Cahier des charges Refonte du site internet www.sciencesporennes.fr Procédure d achat conformément à l article 28 alinéa I du Code des marchés publics 1. Présentation de la structure Reconnu pour son excellence et la qualité de ses parcours de formation, Sciences Po Rennes est un établissement public d enseignement supérieur à caractère administratif. Ouvert en 1991, il fait partie du réseau des dix Instituts d Etudes Politiques de France. Il a pour mission de former des étudiants issus de l'ensemble de la population afin qu'ils exercent demain des responsabilités tant dans le secteur public que dans le secteur privé en France, en Europe et dans le reste du monde. L un des atouts de Sciences Po Rennes est son offre de spécialisations fortes et originales. Elles concernent les métiers de la presse, ceux liés aux politiques locales et à l aménagement urbain ainsi qu à la gestion des organisations, du risque et de la qualité. Sciences Po Rennes dispose d un Centre de Préparation aux concours de l ENA. Excellence et pluridisciplinarité Droit, économie, gestion, histoire, science politique et langues vivantes sont enseignés à part égale. L objectif est de doter les étudiants d une solide culture générale pour appréhender les enjeux de nos sociétés. Le travail en conférence de méthode par groupe de 20 permet d acquérir une rigueur méthodologique tant dans l expression écrite qu orale. Ouverture internationale Sciences Po Rennes accorde une importance forte aux langues étrangères et a inventé l année internationale pour tous. Grâce à cette ouverture l Institut a su tisser des partenariats contribuant au rayonnement de l'établissement hors des frontières nationales et lui permettent d'accueillir chaque année une centaine d'étudiants étrangers provenant des 5 continents. Démocratisation Sciences Po Rennes mène depuis plus de 10 ans une politique volontariste de démocratisation de son recrutement. L objectif est que des lycéens qui, par défaut d information, par auto censure ou par leur situation sociale, n auraient pas cru possible ou utile de tenter le concours d entrée, puissent le faire dans des conditions favorables. Avec près de 40% d étudiants boursiers en 1ère année, Sciences Po Rennes est l Institut d Études Politiques qui obtient les meilleurs résultats pour la poursuite de cet objectif d équité. Audace Sciences Po Rennes a ouvert, en septembre 2012, une nouvelle section de 2e année axée sur le développement durable en partenariat avec l'université de Caen BasseNormandie. Installée à Caen, cette section, unique dans le paysage des Institut d études politiques, proposera à partir de la rentrée 2015 un parcours de 5e année axé sur l ingénierie de la prospective et de la concertation : dynamiques territoriales et énergies renouvelables. Recherche La recherche est un élément structurant de Sciences Po Rennes. Les principaux domaines de recherche sont :
Médias, journalisme, espace public ; Transformation des politiques sanitaires et sociales en Europe ; Gouvernance territoriale et analyse comparée des politiques publiques ; Identités et mobilisations politiques. Nos étudiants A la rentrée 2014, nos étudiants de 1 re année étaient issus à 65 % d un Bac ES, à 23 % d un Bac S et à 12 % d un Bac L. Parmi eux, 72,5 % ont obtenu leur bac avec mention Très Bien, 21,5 % avec Bien, et 5 % avec Assez Bien. 57,5 % d entre eux ont réussi le concours l année du Bac, pour 42,5 % à Bac +1. Originaires aux deuxtiers du Grand Ouest, nos étudiants côtoient tout au long de leur cursus des étudiants étrangers venant des 5 continents. Chiffres clés 1200 étudiants inscrits en 20142015, dont 115 étudiants étrangers 40 enseignants et chercheurs permanents 300 intervenants extérieurs 40 personnels administratifs, techniques ou de bibliothèque 110 partenariats avec des universités dans 40 pays répartis sur les 5 continents 500 conventions de stages signées chaque année 2. Présentation du projet Le site Internet actuel de l Institut (http://www.sciencesporennes.fr) a été créé en 2009 et présente ses concours et cursus, l actualité de l établissement, la vie étudiante, etc. Ce site a déjà fait l objet de plusieurs versions avec un certain nombre d aménagements, mais est désormais considéré comme obsolète. Il ne répond plus aux usages, à la stratégie de communication et aux attentes du public (étudiants, futurs étudiants, institutionnels, enseignants chercheurs, etc.), pour qui le site Internet reste la vitrine de l établissement et le vecteur de son rayonnement. Actuellement basé sur un CMS (Content Management System) développé sur mesure par le prestataire, il offre une trop faible souplesse d évolution et ne répond plus aux besoins éditoriaux tant en terme de gestion de contenu que de graphisme. Il ne présente, par ailleurs, plus une sécurité suffisante. Le site public a pour but de présenter l Institut au grand public en décrivant le diplôme, les différentes formations, la recherche, les