A.P.S n 1 : EURL ROSA FLOR Nom de l APS Établissement Description Niveau EURL ROSA FLOR Lycée Pierre d Aragon MURET Enregistrement d opérations courantes comptables et commerciales 1 ère année BTS CGO Processus Mis en oeuvre 1 Gestion comptable des opérations commerciales 3 Gestion fiscale et relations avec l administration des impôts Logiciels utilisés - Ciel comptabilité - Ciel gestion commerciale - Excel - Word C O M P E T E N C E S Techniques En organisation - Rechercher les dispositions fiscales en matière de TVA - Mettre en œuvre un système d information comptable - Réaliser les imputations en comptabilité financière sur logiciel comptable - Assurer le suivi clients - Présenter une feuille de calculs sur tableur avec graphique et analyse - Exploiter un logiciel de gestion commerciale - «Déclencher» un réapprovisionnement - Définir et adapter une organisation comptable - Paramétrer un logiciel de comptabilité et un logiciel de gestion commerciale - Proposer une nouvelle organisation - Gérer efficacement le travail de groupe En communication - Rédaction de notes - Etablissement d une lettre de relance Durée 9 heures (3 séances de 3 heures) 1
Fiche d'identité : EURL au capital de 8 000 Gérant : M. Michel BRUNIER RCS : Menton B 403 751 346 EURL ROSA FLOR APE 524X, définition : commerce de détail de fleurs, plantes Adresse : 50 avenue du 16 septembre 1947 06430 Tende Effectif : 1 salarié(e) comptable Direction : 1 personne, M. Michel BRUNIER Présentation de l'entreprise : L'extrait du registre du commerce et des sociétés définit l'activité de la société ROSA FLOR de la façon suivante : «Production, achat, vente, commission à la vente ou à l'achat, conditionnement, bouquetterie, composition florale pour toute manifestation, transport de toutes fleurs naturelles ou artificielles, feuillages, plantes ou partie de plantes, fraîches ou séchées, arbres et arbustes ornementaux et tous autres produits de l'horticulture, plants, graineterie, et tous autres objets ou accessoires décoratifs pouvant faciliter ou être utilisés à la vente de ces produits ; achat, vente et transport de toutes terres, engrais et tous produits nécessaires à la production et à la protection des produits définis précédemment.» Tende se situant dans l'arrière-pays niçois, à la frontière italienne, la zone de chalandage est limitée à Tende et ses environs. Les principaux clients sont les habitants, les communes de Tende, La Brigue et Sospel, les gens de passage. L entreprise ROSA FLOR vient d être créée par Monsieur Michel Brunier, le 1 er mai de cette année. Aucune étude de marché n a été réalisée. S agissant d une zone faiblement peuplée, il semble que l activité, dans le seul domaine de la vente des fleurs, n est pas très porteuse. Monsieur Brunier a décidé d avoir une activité aussi large que possible ; c est pourquoi l objet social de l entreprise a été établi de façon aussi détaillée. 2
Vous avez terminé vos études ; vous recherchez un emploi et Monsieur Brunier, qui a investi en matériel informatique et logiciels mais qui n a aucune compétence en gestion, vous propose de devenir salarié(e) dans son entreprise et de participer ainsi à sa création et à son devenir. PREMIER DOSSIER Création de l entreprise sur logiciel comptable et utilisation du logiciel Vous disposez des annexes suivantes : Annexe 1 : instructions relatives à l'utilisation du logiciel de comptabilité Annexe 2 : extraits du plan de comptes Annexe 3 : bilan d'ouverture de l'entreprise ROSA FLOR Annexe 4 : bordereaux de saisie d'écritures comptables Annexe 5 : Pièces comptables non encore traitées et/ou à compléter 1 Effectuez une recherche documentaire préalable sur les taux de TVA applicables à l activité de la société. Rédigez la note correspondante, destinée à porter ces taux à la connaissance de Monsieur Brunier. 2 Procédez à la création de l entreprise sur votre logiciel de comptabilité. Retenez l organisation des journaux qui vous paraît la plus compatible avec la dimension et la nature de l activité de la société. Prenez l initiative de compléter l extrait de plan de comptes pour l adapter au mieux à vos besoins. Paramétrez le logiciel en fonction de l organisation retenue (comptabilité en euros). 