PROJET DE BONNE GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER COMME FACTEUR DE CROISSANCE (PROMINES) UNITE D EXECUTION DU PROJET ID Projet : P106982 IDA H589 ZR TF010744 Évaluation des compétences et des flux de travail et d information dans le cadre de la réforme du Secteur Minier 1. Contexte et justification TERMES DE REFERENCE Dans le but de renforcer la gouvernance du secteur des Mines et augmenter la contribution de celui-ci à l économie nationale, le Ministre des Mines a initié un Audit Institutionnel et Organisationnel du secteur. Pour la réalisation de cette tâche, le Cabinet International Price Waterhouse Coopers PWC a été recruté. Ce dernier a identifié les différents problèmes qui plombent l organisation, le fonctionnement et la performance de l Administration et des Services Spécialisés du Ministère des Mines à deux dimensions, à savoir : a) Dimension stratégique - L absence d une vision stratégique clairement définie et partagée ; - L absence des données géologiques actualisées ; - La coexistence de deux Cadres Organiques ; - L absence de cadre de collaboration formalisé entre les entités de l Administration des Mines, les autres Services et organismes de l Etat ; - Le privilège accordé aux tâches opérationnelles aux dépens de la planification stratégique et des partenaires stratégiques au niveau de l Administration Centrale du Ministère. b) Dimension organisationnelle - Les faiblesses sur les aspects de gestion des ressources humaines ; - Les doublons identifiés dans l organisation actuelle ; - La centralisation des tâches et des décisions ; - L absence de dispositif de contrôle interne ; - Le manque de moyens financiers et logistiques ; - La structure et les ressources organisationnelles peu adaptées aux défis du Ministère. Au regard de ce qui précède, l auditeur a formulé des recommandations qui se focalisent autour des axes ci-après : Le plan stratégique ; L optimisation de la gestion des Ressources Humaines ; L organisation et fonctionnement du Ministère des Mines ; La redynamisation de la gestion de l artisanat minier ; 1
L amélioration des conditions de travail de l Administration du Ministère et des Services Spécialisés ; L optimisation du dispositif de gestion financière du secteur des Mines. En ce qui concerne particulièrement la Cellule Technique de Coordination et de Planification Minière CTCPM, le Consultant a présenté trois options pour permettre à celle-ci de jouer convenablement son rôle d Organe de Conseil et d Etudes devant assister efficacement le Ministre des Mines, à savoir : la suppression de la CTCPM ; la fusion avec la Direction des Etudes et Planification de l'administration des Mines ; la reconversion de la CTCPM. En définitive, par sa lettre n CAB.MIN/MINES/01/0693/2014 du 16 avril 2014 adressée à Monsieur le Coordonnateur de la CTCPM, Son Excellence Monsieur le Ministre des Mines a demandé à la CTCPM de se réorganiser conformément à la troisième option, celle de sa reconversion de la CTCPM. 2. Objectifs 2.1. Objectif général Les présents Termes de Référence sont élaborés dans le but d appliquer les recommandations de l Audit du Cadre Institutionnel et Organisationnel réalisé par la Firme PWC en rapport avec la réforme de l Administration des Mines, la CTCPM comprise, notamment en ce qui concerne la définition des compétences. 2.2. Objectifs spécifiques : - Identifier le flux de travail et d information au sein de l Administration des Mines (le SAESSCAM compris) et de la CTCPM. Cette analyse devra être liée aux différentes fonctions et tâches que le Ministère aura besoins une fois que l organisation soi restructurée ; - Evaluer les compétences au sein de l Administration des Mines (le SAESSCAM compris) et de la CTCPM ; - Définir les profils et postes ; - Identifier les besoins de formation, au sein de l Administration des Mines (le SAESSCAM compris) et de la CTCPM à partir de l évaluation des compétences, de la définition des profils et des postes, et des fluxes de travail et d information identifiés. 3. Missions Le Consultant aura pour missions : 3.1. Pour l Administration des Mines (SAESSCAM compris) - Identification des flux de travail et d information ; - Réaliser un audit des compétences dans le secteur ; - Définir les fiches des postes ; - Recensement du personnel ; - Identification des compétences disponibles ; 2
