Annexe 1 à la délibération n 1 de la Commission permanente du 23 janvier 2017 ENTRE CONVENTION D ATTRIBUTION DE SUBVENTION A L ASSOCIATION FEMMES RELAIS COMMUNE D ANTONY DANS LE CADRE DU CONTRAT DE VILLE ANNEE 2016 Le Département des Hauts-de-Seine ayant son siège 2 à 16, boulevard Soufflot à Nanterre, représenté par le Président du Conseil départemental, agissant au nom et pour le compte de ladite collectivité en vertu d une délibération de la Commission permanente du 23 janvier 2017, ci-après désigné par le terme «le Département» ET d une part, L'association Femmes relais, association régie par la loi du 1er juillet 1901 et déclarée en Préfecture des Hauts-de-Seine le 8 novembre 1995 sous le n 40326718000020, avis publié au JO du 8 novembre 1995, ayant son siège social au 4, boulevard des Pyrénées à Antony, représentée par Mme Colette Covi, en sa qualité de Présidente, ci après désignée par le terme «l association» Il est tout d abord exposé ce qui suit : d autre part, Le Département a décidé d apporter son soutien à l association avec le double souci de respecter sa liberté d initiative ainsi que son autonomie et de contrôler la bonne gestion des aides publiques par la mise en place d un dispositif de contrôle et d évaluation de leur utilisation. C est dans ces conditions qu il est convenu entre les parties ce qui suit : Article 1 : Objet de la Convention La présente convention définit les engagements réciproques des parties. Elle définit les conditions dans lesquelles le Département apporte son soutien aux activités d intérêt général que l association entend poursuivre et telles que précisées à l article 2 ci-après. Article 2 : Activité de l association prises en compte et financée par le Département L association Femmes relais développe une action de médiation sociale et culturelle sur le territoire de la Commune d Antony et plus particulièrement dans le quartier du Noyer Doré. Cette action de proximité consiste à organiser des activités collectives dont des ateliers de couture et de cuisine ainsi que des sorties culturelles à destination des femmes du quartier. Il s agit de
rompre l isolement de certaines d entre elles et d accompagner ce public fragile dans leurs démarches quotidiennes en les orientant, en fonction de leurs besoins, vers les structures institutionnelles compétentes.
Pour cela, l association s appuie sur des femmes référentes qu elle emploie en tant qu adultes relais. Ces dernières sont elles-mêmes issues du quartier et cet emploi constitue une première étape de professionnalisation. Article 3 : Subventions de fonctionnement Afin de soutenir l action de l association mentionnée à l article 2 ci-dessus et à la condition qu elle respecte toutes les clauses de la présente convention, le Département s engage à lui verser, au titre de l année 2016, une subvention dont le montant s élève à 10 000. Cette subvention donnera lieu à un versement unique à compter de la notification de la présente convention signée par les parties, étant entendu que l association est soumise aux modalités d évaluation et de contrôle (définies aux articles 4 et 5 de la présente convention), tant d un point de vue quantitatif que qualitatif, de la réalisation du projet prévu, de l utilisation des aides attribuées et d une manière générale de la bonne exécution de la convention. En cas d inexécution ou de modification substantielle des conditions d exécution de la convention par l association, le Département peut exiger le remboursement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des justificatifs présentés par l association. L inexécution partielle de l action ou des actions précisées et définies dans le dossier de subvention entraînera le remboursement de la somme affectée à la réalisation de la partie de l action ou des actions non réalisées. L utilisation de la subvention départementale à des fins autres que celles prévues à la présente convention entraînera la résiliation de la convention et le remboursement intégral de la subvention au Payeur départemental. Article 4 : Contrôle du Département 4.1 Contrôle financier Au plus tard le 30 juin 2017, l association transmettra au Département des Hauts-de- Seine ; Pôle logement patrimoine et partenariats ; Direction habitat et politique de la ville ; Service rénovation urbaine et politique de la ville ; Hôtel du Département ; 2 à 16, boulevard Soufflot ; 92015 Nanterre cedex), après leur approbation, le rapport général d activité de l association pour l année considérée ainsi que les comptes annuels de l exercice écoulé (bilan, compte de résultat et annexes) certifiés par un commissaire aux comptes si l ensemble des subventions publiques, y compris celle du Département, est supérieur à 153 000. En dessous de ce seuil, les comptes seront certifiés par l expert-comptable de l association ou, à défaut, par son Président. Dans le même délai, l association fera parvenir au Département le compte rendu financier prévu par l article 10 de la loi n 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, qui a pour objet la description fiable des opérations comptables qui attestent de la conformité des dépenses effectuées à l objet de la subvention.
Ce compte rendu financier devra respecter les règles de présentation fixées par l arrêté du 11 octobre 2006 (référencé NOR : PRMX0609605A) renvoyant au formulaire Cerfa 12156*03 Annexe, et les informations qu il contient devront être attestées par le Président de l association ou toute personne habilitée à représenter l organisme.
