L évolution des fonctions info-documentaires et archivistiques face à la dématérialisation

L évolution des fonctions info-documentaires et archivistiques face à la dématérialisation Ou quels sont les enjeux des fonctions? Quels sont les nouveaux besoins des utilisateurs? Quelles sont les conséquences sur les fonctions et les compétences à acquérir? Virginie Boillet, Responsable des études 24, rue de Milan 75009 Paris, France Tél. : + 33 (0) 1 44 53 45 00 fax. : + 33 (0) 1 44 53 45 01 Responsables des études, 19/04/07 1

www.archimag.com www.serda.com Serda lab métier d éditeur métier de consultant métier de formateur veille et édition Serda est éditeur du magazine Archimag, d une collection de guides pratiques et d un annuaire + de 30 000 lecteurs/an la maîtrise d un projet par étapes Ged, knowledge et records management, archivage électronique, intranet documentaire Assistance à maîtrise d'ouvrage > accompagnement au changement > diagnostic et étude stratégique > conseil > cartographie des connaissances > référentiel documentaire > cahier des charges > plan de communication cycles de formations dans notre centre de formation, sur mesure dans vos locaux ou encore à distance Apporter les méthodes efficaces de recherche, de gestion et de diffusion de l'information. En partenariat avec l'université d'angers Diplôme de 2ème cycle Certificat gestion de projet GED 19/04/07 2

du Groupe Serda La majorité des éléments qui vont vous être présentés dans cet exposé sont issus d une étude intitulée «Les nouveaux horizons de l infodoc: étude prospective sur l évolution des différentes fonctions de l information-documentation: documentaliste, archiviste, records manager, veilleur, bibliothécaire et knowledge manager», réalisée par Serda en 06. L objectif de cette étude était de donner des pistes d évolution à des professionnels de l infodoc, suite à une «crise» des fonctions en France, face à la révolution numérique, la dématérialisation et la propagation d Internet. Méthodologie de l étude «Les nouveaux horizons de l infodoc»: Cette étude a été menée pendant 6 mois, entre mars et septembre 06. 5 enquêtes ont été lancées en ligne auprès de 5 cibles : des professionnels de l information-documentationarchives, des utilisateurs (chercheurs, étudiants, journalistes + métiers en entreprise), des décideurs et des acteurs du domaine de l information. Près de 1 000 réponses ont été retenues. Par ailleurs, une dizaine d experts des différents domaines abordés ont été interrogés. Des professionnels témoignent de l évolution de leurs fonctions, tout au long de l étude. Une étude de 326 pages, 189 graphiques 19/04/07 3

Sommaire 1/ Les enjeux des fonctions liées à l information Les enjeux économiques Les enjeux socio-culturels Les enjeux juridiques La modernisation de l État 2/ L évolution des usages Liberté, Mobilité et Gain de temps: maîtres-mot de l utilisateur Des salles d archives physiques aux salles virtuelles 3/ Les conséquences de la dématérialisation sur les fonctions Convergence des fonctions Zoom sur la fonction d archiviste/records manager Nouvelle polyvalence des professionnels 19/04/07 4

Contexte Les enjeux économiques et socio-culturels Les enjeux économiques: La globalisation et la financiarisation de l économie implique la recherche de réduction des coûts dans tous les secteurs d activité, y compris le secteur public. La dématérialisation est souvent vu comme un moyen de gagner en efficacité, et donc de réduire les coûts. Les enjeux socio-culturels: Avec la généralisation de l accès au baccalauréat, l augmentation de la durée des études et l accès à tous les médias, le niveau d éducation a augmenté. Le taux d équipement informatique des ménages et l accès à Internet se sont généralisés ces dernières années. Les jeunes de moins de ans sont nés dans l ère du numérique. Leurs besoins seront radicalement différents de ceux de leurs parents. La mobilité est devenue un enjeu fondamental qui influe sur les nouveaux services à offrir : avec l ordinateur portable, le téléphone mobile, Internet wifi et le PDA, les possibilités de mobilité sont grandes. Le marketing mobile (envoi de promotions par SMS ou MMS) se développe. En outre, le nombre de télétravailleurs est en hausse de 11% par an en Europe. Cette nouvelle mobilité implique que les citoyens souhaitent avoir accès aux informations de n importe où et à n importe quel moment. 19/04/07 5