3 Vous venez de pré-comptabiliser manuellement, sur bordereau de saisie, les opérations relatives à la période du 1 er au 12 mai. Vous achevez la pré-comptabilisation des pièces non encore traitées. Vous saisissez l ensemble des opérations sur logiciel, en utilisant les fonctionnalités les plus appropriées. Après avoir effectué les impressions pour contrôle de votre saisie, vous constatez que vous avez commis une erreur à propos de l enregistrement de la facture n 15 au restaurant Le Tendasque : vous corrigez cette erreur. 4 Monsieur Brunier veut que soit assuré le suivi des clients. Vous en prenez l initiative et, en chaque fin de mois, vous établissez l état des créances clients et vous relancez, par écrit, si besoin est. 3
DEUXIÈME DOSSIER Analyse des recettes journalières Vous disposez de l annexe 6 : Recettes du jour de la Fête des Mères. 1 L expert comptable qu avait contacté Monsieur Brunier lui avait conseillé de préparer la saisie des recettes journalières, détaillées par catégories de ventes. Cette présentation figure à l annexe 6 et vous satisfait : vous présentez à votre patron la maquette de la feuille, implantée sur tableur. Après accord de sa part, vous complétez cette feuille tant au niveau de la mise en forme que des formules de calcul. Vous saisissez, ensuite, les ventes de la journée de la fête des mères et lancez l impression. 2 Monsieur Brunier souhaite déterminer rapidement ses produits-phares afin, d une part, d intensifier ses efforts dans cette direction, et, d autre part, de trouver le moyen de stimuler la vente de certains autres produits : un graphique vous paraît utile, vous l éditez et le présentez, avec vos commentaires, au chef d entreprise. 3 Utilisez la feuille obtenue en 1 pour l enregistrer sur le logiciel comptable : vous vous interrogez sur la comptabilisation des règlements par carte bancaire, vous recherchez à cet effet les informations utiles. 4
TROISIÈME DOSSIER Création de l entreprise sur logiciel de gestion commerciale et utilisation du logiciel Les fonctionnalités du logiciel de comptabilité sont insuffisantes pour l'activité commerciale de l'entreprise. Elles ne permettent pas de gérer les stocks ni même d'éditer, en l'état, les factures papier requises par les clients institutionnels de l'entreprise. Monsieur Brunier a donc décidé d'acquérir un logiciel de gestion commerciale permettant, outre l'édition informatisée des factures, d'assurer un meilleur suivi des comptes clients et fournisseurs, un meilleur suivi des stocks et, dans l avenir, d'analyser l'activité commerciale. Au lendemain de la fête des mères, Monsieur Brunier vous demande d'effectuer la mise en place de ce logiciel. Vous disposez des annexes suivantes : Annexe 2 : extraits du plan de comptes Annexe 7 : instructions relatives à l'utilisation du logiciel de gestion commerciale Annexe 8 : informations relatives à la création de la société sur le logiciel Annexe 9 : liste des documents commerciaux à établir 1 Procédez à la création de l entreprise ROSA FLOR sur le logiciel de gestion commerciale. Créez les fichiers nécessaires à l utilisation de ce logiciel. Imprimez l inventaire des stocks pour en contrôler la saisie. 2 Vous établissez les documents commerciaux demandés par monsieur Brunier et vous n imprimez que les factures destinées aux seuls clients référencés. Vous contrôlez ensuite les factures avant de valider l ensemble des documents. 3 A la fin du mois de mai, éditez le suivi des stocks et déclenchez les commandes, si besoin est. 4 Enregistrez, sur le logiciel comptable, les factures imprimées en 2. *********** Vous avez utilisé deux logiciels de gestion. Après un mois d activité, Monsieur Brunier vous demande ce que vous pensez de l organisation informatisée actuelle et quelles sont les propositions que vous pourriez lui faire pour plus d efficacité dans la gestion. Vous réfléchissez et lui présentez, dans une note, vos conclusions. *********** 5
