La dématérialisation dans le secteur public local Réunion Dématérialisation 20 février 2012
La dématérialisation : un plan d action en partenariat Charte nationale partenariale Cadre National d Acceptation 7 décembre 2004 La structure nationale partenariale se réunit périodiquement, définit les principes et les orientations, valide les solutions référencées DDFIP de l Isère Dématérialisation dans le secteur local 2
La dématérialisation : un plan d action en partenariat Les acteurs de la structure nationale partenariale de dématérialisation 13 associations nationales d ordonnateurs : Association des maires de France, Assemblée des départements de France, Assemblée des régions de France, Association des maires des grandes villes, Association des maires ruraux de France, Association des élus du monde urbain, Assemblée des communautés de France, Association des communes de l Outremer, Association des petites villes de France, Fédération d'organismes d'hlm, Fédération hospitalière de France, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers 6 administrations centrales : Direction générale des finances publiques, Direction générale de la modernisation de l'état, Direction générale des collectivités territoriales, Direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins, Direction générale de l'urbanisme, de l'habitat et de la construction et Direction générale de la cohésion sociale La Cour des Comptes et des représentants des Chambres régionales des Comptes pour les juridictions financières 3
Les principes généraux Volumétrie papier annuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 530 millions PEC 280 millions PJ 250 millions = 2 500 T de papier = 140 hectares de forêt 62 000 arbres 4
La dématérialisation de la chaîne comptable et financière 1. Dématérialisation des documents budgétaires 2. Dématérialisation des autres pièces justificatives : paye, délibérations et arrêtés, marchés... 3. Dématérialisation des flux : Protocole d'echange Standard «PESV2» 5
1- La dématérialisation des documents budgétaires La dématérialisation des documents budgétaires au format XML concerne : Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes) pour les nomenclatures comptables : M14, M52 et M4 La dématérialisation des documents repose sur plusieurs outils Outils DGCL mis à disposition des organismes : ODM : production des maquettes et des nomenclatures TOTEM : enrichissement, scellement et validation du flux Logiciel financier de la collectivité : mise à jour indispensable, pour intégrer les nouvelles maquettes et la nomenclature et pour produire les documents au format XML Outil DGFiP mis à disposition des collectivités «XéMéLios»: visualisation des documents dématérialisés pour tous les utilisateurs 6
Les modalités de mise en œuvre (cible) dans le cadre réglementaire actuel Transmission par l ordonnateur des documents budgétaires dématérialisés non signés au contrôle de légalité via ACTES-réglementaire (TDT) et l application ACTES-Budgétaires Transmission par l ordonnateur du document exécutoire au comptable via le PES d Hélios (soit par un Tiers de télétransmission, soit par le portail de la gestion publique) Transmission par le comptable pour l examen des compte de gestion dématérialisé (CRC) Les consignes transitoires pour l année 2012 La fonctionnalité de prise en compte du flux de document budgétaire n est pas encore disponible dans Hélios. L envoi continue à s opérer par un flux de type INDIGO Budget pour alimenter le module Hélios (comme les années précédentes). Envoi du budget XML non signé sur support Cédérom en remplacement du budget «papier». Le budget est ensuite consultable grâce à XéMéLios. L attestation du caractère exécutoire par l ordonnateur continue à faire l objet d un envoi de la délibération «papier» signée manuscritement Signature d un accord local de dématérialisation pour accompagner la transmission du Cédérom et de la délibération papier aux juridictions financières dans le compte de gestion sur pièces (liasses générales) 7
2. Dématérialisation des autres pièces justificatives Une offre de dématérialisation disponible progressivement depuis 2005 Les pièces justificatives Les états de paye Les titres, mandats, bordereaux Solution : PES Les interventions sociales et diverses Les délibérations et décisions Un document unique rassemblant l ensemble des préconisations nationales depuis le 18 janvier 2010 Accessible depuis le site Internet Bercy colloc/finances locales/dématérialisation Les pièces de passation des marchés publics Les factures de dépense et pièces d exécution des marchés publics http://www.colloc.bercy.gouv.fr/ Intégrant l ensemble des documents transmis au comptable pour l exécution budgétaire et comptable La possibilité de dématérialiser toute la chaîne Pour toutes les pièces justificatives, un accord local tripartite préalable à la mise en œuvre de la dématérialisation entre la collectivité/ le comptable/ la CRC 8
