Mutuelle AKWABA AUDIT DES COMPTES 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA

Mutuelle AKWABA AUDIT DES COMPTES 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA RAPPORT DEFINITIF AMOUSSOU Kossi Avenue de la Chance, 244 BKK 01 BP : 4252 LOME 01 E-Mail: richamous@hotmail.com; acr.consulting@hotmail.fr Lomé, Mai 2013 Tel : 22 25 06 04 / 90 04 76 18 Lomé 1

AMOUSSOU Kossi Expert-conseil en microfinance Consultant international Comptable agréé Inscrit à l ONECCA-Togo Tél : 90 04 76 18 Email : richamous@hotmail.com Lomé, le 30 mai 2013 A Monsieur le Directeur de la MUTUELLE AKWABA Lomé Objet : Rapport définitif d audit des comptes 2012 de la Mutuelle AKWABA Monsieur le Directeur, Nous vous transmettons par la présente, le rapport définitif relatif à l audit des comptes de la Mutuelle AKWABA, pour le compte de l exercice 2012. Nous tenons à remercier l ensemble du personnel de la Mutuelle AKWABA pour sa sollicitude et sa disponibilité à notre endroit durant toute la mission. Nous vous souhaitons bonne réception de ce rapport et vous prions de croire, Monsieur le Directeur, en l assurance de notre considération distinguée. K. AMOUSSOU Comptable Agréé 2

Sommaire 1 ère Partie : LETTRE D OPINION DES ETATS FINANCIERS 5 2 ème Partie : RAPPORT DETAILLE 29 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS 30 SECTION 1 : COORDINATION ET AGENCE PRINCIPALE 31 I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE 31 II. L ANALYSE DES COMPTES 38 III. EXAMEN DU PORTEFEUILLE 41 IV. GESTION DE LA TONTINE 43 SECTION 2 : AGENCE D AGOE 45 I. CONTROLE INTERNE 45 II. ANALYSE DES COMPTES 46 III. GESTION DU PORTEFEUILLE 47 SECTION 3 : AGENCE ADETICOPE 48 I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE 48 II. ANALYSE DES COMPTES 48 III. GESTION DU PORTEFEUILLE 49 SECTION 4 : AGENCE DE TABLIGBO 51 I. CONTROLE INTERNE 51 II. ANALYSE DES COMPTES 51 III. GESTION DU PORTEFEUILLE 52 3 ème Partie : ANNEXES 54 3

Liste des tableaux Tableau 1 : SITUATION PATRIMONIALE COMPILEE AU 31/12/ 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA 8 Tableau 2 : COMPTE DE RESULTAT COMPILEE DE LA MUTUELLE AKWABA AU 31/12/2013 13 Tableau 3 : Exemples d écarts de réalisations en 2012 34 Tableau 4 : Anomalies recensées en passant de la version 3 au 4 de Microfina 42 Tableau 6 : Comparaison entre effectif et le portefeuille 56 Tableau 7 : examen du suivi des recommandations 56 Tableau 8 : Evolution du PAR sur les quatre trimestres 2012 58 Tableau 9 : Quelques cas de consolidation et rééchelonnement 60 Tableau 10 : Aperçu sur le fonctionnement des épargnes nanties au 31/12/12 61 Tableau 11: Quelques cas de la qualité des garanties 61 Tableau 12 : Analyse des dossiers des 10 gros débiteurs 62 Tableau 13 : Analyse des remboursements des 10 gros débiteurs 63 Tableau 14 : Analyse des dossiers de crédit aux employés 64 Tableau 15 : Analyse des remboursements des employés 65 Tableau 16 : Analyse des dossiers de crédit aux élus 66 Tableau 17 : Analyse des remboursements des élus 67 Tableau 18: Analyse des dossiers de crédit aux élus Personnes liées 68 Tableau 19 : Analyse des remboursements des personnes liées 69 Tableau 20 : Analyse des dossiers de crédit aux autres membres (échantillon) 70 Tableau 21 : Analyse des remboursements aux autres membres (échantillon) 76 4

1 ère Partie : LETTRE D OPINION DES ETATS FINANCIERS 5

AMOUSSOU Kossi Expert-conseil en microfinance Consultant international Comptable agréé Inscrit à l ONECCA-Togo Tél : 90 04 76 18 Email : richamous@hotmail.com Audit des comptes 2012 de la MUTUELLE AKWABA Lomé, le 22 Avril 2013 Aux membres du Conseil d Administration de la Mutuelle AKWABA TSEVIE 1.1. LETTRE D OPINION DES COMPTES DE LA MUTUELLE AKWABA POUR LA PERIODE DU 1 ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2012 Messieurs, Conformément à la mission qui nous a été confiée, nous avons audité les comptes de la MUTUELLE AKWABA pour l exercice allant du 1 er Janvier au 31 Décembre 2012. La direction de la structure est responsable des états financiers. Notre responsabilité est d exprimer une opinion sur ces états, sur la base de notre audit. Nous avons conduit notre audit conformément aux normes internationales d audit et suivant les dispositions généralement admises en la matière. Ces normes exigent que nous planifiions et conduisions l audit de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers de la structure ne contiennent pas d anomalies significatives. L audit comprend l examen sur une base de sondage des éléments principaux qui justifient les montants et les informations contenues dans les états financiers. Il comprend également une appréciation des principes comptables utilisés et une évaluation des estimations significatives faites par la structure, ainsi qu une appréciation générale de la présentation des différents états et rapports. Les résultats de nos différentes analyses constituent une base raisonnable pour notre opinion. A notre avis, les états financiers ci-après annexés et exprimés en FCFA présentent de façon sincère la situation patrimoniale de la MUTUELLE AKWABA au 31 décembre 2012 ainsi que son compte de résultat pour l exercice clos à cette date, conformément aux principes comptables généralement admis. K. AMOUSSOU Comptable agréé 6

1.2. États Financiers de la MUTUELLE AKWABA (Période du 1er janvier au 31 décembre 2012) Les états financiers comprennent : - l état de situation patrimoniale; - l'état de formation du résultat; 7

Tableau 1 : SITUATION PATRIMONIALE COMPILEE AU 31/12/ 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA Code poste A01 ANNEXE 2.2 ACTIF OPERATIONS DE TRESORERIE ET AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES BRUT AMT/PRO V BILAN VERSION DEVELOPPEE DIMF 2000 Etat: TOGO Etablissement: MUTUELLE AKWABA (en Francs CFA) Date d'arrêté:2012/12/31 F: 1 / NT: 2 P:A N.S. : 128 M: 1 NET NET (N-1) Code poste 62 064 745 0 62 064 745 74 004 433 F01 PASSIF NET NET (N-1) OPERATIONS DE TRESORERIE ET AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES 3 880 048 48 248 496 A10 Valeur en caisse 27 757 975 0 27 757 975 27 618 410 F1A Comptes ordinaires créditeurs 0 0 A11 Billets et monnaies 27 757 975 0 27 757 975 27 618 410 F2A Autres comptes de dépôts créditeurs 0 0 F2B Dépôts à termes reçus 0 0 F2C Dépôts de garantie reçus 0 0 F2D Autres dépôts reçus 0 0 F3A Comptes d'emprunts 3 880 048 48 248 496 A12 Comptes ordinaires débiteurs 19 306 770 0 19 306 770 31 386 023 F3E Emprunts à moins d'un an 0 0 A2A Autres comptes dépôts débiteurs 15 000 000 0 15 000 000 15 000 000 F3F Emprunts à terme 3 880 048 48 248 496 F50 Autres sommes dues aux inst fin 0 0 A2H Dépôt à terme constitués 15 000 000 0 15 000 000 10 000 000 F55 Ressources affectées 0 0 A2I Dépôts de garantie constitués 0 0 0 0 F60 Dettes rattachées 0 0 A2J Autres dépôts constitués 0 0 0 5 000 000 A3A Comptes de prêts 0 0 0 0 A3B Prêts à moins d'un an 0 0 0 0

