Version 1.0 du 25 Juin 2012 Guide d utilisation du releve Web
Table des matières 1 But de ce document... 3 2 Comment accéder au Relevé Web?... 4 2.1 Adresse du site web... 4 2.2 Authentification... 4 2.2.1 Première authentification : Sécurité Windows... Erreur! Signet non défini. 2.2.2 Deuxième authentification : Concession + adresse email + mot de passe... Erreur! Signet non défini. 3 Description du tableau de bord... 6 4 Saisie d un nouveau relevé... 8 4.1 Etape 1 : Saisie des données Réunion... 8 4.1.1 Saisie détaillée des rendez-vous... 11 4.1.2 Saisie quantitative des rendez-vous... 12 4.2 Etape 2 : Ajout des produits... 14 4.3 Etape 3 : Le coin des hôtesses... 17 4.3.1 Utilisation des étoiles... 17 4.3.2 Choix des cadeaux (hors cadeau étoile)... 19 4.4 Etape 4 : Papèterie, programmation et gestion des confiés... 21 4.5 Etape 5 : Commentaires... 23 5 Envoi en concession... 24 6 Mot de passe oublié... 26 7 Annexe... 27 7.1 Annexe 1 : Mini catalogue... 27
1 But de ce document Le but de ce document est de montrer comment se servir du site Web appelé «Relevé Web» afin de saisir les bons de commandes collectés lors d un atelier culinaire Tupperware.
2 Comment accéder au Relevé Web? 2.1 Adresse du site web L adresse du site web qui vous permettra de saisir le résultat de l atelier est la suivante : https://mesreleves.intratup.com/ Merci de ne pas se connecter à ce site sans que votre concession ne vous donne l autorisation. 2.2 Authentification Afin d accéder au relevé Web vous devez sélectionner dans la liste déroulante le nom de la concession à laquelle vous appartenez :
Vous allez alors être automatiquement redirigé vers la page suivante Ensuite, saisissez votre adresse email et le mot de passe qui vous a été remis par votre concession et appuyez sur le bouton «Ouvrir la Session» Vous êtes maintenant connecté au site Web, la page qui apparait est votre tableau de bord.
3 Description du tableau de bord Le tableau de bord est la première page que vous voyez lorsque vous êtes connecté au site du relevé Web. Il vous permet de créer de nouveaux relevés, de les envoyer en concession, mais aussi de suivre l évolution d un relevé envoyé précédemment. Voici la liste des fonctionnalités du tableau de bord : 1 : Rappel de votre nom et prénom 2 : Permet de fermer la session, c est-à-dire de vous déconnecter du site. 3 : Idem 2. 4 : Raccourci pour aller au tableau de bord. 5 : Message en provenance de la concession, grâce à cette fonctionnalité, la concession peut vous annoncer une rupture de produit, ou vous communiquer toute autre information importante.
6 : Bouton pour saisir un nouveau relevé. Ett 7 : Liste des relevés déjà transmis en concession. 8 : Icone qui vous permet d imprimer un relevé. 9 : Statut du relevé, vous permet de savoir où en est le relevé envoyé en concession (voir paragraphe 5). 10 : Liste des relevés en cours de saisie, en cochant la case à côté de chaque relevé et en appuyant sur «Envoyer en concession» vous pouvez transmettre automatiquement votre relevé. 11 : Icone permettant de supprimer un relevé. 12 : Icone permettant d éditer un relevé pour le modifier. 13 : Bouton envoyer en concession 14 : Bouton Question secrète. (Fonctionnalité non activée pour le moment).
4 Saisie d un nouveau relevé Pour saisir un nouveau relevé, cliquez sur le bouton : A partir de là, cinq pages vont se succéder jusqu à l enregistrement (étape 5) du relevé. A chacune de ces étapes, vous allez devoir saisir des informations et valider ces dernières afin de passer à l étape suivante. 4.1 Etape 1 : Saisie des données Réunion Dans cette première page, composée de 4 blocks, il s agit de saisir la date de l atelier, les coordonnées de l hôtesse, les coordonnées des invités et les rendez-vous pris pendant l atelier. 1 2 3 4 Block 1 : Saisie de la date de l atelier, cliquez sur l icône pour sélectionner une date dans le calendrier. Attention, la date ne peut pas être une date dans le futur (l atelier doit avoir eu lieu) de plus il est impossible de choisir une date trop éloignée dans le passé.
Block 2 : Saisie des données hôtesse Les champs Titre, Nom, Prénom, adresse 1, code postal et Ville sont obligatoires. Block 3 : Saisie des informations sur les invités. Cliquez sur «Ajouter un(e) client(e)» La fenêtre suivante s affiche : Saisissez les informations correspondantes à la première cliente Les champs Titre, Nom, Prénom, adresse 1, code postal et Ville sont obligatoires. Cliquez sur «Sauvegarder»
Une cliente sauvegardée est affichée comme ceci : Recommencez l opération pour CHAQUE CLIENT(E) présente lors de l atelier en cliquant à nouveau sur «Ajouter une Cliente» Block 4 : Rendez-vous pris Selon le type de concession à laquelle vous appartenez, le block 4 peut avoir deux formes différentes. Forme 1 : Saisie des rendez-vous détaillés. Forme 2 : Saisie quantitative des rendez-vous.