actualités Il s adresse aussi bien aux candidats qu aux étudiants ou aux entreprises, institutions publiques, partenaires internationaux. Le choix avait été fait, en 2009, d un accès par profil. La pratique de cet accès différencié nous amène aujourd hui au souhait de le supprimer au profit d une page d accueil beaucoup plus dynamique. Le site futur de Sciences Po Rennes devra être la vitrine institutionnelle d un établissement d excellence, ouvert à l international, vecteur de formation des étudiants quelle que soit leur origine sociale, et inséré dans le réseau des IEP. Il marquera également l ancrage territorial de l établissement, son caractère innovant, le dynamisme des évènements qui s y produisent, la diversité de la vie étudiante, la richesse du réseau des Anciens. Le futur site intègrera par ailleurs une partie ouverte aux nonfrancophones, valorisant l établissement au regard des besoins et des repères culturels de nos partenaires européens et internationaux. L établissement ne disposant pas actuellement d un réel espace interne sécurisé, le site devra également servir, sur authentification, d extranet, levier de communication interne au sein de la communauté des partiesprenantes de l établissement : étudiants, associations, enseignants, professionnels, anciens, etc. Enfin, un outil d édition de newsletter, permettant notamment l agrégation d actualités déjà en ligne et la gestion des abonnés, devra être intégré au site.
2. Objet du marché L objectif de ce marché est de livrer, pour mise en service début septembre 2015 au plus tard, un site disposant d une partie publique et d une partie privée, à partir d une arborescence et d une ligne éditoriale définie avec Sciences Po Rennes, dans une architecture permettant à l établissement de faire évoluer, par la suite, tant son contenu, son arborescence, sa ligne éditoriale, sa charte graphique, que ses fonctionnalités. Le marché couvre donc, de manière intégrée : la déclinaison d une charte graphique adaptée, à partir de la charge «print» actuelle de l IEP (en annexe). Cette charte devra pouvoir être adaptée au fil du temps, sans nécessiter de nouvelle intervention du prestataire une fois le produit livré. La charte devra être adaptée au site internet, mais également être duplicable et réutilisable pour les autres usages numériques de l établissement (partage de charte avec l association des Anciens ou les associations étudiantes par exemple). La livraison d un outil technique adapté, sur la base des prescriptions détaillées ci- dessous. L outil devra pouvoir être, facilement et sans coût, repris par les équipes de l IEP, et permettre des modifications de structures, l ajout de nouvelles fonctionnalités, voire l intégration des applications propres à l établissement, sans nécessiter de nouvelle intervention du prestataire une fois la livraison réalisée. La mise en ligne initiale début septembre 2015 au plus tard d un site en état de marche, sur la base d un contenu éditorial élaboré par l établissement, et que l établissement pourra ensuite actualiser et modifier sans rendre nécessaire une nouvelle intervention du prestataire une fois le produit initial livré. Le transfert de compétences permettant la prise en mains des outils par les équipes de Sciences Po Rennes, tant sur le plan de la maîtrise technique, de l actualisation éditoriale, de l intégration de nouvelles fonctionnalités, que de l évolution de l ergonomie du site. Attentes sur le plan communicationnel : Accompagner le service communication dans la définition de l arborescence, de la ligne éditoriale et de la charte graphique, et réaliser les travaux graphiques permettant la mise en service du site. Le prestataire soumettra notamment deux propositions de chartes graphiques, déclinées aux différents besoins du site, et permettant de choisir l une d entre elles en fonction de visuels permettant d apprécier le résultat final. Ces deux chartes devront être en cohérence avec les valeurs, la stratégie de communication de Sciences Po Rennes. L établissement pourra, sur la charte retenue, demander des ajustements en vue de l adapter au mieux. Il est par ailleurs à noter que le site des anciens élèves de Sciences Po Rennes fait de son côté également l objet d une refonte. S il apparaît nécessaire de garder un site indépendant pour les Anciens, une cohérence entre les deux sites, et notamment au niveau de la charte graphique, est susceptible d intervenir, et les propositions du prestataire devront permettre de décliner le cas échéant cette solution. Sur le plan de l arborescence, le site comportera notamment une page d accueil dans un esprit «portail», donnant accès à une large gamme d informations, notamment les actualités, informations essentielles et l accès aux pages les plus demandées et aux principales fonctionnalités (agenda, etc.), ainsi qu un moteur de recherche plein texte permettant de faire des recherches sur l ensemble de site public.