A3C Prêts à terme 0 0 0 0 A60 Créances rattachées 0 0 0 0 A70 Prêts en souffrances 0 0 0 0 Prêts immobilisés A71 Prêts en souffrances de 6 mois au plus 0 0 0 0 A72 Prêts en souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus 0 0 0 0 A73 Prêts en souffrances de plus de 12 mois à 24 mois au plus 0 0 0 0 B01 OPERATIONS AVEC LES MEMBRES, BENEFICIAIRES OU CLIENTS 636 495 441 28 721 124 607 774 317 492 501 620 G01 OPERATIONS AVEC LES MEMBRES, BENEFICIAIRES OU CLIENTS 665 170 448 559 354 513 B2D Crédits à court terme 339 539 431 0 339 539 431 250 913 878 G10 Comptes ordinaires créditeurs 397 982 385 342 918 750 B2N comptes ordinaires 0 0 0 0 G15 Dépôts à terme reçus 27 057 000 29 447 500 G2A Cptes d'épargnes à rég spécial 0 0 B30 Crédits à moyen terme 188 546 154 0 188 546 154 197 765 842 G30 Autres dépôts de garantie reçus 238 961 135 185 096 300 B40 Crédits à long terme 28 002 911 0 28 002 911 17 050 344 G35 Autres dépôts reçus 0 0 G60 Emprunts 0 0 G70 Autres sommes dues 0 0 B65 Créances rattachées 0 0 0 0 G90 Dettes rattachées 1 169 928 1 891 963 B70 Crédits en souffrance 59 121 129 28 721 124 30 400 005 17 434 607 BIM Crédits immobilisés 21 285 816 0 21 285 816 9 336 949 B71 Crédits en souffrance de 6 mois au plus 17 104 018 4 276 639 12 827 379 8 768 086 B72 Crédits en souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus 18 645 225 8 620 258 10 024 967 4 679 936 B73 Crédits en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au plus 23 371 886 15 824 227 7 547 659 3 986 585 C01 OPERATIONS SUR TITRES ET OPERATIONS SUR TITRES ET 26 610 817 0 26 610 817 59 233 893 H01 OPERATIONS DIVERSES OPERATIONS DIVERSES 7 718 639 3 245 817 H10 Versements restant à effectuer 0 0 9

C10 Titres de placement 0 0 0 0 H40 Créditeurs divers 3 140 249 633 131 C30 Comptes de stocks 2 941 769 0 2 941 769 2 306 416 H6A Comptes d'ordre et divers 4 578 390 2 612 686 C31 Stocks de meubles 0 0 0 0 H6B Comptes de liaison 0 0 C32 Stocks de marchandises 0 0 0 0 H6C Comptes de différences de conversion 0 0 C33 stocks de fournitures 2 941 769 0 2 941 769 2 306 416 H6G Comptes de régul - passif 3 437 932 1 938 540 C34 Autres stocks et assimilés 0 0 0 0 C40 Débiteurs divers 9 528 490 0 9 528 490 47 158 842 H6P Comptes d'attente - passif 1 140 458 674 146 C55 Créances rattachées 0 0 0 0 C56 Créances rattachées 0 0 0 57 322 C59 Créances rattachées 0 0 0 0 C6A Comptes d'ordre et divers 14 140 558 0 14 140 558 9 711 313 C6B Comptes de liaison 0 0 0 0 C6C Comptes de différence de conversion 0 0 0 0 C6G Comptes de régularisation actif 7 513 771 0 7 513 771 6 062 132 C6Q Comptes transitoires 5 286 475 0 5 286 475 590 000 C6R Comptes d'attente - actif 1 340 312 0 1 340 312 3 059 181 VERSEMENTS RESTANT A D01 VALEURS IMMOBILISEES 113 420 149 37 065 495 76 354 654 74 715 611 K01 EFFECTUER SUR 0 0 IMMOBILISATIONS FINANCIERES D1A Immobilisations financières 0 0 0 0 K20 Titres de participation 0 0 D1E Titres de participation 0 0 0 0 D1L Titres d'nvestissement 0 0 0 0 L01 PROVISIONS FONDS PROPRES ET ASSIMILES 85 376 224 89 606 731 D10 Prêts et titres subordonnés 0 0 0 0 L10 Subventions d'investissement 0 0 D1S Dépôts et cautionnements 1 330 000 0 1 330 000 1 330 000 D23 Immobilisations en cours 21 298 990 0 21 298 990 21 748 990 L20 Fonds affectés 0 0 L21 Fonds de garantie 0 0 D24 Incorporelles 0 0 0 0 L22 Fonds d'assurance 0 0 10

D25 Corporelles 21 298 990 0 21 298 990 21 748 990 L23 Fonds de bonification 0 0 D30 Immobilisations d'exploitation 83 535 981 37 065 495 46 470 486 48 885 490 L24 Fonds de sécurité 0 0 D31 Incorporelles 7 184 516 4 599 238 2 585 278 7 653 344 L25 Autres fonds affectées 0 0 L27 Fonds de crédit 0 0 D36 Corporelles 76 351 465 32 466 257 43 885 208 41 232 146 L30 Provisions pour Risques et Charges 2 008 502 1 420 950 D40 Immobilisations hors explotation 7 255 178 0 7 255 178 2 751 131 L31 Provisions pour charges de retraite 0 0 D41 Incorporelles 0 0 0 0 L32 Provision pour risque d'exécution des engagements 0 0 par signature D45 Corporelles 0 0 0 0 L33 Autres provisions pour risques et charges 2 008 502 1 420 950 L35 Provisions réglementées 6 511 763 20 654 425 Immobilistions acquises par réalisation de garantie D46 Incorporelles 0 0 0 0 L36 Provisions pour risques afférents aux opérations de 6 511 763 20 654 425 crédit à moyen et long termes L37 Provisions spéciale de réévaluation 0 0 D47 Corporelles 7 255 178 0 7 255 178 2 751 131 L41 Emprunts et titres émis subordonnés 0 0 D50 Crédit bail et opérations assimilées 0 0 0 0 L43 Dettes rattachées aux emprunts et titres émis 0 0 Subordonnées L45 Fonds pour risque fin généraux 0 0 D51 Crédit-bail 0 0 0 0 L50 Primes liées au capital 0 0 11

