PROCEDURE DE CONDUITE D UN CONTROLE SUR PLACE

Date de mise en place : 02/01/2014 Date de dernière mise à jour : 02/12/2014 Disponible sur le site www.acifte.org INTRODUCTION PROCEDURE DE CONDUITE D UN CONTROLE SUR PLACE La présente procédure a pour but d exposer de façon synthétique les modalités d un contrôle sur place ainsi que les droits et les obligations des personnes contrôlées et des contrôleurs qui résultent, dans cette circonstance, des textes législatifs et réglementaires. Elle vise également à préciser les principes de bonne conduite suivis par les contrôleurs et les comportements attendus des personnes contrôlées. L ACIFTE, Analystes et Conseillers en Investissements, Finance et Transmission d'entreprise, est une association agréée par l Autorité des Marchés Financiers regroupant les Conseillers en Investissements Financiers (CIF) dits «haut de bilan». En application de l article 325-17 du Règlement Général de l Autorité des Marchés Financiers (RGAMF) : «L'association contrôle sur place chacun de ses adhérents au moins une fois tous les cinq ans. Le cas échéant, les contrôles délégués par l'amf à l'association en application de l'article L. 621-9 du code monétaire et financier sont pris en compte aux fins du présent alinéa.» Le pouvoir de contrôle de l ACIFTE est exercé par des contrôles sur place, pour assurer une analyse détaillée et approfondie de l activité de ses adhérents tout en appliquant un principe de proportionnalité pour distinguer les toutes petites structures des cabinets plus importants. Ce contrôle sur place n exclut pas la possibilité pour l association de demander à tout moment des pièces complémentaires suite au contrôle effectué ou à tout autre moment. I. LES CONTRÔLES SUR PLACE AU SEIN DU DISPOSITIF DE CONTROLE DE L ACIFTE I-1.Personnes susceptibles de faire l objet d un contrôle sur place Tous les adhérents ACIFTE régulièrement inscrits auprès de l ORIAS en tant que Conseiller en Investissement Financier (CIF) seront contrôlés a minima tous les 5 ans. 1

A titre exceptionnel et pour des motifs de gravité avérée dénonciation, plainte, demande AMF - le Secrétariat Général pourra procéder à des contrôles inopinés sur place des activités d'un CIF en dehors du planning de contrôle habituel I-2. Objet des contrôles sur place En collaboration avec la Commission de contrôle et de Déontologie (CCD) le Secrétaire général, à qui il appartient d «organiser les contrôles sur place» et de diligenter des contrôles supplémentaires ou demander des pièces complémentaires si besoin, détermine le programme annuel de contrôles et en informe en amont l Autorité des Marchés Financiers en s appuyant sur un calendrier prévisionnel. Les contrôles sur place visent à vérifier le respect par les personnes contrôlées des dispositions législatives et règlementaires qui leur sont applicables. Les contrôleurs évaluent la nature et la qualité des risques ou engagements portés par ces personnes et apprécient leur capacité à y faire face, s agissant notamment du respect de la règlementation. Ils examinent l adéquation de l organisation interne des personnes contrôlées à la nature de ses activités et de ses risques, évaluent les dispositifs de contrôle et de maîtrise des risques et vérifient le respect des règles destinées à assurer la protection de la clientèle et la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, ainsi que l adéquation des moyens et procédures mises en œuvre à cet effet. Les contrôles sur place porteront sur 6 dossiers clients dont 4 préparés par le CIF et 2 sélectionnés par le contrôleur sur place y compris si cela correspond à 100 % de l activité du CIF sur 5 années en privilégiant les exercices les plus récents (n, n-1 et n-2). En l absence de 6 dossiers du CIF sur 5 années, 100% des dossiers seront sélectionnés. II L ORGANISATION ET LES MOYENS DES CONTRÔLES SUR PLACE II-1. Les personnes chargées de la conduite du contrôle sur place sont des professionnels de la règlementation et sont indépendants. II-2. Les travaux d une mission de contrôle sur place, qui se déroulent notamment dans les locaux de la personne contrôlée, consistent à obtenir et analyser toutes informations utiles à l objet de la mission. A cette fin, elle peut se faire communiquer et vérifier tout document et a accès aux systèmes d informations de la personne contrôlée. Elle utilise le document d analyse joint en annexe 2 pour la conduite de la mission. III LES DROITS ET OBLIGATIONS RESPECTIVES DES CONTROLEURS ET DES CONTROLES III-1. Les pouvoirs et les obligations des contrôleurs III-1-1. Droit d accès aux locaux professionnels Afin de mener leurs investigations, les contrôleurs sur place ont un droit d accès aux locaux à usage professionnel de l entité et/ou la personne contrôlée. Ce droit d accès est indissociable du droit d effectuer des contrôles sur place. 2