4.1.1 Saisie détaillée des rendez-vous Le block 4 a cet aspect : Pour saisir un rendez-vous, cliquez sur La fenêtre suivante apparait : Saisissez les informations sur les clientes qui ont pris rendez-vous. Les champs Date de rendez-vous, Titre, Nom, Prénom, adresse 1, code postal et Ville sont obligatoires. Attention, la date d un rendez-vous ne peut être que postérieure à la date de l atelier. Cliquez sur «Sauvegarder» Recommencer l opération pour chaque rendez-vous pris lors de l atelier.
4.1.2 Saisie quantitative des rendez-vous Le block 4 se présente sous cette forme : Cliquez sur les petites flèches pour indiquer le nombre de rendez-vous pris durant l atelier pour chaque semaine. Pour chaque rendez-vous pris, le compteur étoile augmentera de deux unités.
L étape 1 est terminée, dans notre exemple, la Date de l atelier est saisie, les données hôtesse sont renseignées, deux clientes sont identifiées, et un rendez-vous a été pris (le compteur étoile(s) est passé à 2). Cliquez sur «Page Suivante» pour passer à l étape 2
4.2 Etape 2 : Ajout des produits Cette page permet d associer les client(e)s (hôtesses + invités) aux produits qu ils (elles) ont commandés. Il y a un onglet par cliente. l hôtesse est représentée par ce symbole :. Lorsque vous sélectionnez une cliente (en cliquant sur son nom), vous pouvez voir le montant qu elle a dépensé, (1) ainsi que la quantité de produit commandé (2). 1 2 Sélectionnez le premier client (ici, Caudy, Laurent), et ajoutez les produits en déroulant les différentes listes (catalogue, Offres spéciales, Pièces détachées). Méthode de saisie rapide Dans chacune des listes déroulantes du site, la sélection se fait par référence catalogue. Si dans la liste déroulante «Articles catalogue» vous saisissez W2, tous les articles dont la référence commence par ces deux caractères vont s afficher : Il vous suffit de sélectionner l article affiché, de choisir la quantité et de cliquer sur «Ajouter».
Vous venez d ajouter un produit au client N 1. 3 1 2 4 5 Recommencez cette opération pour tous les articles commandés par la cliente N 1. A chaque fois que vous ajoutez un produit, la CA de la du client (1) et la quantité de produit(s) commandé (2) augmentent ainsi que le CA global de l atelier (3). Lorsque vous avez ajouté un produit, vous pouvez changer la quantité commandée (4) ou vous pouvez le supprimer (5). Les compteurs (CA, Quantité, CA global) se mettront à jour automatiquement. Une fois que vous avez saisi tous les produits commandés par le client N 1, cliquez sur le client N 2 et ajoutez lui les produits qu il a commandé. Saisie des produits Client N 2 Idem pour la cliente N 3. Saisie des produits Client N 3 (hôtesse) A tout moment vous pouvez passer d un client à un autre (en cliquant sur le nom) et ajouter/supprimer des produits.
Dans notre exemple : Le client 1, Caudy, Laurent a commandé 2 produits pour 198.00 La cliente 2, Dieppe, Sandra a commandé 2 produits pour 65.95 L hôtesse, BEHAR, Catherine a commandé 3 produits pour 188.00 Total 451.95 Le nombre d étoiles gagnées est de 34 (CA global compris entre 410 et 449.99) + 2 (1 rdv pris) = 36 Etoiles gagnées Une fois que chaque client est associé à tous les produits qu il a commandés, Cliquez sur «Page Suivante» pour passer à l étape 3
4.3 Etape 3 : Le coin des hôtesses Dans cette étape, il s agit de choisir «les cadeaux étoiles» de l hôtesse ainsi que les cadeaux prise de rendez-vous, Merci madame, et bonus. Le block 1 de cette page est réservé à la consommation des étoiles, le block 2 à la sélection des cadeaux «sans étoiles» 4.3.1 Utilisation des étoiles L hôtesse a gagné 36 étoiles, elle peut donc choisir de consommer ses étoiles dans le catalogue ou choisir les cadeaux du moment en tapant «P» dans la première liste déroulante. Si nous prenons l exemple du mini catalogue du 28 Mai au 1 er Juillet 2012 (voir annexe 1) : Un rendez-vous a été pris et le niveau 430,00 euros a été dépassé, donc l hôtesse peut bénéficier du 3 ème cadeau dont la référence est P842 qui «coûte» 34 étoiles.
en choisissant ce produit, le nombre d étoile disponible passe à 2. Dans cet exemple, Il reste 2 étoiles à consommer. Les étoiles non utilisées durant l atelier seront perdues. Au contraire, si le nombre d étoile consommées est supérieur au nombre d étoile disponible, le compteur passera en négatif, et vous ne pourrez pas sauvegarder et envoyer votre relevé en concession. Un message d erreur vous en empêchera.
