1 sur 6 21/02/2013 16:22 Gil Le Bris Modifier ce formulaire réponses Résumé Publier les données analytiques Etes-vous concerné par la réorganisation de la gestion financière? oui 39 80% non 10 20% Avez-vous d autres activités hors la gestion financière? oui 36 77% non 3 6% pas concerné 8 17% 2- Pensez-vous avoir suffisamment bien compris comment la nouvelle organisation de la gestion financière va fonctionner? oui 17 35% non 31 65% Pensez-vous avoir suffisamment bien compris pourquoi cette ré-organisation est nécessaire?
2 sur 6 21/02/2013 16:22 oui 20 42% non 28 58% Maîtrisez-vous mieux l outil S2i pour remplir votre mission? oui 27 56% non 11 23% pas concerné 10 21% Avez-vous eu suffisamment de formations pour l utilisation de l outil? (en quantité) oui 24 50% non 12 25% pas concerné 12 25% Avez-vous eu suffisamment de formations pour l utilisation de l outil? (en qualité) oui 10 21% non 28 58% pas concerné 10 21%
3 sur 6 21/02/2013 16:22 Disposez-vous suffisamment de supports d aide? oui 13 28% non 23 49% pas concerné 11 23% S2i vous permet-il de suivre correctement votre budget? oui 8 17% non 28 58% pas concerné 12 25% Pouvez-vous citer des exemples de dysfonctionnement? Nombreux problèmes logiciels avec notamment : TVA, compte client... cela rend la saisie S2i bien plus long que prévue. Le problème vient surtout d'un manque de communication clair de la part des services généraux. On l'a vu en fin fin d'année avec les prestations internes, la taxe d'apprentissage, les Charges à Payer (CAP), la clôture 2012 et le démarrage des recettes 2013. A quoi sert le blog S2i? Le délai de réponse du pôle S2i à nos questions est trop important. Un petit exemple : Sur S2I, pour le tableau "Analyse des dépenses détaillées", celui-ci reprend la référence (nombre de lettres limité) de la commande d'achat mais pas le libellé. Tout d'abord, il est important de préciser que pour les assistantes de formation, l'arrivée de S2I a été un changement radical de métier, sans la moindre concertation des agents concernés!! Nous sommes devenus des gestionnaires au même titre que les gestionnaires INRA...au détriment bien sur de nos activités liées à l'enseignement. Ensuite, l'outil S2I est très lourd mais je pense qu'il pourrait être efficace si les règles du jeu édictées par les SG ne changeaient pas sans arrêt!!! On nous apprend en formation à nous servir de l'outil et puis dans la réalité, il faut faire tout à fait autrement et la communication n'est pas toujours efficace! Perte de temps, d'argent etc...pour ma part je suis ravie d'être déchargée d'une partie de cette gestion grâce à cette réorganisation...reste à voir comment dans la réalité le recrutement de ces gestionnaires va se faire ( il faut que ce soit un vrai choix de l'agent...) ainsi que la connexion composante /gestionnaire se fera. J'aurais besoin de plus de clé de tri pour pouvoir suivre le budget selon les besoins du service.
4 sur 6 21/02/2013 16:22 Mettre régulièrement à jour les informations sur le blog - Pas de vue synthétique du budget en temps réel. (recettes sur un module, dépenses dans un autres module, synthèse dans un autre, avec accès long et compliqué pour chacun des modules) (surtout pour le personnel qui ne manipule pas l'outil tous les jours). - Mauvaise communication entre les composantes et les services financiers. Changement réguliers des procédures avec information à postériori, ou sans aucune information. - Nouvelles tâches à effectuer dans S2i sans concertation auprès des gestionnaires. Dates de formation imposées dans des délais très courts sans trop de possibilité de "rattrapage" si pas disponible à la date de formation. Délais d exécutions de certaines tâches imposés, avec l'outil qui ne fonctionne pas toujours (d où stress du personnel ). L'utilisation de S2I constitue un changement radical de compétences et une surcharge de travail très sensible, au détriment des missions initiales. L'arrivée de gestionnaires (réellement formés au métier) peut être une solution pour soulager le personnel dont la gestion n'est pas la principale mission. Par contre, ces postes doivent être attribués soit à de nouveaux personnels, soit à du personnel interne qui en fait la demande, et dont le poste est remplacé dans sa composante d'origine. L'information sur le traitement des CAP (Charges à payer) début 2013 a été inexistante. Il a fallu les passer en REJ le 15 février en catastrophe. Du coup, des factures de décembre 2012 que l'ont croyait liquidées ont été ordonnancées mi février. Le paiement sera fait début mars 2013, 3 mois après le service fait. Le paiement des bourses de stage 2012 aux étudiants a pris 6 mois. Pendant ce laps de temps, ces mêmes étudiants ont été relancés pour le paiement de leurs loyers à la cité. prestation interne, validation des titres de recettes externe, l'aperçu des états budgétaires après traitements de factures. les va et vient entre l'unité et le service