Contexte Les enjeux juridiques Une loi renforce la confiance dans le document électronique: La loi du 13 mars 00, modifiant le code civil, établit l équivalence des preuves entre l écrit sous forme électronique et l écrit traditionnel. Le support de conservation peut être différent du support papier dans la mesure où ce support correspond aux critères de fidélité et de durée. L article 1316-1 du Code civil indique les conditions que doivent remplir les documents sur support électronique pour être admis pour preuve et, notamment, la nécessité de l utilisation d un procédé de signature électronique. Partout dans le monde, des réglementations visent à imposer la conservation des données et documents qui prouvent la validité des transactions commerciales, financières ou autres. La loi américaine Sarbane-Oxley (juillet 02), qui concerne toutes les entreprises cotées, américaines ou non, fournit un cadre juridique et des standards de gestion de données financières et comptables. La section 404 (Management Assessment of Internal Controls) requiert en particulier la mise en œuvre de mécanismes d archivage et le déploiement d une base documentaire solide concernant l historique financier. Au niveau européen et mondial, les nouvelles normes comptables IAS et la réglementation Bâle II imposent également de pouvoir apporter la preuve de toute transaction. La directive européenne AML (Anti-money laundering) (Loi sur le blanchiment d argent) impose la détection par les banques des transactions frauduleuses. Pour ce faire, elles doivent s appuyer sur une connaissance client forte. En France, la Loi sur la Sécurité Financière (LSF), en vigueur depuis 04, impose de pouvoir apporter la preuve de toute opération ayant un impact sur les comptes d'une société. 19/04/07 6

Contexte La modernisation de l État en France Créée en janvier 06, la Direction générale de la modernisation de l'état (DGME) est en charge du développement de l'administration électronique. Elle est rattachée au Ministère du budget et de la réforme de l État, l objectif étant de réduire les coûts de l État. Elle travaille sur la dématérialisation des procédures administratives. En matière d administration électronique, la France a intégré, en 06, le top 5 européen des pays les plus avancés. (Source : rapport annuel sur les services publics en ligne en Europe réalisé par Capgemini et rendu public le 29 juin 06 par la Commission européenne) L administration française propose désormais, aux particuliers et aux professionnels, un portail unique administration24h24.gouv.fr, pour effectuer toutes leurs démarches administratives. Le Top 3 des démarches les plus fréquemment effectuées fait apparaître à ce jour la demande d acte de naissance en ligne, le changement d adresse en ligne (30% des Français qui déménagent) et le service de télécarte grise. Par ailleurs, 5,7 millions de Français ont opté pour la déclaration d impôts en ligne en 06. 30% ont payé leurs impôts en ligne. (Données 06) L objectif pour 08 est que toutes les démarches administratives puissent être effectuées en ligne. Le lancement du portail des démarches en ligne constitue une première étape vers la mise en place du projet mon.service-public.fr en 08 : un compte administratif personnalisé et sécurisé pour chaque usager. En 07, une plate-forme d archivage numérique pour tous les services de l État est expérimentée. Nécessité de continuer un référentiel général d'interopérabilité (RGI) qui va obliger les administrations françaises à utiliser et accepter différents formats standards pour leurs échanges de documents et pour l archivage. 19/04/07 7

Conclusion sur les enjeux Le contexte à la fois socio-économique, culturel, juridique et administratif est très favorable au développement de la dématérialisation et de l archivage des documents. En raison des nombreuses législations à respecter et des éventuelles preuves à fournir, le volume des documents à conserver de façon pérenne et sûre, en cas de contrôle et d audit, est de plus en plus important et demande la mise en place d un records management. D où un approfondissement de l historisation, de l archivage et un besoin de records manager. 19/04/07 8

Sommaire 1/ Les enjeux des fonctions liées à l information Les enjeux économiques Les enjeux socio-culturels Les enjeux juridiques La modernisation de l État 2/ L évolution des usages Liberté, Mobilité et Gain de temps : maîtres-mot de l utilisateur Des salles d archives physiques aux salles virtuelles 3/ Les conséquences de la dématérialisation sur les fonctions Convergence des fonctions Zoom sur la fonction d archiviste/records manager Nouvelle polyvalence des professionnels 19/04/07 9