III-1-2. Droit de se faire communiquer tout renseignement ou document Les contrôleurs sur place disposent d un droit de communication très étendu qui les autorise notamment à : - demander à la personne contrôlée tout renseignement, éclaircissement ou justification nécessaire à l exercice de leur mission ; - se faire communiquer et vérifier tous documents relatifs à la situation de la personne contrôlée et à toutes les opérations qu elle pratique, quel qu en soit le support : livres, registres, contrats, bordereaux, procès-verbaux, pièces comptables ; - en obtenir la copie, y inclus sous forme électronique afin notamment de pouvoir en faire une exploitation informatique ; - procéder aux vérifications en ayant accès aux outils et aux données informatiques utilisés par la personne contrôlée. III-1-3 Droit de s entretenir avec toute personne Les contrôleurs peuvent mener des entretiens avec tout dirigeant ou collaborateur de la personne contrôlée susceptible de fournir les renseignements et documents utiles aux investigations. A ce titre, les contrôleurs doivent avoir à leur disposition «le personnel qualifié pour leur fournir les renseignements qu ils jugent nécessaires». III-2. Les obligations des contrôleurs III-2-1 Confidentialité Les contrôleurs sont soumis à des obligations déontologiques au titre de leur contrat avec l ACIFTE. Ils ont tenus à une stricte confidentialité concernant les faits, actes et renseignements non publics dont les contrôleurs ont pu avoir connaissance à raison de leurs fonctions. III-2-2.Absence de conflit d intérêt Les contrôleurs veillent à éviter toute situation qui pourrait les placer en conflit d intérêt. Les règles déontologiques précisent à cet égard les règles à observer dans différentes circonstances auxquelles les contrôleurs sont susceptibles d être confrontés : en particulier, ils ne doivent recevoir aucun avantage indu dans le cadre de leurs rapports contractuels avec les personnes contrôlées y compris une invitation au restaurant, aucun cadeau ou avantage de nature à porter atteinte au libre exercice de leur mission, et ne peuvent acquérir et gérer directement ou indirectement des instruments financiers émis par une personne soumise au contrôle de l ACIFTE ou des produits qui en sont dérivés. L exercice d activités complémentaires est également encadré (par exemple la publication d un ouvrage, des activités d enseignement ou de formation). 3

Avant de lui confier un ordre de mission, le Secrétaire général de l ACIFTE s assure que la personne pressentie n est pas susceptible d être en conflit d intérêt avec la personne contrôlée ; aucune mission ne peut en particulier lui être confiée si elle a contrôlé ou conseillé la personne contrôlée dans les domaines liés à l objet de la mission au cours des trois années précédentes. III-3. Les droits et les obligations des personnes contrôlées III-3-1. Les droits des personnes contrôlées III-3-1-1. Etre informé du début des contrôles sur place Le Secrétaire Général de l ACIFTE informe par mail la personne contrôlée et propose deux dates, de son objet et du nom du contrôleur qui est en copie du mail. Si les dates proposées posent difficulté à l adhérent, le contrôleur propose d autres possibilités dans les 15 jours ouvrés suivant les premières propositions. III-3-1-2 Faire valoir ses observations sur le compte-rendu du contrôle Tout contrôle sur place donne lieu à la remise de grilles de contrôles en fin de rendez-vous récapitulant les points de non-conformité. La personne contrôlée a la possibilité de faire immédiatement et à ce moment-là des observations et/ou commentaires. III-4. Les obligations des personnes contrôlées III-4-1. Les personnes contrôlées doivent prendre les dispositions nécessaires pour permettre aux contrôleurs d exercer leur mission. III-4-2. Les personnes contrôlées doivent assurer la confidentialité des documents communiqués par l ACIFTE dans le cadre des contrôles et des suites. IV LES PRINCIPES DE BONNE CONDUITE D UN CONTROLE SUR PLACE IV-1. Les principes suivis par les contrôleurs IV-1.1. Comportement loyal et professionnel Les contrôleurs agissent avec loyauté et professionnalisme, dans le respect des lois, règlements et procédures professionnelles en vigueur. Dans leurs travaux de contrôle, ils se comportent avec courtoisie. Ils s attachent, dans la mesure du possible, à tenir compte des contraintes d exploitation de la personne contrôlée, sans nuire au bon déroulement de leurs investigations. IV-1.2. Transparence du processus d élaboration du rapport de contrôle. Le processus d élaboration du rapport vise à permettre à la personne contrôlée de faire part de ses observations lors du contrôle sur place. 4

