Cahier de charge base de données des activités culturelles bruxelloises

Cahier de charge base de données des activités culturelles bruxelloises Page 1 sur 22

TABLE DES MATIERES Cahier de charge base de données... 1 des activités culturelles bruxelloises... 1 1. Introduction... 4 2. La base de données : caractéristiques essentielles... 5 3. Inscription des acteurs culturels dans le système de la base de données : la fiche d enregistrement et l attribution des logins... 7 3.1. L enregistrement d un organisateur... 7 3.2. Le cas particulier des lieux d activités... 7 3.3. Possibilité de synergie entre la base de données des activités culturelles bruxelloises et la cartographie des acteurs culturels... 9 4. Les inputs... 9 4.1. Les contenus... 9 4.1.1. L information objective... 9 4.1.2. L information semi objective... 9 4.2. La structure des contenus dans les formulaires d encodage... 10 4.2.1. Structure des données à encoder... 10 4.2.2. La méthode d encodage... 10 4.3. La méthode de validation des informations encodées... 11 4.4. La question des doublons... 12 4.5. La question des catégories d activités... 13 4.6. La question de la hiérarchie des activités... 13 4.7. La question des activités permanentes (notamment les musées)... 13 5. Les outputs... 14 5.1. Les aspects de contenu... 14 5.2. Les aspects financiers... 14 6. Les traitements au sein de la base de donnée... 15 6.1. La transmission de l information sur les activités... 15 6.2. Le contrôle de l information... 15 6.3. La gestion des signaux de modification des données... 15 6.4. Le formatage de l information transmise aux medias... 16 6.5. La gestion et la formation des fournisseurs d information... 17 6.6. La gestion et la formation des destinataires de l information... 17 6.7. La gestion des interfaces avec les bases de données propres des grands acteurs culturels... 17 7. La question des langues dans la base de données... 17 7.1. Inputs : qui doit fournir l information dans chacune des langues?... 17 7.2. Inputs : doit-on fournir l information dans plusieurs langues en cas d activité unilingue (par exemple, une pièce de théâtre en français non sur-titrée)?... 18 7.3. Inputs et traitement : si les informations ne sont pas fournies dans les 3 langues, la base de données doit-elle procéder à une traduction automatique de celle-ci au moyen d un software de traduction.... 18 7.4. Outputs : si, pour une activité donnée, l acteur culturel n a encodé l information que dans une ou deux langues, dans quel cas le gestionnaire de la base de donnée transmet-il cette information à un destinataire d outputs qui demande de recevoir toute l information sur les activités culturelles en 1 langue?... 18 Page 2 sur 22

7.5. Outputs : l utilisation des langues sur le site web «généraliste» accolé à la base de données 19 7.5.1. Si une personne est entrée sur le site web via une langue de navigation, quelles sont les activités culturelles qu elle doit y trouver?... 19 7.5.2. Dans ce cas, que doit afficher le site pour une activité dont les champs non prédéfinis dans des tables mutilingues (voir 7.1 ci-dessus) n ont été encodés par l acteur culturel que dans 1 ou 2 langues qui ne sont pas la langue de navigation retenue par l utilisateur du site?... 19 8. Une fonction supplémentaire de la base de données : la mise à disposition d une base de données propres pour les acteurs culturels n en disposant pas... 19 9. Evaluation des économies d échelle réalisées par ce projet... 21 9.1. Economie à la transmission de l information... 21 9.2. Accroissement des publics grâce au site web «généraliste»... 21 10. Le site web «généraliste» attaché à la base de données... 22 Page 3 sur 22

1. Introduction Il existe aujourd hui plusieurs bases de données rassemblant tout ou partie des activités culturelles et artistiques à Bruxelles. La base de données la plus complète est probablement celle gérée par la Fondation pour les Arts. Celles-ci rassemble, par an, environ 17.000 activités culturelles signalées par 4.000 organisateurs ou lieux d activité. Malheureusement, aucune base de donnée ne répond idéalement ni aux besoins des fournisseurs d information (les acteurs culturels), ni aux besoins des utilisateurs de celle-ci. Les acteurs culturels sont obligés, pour assurer une diffusion suffisante de l information relative à leurs activité de multiplier la transmission de celle-ci vers de nombreux diffuseurs qui ont chacun leur propre système de collecte de celle-ci. En outre, dans le cas des informations transmises à la base de donnée générale gérée par la Fondation, le formulaire d encodage mis à leur disposition ne répond pas aux nombreuses structures différentes d espace-temps qui caractérisent leurs activités (par exemple, un concert et une exposition). Quant aux utilisateurs de la base de données, ils se heurtent souvent à des problèmes de formatage de l information et de mise à jour de celle-ci, ce qui entraine pour eux une lourde charge de travail de vérification et de mise en forme de l information puisée dans la base de données. L objectif est de créer une base de données interactive centralisant les données objectives et certaines données semi objectives sur l ensemble de l offre culturelle (prise au sens large) en Région bruxelloise. Est considérée comme information objective toute information dont le contenu ne peut varier suivant les caractéristiques ou les sensibilités de son émetteur (ceci n exclut évidemment pas les variations de formatage) et notamment: - le titre de l activité ; - l identité de l organisateur ; - le lieu de l activité ; - les dates et heures de celle-ci ; - les données objectives sur le contenu (œuvre, auteur, interprètes, ) ; - les prix ; - Est considérée comme information semi objective, une donnée informative sur l activité, dont le contenu peut varier en fonction des caractéristiques ou des sensibilités de l émetteur, émise par l organisateur clairement identifié comme émetteur de celle-ci, et notamment : - une description du contenu de l activité ; - la catégorie de cette activité (information objective dans la plupart des cas mais parfois semi objective quand l activité est à cheval sur plusieurs disciplines); - le public cible de cette activité ; - les mots clés attachés à cette activité ; Page 4 sur 22

