IP Office Softphone. - Version 06e - (Thursday, March 29, 2012)



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2012 AVAYA Tous droits réservés. Note Bien que tous les efforts nécessaires aient été mis en œuvre en vue de s assurer que les informations contenues dans ce document sont complètes et exactes au moment de l impression, Avaya Inc. ne peut assumer aucune responsabilité concernant toute erreur éventuelle. Les informations contenues dans ce document sont susceptibles d être amendées et modifiées lors de versions ultérieures. Avis de non responsabilité concernant la documentation Avaya Inc. ne peut être tenu responsable de toute modification, ajout ou suppression effectués dans la version publiée d origine de cette documentation, sauf si ces modifications, ajouts ou suppressions sont effectués par Avaya. Avis de non responsabilité concernant les liens Avaya Inc. n est pas responsable du contenu ou de la fiabilité des sites Web pour lesquels un lien apparaît dans la présente documentation et Avaya ne cautionne pas nécessairement les produits, les services ou les informations qui y sont décrits ou proposés. Nous ne pouvons garantir le fonctionnement permanent des liens et n'avons aucun contrôle sur la disponibilité des pages liées. Licence L UTILISATION OU L INSTALLATION DE CE PRODUIT INDIQUE QUE L UTILISATEUR FINAL ACCEPTE LES CONDITIONS DÉFINIES ICI ET LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE DISPONIBLES SUR LE SITE AVAYA http://support.avaya.com/licenseinfo/ («GENERAL LICENSE TERMS - CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE»). SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS ÊTRE LIÉ PAR CES CONDITIONS, VOUS DEVEZ RETOURNER LE(S) PRODUIT(S) AU POINT DE VENTE DANS LES DIX (10) JOURS À COMPTER DE LA DATE DE LIVRAISON POUR OBTENIR UN REMBOURSEMENT OU UN AVOIR. Avaya accorde à l'utilisateur final une licence dans le cadre des types de licence décrits ci-dessous. Le nombre de licences et unités de capacité applicable pour lequel la licence est accordée est de un (1), à moins qu'un autre nombre de licences ou unités de capacité soit spécifié dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. «Processeur désigné» désigne un dispositif informatique indépendant. «Serveur» désigne un processeur désigné qui héberge une application logicielle à laquelle de multiples utilisateurs peuvent accéder. Le terme «Logiciel» désigne des programmes informatiques en code exécutable, initialement mis sous licence par Avaya et utilisés par l Utilis ateur final, qu il s agisse de produits autonomes ou pré installés sur le Matériel. Le terme «Matériel» désigne les produits matériels standard, initialement vendus par Avaya et utilisés par l Utilisateur final. Type(s) de licence : Licence de Système(s) désigné(s) (DS). L'utilisateur final peut installer et utiliser chaque copie du logiciel sur un seul processeur désigné, à moins qu'un autre nombre de processeurs désignés soit indiqué dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. Avaya peut exiger que le processeur désigné (ou les processeurs désignés) soit identifié par type, numéro de série, touche de fonction, emplacement ou autre élément spécifique, ou qu'il soit fourni par l'utilisateur final à Avaya par un moyen électronique établi par Avaya dans ce but. Droit d auteur Sauf indication expresse contraire, le Produit est protégé par des droits d auteur et autres législations respectant les droits de propriété. La reproduction, l'utilisation ou le transfert non autorisé peut constituer un délit dans le cadre de la loi applicable. Composants tiers Certains programmes logiciels ou parties de ces programmes inclus dans le Produit peuvent contenir un logiciel distribué dans le cadre d accord avec des tiers («Third Party Components - Composants tiers»), qui peuvent contenir des conditions qui étendent ou limitent les droits d utilisation de certaines parties du Produit («Third Party Terms - Conditions relatives aux tiers»). Les informations identifiant les composants tiers et les conditions relatives aux tiers qui s y appliquent sont disponibles sur le site d Avaya à l adresse suivante : http://support.avaya.com/thirdpartylicense/ Intervention d Avaya en cas de fraude Si vous pensez être victime d une fraude téléphonique et avez besoin d assistance technique ou de support, appelez la ligne d intervention en cas de fraude téléphonique au centre de support technique au +1-800-643-2353 pour les États -Unis et le Canada. Tout point faible soupçonné en matière de sécurité des produits d'avaya doit être signalé à Avaya par courier électronique à l adresse suivante : securityalerts@avaya.com. Pour obtenir d autres numéros de téléphone d assistance, consultez le site d assistance d Avaya (http://www.avaya.com/support). Softphone Page 2

Table des matières Contents 1. Introduction 1.1 Mode... Application 7 1.2 Préparation... 7 1.3 Installation d'ip... Office Softphone 9 1.4 Connexion à... Softphone 9 1.5 Dépannage... 9 2. Utilisation du softphone vidéo 2.1 Démarrage... de Softphone 12 2.2 Arrêt en cours... 12 2.3 Les fenêtres... de Softphone 12 2.4 Effectuer un... appel 14 2.5 Passer un... autre appel 14 2.6 Fin d'un appel... 15 2.7 Gestion d'un... appel entrant 15 2.8 Réponse automatique... 15 2.9 Mise en attente... d'un appel 16 2.10 Transférer... un appel 16 2.11 Gestion d'un... appel vidéo 16 2.12 Accès à la... messagerie vocale 17 2.13 Transfert... d'un appel 17 2.14 Enregistrement... d'un appel 17 2.15 Appels de... conférence 17 2.16 Messagerie... instantanée 19 3. Onglets de numérotation 3.1 Onglet Contacts... 24 3.1.1 Gestion des contacts... et des groupes 25 3.1.2 Appeler un contact... 27 3.1.3 À propos de My... Buddy 27 3.1.4 Partage des informations... sur l'état en ligne 27 3.2 Onglet Historique... 29 3.3 Onglet Répertoire... 29 3.4 Onglet Fonctions... 31 3.5 Onglet Numéros... abrégés 32 4. Configuration des préférences 4.1 Application... 36 4.2 Sons & alertes... 36 4.3 Périphériques... 36 4.3.1 Périphériques HID : Configuration du bouton Périphérique USB... 37 4.4 Raccourcis... clavier 37 4.5 Codecs vidéo... 37 4.6 Qualité média... 38 4.7 Automatisation... des appels 38 Index...39 Softphone Page 3

Chapitre 1. Introduction Softphone Page 5

1. Introduction Le Softphone d'avaya vous permet d'effectuer des appels vocaux et vidéo en utilisant les normes SIP. Introduction: Fonctions standard du téléphone Le Softphone d'avaya est doté de toutes les fonctions standard, notamment : Affichage de l'appel et Indicateur de message en attente Haut-parleurs et Désactiver le son Bis, Mettre en attente, Ne pas déranger. Historique des appels Liste des appels reçus, manqués et composés Accès au répertoire. Renvoi des appels Transfert d'appels Conférence audio à six Conférence vidéo à six Caractéristiques et fonctions améliorées Le Softphone prend également en charge les caractéristiques et fonctions suivantes : Vidéo Plusieurs langues disponibles, outre l'anglais : français, allemand, italien, portugais et espagnol. Liste des contacts contenant les contacts de chaque utilisateur. Répertoire contenant les noms du répertoire personnel et central Détection automatique et configuration des périphériques audio et vidéo Annulation d'écho acoustique, commande automatique de gain, détection de l'activité vocale Prise en charge des codes DTMF (RFC 2833, DTMF intrabande ou messages INFO SIP). Prise en charge des codecs audio suivants : G.711, G.723.1, G.729a, G.722 Prise en charge des codecs vidéo suivants : H.263, H.263+, H.264 Conformité avec la norme SIP 3261 Prise en charge des solutions de passage de pare-feu suivantes : STUN, TURN ou ICE Softphone inclut une icône pour indiquer l'état ne pas déranger. Vous pouvez cliquer sur l'icône pour modifier l'état Un onglet Numéros abrégés est disponible. Il contient des boutons auxquels sont attribués des numéros à composer ainsi que des étiquettes personnalisées. Lorsque les boutons correspondent à un autre numéro de poste, la couleur du bouton indique lorsque l'utilisateur est occupé 1.1 Mode Application Pour les utilisateurs des applications de productivité telles que one-x Portal for, le Softphone peut être utilisé avec l'application. Pour tous les appels standard, si le Softphone est réduit dans la zone de notification, l'utilisateur peut répondre, effectuer et mettre fin à un appel à l'aide de one-x Portal for. L'utilisateur peut accéder à toutes les fonctions de one-x Portal for telles que le journal des appels centralisé et le voyant d'occupation. En présélection, un utilisateur peut accepter les appels audio ou sélectionner les appels vidéo lorsqu'il reçoit ou émet des appels depuis une application telle que one-x Portal for. Nous ne détaillons pas ce mode dans le présent manuel, veuillez consulter le manuel de l'utilisateur de l'application de productivité correspondante (one-x Portal for, par exemple). 1.2 Préparation Informations sur le compte SIP Vous avez besoin des informations suivantes : Softphone Page 7

