1. OBJET DE LA CONSULTATION L appel d offres de la Mutuelle du Bien Vieillir - MBV a pour objet la conclusion d une convention cadre avec une ou plusieurs officines pour la préparation automatisée des doses à administrer (PDA) sous forme de sachets-doses pour les établissements du groupe MBV ci-après désignés. Il est toutefois rappelé que le patient a le libre choix de son officine conformément à l article L.5126-6-1 du code de la santé publique. Le pharmacien ou les pharmaciens signataire (s) de la présente convention exerce leur activité dans le respect de la réglementation en vigueur et notamment des règles de déontologie des pharmaciens, conformément aux articles R. 4235-1 et suivants du code de la santé publique. 1.1. Caractéristiques La préparation des doses à administrer sera automatisée et effectuée à l officine grâce à un matériel qualifié et validé par des personnes habilitées permettant impérativement une interface avec le logiciel utilisé par l EHPAD (Netsoins) avec un accès à distance au dossier administratif et médical. Les conditions de réalisation de la préparation des doses à administrer devront respecter les bonnes pratiques de dispensation définies par arrêté du ministre chargé de la santé. Le dispositif permet la traçabilité des différentes opérations, la sécurisation du processus de préparation et la sauvegarde des informations. 1.2 Lieux d exécution : Les sites de l Hérault indiqués en annexe 1 étant entendu qu une officine peut se positionner sur 1 ou plusieurs établissements dans la limite de 25 kilomètres distants de l officine. 1.2. Durées La convention-cadre est conclue pour une durée de 36 mois allant du 15 janvier 2018 au 31 décembre 2021. A l issue de cette période, cette convention-cadre fera l objet d une nouvelle mise en concurrence Chaque convention-cadre pourra néanmoins être dénoncée, en cas de non-respects répétés et avéré des engagements (information systématique à faire remonter à la partie défaillante en détaillant les dysfonctionnements/problématiques rencontrés) par l une des deux parties en respectant un préavis de 3 mois à réception du courrier AR la dénonçant. Le matériel mis à disposition (chariot de distribution) serait alors restitué au terme du préavis. Cette résiliation hors échéance ne sera accompagnée d aucun versement d indemnité. 2. REGLES DE LA CONSULTATION Les critères intervenant pour l attribution de la convention- cadre sont : MBV CONSULTATION OFFICINE (2)PDA AUTOMATISEE HERAULT 2017 1/6
- Valeur technique de l offre (80%), appréciée au regard des critères pondérés figurant dans l annexe 2. Chaque critère sera repris dans l offre et précisé, s il y a lieu. - Valeur formative (20%) appréciée au regard des propositions effectuées par l officine à détailler dans la proposition 3. DEROULEMENT DE LA CONSULTATION L appel d offre se déroule selon le calendrier suivant : - Phase 1 : du 20 Octobre au 21 Novembre 2017 o Lancement de l appel d offre auprès des Officines le 18 Octobre 2017 o Réception des propositions, par voie postale, jusqu au 21 Novembre 2017, cachet de la poste faisant foi o Étude des propositions et sélection des candidats retenus pour la phase 2 fin novembre - Phase 2 : rencontre des candidats retenus en phase 1 o Rencontre des fournisseurs pour présentation des dispositifs le 7 décembre 2017 par la Commission de sélection pluridisciplinaire à Saint Jean de Védas (34) o Décision finale par le Comité de Direction de la Mutuelle dans la semaine du 11 décembre 2017 o Informations des candidats au plus tard le 19 Décembre 2017. - Mise en place du rétro planning à partir du 10 Janvier 2018 4. FORMALISME DE LA REPONSE La proposition précisera notamment : - L organisation et la coordination entre les établissements et le(s) officine(s), et notamment les dimanches, les jours fériés et en cas de fermeture exceptionnelle de l officine, - La transmission des informations et notamment la formalisation des échanges entre le médecin coordonnateur, l IRS, le personnel infirmier, le pharmacien signataire de la présente convention et le pharmacien référent, l organisation de la transmission sécurisée de toutes les informations nécessaires à la bonne prise en charge des patients (profil patient), de la transmission des ordonnances des patients, de la carte MBV CONSULTATION OFFICINE (2)PDA AUTOMATISEE HERAULT 2017 2/6
vitale et surtout la vérification de la corrélation entre la prescription et la préparation des médicaments. - Les moyens techniques de l officine : Le type de robot, sa date de mise en service et les EHPAD déjà servis - L organisation déployée au sein de l officine pour la préparation - Les moyens humains de l officine : Le nom du pharmacien référent et la composition de l équipe de préparateurs (nom, fonction et formation suivie) - Les moyens techniques et les modalités de stockage des médicaments (description des chariots, éventuel poste informatique de validation et maintenance, stock d urgence) - Le circuit du médicament au sein de chaque EHPAD (phase réception livraison et vérification de la caisse de livraison) - La gestion des retraits de lots (participation à la sécurisation du circuit du médicament et son éventuelle informatisation, organisation et contrôle des dates de péremption et bonne conservation des médicaments thermosensibles, organisation de la récupération