- les extraits sur l activité : photos, vidéo, enregistrement, Cahier de charge database v08 11 03 21.docx Est considérée comme information subjective toute information promotionnelle ou faisant appel au jugement d une personne qui n est pas l organisateur (critique, ). Aujourd hui deux constats peuvent être faits : En l absence d un outil performant de collecte et de traitement de cette information objective et semi objective et de transmission de celle-ci à l ensemble des diffuseurs d information (media papier ou sites web), les acteurs culturels bruxellois consacrent un temps et une énergie considérable à transmettre celle-ci à de multiple destinataires au détriment du temps qu ils pourraient affecter à la transmission des l information subjective (promotion, contact avec les médias, avec certains publics cibles, ). Même si des efforts remarquables ont été accomplis par certains organes de presse et sites web pour transmettre cette information objective et semi objective de la manière la plus large possible, force est de constater qu un large public, et tous particulièrement les visiteurs belges et étrangers, ne disposent pas d un support pratique et performant (papier ou web) mettant cette information à leur disposition de manière efficace et la plus exhaustive possible. L objectif principal est donc de favoriser la diffusion la plus large de l information culturelle. Il vise également à réduire le coût et l effort accomplis par les acteurs culturels dans la communication de leurs informations objectives et semi objectives. Aujourd hui, ils sont obligés de communiquer une même info, sous forme structurée (encodage) ou non structurée (mail, fax, ) à de très nombreux médias différents. L objectif est qu à terme, ces medias puisent cette info dans une même base de données. Un deuxième objectif important est d assurer, dans toute la mesure du possible, le caractère multilingue (FR, NL, ENG) de la transmission de l information. 2. La base de données : caractéristiques essentielles Cette base de données doit être totalement neutre et tendre à l exhaustivité dans la collecte de l information et l insertion de celle-ci dans son site web «généraliste». Outre le travail quotidien de collecte, traitement et transmission de l information, le rôle de ses gestionnaires est de : - fixer les règles d encodage et former les acteurs culturels à cet encodage ; - améliorer constamment les mécanismes de contrôle afin de s assurer de la fiabilité et de la pertinence des informations traitées et faire en sorte que les acteurs culturels euxmêmes assument la plus grande part du contrôle des informations transmises par eux ; - gérer certains outils de cette base de données pour répondre au mieux au besoin des acteurs culturels et des medias (par ex. : liste des catégories d activités, formatage des formulaires d encodage, bibliothèque des mots clés, catalogue d options de formatage à l output, ). Les caractéristiques principales de cette base de données sont : - L information doit pouvoir être introduite au moins en 3 langues. Page 5 sur 22

- L information ne peut être introduite que par des opérateurs enregistrés et agréés par le gestionnaire de la base de données. - La quasi totalité des informations doit pouvoir être encodée par les acteurs culturels via deux voies : - pour les grands acteurs culturels disposant d une base de données propre, via un interface entre leur base de données et la base de données centrale à créer ; - pour les autres acteurs culturels, via des formulaires d encodage informatique. - La base de données doit servir à 3 grandes catégories d output : 1. un site internet généraliste de référence reprenant l ensemble de l offre culturelle (cfr. agenda.be) 2. les outputs mis à la disposition de tout média web. 3. les outputs mis à la disposition de tout média papier. - Même si cela n est pas envisagé dans un premier temps, le système doit prévoir une extension possible vers le ticketing. encodage formulaire Website d encodage «généraliste» Acteurs Base de Media culturels données Web database interface Media papier Page 6 sur 22