Attentes générales Le temps venu de la maturité des usages Crise de l intermédiation infodocumentaire: L ère du numérique et l arrivée d Internet ont bouleversé la profession info-documentaire. On est passé d une société où l information était rare et difficile à obtenir (avant Internet) à une société de l information, où l information est surabondante et accessible à tout le monde grâce à Internet. Les utilisateurs ont l impression de ne plus avoir besoin d intermédiaire pour accéder à l information. Selon notre étude, un tiers ne sollicite jamais d aide auprès d un professionnel de l information. Pourtant, toujours selon notre étude, 71% disent prendre beaucoup de temps avant de trouver la bonne information. Le support électronique est préféré au support papier: Selon notre enquête, 78% des utilisateurs (étudiants, chercheurs, journalistes ) préfèrent un support électronique (lien Internet, PDF ) contre 22%, un support papier. Néanmoins, dans la pratique, le document papier reste encore bien ancré dans les usages : parmi les supports d information fournis aux utilisateurs, 76,5% reçoivent un lien Internet, 73% un document ou ouvrage sous format papier. Internet supplante donc de peu le document papier. Besoin d accès distant: Si les utilisateurs préfèrent le support électronique, ils veulent pouvoir y accéder à distance en ligne. Différentes études montrent que l accès à des ressources électroniques (bases de données ) en bibliothèques a très peu de succès. On retrouve ici le principe de mobilité qui a entraîné de nouveaux besoins : pouvoir accéder à l information de n importe où et n importe quand. 19/04/07 10

Attentes dans les archives De la fréquentation des salles d archives physiques aux salles virtuelles En France, la fréquentation des centres d archives départementales a quadruplé en trente ans, passant de 43 000 lecteurs en 1969 à 197 000 en 1999. De nouveaux types de chercheurs sont apparus dans les années 1970 et à partir des années 1980 ainsi que les généalogistes. Selon une enquête menée auprès des usagers des archives nationales, une grande majorité (87 %) des lecteurs des Archives nationales utilisent un ordinateur, chez eux (80 %) ou à l extérieur. Les étudiants sont quasiment tous utilisateurs d un ordinateur de même que les chercheurs, mais aussi la plupart des enseignants (respectivement 97 %, 96 % et 91 %). La possibilité de fréquenter le soir les centres est une attente fréquemment exprimée par les lecteurs: s il était possible de consulter des documents en nocturne, n importe quel jour, en les réservant à l avance, plus de la moitié (52 %) répondent qu ils mettraient à profit «certainement» (27 %) et «probablement» (25 %) cet allongement des horaires. 19/04/07 11

Attentes De la fréquentation des salles d archives physiques aux salles virtuelles Les salles virtuelles (online) d accès aux archives seraient une réponse adaptée à ce besoin de consultation, en-dehors des heures normales de bureau. Développement des salles virtuelles dans 30% des départements français: Dans certains centres d archives départementales ou communales, les archives ont été numérisées et leur mise en ligne facilite les recherches. 23 départements français (30%) ont numérisé et mis en ligne leurs archives. L accès est gratuit la plupart du temps (sauf en Savoie). Exemple : Archives départementales de Savoie où la fréquentation du site Internet est passée de quelque milliers à 30 000 visites par mois, depuis la mise en place de l accès en ligne, pourtant payant, des archives. Conclusion: Les maîtres mots de l utilisateur sont liberté, mobilité et gain de temps maximale. A tout moment et de n importe quel lieu, il veut pouvoir accéder à n importe quel document, sans contrainte. Les ressources électroniques accessibles en ligne répondent bien aux besoins des utilisateurs. 19/04/07 12

Sommaire 1/ Les enjeux des fonctions liées à l information Les enjeux économiques Les enjeux socio-culturels Les enjeux juridiques La modernisation de l État 2/ L évolution des usages Liberté, Mobilité et Gain de temps: maîtres-mot de l utilisateur Des salles d archives physiques aux salles virtuelles 3/ Les conséquences de la dématérialisation sur les fonctions Convergence des fonctions Zoom sur la fonction d archiviste/records manager Nouvelle polyvalence des professionnels 19/04/07 13

