Annexe : LES DÉPENSES ÉLIGIBLES Cette note a pour objectif de présenter les différentes catégories de dépenses éligibles dans le cadre du projet Université de la Grande Région. Dans chaque université partenaire, les chargés de projet se tiennent à votre disposition pour l élaboration de votre budget ainsi que pour tout autre renseignement complémentaire: Cf. Fiches contacts CRITERES GENERAUX D ÉLIGIBILITE Afin de déterminer l éligibilité des dépenses engagées dans le cadre d un projet pilote présenté auprès du projet Université de la Grande Région (Interreg IV A Grande Région), il convient de se référer aux règlements (CE) n 1080/2006 du 5 juillet 2006, n 1083/2006 du 11 juillet 2006 et 1828/2006 du 8 décembre 2006. La présente note a pour objet d expliciter les règles en vigueur pour le programme Interreg IV A Grande Région 2007-2013. - L octroi d une subvention dans le cadre du projet Université de la Grande Région (FEDER) est conditionné par le respect et l application des règles de mise en concurrence, quel que soit le statut juridique de l opérateur, et / ou des règles de marchés publics. Il est rappelé que les opérateurs doivent respecter les obligations en la matière, conformément à la législation en vigueur dans chacun des Etats. - Le dispositif de suivi financier des dépenses réalisées par les opérateurs s appuie, selon leur localisation, sur le respect des normes de contrôle financières et juridiques appliquées par les autorités françaises, luxembourgeoises, allemandes et belges : in fine, la vérification de la légalité et de la régularité des dépenses sera toujours réalisée par le contrôleur du siège de l opérateur, désigné par l Etat membre. CRITERE GEOGRAPHIQUE Sont éligibles les dépenses engagées et acquittées par les 5 universités partenaires (Université de la Sarre, Université de Liège, Université du Luxembourg, Université Paul Verlaine, Metz, Nancy Université). Les frais des partenaires méthodologiques (Université Technique de Kaiserslautern, Version 05.06.2009 1
Université de Trèves) ou d autres partenaires n appartenant pas au consortium UGR sont à leur charge. CRITERE TEMPOREL Les dépenses des projets sont éligibles dès la sélection du projet par la commission de sélection. La date de début d éligibilité des dépenses est fixée au 1er décembre 2009, soit, au plus tôt, à partir de la date d acceptation du projet pilote en question. De plus, seules sont éligibles les dépenses engagées et transférées avant la fin du projet, au plus tard avant le 15/04/2012. Version 05.06.2009 2
I : DÉPENSES ÉLIGIBLES Principes généraux : - Une dépense est éligible dans le cadre du projet UGR si elle a été effectivement engagée et acquittée entre la date de début du projet pilote (soit, au plus tôt, la date d acceptation) et la fin du projet UGR (avant le 15/04/2012). - Seules les dépenses directement liées à la réalisation du projet, acceptées par le projet UGR et indiquées dans le budget prévisionnel présenté dans la demande de concours, sont éligibles. - Toutes les factures et justificatifs doivent être envoyés en original au chargé de projet de votre université (cf p. 1). Ce dernier ordonnera ensuite le paiement de ces factures par. En cas d acceptation de votre projet pilote et lors de l élaboration de votre budget, nous vous prions de contacter votre interlocuteur pour toutes les procédures à suivre. - Les dépenses forfaitaires ne sont pas éligibles. Dans le cadre des règlements communautaires et des dispositions nationales régissant l éligibilité des dépenses, les autorités partenaires du programme Interreg ont élaboré conjointement des fiches destinées à expliciter ces règles. Version 05.06.2009 3
FICHE N 1: FRAIS DE FONCTIONNEMENT Les frais de fonctionnement sont éligibles uniquement s ils sont liés directement à la mise en œuvre du projet. 1. : Frais de déplacement Les frais de déplacement sont calculés sur la base de l indemnité kilométrique du barème de la structure du bénéficiaire ; à défaut, le barème national applicable par chacune des Autorités partenaires en fonction de la nationalité de l'opérateur sera retenu. Les frais de déplacement hors de l espace de coopération de la Grande Région doivent être déclarés au préalable auprès de l interlocuteur respectif et validés par le Comité de sélection. Attention : Prévenir suffisamment tôt de vos déplacements hors du territoire de la Grande Région. Justificatifs à produire : - Ordre de mission détaillant l objet, le lieu et la date de la mission, signé par le responsable administratif et financier de la structure. A noter : Veuillez indiquer la mention «UGR» dans l intitulé de votre mission - Factures acquittées et de tout autre reçu. 1.2 Frais de représentation Les frais de restaurant et les dépenses de produits alimentaires ne sont éligibles que dans le cadre de l organisation des comités d accompagnement, réunions techniques et des actions clairement identifiées dans la demande de concours. Version 05.06.2009 4
FICHE N 2 : PRESTATIONS EXTERNES : FRAIS DE TRADUCTION Les frais de prestations externes sont soumis aux réglementations communautaires et nationales en vigueur dans le domaine de la mise en concurrence et des marchés publics. Par conséquent, au moins trois offres devront être requises pour comparaison. Version 05.06.2009 5
II : Adaptations budgétaires Toute demande de modification budgétaire devra être discutée, et le cas échéant, validée par l interlocuteur de votre université. Version 05.06.2009 6