D52 L.O.A. 0 0 0 0 L55 Réserves 30 635 859 29 854 464 D53 Location-vente 0 0 0 0 L56 Réserve générale 5 466 204 5 309 926 L57 Réserves facultatives 9 881 419 9 646 998 D60 Créances rattachées 0 0 0 0 L58 Autres réserves 15 288 236 14 897 540 L59 Ecart de réévalution des immobilisations 0 0 L60 capital 46 160 100 36 895 500 L61 Capital appelé 46 160 100 36 895 500 L62 Capital non appelé 0 0 L65 Fonds de dotation 60 000 0 L70 Report à nouveau (+ ou -) 0-1 219 631 D70 Créances en souffrances 0 0 0 0 D71 Créances en souff de 6 mois au plus 0 0 0 0 D72 Créances en souff de 6 mois à 12 mois au plus 0 0 0 0 D73 Créances en souffrances de plus de 12 mois à 24 mois au plus 0 0 0 0 E01 ACTIONNAIRES, ASSOCIES OU MEMBRES 0 0 0 0 E02 Actionnaires, associés ou membres, capital non appelé 0 0 0 0 E03 Actionnaires, associés ou membres, capital appelé non versé 0 0 0 0 E05 EXCEDENT DES CHARGES SUR LES Excédent des produits sur les 0 0 0 0 L75 PRODUITS charges 10 659 174 0 L80 Résultat de l'exercice (+ ou -) 0 2 001 023 L81 Excédent ou déficit en instance d'approbation 0 2 001 023 L82 Excédent ou déficit de l'exercice 0 0 E90 TOTAL ACTIF 838 591 152 65 786 619 772 804 533 700 455 557 L90 TOTAL PASSIF 772 804 533 700 455 557 12

Tableau 2 : COMPTE DE RESULTAT COMPILEE DE LA MUTUELLE AKWABA AU 31/12/2013 COMPTE DE RESULTAT VERSION DEVELOPPEE DIMF 2000 Etat : TOGO Etablissement : AKWABA Date d arrêté : 2011/12/31 D : AA0 F : (en francs CFA) 01/NT : 004 P : AA N.S. TOG 2/57 M : 1 Code poste R08 R1A CHARGES NET NET (N-1) CHARGES SUR OPERATIONS AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES Intérêts sur comptes ordinaires créditeurs Code poste PRODUITS SUR OPERATIONS AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES 0 0 V1A Intérêts sur comptes ordinaires débiteurs 4 565 392 8 281 501 V08 PRODUITS NET NET (N-1) 710 891 1 210 799 430 891 535 799 R1B Organe financier 0 0 V1B Organe financier 0 0 R1C Caisse centrale 0 0 V1C Caisse centrale 0 0 R1D Trésor Public 0 0 V1D Trésor Public 0 0 R1E CCP 0 0 V1E CCP 0 0 R1F Banques et correspondants 0 0 V1F Banques et correspondants 430 891 485 799 R1H Etablissements financiers 0 0 V1H Etablissements financiers 0 0 R11 SFD V1I SFD 0 50 000 R1K Autres institutions financières 0 0 V1K Autres institutions financières 0 0 R1L Intérêts sur autres comptes de dépots créditeurs 0 0 V1L Intérêts sur autres comptes de dépots créditeurs 280 000 675 000 R1N Dépôts à terme reçus 0 0 V1Q Intérêt sur dépôts à terme constitués 280 000 675 000 R1P Dépôts de garantie reçus 0 0 V1R Intérêt sur dépôts de garantie constitués 0 0 R1Q Autres dépôts reçus 0 0 V1S Intérêt sur autres dépôts 0 0 13

constitués R2A Intérêts sur comptes d'emprunts 2 541 771 4 981 649 V2A Intérêts sur comptes de prêts 0 0 R2F Intérêts sur emprunts à moins d'un an 0 0 V2C Intérêts sur prêts à moins d'un an 0 0 R2G Intérêts sur emprunts à terme 2 541 771 4 981 649 V2G Intérêts sur prêts à terme 0 0 R2R Autres intérêts 0 0 V2Q Autres intérêts 0 0 R2T Divers intérêts 0 0 V2S Divers intérêts 0 0 R2Z Commissions 2 023 621 3 299 852 V2T Commissions 0 0 PRODUITS SUR OPERATIONS R3A CHARGES SUR OPERATIONS AVEC LES AVEC LES 7 333 532 4 460 606 V3A MEMBRES,BENEFICIAIRES OU CLIENTS MEMBRES,BENEFICIAIRES OU CLIENTS 163 024 195 134 243 109 R3C Intérêts sur comptes des membres,bénéficiaires ou clients V3B Intérêts sur crédits aux membres,bénéficiaires ou clients 95 020 304 76 042 355 7 333 532 4 460 606 R3D Intérêts sur comptes ordinaires créditeurs 4 282 253 2 516 034 V3G Autres crédits à court terme 57 865 679 38 762 395 R3F Intérêts sur dépôts à terme reçus 3 046 279 1 944 572 R3G Intérêts sur comptes d'épargne à régime spécial 0 0 R3H Intérêts sur dépôts de garantie reçus 0 0 V3M Intérêts sur crédits à moyen terme 35 562 640 35 698 743 R3J Intérêts sur autres dépôts reçus 5 000 0 V3N Intérêts sur crédits à long terme 1 591 985 1 559 447 R3N Intérêts sur emprunts et autres sommes dues 0 0 R3Q Autres intérêts 0 0 R3T Commissions 0 0 V3R Autres intérêts 213 545 575 990 V3T divers intérêts 213 545 515 490 V3X Commissions 67 790 346 57 624 764 MARGE D'INTERET BENEFICIAIRE 151 836 162 MARGE D'INTERET DEFICITAIRE TOTAL CHARGES D'INTERETS 11 898 924 TOTAL PRODUITS D'INTERETS 163 735 086 PRODUITS SUR OPERATIONS CHARGES SUR OPERATIONS SUR TITRES ET R4B V4B SUR TITRES ET SUR OPERATIONS 0 0 OPERATIONS DIVERSES 0 0 DIVERSES R4C Charges et pertes sur titres de placement 0 0 V4C Produits et profits sur titres de 0 0 14

placement R4K Charges sur opérations diverses 0 0 V4D Intérêts sur crédits accordés au personnel non membre 0 0 R4N Commissions 0 0 V4E Produits sur opérations diverses 0 0 V4F Commissions 0 0 V5B PRODUITS SUR IMMOBILISATIONS FINANCIERES 0 0 V5C Produits sur prêts et titres subordonnés 0 0 R5B CHARGES SUR IMMOBILISATIONS FINANCIERES 0 0 V5D Dividendes et produits assimilés sur titres de participation 0 0 R5C Frais d'acquisition 0 0 V5F Produits et profits sur titres d'investissement 0 0 R5D Etalement de la prime 0 0 R5E R5G CHARGES SUR BAIT et OPERATIONS ASSIMILEES Charges sur opérations de crédits bail PRODUITS SUR OPERATIONS DE V5G S BAIL ET OPERATIONS 0 0 ASSIMILEES 0 0 V5H Produits sur opérations de crédits bail 0 0 0 0 R5H Dotation aux amortissements 0 0 V5J Loyers 0 0 R5J Dotation aux provision 0 0 V5K Reprises de provisions 0 0 R5K Moins-values de cession 0 0 V5L Plus-value de cession 0 0 R5L Autres charges 0 0 V5M Autres produits 0 0 R5M Charges sur opérations de location avec option d'achat 0 0 V5N Produits sur opérations de location avec option d'achat 0 0 R5N Dotation aux amortissements 0 0 V5P Loyers 0 0 R5P Dotations aux provisions 0 0 V5Q Reprises de provisions 0 0 R5Q Moins-values de cession 0 0 V5R Plus-values de cession 0 0 R5R Autres charges 0 0 V5S Autres produits 0 0 R5S Charges sur opérations de location-vente 0 0 V5T Produits sur opérations de location-vente 0 0 R5T Dotations aux amortissements 0 0 V5V Loyers 0 0 15

