LES PRINCIPES DE LA GESTION DE PROJET

LES PRINCIPES DE LA GESTION DE PROJET Dominique KERVADEC, 200 Sommaire 1. Notion de projet 2. Terminologie du projet 3. Management du projet 4. Planification du projet 5. Organisation des petits projets Principes Gestion de Projet - 2 1 - Notion de projet Pourquoi s organiser en projet? Exigence de flexibilité Capacité à s adapter Capacité à innover Exigence de compétitivité Maîtrise des coûts Maîtrise de la qualité Maîtrise des délais Gestion de la complexité et de la diversité Principes Gestion de Projet - 3 1

1 - Notion de projet Comment reconnaître un projet? Complexité de la mission Multiplicité des acteurs Bornes temporelles Novation Principes Gestion de Projet - 4 1 - Notion de projet Le projet transforme une idée en objectifs : Techniques Exemple : coûts constants ALEAS ERREURS MOYENS Coûts Délais Un système dynamique à maintenir en équilibre Principes Gestion de Projet - 5 1 - Notion de projet Cycle de vie d un projet NIVEAU DE CONNAISSANCE CAPACITE D ACTION EMERGENCE FAISABILITE CONCEPTION REALISATION CAPITALISATION TEMPS Importance des premières phases du projet pour son bon déroulement Principes Gestion de Projet - 6 2

2 - Terminologie du projet Maître d ouvrage (owner) Le maître d ouvrage (MOA) est la personne physique ou, le plus souvent, la personne morale qui sera le propriétaire de l Ouvrage. Il fixe les objectifs, l enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet. Maître d œuvre (engineer) Le Maître d Œuvre (MOE) est la personne physique ou morale qui réalise l ouvrage pour le compte du maître d ouvrage et qui assure la responsabilité globale de la qualité technique, du délai et du coût. (Source : Dictionnaire AFITEP) Association Francophone de Management de Projet Principes Gestion de Projet - 2 - Terminologie du projet Direction de projet (project management) La mission de la direction de projet est essentiellement de : Fixer les objectifs, la stratégie et les moyens, Coordonner les actions successives et/ou contraintes, Maîtriser, c est-à-dire, être à tout instant capable de modifier les étapes et les ressources si un objectif évolue et également les étapes suivantes en conséquence, Optimiser la répartition des ressources en vue d arriver à une solution optimale ou au moindre coût. (Source : Dictionnaire AFITEP) Principes Gestion de Projet - 8 3 - Management du projet Le management de projet inclut deux niveaux de responsabilité : Décision Aide à la décision Gestion de projet Principes Gestion de Projet - 9 3

3 - Management du projet Les trois axes de la gestion de projet : La planification Le contrôle Le management des hommes Principes Gestion de Projet - 10 3 - Management du projet Les trois axes de la gestion de projet : La planification Établir une référence pour le projet (contenu, processus à suivre, moyens à mettre en œuvre) Définir et mettre en place le système d information (partager l information, faciliter le contrôle de l avancement) Principes Gestion de Projet - 11 3 - Management du projet Les trois axes de la gestion de projet : Le contrôle Mettre en œuvre le système d information Mesurer la situation du projet Comparer cette situation à la référence Prévoir la situation à venir Définir les actions correctrices Mettre en œuvre ces actions Principes Gestion de Projet - 12 4

3 - Management du projet Les trois axes de la gestion de projet : Le management des hommes Définir clairement les responsabilités de chacun Veiller à l acceptation de ces responsabilités Identifier les zones conflictuelles afin de les éviter ou d y remédier Motiver les hommes bour bénéficier de l ensemble de leurs capacités Principes Gestion de Projet - 13 3 - Management du projet Une méthode pour piloter un projet : 3 C CADRER le projet CONDUIRE le projet CONCLURE le projet Principes Gestion de Projet - 14 3 - Management du projet Une méthode pour piloter un projet : 3 C CADRER le projet L avant-projet Expression du besoin Etude d opportunité ou de faisabilité Note de lancement Lancement du projet Reconnaissance des parties prenantes Organisation des compétences Note de cadrage Structuration du projet Principes Gestion de Projet - 5