3. Inscription des acteurs culturels dans le système de la base de données : la fiche d enregistrement et l attribution des logins 3.1. L enregistrement d un organisateur Comme indiqué au 2 ci-dessus, seuls des organisateurs enregistrés en agréés par le gestionnaire de la base de données peuvent introduire des activités dans celle-ci. A l occasion de cet enregistrement, l organisateur doit fournir une série de données identifiantes qui sont utiles à plus d un titre : - Elles permettent son enregistrement dans la base de données. - Elles constituent en elles-mêmes une base de données des opérateurs culturels. - Certaines de ces données seront automatiquement reprises dans la database des activités. - La fiche d enregistrement doit reprendre les informations suivantes : * Nom complet * Nom à utiliser dans les outputs de la base de donnée (FR, NL, ENG) Raison sociale Numéro d entreprise * Lieux d activité appartenant à l organisateur : dénomination et adresse : - Lieu 1 - Lieu 2 - (avec indication du lieu qui doit apparaître par défaut quand l organisateur encode une activité) * Tel général (administration) * Tel info ( à faire apparaître dans la base de données activités) * Tel billetterie (à faire apparaître dans la base de données activités) * Mail général (administration) * Mail info ( à faire apparaître dans la base de données activités) * Mail billetterie (à faire apparaître dans la base de données activités) Website (à faire apparaître dans la base de données activités) Adresses réseaux soxiaux (Facebook, Twitter, ) * Personne de contact pour la base de données Identifiant Google Map (les champs marqués d une * sont obligatoires) Case de confirmation de la validité des données et d acceptation des conditions de la base de données. NB. : Le gestionnaire de la base de donnée envoie aux organisateurs enregistrés 1 x par an un email de demande de mise à jour de leur fiche d enregistrement. 3.2. Le cas particulier des lieux d activités L enregistrement des lieux d activités est fréquemment une source d erreurs dans les bases de données : adresse incorrecte ou mal traduite, un même lieu est enregistré différemment par des organisateurs différents,. Page 7 sur 22

Pour éviter ces erreurs, la base de données doit constituer une liste des lieux d activité, avec leur nom (FR, NL, ENG) et leur adresse (FR, NL, bilingue) tels qu ils doivent apparaître dans une fiche d activité. Quand un acteur culturel remplit une fiche d activité, il ne peut choisir, comme lieu de cette activité, qu un lieu qui a été préalablement enregistré dans la liste. Cette liste des lieux d activité est alimentée par les données introduites par un organisateur lors de son enregistrement ou par l enregistrement spécifique d un lieu par un organisateur (par exemple un lieu qui n appartient à aucun organisateur enregistré). Le système fonctionne donc comme suit : Données d enregistrement organisateur 2 4 1 3 Liste des lieux d activité Fiche d enregistrement d une activité 1 : Quand l organisateur ouvre une nouvelle fiche d encodage d une activité, certains champs de sa fiche d enregistrement organisateur sont repris par défaut dans cette fiche activité : - nom de l organisateur à utiliser dans les outputs de la base de donnée (FR, NL, ENG) ; - dénomination et adresse du lieu d activité par défaut ; - tel info et billetterie ; - mail info et billetterie ; - website ; - adresse réseaux sociaux. 2 : Dès qu une fiche d enregistrement organisateur est acceptée par le gestionnaire de la database, les dénominations et adresses des lieux d activité repris dans celle-ci sont automatiquement transférés dans la liste des lieux d activité. 3 : Lors de l encodage d une fiche d activité, l organisateur garde le lieu d activité repris par défaut ou le remplace par un autre lieu d activité choisi dans la liste des lieux d activité. 4 : L organisateur peut introduire directement un nouveau lieu d activité dans la liste des lieux d activité. L introduction d un nouveau lieu d activité doit être contrôlée et validée par le gestionnaire de la base de données avant que ce lieu ne puisse être sélectionné dans le cadre d une activité. Page 8 sur 22

3.3. Possibilité de synergie entre la base de données des activités culturelles bruxelloises et la cartographie des acteurs culturels Les deux applications ont besoin des données d identification très précises des acteurs culturels. En outre, l application cartographie a besoin de données complémentaires permettant le classement de ces acteurs culturels en fonction d une série de paramètres (disciplines, zone d influence, pouvoirs subsidiants, public, accessibilité, ) afin d en tirer des enseignements permettant notamment d éclairer les pouvoirs publics dans certaines de leur décisions de politique culturelle. Pour ne pas alourdir inutilement la tâche des acteurs culturels dans la transmission de ces informations, il pourrait être envisagé que les données complémentaires nécessaires à l application cartographie soient recueillies par le canal de la base de données des activités culturelles. Il s agirait d une extension du formulaire d enregistrement d un organisateur. 4. Les inputs 4.1. Les contenus 4.1.1. L information objective Titre de l activité Identité de l organisateur, du producteur, Lien vers le site web de l organisateur, de l artiste, du producteur, Lieu de l activité Date et heure Données objectives sur le contenu (œuvre, auteur, interprètes, ) Prix d entrée Facilités tarifaires : Article 27, cultuurwaardebon, Arsène 50, Accessibilité physique : - personne à mobilité réduite ; - malvoyant ; - malentendant. A ccessibilité linguistique : - totale (pas de langage) ; - langue principale du spectacle ; - langue du sur- ou sous-titrage. Activité faîtière (festival, ) Activités annexes (introduction au spectacle, rencontre, ) Services annexes (bar, catering) 4.1.2. L information semi objective Description de l activité (courte et longue) par l acteur culturel Catégorie Public cible Mots clés pour moteur de recherche Photos, vidéo, extraits Un champs libre «Commentaires» Page 9 sur 22