ANNEXE 1 Instructions relatives à l'utilisation du logiciel de comptabilité Création d'une société sur logiciel comptable Cliquer dans la barre du menu sur «dossier», puis sur «nouveau». Saisissez ensuite les informations fournies dans la fiche de présentation de l'entreprise. Cliquez sur «suivant», renseignez les dates d'exercice, choisissez le plan comptable simplifié pour une première utilisation du logiciel. La longueur des comptes sera pour ce dossier «fixe» sur «6» caractères. Modifiez enfin le taux de TVA le plus souvent utilisé en «5.5», cliquez sur «suivant» puis sur «ok». Création, consultation ou modification des comptes du plan comptable Cliquez sur «bases», puis sur «plan comptable». Vous pouvez consulter les classes de comptes ou les numéros de comptes à l'aide de votre clavier numérique. Cliquez sur «créer» ou «modifier» selon le cas et renseignez les divers écrans de saisie. Enfin, cliquez sur «valider». Particularités Les comptes de TVA doivent être scrupuleusement créés ou modifiés dans leur intitulé ainsi que dans leur taux. Cliquez sur l'onglet «TVA» et renseignez le taux de l'écran de saisie. De cette manière, l'ordinateur calculera lui-même le montant de TVA à appliquer dans une vente ou un achat. La TVA sur achats (445661,445662) est une TVA à récupérer. La TVA sur ventes (445711, 445713) est une TVA collectée. Pour les comptes de clients et de fournisseurs, n'omettez pas de renseigner l'échéance. Cliquez sur l'onglet «tiers». Un test sur la date vous permet de vous assurer de votre saisie. La saisie de l'échéance lors de la création des comptes engendre la saisie automatique de l'échéance lors de l'enregistrement des écritures comptables. Les relances éventuelles se font par simple manipulation de la souris. La saisie Cliquez sur «saisie» et choisissez «saisie standard». La grille de saisie s'ouvre. - Choisissez le journal concerné (AN, HA, VT...). Pour cela, supprimez le code par défaut indiqué et cliquez sur le journal affiché dans la liste. - Indiquez la date de l'écriture dans la fenêtre suivante. Vous devez être très vigilant(e) sur cette saisie. De nombreuses erreurs sont commises à ce stade. - Indiquez le numéro de la pièce comptable quand il existe. - Le libellé de l'écriture doit être correctement saisi dès le départ puisque ce texte se répète dans la colonne «Libellé» du compte en saisie. - Procédez à la saisie des lignes de l'écriture. Saisissez le numéro de compte puis tabulez jusqu'aux montants. Indiquez les montants puis tabulez jusqu'à la ligne suivante et recommencez l'opération. Si la démarche a été bien respectée, le libellé s'inscrit automatiquement, de même que la date d'échéance. A la fin de chaque écriture comptable, cliquez sur «brouillard» en bas de l'écran. De cette manière, les écritures pourront à tout moment être modifiées. 6
Les états Le menu «états» de votre logiciel permet des consultations et impressions diverses (journaux pour les écritures validées, brouillards pour les écritures enregistrées au brouillard, grand-livre, échéanciers). Pour consulter et imprimer vos brouillards Cliquez sur «états», puis sur «brouillards». Sélectionnez le journal en cause. Cliquez sur «aperçu» pour le visualiser, puis sur «fermer» lorsque vous avez terminé votre consultation. Cliquez sur «imprimer». Pour consulter et imprimer un échéancier clients Cliquez sur «états», puis sur «échéancier». Sélectionnez «tiers débiteurs» et «écritures en brouillard» dans l'hypothèse où vos écritures n'ont pas été validées, comme c'est le cas dans ce dossier. Renseignez les dates vous intéressant. Les autres fonctionnalités sont les mêmes que pour la consultation et l'impression de brouillards. La modification d'écritures comptables Tant que les écritures comptables n'ont pas été validées, elles peuvent à tout moment être modifiées. Les erreurs peuvent donc être corrigées. Cliquez sur «saisie» dans votre menu, puis sur «saisie standard». La grille de saisie s'ouvre, vierge de toute écriture. Double-cliquez droit sur votre souris et sélectionnez «écritures». Tous vos mouvements apparaissent. Recherchez l'écriture à modifier et double-cliquez dessus. L'écriture passe ainsi en grille de saisie. Opérez les modifications en grille de saisie. N'omettez pas de cliquer sur «brouillard», afin de vider l'écran de saisie et de renvoyer l'écriture vers sa destination. 7
