Classe virtuelle CENTRA

Classe virtuelle CENTRA ORGANISER ET ANIMER UNE CLASSE VIRTUELLE Formation Ouverte et A Distance DIFOR Clermont-Ferrand http://formation.ac-clermont.fr/foad/

/ 8 1 Rôle de présentateur En tant que présentateur, vous serez amené à prendre la direction d'une session en ligne en temps réel et à interagir avec les différents participants via l'interface Centra. C'est également à vous de contrôler le déroulement de la session et de donner le contrôle du microphone et de l'application PartageApp. Pour animer une classe virtuelle, il est nécessaire à minima : de bien connaître l'interface, il convient également d'avoir donné toutes les informations aux participants pour tester le fonctionnement correct de Centra avant le jour J, il est indispensable de préparer les documents qui seront utilisés pendant la session et cela dans un format accepté par la plate-forme. L'anticipation est de mise et suppose une organisation rigoureuse. 2 Lancement de la réunion Après identification sur le domaine de Centra, dans votre planning : 3 Procédez aux réglages audio et vidéo Cliquer sur "Présenter" Adaptez les niveaux sonores qui pourront être modifiés en cours de session. Utiliser l assistant audio. Attention, pour éviter les phénomènes d'écho, utiliser toujours un casque muni d'un microphone et non des haut-parleurs.

/ 8 4 L'interface Barre d outils Réglages audio Outils de marquage Zone présentateur Liste des participants Fenêtre d affichage des contenus Contenu importé Attribuer un micro : si l'on voit que les utilisateurs n'en ont pas en cliquant en face de leur nom. Attention, lors de certaines manipulations les micros sont supprimés à tous les utilisateurs, il convient donc de les allouer de nouveau. 5 Si vous disposez d'une webcam Utilisez l'assistant vidéo pour choisir la webcam Si vous souhaitez que la vidéo des participants s'affiche lorsqu'ils parlent, choisir "commutation automatique"

/ 8 6 Intégration de documents en début de session Pour permettre la visualisation directe des documents dans le volet principal : Import de ppt (diaporamas transformées en images gif ou jpeg) Import de fichiers txt et html, mp3, avi, mov, wmv Import d'images gif, jpg, png, bmp (taille non redimensionnable) Attention : pas d'import de.doc dans l'agenda, pas de pdf lus directement dans le volet droit pour les ppt, aucune animation n'est jouée si l'on enregistre en GIF (attention, pour la taille des diapos il faut déterminer la taille de l'image 800x600 par exemple). Il est cependant possible de jouer les animations si on enregistre en choisissant l'option html les diapos sont plus grandes (ajustées à la fenêtre) et ce sont les flèches haut et bas qui permettent de jouer les animations. test d'un mp3, l'écran affiche un écran noir pendant l'écoute, pas de possibilité d'avance rapide ni de pause 7 Mise à disposition de documents pour le téléchargement Il s'agit ici de pouvoir proposer un fichier à télécharger pendant la réunion. Voici ce qui apparaîtra dans la fenêtre principale pour permettre l'enregistrement du fichier par les participants 8 Le début de la réunion Pour que les participants puissent voir les fichiers ou images affichés dans le volet central, il est nécessaire de démarrer la session en cliquant sur "début". Si un enregistrement a été prévu, cliquer sur "enregistrer". Il est toujours possible de mettre en pause!

/ 8 9 Outils au service du dialogue et de la régulation Régler le volume audio en émission et en réception Il est utile de rappeler aux participants, les outils dont ils peuvent se servir pour ponctuer ou interpeller le présentateur. Levez la main pour demander la parole, appuyez sur la touche «Ctrl» du clavier pour parler Cliquez sur ce symbole pour indiquer votre accord avec les propos Cliquez sur ce symbole pour indiquer votre désaccord avec les propos Cliquer sur le bouton «Sortir» pour quitter momentanément la classe virtuelle Le volet gauche renseigne le présentateur sur les réactions des participants. Acquiescement Ordre de demande de parole Gestion des micros des participants Elimine les réponses oui et non Permet de baisser les mains Pendant la réunion il est possible : de provoquer la réception d'un feed-back

