Le Centre Hospitalier de VICHY RECRUTE 1 GESTIONNAIRE DE LITS «BED MANAGER» (100%) Pièce jointe : Fiche de Poste Renseignements à : Madame Blandine SEGUY Directrice de l Efficience, des Risques, des Relations avec les Usagers et des Projets Mail : blandine.seguy@ch-vichy.fr Monsieur François GUILLAMO Directeur des Ressources Humaines et des Relations Sociales Mail : francois.guilllamo@ch-vichy.fr Candidatures à : Secrétariat des Ressources Humaines Centre Hospitalier de Vichy BP. 2757 03207 VICHY CEDEX 04-70-97-35-16 Mail : francoise.peronneau@ch-vichy.fr
FICHE DE POSTE Gestionnaire de lits «Bed Manager» Année 2017 CENTRE HOSPITALIER DE VICHY Service Formation - GPMC Mme CAVELIER Marilyn 34.26 1
FICHE DE POSTE Référence informatique n : (compléter pour le service formation) Intitulé : Gestionnaire de lits Métier : Affectation : Pôle : Service : Diplôme ou niveau requis Cadre de santé, cadre supérieur de santé ou faisant fonction Une très bonne connaissance du Centre Hospitalier de Vichy et des services notamment du Pôle Médecine, le pôle Chirurgie, le Pôle réadaptation gériatrie le composant, est requise : une expérience dans plusieurs services ou des missions transversales, qui permet d avoir un réseau et de connaitre le fonctionnement de l hôpital et notamment les flux patients. Connaissance générale du système de santé (facultatif) Connaissance souhaitées (savoir-faire): Connaissance des flux hospitaliers Connaissance du parcours patient Connaissance de la pathologie et des soins (un minimum) Respect des procédures de la Cellule de gestion des lits Travail en équipe Méthodologie d analyse de situation Connaissances détaillées des organisations des services du CHV Informatique (notamment logiciel HPLANNER et Via Trajectoire) Qualité souhaitées (savoir-être) : Réactivité Savoir travailler sous tension Aptitude à prendre une décision et à la mettre en œuvre Capacité à gérer le conflit - Sens de l écoute et du dialogue Art de la négociation Savoir se positionner Esprit d équipe Goût pour la communication Capacité à entretenir un réseau relationnel avec les acteurs clés (médecins, cadres, équipes) Pédagogie Accepter le refus sans le prendre pour soi Rigueur Grande disponibilité Savoir rendre compte 2
Positionnement dans l organigramme Autorités hiérarchiques N+1 : DSIRMT N+2 : Directeur général et Président de CME Liaisons fonctionnelles Ensemble des cadres de santé des services de soins. Praticiens des services, chefs de service et d unités fonctionnelles, chefs de pôle, Directeurs fonctionnels. Présentation de l unité Mission du service Le «Bed Manager» possède une fonction particulière et n est pas affecté à unité de soins traditionnelle. Le poste de «Bed Manager», doit permettre d'optimiser l'organisation des hospitalisations. Il est là pour gérer les lits et les parcours patient (intrahospitalier). En contact avec tous les services, il a une vision à court et moyen termes des entrées et sorties et il place les patients dans les unités de soins au mieux en fonction des demandes et des contraintes de chacun. Il travaille en lien étroit avec la Cellule de gestion des lits du CHV qui lui vient en soutien, la DSIRMT (Direction des soins infirmiers, de rééducation et médicotechniques) et la DERUP (Direction de l efficience, des risques, des relations avec les usagers et des projets). Localisation A préciser en fonction du lieu qui pourra lui être affecté. Proximité géographique : Positionnement central dans l hôpital A proximité des services A proximité des consultations Constitution de l équipe Le Bed Manager n a pas d équipe dédiée à proprement parler de par la transversalité de son poste. Il n est pas responsable d une équipe mais d une mission d optimisation de la gestion des lits au sein de l établissement. 3
Conditions d exercices et particularités du poste Poste à temps plein (100%), repos fixes du lundi au vendredi (8h30 17h00 à préciser selon la charge de travail, coupure possible) en régime cadre ou au forfait. Organisation du poste avec les cadres de santé des urgences pour ce qui concerne les périodes d absence. Poste situé à l interface entre le service d entrée du CH (les urgences) et les services de premier aval (MCO). Le gestionnaire doit rechercher l adhésion médicale et paramédicale, procéder à de la ressaisie informatique, s adapter à l architecture de l hôpital (pavillonnaire), procéder à la gestion de l aval et des délais d acceptation des lits SSR, respecter des règles d hébergements. Technologies utilisées Le Bed Manager dispose d un PC portable disposant de l ensemble de la bureautique propre au CHV ainsi que l outil HPLANNER (outil de gestion des lits et de la planification des séjours). Il a accès à l ensemble des outils informatiques du CH de Vichy. Missions principales Recueillir l information : Relevé des lits, sur site ou à partir d un outil informatique Recueil des mouvements de la nuit (matin) et participation quotidienne au SCO (service de concertation et d orientation) Participation aux staffs des urgences et/ou des services Visite physique dans les services pour rencontrer les équipes et recenser l information Centralisation des informations relatives à l hospitalisation du patient en programmé. Rendre compte : Transmission de la disponibilité des lits aux urgences et / ou des services en temps réel Saisie dans le logiciel (mise à jour des entrées et sorties prévisionnelles et réelles) Transmission des informations aux cadres d astreinte Pilotage (tableau de bord de la performance de la cellule) Accueil téléphonique de qualité à l ensemble de ses interlocuteurs Affecter et orienter les patients : Affectation des patients programmés UHCD dans les lits en fonction de la disponibilité et de la DPS Edition de la liste des patients sortants Participation, en collaboration avec l encadrement de proximité, à la gestion des flux patients 4
Programmation de l hospitalisation du patient consultant en fonction des plages opératoires et de la disponibilité des lits Facilitation de l adéquation entre la programmation des actes techniques et l hospitalisation du patient Participation à l orientation des patients entrés en urgence selon les règles d hébergement définies Responsabilité du respect des processus cibles «entrée» et «sortie» des patients Responsabilité du respect du processus d ouverture et de fermeture des lits dans l établissement Promouvoir la démarche : Promotion de la démarche de gestion des lits dans les services Manager : Gestion des situations conflictuelles Reporting auprès de la Direction des problématiques récurrentes Missions spécifiques ou ponctuelles Participer aux réunions d encadrement, aux instances à la demande de la DERUP, de la DSIRMT ou de la DG. Activités complémentaires et/ou transversales 5