R5U Dotations aux provisions 0 0 V5W Reprises de provisions 0 0 R5V Moins-values de cession 0 0 V5X Plus-values de cession 0 0 R5X Autres charges 0 0 V5Y Autres produits 0 0 R6B Pertes sur opérations de change 0 0 V6B Gains sur opérations de change 0 0 R6C Commissions 0 0 V6C Commissions 0 0 R6F CHARGES SUR OPERATIONS HORS BILAN 0 0 V6F PRODUITS SUR OPERATIONS HORS BILAN 0 0 R6K R6L R6M R6P R6S R6T R6V Charges sur engagements de financements reçus des institutions financières 0 0 Charges sur engagements de financements reçus des membres, clients ou bénéficiaires 0 0 Charges sur engagements de garantie reçus des institutions financiaires Charges sur engagements de garantie reçus des membres,bénéficiaires ou clients Charges sur engagements sur titres Charges sur autres engagements reçus CHARGES SUR PRESTATIONS DE SERVICES FINANCIERS R6W Charges sur les moyens de paiement 0 0 V6V Produits sur les moyens de 0 0 16 V6K Produits sur engagements de financements donnés aux institutions financières Produits sur engagements de V6L financements donnés aux membres,bénéficiaires ou 0 0 clients Produits sur engagements de V6N garantie donnés aux institutions 0 0 financières Produits sur engagements de V6P garantie donnés aux membres,bénéficiaires ou 0 0 clients 0 0 V6Q Produits sur engagements sur titres V6R V6S 0 0 V6U Produits sur autres engagements donnés Produits sur opérations effectuées pour le compte de tiers PRODUITS SUR PRESTATIONS DE SERVICES FINANCIERS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

paiement R6X Autres charges sur prestations de service financiers 0 0 V6W Autres produits sur prestations de service financiers 0 0 R7A AUTRES CHARGES D'EXPLOITATION FINANCIERE 409 450 1 544 344 V7A AUTRES PRODUITS D'EXPLOITATION FINANCIERE 11 077 865 4 729 426 R7B Moins-values sur cession d'éléments d'actif 0 0 V7B Plus-values sur cession d'éléments d'actif 0 0 R7C Transferts de produits d'exploitation financière 0 0 V7C Transferts de charges d'exploitation financière 0 0 R7D Diverses charges d'exploitation financière 409 450 1 544 344 V7D Divers produits d'exploitation financière 11 077 865 4 729 426 AUTRES PRODUITS FINANCIERS 11 077 865 AUTRES CHARGES FINANCIERES 409 450 ACF AUTRES CHARGES FINANCIERES 409 450 APF AUTRES PRODUITS FINANCIERS 11 077 865 MARGE D'INTERET BENEFICIAIRE 151 836 162 MARGE D'INTERET DEFICITAIRE AUTRES CHARGES FINANCIERES AUTRES PRODUITS FINANCIERS NETS 10 668 415 NETTES PRODUIT FINANCIER NET 162 504 577 CHARGE FINANCIERE NETTE ACHATS ET VARIATIONS DE STOCKS -635 353 VENTES R8G Achats de marchandises 0 0 V8B MARGE COMMERCIALE 0 0 R8J Stocks vendus 0 0 V8C Ventes de marchandises 0 0 R8L Variations de stocks marchandises -635 353 862 281 CHARGES GENERALES D'EXPLOITATION 131 950 603 S02 FRAIS DU PERSONNEL 70 973 179 63 630 851 S03 S04 Salaires et traitements Charges sociales PRODUITS GENERAUX D'EXPLOITATION 67 603 721 60 256 457 W4A PRODUITS DIVERS D'EXPLOITATION 3 369 458 3 349 394 W4B W4D Redevances pour concessions, brevets,licences,droits et valeurs similaires Indemnités de fonction et de rémunération d'administrateurs, gerants reçues 2 262 525 2 262 525 6 623 077 0 0 0 0 17

S05 Appointements et indemnités versés aux stagiaires 0 25 000 S1A IMPOTS ET TAXES 208 500 189 375 S1B Autres impôts,taxes et versements assimilés sur rénumérations 37 500 W4G 0 Plus-values de cession 0 0 S1C autres imôts,taxes et prélèvements assimilés versés à l'administration des impôts 135 000 144 375 W4H sur immobilisations incorporelles et corporelles 0 0 S1D Impôts directs 0 105 000 W4J sur immobilisation financières 0 0 S1G Impôts indirects 0 0 W4K Revenus des immeubles hors exploitation 0 0 S1H Droits d'enregistrement et de timbre 0 0 W4L Transferts de charges d'exploitation non financière 0 6 490 560 S1J Impôtset taxes divers 135 000 39 375 W4M Charges refacturées 0 6 263 460 S1K Autres impôts,taxes et prélèvements assimilés versés aux autres organismes 36 000 45 000 W4N Charges à répartir sur plusieurs exercices 0 227 100 W4P Autres transferts de charges 0 0 AUTRES PRODUITS DIVERS D'EXPLOITATION 2 262 525 132 517 S2A AUTRES CHARGES EXTERNES ET CHARGES DIVERSES D'EXPLOITATION 60 768 924 46 127 934 W4Q S2B Services extérieurs 20 720 928 15 409 550 S2C Redevances de crédit-bail 0 0 W50 PRODUCTION IMMOBILISEE 0 0 S2D Loyers 3 001 500 2 713 790 W51 Immobilisations corporelles 0 0 S2F Charges locatives et de co-propriété 0 0 W52 Immobilisations incorporelles 0 0 S2H Entretient et réparations 5 036 020 3 865 245 S2J Primes d'assurance 0 0 W53 SUBVENTIONS D'EXPLOITATION 10 877 953 765 000 S2K Etudes et recherches 8 342 953 0 X50 REPRISES DU FONDS POUR RISQUES FINANCERS GENERAUX S2M Frais de formation du personnel 3 146 940 3 431 200 REPRISES D'AMORTISSEMENTS S2L Divers X51 ET PROVISIONS SUR 1 193 515 5 399 315 IMMOBILISATIONS S3A Autres services extérieurs 28 490 044 24 582 718 X54 Reprises d'amortissements des immobilisations 0 0 73 334 544 319 73 334 539 996 18

