MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION Communauté de Communes du Volvestre Direction Générale des Services Service des Ressources Humaines 34 avenue de Toulouse BP 9 31390 CARBONNE Tél: 05 61 90 80 70 FOURNITURE ET MAINTENANCE D UN LOGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE COMPTABILITE Date et heure limites de réception des offres 11 avril 2014 à 17 Heures Règlement de la Consultation Page 1 sur 9 2014F01
REGLEMENT DE LA CONSULTATION SOMMAIRE ARTICLE PREMIER : OBJET ET ETENDUE DE LA CONSULTATION 3 1.1 - OBJET DE LA CONSULTATION 3 1.2 - ETENDUE DE LA CONSULTATION 3 1.3 - DECOMPOSITION DE LA CONSULTATION 3 1.4 - CONDITIONS DE PARTICIPATION DES CONCURRENTS 3 1.5 - NOMENCLATURE COMMUNAUTAIRE 3 ARTICLE 2 : CONDITIONS DE LA CONSULTATION 4 2.1 - DUREE DU MARCHE - DELAIS D EXECUTION 4 2.2 - VARIANTES ET PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES OU ALTERNATIVES 4 2.3 - DELAI DE VALIDITE DES OFFRES 4 2.4 - MODE DE REGLEMENT DU MARCHE ET MODALITES DE FINANCEMENT 4 2.5 CONDITIONS PARTICULIERES D EXECUTION 5 ARTICLE 3 : CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION 5 ARTICLE 4 : PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 5 4.1 - DOCUMENTS A PRODUIRE 5 4.2 - VARIANTES 6 ARTICLE 5 : SELECTION DES CANDIDATURES ET JUGEMENT DES OFFRES 6 ARTICLE 6 : CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS 7 6.1 TRANSMISSION SOUS SUPPORT PAPIER 7 6.2 TRANSMISSION ELECTRONIQUE 8 ARTICLE 7 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES 8 7.1 - DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS 8 7.2 - DOCUMENTS COMPLEMENTAIRES 8 7.3 - VISITES SUR SITES ET/OU CONSULTATIONS SUR PLACE 8 7.4 - VOIES ET DELAIS DE RECOURS 8 ARTICLE 8 : CLAUSES COMPLEMENTAIRES 9 Page 2 sur 9
REGLEMENT DE LA CONSULTATION Article premier : Objet et étendue de la consultation 1.1 - Objet de la consultation La présente consultation concerne : Fourniture et maintenance d un logiciel de gestion des ressources humaines et de comptabilité Les prestations prévues au marché sont : a. La concession des droits d usage pour le nombre d utilisateurs défini à l article 2 du CCTP, b.l installation, l assistance au démarrage et le paramétrage du logiciel comprenant l intégration des données et les interfaces, c. La formation des utilisateurs, d. La maintenance. Les précisions relatives au contenu et aux conditions d exécution de l ensemble des prestations décrites ci-dessus sont indiquées au Cahier des Clauses Techniques Particulières. La durée du marché est de 5 ans à compter de la réception du logiciel telle qu elle est définie au CCAP, dont une année de garantie et 4 années de maintenance-actualisation. Lieu(x) d exécution : Carbonne (31390) 1.2 - Etendue de la consultation La présente procédure adaptée ouverte est soumise aux dispositions de l article 28-I du Code des marchés publics. 1.3 - Décomposition de la consultation Il n est pas prévu de décomposition en tranches ou en lots. 1.4 - Conditions de participation des concurrents L offre, qu elle soit présentée par une seule entreprise ou par un groupement, devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Elle devra également indiquer les prestations (et leur montant) dont la sous-traitance est envisagée, la dénomination et la qualité des sous-traitants qui l exécuteront à la place du titulaire. En cas de groupement, la forme souhaitée par le pouvoir adjudicateur est un groupement solidaire. Si le groupement attributaire du marché est d une forme différente, il pourra se voir contraint d assurer sa transformation pour se conformer au souhait du pouvoir adjudicateur tel qu il est indiqué ci-dessus. Il est interdit aux candidats de présenter plusieurs offres en agissant à la fois : - En qualité de candidats individuels et de membres d un ou plusieurs groupements ; - En qualité de membres de plusieurs groupements. 1.5 - Nomenclature communautaire La ou les classifications principales et complémentaires conformes au vocabulaire commun des marchés européens (CPV) sont : Page 3 sur 9
