La préparation de la fin de gestion de l exercice 2016 Réunion des responsables et gestionnaires
Les enjeux Le calendrier par processus La fermeture de Sifac et la bascule sur Sifac GBCP 2
Les enjeux Clôturer l année 2016 avec une situation des en-cours (commandes, missions, service faits, commandes de vente) la plus à jour possible et faciliter la reprise des données sur la version Sifac GBCP Disposer d un état des lieux financier qui permette de mesurer l avancement de l université dans la réalisation de ses activités et dans sa capacité à les poursuivre. Des enjeux et des informations utiles à différents niveaux : Le résultat budgétaire des composantes et de l université ; L état d avancement des différentes opérations pluriannuelles en cours et la détermination des éventuels reports ; La réalisation et le résultat des opérations achevées ; Le résultat financier de l université (donc notre capacité à dégager un autofinancement) ; La situation financière de l établissement (donc notre capacité à financer nos activités) et l état de notre patrimoine. 3
Les règles à respecter Les opérations de fin d exercice répondent à une même règle budgétaire et comptable qui s articule en un double objectif : Respecter le principe de l annualité budgétaire ; Dégager un résultat qui reprend l ensemble des opérations relatives à un même exercice. Les comptes annuels doivent être réguliers (conformes aux règles et procédures en vigueur), sincères et présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat. Ils font l objet d un audit par le commissaire aux comptes en vue de leur certification Le compte financier 2016 doit être approuvé par le Conseil d Administration au plus tard le 28 février 2017, en théorie 4
La clôture des comptes : une démarche collective Un mot d ordre : ne pas attendre la fin d exercice Nécessité d un suivi tout au long de l exercice 70% des dépenses dans les 4 derniers mois et 80% des recettes (hors SCSP) dans les 3 derniers mois En réalité, la comptabilité dépend de l alimentation des processus amonts. C est un indicateur et un marqueur : des commandes d achats, des éléments de paie, des investissements, des commandes de ventes, des litiges et contentieux La clôture annuelle c est l affaire de tous et pas seulement un dossier porté par l agence comptable ou la direction des finances Enjeu pour les composantes Enjeu collectif pour l université 5
La clôture des comptes : une nécessaire coordination Une note de cadrage des opérations de fin de gestion : Anticiper Définir et préciser les rôles de chacun Expliciter les inter actions entre services Fixer les échéances à travers un calendrier de clôture Fournir des indications par processus : un fiche par processus Chacune des fiches détaille pour chaque processus (dépense, recettes, charges à payer, produits à recevoir, produits constatés d avance, report) : la définition du concept; les opérations à réaliser; les modalités de leur enregistrement dans Sifac 6
La clôture des comptes : les terminologies La période d inventaire 2016 : à partir du 1er janvier 2017 La période d inventaire consiste à : arrêter au 31 décembre 2016 les comptabilisations des recettes et des dépenses ; comptabiliser l ensemble des services faits et des droits acquis au titre de l exercice qui s achève selon la procédure des charges à payer ou factures non parvenues pour les opérations d investissement, des produits à recevoir et des produits constatés d avance. enregistrer les opérations d ordre : amortissements, provisions 7
La terminologie : les charges à payer La technique des charges à payer (CAP) permet le rattachement à l exercice des dépenses dont le service est fait au plus tard le 31 décembre 2016 mais pour lesquelles l établissement n a pas encore procédé à la liquidation définitive notamment en raison de l absence de facture Les CAP peuvent être constatées de 2 manières : Charges à payer constatées au fil de l eau : par la saisie du service fait dans SIFAC comptabilisation automatique Charges à payer complémentaires : il s agit des dettes nées durant l exercice mais qui ne font pas l objet d un bon de commande (exemple cours complémentaires, vacations etc.) comptabilisation manuelle à partir des remontées demandées aux composantes 8
La terminologie : les produits à recevoir et les produits constatés d avance Les produits à recevoir concernent les recettes (ventes de biens ou de services) qui relèvent de l exercice 2016 mais qui n ont pas été comptabilisées en 2016, principalement parce que l établissement n a pas émis de facture. Exemple : actions de formation continue non encore facturées au 31 décembre Les produits constatés d avance concernent les recettes encaissées en 2016 mais dont une partie l a été par anticipation, car elles concernent l exercice suivant. La technique dite des «produits constatés d avance» permet d annuler la part de la recette relative à N+1 et de la renvoyer sur l exercice suivant. Exemple : droits d inscription des étudiants (un tiers en 2016 et 2/3 en 2017) 9
