Schéma directeur pour la ville numérique 2015-2020 Repères #1 Février 2015
A - L état des lieux Des systèmes d information, levier de modernisation de l administration Grâce aux investissements réalisés depuis 2002 dans le cadre de ses deux schémas directeurs des systèmes d information (SDI), la collectivité parisienne dispose d atouts importants pour construire une ville numérique : des infrastructures de stockage, de transport et de traitement de l information performantes, qui nous ont permis de faire face à l explosion des usages tout en maîtrisant les dépenses de fonctionnement ; un réseau très haut débit couvrant l ensemble de nos sites. Ces infrastructures constituent le socle technique nécessaire à la mise en œuvre des projets de la Ville Intelligente et Durable. Toutes les directions et mairies partagent désormais les mêmes outils pour gérer les fonctions supports (programmes RH21 et Sequana). La mise en œuvre de ces systèmes d information transverses et la dématérialisation des process qu elle entraîne ont permis de réaliser des gains notables d efficacité et d efficience. La quasi-totalité des métiers de la gestion de l espace public, de la gestion des équipements (culture, sport, scolaire, petite enfance) et du domaine social est désormais informatisée, au bénéfice des agents et des usagers. Le déploiement de plus d une centaine de télé-services a contribué à simplifier les démarches pour les usagers. Ce bilan très largement positif ne doit pas toutefois occulter les quelques lacunes et faiblesses qui perdurent. Nos axes de progrès Le déploiement des systèmes d information n a pas toujours été accompagné des adaptations des procédures internes et de l organisation qui auraient permis d en tirer le meilleur parti. L appropriation de certains systèmes d informations, puissants mais complexes, a parfois été difficile pour les agents. Parisiens, Franciliens ou visiteurs occasionnels, ont profondément évolué en quelques années : ils attendent de la Ville de Paris qu elle mette en œuvre toutes les solutions visant à simplifier et à améliorer leur vie quotidienne, en apportant une réponse personnalisée à leur propre situation. Quelques métiers ne disposent pas encore des outils adaptés à leurs besoins, par exemple la fonction immobilière. Enfin, les services numériques ont été développés par métier, sans prêter suffisamment attention à la cohérence globale de l offre proposée aux usagers ni à la facilité d usage et, dans certains secteurs, la qualité du service à l usager n est pas encore au niveau attendu. Ce point est d autant plus important que les attentes des usagers, P.2
B - L ambition du schéma directeur pour la ville numérique Une stratégie numérique centrée sur l usager et le territoire Le schéma directeur informatique pour la ville numérique (SDVN) 2015-2020 a été élaboré en cohérence avec le plan d action de la ville intelligente et durable, dont il constitue le socle technologique de transport d information et de géolocalisation des données. Le SDVN s attache à développer et à améliorer le service offert par les systèmes d information (SI) à leurs différents usagers, internes ou externes, afin de favoriser l émergence de nouveaux services au bénéfice de l usager, à coût maîtrisé. Les conditions du succès Réussir pleinement la Ville numérique implique : un effort de mise en cohérence des données et des outils, pour offrir à l usager un service unifié et simplifié. Cela vaut non seulement pour le Parisien (espace personnalisé «Mon compte» sur Paris.fr), mais aussi pour les agents qui doivent pouvoir accéder Il vise : la constitution d une offre globale de services numériques personnalisée pour les usagers de la Ville. Cette offre s accompagnera d une mise en cohérence des différents canaux d échange (téléphone, accueil guichet, paris.fr, email, smartphone, etc.) afin d unifier la relation de l usager avec la Ville. Elle s accompagnera également d une poursuite de la politique d inclusion numérique afin de réduire les inégalités d accès ; la recherche de gains de qualité et de productivité, pour assurer un service public de haut niveau, à moindre coût ; la poursuite de la politique d Open Data pour rendre aux Parisiens les données qui les concernent, développer la réutilisation et favoriser l émergence d un écosystème d éditeurs et de startups parisiennes. Cette nouvelle phase mettra l accent sur l accompagnement des services dans l appropriation de la démarche et le développement de la diffusion de données dynamiques. facilement à leurs outils de travail numériques avec un accès unifié et plus ergonomique au système d information avec le développement de solutions de mobilité ; de nouvelles méthodes de développement s appuyant, d une part, sur des démarches souples, dites agiles, intégrant mieux l évolutivité des systèmes, et, d autre part, sur une attention portée tout au long des projets à l appropriation par les usagers. Le recours à des solutions libres restera privilégié chaque fois qu elles offrent une réponse satisfaisante aux besoins ; la mise en place d une gouvernance adaptée impliquant les services concernés pour maintenir la dynamique dans la durée et piloter la réussite de la mise en œuvre de ce schéma directeur. P.3