Classification principale Logiciels d analyse financière et logiciels comptables. (484400004) Logiciels de gestion des temps de travail et des ressources humaines. (484500007) Maintenance de logiciels de technologies de l information. (722671000) Classification complémentaire Article 2 : Conditions de la consultation 2.1 - Durée du marché - Délais d exécution Les délais d exécution des prestations sont laissés à l initiative du candidat qui devra les préciser à l acte d engagement, sans toutefois dépasser les délais plafonds correspondants. 2.2 - Variantes et Prestations supplémentaires ou alternatives 2.2.1 - Variantes Aucune variante n est autorisée. 2.2.2 - Prestations supplémentaires ou alternatives Chaque candidat devra faire une proposition pour chacune des prestations supplémentaires ou alternatives suivantes : Mise à disposition d un hébergement sur un espace privé à compter de la réception des prestations : le système fonctionne en option full web et ne nécessite pas l installation d un serveur au siège de la communauté de communes. La disponibilité exigée pour l accès aux applications en ligne est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages d indisponibilité planifiées. Le candidat précisera dans l offre pour cette option sa gestion des indisponibilités et son mode de communication en la matière. L offre devra être dimensionnée pour répondre aux flux actuels et aux évolutions futures (ex : la bande passante doit permettre un débit en rapport avec les besoins actuels et avec les évolutions prévisibles). Le candidat indiquera son estimation de bande passante relative aux besoins de la communauté de communes, garantissant performance et évolutivité. Interface permettant la lecture des CD Rom Visu DGFiP fournis par le Direction des Finances Publiques concernant les taxes directes locales. 2.3 - Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. 2.4 - Mode de règlement du marché et modalités de financement Les prestations seront financées selon les modalités suivantes : Sur fonds propres de la Collectivité. Les sommes dues au(x) titulaire(s) et au(x) sous-traitant(s) de premier rang éventuel(s) du marché, seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. Page 4 sur 9
2.5 Conditions particulières d exécution Cette consultation ne comporte aucune des conditions particulières d exécution visées par l article 14 du Code des marchés publics. Aucune prestation n est réservée au profit d entreprises ou d établissements visés par l article 15 du Code des marchés publics. Article 3 : Contenu du dossier de consultation Le dossier de consultation contient les pièces suivantes : Le règlement de la consultation () L acte d engagement (A.E.) et ses annexes Le cahier des clauses administratives particulières (C.C.A.P.) Le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) et ses documents annexés Le dossier de consultation des entreprises est remis gratuitement à chaque candidat. Il est disponible à l adresse électronique suivante : www.cc-volvestre.fr ou www.klekoon.com.. Aucune demande d envoi du dossier sur support physique électronique n est autorisée. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d apporter des modifications de détail au dossier de consultation. Ces modifications devront être reçues par les candidats au plus tard 11 jours avant la date limite de réception des offres. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite de réception des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. Article 4 : Présentation des candidatures et des offres Les offres des concurrents seront entièrement rédigées en langue française et exprimées en EURO. Si les offres des concurrents sont rédigées dans une autre langue, elles doivent être accompagnées d une traduction en français, certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté ; cette traduction doit concerner l ensemble des documents remis dans l offre. 4.1 - Documents à produire Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : Pièces de la candidature : Les candidats doivent utiliser les formulaires DC1 (lettre de candidature) et DC2 (déclaration du candidat) pour présenter leur candidature. Ces documents sont disponibles gratuitement sur le site www.economie.gouv.fr. Ils contiendront les éléments indiqués ci-dessous : Les renseignements concernant la situation juridique de l entreprise tels que prévus à l article 44 du Code des marchés publics : Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire ; Déclaration sur l honneur pour justifier que le candidat n entre dans aucun des cas mentionnés à l article 43 du CMP ; Renseignements sur le respect de l obligation d emploi mentionnée aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du Code du travail ; Page 5 sur 9