Nom d'utilisateur et mot de passe Serveur de connexion () Si vous ne disposez pas de ces données, veuillez contacter votre administrateur. Configuration système requise Processeur Configuration minimale : Pentium 4 2.4 GHz ou équivalent. Configuration optimale : Intel Core 2 Duo ou équivalent, carte vidéo compatible DirectX 9.0c. Mémoire Configuration minimale : 1 Go de RAM Configuration optimale : 2 Go de RAM Espace du disque dur Système d'exploitation 50 Mo Microsoft Windows XP Service Pack 2 Microsoft Windows Vista, version 32 bits et 64 bits Microsoft Windows 7 Modules complémentaires Microsoft.NET Framework 4 Microsoft Visual C++ 2008 SP1 Correctif (Hotfix) Microsoft KB967634 Remarque : le programme d'installation installera les éléments indiqués plus haut si ce n'est pas déjà fait. Connexion Carte son Prise en charge de navigateur connexion au réseau IP (large bande, LAN, sans fil) 16 bits full duplex ou casque USB Microsoft Internet Explorer version 6.0 ou ultérieure Exigences en terme de périphériques multimédias Le Softphone s'utilise avec des haut-parleurs et un microphone. Toutes les configurations suivantes sont tolérées : Haut-parleurs et microphone externes Haut-parleurs et microphone intégrés Casque multimédia sur prise double Casque multimédia USB Téléphone USB Les périphériques compatibles HID peuvent fonctionner avec le Softphone pour la prise en charge de la fonctionnalité du crochet commutateur, par exemple. Caméras vidéo Les appels passés à l'aide de Softphone fonctionnent sans caméra vidéo. Par contre, pour que vos interlocuteurs vous voient, vous aurez besoin d'une caméra vidéo. Le Softphone est compatible avec la plupart des caméras vidéo USB. Softphone Page 8

1.3 Installation d' Softphone Introduction: Installation d' Softphone Exécutez le programme d'installation d' Softphone et suivez les invites de l'assistant d'installation. Pour démarrer le softphone, sélectionnez Lancer le Softphone lorsque l'installation est terminée. Vous pouvez également utiliser le menu Démarrer de Windows ou double-cliquer sur l'icône de bureau Softphone : 1.4 Connexion à Softphone La fenêtre Connexion de Softphone s'ouvre dès le démarrage de Softphone. 1.Entrez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et le serveur de connexion dans les champs correspondants. 2. Sélectionnez le profil de bande passante approprié à votre réseau. Utilisez le paramètre Par défaut pour qu' puisse sélectionner la vitesse de transmission la plus appropriée. Sélectionnez Bande passante faible si vous travaillez à distance ou depuis un emplacement où la bande passante est limitée. Sélectionnez Bande passante élevée uniquement si vous êtes certain d'être relié à un réseau haut débit. 3. Si vous êtes la seule personne à utiliser le PC, vous pouvez vous servir du paramètre Connexion automatique pour que Softphone se souvienne de vos nom et mot de passe. 4. En cochant Connexion automatique, vous ne passerez pas par le processus de connexion lors du prochain démarrage de Softphone. La connexion en cours s'affiche pendant quelques secondes pour que vous puissiez l'interrompre le cas échéant. 5. Réduire dans la zone de notification - La réduction se produit une fois la connexion terminée établie. Utilisez cette option si vous n'avez pas l'intention d'utiliser Softphone immédiatement mais vous voulez qu'il fonctionne et qu'il soit disponible. 6. Cliquez sur Connexion. La progression de la connexion s'affiche ainsi que les détails des périphériques audio qu'utilise Softphone. Fonction multi-utilisateurs avec Softphone Si vous travaillez normalement depuis un téléphone du système téléphonique ou si vous êtes temporairement connecté sur l'un d'eux, la connexion sur Softphone vous déconnecte de ce téléphone et redirige vos appels sur votre Softphone. 1.5 Dépannage Le Softphone comprend trois outils qui vous aident à solutionner les problèmes : Vous pouvez vérifier le bon fonctionnement du microphone, des haut-parleurs et de la caméra et régler le volume sans même devoir émettre un appel téléphonique. Vous pouvez vérifier que la connexion au réseau fonctionne bien. En communication, vous pouvez tester la qualité audio. Remarquez que pour effectuer un test valable, l'appel doit être établi (il ne peut s'agir d'une tentative d'appel). Softphone Page 9

Remarque : la qualité audio dépend de plusieurs paramètres qui ne dépendent pas complètement de Softphone. Lors du dépannage, prenez également en compte les paramètres suivants : Qualité du réseau En cas de problèmes audio, essayez de sélectionner le réglage Bande passante faible pour la connexion à Softphone. Le softphone utilise ensuite une transmission efficace des flux audio. Si vous utilisez la vidéo, sélectionnez une résolution basse dans l'onglet Softphone > Préférences > Qualité média. Essayez également d'utiliser le codec H.264 à la place du codec H.263 si possible (pour les réglages, voir Qualité média 38 et Codecs vidéo 37 ). Concurrence entre les processus et les ressources Même si tout a été tenté pour donner la priorité à >%SOFTPHONE%> sur les autres applications, il est possible que l'une de ces applications (logiciel anti-virus, par exemple) ait une incidence sur les performances du softphone. Dans ce cas, procédez comme suit : 1. Fermez les applications non utilisées pour gagner de la mémoire. 2. Remettez les activités telles que la protection anti-virus à un moment où le Softphone n'est pas utilisé. 3.Utilisez un PC relié à un seul écran (pas de double écran). 4. L'utilisation parallèle d'autres outils de communication (NetMeeting, par exemple) pour le partage des applications peut avoir un impact sur la qualité audio, en particulier, sur un réseau à faible bande passante. En cas de problèmes de qualité audio, évitez d'utiliser d'autres applications de communication. Problème connu Si vous sélectionnez des menus ou cliquez sur les contacts et que le menu déroulant n'est pas visible (il s'affiche derrière la panneau Softphone principal au lieu d'être devant), ne vous en faites pas. Softphone fonctionne correctement. Ce problème survient avec les cartes graphiques bas de gamme ou les pilotes graphiques obsolètes. Il suffit de mettre à jour vos pilotes et/ou de passer à Windows 7 pour résoudre ce problème. Pour contourner ce problème, redémarrez votre ordinateur. Softphone Page 10

Chapitre 2. Utilisation du softphone vidéo Softphone Page 11

2. Utilisation du softphone vidéo 2.1 Démarrage de Softphone Si le Softphone n'est pas en cours d'exécution, démarrez-le à l'aide du menu Démarrer de Windows ou en doublecliquant sur l'icône du bureau. Les préférences 36 du Softphone peuvent être définies de sorte à ce qu'il démarre automatiquement en même temps que Windows : 1. Cliquez sur Préférences et consultez le panneau Application. 2. Activez l'option "Lancer au démarrage de Windows", puis cliquez sur OK. 2.2 Arrêt en cours Il y a plusieurs manières d'arrêter le Softphone 1. Sélectionnez Softphone > Quitter ou appuyez sur Ctrl-Q. 2.Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur Quitter pour fermer le Softphone. Remarque : cliquer sur l'icône dans la barre de titre du softphone permet de réduire le Softphone dans la zone de notification. Cela ne permet pas de quitter le Softphone. 2.3 Les fenêtres de Softphone Vous pouvez organiser les fenêtres de Softphone pour qu'elles correspondent à vos besoins, en affichant ou masquant de nombreuses commandes. Bouton/Icône Description Boutons de commande des appels État en ligne Cette icône indique votre état en ligne. Pour consulter la liste des icônes d'état ainsi que leur signification, reportez-vous à la section Définition de votre état 27. Ces boutons s'affichent en bas du clavier de numérotation lorsqu'il est visible. Pour les afficher ou les masquer, sélectionnez Softphone > Préférences > Application > Afficher les boutons "en cours d'appel" sur le clavier. Par défaut, ces boutons sont masqués. / Autoriser appels / Ne pas déranger Cette icône, située à droite du panneau, indique si la fonction Ne pas déranger est activée ou non. Cliquer sur l'icône fait qu'un appel sur le système modifie l'état en cours. Lorsque l'option Ne pas déranger est activée ( ), vos appels sont redirigés sur votre messagerie vocale, le cas échéant, ou ils reçoivent une tonalité d'occupation. Afficher/Masquer le clavier. Vous pouvez saisir des numéros et des noms directement dans le champ de saisie d'appel ou afficher et utiliser le clavier qui s'affiche à l'écran. Afficher/Masquer la vidéo Cliquez sur cette icône pour afficher ou masquer la fenêtre de vidéo. Mode Haut-parleurs/Casque Permet de basculer entre les modes Haut-parleurs et Casque du PC. Régler le volume du haut-parleur Activer/désactiver le microphone Indicateur de messages en attente Cliquez pour accéder à la boîte vocale de votre messagerie vocale. Le clavier doit être visible pour répondre aux invites de la boîte vocale. Indicateur d'appels manqués Cliquez sur cette icône pour ouvrir l'onglet Historique et afficher la liste des appels manqués. Réduire dans la zone de notification Permet d'exécuter le Softphone comme une icône de la zone de notification Windows (normalement située dans la partie inférieure droite du Bureau Windows). Pour rouvrir le Softphone, double-cliquez sur cette icône. Softphone Page 12

