PROJET EVAM SUIVI DE LANCEMENT DU PROJET JANVIER 2017 RÉSUMÉ: Version 1.0 07/01/2017 Le suivi de lancement du projet EVAM a pour objectif de décrire de manière succincte l avancée du projet et de fournir un statut sur les activités menées et celles à venir. Dans le cadre de la politique de suivi de projet conduite par Sign4change, les projets sont documentés et présentés sous la forme d un suivi de lancement de projet et lorsque l implémentation du projet est finalisée sous la forme d un compte rendu final de projet. Ce document présente le contexte du projet EVAM, exprime des vifs remerciements aux contributeurs sans qui ce projet n aurait pas été possible, détaille les éléments budgétaires, fournit une rétrospective sur les actions menées et finalement expose les étapes à accomplir pour finaliser l implémentation du projet. 1
TABLE DES MATIERES I. INTRODUCTION... 3 1. Remerciements... 3 2. Contexte... 3 II. PERIMETRE ET ACTIVITES DE LANCEMENT... 3 1. Récolte principale du 17.12.2016... 4 2. Récolte et activités annexes... 4 3. Mise en place du vestiaire... 4 III. BUDGET... 4 IV. PROCHAINES ETAPES... 5 1. Gestion et opération du vestiaire... 5 2. Propositions et activités en cours... 6 V. COMPTE RENDU DE PROJET FINAL... 6 1. Planification... 6 2. Suivi additionnel... 6 Appendix A: QUITTANCES... 7 1. IKEA... 7 2. INVOICE 14.12.2016... 7 2
I. INTRODUCTION La section introductive présente les remerciements aux personnes ayant participé au lancement du projet EVAM ainsi que le contexte du projet. 1. Remerciements Nous tenons à remercier infiniment toutes les personnes qui ont contribué au succès de ce projet pour leur générosité, implication et solidarité. La récolte du 17 décembre 2016 et les activités annexes ont été un immense succès et la mobilisation de vous tous, un incroyable exemple de solidarité, qui est non seulement très touchant, mais également une forte source de motivation pour nous tous. Merci à vous pour vos généreuses contributions et merci à ceux qui sont également venus nous aider pour la réception, le tri et le rangement des habits. Merci beaucoup pour les jeunes, qui grâce à vous vont avoir accès à des habits chauds et à un vestiaire durable et convivial. L excitation des jeunes lors de l ouverture officielle du vestiaire jeudi 5 janvier 2017 est un signe fort de l importance de cette action! 2. Contexte Dans le cadre de l engagement de Sign4change auprès du foyer de mineurs non-accompagnés de l EVAM de Crissier pour la création et la mise en place d un vestiaire, le projet EVAM a été initié à la fin du mois de Novembre 2016. Pour information le cadre de collaboration est disponible sur le lien suivant : https://www.evam.ch/fileadmin/user_upload/articles/liste_groupes_et_associations_de_benevoles_actifs.pdf Au vu de l hiver et du froid, la plus haute priorité a été mise pour réaliser ce projet rapidement. L action «Récolte» a été menée en parallèle de la création et mise en place du vestiaire pour qu il soit opérationnel dans les meilleurs délais, ce qui a été finalisé le 26 décembre 2016 permettant que la mise en fonction du vestiaire par des bénévoles Sign4change soit assurée en ce mois de janvier 2017. II. PERIMETRE ET ACTIVITES DE LANCEMENT Au sein de cette section, nous définissions le périmètre du projet EVAM ainsi que toutes les activités qui ont été nécessaires à son lancement. 3
1. Récolte principale du 17.12.2016 La récolte du 17 décembre aux Allières, 1012 Lausanne a été un succès retentissant avec une participation dépassant toutes attentes, avec au total 150 inscrits. 2. Récolte et activités annexes De manière simultanée à la récolte du 17 décembre une unité mobile est allée chercher des habits et jeux sur tout le territoire vaudois. Le mardi 20 décembre une récolte a eu lieu à Neuchâtel et une unité mobile s est déplacée sur Neuchâtel et Yverdon. En addition, des habits et jeux ont donnés directement à l équipe de Sign4change, ont été déposés ou récoltés avant et après la date du 17 décembre au siège de Sign4change et aux Allières. 