Les enjeux Le calendrier par processus La fermeture de Sifac et la bascule sur Sifac GBCP 10
Le calendrier de clôture : les dépenses de fonctionnement ANTICIPER ET METTRE A JOUR 25/11/2016 16/12/2016 19/12/2016 31/12/2016 28/02/2017 Fin saisie bons de commande Date limite enregistrement service fait Solde commandes sans objet DATE LIMITE REALISATION SERVICE FAIT Date limite demande reports engagements POUR COMMANDES 11
Le calendrier de clôture : les dépenses de fonctionnement Les services faits 2016 post 16 décembre : Si réception marchandises ou constat de la réalisation d une prestation de services postérieurement au 16/12 Scan du bon de livraison ou de l attestation de service fait Nommage du scan avec numéro de bon de commande concerné Envoi du document scanné par courriel à l adresse générique mise en place : basculegbcp@univ-parisdiderot.fr jusqu au 23/12 le service fait sera enregistré sur l exercice 2016 par la cellule dédiée Post 23/12 le service fait sera enregistré sur l exercice 2017 par la composante 12
Le calendrier de clôture : les missions ANTICIPER ET METTRE A JOUR 25/11/2016 16/12/2016 19/12/2016 31/12/2016 28/02/2017 Fin saisie des missions Date limite service fait Date limite remise originaux PJ Solde commandes sans objet DATE LIMITE REALISATION SERVICE FAIT Date limite demande reports engagements POUR MISSIONS 13
Le calendrier de clôture : les dépenses de missions Les pièces (ordre de mission et état liquidatif signés) doivent être remis au service facturier au plus tard le 16/12 Pour les missions terminées et dont le missionnaire transmettrait les pièces justificatives (factures d hôtel, transport, etc) à la composante après le 16 décembre : Ces missions seront ressaisies par la cellule dédiée lors de la reprise de données dans Sifac GBCP avec une date de consommation de crédits sur l exercice 2016 Il appartiendra à la composante de saisir l état liquidatif définitif sur l exercice 2017 et de transmettre les pièces justificatives au service facturier lorsque la version Sifac GBCP sera ouverte (donc en 2017) 14
Le calendrier de clôture : les dépenses de personnel 7/11/2016 30/11/2016 31/12/2016 Chaque mois en 2017 Envoi par DRH maquette CAP Date limite dépôt dossiers pour CAP 2016 DATE LIMITE REALISATION SERVICE FAIT Transmission mensuelle mise en paiement CAP 2016 15
Le calendrier de clôture : les dépenses de personnel Les charges à payer de personnel Charges pour lesquelles le service fait peut être attesté à la date du 31 décembre 2016 et non mises en paie : éléments de rémunération (exemples : vacations, surveillances d examen, etc ) ; heures complémentaires ; dossiers de recrutement. 16
Les charges à payer de personnel Les différentes étapes pour la DRH : Dépôt de la maquette des charges à payer dans l espace partagé le 7 novembre 2016 Mise à disposition dans l espace partagé des nouveaux éléments de rémunération pris en charge : le : les nouveaux éléments pris en charge de septembre à novembre ; le 22 novembre 2016 : les nouveaux éléments pris en charge sur la paie de décembre Au cours de l année 2017, transmission mensuelle de la liste nominative des agents rémunérés sur votre budget en indiquant ceux faisant l objet d une charge à payer 17
Les charges à payer de personnel Les différentes étapes pour les composantes et les services : Dépôt de la maquette des charges à payer renseignée dans l espace partagé le : 30 novembre 2016 au plus tard. Transmission des bordereaux de liquidation liés aux charges à payer au service de gestion de la DRH le : 31 janvier 2017 au plus tard. 18
La maquette des charges à payer Même format que l année précédente Nécessité de renseigner toutes les colonnes pour calculer justement le montant des charges à payer Enregistrement de la maquette renseignée dans le dossier intitulé CAP de l espace partagé (fichiers à nommer «CAP 2016 Nom de la composante/service») Mode opératoire pour alimenter la maquette (annexe 7 de la note Opérations de fin de gestion) 19
Le calendrier de clôture : les recettes ANTICIPER ET METTRE A JOUR 9/12/2016 16/12/2016 19/12/2016 31/12/2016 Fin saisie commandes de vente Date limite service fait Date limite remise originaux PJ Solde commandes sans objet DATE LIMITE REALISATION SERVICE FAIT Fin janvier 2017 Pointage recettes 2016 Les régisseurs chargés de l encaissement des recettes au comptant devront déposer tous les fonds en leur possession au plus tard le 19 décembre 2016. (Contact : bureau de la trésorerie de l agence comptable) 20
