Performance de l audit interne Par Sophie GRELIER Responsable du Système d Organisation Groupe EUROGICIEL Présidente MFQ Midi-Pyrénées 2008-2009 Sophie.grelier@eurogiciel.fr
Sommaire L Audit dans la boucle d amélioration L Audit dans la norme ISO9001 Les Clés du succès L exploitation des résultats Les critères d efficacité QUALITATIFS Les critères d efficacité QUANTITATIFS Quelques règles de bonne conduite
L Audit dans la boucle d amélioration Amélioration Système de Management Manuel Qualité/ SMI Procédures Enregistrements Mesures Audits Pratiques et activités opérationnelles
L Audit dans la Norme ISO9001 Moins de documents écrits: audit documentaire simplifié L Audit au service du Management et non plus une réponse à la norme L Audit comme donnée d entrée pour les Pilotes de Processus L Audit, un outil efficace, mais pas seul: l audit de contrôle interne vérifie le produit fini. L audit Qualité vérifie le déroulement, la manière d arriver au produit fini. La tenue des Audits et leur exploitation: un indicateur de performance pour les auditeurs et les Responsables qualité
L Audit dans la Norme ISO9001 Présenter des Résultats QUANTITATIFS: 5.6.2 Revue de direction Les résultats d audit sont un élément d entrée de la revue de direction Charges et budget annuel des audits qualité Taux de concrétisation du programme d audit Taux de couverture du programme d audit Nombre d écarts constatés Nombre d actions correctives mise en œuvre Présenter des Résultats QUALITATIFS: Analyser et comparer les résultats significatifs Privilégier les formes graphiques Evaluer l efficacité des Processus évalués Evaluer l efficacité du Processus d Audit (formation des auditeurs, modif des docs )
L Audit dans la Norme ISO9001 Programmation en tenant compte des points essentiels: 8.2.2 et 4.5.4 SME Audit interne Exigences liées à la programmation, à la réalisation et au suivi des audits qualité Processus stratégiques, ou nouveau, ou à risque Domaines à auditer Résultats des audits antérieurs (internes et externes) Procédure obligatoire décrivant les activités d audits Qui prépare Qui mène Qui rencontre Qui Qui enregistre Qui suit les AC/AP
L Audit dans la Norme ISO9001 8.5.1 et 4.5.4 SME Amélioration continue Les audits qualités doivent contribuer à l efficacité du S.M.Q Recherche de l amélioration continue: Causes des anomalies Modification des procédures ou processus Déceler des nouvelles pratiques pour les référencer dans le système
Les clés du succès Ne pas faire auditer par une partie prenante (attention à la hiérarchie, entre autre ) Le programme d audit n est pas figé dans le marbre, il doit s adapter aux résultats des audits qui ont déjà eu lieu et chaque audit a un programme spécifique. Eviter la saturation Exemple: une équipe d opérationnels est auditée sur son process de production et la semaine suivante, elle l est sur le système tri.les auditeurs passent alors pour des improductifs n ayant «rien d autre à faire que de perturber les cadences de productions» )
L exploitation des résultats Chaque écart (au sens large) fait l objet d actions (AC/AP) à mettre en œuvre par le secteur audité Un Plan d Actions doit être établi, précisant le détail de chaque action, les responsables d actions et les délais fixés Ce plan doit comprendre les critères permettant de conclure à l efficacité de chaque action Ce plan est établi par le responsable de l activité auditée et doit être validé par les auditeurs Le suivi du plan d action peut être examiné en Revue de Direction, en Revue de Processus (liste non exhaustive)
Les critères d efficacité QUALITATIFS Pour le responsable d audit - Respect du programme - Pas d incident dans un délai «rapproché» dans le périmètre audité en N-1 (défauts de procédures et/ou de contrôle interne qui auraient du être détectés) - Demande de participation des auditeurs à d autres chantiers (TPM, 5S, Kaizen ) - Facilité de recrutements des futurs auditeurs internes - Connaissance et compréhension du référentiel à auditer (norme, bonnes pratiques «maison», expression du besoin du commanditaire ) Pour le commanditaire Rapport délivré rapidement Rapport clair et exploitable (facilité de lecture, clarté des constats et recommandations) Respect du planning Pas de conflit inutile avec le audités Plan d action «Réaliste», sans YAKAFONCON Pour les audités Respect des délais (plan d audit reçu et accepté, déroulement de l audit et édition du rapport) Compréhension du métier Caractère réaliste des recommandations Fidélité du rapport aux échanges qui se sont déroulés en cours de mission Avoir un retour sur l audit (rapidement pas de sanction ) Amélioration visible (par des indicateurs, par une baisse des réclamations, par une amélioration de l environnement de travail Pour les auditeurs Prise en compte des recommandations Poids du responsable de l audit Meilleur connaissance de l entreprise et des métiers ainsi que les contraintes et problématiques Intérêt et volontariat Prise de notes rapide, synthétique, efficace, facilité de relecture
Les critères d efficacité QUANTITATIFS Tableau de bord Respect du programme d audit (nombre d audits réalisés sur nombre d audits prévus. Délai de transmission du rapport / fin de mission sur place Nombre d auditeurs formés et aptes Économies dont l audit est à l origine Respect du plan d action
Quelques règles de bonne conduite 08 juillet 2008 Confidentialité : L existence, la nature, le contenu les résultats et le rapport d un audit relèvent du secret professionnel. Le «propriétaire» légitime du rapport d audit est l audité lui-même au même titre que le commanditaire. Confiance : A priori, tout ce que dit l audité est vrai. Mais confiant ne veut pas dire crédule et l auditeur doit s assurer que les preuves tangibles existent bien. Objectivité : Une présomption n est pas une preuve et le bénéfice du doute revient toujours à l audité. Impartialité : Les faits sont à interpréter par rapport aux «exigences spécifiées» c est à dire aux dispositions décrites dans le manuel qualité, les procédures,.(pas par rapport à ce que l auditeur pense être correct). Non-ingérence : L auditeur doit rester strictement dans le cadre de sa mission : pas de conseils. «A votre place, je ferais ça ou ça» Respect mutuel : Indispensable pour arriver à créer un dialogue fructueux. Ne pas arriver en «terrain conquis»
08 juillet 2008