GUIDE D UTILISATION DE LA BASE DE DONNEES SUR LES PROJETS EXISTANTS ET PREVUS

RÉPUBLIQUE DU RWANDA MINISTÈRE DE L AGRICULTURE ET DE L ÉLEVAGE PO Box 621- Kigali; Tél/Fax: 584644-585008 PLAN STRATEGIQUE DE TRANSFORMATION DE L AGRICULTURE AU RWANDA GUIDE D UTILISATION DE LA BASE DE DONNEES SUR LES PROJETS EXISTANTS ET PREVUS Document préparé par MSc. Claude BIZIMANA et Dr Ir. Désiré NKEZABAHIZI, Consultants Sous la coordination du Groupe d Expertise, de Conseil et d Appui au Développement (GECAD). Kigali, Octobre 2004

Table des matières 1 Liste des sigles utilisés 2 I. Généralités 1.1 Préambule 3 1.2 Schéma méthodologique 3 1.2.1 Modèle de base des données 3 1.2.2 Programme de gestion de la base des données 3 1.2.3 Terminologie 3 1.3 Résultats attendus 3 1.4 Calendrier 4 II. Organisation pratique pour la collecte des données 5 2.1 Organisation générale 5 2.2 Schéma conceptuel 5 2.2.1 Contenu du fichier 5 2.2.2 Informations sur les données 6 2.2.3 Informations sur les traitements 6 2.2.4 Informations sur l utilisation 6 2.3 Orientation pour le remplissage des fiches de projets 7 2.4 Saisie des données 7 2.4.1 Introduction 7 2.4.2 Saisie proprement dite 8 III. Projets existants au MINAGRI et Projets identifiés par l analyse thématique 14 IV. Production des résultats et reporting 15 IV. Annexe 16 Annexe 1 Fiche de collecte des données 17 Annexe 2 Paramètres utilisés pour la définition des différentes variables 19 Annexe 3 Liste des codes utilisés pour la saisie des données 21 Annexe 4 MTEF de Kigali Ngali 29 1

Liste des sigles utilisés PDC MINAGRI DDL DML SPSS MTEF BD AP PSTA : Plan de Développement Communautaire : Ministère de l Agriculture et de l Elevage : Data Definition Language : Data Manipulation Language : Statistical Package for Social Sciences : Medium Term Expenditure Framework : Base de Données : Ateliers participatifs : Plan Stratégique pour la Transformation de l Agriculture au RWANDA 2

I. Généralités 1. 1 Préambule Dans le cadre de l opérationnalisation de la politique nationale agricole, le Ministère de l Agriculture et de l Elevage souhaite : - Constituer une base de données sur les projets existants dans les PDC et les projets identifiés lors des ateliers participatifs. La base de données contient les valeurs des variables relatives à ces projets. - Produire le MTEF aux niveaux provincial et national. Cette base de donnée sert d outil de planification et de suivi-évaluation des projets relevants du Ministère de l Agriculture et de l Elevage. 1. 2 Schéma méthodologique 1.2.1 Modèle de la base des données Le modèle choisi pour la gestion des données du Ministère de l Agriculture et de l Elevage est le «système relationnel» basé sur des tables. Le modèle «orienté-objet» n a pas été retenu vu qu il exige des connaissances poussées en informatique pour son utilisation. 1.2.2 Programme de gestion de la base des données Le logiciel SPSS est sélectionné pour la définition des données (DDL) et est également utilisé comme langage de manipulation des données (DML). Cependant, les tableaux des résultats finaux sont transférés en Excel pour des présentations plus faciles et plus conviviales. 1.2.3 Terminologie Le terme propre aux bases de données «table» signifie ici un tableau des données. Chaque ligne du tableau correspond à un enregistrement ou une occurrence ou «tuple». On parle de variable pour désigner une colonne de la table, à la place d «attribut» qui est spécifique aux bases des données. Ces variables vont stocker les valeurs propres à chaque projet. Un enregistrement correspond ici à un projet. Toutes les données relatives à un projet constituent ainsi une seule ligne de la table. 1. 3 Résultats attendus L objectif de cette base de données est de constituer un outil de planification des projets du Ministère. La base de données servira également d aide au système de suiviévaluation des projets formulés par les bénéficiaires et les projets figurant dans les plans de 3