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ANNEXE 5 Monsieur Brunier qui a dû s absenter durant quelques jours, vous a confié la responsabilité de la vente. Parmi les clients que vous avez reçus dans le magasin, certains vous ont demandé d établir des factures. Le 14 mai, le laboratoire BLANC, 30 avenue du 16 septembre 1947 06 430 TENDE vous commande par téléphone un bouquet de fleurs pour l anniversaire de sa secrétaire d une valeur globale de 38. Un salarié viendra prendre livraison à 16 heures : règlement immédiat par chèque bancaire. Le restaurant LE LYS D OR qui a l habitude de s approvisionner chez Monsieur Brunier a besoin, pour compléter sa décoration, d une plante verte d un montant TTC de 80 et d un pot en terre cuite ouvragé de valeur HT 25. Vous devez préparer le tout pour le 15 mai. Ce même jour, en raison du décès d un de ses employés, le Crédit Agricole de Tende vous demande de confectionner une gerbe pour une valeur totale de 92. Les obsèques auront lieu à Sospel le 16 mai : vous devez effectuer la livraison et facturez donc des frais de port pour 10 TTC. Le 17 mai, un client du magasin, qui marie sa fille le samedi, demande une composition florale (76 HT) pour cette fête. Il viendra la chercher le 18 au soir. Il profite de sa venue pour acheter de l engrais (3,5 HT) et trois cache-pots plastique (montant global 10 HT) pour le jardin. Bien qu elle ne lui soit pas utile, vous lui remettez la facture correspondante qu il vous règle par chèque bancaire. 12
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ANNEXE 7 Instructions relatives à l'utilisation du logiciel de gestion commerciale Création d'une société sur logiciel de gestion commerciale Cliquez dans la barre du menu sur «dossier», puis sur «nouveau». Saisissez ensuite les informations fournies dans la fiche de présentation de l'entreprise et dans les annexes et cliquez sur «ok». Pour modifier les paramètres d'une société, cliquez sur «dossier» puis sur «paramètres», modifiez et cliquez sur «ok». Le renseignement des bases Les bases sont les informations concernant les articles, les fournisseurs, les clients... Il est recommandé de commencer par les fournisseurs, puis les familles lorsqu'il en existe. Cliquez sur «bases», puis sur «fournisseurs». Une fenêtre s'ouvre, cliquez droit sur la souris puis cliquez sur «créer». Procédez à leur création à l'aide des informations dont vous disposez dans les annexes, notamment sur les comptes de tiers, les adresses et les dates d'échéance. Cliquez sur «bases», puis sur «famille». Une fenêtre s'ouvre, cliquez droit sur la souris puis cliquez sur «créer». Les familles d'articles permettent de regrouper les articles selon des critères qui leur sont propres (exemple : le taux de TVA), afin de rendre plus aisée la création d'articles ou de procéder à des analyses de ventes ou d'achats. Cliquez sur «bases», puis sur «articles». Une fenêtre s'ouvre, cliquez droit sur la souris puis cliquez sur «créer». Une attention particulière doit être portée à la gestion des stocks. Toute erreur de saisie sur le stock réel ne peut être modifiée, sauf à supprimer l'article créé et à recommencer la création. Afin de pouvoir, par la suite, effectuer des commandes automatiques, n'omettez pas d'indiquer le fournisseur lors de la saisie des articles. Les comptes permettent des exportations vers le logiciel comptable après avoir généré le journal comptable se trouvant dans les bases. Cliquez sur «bases», puis sur «clients». Une fenêtre s'ouvre, cliquez droit sur la souris puis cliquez sur «créer». Procédez à leur création à l'aide des informations dont vous disposez dans les annexes, notamment sur les comptes de tiers, les adresses, les modes