Vet-Expert Maintenance et Facturation Index 1. Fonctionnement des listes 2. Créer un utilisateur 3. Ajouts et modifications de produits 4. Facturation au comptoir 5. Choisir un mode de paiement Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 1
1. Fonctionnement des listes Les listes de Vet-Expert sont utilisées pour faire des recherches et sélectionner un item précis. Recherche : Il faut sélectionner le type de recherche que nous voulons ainsi que la recherche. En cliquant sur la loupe le système lancera la recherche. Actions : Ces icônes permettent d ajouter une entrée ou de la modifier. Nous pouvons transformer la liste en format Excel et modifier le nombre de lignes qui est affiché dans la liste. Options : Avec les options, nous pouvons choisir si nous voulons voir les items actifs ou inactifs et dans l exemple ci-dessus, les clients d un certain type. Navigation : Avec les flèches, nous pouvons naviguer dans la liste. Cela permet de changer de page ainsi que de sélectionner manuellement la ligne que nous voulons. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 2
2. Créer un utilisateur Pour créer un utilisateur, vous devez aller dans le menu Maintenance de l'onglet Gestion de système (ou de l'onglet Administration pour l'administrateur) et cliquer sur l'option Utilisateurs. Vous obtenez un écran semblable: Cliquez sur l'icône '' obtenez l'écran suivant: " (Nouvel enregistrement) situé en haut à droite et vous Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 3
Description des champs: Champ: Code d'utilisateur: (*) Nom: (*) Description: Entrez un code d'utilisateur; maximum 25 caractères alphanumériques. Un code d'utilisateur ne peut pas être créé deux fois. NOTE: Les employés qui utilisent le capteur de temps doivent avoir un code d'utilisateur et celui-ci doit être sélectionné dans le champ Code d'utilisateur de la fiche de l'employé. Entrez le nom de l'utilisateur; maximum 30 caractères alphanumériques. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 4
Mot de passe: (*) Entrer à nouveau le mot de passe: (*) Courriel: Actif: Entrez un mot de passe; maximum 13 caractères alphanumériques. Entrez à nouveau le mot de passe. Entrez l'adresse courriel de l'utilisateur; maximum 50 caractères alphanumériques. Cochez cette case afin d'activer cet utilisateur. Cochez cette case afin que le système ne tienne pas compte de la date d'expiration sélectionnée dans le champ Date d'expiration (pour le mot de passe) ci-dessous. N'expire jamais: Trace automatique: Nom d'utilisateur sur rapport: Afficher les nouvelles PreXtra: Approuver TEF: Alerte lors ouverture session: Date d'expiration: NOTE: Lors de la création d'un utilisateur, si cette case n'est pas cochée, il devra confirmer un autre mot de passe en entrant dans le système. Ce mot de passe devra contenir au minimum 6 caractères incluant 1 lettre, 1 chiffre et 1 caractère spécial:!/"$%?&*()_-^ <>@#+[{]}\ Cochez cette case afin de garder une trace des options où l'utilisateur a cliqué. Cochez cette case afin d'imprimer le nom de l'utilisateur au bas des rapports. Cochez cette case afin que cet utilisateur soit avisé des Nouvelles PreXtra qui seront affichées dans cette option (menu Maintenance, option Options-Utilisateur). Cochez cette case afin que cet utilisateur soit autorisé à approuver les TEF dans l'onglet Comptes à payer. Cochez cette case afin que, lors de l'ouverture d'une session par cet utilisateur, l'employé ou l'utilisateur sélectionné dans l'alerte 100 soit avisé par courriel. NOTE: Les alertes sont assignées dans l'option ''Assignation d'alertes'', menu Maintenance, onglet Gestion de système. Cliquez sur le calendrier afin de sélectionner la date d'expiration du mot de passe. NOTE: Si aucune date n'est sélectionnée, la date d'expiration sera de 90 jours à partir de la date de création ou modification. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 5
Nbre lignes: Entrez le nombre de lignes à visualiser dans les listes des options; la modification de cette valeur dans la présente option aura priorité sur toute configuration entrée dans les options. Échelle calendrier CRM: NOTE: Selon la configuration de votre système, un nombre de lignes maximum ne peut être dépassé. Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le nombre de minutes qu'il faudra afficher entre les rendez-vous dans le calendrier de l'onglet CRM et l'option Agenda (menu Transactions, onglet Options-Utilisateur). La valeur par défaut est de 15 minutes. Compagnie par défaut: Langue: (*) Copier les droits de cet utilisateur: NOTE: Cet intervalle peut être modifié dans le champ ''Échelle calendrier CRM'' de l'option Préférences (menu Maintenance, onglet Options-Utilisateur). Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la compagnie qui doit être suggérée par défaut à l'entrée dans PreXtra. La compagnie que vous sélectionnerez ici devra être sélectionnée dans le champ ''Compagnies permises''. Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la langue de communication. Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner l'utilisateur dont il faut copier les droits pour cet utilisateur. Compagnies permises: Cliquez sur les compagnies permises à l'utilisateur; la compagnie sélectionnée dans ''Compagnie par défaut'' devra être sélectionnée ici. Si des compagnies sont listées l'une à la suite de l'autre, cliquez sur une compagnie, maintenez la touche Majuscule enfoncée et appuyez sur la flèche descendante. Afin de sélectionner des compagnies qui ne sont pas listées l'une à la suite de l'autre, cliquez sur une compagnie, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur le nom des compagnies. (*) Champ obligatoire Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 6