- Identification de Nouvelles Unités ; - Elaborer un tableau de bord national de gestion de tous les agents de l Administration des Mines ; - Identifier les besoins de formation 3.2. Pour la CTCPM En application la lettre n CAB.MIN/MINES/01/0693/2014 du 16 avril 2014, de Son Excellence Monsieur le Ministre des Mines, Le Consultant aura pour missions : Etablir un état des lieux exhaustif de la CTCPM sur ses missions et son organisation et proposer des modifications y afférentes ; Faire des propositions sur les voies et moyens susceptibles de permettre à la CTCPM d exercer le leadership nécessaire à la coordination et à l harmonisation du secteur minier, vis-à-vis de ses partenaires ; Etudier un mécanisme qui permettra à la CTCPM d arriver non seulement à contrôler les réalisations des activités minières programmées, mais aussi centraliser et organiser une bonne circulation de l information du secteur minier ; Mesurer l adéquation des ressources humaines, matérielles et financières existantes par rapport aux missions dévolues à la CTCPM et suggérer les perspectives d avenir ; Faire une étude comparative dans le sens de l organisation et du fonctionnement au regard de certains bureaux d études qui ont les mêmes attributions en Afrique et ailleurs, et relever les meilleures pratiques à mettre en œuvre en RDC ; Etudier et proposer les nouvelles sources de financement interne et/ou externes pouvant permettre le fonctionnement régulier de tous les organes de la CTCPM, à savoir le Comité Permanent et le Comité Consultatif ; Réviser l Orientation stratégique de Gouvernance de la Stratégie du Secteur des Mines, y compris tous ses programmes et activités and ses relations avec les autres orientations stratégiques de la Stratégie. 4. Organisation du travail Le Consultant effectuera ces travaux essentiellement à Kinshasa et en Province si besoin. Il travaillera sous la supervision de la Coordination de l UEP-PROMINES, en collaborera avec l Administration des Mines, la CTCPM et le Ministère de la Fonction Publique. Le Comité de Suivi et de Mise en Œuvre des Recommandations de l Audit du Cadre Institutionnel et Organisationnel du Secteur minier mettra à sa disposition des experts homologues pour l accompagner ou l assister dans la réalisation de sa mission. UEP-PROMINES organisera réunions périodiques de coordination entre le Consultant et l Administration des Mines, la CTCPM et le Ministère de la Fonction Publique, pour garantir la coordination maximale et le consensus sur les résultats du travail. 3
5. Résultats attendus L Administration des Mines : - Fluxes de travail et d information identifiés ; - Etablissement des liens entre ces flux (chart) et les fonctions de chaque unité dans les organisations analyses ; - Profils et Postes bien définis ; - Compétences mieux évaluées ; - Besoins de formation identifiés. La CTCPM : - Mandat clairement défini ; - Structure bien définie ; - Profils et Postes bien définis ; - Compétences mieux évaluées ; - Flux de travail et d information identifiés ; - Besoins de formation identifiés. 6. Livrables Outre le rapport final, le Consultant devra produire les documents ci-après : 6.1. Pour l Administration des Mines - Les flux de travail et d information identifiés ; en considérant l information (input) les processus utilisée pour travailler avec les informations (flux de travail) et finalement les délivrables ou cet que on a besoin pour faire les fonctions dans les ministères (outputs). - L évaluation des compétences et les besoins en ressources humaines, qui devrais être liée ou fonctions établies par le cadre administrative ; - Les fiches des postes validées ; - Les profils des postes et les jobs description correspondants ; - Les besoins de formation identifiés. 6.2. Pour la CTCPM - Le cadre organique de la CTCPM, le job description et le profil du personnel ; - Le nouvel organigramme de la CTCPM ; - L audit des compétences du personnel de la CTCPM ; - Le plan de gestion de carrière des agents de la CTCPM ; - Les propositions d amendements des textes juridiques régissant la CTCPM - La nouvelle classification des emplois et un manuel des procédures administratives adéquat de la CTCPM. 6.3. Calendrier. La mission sera exécutée pendant 90 jours ouvrables à compter de la date du démarrage de la mission. Dans tout cas, la mission doit être finie le 31 décembre 2015. 4
7. Profil du Consultant Le Consultant devra être une Firme de calibre international (Cabinet, Bureau d Etudes etc.), disposant d au moins Dix (10) années d expérience dans les reformes similaires, et spécialisée dans l organisation du travail, dans le management des ressources humaines, et ayant déjà réalisée des missions similaires durant les cinq dernières années. Personnel-clé membre de l équipe du Consultant : L équipe du Consultant sera formée avec des Experts de niveau universitaires spécialisés notamment en: 1) Organisation de travail ; 2) Gestion des ressources humaines ; 3) Réforme institutionnelle ; Justifiant chacun d au moins 10 années d expérience professionnelle, et d une bonne connaissance dans l élaboration des politiques stratégiques sectorielles, d une bonne connaissance des textes légaux et réglementaires du secteur minier ainsi que d une meilleure connaissance des techniques et procédures modernes de gestion. 8. Méthode de sélection du Consultant Le Consultant sera recruté par la méthode de sélection fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC), conformément aux Directives : «Sélection et Emploi des Consultants par les emprunteurs de la Banque mondiale», édition Mai 2004, révisée en Octobre 2006 et en Mai 2010». 5