Les renseignements concernant la capacité économique et financière de l entreprise tels que prévus à l article 45 du Code des marchés publics : Déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant les fournitures objet du contrat, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ; Déclaration appropriée de banques ou preuve d une assurance pour les risques professionnels ; Les renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l entreprise tels que prévus à l article 45 du Code des marchés publics : Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l importance du personnel d encadrement pour chacune des trois dernières années ; Liste des principales prestations de même nature effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Description de l équipement technique, des mesures employées par l opérateur économique pour s assurer de la qualité et des moyens d étude et de recherche de son entreprise ; Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d autres opérateurs économiques sur lesquels il s appuie pour présenter sa candidature, le candidat produit les mêmes documents concernant cet opérateur économique que ceux qui lui sont exigés par le pouvoir adjudicateur. En outre, pour justifier qu il dispose des capacités de cet opérateur économique pour l exécution des prestations, le candidat produit un engagement écrit de l opérateur économique. Pièces de l offre : Un projet de marché comprenant : L acte d engagement (A.E.) et ses annexes : à compléter par les représentants qualifiés des entreprises ayant vocation à être titulaires du contrat Une décomposition du prix global forfaitaire Un mémoire technique décrivant les fonctionnalités et les qualités ergonomiques du logiciel et les méthodes mises en œuvre pour assurer les prestations de formation et de maintenance Le dossier sera transmis au moyen d un pli contenant les pièces de la candidature et de l offre. 4.2 - Variantes Aucune variante n est autorisée. Article 5 : Sélection des candidatures et jugement des offres La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. Les critères intervenant pour la sélection des candidatures sont : Garanties et capacités techniques et financières Capacités professionnelles Les critères retenus pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante : Critères Pondération 1-Valeur technique du logiciel proposé 40% 2-Prix des prestations 30% 3-Qualité des prestations annexes proposées 20% 4-Délai de réalisation des prestations 10% Page 6 sur 9
La méthode utilisée pour le calcul de la note du critère Prix des prestations est la suivante : Note de l offre = (Montant de l offre moins-disante / Montant de l offre à noter) * Base de notation Montant de l offre moins-disante = correspond au prix de l offre la moins chère (offres anormalement basses exclues). Montant de l offre à noter = correspond au prix de l offre à évaluer. Base de notation = correspond à la note maximale pouvant être obtenue. Les méthodes utilisées pour le calcul des notes des autres critères sont les suivantes : Valeur technique du logiciel proposé appréciée en fonction des fonctionnalités que le logiciel est capable de réaliser et de ses qualités ergonomiques (confort et facilité d utilisation); Qualité des prestations annexes proposées appréciée de façon égale en fonction de la qualité des prestations de maintenance-actualisation et de la durée, de la méthodologie et du contenu de la formation initiale des utilisateurs. Délais de réalisation des prestations : Note de l offre = (Délai d exécution de l offre moinsdisante/délai d exécution de l offre à noter) x Base de notation Dans le cas où des erreurs purement matérielles (de multiplication, d addition ou de report) seraient constatées dans l offre du candidat, l entreprise sera invitée à confirmer l offre rectifiée ; en cas de refus, son offre sera éliminée comme non cohérente. Les candidats dont l offre aura été jugée complète et conforme seront invités à participer à une séance de démonstration, dans les conditions prévues à l article 8 du présent document. Le représentant du pouvoir adjudicateur engagera et mènera librement des négociations avec l ensemble des candidats ayant participé aux séances de démonstration, et dans des conditions identiques. Le représentant du