Fonctions Les conséquences de la dématérialisation sur les fonctions Les usages évoluent progressivement vers le tout électronique, ce qui implique que le centre de documentation physique, mais aussi le centre d archives physique a de moins en moins de sens aujourd hui. La fonction doit aujourd hui être transversale, intégrée au département «cœur de métier» de l organisation ou rattaché directement à la direction générale. La transversalité permet la médiation directe avec les opérationnels de l entreprise et une meilleure réponse aux besoins. Avec la dématérialisation, les différentes fonctions infodocumentaires (documentalistes, bibliothécaires, knowledge manager, records manager ) ont tendance à converger en France. En amont, au moment de la création du produit électronique, les bibliothécaires comme les records managers vont mettre des métadonnées à l aide de la norme XML. En aval, les professionnels, qu ils soient documentalistes, bibliothécaires ou records managers vont avoir un rôle de formation et d aide aux utilisateurs. Dans beaucoup de petites structures, publiques comme privées, on trouve des professionnels de l infodoc, qui gèrent à la fois l information interne, la documentation externe et les archives. D où un besoin de polyvalence dans la pratique des multiples fonctions de l infodoc. Les professionnels doivent impérativement non seulement avoir des compétences technologiques (pré-requis), mais aussi savoir gérer un service (établir des tableaux de bord, négociation des achats, gestion de budget ), dans le contexte de rationalisation des coûts. 19/04/07 14

Fonctions Les conséquences de la dématérialisation sur les fonctions en général La reconnaissance: La dématérialisation permet une diffusion de l information à distance. Les professionnels de l information accueillent de moins en moins leurs utilisateurs. Cela entraîne une perte de visibilité de la fonction et un manque de reconnaissance. Il est donc indispensable que la diffusion se fasse par une autre voie : la voie électronique surtout en ligne et qu une communication sur les services soit faite. La recherche est maintenant directe: l utilisateur final recherche de plus en plus l information lui-même, sauf lorsque l information recherchée est très précise, difficile à obtenir et qui n est pas sur Internet ou l Intranet. Le professionnel de l infodoc doit aujourd hui former les utilisateurs à la recherche, rendre l utilisateur autonome. La conduite du changement et la rédaction de cahiers des charges sont deux activités en augmentation. La conduite de changement est aujourd hui un concept-clé de l entreprise. Tout changement (fusion, mise en place d un nouveau logiciel, nouvelle stratégie ) doit être accompagné d un projet de conduite du changement afin que les salariés s approprient la nouveauté. La fonction de chef de projet devient une fonction incontournable. Plus de la moitié des professionnels interrogés gèrent des projets et y trouvent une reconnaissance de leurs fonctions. Alimentation des Internet et Intranet: Activité en augmentation, la diffusion se fait via les sites Internet et Intranet et c est ce qui va conférer davantage de visibilité au professionnel de l information. Ces modifications nécessitent un accompagnement important et des formations. 19/04/07 15

Records manager Zoom sur la fonction d archiviste/records manager Définition: Le records management : gestion des archives courantes et intermédiaires ou la «gestion du risque appliquée au document». Un des objectifs du records manager est d éviter à la structure différents risques et notamment les risques financiers. Le records manager doit être rattaché à la direction générale car la légitimité de la fonction passe par les personnes-clés de l entreprise. Deux normes ont favorisé l apparition du records management en France: la norme internationale iso 15489 de novembre 01 et la norme française NF 42-013, relative à l archivage électronique. Avec le développement de la production de documents électroniques, le métier d archiviste doit être reconsidéré dans l espace et le temps et par rapport aux enjeux du monde d aujourd hui: augmentation de la concurrence, rationalisation des coûts (donc augmentation de la productivité) L archiviste/ records manager gère les documents dès leur production. La dimension historique est moins présente dans le travail du records manager. Il travaille en amont de la chaîne de production. L archiviste/records manager permet à l organisation de mieux gérer son information interne et d être plus productive, à condition que ce soit transparent pour l utilisateur. Élément - clé de l organisation, l archiviste/ records manager connaît toutes les activités de l entreprise. Il est ainsi bien intégré à l entreprise parce qu il intervient dans la chaîne de production du document. L archiviste/ records manager a une fonction très transversale, proche de tous les métiers de l entreprise. 19/04/07 16