S3B Personnel extérieur à l'institution 0 0 X56 Reprises de provisions sur immobilisations S3C Rémunérations d'intermédiaires et honoraires 2 950 000 801 000 REPRISES DE PROVISIONS ET S3E Publicité,publications et relations publiques X6B RECUPERATIONS SUR CREANCES 1 822 900 1 664 750 AMORTIES S3G Transports de bien 0 0 X6C Reprises de provisions sur créances en souffrance Reprises de provisions sur X6D créances en souffrance de 6 mois au plus Reprises de provisions sur S3J Transports collectifs du personnel X6E créances en souffrance de plus 6 0 0 mois à 12 mois au plus Reprises de provisions sur X6F créances en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au plus Reprises de provisions pour S3L Déplacements,missions et réceptions X6G dépréciation des autres 1 588 400 1 660 235 éléments d'actif S3M S3N S3P Achats non stockés de matières et fournitures Frais postaux et frais de télécommunication Divers 19 445 089 17 623 430 X6H Reprise des provisions pour risques et charges 2 683 655 2 819 303 X6I Reprises de provisisions réglémentées 0 14 000 X6J Récupération sur créances amorties 0 4 323 41 460 192 12 887 082 14 045 992 12 721 178 3 994 059 1 231 859 4 481 740 5 034 847 5 570 193 6 454 472 0 0 0 0 26 492 827 0 921 373 165 904 S4A Charges diverses d'exploitation 11 557 952 6 135 666 S4B Redevances pour concessions,brevets,licences,procédés,droits et valeurs similaires 0 0 S4D Indemnités de fonction versées 0 0 S4I Frais de tenue d'assemblée 3 210 985 1 715 000 X80 PRODUITS EXCEPTIONNELS 689 271 1 099 233 19

S4K Moins-values de cession sur immobilisations 0 0 S4L Sur immobilisations corporelles et incorporelles 0 0 X81 PROFITS SUR EXCERCICES ANTERIEURS 238 477 72 770 S4M Sur immobilisations financières 0 0 S4P Transferts de produits d'exportation non financière 0 X83 0 DEFICIT 0 0 S4Q Produits rétrocédés 0 0 S4R Autres transferts de produits 0 0 S4S Autres charges diverses d'expolitation non financière 8 346 967 4 420 666 DOTATIONS AU FONDS POUR RISQUES T50 FINANCIERS GENERAUX DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS ET AUX PROVISIONS 0 0 T51 DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS ET AUX PROVISIONS SUR IMMOBILISATIONS 13 270 266 10 619 908 T53 Dotation aux amortissements de charges à répartir 1 241 345 0 T54 Dotations aux amortissements des immobilisations d'exploitation 12 028 921 10 473 351 T55 dotatations aux amortissements des immobilisations hors explotation 0 146 557 T56 Dotations aux provision pour dépréciation des immobilisations en cours 0 0 T57 T58 T6B T6C T6D Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations d'exploitation 0 0 Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations hors exploitation 0 0 DOTATIONS AUX PROVISIONS ET PERTES SUR CREANCES IRRECOUVRABLES 59 509 804 20 143 065 Dotations aux provisions sur créances en souffrance 28 721 124 14 045 992 Dotations aux provisions sur créances en souffrance de 6 mois au plus 4 267 749 3 994 059 20

T6E Dotations aux provisions sur créance en souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus 8 620 258 4 463 091 T6F Dotations aux provisions sur créances en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au plus 15 833 117 5 588 842 T6G Dotations aux provisions pour dépréciation d'autres éléments d'actif 0 0 T6H Dotations aux provisions pour risques et charges 1 415 466 1 420 951 T6J Dotations aux provisions réglementées 26 492 827 0 T6K Pertes sur créances irrécouvrables couvertes par des provisions 2 880 387 4 145 335 T6L Pertes sur créances irrécouvrables non couvertes par des provisions 0 530 787 T80 CHARGES EXCEPTIONNELLES 1 774 828 1 210 256 T81 PERTES SUR EXERCICES ANTERIEURS 1 577 007 3 103 671 T82 IMPOTS SUR LES EXCEDENTS 0 0 CHARGES T83 EXCEDENT 10 659 174 2 001 023 PRODUITS T84 TOTAL CHARGES 230 414 703 162 174 815 X84 TOTAL PRODUITS 230 414 703 162 174 815 21

1.3 NOTES DE PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS 1.3.1 Les Principes Comptables généraux 1.3.1.1 Les normes comptables La comptabilité de la MUTUELLE AKWABA est tenue suivant les normes et principes généralement admis notamment les directives établies par le Référentiel Comptable Spécifique des Systèmes Financiers Décentralisés de L UMOA. Les principes spécifiques ciaprès indiquent de façon détaillée le système comptable utilisé. 1.3.1.2 Hypothèse et base de comptabilisation. Les opérations de l Institution sont enregistrées suivant le principe de la partie double. De plus, les diverses transactions sont enregistrées dans les livres comptables et dans les états financiers de l exercice auquel elles se rapportent. 1.3.1.3 La valorisation des transactions Les états financiers de la MUTUELLE AKWABA (Situation patrimoniale, compte de résultat) sont établis sur la base des coûts totaux d acquisition. 1.3.1.4 La permanence des méthodes Les principes comptables utilisés sont identiques d une période comptable à l autre. Les changements de méthodes s ils sont nécessaires sont effectués conformément aux principes comptables généralement admis et mentionnés dans les notes et explications des comptes. 1.3.1.5 Monnaie de référence La monnaie de référence pour la saisie comptable est le Franc CFA. 1.3.2 Les Principes Comptables spécifiques La comptabilisation des créances et dettes rattachées Les états financiers sont établis suivant la méthode de comptabilité d engagement pour les dettes rattachées. Les créances rattachées non pas été comptabilisées par prudence selon la direction. 22

1.4 NOTES AUX ETATS FINANCIERS 1.4.1 COMPTES D ACTIF A. Operations de trésorerie et avec les institutions financières : 62 064 745 Composantes Montants Caisse 27 757 975 Comptes ordinaires débiteurs auprès de UTB TSEVIE banques - 13 621 606 (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de UTB GBATOPE banques 1 183 540 (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de BTD (DAV) 9 610 009 Comptes ordinaires débiteurs auprès de BRS(DAV) 2 225 769 Comptes ordinaires débiteurs auprès de Banque atlantique (DAV) 5 505 970 Comptes ordinaires débiteurs auprès de CCP (DAV) 8 790 054 Comptes ordinaires débiteurs auprès de SFD. COOPEC TSEVIE 5 613 034 (DAV) DAT (auprès des banques UTB) 10 000 000 DAT (auprès des banques CCP) 5 000 000 TOTAL 62 064 745 B. Operations avec les membres, bénéficiaires ou clients : 636 495 441 Composantes Montants Crédits sains à CT 339 539 431 Crédits sains à MT 188 546 154 Crédits sains à LT 28 002 911 Crédits immobilisés 21 285 816 Crédits souffrants 59 121 129 TOTAL 636 495 441 Les provisions s élèvent 28 721 124 C. Opérations sur titres et opérations diverses : 26 610 817 Elles sont constitués de : Stocks de fournitures : 2 941 769, débiteurs divers : 9 528 490 composé de : o Bon de non encore régularisés : 993 778 o Solde avance au personnel : 1 086 977 o Solde avance pour achat moto au personnel : 617 978 23