3 - Management du projet Une méthode pour piloter un projet : 3 C CONDUIRE le projet Organisation des séances de travail Suivi des travaux Tableau de bord Reporting Animation du dispositif de communication Principes Gestion de Projet - 16 3 - Management du projet Une méthode pour piloter un projet : 3 C CONCLURE le projet Réaliser le bilan du projet Dissoudre l équipe-projet Principes Gestion de Projet - 1 Organigramme des tâches (Work Breakdown Structure, WBS) Construction de l Organigramme des Tâches (OT) : PROJET Sous-Projet 1 Sous-Projet 2 Sous-Projet 3 Sous-Projet 21 Sous-Projet 22 Sous-Projet 31 Sous-Projet 311 Niveau 1 : souvent de nature «activité» ou «fonction» Niveau 2 et 3 : souvent de nature «produit» Principes Gestion de Projet - 18 6

Organigramme des tâches (Work Breakdown Structure, WBS) Identifier des étapes clés : Pour mettre en évidence les résultats devant être fournis par chaque intervenant (ou chaque métier) ; Pour se doter de point de mesures réguliers permettant de vérifier que le projet tend vers l atteinte des objectifs ; Pour identifier les acteurs concernés pour les grandes décisions. Principes Gestion de Projet - 19 Deux méthodes d élaboration du planning: Méthode des antécédents (Precedence Diagramm Method) Méthode PERT (Programm of Evaluation and Review Technique) Un outil de visualisation : GANTT Principes Gestion de Projet - 20 1. Identifier les activités ou tâches Principes Gestion de Projet - 21

2. Etablir le tableau des dépendances A B D, G E, I G H Principes Gestion de Projet - 22 3. Déterminer le rang des activités Rang 1 : A, D, G Rang 2 : B, E, H Rang 3 : C, I Rang 4 : F Principes Gestion de Projet - 23 Principes Gestion de Projet - 24 8

Il s agit de remplir les matrices correspondant aux différentes activités ; La durée de chaque activité dépend de : La charge de travail ; Les ressources affectées. Principes Gestion de Projet - 25 Calcul des dates de début au plus tôt (DTO) et de fin au plus tôt des activités. Le calcul s effectue en parcourant le réseau du jalon «début» au jalon «fin» en respectant les trois règles suivantes : - Date de fin au plus tôt de l activité n = Date de début au plus tôt de l activité n + durée de l activité n - Date de début au plus tôt de l activité n+1 = Date de fin au plus tôt de l activité n - Lorsqu une activité succède à plusieurs activités, la date de début au plus tôt des activités est égale à la plus tardive des dates de fin au plus tôt des activités antérieures. Principes Gestion de Projet - 26 Calcul des dates de début au plus tôt (DTO) et de fin au plus tôt des activités. 2 3 5 1 8 3 1 4 Principes Gestion de Projet - 2 9

Calcul des dates de début au plus tard (DTA) et de fin au plus tard des activités Le calcul s effectue en parcourant le réseau du jalon «fin» au jalon «début» en respectant les trois règles suivantes : - Date de début au plus tard de l activité n = Date de fin au plus tard de l activité n - durée de l activité n - Date de fin au plus tard de l activité n-1 = Date de début au plus tard de l activité n - Lorsqu une activité précède plusieurs activités, la date de fin au plus tard de cette activité est égale à la plus précoce des dates de début au plus tard des activités successeurs. Principes Gestion de Projet - 28 Calcul des dates de début au plus tard (DTA) et de fin au plus tard des activités 8 10 10 13 13 18 6 18 0 10 11 11 Principes Gestion de Projet - 29 On trouve ainsi des activités critiques : Date de début au plus tôt = Date de début au plus tard Date de fin au plus tôt = Date de fin au plus tard 8 10 10 13 13 18 6 18 0 10 11 11 Principes Gestion de Projet - 30 10