Utilisation du softphone vidéo : Les fenêtres de Softphone Si minimisé dans la zone de notification, vous pouvez utiliser les alertes contextuelles pour gérer les appels entrants. Sélectionnez Softphone > Préférences > Sons & alertes > Activer l'affichage des alertes pour activer ou désactiver les alertes. Sinon, minimisez le Softphone dans la zone de notification si vous voulez utiliser une application différente telle que one-x Portal for pour passer des appels et répondre à des appels. Si vous quittez lorsque le Softphone est réduit, le Softphone redémarrera sous une forme réduite. Réduire dans la barre des tâches Permet de réduire le Softphone dans la barre des tâches Windows. Options du menu Affichage Le menu Affichage contient les options suivantes : Sélectionner les onglets à afficher Affichez ou masquez les onglets Contacts 24, Historique 29, Répertoire 29, Fonctions 31 et Numéro abrégé 32. Menu Affichage Détacher/Rattacher les onglets Si affichées, utilisez ces icônes pour sélectionner l'affichage de chaque onglet dans les fenêtres principales ou dans une fenêtre dimensionnable et positionnable de manière séparée. Toujours en haut Le Softphone s'affiche toujours au-dessus des autres applications. Zoom Permet de modifier la taille du texte et des commandes utilisées dans les fenêtres du Softphone. Historique des messages Permet d'afficher votre activité récente de messagerie instantanée avec tous les contacts, sessions de discussion de groupe ou sessions de forum de discussion. Forums de discussion Permet d'afficher les forums de discussion auxquels vous appartenez. Fermer Softphone Fermer le Softphone Pour fermer le Softphone, sélectionnez Softphone > Quitter. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône de la barre d'état et sélectionner Quitter pour fermer le Softphone. Softphone Page 13

2.4 Effectuer un appel Pour appeler quelqu'un, la méthode la plus simple consiste à saisir son nom ou son numéro dans le champ de saisie de l'appel. Lors de cette saisie, une suggestion en provenance des onglets Contacts et Historique peut apparaître et être sélectionnée. Une fois initié, l'appel sortant ouvre son propre panneau dans la fenêtre principale de Softphone. 1. Si nécessaire, cliquez sur dans le champ saisie de l'appel pour supprimer l'entrée précédente, puis saisissez le nom ou le numéro du contact que vous souhaitez appeler. 2. Cliquez sur Appeler pour passer l'appel. Vous pouvez également cliquer sur l'icône représentant une flèche orientée vers le bas et sélectionner Appel audio ou Appel vidéo. Une sonnerie se fait entendre tant que le Softphone tente d'établir une connexion. Sélection d'un contact Outre la saisie d'un nom ou d'un numéro de contact, il existe plusieurs autres manières de sélectionner un contact. À partir du clavier du téléphone ou de l'ordinateur 1.Saisissez le numéro ou l'adresse dans le champ de saisie de l'appel à l'aide du clavier du téléphone ou du clavier de l'ordinateur. Lors de la saisie, des suggestions peuvent apparaître. Sélectionnez une suggestion ou poursuivez votre saisie. 2.Cliquez sur le bouton Appeler ou appuyez sur la touche Entrée. Numérotation à partir du clavier 1. Si le clavier n'apparaît pas, cliquez sur le bouton Afficher ou masquer le clavier. 2. Cliquez sur les chiffres du clavier pour saisir le numéro de téléphone. Vous pouvez également saisir le numéro ou l'adresse dans le champ de saisie de l'appel à l'aide du clavier du téléphone ou du clavier de l'ordinateur. 3. Cliquez sur le bouton Appeler ou appuyez sur la toucheentrée. Faire glisser et déposer un contact à partir de l'onglet Contacts ou Historique Faites glisser une entrée depuis l'onglet Contacts ou Historique. Si l'onglet contient beaucoup de contacts, lancez une recherche dans la liste ou appliquez un filtre à celle-ci. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un contact à partir de l'onglet Contacts ou Historique Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'une des entrées de l'onglet Contacts ou Historique et sélectionnez Appeler. Si l'onglet contient beaucoup d'entrées, lancez une recherche dans la liste ou appliquez un filtre à celle-ci. Double-cliquer sur un contact Double-cliquez sur une entrée de l'onglet Contacts. Si l'onglet contient beaucoup de contacts, lancez une recherche dans la liste ou appliquez un filtre à celle-ci. Double-cliquer sur un appel précédent Faites glisser une entrée depuis l'onglet Historique. Si l'onglet contient beaucoup de contacts, lancez une recherche dans la liste ou appliquez un filtre à celle-ci. Renumérotation 1.Si le champ de saisie de l'appel est vide, cliquez sur le bouton Appeler. Le dernier numéro composé s'affiche. 2. Cliquez à nouveau sur Appeler pour l'appeler. Vous pouvez également cliquer sur la flèche orientée vers le bas dans le champ de saisie de l'appel et sélectionner un appel récent. Remarque : Le softphone peut recomposer immédiatement l'appel si vous sélectionnez l'option "Appeler immédiatement lorsqu'un numéro est sélectionné" dans le menu Préférences > Application. 2.5 Passer un autre appel Vous pouvez passer un nouvel appel sans raccrocher l'appel en cours. 1.Passez un appel 14 selon la méthode normale. Un deuxième panneau d'appel s'affiche en dessous de l'appel existant et ce dernier est automatiquement mis en attente. 2.Basculez entre les deux appels en cliquant sur Reprendre dans le panneau d'appel de votre choix. L'appel correspondant s'active et les autres appels sont mis en attente. Softphone Page 14

2.6 Fin d'un appel Utilisation du softphone vidéo : Fin d'un appel Appuyez sur le bouton Terminer du panneau d'appel (l'appel peut être actif ou en attente). Ce panneau se ferme au bout de quelques secondes. 2.7 Gestion d'un appel entrant Dès la réception d'un appel entrant, un panneau apparaît avec les informations sur l'appel. En outre, les zones d'alerte d'appels s'affichent même si le Softphone est réduit. Vous pouvez désactiver la zone d'alertes d'appels via les préférences 36 Softphone disponibles dans le panneau Préférences > Sons et alertes. Alerte d'appel entrant - Audio uniquement. Alerte d'appel entrant - Avec vidéo. Réponse à un appel 1. À partir du panneau d'appel ou de la zone d'alerte d'appels, cliquez sur Répondre. Vous pouvez également appuyer sur la touche Entrée sur le clavier si Softphone est l'application active. Si vous êtes déjà en communication, ce premier appel est automatiquement mis en attente. 2. Vous êtes à présent en communication avec le nouvel appelant. Transfert d'un appel Sélectionnez l'onglet Fonctions pour accéder à la fonction de renvoi d'appels. Pour obtenir des informations complémentaires sur la programmation d'un bouton de fonction pour le renvoi d'appels, reportez-vous à la rubrique Onglet Fonctions 31. Refus d'un appel À partir du panneau d'appel ou de la zone d'alerte d'appels, cliquez sur Refuser. L'appelant recevra un signal occupé. Réponse à un appel vidéo Lorsque vous recevez un appel vidéo, vous pouvez inclure votre propre vidéo ou non. À partir de la zone d'alerte d'appels, cliquez sur Vidéo pour répondre avec la fonction vidéo (et audio) ou cliquez sur Audio pour répondre uniquement avec la fonction audio. Si vous avez une caméra, vous pourrez ajouter de la vidéo ultérieurement au cours d'un appel en cliquant sur le bouton. 2.8 Réponse automatique Par défaut, cette option est configurée pour répondre automatiquement au bout d'une sonnerie et pour envoyer uniquement votre voix lorsque l'appel est établi. Pour modifier cette configuration par défaut, sélectionnez Softphone > Préférences > Automatisation des appels 38. 1.Dans le panneau d'appel, cliquez sur et sélectionnez Réponse auto. Remarque : L'option Réponse automatique est automatiquement désactivée lorsque vous quittez l'application. Softphone Page 15