Le SDVN s inscrit pleinement dans les objectifs de la mandature : en termes de contenu, par le choix des projets à mener prioritairement ; au plan de la méthode suivie, en associant les usagers et les agents à la conception des services qui leur sont destinés ; en termes de gouvernance, des représentants de l exécutif municipal participant désormais aux principales instances. C - Les projets du SDVN Les projets à conduire au cours de la mandature ont été regroupés en trois domaines : l offre de services numériques pour les usagers particuliers, professionnels, associations, élus et agents et sa structuration au sein du compte unique parisien ; les services au métier pour les usagers, le territoire et les fonctions support (finances, RH), ainsi que des fonctions transversales (informatique décisionnelle, système d information géographique) ; les infrastructures : poste de travail, réseau et hébergement pour l essentiel. L offre de services numériques 1. Le programme phare du domaine est le compte unique parisien qui comprend plusieurs projets SI et organisationnels : constitution d une base des comptes pour gérer l authentification unique, construction et gestion d un référentiel usagers, organisation et outillage de la gestion de la relation usagers via les différents canaux, déploiement d un portail usagers unifié sur le nouveau site Paris.fr. Ce projet, qui vise d abord les particuliers, sera ensuite décliné pour les usagers professionnels et associations. 2. Le deuxième axe est l enrichissement de l offre de services numériques visant à faciliter les démarches des usagers (prise de rendez-vous, inscription, billetterie, paiement), développer la participation des citoyens à l élaboration des politiques publiques municipales (plateforme d idéation, budget participatif, e-pétition), favoriser la mise en relation des acteurs de la Ville (plate-forme d intermédiation entre associations et citoyens) ou encore permettre aux Parisiens de co-construire les services (développement du crowdsourcing par l extension de l application DansMaRue). P.4
3. Le troisième axe vise à favoriser la construction collaborative de services grâce à l amplification de la politique d OpenData : publication de nouveaux jeux de données (dont des données dynamiques), mise à disposition d Api (interfaces de programmation) etc. 4. Cette stratégie d unification et de développement de l offre de services numériques n oublie pas les agents de la Ville et les élus : il s agit de mettre à leur disposition les outils et les informations permettant d accompagner l évolution de leurs activités : simplification de l accès au système d information (compte unique agents, portail d information RH et métier personnalisé) en particulier pour les agents des mairies d arrondissement en front office, développement de versions mobiles de certaines applications métiers, parapheur électronique pour faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation des process, restitutions cartographiques et tableaux de bord d aide à la décision pour les élus, etc. Les services métier En ce domaine, le SDVN vise plusieurs objectifs : Outiller les fonctions métiers qui ne disposent pas encore de système d information à la hauteur de leurs besoins : SI Immobilier, SI préparation budgétaire, SI établissements de santé, SI périscolaire. Mieux gérer l espace public : développement du Système d Information Géographique unifié et ouvert sur la métropole. Continuer à améliorer l efficience des fonctions supports : en ouvrant certaines applications à des usages en mobilité, en améliorant l ergonomie des SI pour en faciliter l appropriation par les agents et en poursuivant la dématérialisation des process : mise en place de l archivage électronique, développement de la gestion électronique de documents. Renforcer nos capacités de pilotage et d évaluation en développant les outils décisionnels. Les infrastructures Notre ambition est le développement d une informatique responsable et durable, la réduction du coût de possession informatique, l optimisation des ressources notamment via une utilisation maîtrisée du cloud, la valorisation du patrimoine existant et le développement des usages, y compris ceux tournés vers l externe (offres de services aux partenaires et aux Parisiens). Les principaux projets du domaine englobent : les projets relevant de la Ville Intelligente et Durable : extension du Paris WiFi et utilisation du réseau Très Haut Débit pour construire de nouveaux services dans le cadre de la Ville Intelligente et Durable (objets connectés, télémaintenance, etc.) ; P.5