o De M. WOGLO : 817 500 o Autres débiteurs divers : 5 849 600 o Fonds de KETEKU à recouvrer : 162 657 (employé renvoyé pour cause de fraude) Comptes de régularisation actif ; Charges à payer : 7 513 771 Comptes transitoires : Fonds de transfert d argent non encore récupéré : 5 286 475 Comptes d'attente actif : Ecart négatif à payer (dont la plus grande partie est relative à la tontine) : 1340312 D. VALEURS IMMOBILISEES : 113 420 149 de valeur brut, 76 354 654 de valeur nette et 37 065 495 d amortissement. Composantes Valeurs brutes Amortissements Valeur nette Dépôts et cautionnements 1 330 000 0 1 330 000 Immobilisat en cours 21 298 990 0 21 298 990 Immobilisat Incorporelles d'exploitation 7 184 516 4 599 238 2 585 278 Immobilisat corporelles d'exploitation 76 351 465 32 466 257 43 885 208 Immobilisat hors exploitation 7 255 178 7 255 178 TOTAL 113 420 149 37 065 495 76 354 654 1.4.2 COMPTES DU PASSIF A. Operations de trésorerie et avec les institutions financières : 3 880 048 Elles correspondent à l encours de l emprunt à terme auprès des institutions financières partenaires B. Operations avec les membres, bénéficiaires ou clients : 665 170 448 Elles sont constituées des dépôts à vue des membres 397982385, de garanties des membres 238 961 135, de dépôts à termes de 27 057 000 et des dettes rattachées de 1 169 928 C. Operations sur titres et opérations diverses : 7 718 639 ; elles correspondent : Aux soldes des comptes créditeurs : 3 140 249 Composantes Montants CNSS 354 567 IRPP 120 920 TCS 143 775 Taxes collectée sur transfert d'argent W.U. 75 064 Fonds d'assurance 2325 523 24

Autres créditeurs divers 40 000 Autres créditeurs divers Agences 60 800 Fonds du personnel de l'agence d'adétikopé 19 600 Total 3 140 249 Soldes des comptes de régularisation passif : ensemble des charges à payer au 31 décembre 2012 : 3 437 932 Comptes d'attente passif : les écarts positifs (surtout liés aux opérations sur tontine : 1 140 458 D- Provisions fonds propres et assimiles : 96 035 398 Composantes Montants Provisions pour risques et charges liées au personnel 2 008 502 Provisions pour risques afférents aux opérations de 6 511 763 crédit Réserve générale 5 466 204 Réserves facultatives 9 881 419 Autres réserves 15 288 236 Capital social 46 160 100 Parts privilégiées 60 000 Résultat excédentaire de l année 10 659 174 TOTAL 96 035 398 1.4.3 COMPTES DE CHARGES A. Charges sur opérations avec les institutions financières : 4 565 392 Elles sont constituées des intérêts et commissions sur emprunt bancaire, des agios et commissions diverses payées aux institutions financières. B. Charges sur opérations avec les membres, bénéficiaires ou clients : 7 333 532 Elles sont constituées des intérêts sur dépôts à vue 4 282 253 et des intérêts sur dépôts à terme 3 046 279 et intérêts sur autres dépôts 5 000 payés aux membres. C. Autres charges d'exploitation financière : 409 450 Elles sont constituées des primes de motivations et divers commissions personnel, payées au 25

D. Variations de stocks marchandises : -635 353 C est la variation de stocks de fournitures et matériels de bureau E. FRAIS DU PERSONNEL : 70 973 179 Ils sont constitués de salaires et traitements du personnel pour 67 603 721 et des charges sociales pour 3 369 458. F. Impôts et taxes : 208 500 Ils sont constitués des taxes sur loyers pour 36 000. 172 500 et des taxes municipales pour G. Services extérieurs : 20 720 928 Ils sont constitués de loyer et charge de location 3 001 500; entretiens et réparations 5 036 020; Coût des travaux de notation de plannetrating 8 342 953 ; Frais de formation 3 146 940 photocopies, traitement de texte et production de document : 973 730 ; cotisation réseau APIM 149 785 ; consultation de site 70 000. H. Autres services extérieurs : 28 490 044 Composantes Montants Frais d audit et frais connexes 2 950 000 Publicités et relation publiques (calendriers, tricots, 1 822 900 publicité, ) Frais de mission, de déplacement et de restauration du 1 588 400 personnel Achat de carburant 8 700 805 Eau 174 317 Electricité 2 304 553 Achat de fournitures et matériels de bureau 8 265 414 Frais postaux et de télécommunication 2 367 535 Frais d internet 316 120 TOTAL 24 490 044 I. Charges diverses d'exploitation : 11 557 952 Composantes Montants Remboursement des frais aux membres d organes 2 460 985 Frais d organisation d Assemblée Générale 750 000 Dons funéraires et dons de fins d année 1 325 000 Prime de résultat 2 739 467 Autres charges diverses d exploitation 4 282 500 TOTAL 11 557 952 26

J. Dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations: 13 270 266 Elles sont constituées des dotations aux amortissements plusieurs exercices en 2012 : 13 270 266 et charges à répartir sur K. Dotations aux provisions et pertes sur créances irrécouvrables : 59 509 804 Elles sont constituées des dotations aux provisions sur créances de 2012 : 28 721 124; dotations aux provisions pour risques et charges liées aux personnel : 1 415 466 et des pertes sur créances irrécouvrables 2 880 387 et des dotations aux provisions pour les dettes liées aux crédits véhicules : 26 492 827 (dotations constituées et reprises sur les provisions sur risques crédits constituées) L. Charges exceptionnelles : 1 774 828 Elles sont constituées des écarts de caisses négatives non dénoués, des écarts sur dépôt et sur crédits et des autres charges exceptionnelles M. Pertes sur exercices antérieurs : 1 577 007 Elles sont constituées des écarts négatifs sur activité de tontine et autres ; 1.4.4 COMPTES DE PRODUITS A. Produits sur opérations avec les institutions financières : 710 891 Ils sont constitués des intérêts perçus sur dépôts à vue 430 891, sur dépôts à termes 280 000 B. produits sur opérations avec les membres, bénéficiaires ou clients : 163 024 195 Ils sont constitués des intérêts perçus sur crédits 95 020 304, des autres intérêts 213 545, des commissions sur crédit 9 532 279, des commissions sur tontine de 45 439 525, des droits d adhésion 4 868 250, commissions sur transfert d argent : 490 268 et des autres commissions 7 460 024. C. Autres produits d'exploitation Financière : 11 077 865 Ils sont constitués des divers produits liés aux activités: vente de carnets tontines ; produit de rupture anticipé du contrat du Dépôt à terme ; renouvellement de livrets de membre etc. 27

D. produits divers d'exploitation : 2 262 525 Ils sont constitués des produits refacturés ; autres produits divers d'exploitation.2 262 525 E. Subventions d'exploitation : 10 877 953 Ce sont des subventions reçues de : PSFG/BANQUE MONDIALE pour la notation de la mutuelle : 8 342 953 AFR/017 pour l audit des comptes : 1 635 000 De PASNAM pour la formation DTS de trois agents : 900 000 F. Reprises d'amortissements et provisions sur immobilisations : 73 334 Ce sont des reprises sur amortissement dont les annuités ont été surévaluées au cours des années antérieures : 73 334 G. Reprises de provisions et récupérations sur créances amorties : 41 460 192 Elles sont constituées des reprises de provisions sur créances en souffrance 2012 : 14 045 992, des récupérations de créances amorties 921 373 et des reprises de provisions sur crédits constituées pour équilibrer les dotations des crédits véhicules : 26 492 827 H. Produits exceptionnels : 689 271 Ils sont constitués des écarts de caisses positifs, des écarts positifs sur tontines, des écarts sur dépôts et des écarts sur crédits, des loyers reçus etc. I. Produits exceptionnels : 238 477 Ces des produits sur tontine et autres dus aux exercices antérieurs : 238 477 28