2.9 Mise en attente d'un appel Cliquez sur Mettre en attente. Pour reprendre l'appel, cliquez sur Reprendre. 2.10 Transférer un appel Transfert de base (non accompagné) Transférer cet appel Vous pouvez transférer un appel vers plusieurs personnes sans même leur parler. 1.Tout en étant connecté à l'appel que vous voulez transférer, cliquez sur l'icône de transfert. 2.L'appel est mis en attente. Sous les détails de l'appel, saisissez le nom ou le numéro de la destination du transfert. 3.Cliquez sur Transférer maintenant. L'appel est passé au niveau de la destination du transfert. 4.Pour terminer le transfert sans attendre la réponse à l'appel, cliquez sur Terminer. Transfert accompagné Appeler avant de transférer Vous pouvez commencer par appeler la personne qui réceptionnera l'appel transféré. 1.Tout en étant connecté à l'appel que vous voulez transférer, cliquez sur l'icône de transfert. 2.L'appel est mis en attente. Sous les détails de l'appel, saisissez le nom ou le numéro de la destination du transfert. 3.Cliquez sur Appeler. L'appel est passé au niveau de la destination du transfert. 4.Si l'appel reste sans réponse ou si le destinataire du transfert ne souhaite pas répondre à l'appel, cliquez sur Reprendre pour récupérer l'appel en attente. Pour terminer le transfert, cliquez sur Transférer maintenant. 2.11 Gestion d'un appel vidéo Passer un appel vidéo Vous pouvez lancer un appel vidéo à l'aide du clavier, en saisissant le numéro ou l'adresse du contact, ou en cliquant dans l'onglet Contacts ou Historique. Numérotation à partir du clavier 1. Si le clavier n'apparaît pas, cliquez sur le bouton Afficher ou masquer le clavier. 2. Cliquez sur les chiffres du clavier pour saisir le numéro de téléphone. Vous pouvez également saisir le numéro ou l'adresse dans le champ de saisie de l'appel à l'aide du clavier du téléphone ou du clavier de l'ordinateur. Des suggestions pour compléter la saisie peuvent apparaître. Sélectionnez une suggestion ou poursuivez votre saisie. 3.Cliquez sur la flèche située en regard du bouton Appeler et sélectionnez Appel vidéo. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un contact à partir de l'onglet Contacts ou Historique 1.Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'une des entrées de l'onglet Contacts ou Historique et sélectionnez Appel vidéo. Si l'onglet contient beaucoup d'entrées, lancez une recherche dans la liste ou appliquez un filtre à celle-ci. Ajouter de la vidéo Vous ne pouvez ajouter de la vidéo que si vous disposez d'une caméra. 1.Cliquez sur Démarrer la vidéo pour ajouter de la vidéo à un appel déjà établi. Si vous ajoutez la vidéo, votre correspondant peut (ou peut ne pas) commencer l'envoi de sa vidéo. 2.Vous pouvez mettre la vidéo en pause ou l'arrêter à tout moment. Softphone Page 16

Utilisation du softphone vidéo : Gestion d'un appel vidéo Réception de la vidéo Si votre correspondant démarre la vidéo, la fenêtre de la vidéo s'ouvre automatiquement sur votre téléphone et la vidéo apparaît. 1. Pour commencer à envoyer votre vidéo, cliquez sur Démarrer la vidéo (si vous avez une caméra). 2.Vous pouvez mettre la vidéo en pause ou l'arrêter à tout moment. Mettre en pause et reprendre la vidéo 1.Cliquez sur Arrêter la vidéo ou fermez la fenêtre de la vidéo pour suspendre l'envoi de votre vidéo. 2. Cliquez sur Démarrer la vidéo pour reprendre l'envoi de votre vidéo ; la fenêtre de la vidéo s'ouvre. 3.Cliquez sur pour afficher ou masquer la fenêtre de la vidéo (ce qui n'interrompt pas la vidéo). Utilisateurs Grandstream Si vous, ou la personne avec laquelle vous souhaitez établir un appel vidéo, utilisez Grandstream, assurez-vous que tous les participants de l'appel vidéo utilisent le codec H.264. Les participants qui n'utilisent pas ces codecs seront en mesure d'envoyer et de voir leurs propres contenus vidéo, mais les destinataires ne verront rien en raison d'une erreur de négociation du codec. Pour obtenir des informations complémentaires, reportez-vous à la rubrique Codecs vidéo 37. 2.12 Accès à la messagerie vocale 1. Cliquez sur l'icône pour vous connecter automatiquement à la messagerie vocale et écouter vos messages. Le clavier doit être visible pour vous permettre de parcourir les options de la boîte vocale. 2.Cliquez sur l'icône représentant un clavier 2.13 Transfert d'un appel Vous pouvez transférer un appel entrant : si ce dernier n'apparaît pas. Cliquez sur l'icône de renvoi d'appel sur le panneau d'appel. Vous serez invité à saisir le nom ou le numéro du contact à qui vous souhaitez transférer l'appel. 2.14 Enregistrement d'un appel Cliquez et sélectionnez Commencer l'enregistrement de l'appel. 2.15 Appels de conférence Démarrer une conférence téléphonique Vous pouvez réunir en conférence des appels différents dès lors que chaque appel est établi 14. Dans le panneau d'appel actif, cliquez sur et sélectionnez Fusionner les appels. Tous les appels établis seront fusionnés. Vous pouvez également cliquer sur le bouton s'il figure dans le panneau de boutons de commande des appels. Pour afficher ce bouton, reportez-vous à la section Softphone Windows 12 de ce document. Démarrage d'une conférence téléphonique vidéo Les appels passés à l'aide d' Softphone fonctionnent sans caméra vidéo. En revanche, pour que vos interlocuteurs vous voient, vous aurez besoin d'une caméra vidéo. Softphone est compatible avec la plupart des caméras vidéo USB. Assurez-vous tout d'abord que tous les participants que vous invitez à la conférence peuvent transmettre de la vidéo avant de fusionner leurs appels. Softphone Page 17

Cliquez sur et sélectionnez Fusionner les appels ou cliquez sur le bouton. Remarque : une fois la conférence en cours, les participants devront peut-être renvoyer leur vidéo. Si des participants sont retirés de la «mise en attente» ou si de nouveaux participants rejoignent la conférence, chaque participant doit renvoyer sa vidéo pour que la session de conférence puisse continuer. L'image suivante illustre une conférence vidéo classique (avec cinq participants). Notez que vous pouvez modifier la taille de la fenêtre vidéo pour positionner la vidéo de chaque participant. Pour cela, cliquez sur l'icône située dans la partie inférieure droite de la vidéo, puis faites-la glisser. Inclure de la vidéo dans une conférence Lorsque vous démarrez une conférence à partir d'appels en cours, la vidéo est automatiquement incluse, si au moins un des appels inclut déjà la vidéo, et envoyée à tous les participants. Lorsque vous initiez une conférence audio de zéro, la vidéo n'est pas incluse. Une fois que vous avez lancé une conférence audio, il n'est plus possible de la transformer en conférence vidéo. Comment partager de la vidéo L'hôte de la conférence (la personne qui démarre la conférence) fait office d'hôte pour la vidéo. Tout ce que l'hôte de la conférence recevra sera automatiquement envoyé aux autres parties. Si l'hôte de la conférence met la vidéo en pause ou l'arrête, les autres participants cesseront de recevoir la vidéo. De fait, si vous observez des erreurs dans le contenu vidéo, demandez à l'hôte de la conférence de réinitialiser la vidéo en la désactivant puis en l'activant à nouveau. Softphone Page 18

