable par société et/ou par établissement.
Fiche 2 : L entreprise En tout état de cause, si l employeur est «mono-société» et «mono-établissement», il est nécessaire de le mentionner ainsi que le nombre total de salariés et la convention collective applicable. Historique du changement Nécessité de résumer l historique dans le cahier des charges Il est nécessaire de «mettre à plat» les raisons du changement de logiciel pour les intégrer dans la nouvelle solution paye. On peut notamment citer : la future mise en place des 35 heures, le passage à l euro, l incapacité du logiciel actuel à automatiser certaines fonctions ou traitements, la nécessité de faire assurer la maintenance du logiciel par l utilisateur, l évolution juridique, commerciale et/ou sociale de l entreprise, le développement de la politique de gestion des ressources humaines, la réorganisation du service du personnel, le coût de l ancien système. La paye est de loin la fonction la plus anciennement informatisée dans l entreprise. L informatique a en effet pour tâche de prendre en charge les travaux fastidieux à exécuter manuellement, et dont le volume est proportionnel au nombre de salariés employés dans l entreprise. Le système informatique en place peut ne pas répondre à une attente de l entreprise, confirmé par une «étude de l existant» préalable. L étude de l existant peut être réalisée de façon informelle (il s agit alors du simple constat effectué par les utilisateurs du logiciel en place de son incapacité à effectuer certaines opérations) ou être formalisée par un rapport détaillé, listant les points faibles du logiciel en place, réalisée par l un des utilisateurs. Obsolescence du logiciel en place Mise en place des 35 heures L obsolescence du logiciel en place peut se révéler au travers de la mise en place dans l entreprise de la loi sur les 35 heures. Celle-ci est en effet une occasion de revoir l organisation du temps de travail dans l entreprise. La mise en place d accords parfois complexes a un impact sur le système de paye selon qu il est décidé ou non de lui confier la gestion du compte épargne-temps, de la modulation du temps de travail (au travers de l édition «d états de suivi»), etc. Passage à l euro De même, le passage à l euro peut être décisif sur le choix de changer une solution paye, si l ancien système n est pas apte à intégrer le changement. Désengagement du service informatique Dans certaines circonstances, le désengagement du service informatique peut avoir pour effet de reporter sur les techniciens de la paye la gestion informatique du logiciel de la paye. Or d une part cette situation crée une charge de travail supplémentaire et, par ailleurs, les intéressés n ont pas forcément la compétence nécessaire pour mener à bien cette tâche. Dans ce contexte, la solution informatique choisie devra être d une maintenance soit aisée pour un non-initié, soit sous-traitée au prestataire.
Fiche 2 : L entreprise Évolution de l entreprise Évolution juridique et/ou économique Scission, absorption, fusion, développement de l activité commerciale et accroissement de l effectif peuvent entraîner une inadéquation du système informatique aux besoins de l entreprise.tous les logiciels ne sont pas capables en effet de gérer des conventions collectives différentes au sein d une même application, sont limités quant au nombre d éléments de rémunération ou ne peuvent prendre en compte de paramètres externes (comme le chiffre d affaires pour le calcul des commissions). Développement d une politique de gestion des ressources humaines Le développement d une politique de gestion des ressources humaines est souvent lié à cette évolution de l entreprise. Elle s accompagne généralement du besoin d un support informatique adéquat pour la gestion de carrière, des rémunérations, de l évolution de la masse salariale. Le support informatique nécessaire pour la réalisation de ces objectifs doit être susceptible de lui fournir les données de base servant d aide à la décision. Le système de la paye informatisée constitue la base de données idéale pour alimenter le ou les logiciels de gestion de ressources humaines : il contient en effet toutes les données de base relatives au personnel de l entreprise. Or tous les logiciels ne permettent pas une exploitation postpaye à des fins statistiques ou budgétaires. Réorganisation du service du personnel La réorganisation du service du personnel due à un départ en retraite, de l absorption d une filiale ou de l ouverture d un bureau à l étranger, par exemple, peut être la cause ou l occasion d un changement de la solution informatique pour le traitement de la paye. En effet, il peut se révéler notamment plus efficace pour l entreprise en général et le service du personnel en particulier : de réaliser la paye en réseau ; de collecter les données de la paye via un intranet, une badgeuse ou des terminaux décentralisés ; de donner aux techniciens la possibilité de gérer la paye par sous-base : catégorie, établissement ou activité, afin de faciliter la répartition du travail ; d automatiser certaines fonctions ou éditions, afin de libérer le service du personnel des tâches répétitives et fastidieuses, et lui dégager ainsi du temps pour d autres travaux. Employeurs situés dans l Est de la France Si l entreprise est située en Alsace-Moselle des particularités dans le traitement de la paye sont à signaler. On peut citer notamment : En ce qui concerne la maladie, l indemnisation de l employeur débute le 1 er jour de l arrêt ; La cotisation maladie salariale est supérieure à celle applicable dans les autres départements ; Le vendredi saint et le 26 décembre sont des jours fériés généralement chômés ; L auteur de la rupture du contrat de travail est toujours redevable d un préavis de six semaines, dont le terme coïncide avec la fin d un trimestre civil. Sont concernés : le personnel administratif, les commerciaux, techniciens et agents de maîtrise des entreprises industrielles et commerciales, ainsi que les personnes engagées pour des prestations de services d une catégorie plus élevée.