la généralisation de la téléphonie sur IP, qui permet de diminuer les frais de fonctionnement ; la recherche d une solution maitrisée économiquement, durable et innovante pour le data center. D - Le budget L enveloppe SDVN inscrite au PIM s élève à 180 M. Nouveaux projets SDVN (y compris reliquat projets SDI2) 63 M Projets usagers et espace public 37 M Projets internes 16 M Projets infrastructures 10 M Investissements SDVN dédiés au Maintien en condition opérationnelle (MCO)* 117 M Postes de travail (25 000 postes) 27 M Téléphonie 15 M Autres Infrastructures (réseaux et serveurs) 32 M Tierce Maintenance applicative 43 M * L enjeu de ces investissements en MCO est de garantir la continuité de service car la quasi-totalité des métiers de la Ville est tributaire du bon fonctionnement des SI pour offrir aux Parisiens le service qu ils sont en droit d attendre. Cela implique de renouveler régulièrement les matériels (postes de travail, équipements téléphoniques, équipements réseaux et serveurs) et de maintenir à niveau les logiciels correspondants. Il nous faut également assurer la maintenance des 450 applications en service et réaliser les évolutions nécessaires, dictées par des facteurs exogènes (par exemple, une évolution réglementaire ou la mise en œuvre d échanges de données d état civil avec l État) ou par des décisions internes (par exemple, l impact des réorganisations, la création d interfaces entre applications pour la mise en place du compte unique usager, ou l amélioration de l ergonomie pour faciliter le travail des utilisateurs). P.6
E - Gouvernance et organisation Gouvernance du SDVN Trois instances assurent la gouvernance centrale du SDVN : le Comité Stratégique des Systèmes d Informations (CSSI), qui valide la programmation annuelle des investissements, l organisation de la fonction SI, les processus de gouvernance et suit l exécution du SDVN, est co-présidé par l Adjoint chargé des ressources humaines, des services publics et de la modernisation de l administration et le Secrétaire Général et réunit deux fois par an la DSTI, la DFA, la DRH, la DICOM, la DDCT en présence du cabinet de la Maire et des adjoints aux finances et à l urbanisme ; le Cl@p, instance plus opérationnelle qui valide le lancement de chaque projet, réunit la DSTI, les directions concernées par le projet, sous présidence du Secrétariat Général et en présence des collaborateurs des élus concernés et du cabinet de la Maire ; le Cosnum, comité de pilotage du portefeuille de projets de services numériques, réunit mensuellement la DSTI, la DICOM, la DDCT et la DFA, sous présidence du Secrétariat Général et en présence des cabinets de la Maire et de l Adjoint chargé des ressources humaines, des services publics et de la modernisation de l administration. Organisation de la fonction informatique Établie en 2002, la répartition des rôles entre les directions maîtres d ouvrage et la DSTI n est plus aujourd hui adaptée à nos besoins. Pour optimiser notre fonctionnement collectif, il est proposé de mener plusieurs réformes visant à une meilleure utilisation de nos ressources financières et humaines : réorganisation par pôle géographique, sous pilotage DSTI, de l assistance informatique de proximité actuellement assurée par 450 personnes (240 ETP) dispersées dans les services ; centralisation de la fonction géomatique (gestion des systèmes d information géographiques - SIG) ; évolution de la relation maîtrise d ouvrage et maîtrise d œuvre informatique suite à une mission de l IG qui se déroulera en 2015 ; regroupement de la gestion de l ensemble des budgets informatiques et des équipements et applications informatiques au sein du SDVN (a minima dans les instances de gouvernance) ; enfin, pour diminuer le recours à la prestation externe et gagner en réactivité, la DSTI se dote d une capacité interne de production rapide de services numériques d ampleur limitée (charge inférieure à 100 j.h. et délai inférieur à 3 mois). P.7