Ces différents contenus doivent faire l objet de champs libres ou de listes de choix. Ces listes de choix doivent être établies dans les 3 langues + une version bilingue (FR-NL) pour répondre aux demandes des utilisateurs de la database. 4.2. La structure des contenus dans les formulaires d encodage 4.2.1. Structure des données à encoder Les données objectives peuvent avoir des structures très différentes suivant la nature de l activité (par ex. une expo et un concert ont une structure spatiale et temporelle très différente). Il faut donc structurer différemment le formulaire d encodage en fonction des catégories pour faciliter les travaux d encodage par les acteurs culturels. A titre d exemple, un concert et une exposition ont une structure temporelle très différente. Le formulaire d encodage d un concert doit permettre d introduire une ou plusieurs dates avec l heure de début du concert et sa durée. Le formulaire d encodage d une exposition doit permettre d encoder des plages d ouvertures (jours et heures) avec des exceptions (fermeture exceptionnelle ou ouverture exceptionnelle). Les activités multidisciplinaires posent également question, particulièrement en ce qui concerne le contenu de l activité et sa classification dans l une ou l autre catégorie. Le concept serait donc le suivant. L acteur culturel ouvre un formulaire d encodage qui lui demande de choisir, dans une liste, la structure de formulaire qui convient le mieux à son activité. A partir de ce choix, il poursuit l encodage dans cette structure. Le choix d une structure de formulaire ne conditionne en rien la catégorie retenue pour l activité. 4.2.2. La méthode d encodage a) Niveaux d encodage Compte tenu de la diversité des acteurs culturels et des moyens dont ils disposent, il faut prévoir plusieurs niveaux d encodage, depuis le minimum indispensable dans l info de base jusqu à une info complète et détaillée pour que l acteur culturel puisse choisir le couple niveau d effort d encodage/détail de l info qu il souhaite. Page 10 sur 22

Cette déclinaison par niveaux doit s organiser de manière conviviale pour l acteur culturel encodeur de l information : - Il faut clairement indiquer les champs obligatoires et les champs optionnels. - Il faut que l encodeur puisse passer d une fenêtre d encodage simple, reprenant les informations indispensables, à des fenêtres optionnelles lui permettant de compléter l information transmise. b) Encodage d une information préliminaire approximative Il apparaît que, pour certaines catégories d activités (par ex. exposition), une information préliminaire approximative (par exemple une période d expo sans encore connaître les dates précises) intéresse certains destinataires de l information (organisateurs de voyage, de congrès, ). Le groupe de travail a envisagé de traiter cette question dans la base de données. Mais, vu le peu de cas où l utilité d une info préliminaire se présente et le petit nombre d utilisateurs de celle-ci, il semble préférable d utiliser des canaux de transmission de cette information en dehors de la base de données. Les professionnels du tourisme et de l organisation de voyage, congrès estiment cependant que cette question est tellement importante qu elle mériterait d être traitée dans la base de données. Question à approfondir. c) Mises à jour et corrections de données Le système doit prévoir la possibilité, à tout moment, de faire des mises à jour ou des corrections d encodage. C est un point délicat auquel se heurtent les utilisateurs de la base de données et particulièrement les médias papier soumis à des calendriers très stricts de publication de l information : celle-ci a-t-elle été corrigée ou enrichie depuis sa réception et son traitement par le media papier. Certaines bases de données ont rencontré cette difficulté en adressant à leurs utilisateurs des listings structurés d avertissement de corrections et modifications. 4.3. La méthode de validation des informations encodées Les gestionnaires de bases de données existantes se heurtent tous au problème de la qualité de l encodage et de la pertinence des données encodées et doivent consacrer des ressources humaines importantes à la vérification de l exactitude des données encodées. Il faut que cette responsabilité de vérification et de validation des données revienne dans la plupart des cas à l émetteur de l information (l acteur culturel lui-même). Une voie d approche pourrait être, à l instar de ce qui existe dans certains programmes, une distinction entre l encodage d une donnée et la validation de cette donnée dans la base de données : - Un acteur culturel reçoit deux accès à la base de donnée : un accès pour l encodage des données et un accès pour la validation des données. - L accès d encodage est confié à un membre de son équipe qui procède à l encodage de toutes les données (en une ou plusieurs fois pour une même activité). Ces données encodées se retrouvent évidemment stockées dans la base de données mais ne sont Page 11 sur 22