3. Mise en place du vestiaire La mise en place du vestiaire s est effectuée en concomitance aux différentes récoltes de la manière suivante : - Donation de meuble à Genève en date du 06.12, - Donation de meuble à Cossonay en date du 11.12, - Achats de meubles d occasion en date du 14.12 à Renens, - Dépôt du premier lot de meubles auprès de l EVAM le 14.12 au soir, en trois convois assurés par l équipe de Sign4change, - Donation de meubles à Morges en date du 20.12, - Acquisition de meubles à IKEA pour finaliser les besoins du vestiaire en date du 21.12, - Donation de deux commodes à Savigny en date du 21.12, - Dépôt du second lot de meubles auprès de l EVAM le 21.12. - Montage de la majorité des meubles sur site le 22.12. - Donations diverses à Morges. - Le 26.12, transport d une partie des habits et finalisation du montage des meubles, mise en place, tri des habits et rangement du vestiaire. - Le 26.12 le vestiaire est prêt pour sa mise en opération. III. BUDGET En conformité avec sa charte des valeurs, Sign4change a entrepris toutes les actions requises pour avoir un vestiaire de qualité, qui soit durable et représente un endroit convivial et pratique pour les enfants et en même temps qui soit 4
financièrement responsable et optimal. Nous en profitons pour remercier encore les donateurs de meubles pour ce vestiaire qui répond de manière idéale aux besoins. Voici la liste des meubles, donations et acquisitions pour la création du vestiaire : Objet Lieu de la récolte et date Coût Table haute bar et Genève, le 06.12 0 (donation) deux chaises Table centrale Cossonay, le 11.12 0 (donation) 2 grandes étagères, 1 meuble de rangement, une table et 2 chaises, meuble de rangement long, 1 meuble avec bacs, 20 paniers de Renens le 14.12 55 Frs rangements pour chaussures Meubles de rangement Morges, le 20.12 0 (donation) divers IKEA : 4 Porte-Habits, Allaman, le 21.12 131,60 Frs 4 Etagères 2 commodes habits Savigny, le 21.12 0 (donation) TOTAL 186,60 Frs Voir : Appendix A *Les couts directs et associés (transport, frais annexes) sont pris en charge à 100% par le comité fondateur de Sign4change. IV. PROCHAINES ETAPES L objectif de cette section et de présenter les prochaines étapes du projet. L ouverture du vestiaire le 5 janvier a été couronnée de succès, les prochaines étapes sont les suivantes : 1. Gestion et opération du vestiaire Pendant le mois de janvier les activités d ouverture et de gestion du vestiaire seront effectuées par Julie et Marine de Sign4change avec l objectif de mettre en place des procédures de gestion des inventaires, de demander pour un local 5
(ou une salle) de stockage pour les habits d été en prévision du printemps et de l été et d optimiser au mieux les activités liées au vestiaire. Les activités de recherche de bénévoles sont toujours en cours, les détails sont disponibles sous le lien suivant : https://www.sign4change.today/benevolatvestiaire/ Nous recherchons activement plusieurs bénévoles pour le vestiaire, afin de créer des équipes pouvant se relayer. En vous remerciant de nous contacter si vous êtes intéressés par une activité bénévole. 2. Propositions et activités en cours Les propositions et analyses en cours sont notamment la mise en place d une ludothèque dans le foyer de l EVAM pour les enfants du foyer permettant de créer un espace lecture (BD et livres) et de jeux (jeux de sociétés). Lors de la récolte et des activités annexes des généreuses donations contenant des jeux, BDs et livres ont été faites et nous souhaitons les mettre à disposition des enfants dans un cadre idéal et accueillant. Au vu du succès de la récolte, des activités associées et après la finalisation de l inventaire des habits collectés, en cas de surplus, Sign4change prendra contact avec les autres foyers pour mineurs non accompagnés de l EVAM dans l objectif de répartir adéquatement les habits entre les différents foyers qui n ont pas de vestiaire. V. COMPTE RENDU DE PROJET FINAL Une fois les éléments de la section 4 finalisés le compte rendu final pourra être rédigé. 1. Planification Le compte rendu final est planifié pour le mois de Février. 2. Suivi additionnel En cas de projets spécifiques liés à ce projet central, des suivis additionnels pertinents seront rédigés. 6
Appendix A: QUITTANCES 1. IKEA 2. INVOICE 14.12.2016 PROJET EVAM, Yuki Sato, 1020 Renens, VD a vendu à Sign4change: - Shelving unit 2 (IKEA EXPEDIT) - Storage (IKEA) - Bathroom shelf (IKEA MOLGER) - Dining table (extendable) with two chairs (IKEA BJURSTA) Total cost: 55 frs 7