2.16 Messagerie instantanée Utilisation du softphone vidéo : Appels de conférence Vous pouvez envoyer un message instantané (MI) à un contact qui dispose d'une adresse softphone ou XMPP, mais vous devez être connecté à one-x Portal. Softphone vous permet d'envoyer des messages instantanés à des individus ou des groupes de diffusion et prend également en charge la conférence MI et les discussions en ligne (notamment les discussions de groupe ad-hoc). Vous pouvez, par ailleurs, envoyer des fichiers à tout utilisateur ayant une adresse XMPP. Envoi d'un message instantané 1.Dans l'onglet Contacts, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact et choisissez Envoyez un message instantané. Le contact doit avoir une adresse softphone. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de messagerie instantanée qui s'affiche à droite du nom du contact. 2.Entrez le message, y compris les émoticônes et la mise en forme souhaités. Pour insérer un retour à la ligne dans le message, appuyez sur Entrée. (Vous pouvez définir le comportement de la touche Entrée et de Ctrl-Entrée dans le panneau Softphone > Préférences > Application.) 3.Cliquez sur Envoyer. Remarque : si l'état du destinataire est défini sur Ne pas déranger, il ne recevra pas le message. Réception d'un message instantané Lorsque vous recevez un message instantané, vous pouvez afficher la fenêtre de messagerie instantanée ou une alerte de l'appel sans que cette fenêtre ne s'ouvre. Vous pouvez définir quelle fenêtre s'affichera à l'aide du panneau Préférences > Sons et alertes > Alertes. Envoi d'un message instantané à un groupe de diffusion Vous pouvez envoyer un message instantané à plusieurs personnes à la fois. Un message instantané envoyé à un groupe de diffusion et une conversation de groupe sont deux choses différentes : Lorsque vous envoyez un message instantané à un groupe de diffusion, chaque destinataire peut y répondre, mais seul l'expéditeur pourra lire les réponses. Les autres destinataires ne les verront pas. Dans une discussion de groupe, les messages de chaque participant sont envoyés à tous les membres du groupe. 1.Sélectionnez les participants dans l'onglet Contacts en procédant de l'une des manières suivantes : Sélectionnez un ou plusieurs contacts de la manière habituelle (à l'aide de Maj-clic ou Ctrl-clic et/ou Maj+Ctrl+clic). Sélectionnez un ou plusieurs groupes de la manière habituelle. 2.Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez MI de diffusion. La fenêtre d'envoi de message instantané à un groupe de diffusion s'affiche. 3.Entrez le message, y compris les émoticônes et la mise en forme souhaités. Pour insérer un retour à la ligne dans le message, appuyez sur Entrée. (Vous pouvez définir le comportement de la touche Entrée et de Ctrl-Entrée dans le panneau Softphone > Préférences > Application.) 4.Appuyez sur Envoyer ou Entrée. Le message instantané est envoyé et la fenêtre reste ouverte. Si l'un des destinataires vous envoie une réponse, cette dernière s'affichera dans la fenêtre de messagerie instantanée classique. Vos échanges avec cette personne se feront alors par messagerie instantanée classique. Envoi d'un message instantané de groupe de diffusion à "tous" (everyone) Vous pouvez envoyer un message instantané de groupe de diffusion à tous les membres du système, à l'aide du contact "tous" (everyone) situé sous le groupe "Groupes de diffusion". 1.Dans l'onglet Contacts, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact "tous" (everyone) et choisissez Envoyez un message instantané. 2.Entrez votre message et appuyez sur Envoyer ou Entrée. Le message est envoyé à tous les contacts du groupe du système. Vous pouvez également utiliser la procédure décrite dans la section "Envoi d'un message instantané à un groupe de diffusion" et cliquer avec le bouton droit de la souris sur le groupe du système, puis envoyer un message instantané de groupe de diffusion à tous les utilisateurs du système. La différence est que vous avez la possibilité de supprimer des utilisateurs individuels, ce qui n'est pas possible lorsque vous utilisez la méthode d'envoi à "tous" (everyone) les membres d'un groupe de diffusion. Lorsque vous recevez un message de groupe de diffusion de la part de "tous" (everyone), l'expéditeur est indiqué entre crochets, mais vous ne pouvez pas lui répondre. Toute tentative de le faire entraînera l'affichage du message d'erreur " Impossible de répondre aux messages de diffusion." Démarrage d'une discussion de groupe (message instantané de conférence ad hoc) La fonction de discussion de groupe ad-hoc de Softphone vous permet d'échanger des messages instantanés avec un groupe dans le cadre d'une session créée de manière improvisée (pour participer à une session de discussion non improvisée, reportez-vous à la section Forum de discussion ci-dessous). Softphone Page 19

Les comptes XMPP de tous les membres d'un groupe doivent être configurés pour participer à la session. Le nombre de participants d'une session de groupe de discussion n'est pas limité. Vous pouvez inviter d'autres participants en cours de session. 1. Dans l'onglet Contacts, sélectionnez les contacts en ligne souhaités. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le dernier contact sélectionné et choisissez Démarrer une discussion de groupe. La boîte de dialogue d'invitation s'affiche. 3. Entrez votre texte d'invitation, puis cliquez sur Inviter. 4. Pour inviter des participants supplémentaires à une discussion de groupe, sélectionnez les contacts en ligne (ayant des adresses XMPP) dans la Liste de contacts et faites-les glisser vers la fenêtre Discussion de groupe. Tous les participants de la discussion de groupe peuvent inviter d'autres participants. Remarque : vous ne pouvez pas démarrer une discussion de groupe à l'aide du contact "tous" (everyone) car il s'agit d'un utilisateur spécial. Si vous cliquez avec le bouton droit sur "tous" (everyone), puis sélectionnez Démarrer une discussion de groupe, il ne se passera rien. Quitter une discussion de groupe Lorsque vous quittez une discussion de groupe ad-hoc, la session se poursuit avec les participants restants. Fermez la fenêtre de discussion de groupe. Remarque : vous ne pourrez plus rejoindre la discussion de groupe, à moins d'être à nouveau invité. Forums de discussion Les forums de discussion sont conçus pour permettre aux mêmes groupes de personnes d'organiser des sessions de discussion instantanée de groupe de manière régulière et récurrente. Par exemple, votre administrateur système peut créer un forum de discussion appelé "Marketing" et y ajouter le personnel de marketing en tant que membres. Ainsi, tous les lundis, à 8h, chaque membre pourra accéder à ce forum de discussion sur Softphone et rejoindre la conférence "Marketing". Rejoindre un forum de discussion À la différence des sessions de discussion de groupe, les forums de discussion ne sont pas ad-hoc. Ainsi, vous pouvez afficher la liste des forums de discussion disponibles dans le menu Affichage, ce qui n'est pas le cas pour les sessions de discussion de groupe. 1. Demandez les noms des forums de discussion auxquels vous voulez participer à votre administrateur système. 2. Sélectionnez Afficher > Forums de discussion. Si l'élément de menu ne s'affiche pas, assurez-vous que le compte XMPP approprié est activé. Si vous avez plusieurs comptes XMPP, un message système s'affiche. 3. Sélectionnez le compte approprié, puis cliquez sur OK. La discussion de groupe continuera d'apparaître dans la liste jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de participants. 4. Sélectionnez le forum de discussion, puis cliquez sur Rejoindre la conférence. La fenêtre du forum de discussion s'affiche, répertoriant les participants qui ont rejoint la session. Rejoindre un forum de discussion Si vous quittez un forum de discussion, vous pouvez le rejoindre en suivant la procédure susmentionnée. Affichage de votre activité récente de messagerie instantanée Vous pouvez afficher votre activité récente de messagerie instantanée avec tous les contacts, sessions de discussion de groupe ou session de forum de discussion. Effectuez l une des actions suivantes : Dans le menu, cliquez sur Afficher > Historique des messages. Sélectionnez votre propre nom pour afficher vos sessions de discussion de groupe ou de forum de discussion. Sélectionnez le nom d'une autre personne pour afficher les messages instantanés échangés avec cette personne. Sélectionnez un ou plusieurs noms puis cliquez avec le bouton droit de la souris pour sauvegarder ou supprimer toutes les conversations avec ces personnes. Sélectionnez une conversation puis cliquez avec le bouton droit de la souris pour supprimer ou sauvegarder la conversation sélectionnée. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un contact, puis sélectionnez Afficher l'historique des messages. Softphone Page 20

Utilisation du softphone vidéo : Messagerie instantanée Envoi et réception de fichiers Si vous disposez d'un compte XMPP, vous pouvez envoyer des fichiers à un autre contact qui en a également un. Vous pouvez aussi recevoir des fichiers d'un contact ayant un compte XMPP. Envoi de fichiers Sélectionnez l'une des options suivantes : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un contact, puis sélectionnez Envoyer des fichiers. Une boîte de dialogue Ouvrir standard s'affiche. Sélectionnez les fichiers à envoyer, puis cliquez sur Ouvrir. La boîte de dialogue d'envoi de fichiers affiche un message d'état indiquant la progression du transfert du fichier. Faites glisser le fichier depuis un dossier vers la fenêtre de la messagerie instantanée. Pour annuler l'envoi avant que l'autre personne ne récupère les fichiers, cliquez sur Annuler. Réception de fichiers Lorsque vous recevez des fichiers d'une autre personne, une boîte de dialogue de transfert de fichiers s'affiche. Sélectionnez l'une des options suivantes : Cliquez sur Sauvegarder pour accepter le transfert et choisissez l'emplacement où vous voulez enregistrer le fichier. Cliquez sur Refuser si vous ne souhaitez pas recevoir le fichier. Softphone Page 21

Chapitre 3. Onglets de numérotation Softphone Page 23

3. Onglets de numérotation Il existe un ensemble d'onglets affichables dans l'écran principal de Softphone ou sous la forme de fenêtre flottantes séparées. Ces onglets sont : Contacts 24 Répertoire des contacts stockés sur le Softphone. Historique 29 Détails des appels émis, reçus et manqués avec le Softphone en marche. Répertoire 29 Répertoire des contacts fournis par le système téléphonique. Fonctions 31 Ensemble de boutons à cliquer (30 maxi) ; chacun pouvant être attribué à une fonction spécifique. Numéros abrégés 32 Ensemble de boutons à cliquer (60 maxi) ; utilisés pour composer rapidement des numéros préenregistrés. Détacher un onglet 1. Sélectionnez l'onglet. 2. Cliquez sur l'icône. L'onglet apparaît sous la forme d'une fenêtre flottante séparée que vous pouvez déplacer, redimensionner et positionner n'importe où dans la fenêtre principale de Softphone. Rattacher un onglet 1. Cliquez sur l'icône située en haut à droite de la fenêtre flottante. Afficher ou masquer les onglets Au besoin, vous pouvez masquer l'ensemble d'onglets. Cette option touche tous les onglets et inclut ceux qui ont été détachés. Pour modifier le statut actuel (affiché ou masqué), sélectionnez Afficher, puis choisissez l'une des options suivantes : Afficher Contacts, Afficher Historique, Afficher Répertoire, Afficher Fonctions ou Afficher Numéro abrégé. 3.1 Onglet Contacts L'onglet Contacts permet d'afficher la liste de vos contacts et de les associer à plusieurs méthodes de contact, notamment : Adresse Softphone N de téléphone personnel, professionnel et n de téléphone portable. En général, les contacts sont organisés en groupes. Le Softphone comprend des groupes intégrés : Groupes de diffusion, Famille, Amis, Système et Travail. Au besoin, vous pouvez créer davantage de groupes en spécifiant un nouveau nom de groupe lorsque vous ajoutez ou modifiez un contact. À partir de l'onglet Contacts, vous pouvez effectuer les actions suivantes : Ajouter un contact Sélectionnez cette option pour ajouter un nouveau contact. Afficher les détails d'un contact Cliquez sur un contact pour en afficher les détails complets et sélectionnez-le pour afficher l'historique des appels en provenance et vers ce contact, ou pour modifier le contact. Appeler un contact Double-cliquez sur cette option pour passer un appel. Une fois les contacts affichés dans leurs groupes, l'icône représentant une flèche groupe, permet de développer ou de réduire le groupe correspondant., située en regard de chaque Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un contact et sélectionner d'autres options supplémentaires pour ce dernier. Les options suivantes sont disponibles : Appel Appeler en vidéo Envoyer un message instantané Démarrer une discussion de groupe Softphone Page 24