Le site devra également être un «hub» vers le portail de la bibliothèque, le site des Anciens, les sites des associations d étudiants, celui du concours commun. L arborescence sera, dans ses grandes lignes, proches de celle existante pour la partie publique, l arborescence de la partie privée restant à définir. Le graphisme du site mettra en valeur l établissement et le site sera un support possible de contenus visuels (photos, vidéos). Il intègrera une dimension internationale, par des pages dédiées en langues étrangères. Le site, institutionnel, n acceptera aucune publicité. Attentes sur le plan technique : 1. Prendre en compte une souplesse d actualisation, tant sur le contenu, la ligne éditoriale, la charte graphique, que l ajout au fur et à mesure d éventuelles fonctionnalités. Le prestataire devra proposer une architecture technique, et notamment un CMS, en collaboration avec le service informatique de l établissement, qui en assurera la validation. La réponse initiale au cahier des charges devra mentionner les solutions techniques envisagées pour répondre à ce besoin. Le prestataire aura pour mission de générer les feuilles de style et scripts nécessaires pour habiller le CMS selon les éléments graphiques définis avec le service communication de l Institut. Tous les développements ajoutés au CMS d origine, les feuilles de style CSS, squelettes modifiés, etc. devront faire l objet d une documentation électronique rédigée à part. La saisie des données du CMS (rubrique, sous rubrique, article, contenu des bases de données) sera à la charge des services de l Institut afin de garantir une cohérence des informations publiées et une reprise efficace des données existantes dans le site actuel. Les bases de données seront à créer. Le prestataire fournira une solution permettant l hébergement du site sur les serveurs de l institut. 2. Prendre en compte le double besoin d un site internet et d un espace extranet, par la réservation d une partie du site à un accès limité sur authentification. Cette partie devra être accessible sur authentification (SSO, fédération d identité Shibboleth RENATER), et devra fournir des informations et services internes aux différents publics de l Institut : personnels (administratifs, enseignants et intervenants) et étudiants. Cet extranet sera bâti sur une logique graphique et éditoriale identique au site public, éventuellement sur une charte couleur différente de celle de la partie publique du site. L extranet emploiera la même technologie de CMS que le site public afin d homogénéiser au maximum la publication et l administration. 3. La solution technique devra permettre d accéder à des données centralisées, qui doivent être accessibles à partir des différentes pages (internet et extranet), du site, et notamment : La base des descriptifs des cours La base des fiches de présentation de chaque enseignant La base des publications des enseignants chercheurs La base annuaire des personnels
L accès à ces données portées par CMS devra pouvoir être ouvert pour répondre à des besoins internes de l Institut, par exemple dans le cadre de développement d applications internes (par exemple via Web service). 4. La solution technique devra offrir un outil de statistiques performant qui permette, aussi bien pour le site Internet que pour l Extranet, de fournir, en temps réel, le nombre de visiteurs, de visites et de pages vues avec un historique par mois, par jour et par heure. Cet outil devra également recenser l origine des visiteurs, les phrases et mots clés saisis dans les moteurs de recherche pour accéder au site, la durée des visites, les pages les plus visitées, etc. Attentes en matière de transfert de compétences Former les agents de l IEP à l utilisation du CMS, à sa programmation et à son administration. 3. Précisions sur le choix du CMS Le CMS doit proposer un back office complet et ergonomique. Un système de gestion des auteurs et de contrôle (modération) de la publication doit exister. L édition des articles doit être simplifiée au maximum par un WYSIWYG le plus complet possible. La mise en forme doit être entièrement automatisée par les styles CSS du CMS. Le CMS doit répondre aux normes du W3C et prendre en compte les dernières préconisations pour le référencement ( http://schema.org/ et http://www.w3.org/2001/sw/interest/ ). Les fichiers nécessaires au référencement (robots.txt, ) devront être fournis et renseignés par le prestataire en fonction du CMS choisi. Les mots clefs nécessaires au référencement seront fournis par l Institut pendant les développements. Ce CMS doit être libre et gratuit («Open Source») et soutenu par une communauté suffisamment importante pour que les évolutions et mises à jour de sécurité soient assurées pour plusieurs années. Les développements nécessaires à la mise en place de la charte graphique définie devront soit être compatibles avec les mises à jour du code source du CMS, soit être suffisamment documentés pour être reportés lors de mise à jour importantes du CMS. Le CMS sera installé par le service informatique sur le serveur de l Institut. Un deuxième CMS de test et de développement pourra être mis en place sur un autre sousdomaine. 