accessibles ni pour les utilisateurs de la base de données, ni sur le site web «généraliste». - Une personne (de préférence différente) au sein de l équipe de l acteur culturel est responsable de la validation de ces données et reçoit à ce titre l accès à la base de données. Elle valide les données encodées qui deviennent alors accessibles à tous. Rien n empêche évidemment, même si ce n est pas souhaitable, qu un acteur culturel confie à la même personne la responsabilité de l encodage et de la validation. C est, par analogie, l application du «bon à tirer» du temps ou toute l information était transmise sur papier. Pour éviter un temps de latence exagéré entre encodage et validation, la base de donnée envoie quotidiennement au détenteur du login de validation la liste des activités encodées en attente de validation par lui. L attribution de la validation des données à l émetteur ne fonctionne cependant pas dans tous les cas, notamment en ce qui concerne la vérification et l élimination des doublons, quand deux acteurs ayant accès à la banque de donnée encodent une même activité (voir ci-après). Les gestionnaires de la base de données ne peuvent faire totalement l économie du travail de validation. Pour qu il fonctionne, ce système, qui confie à l émetteur la validation de ses données, demande une information, voire même une formation des différents utilisateurs. En effet aujourd hui, dans la chaine de transmission de l information, chaque maillon a tendance à considérer que le maillon précédent porte la responsabilité du contrôle de l information qu il transmet. Cette manière de faire induit des efforts de validation à plusieurs niveaux qui sont assez coûteux et peu efficaces. Il faut qu il soit clair pour tous les utilisateurs que seul l acteur culturel porte la responsabilité de l information contenue dans la base de données. 4.4. La question des doublons De nombreuses bases de données se heurtent à la question des doublons : une même activité peut être encodée par plusieurs acteurs culturels (le gestionnaire de la salle, l artiste, le producteur, ). La solution de cette question passe par plusieurs actions : - Il faut que, lorsqu on remplit un formulaire d encodage, un signal de doublon apparaisse sur l événement (difficile parce que possibilité de dénomination différente par deux acteurs différents) ou la combinaison lieu/date. - Il faut que l encodeur puisse voir dans ce cas ce qui a été encodé par quelqu un d autre. - Il faut définir, cas par cas, l encodeur prioritaire : pour une même activité, une fois que celui-ci l a encodée, seul lui peut corriger les infos ; s il n a encore rien encodé, les autres peuvent introduire l info mais l encodeur prioritaire pourra ensuite les corriger. La hiérarchie des encodeurs pourrait être la suivante : 1) organisateur de l activité, 2) producteur, 3) artiste, 4) organisateur de l activité faîtière (festival, ). Malgré la mise en place d une pareille procédure, le gestionnaire de la base de données conservera un rôle important dans la détection et l élimination des doublons. Page 12 sur 22

4.5. La question des catégories d activités Cahier de charge database v08 11 03 21.docx Pour de très nombreuses activités culturelles, leur classement dans une catégorie d activité est simple et évident. Mais plusieurs questions peuvent cependant se poser : 1. Jusqu à quel niveau de détail doit-on aller dans l arborescence des catégories? A première vue, une arborescence à deux étages est un maximum. Si l on détaille encore plus, cette arborescence des catégories devient rapidement inutilisables pour les utilisateurs de la base de données (media web et papier). 2. Certaines activités culturelles sont à cheval sur plusieurs catégories. C est parfois un véritable casse-tête car leur affectation à une catégorie particulière peut être très subjective. En outre, certaines catégories d activités ne sont pas reprises par certains media. Une manière indirecte de résoudre partiellement cette question est d assortir l activité d un certain nombre de mots clés (choisis dans une bibliothèque mise au point par le gestionnaire de la base de données) utilisables sur les media web dotés d un moteur de recherche. Ces mots clés permettraient, sur un site internet utilisant la base de données, de trouver l activité à partir de différents angles de vue. Prenons l exemple d une activité qui s inscrit dans un festival : - Il faut prévoir, dans le formulaire d encodage, un champs qui permet de rattacher l activité à une activité faîtière (en l occurrence, le festival) - Il faut prévoir, pour l organisateur du festival, la possibilité de contrôler ce rattachement (éviter des rattachements indus). - Il faut prévoir la possibilité d introduire le festival lui-même comme une activité. Quel que soit le soin apporté par la base de données à la qualification de l activité, par champs structurés (catégorie et sous-catégorie) et par mots clés, on ne peut empêcher le média destinataire de l information d exercer sa propre sélection qui risque d écarter certaines activités ou de les placer dans une catégorie ne correspondant pas à celle retenue par l acteur culturel. 4.6. La question de la hiérarchie des activités De nombreux cas peuvent se présenter : - Un concert (activité principale) précédée d une séance d introduction à celui-ci (activité annexe). - Un festival regroupant de nombreuses activités parfois dans des catégories différentes. Certains programmes de gestion culturelle résolvent cette difficulté en permettant de classer certaines activités dans un organigramme (activité faîtière, activité principale, activité secondaire, ). Ce type de classement reste cependant difficilement exploitable par les medias papier et web. Il est malgré tout très important de prévoir cette structure pour faciliter les opérations d encodage et surtout si la base de donnée peut servir d outil de gestion à certains acteurs culturels (voir 8 ci-dessous). 4.7. La question des activités permanentes (notamment les musées) Cette base de données doit-elle également reprendre les activités culturelles permanentes (musées, bâtiments à visiter, )? Il pourrait être intéressant de les reprendre sur le site Page 13 sur 22