Explication des boutons: Enregistrer Pour enregistrer, vous devez cliquer sur ce bouton. Fermer Pour fermer la fenêtre sans enregistrer, vous devez cliquer sur ce bouton. 3. Ajouts et modifications de produits Aller dans l onglet «Vétérinaire GA», la colonne «Maintenance» et l option «Produits». Une fois que la liste de produits s affiche, on double clique sur l article que l on veut modifier ou on choisit un icône en haut à droite: - Symbole avec petit plus pour ajouter : - Symbole avec un crayon pour modifier un produit : Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 7
Dans la fiche du produit, on entre le code et la description du produit. Ensuite, on entre le type d item, le groupe de produit et le sous-type d item. Normalement, le sous-type d item est identique au type. Le groupe de produit va déterminer dans quel compte GL les produits vont aller. Un peu plus bas, il faut entrer les unités de mesure. La «Plus petite UDM» signifie la plus petite unité de mesure que l on peut vendre le produit. Ex : Si on a une bouteille de 100 ml d un produit. Si on vend le produit au ml quelque fois, on met ML comme «Plus petite UDM» et dans «UDM Alt (1) on va mettre la bouteille. Dans la colonne facture de la bouteille, nous allons mettre 100 car il y a 100 ml dans la bouteille. On met aussi le prix que l on vend la bouteille. Ainsi de suite pour les autres unités. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 8
En dessous des unités de mesure, on peut dire si le produit est actif ou non. Cela permet de rapetisser la liste des produits qui s'affiche si jamais vous ne vendez plus un produit. Dans la partie de droite, on peut mettre un montant pour des frais de préparation et de prescription. Donc quand nous allons vendre un produit, ce montant va s ajouter au moment de la vente du produit. Ensuite on clique sur le bouton enregistrer. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 9
4. Facturation au comptoir Voici les étapes à suivre lors d une facturation au comptoir : D abord, il faut choisir le client à qui on fait la facture en entrant son code dans la case appropriée ou en utilisant la liste qui s ouvre en cliquant sur la flèche. Après, il faut sélectionner le Vétérinaire auquel la facture sera assignée(statistiques), le vétérinaire qui sera responsable de la prescription, ainsi que le/la technicienne qui fait la facture. Par la suite, nous devons choisir à quel troupeau, sous-troupeau ou animal on fait la facture, pour le suivi des troupeaux et des animaux. Si nous la faisons à un troupeau (ex. : Bovins), on choisit «Bovins» dans troupeau. Si nous la faisons à un soustroupeau (ex. : Lait >18 mois), on choisit le sous-troupeau «Lait >18 mois». Si nous la faisons à un animal précis (vache #234), on vient choisir la vache #234 dans la liste «GA». Enfin, si nous la faisons à un petit animal (chien, chat), on vient choisir notre animal dans la liste «PA». Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 10
Par la suite, on choisit un item par son code ou par la liste, en cliquant sur la flèche verte. Une fois l item choisi, le système affiche, dans la partie extrême droite de la fenêtre, les dosages possibles pour ce médicament. Le vétérinaire peut modifier ces dosages pour cette prescription s ils ne correspondent pas. Toutefois, s il veut qu ils soient modifiés pour la prochaine fois, il doit aller dans «Produits par espèce» pour les modifier et les mettre corrects. Dans la partie du centre, les unités de mesure possibles pour cet item sont affichées dans la liste «Unité de mesure», et le prix unitaire pour l unité de mesure sélectionnée s affiche dans le champ «Prix unit.». Il suffit donc d entrer la quantité, et de cliquer sur le crochet vert pour ajouter cet item à la facture. Cet item apparait alors dans le bas de la facture. Nous pouvons modifier ces items en cliquant sur le crayon ou nous pouvons les supprimer en cliquant sur la poubelle. Une fois la facture complétée, nous devons choisir le mode de paiement si la facture a été payée. Par la suite, nous procédons à l enregistrement de la facture. Le programme enverra alors l impression de la facture à l imprimante, ainsi que l impression des étiquettes des médicaments s il y a lieu. Les dosages des médicaments en prescription d un jour s impriment directement sur la facture. Un endroit est prévu dans le bas de la facture pour que le vétérinaire qui a fait la prescription puisse signer, afin d être conforme avec l Ordre des Médecins Vétérinaires. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 11
5. Mode de paiement Il est possible de choisir le mode de paiement d une facture directement en la produisant. Il faut cliquer sur «Mode de paiement» qui est dans la facture à gauche du bouton «Enregistrer» La page de sélection des modes de paiement apparaitra. Vous pouvez inscrire les montants dans les cases à droite des différents modes de paiement ou vous pouvez cliquer sur la case à cocher d un mode de paiement pour payer la facture au complet avec celui-ci Si le montant de la facture excède le paiement du client, la balance sera portée à son compte. Il faudra par la suite aller la payer par les encaissements. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 12
Une fois les paiements choisis, il faut cliquer sur valider. En enregistrant la facture, le paiement sera entré automatiquement. Vet-Expert Maintenance et facturation Juillet 2015 - Page 13