IV-2. Le comportement attendu des personnes contrôlées Il est attendu des personnes contrôlées qu elles s organisent de manière à faciliter les investigations. Les dirigeants des entités contrôlées et leurs collaborateurs répondent avec diligence et loyauté aux demandes d entretiens et de renseignements qui leur sont adressées. Il est en particulier attendu que les personnes contrôlées transmettent très rapidement les documents et fichiers disponibles et qu elles répondent aux autres demandes d informations dans un délai raisonnable, convenu avec les contrôleurs, qui concilie les contraintes de la personne contrôlée et la nécessité de ne pas ralentir inutilement le déroulement du contrôle. Un comportement s écartant de ces principes est en effet susceptible de constituer un obstacle au contrôle. Les documents confidentiels mentionnant le nom d éventuels clients sont étudiés sur place par le contrôleur qui n en prend pas de copie pour garantir la confidentialité. Une liste des documents par le contrôlé sera annexée au questionnaire de contrôle. Les dirigeants et les collaborateurs des entités contrôlées veillent à adopter une attitude professionnelle, neutre et courtoise vis-à-vis des contrôleurs. V LES SUITES AUX CONTRÔLES SUR PLACE V-1 Grilles de contrôles Les suites des contrôles sont tracées sur la fiche de synthèse du contrôle.(cf annexe xxx) récapitulant les manquements observés et les propositions de mise en conformité au plus tard dans les 3 mois du contrôle. Le contrôlé a 3 mois à compter de la date du contrôle pour se mettre en conformité avec les observations effectuées par le contrôleur lors du rendez-vous sur place. Sauf cas exceptionnel, le suivi et l accompagnement de cette mise en conformité sont assurés par le contrôleur et le secrétaire général. Une première relance est effectuée au bout d un mois et une seconde au bout de deux mois le cas échéant. Un suivi des mesures correctrices demandées est effectué par le contrôleur dans un délai de 3 mois en tenant informé le Secrétaire Général. V-2 Rôle de la Commission de contrôle et de Déontologie (ou «CCD») Constituée de trois à six membres nommés par le Conseil d'administration, pour une durée de trois ans, avec un renouvellement par tiers, la CCD ne procède pas elle-même à des contrôles sur place. Elle se repose sur les travaux du Secrétariat Général, de ses constats et conclusions. Elle peut également diligenter des contrôles complémentaires à l issue de ces constats. La CCD peut être saisie à tout moment par le Secrétaire général pour une éventuelle sanction d un adhérent en cas de non mise en conformité suite à un contrôle. 5

Sur la base des travaux du Secrétariat Général, de ses constats et conclusions, qui sont présentés à la CCD a minima chaque trimestre, la CCD : 1/ prend acte des conclusions et de la clôture du contrôle 2/ le cas échéant, en cas de non mise en conformité dans le délai imparti, émet des propositions de sanction au Conseil d Administration sur la base du dossier constitué et après audition de la personne concernée fait des recommandations, notamment dans l'hypothèse où des sanctions seraient à envisager principalement en cas de refus de mise en conformité par le Membre V-3. L ouverture d une procédure de sanction (voir procédure de sanction) Lorsqu il relève de la part des personnes contrôlées un manquement à la réglementation qui leur est applicable, la Commission de Contrôle et de Déontologie peut ouvrir une procédure disciplinaire. Les sanctions encourues par les personnes poursuivies en cas de non-conformité sont mentionnées dans la procédure de sanction de l ACIFTE et sont : - L avertissement, - Le blâme - La radiation de l association. V-4. Reporting AMF A l issue de la campagne annuelle des contrôles, une synthèse devra être inscrite au Rapport annuel de l association et une réunion de restitution à l AMF pourrait être demandée. En tout état de cause les contrôles menés lors d un exercice N, doivent avoir été clôturés (y compris passage en Commission de Contrôle et de Déontologie si applicable) au plus tard le 31/05 N+1en vue du reporting à l AMF via le rapport annuel d activité. 6

ANNEXES : ANNEXE 1 Fiche de synthèse et suivi du contrôle ANNEXE 2 Grilles de contrôle ANNEXE 3 : Analyse dossier client 7