Envoyer des fichiers Onglets de numérotation: Onglet Contacts Modifier un contact Afficher l'historique des appels Afficher l'historique des messages Ajouter à la liste d'alertes Dissocier contact Supprimer contact Remarque : les contacts diffèrent du répertoire personnel sur. Il est possible d'accéder au répertoire personnel depuis le softphone (via l'onglet Répertoire 29 ) mais il n'est pas possible de modifier ce répertoire depuis IP Office. Toutefois, s'il est utilisé en mode application avec le one-x Portal for en frontal, il est possible de modifier complètement le répertoire personnel. 3.1.1 Gestion des contacts et des groupes 3.1.1.1 Ajouter un contact Cliquez sur ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur un groupe et sélectionnez Ajouter contact au groupe. La boîte de dialogue Profil du contact s'ouvre. Champ Contact Description Seul le "Nom d'affichage" est requis. Il s'agit du nom qui apparaît dans le panneau et de l'alerte d'appel lorsque cette personne vous appelle. Vous pouvez spécifier la méthode de contact dans la partie droite de l'écran. Sélectionnez une méthode dans le menu déroulant et entrez les informations de contacts. Entrez au moins une méthode de contact. Le nombre de méthodes de contact est illimité. Les entrées de softphone et d'email doivent être au format suivant : <nom>@<domaine>. Groupe Présence principale Cliquez pour afficher la liste des groupes et vérifier chacun des groupes auxquels vous voulez ajouter ce contact. Ce champ s'affiche uniquement si le contact a plusieurs numéros Softphone ou adresses de messagerie instantanée. La présence principale est utilisée comme suit : L'icône de présence dans le liste de contact affiche l'état en ligne de cette adresse. Les actions avec clic ou double clic de la messagerie instantanée utilisent cette adresse. Vous pouvez toutefois aussi envoyer des messages instantanés aux autres adresses de cette personne, mais vous devez alors cliquer avec le bouton droit de la souris et faire un choix dans le menu contextuel. Numéro de téléphone principal Si le contact a plusieurs numéros, choisissez le numéro principal. Ce numéro est utilisé avec la fonction d'appel en un clic ou un double clic. 3.1.1.2 Ajouter un contact en utilisant une adresse existante 1.Vous pouvez ajouter un contact en saisissant les informations existantes : Si vous êtes en conversation téléphonique avec une personne qui ne fait pas partie de votre liste de contacts, appuyez sur le bouton Ajouter aux contacts dans le panneau d'appel. Dans l'onglet Historique, sélectionnez une entrée sans contact. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter en tant que contact. 2. La boîte de dialogue Profil du contact s'ouvre. Entrez les informations dans la boîte de dialogue et appuyez sur OK. 3.1.1.3 Importer les contacts Vous pouvez renseigner la liste de contacts de Softphone en les important depuis un ou plusieurs fichiers externes. Les nouveaux contacts sont ajoutés aux contacts existants. Vous pouvez importer une liste de contacts depuis les sources suivantes : Un fichier CSV. Utilisez cette méthode pour importer les contacts depuis un fichier Microsoft Excel. Au préalable, vous devrez configurer le fichier (voir ci-dessous). Softphone Page 25

Un fichier vcard (fichier *.vcf). Il s'agit d'une carte de visite électronique souvent jointe à un e-mail. 1.Dans le menu principal, cliquez sur le menu Contacts et sélectionnez Importer contacts. L'Assistant Importer des contacts démarre. 2.Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer de l'assistant, l'onglet Contacts de Softphone se met à jour pour afficher les entrées importées. Configurer un fichier Excel pour l'importation 1.Supprimez tout texte ou en-tête en haut du fichier. (Ce texte peut être conservé à la fin du fichier ; il sera ignoré pendant l'importation.) 2. Insérez une première ligne vierge, puis insérez les en-têtes utilisés par le Softphone pour interpréter la signification de chaque colonne. L'ordre des colonnes importe peu. Les en-têtes les plus courants sont les suivants : nom-affichage id_entrée nom_donné nom adresse_postale 3. Enregistrez le fichier au format *.csv. 3.1.1.4 Exporter les contacts Vous pouvez exporter la liste de vos contacts vers un fichier CSV ou VCF. 1.Dans le menu principal, cliquez sur le menu Contacts et sélectionnez Exporter contacts. L'Assistant Exporter des contacts démarre. 2. Lorsque vous cliquez sur Suivant, l'exportation commence. Un nouveau fichier du type spécifié est créé. 3.1.1.5 Modifier les informations de contact Pour modifier les informations associées à un contact, cliquez avec le bouton droit de la souris sur celui-ci et sélectionnez Modifier le profil. 3.1.1.6 Déplacer ou supprimer un contact Pour déplacer un ou plusieurs contacts vers un groupe différent, sélectionnez-les et faites-les glisser vers la barre de titre du nouveau groupe. Pour supprimer un ou plusieurs contact, sélectionnez-les, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Supprimer contact ou Supprimer sélectionnés. Les contacts sont supprimés du groupe. Si un contact apparaît dans plusieurs groupes, il est supprimé de tous les groupes. Remarque : le groupe Système est configuré sur le serveur et rempli sur votre softphone chaque fois que vous vous connectez (seuls les utilisateurs ayant des comptes XMPP valides apparaissent dans le groupe Système). Si vous déplacez ou supprimez des contacts du groupe Système, ils seront rétablis lors de votre prochaine connexion. Pour inclure un contact dans un autre groupe que le groupe Système, cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis sélectionnez Modifier le profil pour afficher le profil du contact à l'écran. Sélectionnez un autre groupe dans le menu Groupe, puis cliquez sur OK. 3.1.1.7 Gestion des groupes Ajout d'un groupe Sélectionnez un groupe, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter un nouveau groupe. Suppression d'un groupe Sélectionnez un groupe, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Supprimer le groupe. Renommer un groupe Sélectionnez un groupe, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Renommer le groupe. Softphone Page 26

3.1.2 Appeler un contact Onglets de numérotation: Onglet Contacts Pour appeler une personne : Double-cliquez sur le contact pour initier un appel téléphonique. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Appeler. Au besoin, cliquez sur le numéro souhaité. Faites glisser le contact vers le champ de saisie d'appel pour initier un appel téléphonique. Utilisation d'une fiche de contact Cliquez sur un contact pour afficher sa fiche. Cette fiche indique toutes les méthodes de contact configurées pour cette personne. Cliquez sur une méthode de contact pour l'activer. 3.1.3 À propos de My Buddy My Buddy est une interface de notification et de commande qui fonctionne de pair avec n'importe quel client de messagerie XMPP. L'interface "mybuddy" de l'utilisateur doit apparaître dans votre liste de contacts Système et vous aidera dans de nombreuses tâches softphone. Affichage des commandes disponibles via My Buddy 1. Démarrez une session de messagerie instantanée avec "mybuddy" (cliquez avec le bouton droit sur Démarrer une discussion de groupe). 2. Dans la fenêtre de la messagerie instantanée, saisissez "Aide", puis appuyez sur Entrée. My Buddy renvoie la liste de commandes disponibles. Pour afficher les informations correspondant à chaque commande, saisissez "Aide" suivi du nom de la commande, puis appuyez sur Entrée. Activation d'une commande particulière 1. Démarrez une session de messagerie instantanée avec "mybuddy." 2.Dans la fenêtre de la messagerie instantanée, saisissez le nom de la commande, suivi du nom ou du poste de la personne faisant l'objet de la commande, puis appuyez sur Entrée. Certaines commandes fonctionnent seules, mais d'autres facteurs peuvent entrer en ligne de compte (par exemple, la commande "verrouiller" requiert que vous soyez l'hôte d'une conférence). 3.1.4 Partage des informations sur l'état en ligne Vous pouvez publier vos informations d'état en ligne qui seront visibles pour les contacts qui disposent d'une adresse softphone. Vous pouvez également configurer Softphone pour afficher les informations d'état en ligne d'autres contacts. Informations de présence et d'état Pour afficher l'état d'un contact, ce dernier doit être annoté pour afficher sa présence : Si vous créez un contact à l'aide du profil de contact, le softphone récupère automatiquement les informations d'état lorsque le contact dispose d'une adresse XMPP valide. Si vous créez un contact par le biais du profil de contact et que vous incluez un adresse XMPP, vous pourrez ensuite cliquer sur le bouton Activer la présence XMPP pour obtenir les informations d'état correspondant à cette adresse. Si vous créez des contacts en important une liste de contacts, vous pouvez indiquer si vous voulez partager des informations de présence pendant le processus d'importation. Voir Importation des contacts 25. Softphone Page 27

