CODE D ÉTHIQUE D AGROPUR Applicable aux employés interagissant avec des fournisseurs Mars 2017
INTRODUCTION 2 Le présent Code d éthique établit les normes de comportement considérées par Agropur comme les règles de bonne conduite auxquelles doivent se conformer ses employés. 2 Ce document est conçu dans le but d aider nos fournisseurs à comprendre les règles fondamentales de conformité et d intégrité s appliquant aux employés d Agropur dans leurs relations avec eux. Agropur encourage ses fournisseurs à signaler tous comportements douteux qui pourraient aller à l encontre des règles énoncées dans le présent Code d éthique. Le traite des points suivants : A. Conflits d intérêts B. Concurrence loyale C. Confidentialité D. Cadeaux d affaires E. Sollicitation commerciale
A. CONFLITS D INTÉRÊTS 3 Les employés d Agropur doivent éviter tout conflit réel, potentiel ou apparent entre leurs intérêts personnels directs ou indirects (c està-dire concernant leur conjoint(e), leur famille ou des personnes à leur charge) et les intérêts d Agropur. Les employés doivent s assurer d agir dans le meilleur intérêt d Agropur, à l'exclusion de toute autre considération, préférence personnelle ou avantage particulier. Situations courantes susceptibles d engendrer des conflits d intérêts : Intérêts financiers : L employé détient (directement ou indirectement) des intérêts financiers dans une entreprise qui est (ou cherche à devenir) un fournisseur d Agropur; Intérêts liés aux relations personnelles de l employé : Les activités professionnelles de membres de la famille immédiate d un employé dans une entreprise qui est (ou cherche à devenir) un fournisseur d Agropur; Intérêts liés aux activités menées par l employé à l extérieur d Agropur : L exercice professionnel par un employé d une fonction de directeur, gestionnaire ou consultant pour une entreprise qui est (ou cherche à devenir) un fournisseur ou un concurrent d Agropur. Si vous croyez qu un employé d Agropur pourrait se trouver en situation de conflit d intérêts, ou que d autres personnes pourraient croire qu un employé se livre à une activité ou entretient une relation constituant un conflit d intérêts, vous devez immédiatement signaler la situation à la Ligne d assistance en matière d éthique. En fonction de la nature du conflit, Agropur pourrait demander à l employé d apporter les correctifs nécessaires.
B. CONCURRENCE LOYALE 4 Dans le cours de ses activités, Agropur cherche à être honnête et juste. Dans leurs interactions avec les fournisseurs et tierces parties, les employés doivent se comporter d une manière qui appuie et favorise une saine concurrence sur le marché et qui protège les intérêts et la réputation d Agropur. Tout arrangement qui pourrait entraver la bonne marche d une concurrence loyale doit être évité. Plus particulièrement : Tous les fournisseurs doivent être traités de façon équitable à chaque étape du processus d achat; Tout au long du processus d achat, l acheteur doit s assurer que la même information est transmise à tous les fournisseurs, au même moment et dans le même format; L information sensible relative à un fournisseur ne doit pas être divulguée à un autre fournisseur (p. ex. prix, innovation de produits, ouverture d une nouvelle usine).
C. CONFIDENTIALITÉ 5 Les employés d Agropur doivent protéger l information qui pourrait raisonnablement être jugée sensible (qu elle soit ou non considérée comme privée). L information confidentielle comprend toute information non publique qui, si elle était divulguée, pourrait être utile aux concurrents ou nuire à Agropur et/ou à ses fournisseurs. Les employés devraient vérifier l existence d un accord de confidentialité avant d échanger de l information confidentielle. Si un accord de confidentialité a été conclu entre Agropur et une tierce partie (fournisseur ou partenaire), l information échangée devra rester confidentielle, qu elle provienne de la tierce partie ou d Agropur. Les employés devraient prendre les mesures appropriées pour protéger l information confidentielle en la conservant en lieu sûr et en en limitant l accès aux personnes qui en ont besoin dans l exercice de leurs fonctions.
D. CADEAUX D AFFAIRES 6 Agropur attend de ses employés qu ils fassent preuve de prudence, de bon jugement et d honnêteté lorsqu ils traitent avec des fournisseurs de biens et de services. Agropur attend de ses employés qu ils s assurent qu aucun avantage ne viendra influencer ou altérer leur indépendance et leur jugement, et qu ils n adoptent aucun comportement susceptible de donner une telle impression. Afin de préserver la réputation, l image et l intégrité d Agropur, les employés ne devraient pas accepter les cadeaux d affaires, à moins qu il s agisse d articles de faible valeur. Ce qui est acceptable : Seuls les cadeaux d une valeur nominale (15 $ ou moins) sont autorisés (comme un crayon ou un calendrier), pourvu qu ils soient offerts à une fréquence raisonnable (c està-dire une fois par année); Les repas d affaires destinés à renforcer les relations sont autorisés, pourvu qu ils aient lieu dans le cadre des affaires quotidiennes et à une fréquence raisonnable. Ce qui n est pas acceptable : Les employés ne peuvent accepter de cadeaux en espèces ou espèces équivalent; Tout cadeau de plus de 15 $ doit être refusé; Les repas d affaires ne sont pas autorisés si l autre partie est en processus d appel d offres. Ce qui doit être autorisé : Les invitations à des événements ou activités de commandite bénéficiant du soutien de fournisseurs (p. ex. tournois sportifs, activités de financement d œuvres caritatives) seront sujet au consentement écrit du vice-président principal des Achats stratégiques. Ces invitations ne pourront être acceptées qu à titre exceptionnel dans le cadre d une relation à long terme bien établie avec le fournisseur. Qu arrive-t-il si un employé accepte un cadeau non admissible? Le cadeau devra être retourné; Si le retour du cadeau n est ni réalisable ni souhaitable, l employé devra en parler à son gestionnaire. Le cadeau sera alors remis à une œuvre de charité choisie par le service du Capital humain, et une lettre de remerciements officielle sera envoyée au fournisseur au nom de ladite œuvre de charité.
E. SOLLICITATION COMMERCIALE 7 Il est strictement interdit, et ce, en tout temps, à un employé ou groupe d employés (club social ou autre) de solliciter, à titre personnel ou au nom d Agropur, tout don, cadeau ou faveur d un fournisseur. Exception : À la demande expresse d un membre du conseil d administration d Agropur, la sollicitation financière ou personnelle pourra être autorisée afin d appuyer une activité sociale ou de bienfaisance soutenue par Agropur. Une telle sollicitation sera faite au fournisseur directement par un membre du conseil d administration et jamais par d autres employés d Agropur. Une telle demande devra d abord être approuvée par le vice-président principal des Achats stratégiques.
MANQUEMENTS 8 Le respect du présent Code d éthique est requis en tout temps par tous les employés d Agropur traitant avec des fournisseurs. Tout manquement par un employé à l un des principes énoncés dans ce document pourrait constituer une infraction grave qui devra faire l objet d un examen et pourra entraîner des sanctions. En cas de doute, les fournisseurs devraient signaler la situation à la Ligne d assistance en matière d éthique. Pour communiquer avec ClearView Connects Le but de la Ligne d assistance en matière d éthique est de promouvoir et établir un processus officiel, confidentiel et anonyme auquel quiconque peut adresser ses questions ou formuler ses plaintes et préoccupations sans crainte de représailles. Par téléphone : 1-844-232-5157 www.agropur-ligne-ethique-fournisseur.com