facturier l'attention que l'on doit porter lors de la réalisation de cda, sur les fournisseurs, si il se trouve sur un marché ou pas. l'attention à porter sur les comptes articles et plan comptable. les rapprochements à effectuer sur les engagements et la récupération des sommes différentielles. etc beaucoup de travail pour une personne qui à déjà une autre fonction. logiciel trop lent, trop lourd, trop contraignant. Non paiement des enseignants en vacation. Traitement de l'information très longue des factures... - Besoins de suivis entre composantes et services généraux différents nécessitent de retravailler les documents transmis par ces services pour faire le lien avec ce qui est directement disponible sur SII. - Il manque les vacations pour vision complète et à jour édition de tableau impossible erreur dans les tableaux Liste des dépenses incomplètes et difficiles à exploiter et les montants peuvent être inexacts. Etats récapitulatifs ne respectant pas le niveau d'exécution budgétaire et donc seulement partiellement exploitables. Ce n'est pas l'outil qui en cause mais l'organisation du budget par les services financiers par comptes comptables. ( ce qui n'est pas le cas à l'inra) Pour suivre le budget par destination tel que nous le souhaitons, il faut utiliser des tableaux croisés dynamiques...sur Excel... Pourquoi déléguer aux composantes, la création de fournisseurs par exemple? Surcharge de travail considérable en 2012, avec ordres et contres ordres fréquents, ce qui montre que l'outil n'a pas été bien pensé pour s'adapter à nos besoins ( exemple Report d'engagement juridique...) Suivi des contrats, affectation des recettes - ergonomie défaillante - processus informatiques innombrables non automatisés - temps de réponse Impossible de
5 sur 6 21/02/2013 16:22 sortir des états de dépenses simples et clairs Impossible de sortir une liste des paiements Impossible d'imprimer une facture créée sur le module convention (bug pas encore réglé) Quelques lenteurs Manque d'information lors de problèmes sur les sites lointains Manque de formation efficace pour une utilisation "subtile" de l'outil (raccourcis divers) Par contre : +++ pour le suivi de la compta des sites lointains, plus besoin de déranger la compta sans arrêt pour avoir des infos sur les paiements des MOF, paiement des fres fournisseurs etc...tout est dans S2I quand on a compris où trouver les infos. cda soldées qui réapparaissent dans les états report de budget impossible pour les cda imputées mais non payées en 2012 (donc imputées sur le budget 2013!) logiciel lent Je ne suis pas concernée directement mis cela impacte tout le monde Pas de communication en général des services généraux - Pas de considération - Les agents utilisateurs sont traités avec mépris - La direction considère que nous sommes à la base u déficit et des problèmes - Pas de communication entre le SBA & le SFD - Pas(peu) de disponibilité des agents du SBA sans parler du mutisme total du secrétaire général. Organisation actuelle compliquée en raison des allers-retours entre la composante (DEVE) et le service facturier : factures réalisées > transmises au sce facturier > envoi aux clients. Cas des fournisseurs : envoient leur facture au sce facturier > fait le rapprochement (or c'est la DEVE qui est en mesure d'attester le service fait!!!). Cette organisation mériterait un audit puis envisager une organisation plus simple, plus efficace. Le SG doit mieux (et plus) communiquer avec les composantes. La situation actuelle en matière de retard de paiement des fournisseurs (concerne aussi le remboursement des frais de déplacement des agents) est incompréhensible et difficilement acceptable. Au delà du manque d'informations et de communication de la part du SG, ce n'est pas respectueux pour les personnes et leur investissement dans les formations. Au niveau de S2I, je déplore la lourdeur, la perte de temps, la complexité du système, et le côté peu intuitif. La formation des dépenses et recettes était correcte, par contre au niveau du budget prévisionnel et des DM1 et DM2 pas de formation et d'encadrement, uniquement des notes de service. En ce qui concerne les reports juridiques la formation était vraiment insuffisante, et vue les difficultés une personne présente en permanence aurait été indispensable. Je suis consternée de ce management non participatif et que ce mauvais choix d'outil se répercute à ce point sur les gestionnaires. Une gestionnaire démotivée et en colère!!!!!! Les dysfonctionnements sont liés plus précisément à très peu d'aide au niveau SupAgro ainsi qu'à la construction budgétaire dans S2I. Pensez-vous que cette réorganisation de la gestion financière va entraîner une dé-responsabilisation des agents concernés? oui 31 74% non 11 26%
6 sur 6 21/02/2013 16:22 Pensez-vous que la délocalisation des compétences soit négative pour la composante? oui 35 78% non 10 22% Nombre de réponses quotidiennes