Définition de l'état Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l'indicateur de l'état en ligne sur Softphone, puis sélectionnez l'état en ligne souhaité. La table ci-dessous énumère les indicateurs d'état. Indicateur Disponible Occupé Absent En ligne Indisponible pour les appels Ne pas déranger Inactif Apparaître hors ligne Aucune icône Signification pour votre état Vous avez plusieurs possibilités : Vous avez défini votre état sur cette valeur. Le softphone a déterminé que vous êtes connecté mais pas en ligne ou inactif. Lorsque vous avez cet état, le softphone détecte automatiquement quand vous êtes inactif ou au téléphone et modifie l'état. Pour obtenir des informations complémentaires sur les états En ligne ou Inactif, consultez les descriptions ci-dessous. Vous avez défini votre état sur cette valeur. Dans ce cas, le softphone ne change pas automatiquement votre état, vous devez le faire vousmême. Vous avez défini votre état sur cette valeur. Dans ce cas, le softphone ne change pas automatiquement votre état, vous devez le faire vous-même. Vous avez plusieurs possibilités : Vous avez défini votre état sur cette valeur. Dans ce cas, le softphone ne changera jamais automatiquement votre état, vous devez le faire vous-même. Vous avez initié un appel lorsque votre état était "Disponible". Une fois votre appel terminé, votre état revient sur "Disponible". Vous avez défini votre état sur cette valeur. Dans ce cas, le softphone ne change pas automatiquement votre état, vous devez le faire vousmême. Vous avez défini votre état sur cette valeur. Dans ce cas, le softphone ne change pas automatiquement votre état, vous devez le faire vousmême. Vous ne pouvez pas sélectionner cet état. Cet état s'affiche automatiquement si vous n'avez pas déplacé ou cliqué sur votre souris ou utilisé une touche du clavier pendant la période d'inactivité. Pour définir la période d'inactivité, consultez Softphone > Préférences > Application. Dès que vous utiliserez la souris ou le clavier, votre état deviendra "Disponible". Vous avez défini votre état sur cette valeur. Les autres personnes vous voient hors ligne, bien que vous soyez en ligne. Les autres ne peuvent pas faire la différence entre cet état et lorsque vous êtes réellement hors ligne. Non applicable Signification pour l'état des autres Vous pouvez contacter cette personne. Vous pouvez contacter cette personne. Vous pouvez contacter cette personne. Vous pouvez contacter cette personne. Vous pouvez contacter cette personne, mais ne vous attendez pas à recevoir de réponse. Vous pouvez appeler cette personne, mais vous ne pouvez pas lui envoyer de MI. Vous pouvez contacter cette personne. Le contact est soit déconnecté, soit il ne souhaite pas partager son état en ligne. Vous n'affichez pas l'état de l'autre personne. Personnalisation de votre état Vous pouvez créer un indicateur d'état personnalisé. 1. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l'indicateur, puis double-cliquez sur les indicateurs existants. 2.Entrez votre état personnalisé. Ajout de contacts à la liste d'alertes Vous pouvez ajouter un contact à la liste d'alertes afin de demander à être averti lorsque l'état du contact change. Softphone Page 28

Onglets de numérotation: Onglet Contacts Cliquez avec le bouton droit sur le ou les contacts puis choisissez Ajouter à la liste d'alertes. L'icône Liste d'alertes s'affiche en regard du contact. Une notification s'affiche lorsque l'état du contact change. Sélectionnez l'une des options suivantes : Cliquez sur l'icône de téléphone ou sur l'icône MI dans la fenêtre de notifications pour appeler le contact ou lui envoyer un message instantané. Cochez la case Conserver le contact dans la liste d'alertes pour continuer de recevoir des notifications en cas de changement d'état de ce contact. Si vous ne cochez pas cette case, vous ne recevrez plus de notifications. 3.2 Onglet Historique L'onglet Historique affiche une entrée pour chaque appel reçu ou émis lorsque le Softphone est en marche. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entrée de la liste pour : Passer un appel Passer un appel vidéo Ajouter la personne en tant que contact Supprimer un appel de l'historique Supprimer tous les appels de l'historique Cliquez sur l'icône pour sélectionner le type d'entrée d'appel à afficher dans l'historique. Tous Tous les appels sont répertoriés ci-dessous. Reçu Appels entrants pris à l'aide de Softphone. Composé Appels sortants passés à l'aide de Softphone. Manqué Appels entrants signalés sur le Softphone mais n'ayant pas été pris à l'aide de Softphone. L'icône apparaît dans la fenêtre principale de Softphone pour indiquer la présence d'appels manqués dans l'historique. Elle indique également le nombre de ces appels. En cliquant sur cette icône, vous affichez l'onglet Historique. Remarque : les contacts ne sont gardés en mémoire que si le softphone est en marche. Les appels reçus lorsque le softphone est éteint n'apparaissent pas. Si le Softphone est associé à one-x Portal for en frontal, la fonctionnalité d'historique des appels de one-x Portal for peut servir à enregistrer tous les appels entrants, y compris ceux qui ont été reçus alors que le softphone était éteint. Téléphoner depuis l'historique Vous pouvez soit : 1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entrée pour joindre l'interlocuteur en utilisant la même méthode que celle qu'il a employée. Double-cliquer pour effectuer un appel audio. ou 2. Contacter cet interlocuteur et l'ajouter à une conférence téléphonique en cours. 3.3 Onglet Répertoire L'onglet Répertoire est directement lié au système local. Votre répertoire contient les contacts entrés dans les entrepôts de contacts suivants : le répertoire local, les numéros du réseau de petit groupe local, les groupes de recherche de ligne du réseau de petit groupe et local, le répertoire privé. Recherche d'un contact La zone de recherche est contextuelle et permet de lancer une recherche sur un nom ou sur un numéro. 1. Commencez votre saisie dans la zone et la liste des contacts apparaît et diminue progressivement en fonction de votre saisie. Softphone Page 29

2.Vous pouvez effacer la zone de recherche en cliquant sur le symbole "X" situé à droite. Appeler une personne Vous pouvez appeler une personne directement depuis le répertoire. 1.Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une entrée du répertoire et sélectionnez Appeler ou Appel vidéo. Un nouveau panneau d'appel apparaît et l'appel est immédiatement émis. Création d'un contact 1.Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une entrée et sélectionnez Ajouter en tant que contact. La fenêtre de profil de contact s'ouvre et contient toutes les informations extraites des répertoires. Softphone Page 30

Onglets de numérotation: Onglet Répertoire 2. Ajoutez toute information manquante que vous souhaitez enregistrer et appuyez sur OK. Ce contact est désormais répertorié dans l'onglet Contact. Remarque : bien qu'il soit possible d'accéder au répertoire privé centralisé sur, il est impossible de modifier le répertoire sur le système de Softphone. Modifiez-le à partir de votre téléphone de bureau ou de one-x Portal for. 3.4 Onglet Fonctions L'onglet Fonctions vous permet d'accéder à un ensemble de boutons servant à contrôler différentes fonctions d'appels dans. Configuration d'un bouton de fonction 1. Pour configurer un bouton, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier. Un menu contenant les options de bouton s'affiche. Softphone Page 31

2. Pour utiliser l'une des fonctions existant dans, sélectionnez Prédéfini puis la fonction voulue dans la liste déroulante. 3. Pour utiliser une fonction personnalisée, sélectionnez Personnalisé. Entrez le libellé et le code de fonction manuellement. 4.Cliquez sur Attribuer. Affichage de boutons supplémentaires 1.Cliquez avec le bouton droit sur la page et sélectionnez Afficher les rangées. 2.Sélectionnez le nombre de rangées de boutons à afficher sur l'onglet. 3.5 Onglet Numéros abrégés L'onglet Numéros abrégés vous permet de créer un ensemble de boutons pour des numéros que vous voulez composer en un seul clic. Vous pouvez définir une étiquette de texte pour chaque bouton et décider si vous affichez l'état des postes que vous ajoutez. Softphone Page 32