Calcul des marges : Marge totale de l activité n = Date de début au plus tard de l activité n - Date de début au plus tôt de l activité n Ou Date de fin au plus tard de l activité n - Date de fin au plus tôt de l activité n Marge libre de l activité n = Date début au plus tôt activité n+1 (la plus précoce) - Date de fin au plus tôt de l activité n Principes Gestion de Projet - 31 Calcul des marges 8 10 0 8 10 13 13 18 0 8 8 8 6 6 6 0 0 18 0 0 0 0 0 10 11 0 0 0 3 11 3 3 Principes Gestion de Projet - 32 5. En déduire le chemin critique 8 10 0 8 10 13 13 18 0 8 8 8 6 6 6 0 0 18 0 0 0 0 0 10 11 11 0 0 0 3 3 3 Tout retard sur une des activités du chemin critique se répercute sur le délai du projet! Principes Gestion de Projet - 33 11

Méthode PERT 1. Construire le réseau Principes Gestion de Projet - 34 Méthode PERT 6. Construire le réseau Il apparaît nécessaire de créer une liaisons entre les étapes 3 et 4, pour tenir compte que E a pour prédécesseur D et G. On appelle cette liaison «activités fictives». Principes Gestion de Projet - 35 Méthode PERT. Faire l analyse quantitative Il s agit de remplir les matrices correspondant aux différentes étapes ; Principes Gestion de Projet - 36 12

Diagramme de GANTT Le diagramme de GANTT est la représentation la plus courante Les activités et leur marge sont représentées par des barres dont la longueur est proportionnelle au temps à partir des résultats obtenus précédemment : Dates de début et de fin au plus tôt ; Marges libres ; Marges totales. Principes Gestion de Projet - 3 Diagramme de GANTT Principes Gestion de Projet - 38 Optimisation du délai Le cumul des charges (nouvel exemple) Ressources Principes Gestion de Projet - 39 13

Optimisation du délai Le cumul des charges 4 5 1 Principes Gestion de Projet - 40 Optimisation du délai Le nivellement des charges Principes Gestion de Projet - 41 Optimisation du délai Le nivellement des charges Principes Gestion de Projet - 42 14

5 - Organisation des petits projets Caractéristiques des petits projets Durée : quelques mois plutôt que quelques années Investissement : quelques milliers d euros Implication : Pas d équipe à temps plein, Partage de responsabilités, Multiplicité de petits projets à gérer de front par un même responsable, dont ce n est pas l unique travail ni même obligatoirement la tâche principale. Principes Gestion de Projet - 43 5 - Organisation des petits projets Les difficultés inhérentes aux petits projets Moindre souplesse liée à leur courte durée Un retard de l ordre du jour est plus sensible sur 3 mois que sur 3 ans En cas d imprévu, le temps de réponse devra être plus court Volume des ressources matérielles et humaines allouées est plus faible Ruptures critiques plus fréquentes Position du chef de projet fragiliser par la faible importance du projet dans l entreprise Manque de reconnaissance par les collègues, manque de soutien par la hiérarchie, manque d autorité, Manque personnel de temps, voire de motivation Principes Gestion de Projet - 44 5 - Organisation des petits projets Points critiques de la gestion des petits projets La planification Utilisation de la méthode réseau (on peut se passer de l ordinateur jusqu à 20 à 30 tâches) Mesure de l avancement La seule connaissance des tâches «finies» ou «en cours» n est pas suffisante, surtout si les tâches sont peu nombreuses. Tableau de bord Périodicité choisie d après les risques, les difficultés prévues et aussi la durée : mensuelle voire hebdomadaire. Principes Gestion de Projet - 45