/ 8 d'envoyer une question via le bouton sondage (des sondages peuvent être préparés avant la réunion avec Agenda Builder) Si, pendant la réunion, un utilisateur rencontre un problème technique, il est conseillé de quitter l'événement puis de le rejoindre en cliquant sur «Participer». 10 Partage d'application Ouvrir le fichier (dans son application, traitement de texte, tableur etc) à partager ou la fenêtre de navigateur. Puis sous Centra PartageApp > choisir l'application et son fichier à partager > OK Attention : pour permettre l'écriture par les utilisateurs eux-mêmes, il est nécessaire de choisir l'option Outils > Options > PartApp et de vérifier que le micro permet la prise de contrôle. Remarque : La commande "Outils > Application hôte > Sélectionner un hôte" permet d'autoriser un participant à partager un document présent sur son propre ordinateur. 11 Fin de la réunion Après avoir remercié les participants et pris congé verbalement : Fichier > Quitter, une boîte de dialogue propose de publier l'enregistrement s'il a été réalisé. Variante : Outils > Enregistrement > publier Lorsque l'utilisateur reviendra sur "Mon planning / Evènements passés ", l'enregistrement sera disponible en cliquant sur "visionner"

/ 8 12 Agenda Builder, pour préparer l'ensemble des documents Bien que non indispensable, il peut être préférable de compléter la phase de préparation de documents en créant un petit fichier qui contiendra tous les documents prêts à être intégrés par Centra au début de la réunion. Cela évite de mauvaises surprises, notamment des problèmes liés aux formats incompatibles. On utilise pour cela "l'agenda Builder", il convient de lancer le programme depuis le sous-dossier Centra de Program Files. Il suffit alors d'importer les fichiers que l'on souhaitera présenter pendant la réunion. Import de ppt (diapos transformées en images gif ou jpeg) Import de fichiers txt et html, mp3, avi, mov, wmv Import d'images gif, jpg, png, bmp (taille non redimensionnable) Enfin si l'on prévoit de poser certaines questions aux participants, il est souhaitable de préparer les questions qui donneront lieu à des sondages pendant la réunion. Il est possible de faire glisser les documents pour modifier leur ordre. Lorsque tous les fichiers utiles sont importés dans le "builder", il convient de sauvegarder l'agenda : Fichier > enregistrer sous : Ce fichier pourra être importé depuis l'agenda au début de la réunion.

/ 8 Conseils pratiques pour diriger un événement Commencez par vous familiariser avec le contenu de la session. Répartissez-vous les tâches de façon précise avec le coprésentateur (le cas échéant). Parlez clairement et distinctement et adoptez un ton dynamique. Utilisez le bouton Mode Mains libres ou la fonction d'activation vocale lorsque vous souhaitez parler pendant un long moment. Multipliez les interactions et variez de sujet aussi souvent que cela est possible. Utilisez des outils différents tout au long de la session. Encouragez les participants à intervenir. Donnez des instructions claires et précises aux participants. Demandez régulièrement l'avis des participants. Rappelez aux participants qu'il est nécessaire de maintenir la touche Ctrl enfoncée ou d'appuyer sur le bouton Parler pour prendre la parole. Signalez-leur que l'exécution d'autres applications au cours d'une session risque de ralentir le déroulement de la session. Suggérez à un participant victime d'un problème technique de quitter la session, puis de la rejoindre à nouveau. Demandez aux participants de signaler les problèmes techniques récurrents par l'intermédiaire du Chat privé. Rappelez aux participants qu'il est possible de quitter temporairement la session en cliquant sur Sortir. Pour expulser un participant d'une session, cliquez avec le bouton droit sur son nom dans la liste des participants et choisissez Expulser Participant de l'événement. Pour ajuster l audio d un participant, cliquez à droite sur le nom du participant et sélectionnez Régler la fonction audio du participant. Essayez de limiter la durée totale d'une session à une heure et demie, dans la mesure du possible. Exercez-vous! Avant de débuter un événement Cherchez une place confortable et au calme. Pensez à vous munir d'un bloc-notes, d'une bouteille d'eau et d'une montre. Lancez toutes les applications susceptibles d'être partagées. Préparez des sondages. Vérifiez les URL des sites Web sur lesquelles vous prévoyez de cliquer dans Web Safari. Importez à votre gré des diaporamas, des fichiers à télécharger ou des agendas. Exécutez l'assistant audio Centra (et l'assistant vidéo, si cela est possible). Dites quelques mots à chaque participant. Assurez-vous qu'ils vous entendent distinctement et qu'ils sont en mesure de communiquer entre eux. Pensez à lancez l enregistrement en début de session si vous souhaitez l exploiter ensuite.