Onglets de numérotation: Onglet Numéros abrégés Configurer un bouton de numéro abrégé 1.Pour configurer un bouton, cliquez sur le bouton avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier. 2.Saisissez un nom et un numéro correspondant au contact. 3. Si vous sélectionnez Afficher l'état, le bouton indique l'état occupé du numéro si celui-ci correspond à un poste interne. Lorsque vous sélectionnez Afficher l'état, un indicateur d'état s'affiche. Vous pouvez également choisir de recevoir une notification audio lorsqu'il y a un appel entrant sur un poste que vous surveillez. Cette fonction est utile si vous surveillez les appels d'autres postes et que vous devez répondre en cas d'indisponibilité de l'utilisateur. Pour plus d'informations, consultez Sons et alertes 36. 4.Cliquez sur OK. Affichage de boutons supplémentaires 1.Cliquez avec le bouton droit sur la page et sélectionnez Afficher les rangées. 2.Sélectionnez le nombre de rangées de boutons à afficher sur l'onglet. Softphone Page 33

Chapitre 4. Configuration des préférences Softphone Page 35

4. Configuration des préférences Sélectionnez Softphone > Préférences. La fenêtre Préférences s'ouvre. Les panneaux Préférences vous permettent de contrôler la façon dont vous utilisez le Softphone. 4.1 Application Le panneau Application vous permet de personnaliser l'ensemble de l'interface graphique et de configurer la connexion. Section Description Préférences générales Messages et présence Actions par défaut Vous permet de configurer les options de langue ainsi que les paramètres de démarrage, journalisation et appel. Vous permet de configurer le délai de mise en veille (le temps nécessaire avant de passer en état de veille) ainsi que d'autres paramètres de messagerie. Vous permet de configurer le comportement par défaut de différents boutons et actions. 4.2 Sons & alertes Ce panneau vous permet de choisir le mode de notification des événements sur votre Softphone. Onglet Description Alertes Sons L'onglet Alertes vous permet d'activer une boîte de dialogue d'alertes d'appel. La zone d'alerte d'appels est un petit menu qui s'affiche quand un appel entrant arrive. Vous pouvez utiliser l'onglet Sons pour activer des notifications audio en fonction des différents scénarios. Ces notifications peuvent être des sons par défaut fournis par Softphone ou vous pouvez choisir un fichier sonore pour chaque scénario. 4.3 Périphériques Vous pouvez également choisir de recevoir une notification audio lorsqu'il y a un appel entrant sur un poste que vous surveillez. Cette fonction est utile si vous surveillez les appels d'autres postes et que vous devez répondre en cas d'indisponibilité de l'utilisateur. Les options sont les suivantes : Sélectionnez Appels entrants sur un terminal surveillé dans Groupe de travail pour recevoir une notification audio lorsqu'il y a un appel entrant sur un poste que vous surveillez. Sélectionnez Appels entrants sur un terminal surveillé dans Groupe de travail (occupé) pour recevoir une notification audio lorsqu'il y a un appel entrant sur un poste que vous surveillez alors que vous êtes en ligne. Vous pouvez surveiller un poste en y attribuant un bouton de numérotation abrégée, puis en sélectionnant Afficher le statut. Pour de plus amples informations sur la configuration des boutons de numérotation abrégée, reportez-vous à la section Onglet de numérotation abrégée 32. Le Softphone détecte automatiquement les périphériques à chaque démarrage et sélectionne le périphérique le mieux adapté à chaque tâche. Si vous n'êtes pas satisfait de la sélection, modifiez-la dans ce panneau. Lorsque vous modifiez une sélection, elle sera appliquée lors du prochain démarrage du softphone sauf si le périphérique n'est plus disponible. Dans ce cas, le softphone effectuera une nouvelle sélection automatique du périphérique à utiliser. Lorsque la Configuration du périphérique Zero Touch est activée, le softphone détecte automatiquement le nouveau périphérique et commence à l'utiliser si vous modifiez votre périphérique audio ou vidéo. Préférences des périphériques Onglet Mode casque/hautparleur Autres périphériques Description Vous pouvez définir la configuration audio souhaitée, en modifiant par exemple les paramètres du haut-parleur, du microphone et du périphérique HID. Vous pouvez choisir d'autres périphériques disponibles pour l'entrée audio. Vous pouvez également sélectionner la caméra. Passer d'un périphérique à l'autre Si vous avez plusieurs périphériques disponibles simultanément et que vous voulez passer d'un périphérique à un autre, vous devez procéder comme suit : Softphone Page 36

Configuration des préférences: Périphériques 1. Redémarrez l'application. 2.Accédez à Softphone > Préférences) et sélectionnez le casque/haut-parleur que vous souhaitez utiliser sous l'onglet Périphériques. 3.Accédez à Aide > Dépannage et sélectionnez le périphérique audio que vous voulez utiliser sous l'onglet Périphériques). 4. Redémarrez l'application. Si les problèmes persistent, désactivez Configuration du périphérique Zero Touch et recommencez la procédure. 4.3.1 Périphériques HID : Configuration du bouton Périphérique USB Vous pouvez attribuer des fonctions à un périphérique compatible HID. Le tableau ci-dessous indique la procédure à suivre pour attribuer des fonctions aux boutons de périphérique USB. Étape nº (Configura tion du bouton Périphériq ue USB) Description 1. "Sélectionnez une action pour un appel (ex. Répondre)." Sélectionnez le type de fonction que vous voulez attribuer à un bouton de périphérique. Vous choisirez bientôt quel bouton. Utilisez la flèche vers le bas pour sélectionner la fonction dans une liste. Vous pouvez cliquer sur Annuler à tout moment. 2. "Entrez une description du bouton en cours de mappage (ex. Bouton vert)." Entrez une description personnalisée claire et facile à identifier. 3. "Sur le périphérique USB, cliquez sur le bouton en cours de mappage (ex. Cliquez sur le bouton vert)." Cliquez sur le champ "Mappage de bouton", puis sur le bouton à assigner. Par exemple, vous pouvez configurer le "bouton vert" pour qu'il réponde à un appel entrant. Si votre périphérique est compatible HID, vous pouvez cliquer sur Ajouter pour faire apparaître le mappage dans le tableau. Si vous n'êtes pas satisfait d'un mappage, vous pouvez le sélectionner et cliquer sur Supprimer pour le supprimer et libérer le bouton de périphérique. Cliquez sur OK lorsque vous êtes satisfait du mappage. 4.4 Raccourcis clavier Ce menu vous permet de sélectionner si vous voulez utiliser des combinaisons de raccourcis clavier pour certaines actions et de modifier ces combinaisons, le cas échéant. Lorsque vous cochez la case Activer les touches de raccourci, le tableau de touches de raccourci s'affiche. Cochez les cases pour activer le raccourci. Vous pouvez également personnaliser les raccourcis à l'aide du bouton Modifier. Voici quelques exemples : Action Répondre à un appel Raccrocher Mettre le softphone au premier plan Activer/ désactiver le son Renuméroter Combinaison de touches CTRL+MAJ+ALT+A CTRL+MAJ+ALT+H CTRL+MAJ+ALT+F CTRL+MAJ+ALT+M CTRL+MAJ+ALT+R 4.5 Codecs vidéo Les codecs vidéo décrivent le format de compression des flux vidéo pour permettre leur transmission sur les réseaux. Certains codecs sont moins gourmands en bande passante que d'autres, mais la qualité vidéo qui en résulte peut être inférieure. Modifiez uniquement les paramètres de cet onglet si votre administrateur système vous conseille de le faire. Softphone Page 37

En activant un seul codec, tous les appels utiliseront ce format de compression. En activant plusieurs codecs, le Softphone choisit automatiquement le meilleur codec en fonction des capacités des applications tierces, de la bandepassante disponible et des conditions du réseau. Notez qu'il n'est pas possible de définir un codec vidéo "préféré", de même qu' n'en négocie aucun. 4.6 Qualité média Ces paramètres permettent de régler le fonctionnement vidéo et audio de Softphone. Onglet Qualité audio Qualité vidéo Description Vous pouvez sélectionner quelles commandes de volume sont utilisées par Microsoft Windows pour régler le volume. Vous pouvez également activer ou désactiver des options pour réduire les échos et les bruits de fond, ainsi qu'activer le contrôle automatique de gain. Vous pouvez activer l'option pour corriger une vidéo qui s'affiche à l'envers ainsi que des paramètres de résolution. Activez la case Désactiver la vidéo HD pour passer de la résolution de vidéo standard à une résolution élevée ou faible, voire à la vidéo plein écran HD. Notez toutefois que les résolutions élevées requièrent d'avantage de bande passante. 4.7 Automatisation des appels Ces réglages vous permettent de configurer la façon dont l'option Réponse automatique gère les appels entrants. Section Appels sur réponse automatique Automatisation des appels tiers Description Utilisez les paramètres de la zone Appels sur réponse automatique lorsque vous avez sélectionné réponse auto 15 dans le panneau d'appel Softphone. Vous pouvez sélectionner le délai qui s'écoule avant le déclenchement de la réponse automatique, ainsi que l'utilisation par défaut de l'audio et la de vidéo lors de la réponse à un appel. La fonction d'automatisation des appels tiers contrôle la manière dont le softphone gère les demandes de réponse automatique externes. Assurez-vous que cette option est définie sur Réponse automatique avec audio uniquement. Softphone Page 38