Enfin, l association devra aussi fournir avant le 30 juin 2017 l ensemble des justificatifs attestant que l association a satisfait à la totalité de ses engagements relatifs à la réalisation des actions de communication mentionnés à l article 6 ci-après. L association s engage à tenir sa comptabilité par référence au règlement 99.01 du 16 février1999 modifié, relatif aux modalités d établissement des comptes annuels des associations et fondations et à faire approuver ses comptes par les organes compétents au plus tard dans les six mois qui suivent la clôture des comptes. L association doit respecter la législation sociale et fiscale propre à son activité. 4.2 Contrôle administratif L association s engage à faciliter le contrôle par le Département, sur pièces et sur site, tant d un point de vue quantitatif que qualitatif, de la réalisation des activités prévues, de l utilisation des aides attribuées et d une manière générale de la bonne exécution de la présente convention. Le Département pourra procéder à tout contrôle ou investigation qu il jugera utile, tant directement, que par des personnes ou organismes dûment mandatés par lui, pour s assurer du respect des engagements de l association vis-à-vis du Département. Sur simple demande du Département, l association devra lui communiquer tous documents de nature juridique, fiscale, sociale, comptable et de gestion utiles. Dans ce cadre, l association s engage en particulier à lui communiquer les procèsverbaux des assemblées générales et du conseil d administration ainsi que la composition du conseil d administration et du bureau. En outre, l association devra informer le Département des modifications intervenues dans ses statuts. Article 5 : Evaluation L association s engage à mettre en œuvre une évaluation pour vérifier la pertinence des actions qu elle développe, celle-ci devra porter tant sur l aspect quantitatif que qualitatif. Elle devra permettre de mesurer l évolution et préciser le parcours de chaque personne ayant bénéficié de l action. A cet effet, l association devra mettre en place des indicateurs prenant en compte les préconisations faites par le Département. Article 6 : Communication L association s engage à mentionner le partenariat du Département et à faire figurer sur l ensemble des documents de communication et invitations, le logotype du Département conformément à la charte graphique départementale. L association accorde au Département une forte valorisation auprès du public par les moyens habituels : emplacement du logo dans les publications, calicots, banderoles, panneaux, autocollants sur le site de la manifestation. Les organisateurs proposeront au Département un plan de communication qui permettra à celui-ci de mettre en évidence son partenariat pour cette action. Toute action devra être soumise à la Direction de la Communication pour validation.
Tout document et/ou signalétique de communication doit être envoyé avant son édition sous forme de fichier PDF au Pôle Communication (communication@hauts-deseine.fr) qui s engage à répondre dans les 48 heures. En cas de non réponse, l approbation sera supposée acquise. Concernant les sites web, la mention et le logotype sont positionnés en page d accueil et font l objet d un lien avec le site «hauts-de-seine.fr». Article 7 : Responsabilités - Assurances - Obligations diverses - Impôts et Taxes L association exerce son activité sous sa propre responsabilité. Elle s engage à contracter toute police d assurance nécessaire afin de garantir sa responsabilité et éviter que celle du Département puisse être recherchée. Elle s engage à solliciter et à obtenir toute autorisation nécessaire à l exercice de son activité. L association s acquittera de toutes les taxes et redevances, présentes ou futures et constituant ses obligations fiscales, de telle sorte que la responsabilité du Département ne puisse être mise en cause en aucune façon en raison de la subvention attribuée. Article 8 : Prise d effet Durée La présente convention s exécute sur l année 2016. Elle se terminera avec la remise au Département des documents mentionnés aux articles 4.1 et 5 ci-dessus, soit au plus tard le 30 juin 2017. Chaque partie a la possibilité de dénoncer la convention par lettre recommandée motivée avec accusé de réception, moyennant un préavis de 2 mois avant l expiration de la période annuelle en cours. Toute dénonciation de la convention par l'association impliquera la restitution des sommes non utilisées. La présente convention sera rendue caduque par la dissolution de l association et entraînera la restitution par l'association des sommes non utilisées. En cas de cessation d activité de l association, les sommes perçues, non utilisées après arrêt définitif des comptes et certification éventuelle par le Commissaire aux comptes, doivent être reversées au Payeur départemental, après délibération de l Assemblée générale extraordinaire de l association. Article 9 : Avenant Toute modification des conditions ou modalités d exécution de la présente convention, définie d un commun accord entre les parties, fera l objet d un avenant. Celui-ci précisera les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci puissent conduire à remettre en cause les objectifs généraux fixés dans la convention. Article 10 : Résiliation En cas de non-respect par l association de ses engagements contractuels, ainsi qu en cas de faute grave de sa part, le Département pourra résilier de plein droit la présente
convention, à l expiration d un délai de 1 mois suivant l envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure restée sans effet. La résiliation dans les conditions précitées implique la restitution des subventions versées par le Département.
Article 11 : Litiges Tout différend s'élevant entre les parties au sujet de l'exécution de la présente convention et qui n aurait pas fait l objet d un règlement à l amiable, sera soumis à la juridiction compétente. Fait à Nanterre, en deux exemplaires originaux, le............ Pour le Département des Hauts-de-Seine relais Le Président du Conseil départemental Pour l association Femmes La Présidente