Témoignage PMI de 20 personnes Pour tout responsable de PME, choisir un logiciel reste une opération délicate, que ce soit par le nombre de paramètres influençant la prise de décision, ou par l investissement (humain et financier) que cela représente. Le choix d un logiciel repose souvent sur des critères peu objectifs tels que ceux présentés lors d une foire commerciale ou d un salon informatique. Conscient des difficultés rencontrées par les PME pour mener cet type de démarche, notre consultant a mis en place une méthode d acquisition de solution logiciel. Cette méthode, éprouvée auprès d entreprises de taille moyenne, s est avérée être trop lourde pour des PME de plus petite importance. Pour ne pas exclure ces entreprises, une prestation de choix de logiciel plus légère et mieux adaptée a été mise en place. Cette prestation responsabilise d avantage les chefs de PME, ce qui permet de limiter l intervention du consultant à l essentiel : le transfert de la méthode vers l entreprise et l accompagnement de celle-ci dans des phases plus sensibles de la prestation tels que les spécifications des besoins, etc. Cette démarche a été menée avec succès par notre consultant auprès de la société Tubag Mixolith à Contern (Luxembourg). Cette entreprise industrielle occupe une vingtaine de travailleurs et produit des ciments et des enduits de façade. Dans ce cadre, l accompagnement du consultant en alliant valeur ajoutée et méthode a permis au dirigeant de choisir son logiciel de façon efficiente tout en minimisant les risques. 1
Témoignage PME de 70 personnes Nous tenons à remercier Monsieur Gilles Reinert, Gérant associé de la Société Electro-Security qui a accepté de communiquer tous les éléments relatifs à ce projet, ainsi que Monsieur Etienne Namura, Directeur d Actif, Editeur de l ERP «métier» qui a été choisi. 2
Présentation de la mission Il s agit d une prestation de conseil et d assistance à la maîtrise d ouvrage : débutée en janvier 2001 et terminée en février 2002, Pour le choix d un nouveau système d information, Concernant une PME de 70 personnes spécialisée en installations, services et dépannages de matériels de sécurité. Ce projet a aboutit : à intégrer avec succès, dans les délais prévus (4 mois environ), une nouvelle comptabilité, avec un ERP très «métier» qui couvre, en standard, plus de 80 % des besoins fonctionnels exprimés en conformité avec l évolution stratégique de l entreprise. 3
Démarche de choix Votre partenaire en conseil et formation Pour choisir objectivement son futur système de gestion intégrée, la société a décidé de suivre, avec l'aide d'un consultant en systèmes d'information,. une démarche rigoureuse reposant sur des critères de sélection précis. Ces critères, liés aux particularismes de ses activités, ont reflété fidèlement les axes de progrès issus de la vision stratégique du dirigeant et les actions d améliorations exprimées par les groupes de travail. Ils ont été clairement et exhaustivement définis puis évalués par les groupes de travail représentatifs de toutes les fonctions, avant d'analyser le marché afin de : 1. Restreindre l'éventail des possibilités offertes pour ne pas se disperser, mais pour aller à l'essentiel et pour concentrer les efforts d'analyses sur les solutions entrant véritablement dans le champ défini, 2. Ne pas se laisser influencer par les premiers contacts avec les fournisseurs qui tentent parfois de polariser le choix en leur faveur. Le but de la démarche a été d'obtenir des RATIOS comparatifs et objectifs, pour chaque réponse : PERFORMANCE GLOBALE / COUT TOTAL DE LA SOLUTION 4
Une Démarche participative impliquant tous les acteurs concernés a été menée en 7 Étapes MISE EN OEUVRE 15/02/2002 ADAPTATION CHOIX FINAL DU FOURNISSEUR 10/10/2001 APPEL D OFFRES EXPLORATION DU MARCHE SPECIFICATION DES BESOINS LANCEMENT DU PROJET 15/01/2001 5
Les Facteurs clés du succès Votre partenaire en conseil et formation Implication et soutien de la direction tout au long du projet, Volonté claire de changement et d aboutir au meilleur choix dans les délais, Personnel concerné motivé, impliqué et assez disponible, Confiance envers le consultant neutre, objectif et alliant expérience vécue du «métier», écoute, disponibilité, implication et compétences techniques. 6