des lots non utilisés, engagement à suivre les alertes sanitaires et les retraits de lots si nécessaire) - Les modalités d entretien et de maintenance de l automate ainsi que les mesures envisagées afin de pallier à une panne éventuelle du robot - Les modalités de contrôles manuels et automatiques tout au long du processus de préparation - Les données justificatives de traçabilité utilisées - L officine est assurée contre les risques responsabilité civile, en raison des dommages matériels, corporels et immatériels consécutifs ou non consécutifs résultant d une erreur de conditionnement et/ou de livraison auprès d une compagnie d assurances notoirement connue et solvable. L assurance souscrite devra couvrir pour des montants suffisants les risques liés à son activité. L officine devra produire une attestation d assurance Responsabilité Civile en cours de validité mentionnant que les primes ont bien été acquittées. L officine répondra également des éventuelles dégradations causées aux locaux et/ou aux personnes lors du transport et de la livraison des médicaments commises tant par elle que par ses membres ou préposés ou toute personne effectuant des interventions pour son compte. - Les propositions sont à adresser, avant le 21 Novembre 2017, cachet de la poste faisant foi ou par tout autre moyen permettant d en attester le dépôt, par voie postale ou dépôt sur place à : Sylvie DARNÉ, directeur opérationnel Mutuelle MBV Siège administratif 255 Allée de la marquerose 34430 Saint Jean de Védas MBV CONSULTATION OFFICINE (2)PDA AUTOMATISEE HERAULT 2017 3/6
ANNEXE 1 : LIEUX DE DISTRIBUTION EHPAD de SAINT JEAN DE VEDAS : Résidence - Retraite «Sudalia Village» 255 Allée de la Marquerose 34430 SAINT JEAN DE VEDAS 63 lits EHPAD de BEZIERS : Résidence - Retraite «La Méridienne» Rue de Montecassino Saint Jean d Aureilhan - Montimaran 34500 BEZIERS 101 lits EHPAD de GRABELS Résidence-Retraite «Villa Impressa» 420 rue du Château 34790 GRABELS 63 LITS EHPAD de PALAVAS LES FLOTS : Résidence - Retraite «Les Reflets d Argent» Ilot Cazot 2 Rue des Hirondelles 34250 PALAVAS LES FLOTS 50 lits EHPAD de JACOU : Résidence - Retraite Terrarossa 17 avenue Cyprien Olivier 34830 JACOU 63 lits EHPAD d AGDE Résidence-Retraite «Villa Clementia» Quartier des Cayrets 3 Rue Pierre Lattes 34 300 AGDE 60 lits MBV CONSULTATION OFFICINE (2)PDA AUTOMATISEE HERAULT 2017 4/6
ANNEXE 2 : CRITERES DE FONCTIONNEMENT ATTENDUS CRITERES Evaluation Livraison : En semaine, entre 14h et 15h quotidiennement avec traitement des ordonnances transmises jusqu à 13h 2 ème livraison, avant 19h, si sortie hospitalière ou modification importante intervenant après 13h et avant 17h30. Hebdomadaire des sachets pour 7 jours, avant 15h (jour déterminé avec l équipe soignante de l EHPAD) Le samedi avant 15h avec traitement des ordonnances jusqu à 11h Des toxiques, en mains propres contre décharge, à l IDE en poste Des traitements hors sachets à la quinzaine, lors de la livraison habituelle, mentionnant le nom et le prénom du résident sur chaque conditionnement Délai de 24h maximum, hors dimanche et férié, pour livraison des médicaments hors rupture de laboratoire Si retard de livraison, information systématique par fax précisant le délai de report Information par fax des IDE si traitement chronique non distribué faute de prescription actualisée avec alerte du médecin prescripteur Mise à disposition d un stock tampon, établi conjointement avec le médecin coordonnateur, permettant la mise en place d un traitement en urgence de 3 jours (Week-end prolongé) Mise à disposition du chariot de distribution des dosages Récupération des toxiques non utilisés par le pharmacien avec traçabilité des sorties. Traçabilité des livraisons et des retours 5 points 4 points Conditionnement nominatif (Nom de l EHPAD, nom, prénom et N de chambre du résident, médecin prescripteur) précisant la date et l horaire de prise, les données concernant le traitement (dénomination propre, dosage, quantité) + Une mention «VERIFIER LA PRESCRIPTION AVANT L ADMINISTRATION» + DLU 5 points Conditionnement vide pour les traitements anticoagulants type Coumadine et Previscan Conditionnement vide par prise pour les traitements hors pilulier MBV CONSULTATION OFFICINE (2)PDA AUTOMATISEE HERAULT 2017 5/6
portant le nom du dit traitement Contact direct par la pharmacie du médecin prescripteur si produit manquant pour traitement de remplacement avec information écrite de l IDE Contact direct par la pharmacie du médecin prescripteur si problème de posologie ou toute difficulté liée à la prescription émise avec information écrite de l IDE Alerte du médecin prescripteur si la forme galénique est contraire aux besoins de piler le traitement avec information écrite de l établissement Elaboration conjointe avec le médecin coordonnateur et les médecins traitants d une liste préférentielle de traitements adaptés aux personnes âgées et en lien avec le stock tampon d urgence. Facturation mensuelle avec envoi direct aux résidents ou référent familial Identification d un interlocuteur dédié pour le suivi de la facturation Participation aux commissions gériatriques (2/an) Réunions de suivi mensuelles les 6 premiers mois puis trimestrielles avec l équipe infirmières de l EHPAD TOTAL 3 points 3 points 20 points MBV CONSULTATION OFFICINE (2)PDA AUTOMATISEE HERAULT 2017 6/6