web«généraliste». Par contre, il est plus que probable que les utilisateurs de la base de données (medias web et papier) n en auront pas d utilité. S il était décidé de les reprendre, cela demanderait des formulaires d encodage ad hoc. 5. Les outputs La qualité de la base de données devrait à terme entrainer une multiplication de ses utilisateurs, non seulement les medias web et papier mais également l ensemble des diffuseurs publics ou privés d information culturelle : organismes publics et para-publics de promotion culturelle et touristique, communes, groupements d intérêts autour d une discipline artistique, tour operators, agences de voyage, organisateurs de congrès et d évènements, hôtels, 5.1. Les aspects de contenu Pour les medias papiers, la question du formatage et de la concision des outputs est fondamentale. Il faut donc leur offrir, par type de donnée, une bibliothèque de formats différents dans laquelle ils peuvent faire leur choix ( voir 6.4 ci-dessous). Même si les sites web ont leurs exigences en la matière et pourraient également bénéficier de cette bibliothèque de formats, les questions de contenu et de formatage se posent moins pour les media web que pour les media papier. Il en va de même en ce qui concerne les mises à jour et corrections des informations reçues, un site web pouvant être mis à jour quasi en temps réel. 5.2. Les aspects financiers Tout dépend de l angle de vue que l on prend à l égard de cette base de données. Soit on considère que son rôle principal est d être au service des media et autres diffuseurs privés ou publics d information culturelle pour collecter et leur transmettre l information et, dans ce cas, qu il est normal qu elle soit rémunérée par eux. Soit on considère qu elle rend service aux acteurs culturels en fédérant de manière efficace et à moindre coût leurs efforts de transmission de l information culturelle. Ce travail doit alors être prix en charge par les pouvoirs publics au même titre que les subsides qu ils allouent aux acteurs culturels pour la communication et la promotion de leurs activités. L expérience actuelle semble indiquer que les medias web sont peut disposés à payer l information reçue. Les acteurs culturels sont évidemment intéressés à ce que leur infos se retrouvent dans un media web. Comme celui-ci est moins exigeant qu un média papier quant au formatage de l info qui leur est communiquée et quant à la ponctualité de la communication de cette info (un site pouvant constamment être mis à jour), il souhaite recevoir cette information gratuitement, ce que, dans la plupart des cas l acteur culturel est prêt à faire même si cela représente pour lui un surcroît de travail. C est une simple question de rapport de force. Dans une relation avec chaque acteur culturel, ce rapport s établit quasi toujours à l avantage du média web. Pour que celui-ci accepte que cette info lui soit transmise par une base de données centrale, il faudrait donc idéalement que cette transmission soit gratuite. Les média papier semblent, dans certains cas, plus disposés à payer le gestionnaire de la base de données pour la transmission de l information parce que la base de données leur fournit une Page 14 sur 22

valeur ajoutée de centralisation et de formatage de l information. Il convient malgré tout de s interroger sur le bien-fondé de cette rémunération. 6. Les traitements au sein de la base de donnée Le gestionnaire de la base de données assume les fonctions suivantes: - la transmission de l information ; - le contrôle de l information et la gestion des priorités au cas où plusieurs acteurs culturels encodent des données sur un même événement (cfr 4.4 ci-dessus); - la gestion des signaux de modification des données; - le formatage de l information transmise aux medias ; - la gestion des fournisseurs d information (identité, login, mot de passe, des acteurs culturels pouvant introduire des informations dans la base de données) ; - la formation et le coaching des fournisseurs d information et l incitation à l encodage ; - la gestion et la formation des destinataires de l information (les utilisateurs de la base de données); - la gestion des interfaces avec les bases de données propres des grands acteurs culturels ; - le cas échéant, la gestion du programme mis à la disposition des acteurs culturels pour exploiter individuellement leurs données (voir 8 ci-dessous). 6.1. La transmission de l information sur les activités La base de donnée va recevoir 2 types d information : 1. les données précises sur une activité culturelle ; 2. l information sur les activités permanentes (voir 4.7 ci-dessus) ; Les données doivent être disponibles pour les acteurs culturels eux mêmes, au minimum afin qu ils puissent à tout moment les corriger, et éventuellement dans le cadre d un outil de gestion de leurs activités mis à leur disposition (voir 8 ci-dessous). Les données 1 doivent être mise à la disposition de tous les utilisateurs de la base de données. Les données 1 et 2 doivent apparaître sur le site web «généraliste». 6.2. Le contrôle de l information Même si l objectif est de confier la responsabilité de la validation de l information aux acteurs culturels, grâce à la séparation des fonctions d encodage et de validation (voir 4.3 ci-dessus), le gestionnaire de la base de données garde une fonction de contrôle général et particulièrement en vue de détecter les doublons (voir 4.4 ci-dessus). Il est difficile d évaluer la charge de travail que cela représente. L expérience de CultuurNetVlaanderen et de la Fondation pour les Arts pourraient être une bonne source d enseignement. 6.3. La gestion des signaux de modification des données Comme indiqué au 4.2.2 ci-dessus, il est particulièrement important pour les medias papier utilisateurs de la base de données d être avertis d une modification des données afin de pouvoir, le cas échéant, procéder aux corrections finales avant publication. Page 15 sur 22

6.4. Le formatage de l information transmise aux medias Cahier de charge database v08 11 03 21.docx Les medias papier, vu leurs exigences de concision de l information, consacrent parfois un temps considérable à reformater les informations objectives qui leur sont transmises par une base de données. Pour résoudre cette difficulté, le gestionnaire de la base de données devrait, dans un dialogue avec les utilisateurs de celle-ci, mettre à leur disposition une bibliothèque de formats dans laquelle, pour chaque type de donnée, il peuvent déterminer leur choix. Exemple : pour la donnée de jour «lundi», un utilisateur pourrait déterminer une option de formatage dans la liste suivante : Option 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Format L L. l l. Lun Lun. lun lun. Lundi lundi Le schéma de traitement et de transmission des données se présente donc comme suit : Page 16 sur 22