Une fois les cadeaux étoiles choisis, la dernière chose à faire sera d ajouter les cadeaux Prise de rendez-vous, Merci madame, Bonus et autre. 4.3.2 Choix des cadeaux (hors cadeau étoile) Ce choix se fait en utilisant la seconde liste déroulante de la page : Reprenons l exemple du mini catalogue du 28 Mai au 1 er Juillet 2012 (voir annexe 1). - Les 3 Client(e)s de l atelier ont gagné le cadeau invité P245 (Eco bouteille Curaçao). - Les 3 Client(e)s de l atelier ont dépensés plus de 59 euros, et ont donc gagné le cadeau P327 (2 Eco bouteille anis et fuchsia)
Par ailleurs, le CA de l atelier étant de 451.95 Euros, l hôtesse a gagné : - Le premier cadeau : le sac pique-nique (P494. - Le deuxième cadeau (niveau 330,00 euros) : Set de boîtes modulaire (P673). Une fois les cadeaux sélectionnés, Cliquez sur «Page Suivante» pour passer à l étape 4
4.4 Etape 4 : Papèterie, programmation et gestion des confiés Ici, Il s agit pour la conseillère de commander de la papèterie, de faire un récapitulatif de sa programmation sur les 8 semaines et de gérer les confiés. 1 Block 1 : Papèterie Comme précédemment, sélectionnez un produit, une quantité et cliquez sur Ajouter. Là encore vous pouvez modifier les quantités d un produit ou le supprimer si vous changez d avis. Les prix de ces articles sont à 0,00, et n ont donc pas d influence sur le CA global ou le nombre d étoiles gagnées.
Block 2 : Programmation Globale Dans l exemple, l atelier a lieu en semaine 26. Il faut donc renseigner les données de programmation des semaines 27 à 34 (8 semaines). Pour cela, cliquez sur les petites flèches pour indiquer le nombre de rendez-vous pris durant l atelier pour chaque semaine. Block 3 : Gestion des confiés Ce dernier block permet à la conseillère de signaler à la concession qu elle possède l un des produits commandés, et qu elle a décidé de le «vendre» à une des clientes pour que le magasinier ne doive pas préparer la quantité commandée. Dans notre exemple, si la conseillère possède un micro wap (W24) en «confié» et décide de le «vendre» à une de ses clientes, il lui suffira de changer la quantité à livrer de 2 (quantité initiale) à 1. L information sera transmise automatiquement au magasinier qui ajustera la quantité dans sa préparation. Une fois cette étape terminée, Cliquez sur «Page Suivante» pour passer à l étape 5
4.5 Etape 5 : Commentaires Ici vous pouvez écrire un petit commentaire à l attention de la concession, sauvegarder et imprimer votre relevé. 1 2 Pour des raisons techniques ce message est limité à 30 caractères, ce qui est peu! Afin d être le plus efficace possible, nous vous proposons un lexique des abréviations à utiliser : L2707 : Commande à livrer le 27/07 E3106 : Enlèvement prévu en concession le 31/06 G Monique Dubosc : Groupement avec la commande de Monique Dubosc H1400 : à 14h00 ADD : CC Vous avez fini de saisir votre relevé. Vous pouvez choisir de l imprimer en cliquant sur «imprimer» N oubliez surtout pas de la SAUVEGARDER! En cliquant sur sauvegarder, vous retourner automatiquement au tableau de bord.
5 Envoi en concession Nous avons détaillé le tableau de bord au paragraphe 3. Dans le tableau de bord, vous pouvez visualiser la liste des relevés que vous avez envoyés (?) en concession (liste du haut) avec leur état : Envoyé en concession : le relevé est parti du site Web. Reçu par la concession : Le relevé se trouve dans le système d information de la concession Validé par la concession : le personnel de la concession a contrôlé les données saisies, a validé les informations et a transmis le relevé au stock pour préparation. Dans la deuxième partie de cette page, les relevés en cours de saisie sont affichés. Relevés déjà envoyés en Concession Relevés en cours de saisie ou relevés à envoyer en concession
Dans la deuxième partie de cette page, les relevés en cours de saisie sont affichés. Vous pouvez : 1/les imprimer -> Le relevé n a jamais été imprimé, si vous cliquez sur cet icône vous pourrez l imprimer. -> Le relevé a déjà été imprimé, si vous cliquez sur cet icône vous pourrez l imprimer à nouveau. 2/les supprimer, en cliquant sur cet icône : 3/les éditer pour les modifier, en cliquant sur cet icône : 4/les envoyer en concession en cochant la (ou les) cases correspondante(s) et en cliquant sur Si vous cochez plusieurs relevés, ces derniers seront tous envoyés en concession.
6 Mot de passe oublié Info à venir
7 Annexe 7.1 Annexe 1 : Mini catalogue P673 P494 P493 P842 P245 P327