de règlement et les échéances. La facturation Le logiciel permet d'établir, tant en achat qu'en vente, des devis, des bons de commande, des bons de livraison, des factures. La procédure étant la même pour les achats et pour les ventes, on ne s'attachera ici qu'à l'établissement des documents de vente et plus précisément à la création d'une facture. Cliquez sur «ventes» et choisissez «facture». La grille de saisie s'ouvre. Cliquez droit sur la souris et sélectionnez «créer». Procédez à la saisie de votre vente : n facture, n client, date de la vente. Si la saisie des bases a été correctement effectuée, le mode de règlement ainsi que l'échéance de règlement sont renseignés automatiquement. Les lignes de détail comprennent des références. Elles correspondent aux codes articles créés. Vous pouvez remplir autant de lignes que vous le souhaitez en cliquant sur «ajouter». Le cas des remises sur vente : elles peuvent être accordées pour un seul article de la vente et figurent en lignes de détail. Elles peuvent être accordées sur la totalité de la vente et figurent alors en «pied de page», tout comme les escomptes et les frais de port. 18
Une fois la facture établie, cliquez sur «ok». Tant que la facture n'est pas validée, elle peut à tout moment faire l'objet de modifications. Selon l'organisation comptable de l'entreprise, le service commercial élabore des devis, des commandes, des livraisons, des facturations ou certains de ces documents seulement. Plus les documents sont nombreux, plus la procédure de transfert est importante. Ainsi, après l'élaboration d'une commande peut-on transférer cette commande en bon de livraison. La démarche est toujours la même : cliquez sur «ventes» puis sur «commandes», cliquez droit sur la souris et sélectionnez «créer». Renseignez les numéros, les dates et cliquez sur «ok». Tant qu'un document n'est pas validé, il peut toujours faire l'objet de modification et aucun mouvement de stock n'est généré par le logiciel. Une fois la commande créée, cliquez sur «ok». Pour transférer cette commande ou tout autre document, sélectionnez-la, cliquez droit sur la souris et sélectionnez «transfert». Une fois l'opération réalisée, n'omettez pas d'opérer certaines modifications (date par exemple) sur le nouveau document généré par le logiciel. Cette démarche évite de saisir tous les documents issus d'une même procédure. Les états Le menu «états» de votre logiciel permet des consultations et impressions diverses (relevés de comptes, échéanciers de factures, suivi et inventaire des stocks)... Aucune difficulté notable n'est à signaler, il suffit de renseigner le logiciel à chaque étape de la procédure 19
ANNEXE 8 Informations relatives à la création de la société sur le logiciel de gestion Le numéro de TVA intracommunautaire est : FR 75 403 751 346. Vous utilisez les codes de TVA du premier dossier S'agissant des codes-pièces, le dernier numéro de facture de vente étant 0019, indiquez dans la fenêtre à cet effet le numéro 0020. 20
ANNEXE 9 Listes des documents commerciaux à établir - Le 28/05, facturation à la mairie de Tende d'une composition de 40 frésias, 20 tulipes, 12 roses 50 cm, 12 roses 30 cm. Remise de 10 %. - Le 28/05, facturation au restaurant Le Tendasque de plantes décoratives : 4 azalées petite taille, 3 grands ficus et 5 géraniums, ainsi que 5 cache-pot céramique unis. - Le 28/05, facturation à un client en magasin d'un bouquet de 25 roses 50 cm. - Le 28/05, facturation à un client en magasin de 2 sacs de terreau 50 I, de 3 flacons d'engrais liquide ainsi que de 3 azalées petite taille et de 2 pots plastique 20 cm. - Le 28/05, commande par la mairie de La Brigue pour la fête des mulets du 15 juin (date de livraison prévue) de 15 hortensias grande taille. - Le 28/05, livraison de 10 sacs de terreau, de 10 flacons d'insecticide et de 5 kalankoés au restaurant Les Mélèzes. - Le 29/05, facturation au restaurant Les Mélèzes de la livraison de la veille avec 5 % de remise et 9 H.T. de frais de port. - Le 29/05, vente d'un grand ficus à un client particulier. 21