2 ème Partie : RAPPORT DETAILLE 29

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS Les analyses ont porté notamment sur les éléments suivants : L analyse du contrôle interne L analyse des comptes L analyse du portefeuille de crédit Le rapport est sectionné par agence 30

SECTION 1 : COORDINATION ET AGENCE PRINCIPALE I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE A. L analyse de l application des textes réglementaires et organiques. 1. Constatations Les textes organiques (statuts et du règlement intérieur de la mutuelle) ont été amendés conformément à la loi n 2011-009 en vigueur depuis le 12 Mai 2011 au Togo ; toutefois ils n ont pas fait l objet de dépôt auprès des autorités compétentes à la date de l audit, alors que le dépôt des textes organiques révisés s impose aux SFD selon l article 27 de la loi N 2011-009 du 12/05/2011 : «Toute modification ultérieure des statuts et... sont soumis à une obligation de dépôt au greffe du tribunal de la déclaration écrite au Ministre, à la Banque Centrale ou à la Commission bancaire dans délai d un (01) mois à compter de l AG ayant statué sur ces modifications». 1.1. Les organes et leur fonctionnement 1.1.1. Assemblée générale ordinaire L AGO de l exercice 2011 tenue le 16/06/2012 a adopté deux (02) résolutions : prélèvement de frais de tenue de compte de 100 FCFA par mois à compter du 1er janvier 2013, mandat au CA de statuer sur les crédits véhicules transférés sur le compte des débiteurs divers et responsabilité de rendre compte à l AG de l exercice 2012, amendement des statuts et règlement intérieur, 1.1.2. Le Conseil d administration L analyse des P.V de réunions du CA révèle certaines insuffisances: La liste des participants aux différentes réunions n est pas annexée au PV (réunions des 01/11/2012 ; 28/07/2012; 31/08/2012) ; Une réunion de passation de service s est tenue le 18/06/2012 sans mentionner les sortants et les entrants ; Le CA a fait le suivi budgétaire trimestriellement, mais celui du troisième trimestre n a pas fait l objet de rapport; Les PV du CA n ont pas fait état d élaboration et d adoption du budget 2013 ; 31

1.1.3. Le Comité de crédit Les avis dans les dossiers de CLG et de CIC validés a postériori ne sont pas motivés. 1.1.4. Le Conseil de surveillance La mission a examiné 10 PV de réunion de CS : Les agences et les guichets ont été contrôlés chacun au moins une fois durant l exercice 2012 sauf le guichet d ADANGBE qui a été visité en l absence du gérant ; Le contrôle de CS est souvent limité aux activités de crédit : le contrôle n est pas étendu notamment sur l utilisation des ressources de la Mutuelle, pas de contrôle sur la sécurité des biens de la Mutuelle (est-ce que les biens de l institution sont utilisés dans les meilleures conditions ou non?) ; Risques identifiés : Risque de non alignement entrainant des sanctions par les autorités de réglementation et de supervision pour non respect de la loi ; 2. Recommandations Au vu des constats ci-dessus, nous proposons : Le CA devra faire diligence auprès de la direction technique afin que les nouvelles versions des Statuts et Règlement Intérieur soient déposés auprès des autorités compétentes ; Mettre à la disposition des organes le profil des PV (les titres des différentes parties et la liste des annexes obligatoires) ; 3. Réactions de la direction Accord 32

B. La Gestion des Ressources Humaines (GRH) 1. Constatations La note de service n 21/2012/D5 du 10/05/2012 stipule : «poste secrétariat de direction générale est rattaché au poste d aide comptable» alors que l intéressé est un comptable sans aucune formation de secrétariat; Les pièces constituant les dossiers du personnel ne sont pas complètes et certains dossiers ne comportent pas de casier judiciaire (CADERY Ablavi, AJAVON Ayélé, ADEDJE Eric, ADZAKPASSOU Kodjo, ADJOSSI Akouvi Irène) ; 2. Recommandations Aux vus des constats ci-dessus, nous proposons : de mettre à jour les dossiers du personnel ; Étant donné que le responsable de l agence dispose d un comptable, d un chef caisse, d un superviseur tontine, un agent de recouvrement, il devrait pouvoir appuyer et contrôler les activités des guichets en servant de superviseur à l agent de crédit des zones de Gbatopé, Adangbé et Dalavé 3. Réaction de la direction Accord C. L organisation administrative 1. Constatations Les quatre (03) guichets (Adangbé-Tsékpo, Gbatopé et Dalavé) sont rattachés à l agence de Tsévié avec suppression des postes de chef de guichet ; or le cahier de charge du Chef de l agence n a pas été mis en arrimage avec cette nouvelle structuration de sorte à lui faire obligation de gestion et de suivi-évaluation des activités et du personnel de ces sous-zones. 33

2. Recommandations L absence de responsable de guichet, impose une implication accrue du Chef de l agence de Tsévié dans la supervision des activités des guichets. Nous pensons qu il a la possibilité et le temps nécessaire pour encadrer les activités des 3 guichets car, il a des collaborateurs qui exercent les fonctions opérationnelles essentielles de l agence (01 comptable, 01 Responsable Tontine, 01 chef caisse, 03 agents de crédits et 01 chargé de recouvrement). Il faudra donc réviser son cahier de charges de manière à intégrer les tâches de supervision et de contrôle à exercer au niveau des guichets, les rapports et les périodicités de leur production, le canal de transmission des rapports, le suivi des recommandations formulées par lui aux caissiers, agents de collectes tontine, de guichets et au responsable des crédits des guichets, D. L organisation et la gestion financière et comptable 1. Constatations MUTUELLE AKWABA dispose d un plan d affaires couvrant 2012-2014, exécuté au travers de budgets annuels. Le budget 2013 a été adopté en janvier 2013 au lieu de l être en fin d année 2012 ; Certains objectifs chiffrés n ont pas pu être atteints en 2012. Ces écarts n ont pas suscité d analyse et de recommandation en vu d une plus grande efficacité dans le futur : Tableau 3 : Exemples d écarts de réalisations en 2012 Désignations Produit d'exploit. financière Prévisions (A) Réalisations (B) Écart (B-A) Variation 148 195 343 116 054 433-32 140 910-21,69% 2. Recommandations Un rapport annuel de suivi du budget doit être produit et ses recommandations doivent servir à l amélioration des performances ; Accord 3. Réaction de la direction 34