développement communautaires. L interrogation de la base des données fournit une multitude d informations. Par exemple, il est possible de faire des requêtes dans la base de données, qui fournissent comme résultats des tables montrant les activités par programme et ou sous programme d une part. Les districts où sont exécutés et ou sont sollicités ces activités d autre part. La génération du MTEF au niveau provincial et au niveau national constitue son second rôle. La base de données peut en cas de besoin fournir les renseignements suivants: - Classification des activités selon différentes nomenclatures en vigueur ; - Part de chaque programme et ou activité dans le budget global ; - Zone d action et contribution de chaque bailleur au niveau du district, provincial et national ; - Origine de chaque activité et les bénéficiaires ; - Liste des financements acquis et à rechercher ; - Montant par type de financement ; - Total des aides, des dons et des prêts ; 1. 4 Calendrier Les fiches de collecte des données sont remplies lors des descentes sur terrain. Les ateliers participatifs sont ainsi organisés dans chaque district. Les animations sont regroupées par province. L ordre de passage est le suivant : 1. Kigali Ngali au début du mois d août 2. Kibuye et Gikongoro à la fin du mois d août 3. Umutara et Kibungo à la fin du mois de septembre Les autres provinces feront l objet de la prochaine phase du mois de novembre 2004. 4

II. Organisation pratique pour la collecte des données 2.1 Organisation générale Les projets identifiés lors des ateliers participatifs sont enregistrés dans des fiches élaborées à cette fin. L annexe 1 montre le modèle de fiche utilisée pour l enregistrement des projets formulés par les bénéficiaires. Les projets inscrits dans les Plans de Développement Communautaires de chaque district sont également reportés. Les fiches remplies sont transférées au siège de GECAD. Elles sont ensuite vérifiées par l équipe chargée de la base des données. Les opérateurs procèdent enfin à leurs saisies dans le programme SPSS Data Entry Station. Un masque de saisie qui ressemble aux fiches des projets a été élaboré à l aide du module Data Entry Builder de SPSS. La saisie est plus conviviale et sujette à moins d erreurs si le formulaire de saisie est identique aux fiches. Le fichier porte le nom général d «identification.sav». L extension sav est réservée pour les fichiers de données en SPSS. Après enregistrement, les fiches sont conservées au bureau du groupe GECAD. Chaque fiche reçoit un numéro correspondant à sa saisie pour qu en cas de besoin on puisse la retrouver. 2.2 Schéma conceptuel 2.2. 1 Contenu du fichier Les différentes variables observées sont regroupées en 6 catégories. Il s agit : a. Identification La partie identification comporte les variables relatives à la localisation (province, district, secteur, cellule), le nom et le numéro du projet. b. Programme Minagri Selon la classification du Minagri, les activités des projets sont classées en fonction du programme et du sous-programme. Elles sont ensuite subdivisées en sous activités. Le service exécutant est également enregistré. c. Thèmes SDA Dans le cadre de la stratégie de développement agricole, les activités sont groupées en thèmes et sous thèmes. Les activités comptent un ou plusieurs sous activités. d. Autres Informations Il s agit du ministère de tutelle, de la zone d action, de l origine du projet. Cette rubrique renseigne aussi sur l état du financement. e. Coûts du projet 5

