Référence : PR/LAB/001-A Page :Page 1 sur 6 Objet : La procédure définit : les modalités de réception des examens biologiques des patients hospitalisés dans les unités d hospitalisation du CH de Colson ; les modalités de réception des résultats d analyse et leur transmission dans les unités de soins. Résumé des modifications intervenues : Mots clés : Examen biologique / Laboratoire / Pôle de biologie / Documents de référence : - Critères HAS : OPC 10a-b - GBEA Annexes : - liste figurant sur les bons de demande de matériel à disposition des services - fiche de demande de matériel Validation Rédaction : Mme Marie SURENA Technicienne de laboratoire Mme Anne-Marie FORTUNE Pharmacien PH Approbation : Groupe de référentiel «Organisation de la Prise en Charge du Patient (OPC)» Validation : Direction de la Qualité et de l Accréditation Date d application : Diffusion Pour application : Pour classement : - Pôle de biologie - Structures de soins intra et extra-hospitalières - Service Transports - Pharmacie - CME - Direction du Service des Soins Liste des matériels et des consommables nécessaires : - étiquettes adaptées aux tubes de prélèvement
Référence : PR/LAB/001-A Page :Page 2 sur 6 I PREAMBULE Les examens biologiques sont traités par un laboratoire extérieur à l établissement. Toute demande d examen est une prescription médicale. Elle doit : être réalisée sur les formulaires fournis par le Pôle de Biologie, comporter l identification complète du patient, comporter l identification du prescripteur et du préleveur. I - 3 Mesures de précaution et de prévention du risque infectieux Respecter les mesures de prévention à savoir les précautions universelles Les précautions standard doivent être appliquées pour tous les prélèvements Les vêtements et les effets personnels doivent être protégés de tout contact (port de blouse et de gants d examen non stériles) Se laver soigneusement et immédiatement les mains en cas de contact avec le sang Il est interdit de boire, manger, fumer dans le local technique et pendant l activité d accueil et tri des échantillons. Se faire vacciner contre l hépatite B (médecine du travail) En cas de piqûre accidentelle, suivre le protocole et les recommandations du comité Sida de l établissement (voir Conduite à tenir en cas d accident avec exposition au sang ou à des produits biologiques) Le transport des prélèvements doit s effectuer dans des conteneurs étanches et les demandes d examen doivent être isolées des prélèvements pour éviter qu ils ne soient souillés (Technique du double ensachage). L obligation de la prévention de tout risque de contamination et de pollution ( GBEA ) impose de placer en sachet plastique spécial, chaque échantillon de nature différente pour chaque malade (sang, selles, urines, crachats) avec la prescription rangée dans la double poche. L accueil, le tri, l étiquetage et les manipulations ultérieures des prélèvements doivent être réalisés en dehors de la zone des tâches bureautiques écriture, téléphone). Tous les objets piquants et tranchants doivent être évacués dans des conteneurs adaptés. Définition : Accident d exposition au sang (AES) : tout contact percutané (piqûre ou coupure) avec du sang ou un liquide biologique contenant du sang, ou toute projection sur une muqueuse ou sur une peau lésée.
Référence : PR/LAB/001-A Page :Page 3 sur 6 III RECEPTION DES EXAMENS BIOLOGIQUES III - 1 QUI? - Le chauffeur muni de la glacière réfrigérée vient chercher l infirmière au pôle de biologie à 8h00 et passe, avec elle, dans chacune des unités de soin du site COLSON. - En cas d absence de l infirmière, le chauffeur effectue, seul, le ramassage dans chacune des unités. - L infirmier(e) de l unité de soins lui remet les sachets de transport (contenant les examens et les demandes d examen). - Le chauffeur les dispose dans la glacière réfrigérée et les amène au pôle de biologie, avant 8H30. - La technicienne du pôle de biologie réceptionne. III - 2 QUOI? - Les examens biologiques de chaque patient (tubes de sang, bocaux de prélèvement) sont mis dans la poche arrière du sachet de transport. - Les deux volets (blanc et bleu) de la demande d examen correspondant aux prélèvements sont glissés dans la poche avant du sachet. - Le 3 ème volet rose, est conservé dans le service pour le dossier du patient (traçabilité). III - 3 QUAND? Du lundi au vendredi, à partir de 8h00. En dehors des heures d ouverture du pôle de biologie, cf paragraphe «traitement des demandes d examen en urgence». III - 4 OU? - Les sachets