E. Le système d information de gestion (SIG) 1. Constatations 1.1. Le logiciel, son utilisation et ses limites Le logiciel (MICROFINA) utilisé dans l exploitation est adapté à l activité de micro financement. Toutefois, le passage de la version 3 à 4 a entrainé une discordance entre les tableaux d amortissement dans le système et les tableaux d amortissement classés dans les dossiers : une majoration de 260 894 FCFA a été observée sur un échantillon de 12 dossiers (Confer Tableau 4 : Anomalies recensées en passant de la version 3 au 4 de Microfina). 2. Recommandations Faire appel au concepteur pour corriger les anomalies relevées au niveau des encours de crédit. Accord 3. Réaction de la direction F. La sécurité des personnes et des biens de la Mutuelle 1. Constatations Sur les 65 salariés que compte la mutuelle, seuls 32 sont déclarés à fin 2012, de plus la mutuelle compte 5 agents de sécurité qui ne sont pas comptabilisés comme faisant partie de personnel en 2012; Le port de casque de moto n est pas toujours obligatoire à la mutuelle ; Les coffres de la mutuelle ne sont assurés ; Les bâtiments de la mutuelle ne sont pas assurés ; La caisse n 2 n a pas d onduleur ; Les détecteurs de faux billet aux guichets ne sont pas toujours en bon état. 35

Risques identifiés : L institution est exposée aux sanctions du Fisc et de la Sécurité sociale ; Le risque d invalidité ou de décès est réel pour les membres du personnel motorisés n observant pas les règles sécuritaires en vigueur ; Le risque de perte de données comptables et financières est réel sans le système de protection par onduleurs ; 2. Recommandations Inscrire tout le personnel sous contrat à la sécurité sociale et payer les impôts sur salaire ; Equiper tous les ordinateurs d onduleurs de capacité en adéquation avec la puissance des machines ; Contrôler l application des dispositions sécuritaires par les membres du personnel motorisés en termes de port des casques; Accord 3. Réaction de la direction G. L audit interne 1. Constatations Il a été établi au niveau du service un plan d action suivant le modèle de Guide méthodologique du contrôle interne dans les pays de la zone UEMOA (page 55). Toutefois il faut remarquer que le plan est incomplet du point de vue des périodes d exécution et du partage des responsabilités entre le chef service et l auditeur assistant ; Il existe une charte d audit mais elle n est pas signée par le Président du Conseil de Surveillance ; Le service n a pas couvert toutes les entités de le Mutuelle en 2012 : l agence de Tabligbo n a pas été contrôlée en 2012, ni les guichets de l agence de Tsévié (Adangbé, Gbatopé et Dalavé) ; ce qui est en opposition avec l article 36 de la loi ; 36

Les rapports sur les agences ont été adressés au DG au lieu du Conseil de surveillance ; Il n a pas été établi de programme de travail prenant en compte les préoccupations des acteurs de la gouvernance de la Mutuelle et ses objectifs en termes de niveau d activité et de performances ainsi que les risques encourus afin d établir une priorité ; Le rapport d audit interne global de la Mutuelle pour le compte de l exercice 2012 n était pas finalisé à la date de notre intervention (la loi et l instruction N 017-12-2010 donnent un délai de six (06) mois pour le transmettre aux autorités de tutelle) ; Risques identifiés : Risque de sanction par les autorités de tutelle pour la non production des rapports à temps 2. Recommandations. Les cas de limitation par les responsables des agences doivent faire l objet de rapport écrit par le service de l audit interne afin que des explications soient demandées ; Toutes les activités et toutes les entités de la Mutuelle doivent être couvertes par le contrôle chaque exercice ; En dehors des contrôles inopinés, établir un programme d audit fondé sur les risques actuels et les objectifs de la Mutuelle et les faire valider par les responsables techniques (voir le Guide méthodologique de contrôle interne, Annexe 2, Normes d audit interne, Norme de fonctionnement au 2010. A1) ; Le service audit interne doit veiller à produire les rapports à temps afin que les recommandations puissent permettre une amélioration d un contrôle interne au début de l exercice suivant la période sous revue ; Mettre en application les dispositions contenues dans l instruction N 017-12- 2010 notamment le point 2.1 du II, concernant les diligences obligatoires à mettre en œuvre en matière de contrôle interne ; Adresser les rapports au CS et non au DE (ce dernier devrait obtenir les versions provisoires pour validation et recevoir ampliation du rapport final); 37

3. Réaction de la direction L audit général n a pas couvert l agence de Tabligbo mais des travaux ponctuels des auditeurs ont été effectués sur toutes agences en 2012 II. L ANALYSE DES COMPTES 1. Constatations 1.1. Compte caisse Le contrôle caisse au niveau de l agence principale n a relevé aucun écart. 1.2. Comptes Banque La MUTUELLE AKWABA effectue des transactions avec quatre (06) institutions financières : La COOPEC TSEVIE (FUCEC), la BTD, l UTB, ATLANTIQUE BANQUE, Centre des Chèques Postaux (CCP) et la BRS : Les états de rapprochement pour le compte banque BRS ne sont pas produits pour les mois de Janvier, février et de Mai ; Seul les états de rapprochement des mois de décembre, octobre, Juin, Mai et Avril ont été produits pour le compte CCP ; Le classement n est pas chronologique : les pièces ne sont pas classées suivant les dates d enregistrement des opérations sur le compte ; Le compte UTB TSEVIE est créditeur de -17 789 006 FCFA. D après le DAF, il s agit d un découvert accordé par la banque pour un maximum de 25 000 000 FCFA ; Cependant, il n existe pas de contrat de sorte que la structure n a pas connaissance formellement des charges financières y relatives ; Le DAT (10 000 000) bloqué le 26/05/2010 n a produit d intérêt qu en octobre 2011 pour 375 000 pour une durée de 17 mois ; 1.3. Compte «61162210» électricité Il est enregistré sur ce compte une dotation des charges à payer d une valeur 190 000 constitué de dons au personnel au niveau de l agence principale. 38

1.4. Compte «33120010» avance au personnel Le solde initial de ce compte indique un montant de 860 7665 traduisant le cumul des avances sur salaire des années antérieures. Au 31/12/12 le solde est de 295 000 traduisant une régularisation progressive. 1.5. Compte «3792» différence positive Ce compte a enregistré les écarts positifs des collectrices de Janvier à Décembre 2012 pour un solde de 114 750. Aucune responsabilité n a été dégagée ; un écart positif à notre avis signifie des irrégularités à justifier. 1.6. Compte «6223» Calendrier, commandes de tricots simples, commandes de tricots Lacoste L utilisation de ce compte alors qu un compte est prévu pour la publicité et relations publiques est anormale : il a enregistré les commandes de calendriers, de tricots simples et Lacoste pour un montant total de 582 000 FCFA. 1.7. Compte «38110010» Charges à répartir sur plusieurs exercices Les charges à répartir ne sont pas enregistrées à leur constatation dans les comptes de charges par nature mais plutôt directement comme charges à répartir sur plusieurs exercices. De plus les pièces n ont pas toujours été constituées. 1.8. Compte immobilisation La structure n a pas effectué les travaux de fin d exercice pour prendre en compte les résultats de l inventaire des immobilisations ; 1.9. Le compte «52100010 : Primes de risque» Ce compte de fonds propres (subdivision de «521 Provisions pour risques afférents aux opérations de crédits à moyens et longs termes») dont le solde au 31/12/12 est de 5 113 900 FCFA reçois les prélèvements dénommés «primes de risque», représentant des frais payés par les membres soit 1% des crédits débloqués, alors qu il est sensé fonctionner en fin d année par dotations de provisions décidées et justifiées par les responsables (la contrepartie n est donc pas la trésorerie ou le compte dépôt des membres mais le débit compte «668) 39