pouvoir adjudicateur attribuera le marché au candidat le mieux classé, en prenant en compte le cas échéant les résultats de la négociation, et après avoir procédé à l information des candidats non retenus dans les conditions prévues à l article 80 du code des marchés publics. Tout au long de la procédure, le représentant du pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas donner suite à la consultation pour tout motif d intérêt général. Le ou les candidats retenus produisent les certificats et attestations des articles 46-I et 46-II du Code des marchés publics. Le délai imparti par le pouvoir adjudicateur pour remettre ces documents ne pourra être supérieur à 10 jours. Article 6 : Conditions d envoi ou de remise des plis 6.1 Transmission sous support papier Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté portant les mentions : Offre pour : Fourniture et maintenance d un logiciel de gestion des ressources humaines et de comptabilité NE PAS OUVRIR Page 7 sur 9
Ce pli doit contenir dans une seule enveloppe, les pièces définies dans le présent document et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : Communauté de Communes du Volvestre Service des Marchés Publics 34 avenue de Toulouse 31390 CARBONNE Aux jours et heures d ouverture de la collectivité : Du lundi au vendredi de 9h à 12h00 et de 13h30 à 17h00. Le pli qui serait remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites précitées ainsi que remis sous enveloppe non cachetée, ne sera pas retenu. 6.2 Transmission électronique Aucune transmission électronique n est autorisée pour cette consultation. Article 7 : Renseignements complémentaires 7.1 - Demande de renseignements Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir une demande écrite à : Renseignement(s) administratif(s) : Communauté de Communes du Volvestre Service des Marchés Publics 34 avenue de Toulouse 31390 CARBONNE Mme CASSARD Tél : 0561908070 Télécopie : 0561879682 Courriel : contact@cc-volvestre.fr Renseignement(s) technique(s) : Communauté de Communes du Volvestre Service des Ressources humaines 34 avenue de Toulouse 31390 CARBONNE Mme RIZZO Tél : 0561908073 Fax : 0561879682 Courriel : contact@cc-volvestre.fr Une réponse sera alors adressée à toutes les entreprises ayant retiré le dossier ou l ayant téléchargé après identification, 6 jours au plus tard avant la date limite de réception des offres. 7.2 - Documents complémentaires Sans objet. 7.3 - Visites sur sites et/ou consultations sur place Sans objet. 7.4 - Voies et délais de recours Le tribunal territorialement compétent est : Tribunal administratif de Toulouse 68, rue Raymond IV B.P. 7007 31068 Toulouse Cedex 07 Page 8 sur 9
Téléphone : 05 62 73 57 57 Télécopie : 05 62 73 57 40 Les voies de recours ouvertes aux candidats sont les suivantes : Voies et délais des recours dont dispose le candidat : - Référé précontractuel prévu aux articles L.551-1 à L.551-12 du Code de justice administrative (CJA), et pouvant être exercé avant la signature du contrat. - Référé contractuel prévu aux articles L.551-13 à L.551-23 du CJA, et pouvant être exercé dans les délais prévus à l article R. 551-7 du CJA. - Recours pour excès de pouvoir contre une décision administrative prévu aux articles R. 421-1 à R. 421-7 du CJA, et pouvant être exercé dans les 2 mois suivant la notification ou publication de la décision de l organisme. Le recours ne peut plus, toutefois, être exercé après la signature du contrat. - Recours de pleine juridiction ouvert aux concurrents évincés, et pouvant être exercé dans les deux mois suivant la date à laquelle la conclusion du contrat est rendue publique. Article 8 : Clauses complémentaires Des séances de démonstration seront organisées avec les candidats dont l offre aura été jugée complète et conforme. Elles dureront 1h environ et seront réalisées à partir d un système de vidéo projection, fourni par chaque candidat. Les convocations à la séance de démonstration seront notifiées à chaque candidat par courrier, télécopie ou mail dans un délai d au moins 8 jours francs avant la date de la séance. Elles seront réparties de la façon suivante : - 5 minutes environ pour la présentation par lui-même du candidat ou de l équipe candidate ; - 35 minutes environ pour la présentation du logiciel et de ses principales fonctionnalités ; - 20 minutes de questions-réponses. Page 9 sur 9