de prélèvement acheminés au pôle de biologie par le chauffeur sont retirés de la glacière par la technicienne du pôle de biologie. - Ils sont déposés sur un plateau dans la salle de réception pour être contrôlés. III - 5 COMMENT? III - 5-1 Le contenu de chaque sachet est vérifié. III - 5-2 Les 2 volets de la demande d examen sont retirés de la poche avant. III - 5-3 Vérifier que les indications portées figurent bien sur les 2 volets : Nom, prénom, date de naissance, examens demandés, nom et signature du médecin prescripteur, nom et identification du préleveur III - 5-4 Vérifier que l identification du patient est la même que celle portée sur les prélèvements (utilisation des étiquettes d identification du service des entrées) III - 5-5 Garder le volet Bleu pour le secrétariat du pole de biologie III - 5-6 Remettre le volet Blanc dans la double poche du sachet avec le/les prélèvements III 5-7 Inscrire chaque demande d examen sur le JOURNALIER de Contrôle/Pôle de biologie comme suit : N de la demande Nom de l unité Nom du patient Date de naissance
Référence : PR/LAB/001-A Page :Page 4 sur 6 Porter une croix (X) face à chaque examen demandé En cas de non-conformité : Selon le cas et dans l intérêt du patient, demander au préleveur de venir faire les rectifications sur place, au pôle de biologie (le prélèvement est conservé) remplir la FICHE DE REFUS et l adresser au service.(le prélèvement est éliminé) (voir Annexe ) VI TRANSMISSIONS DES RESULTATS DANS LES UNITES DE SOINS La transmission des résultats dans les services de soins est faite quotidiennement, dans les plus brefs délais. VI - 1 QUOI? Les résultats des analyses enregistrés par la technicienne du pôle de biologie. VI - 2 QUI? La transmission des résultats dans les services est préparée par la technicienne du pôle de biologie (vérification, enregistrement, etc). Les résultats sont acheminés sous pli fermé, par le vaguemestre intérieur de Colson. VI - 3 QUAND? Chaque jour entre 11h00 et 12h00. VI - 4 OU? Le vaguemestre remet l enveloppe contenant les résultats à un(e) infirmier de l unité. VI 5 - COMMENT? Transmission à l infirmier de l unité. L infirmier réceptionne les résultats. Il compare le contenu de l enveloppe avec ce qui est porté sur le registre. Il date, porte son nom et signe attestant de la réception des résultats. Après avoir remis les résultats dans tous les services, le vaguemestre intérieur ramène le registre au pôle de biologie. Dans le cas où le patient a été transféré dans un autre service, ses résultats sont renvoyés au pôle de biologie pour réorientation, après avoir porté l indication sur le registre. Dans le cas où le patient n est plus hospitalisé, l examen est soumis au médecin prescripteur qui avise.
Référence : PR/LAB/001-A Page :Page 5 sur 6 VII TRAITEMENT DES DEMANDES D EXAMENS EN URGENCE VII - 1 Si le pole de biologie est ouvert L infirmier(e) indique sur la demande d examen, le numéro de fax de l unité, prend contact par téléphone avec la technicienne, qui se charge du nécessaire pour la transmission de la demande d examen, au laboratoire extérieur. VII - 2 Si le pôle de biologie est fermé (week end jours fériés ou autres) VII - 2-1 L infirmier(e) du service appelle le responsable du garage pour qu un chauffeur vienne récupérer l examen dans le pavillon (avec une glacière de transport). Il remet le sac de transport contenant l examen au chauffeur qui l achemine au laboratoire extérieur, après avoir déposé le volet bleu de la demande examen dans la boite à lettre du Pôle de biologie VIII GESTION DU MATERIEL DE LABORATOIRE DANS LES UNITES VIII - 1 QUI? - La distribution est préparée par la technicienne du pôle de biologie. - Elle est effectuée par le vaguemestre intérieur, en même temps que la distribution des résultats d analyse. VIII - 2 QUOI? Le matériel de laboratoire nécessaire à l exécution ou au recueil des prélèvements biologiques (selon la liste figurant sur les bons de demande de matériel à disposition des services présenté en annexe) VIII - 3 QUAND? Les demandes de matériel sont remises le matin (entre 7H30 et 8H45), en même temps que les demandes d examen de l unité. Le matériel demandé est mis en sachet et remis le jour même au vaguemestre intérieur en même temps que les résultats des pavillons (à partir de 10H30). VIII - 4 COMMENT? VIII - 4-1 La demande est faite sur une fiche de demande de matériel (voir Annexe). VIII - 4-3 Les quantités distribuées sont indiquées sur la fiche de matériel.
Référence : PR/LAB/001-A Page :Page 6 sur 6