6.5. La gestion et la formation des fournisseurs d information La formation des fournisseurs d information jouera un rôle crucial dans la réussite du processus. L expérience acquise par CultuurNetVlaanderen pourrait être intéressante à ce propos puisqu ils réussissent, en Flandre, à faire encoder par les acteurs culturels eux-mêmes 90% de l information recueillie. 6.6. La gestion et la formation des destinataires de l information Le dialogue avec les utilisateurs de la base de donnée est une question bien connue des gestionnaires des bases de données actuelles en la matière, et notamment de la Fondation pour les Arts. 6.7. La gestion des interfaces avec les bases de données propres des grands acteurs culturels C est une question cruciale et pas facile à résoudre. Cela demandera, en sus d un dialogue très professionnel avec chaque grand acteur culturel disposant de sa propre base de données, le développement de softwares d interface sur mesure. En outre, cela limite quelque peu la marge de manœuvre de l acteur culturel dans la mesure où toute modification de structure qu il souhaite apporter à sa propre base de données demande une analyse des effets de celle-ci sur le bon fonctionnement de l interface. L importance de cette question et la nécessité d une solution ne fait aucun doute. Aujourd hui, les grands acteurs culturels bruxellois disposant de leur propre base de données représentent, en terme de volume d activités, probablement 90% de la totalité de l offre culturelle sur le territoire de la Région. Le double encodage de leurs données, une fois dans leur propre base de données et une seconde fois dans la base de données générale bruxelloise (Fondation pour les Arts) représente un gaspillage de temps et d énergie considérable et augmente encore les risques d erreurs. 7. La question des langues dans la base de données La base de données a comme objectif de fournir les informations en trois langues : français, néerlandais, anglais. Face à cet objectif, plusieurs questions doivent être tranchées. 7.1. Inputs : qui doit fournir l information dans chacune des langues? 3 systèmes sont théoriquement envisageables : 1. L acteur culturel fournit l information dans les 3 langues. 2. L acteur culturel fournit l information dans 1 ou 2 langues et le gestionnaire de la base de donnée gère la traduction dans la 3 ème. 3. L acteur culturel fournit l information dans 1 ou 2 langues et le système génère une traduction automatique. La règle de principe devrait être la suivante : Page 17 sur 22

- L acteur culturel a la responsabilité de fournir, dans les différentes langues, les contenus (voir 4.1 ci-dessus) qui ne peuvent être prédéfinis dans des tables multilingues : - titre de l activité ; - description de l activité ; - données objectives sur le contenu ; - activité faîtière ; - activité annexe ; - service annexe. - Par contre, les autres contenus (voir 4.1 ci-dessus) devraient, dans le processus d encodage, être extraits par l acteur culturel de tables multilingues gérées par le gestionnaire de la base de données. 7.2. Inputs : doit-on fournir l information dans plusieurs langues en cas d activité unilingue (par exemple, une pièce de théâtre en français non sur-titrée)? Ce choix doit revenir à l acteur culturel. C est lui qui doit savoir l effort multilingue d encodage qu il consent à fournir en fonction du public qu il veut toucher pour cette activité ou qu il veut sensibiliser à sa maison. Par contre, dans les champs d information objective, il doit remplir le champ d accessibilité linguistique. 7.3. Inputs et traitement : si les informations ne sont pas fournies dans les 3 langues, la base de données doit-elle procéder à une traduction automatique de celle-ci au moyen d un software de traduction. Vu le caractère approximatif de ces traductions générées par des outils de traduction automatique, il semble préférable que la base de données ne les utilise pas. Il reviendra donc aux utilisateurs de la base de données de procéder à cette traduction s ils le souhaitent. A terme, le gestionnaire de la base de données peut inciter l acteur culturel à procéder lui-même à cette traduction s il constate une demande forte d outputs dans la langue concernée. 7.4. Outputs : si, pour une activité donnée, l acteur culturel n a encodé l information que dans une ou deux langues, dans quel cas le gestionnaire de la base de donnée transmet-il cette information à un destinataire d outputs qui demande de recevoir toute l information sur les activités culturelles en 1 langue? Trois options sont théoriquement possibles : 1. La base de données ne lui envoie que les informations sur les activités dont le titre et/ou le contenu sont encodés dans la langue choisie. 2. La base de données lui envoie les informations sur toutes les activités culturelles dont le champ d accessibilité linguistique (champ structuré) indique l accès pour la langue choisie. 3. La base de données lui envoie l information sur toutes les activités. Parmi ces trois options, l option 2 paraît la meilleure. Page 18 sur 22