4. Nom de domaine, hébergement et propriété intellectuelle Sciences Po Rennes est propriétaire du nom de domaine «sciencesporennes.fr» sous lequel est hébergé le site Internet de l Institut. La totalité du site internet de Sciences Po Rennes, ses contenus, les développements informatiques nécessaires à son fonctionnement, les noms de domaines et codes d accès sont la propriété exclusive de l Institut d études politiques de Rennes. Certains développements demandés au prestataire pourront être reversés à la communauté du CMS Open Source (développements sous forme de «plugin» qui pourraient être utiles à d autres).
5. Calendrier Retour des propositions commerciales avant le 18 mars 2015, par courrier à l adresse postale de l IEP, ou sur l adresse mail suivante : bruno.gattepaille@sciencesporennes.fr, avec mention de la référence «site Internet» Notification du marché prévue avant le 1 er avril 2015 à cette date le prestataire devra être en ordre de marche. Le candidat retenu devra fournir une proposition d ergonomie de site et une proposition d architecture technique avant le 11 mai 2015, à la validation de l établissement. Le candidat retenu devra assurer la finalisation de l architecture, charte graphique comprise, au 20 juin, en vue de le soumettre à validation. Sur la base des contenus éditoriaux fournis par l établissement, une version de test du site en état de fonctionner devra être fournie par le prestataire avant le 24 août 2015, et les contenus fournis devront être intégrés avant cette date. Cette étape sera l objet d une nouvelle validation, et de propositions éventuelles de modifications. La mise en service du site devra être prête à être réalisée avant le 1 er septembre au plus tard et la mise en service définitive le 15 septembre. 6. Documentation à fournir lors de l acte de candidature Les candidats devront joindre à leur proposition commerciale : Un cahier de spécifications précisant la faisabilité du projet sur les différents points : application de la charte graphique, développements spécifiques (base de données, etc.), affichage spécifiques (images des téléchargements, icones, actualités, etc.). Tant sur le plan technique que communicationnel, ce document précisera, de manière synthétique, la compréhension de la commande par le candidat, les choix qu il envisage de faire, la méthode et les propositions qu il envisage de faire à l établissement pour mener à bien ce projet. Un calendrier précis sur les dates de livraison Une proposition financière. Un engagement de confidentialité et une acceptation de la réserve de propriété intellectuelle de l IEP sur l ensemble du projet à la signature du marché. Des références illustrées de sites déjà réalisés par l équipe candidate. 7. Description des livrables en fin de mission Le prestataire devra livrer : Un site internet opérationnel, et disposant d une zone d accès réservée sur authentification, intégrant les contenus fournis et la charte graphique validée. Une documentation complète décrivant les développements réalisés en fin de projet. L ensemble des codes et adresses nécessaires à l administration totale du site. Si de véritables plugins ou modules (au sens du CMS) doivent être développés pour
répondre aux besoins du projet, ils devront être reversés à la communauté du CMS et seront soumis aux mêmes règles de propriété intellectuelles que le CMS (Open Source). 8. Personnes en charge du projet La refonte du site Internet de Sciences Po Rennes est conduite en parallèle par le service communication et le service informatique. Les personnes à contacter sont les suivantes : Marion TurbiezMiquel : responsable communication marion.miquel@sciencespo- rennes.fr Hervé Jaume : responsable informatique herve.jaume@sciencesporennes.fr Référent marché public : Bruno Gattepaille : bruno.gattepaille@sciencesporennes.fr Annexes au présent cahier des charges : Eléments de la charte print Informations statistiques actuelles sur le site Arborescence du site actuel