Les éléments relatifs au coût du projet figurent dans la base de donnée. Citons à titre d exemple le coût total du projet, le montant acquis, le financement à négocier, le bailleur de fonds, le type de financement, le coût de l année 1, de l année 2 et de l année 3. f. Contexte et justification du projet. Les variables regroupées dans cette catégorie concernent les informations textes non codées portant sur le contexte, la justification, l analyse du problème, les objectifs globaux, les objectifs spécifiques, les résultats attendus et les bénéficiaires du projet. L archivage de ces informations permet d éviter le retour dans les papiers pour y chercher ces renseignements en cas de besoin. 2.2.2 Information sur les données La table des données contient les informations relatives aux projets. Chaque enregistrement correspond à un projet. Les variables utilisées stockent les attributs spécifiques à l identification du projet (sa localisation), aux activités menées par le projet selon la classification du Minagri d abord. Ensuite les éléments relatifs aux thèmes définis dans le cadre de la stratégie de développement agricole figurent aussi dans les enregistrements. Les informations sur le financement du projet et le budget. En dernier lieu sont encodés les textes relatifs à la justification du projet, les résultats attendus et les objectifs. L annexe 2 récapitule les paramètres utilisés pour la définition des différentes variables. 2.2.3 Information sur les traitements Les fichiers remis après la saisie sont vérifiés et nettoyés avant leur traitement. Le produit demandé est la génération du MTEF au niveau de chaque province par programme, sous-programme et activité pour les années 2005, 2006, 2007. Il s agit de faire une agrégation des coûts par province, par district, par programme, par sous programme et par activité. Le MTEF doit distinguer les projets issus des PDC et ceux résultant des ateliers participatifs organisés dans le cadre du PSTA. La fonction utilisée étant la somme des coûts des différents projets ayant la même activité. 2.2.4 Informations sur l utilisation Seul l administrateur de la base des données est autorisé à consulter, modifier et mettre à jour le design de saisie. Les opérateurs utilisent le masque de saisie pour entrer les données. Ils peuvent modifier et mettre à jour les valeurs des enregistrements. Pour cela, ils utilisent le module Data Entry Station de SPSS. 6

2.3 Orientation pour le remplissage des fiches de projet Les valeurs des attributs sont généralement codées, il suffit d introduire le code pour voir s afficher la valeur correspondante. La liste des codes à utiliser se trouve en annexe (annexe 3) de ce document. Les informations de la dernière partie du questionnaire sont constituées de textes bruts non codés. Il faut dactylographier le texte en évitant d aller à la ligne à l aide de la retouche «Entrée». Pour contourner ce problème, l opérateur utilise un tiret pour indiquer que c est un nouveau paragraphe qui commence. L appui sur la touche return signifie toujours la fin de la saisie d une valeur relative à une variable. C est pourquoi le curseur saute sur la case suivante dès qu on appuie sur le caractère de fin de ligne. 2.4 Saisie des données 2.4.1 Introduction Les données issues des PDC ainsi que celles recueillies lors des animations participatives sont remises au siège du groupe GECAD après le tour de chaque province. Les fiches sont d abord vérifiées par les responsables de la Base des Données. Celles qui sont incomplètes et ou mal remplies sont retournées aux chefs des animateurs. Elles sont ensuite remises aux opérateurs. Les fiches de chaque province sont enregistrées dans un fichier à part. La forme générale du nom du fichier est identification[nomprovince].sav On dispose ainsi de 12 fichiers (identificationbutare.sav, identificationbyumba.sav, identificationcyangungu.sav, identificationgikongoro.sav, identificationgitarama.sav, identificationgisenyi.sav, identificationkibungo.sav, identificationkibuye.sav, identificationkigalingali.sav, identificationkigaliville.sav, identificationruhengeri.sav, identificationumutara.sav). A la fin, tous les fichiers seront fusionnés afin de constituer un fichier global (identificationminagri.sav) qui sera traité pour l ensemble du Ministère de l Agriculture et de l Elevage. Chaque fiche saisie reçoit un numéro correspondant à son ordre de sorte que les informations physiques puissent correspondre aux données électroniques. La figure suivante illustre la procédure d enregistrement des données. 7

Butare Province Umutara Minagri 2.4.2 Saisie proprement dite Pour commencer la saisie, il faut lancer le programme «SPSS Data Entry Station» en cliquant deux fois sur son icône ou en passant dans le menu démarrer, puis sélectionnez SPSS Data Entry Station dans l option programme. 8

Le menu de SPSS Data Entry Station s affiche, l étape suivante est le choix du fichier de travail. Pour cela, il suffit de cliquer sur «more files», La boîte de dialogue «open» de Windows s ouvre 9

Il ne reste qu à sélectionner le fichier de travail. Placez-vous dans le répertoire contenant vos fichiers c:\masque de saisie pour notre cas. Sélectionnez le nom exact de fichier par exemple identificationkigalingali.sav Cliquez sur ouvrir ou cliquez deux fois sur le nom du fichier afin d ouvrir le fichier de travail. Le masque de saisie se présente et le travail peut commencer. Avant d entamer la saisie, Il faut aller dans l option «view» du menu principal pour choisir la forme de saisie. Form entry permet d effectuer la saisie dans un masque qui ressemble à la fiche d enquête tandis 10

que «table entry» propose la saisie sous forme de table où l ordre des variables est celui de leur définition. La saisie des données peut commencer. A titre d illustration, pour Kigali Ngali l opérateur introduit le code 2 pour la province et 207 pour le district de Rushashi (voir l annexe 3 pour la liste des codes). 11