7.5. Outputs : l utilisation des langues sur le site web «généraliste» accolé à la base de données Le site web doit être accessible dans les 3 langues. 7.5.1. Si une personne est entrée sur le site web via une langue de navigation, quelles sont les activités culturelles qu elle doit y trouver? Une fois encore, trois options sont possibles : - toutes les activités ; - les activités accessibles dans cette langue ; - les activités dont le titre et le contenu ont été encodés dans cette langue. Il semble primordial que toutes les activités apparaissent. 7.5.2. Dans ce cas, que doit afficher le site pour une activité dont les champs non prédéfinis dans des tables mutilingues (voir 7.1 ci-dessus) n ont été encodés par l acteur culturel que dans 1 ou 2 langues qui ne sont pas la langue de navigation retenue par l utilisateur du site? Une distinction doit être faite entre le champ «titre de l activité» et les autres champs non prédéfinis. Pour le champ «titre de l activité», lorsque l acteur culturel l encode dans une langue, un contenu identique apparaît dans le champ des 2 autres langues. Il revient alors à l acteur culturel de modifier ceux-ci s il souhaite que son titre soit traduit dans chaque langue. Pour les autres champs non prédéfinis, si ceux-ci ne sont pas encodés dans la langue de navigation choisie par l utilisateur du site, le site indiquera que le contenu de ces champs est disponible dans une autre langue et demandera à l utilisateur s il veut les consulter. 8. Une fonction supplémentaire de la base de données : la mise à disposition d une base de données propres pour les acteurs culturels n en disposant pas. De très nombreux acteurs culturels disposent d un outil informatique assez rudimentaire et d un degré de connaissance de l informatique de gestion assez faible. Dans la plupart des cas, ils ne possèdent pas, au-delà des applications bureautiques classiques, d un programme de gestion de leurs activités dans lequel ils peuvent rassembler et exploiter toutes les informations relatives à celles-ci : - les informations «à usage externe» : toutes celles qui sont transmises directement ou indirectement au public. - les informations «à usage interne» : les informations supplémentaires qui sont nécessaires ou utiles à l équipe de l acteur culturel pour gérer les activités : - une base de données de ses relations professionnelles ; - les informations relatives à l engagement et la gestion des artistes ; - les rider techniques relatifs à la mise en œuvre de l activité (scène, son, lumière, projection,.) ; Page 19 sur 22

- Cahier de charge database v08 11 03 21.docx La taille de leurs équipes et les moyens financiers dont ils disposent ne leur permettent pas, dans la plupart des cas, d investir dans pareil outil. Le gestionnaire de la base de données pourrait, au départ de celle-ci (qui reprend déjà la majeure partie des informations «à usage externe»), mettre à la disposition de chaque acteur culturel qui le souhaite, un programmes de gestion de ses activités. Pareils programmes existent et c est, de toute façon, sur l un d eux qu il faudrait s appuyer pour construire la base de données. Chaque acteur culturel pourrait avoir ainsi accès à «sa» base de données dans laquelle il retrouverait, pour chacune de ses activités, toutes les informations qu il aurait transmise à la base de données et qu il pourrait compléter par toutes les informations «à usage interne», pour constituer ainsi l outil informatique de gestion de ses activités partagé par son équipe. Pareil système représenterait une valeur ajoutée substantielle pour l ensemble du secteur artistique et culturel et offrirait de multiples avantages : - Il permettrait à de nombreux acteurs culturels d accéder à un outil de gestion qu ils ne pourraient acquérir ou développer à titre individuel. - La mise au point de cet outil pourrait s appuyer sur des programmes existants qui ont déjà fait leur preuve auprès de grands acteurs culturels et être menée de manière professionnelle par le gestionnaire de la base de données qui, par définition, dispose de la compétence informatique nécessaire pour assurer le dialogue entre les acteurs culturels et les concepteurs de cet outil. Ceci représenterait une économie d échelle considérable. - Le fait que la base de données puisse déboucher sur un outil de gestion à la disposition des acteurs culturels constituerait, dans leur chef, un puissant incitant à la qualité et la fiabilité des opérations d encodage de leur information «à usage externe» dans la base de données. Page 20 sur 22

Le schéma repris au 2 ci-dessus se présenterait donc comme suit : Cahier de charge database v08 11 03 21.docx encodage formulaire Website d encodage «généraliste» Acteurs Base de Media culturels données Web database interface Media papier outil de gestion base de données interne 9. Evaluation des économies d échelle réalisées par ce projet Première tentative de chiffrage des économies à attendre par ce projet : 9.1. Economie à la transmission de l information Grâce à la mise en place d un tel système, les acteurs culturels éviteraient de devoir transmettre à de multiples reprises vers différents medias l information objectives et semi objective sur leurs activités. Si le gain de temps peut être prudemment estimé à 10 minutes par activité, cela donne l économie suivante : - Nombre d activités culturelles par an à Bruxelles : 17.000 - Temps épargné : 17.000 x 10/60 = 2.833 heures / an - Economie : 2.833 h x 40 /h = 113.320 /an. 9.2. Accroissement des publics grâce au site web «généraliste» Si, grâce à cette meilleure communication, les publics augmentent de 2%, l accroissement de recettes de billetterie peut être estimé grossièrement comme suit : Page 21 sur 22

- Recettes des activités culturelles (hors cinéma) à Bruxelles : 10.000.000 /an. - Accroissement : 10.000.000 /an x 2% = 200.000 /an. Cette première tentative d estimation est évidemment très théorique et mérite d être affinée. 10. Le site web «généraliste» attaché à la base de données Ce site web fera l objet d un cahier des charges séparé reprenant principalement 4 aspects : - son contenu ; - sa disponibilité ; - sa notoriété ; - son attractivité ; - Page 22 sur 22