2.1 La dématérialisation de la paie La convention cadre nationale partenariale (version 18 janvier 2010) définit, sur la base de la charte nationale de dématérialisation dans le SPL signée par les partenaires le 7 décembre 2004 : les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national les normes techniques à prendre en compte pour chaque solution de dématérialisation S agissant de la paie, la convention prévoit : la transmission ou la mise à disposition des données de paye, en remplacement des états de paye sous forme papier la dématérialisation porte sur les exemplaires «papier» destinés au comptable et conservés par l ordonnateur = bulletin de paye + journal de paie elle ne concerne pas le bulletin de paye destiné au bénéficiaire La pièce justificative prévue par le décret 2007-450 du 25 mars 2007 = des informations limitativement définies et afférentes à la liquidation de la paye mensuelle (hors PJ) état nominatif décompté individuellement ou état collectif 9
2-2 Les délibérations et décisions/arrêtés Une dématérialisation facile à mettre en œuvre périmètre : toute décision unilatérale de la collectivité concerne la transmission au contrôle de légalité (délibérations) ou la notification transmise au comptable pour l exécution budgétaire et comptable y compris les décisions RH, les délégations de signature, les décisions de création de régies transmission du document «original» déjà conservé par la collectivité Le fichier électronique présent dans le système d information de la collectivité ayant servi à rédiger le document Selon les formats «documents» référencés : RTF (WORD), PDF, Open document Pas de signature électronique nécessaire Le caractère exécutoire est assuré par la signature du bordereau (papier ou dématérialisé au format PES) lorsque le signataire du bordereau a compétence pour attester le caractère exécutoire 10
2-3 Les pièces de passation des marchés publics Une dématérialisation à mettre en œuvre en 2 temps : Les pièces de passation (hors acte d engagement) émises par la collectivité et les pièces relevant de l examen de gestion : Même solution que pour les délibérations et décisions Le document électronique présent dans le système d information de la collectivité Pas de signature électronique demandée L acte d engagement 1/ la numérisation au format PDF de l acte d engagement co-signé sur support papier 2/ après maîtrise de la signature électronique, de la vérification de la signature, de la notification électronique solution cible : document électronique signé électroniquement 11
3- La dématérialisation totale avec le PES V2 12
3- La dématérialisation totale avec le PES V2 un protocole d échanges enrichi entre ordonnateur et comptable Le PESV2 constitue le protocole de référence pour les échanges dématérialisés entre l ordonnateur et le comptable dans le secteur public local. Il s agit d un modèle de flux, portant notamment les données de prise en charge (mandats, titres, bordereaux) et les pièces justificatives associées (ex : états de paye, délibérations, factures ) : des flux enrichis avec la prise en compte des pièces justificatives une dématérialisation à valeur probante de bout en bout entre l ordonnateur et le comptable : Solution unique de dématérialisation des titres de recette, mandats de dépense et bordereaux signés électroniquement ORDONNATEUR Flux PESV2 COMPTABLE Progiciel financier HELIOS Mandats XSD Titres Bordereaux PJ associées Signature 13 13
3- La dématérialisation totale avec le PES V2 Décision de généralisation du PESV2 qui devient le seul protocole d échange entre les collectivités et les trésoreries pour la dématérialisation A compter du 1er janvier 2015 Validation par les associations nationales d élus et d ordonnateurs locaux et les juridictions financières le 18 janvier 2011 L Arrêté du 3 août 2011 qui met à jour l arrêté du 27 juin 2007 d application de l article D 1617-23 du CGCT pour les collectivités qui souhaitent dématérialiser leurs échanges transmission des pièces justificatives en remplacement des modalités provisoires : cédérom, extranet sécurisé 14
3- La dématérialisation totale avec le PES V2 La démarche de mise en œuvre du PESV2 s articule en 4 étapes : Au préalable, le logiciel de l éditeur doit avoir fait l objet d une validation par le pôle national de dématérialisation Phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux, Phase de test avec l éditeur de la collectivité à l aide de l outil Xémélios Phase de passage en production dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DDFIP. Phase de passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s effectuer après quelques temps d usage Tests réalisés par votre prestataire en liaison avec la DDFIP et la trésorerie 15
Quelques chiffres : - au niveau national : 282 collectivités utilisent le PES V2 dont la ville de Paris. 825 budgets dont 550 avec dématérialisation des pièces justificatives - en Isère, le Conseil Général utilise le PES V2 et 3 collectivités sont en phase de tests : - le Centre de Gestion - le SITPI - la Ville de Pont de Claix 16