Pour bien travailler, l opérateur doit enregistrer régulièrement son travail. Ce-ci permet d éviter des surprises en cas de coupure de courant électrique ou d autres pannes. La sauvegarde se fait en cliquant sur l icône correspondant dans la barre d outils ou en passant par le menu principal. Il faut alors choisir «File» dans le coin supérieur gauche, puis sélectionner «save» ou à l aide des touches de raccourci ctrl+s. A la fin de la session de travail, l agent de saisie enregistre le travail effectué et ferme le programme de saisie en choisissant «exit» dans «file». 12

La boîte d avertissement de sauvegarde des changements effectués se présente Le travail dans SPSS est ainsi clôturé et il ne reste qu à éteindre la machine. 13

III. Projets existants au Minagri et Projets issus des analyses thématiques Dans l optique de compléter la base de données, les projets existants au sein du Ministère de l Agriculture et de l Elevage seront également enregistrés. Il en est également des projets qui sont identifiés lors de l analyse thématique dans le cadre du PSTA. Cependant l enregistrement correspond ici à une activité. Chaque activité est liée à un programme qui a un objectif global et des objectifs spécifiques. Le coût total de l activité est déterminé à partir du coût unitaire et des quantités. Les deux paramètres définissent les nouveaux attributs qui sont incorporés dans la base des données. Les tables obtenues pour les projets vont produire deux MTEF qui seront fusionnés avec le MTEF des projets issus des PDC et ceux des ateliers participatifs au niveau national comme l illustre la figure ci-contre. AP et PDC INSTITUT THEMATI MTEFMINAGRI 14

IV Production des résultats et reporting Le programme de traitement ci-dessous permet de produire le MTEF au niveau de chaque province et par district. Prenons le cas de Kigali Ngali * PROGRAMME DE GENERATION DU MTEF * POUR KIGALI NGALI * Ouverture du fichier GET FILE='C:\Masque de Saisie\IdentificationKigaliNgali.sav'. * Creation du fichier Mtef en format Spss AGGREGATE /OUTFILE='C:\Masque de Saisie\mtefKigaliNgali.sav' /BREAK=PROVINCE DISTRICT ANCIENNE PROGRAMME SOUSPROGRAMME ACTIVITESPRO /MONTANT1 = SUM(MONTANT1) /MONTANT2 = SUM(MONTANT2) /MONTANT3 = SUM(MONTANT3). * ouverture du fichier MTEF en format SPSS GET FILE='C:\Masque de Saisie\mtefKigaliNgali.sav'. * Transfert du fichier en Excel pour plus de facilites de presentation SAVE TRANSLATE OUTFILE='C:\Masque de Saisie\mtefKigaliNgali.xls' /TYPE=XLS /VERSION=8 /MAP /REPLACE /FIELDNAMES /CELLS=LABELS. Le résultant est une table en format SPSS qui est transféré en Excel pour faire des présentations plus conviviales. Le cas de Kigali Ngali est pris comme exemple. L annexe 4 montre le MTEF des projets issus des AP et des PDC. 15

V. ANNEXES 16

Annexe 1 Fiche de collecte des données MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE L'ELEVAGE BASE DE DONNEES STRATEGIE SECTORIELLE ELABOREE PAR GECAD 1. IDENTIFICATION 2. PROGRAMMES MINAGRI Province Programmes District Sous Programmes Secteur Activités Cellule Sous Activités Nom du Projet Service Exécutant Numero du Projet Calendrier d'exécution (ans) 3. THEMES SDA 4. AUTRES INFORMATIONS Thème Ministère de tutelle Sous Thème Zone d'action Activité Ancienneté Sous Activité Financement 17

5. COUT DU PROJET Coût total du projet Montant / Année 1 Financement à négocier Montant / Année 2 Bailleurs de fonds Montant / Année 3 Mode de financement Financement acquis 6. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU PROJET Justification du projet Analyse du problème Objectif Global Objectifs spécifiques Résultats Attendus Bénéficiaires du projet 18