Records manager Zoom sur la fonction d archiviste/ records manager Les qualités d un bon records manager, selon Catherine Dhérent, Records Manager à la Bibliothèque Nationale de France (BNF) Être à l écoute pour être le mieux informé, savoir poser des questions. Être communicatif: Le records manager ne doit pas être dans son bureau, il doit toujours être sur le terrain et participer à un grand nombre de réunions. Il doit répondre à toutes les demandes immédiatement. La réactivité est primordiale. Avoir beaucoup de curiosité. Se doter d une bonne culture d entreprise (comprendre les différentes fonctions de l entreprise). Avoir un esprit d équipe : Le records manager travaille en permanence avec les services informatiques afin qu il y ait un seul discours. Il faut avoir un goût pour les TIC, comprendre la logique des informaticiens, avoir le feeling avec eux pour négocier les développements informatiques. Les compétences attendues du professionnel polyvalent dans les fonctions info-documentaires: Spécialisation dans le domaine d activité de l organisation (juridique, bancaire, administratif, scientifique, etc.) Gestion de projet Gestion des connaissances Gestion des documents internes Veille Gestion de l information externe Conservation des documents 19/04/07 17

Externalisation L externalisation, perspectives d avenir «L externalisation ne saurait être assimilée à une simple sous-traitance, mais apporte une valeur ajoutée de moyens et de management». («La lettre des archivistes», mars-avril 06) Gestion des abonnements 43,5% Prestations en numérisation Prestations de conservation de fonds d'archives Archives (traitement de fonds d'archives, réalisation d'inventaires...) Autre Réalisation de sites Internet/Intranet Documentation (alimentation d'une base de ressources, indexation de documents Veille et recherche d'informations (sélection de sources d'informations, éd ti Réalisation de produits documentaires Assistance à maîtrise d'ouvrage Gestion de projet 3,7% 22,0%,4% 18,8% 16,2% 15,2% 14,1% 11,0% 11,0% 10,5% Graphique : Les prestations externalisées Interrogés : 648 / Répondants : 191 / Réponses : 361 (Question à choix multiple) Pourcentages calculés sur la base des répondants Source : IDP - Archimag Rédaction/Mise à jour de contenus 2,6% Comme le montre le schéma, ce sont plutôt les fonctions de base ou qui demandent beaucoup de main d œuvre qui sont externalisées. Mais, de plus en plus, on fait appel à l externalisation pour obtenir des compétences dont on ne dispose pas en interne (Assistance à maîtrise d ouvrage en augmentation). Selon notre étude, près de 35% des services information-archives externalisent certains travaux. Plus du quart a l intention d externaliser. Le manque de temps et le manque d effectifs sont les deux premières raisons pour externaliser. 47% des entreprises privées externalisent contre seulement 28% des organisations publiques. 19/04/07 18

Annexe Bibliographie sommaire Guides pratiques: Mettre en place le records management dans son organisation, 03, ed. IDP Archimag La gestion de contenu, 108 pages 5ème édition, oct. 06 ed. IDP Archimag Les publications électroniques, 50 pages 3ème édition,: avril 06 ed. IDP Archimag Records management et archivage, 96 pages 2ème édition, sept. 05 ed. IDP Archimag l'annuaire IN NOW 06-07 115 pages - 10ème édition, janvier 06 ed. IDP Archimag Études: Les nouveaux horizons de l infodoc: étude prospective sur l évolution des différentes fonctions de l information-documentation : documentaliste, archiviste, bibliothécaire, veilleur, knowledge manager, records manager 326 pages 06 Groupe Serda-Archimag. www.archimag.com La gestion électronique de documents et la gestion de contenu en France: le marché et les tendances, Groupe Serda-Archimag a réalisé cette étude, en partenariat avec l APROGED (Association des Professionnels de la gestion électronique de documents) Rapports: Rapport sur les attentes des publics en archives nationales (Ministère de la Culture) Rapport sur les attentes des publics en archives départementales (Ministère de la culture) 19/04/07 19

Votre interlocuteur Virginie BOILLET Serda Lab, GROUPE SERDA 33 1 44 53 45 00 19/04/07