Le calendrier de clôture : les reports de crédits Les crédits ouverts au titre d un budget ne créent aucun droit au titre du budget suivant (annualité) Des exceptions prévues par la réglementation : Les programmes pluriannuels d investissement : les crédits des tranches non exécutées Les contrats de recherche pluriannuels : les crédits des tranches non exécutées Les reports sont gérés par le service du budget Toute autre demande que celle portant sur les situations prévues par la règlementation (exemples : IUF, autres) devra être transmise au service du budget au plus tard le 28 février 2017 IUF : uniquement pour les délégations en cours Autres : arbitrées par la CFM 21
Le calendrier en synthèse échéances domaine travail à réaliser 1 ère semaine de novembre tout domaine 1 ère réunions d analyse des opérations en cours et à solder au titre de l exercice 2016 7 novembre 2016 DRH Transmission de la maquette des charges à payer 24 au 28 octobre 2016 DRH Payes de juillet et août 2016 DRH 22 novembre 2016 DRH Transmission des éléments pris en compte sur les payes de septembre à novembre 2016 pour rapprochement et évaluation charges à payer par composantes et services Transmission des éléments pris en compte sur la paie de décembre 2016 pour rapprochement et évaluation charges à payer par composantes et services 25 novembre 2016 dépenses date limite de saisie des bons de commande et des ordres de missions 30 novembre 2016 DRH Date limite de transmission à la DRH des tableaux de charges à payer de personnel 1 ère semaine de décembre tout domaine 2ème réunions d analyse des opérations en cours et à solder au titre de l exercice 2016 9 décembre 2016 recettes Date limite de saisie des commandes de vente 16 décembre 2016 dépenses date limite d'enregistrement du service fait dans Sifac 16 décembre 2016 mission Date limite arrivée des dossiers missions à l agence comptable 16 décembre 2016 recettes Date limite réception des documents justificatifs des recettes à l agence comptable 19 décembre 2016 Dépenses / recettes 31 décembre 2016 dépenses/recettes Date limite de solde des commandes d achat et de ventes sans objet ou achevées date limite du service fait réel en dépenses et en recettes (à ne pas confondre avec la date d enregistrement du service fait dans Sifac) 31 janvier 2017 DRH Date limite de transmission à la DRH des bordereaux de liquidation 28 février 2017 dépenses Date limite de dépôt des demandes de reports de crédits 22
Vos contacts Pour les charges à payer : ahmed.guendouzi@univ-paris-diderot.fr francoise.beggiato@univ-paris-diderot.fr Pour les charges à payer de masse salariale (heures complémentaires, recrutements...) : Charges_à_payer@univ-paris-diderot.fr Pour les recettes : bureau.recettes@univ-paris-diderot.fr Pour les ouvertures ou ajustements budgétaires : budget@univ-paris-diderot.fr Pour les ouvertures de crédits sur ressources contractuelles: brc@univ-paris-diderot.fr Pour les reports de crédits : budget@univ-paris-diderot.fr 23
Les enjeux Le calendrier par processus La fermeture de Sifac et la bascule sur Sifac GBCP 24
La fermeture de Sifac Exercice 2016 : arrêt des commandes à compter du 26 novembre Exercice 2017 : objectif d ouverture de Sifac GBCP la 3 ème semaine de janvier Dispositif spécifique : Uniquement les commandes et missions urgentes Imprévues Impératif de sécurité Réparation panne ou incident impactant le fonctionnement normal 25
La fermeture de Sifac Organisation mise en place : Centralisation des demandes via cellule dédiée : validation «urgence» Demandes formulées via fichiers : un pour les commandes et un pour les missions Envoie à adresse générique : basculegbcp@univparis-diderot.fr Si validation, saisie, envoie au fournisseur par cellule, copie pour information à la composante/service Dispositif similaire en 2016 sur budget 2016 et en 2017 sur budget 2017 26
Le traitement des missions 2017 Pour les missions qui concernent l exercice 2017 : Seules les missions urgentes seront saisies par la cellule dédiée (voir dernière partie du diaporama) Pour les missions non urgentes, le formulaire mis en place pour les demandes de missions urgentes pourra servir pour assurer la couverture juridique des missionnaires Les missions non urgentes devront être ressaisies par les composantes quand la version Sifac GBCP aura été activée 27
La reprise des données Obligation de reprendre certaines données manuellement : Les marchés en cours ; Les services faits sur les commandes de 2016 non soldées ; Les ordres de missions pour les missions non achevées en 2016 ; Les commandes de vente pour les commandes non soldées en 2016 Équipe dédiée constituée de gestionnaires financiers de l université (sollicitation encours) Travail collectif centralisé pour assurer reprise de données dans Sifac Saisie s effectuera après l installation de la version Sifac GBCP dans la semaine du 9 janvier La durée est directement liée au volume et à la qualité des données à ressaisir 28