II. Directive détaillée

REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique Direction des ressources humaines DIRECTIVE OCTROI ET REMBOURSEMENT DE FRAIS EN FAVEUR DES MEMBRES DU PERSONNEL (DÉPLACEMENT, REPAS, LOGEMENT, PETITES FOURNITURES) Direction des ressources humaines D.RH.01 Activités/Processus: Gestion administrative et financière Entrée en vigueur : 1 er septembre 2008 Version et date : version 3, 25.02.2009 Date d'approbation du SG ou DG : 03 décembre 2008 Responsable de la directive : Direction des ressources humaines du DIP I. Cadre 1. Objectif(s) 1. Établir les modalités d'octroi, de paiement ou de remboursement de frais en faveur d'un ou plusieurs membre(s) du personnel en matière de frais de transports, de repas, d'hébergement et autres frais divers. 2. Harmoniser les différentes pratiques au sein du département afin de garantir l égalité de traitement tout en respectant les principes légaux en vigueur. 3. Permettre une meilleure transparence et prévisibilité des conditions. 2. Champ d application Cette directive s'applique à tous les membres du personnel du DIP. Sous réserve d'une validation par la direction du contrôle interne DIP, les directions générales du DIP peuvent émettre des directives internes, pour autant qu'elles respectent le contenu de la présente directive et restent dans le cadre du budget qui leur est alloué. Il est à noter qu'au sujet du remboursement des frais occasionnés par des actions de formation continue du personnel enseignant du secondaire, les montants sont fixés par les directions générales et les commissions paritaires de la formation continue (Art. 83, B 5 10.04) 3. Personnes de référence Direction des ressources humaines : Monsieur Thomas PUTALLAZ La responsabilité en matière d application de cette directive incombe aux directeurs généraux et chefs de service. 4. Documents de référence Règlement fixant les débours, frais de représentation et de déplacement et autres dépenses en faveur du personnel de l'administration cantonale (B 5 15.24) Règlement de la centrale commune d'achats - CCA - B 4 20.03 Secrétariat général Rue de l'hôtel-de-ville 6 1204 Genève Tél. +41 (22) 327 24 01 Fax +41 (22) 327 05 66 www.geneve.ch

Page : 2/8 II. Directive détaillée Nota Bene : Dans le but de simplifier la lecture de cette directive, les termes qui se rapportent à des personnes exerçant des charges, mandats ou fonctions (directeurs, chefs de services, collaborateurs ) s'appliquent indifféremment aux hommes et aux femmes. I. PRINCIPES 1. GENERALITES ET PROCESSUS Les débours, frais de repas, de représentation ou de déplacement et autres dépenses en faveur du personnel sont soumis au principe de l'emploi judicieux et économique des moyens. Ils doivent être nécessaires et proportionnés à l'accomplissement des tâches publiques. Il est d emblée précisé qu aucun remboursement ne sera effectué sans pièces justificatives (autorisation préalable, nature de l'événement, nombre de participants, justificatifs de dépenses, etc.). 1.1. Approbation préalable (engagement de dépense) et responsabilités Les différents types de frais régis dans la présente directive doivent tous être soumis par l'intéressé ou l'organisateur à l'approbation préalable du supérieur hiérarchique direct lequel : o Vérifie l'opportunité de la dépense; o Vérifie le disponible budgétaire. Si le supérieur hiérarchique direct n'est pas autorisé à engager des dépenses, l'approbation préalable doit être validée par une personne autorisée dans le cadre de son service, cas échéant par le directeur/chef de service. Pour les services rattachés au secrétariat général (y.c directions de support), la demande d'approbation préalable doit être validée par le secrétaire général selon les modalités fixées dans l'annexe 2. Selon les montants à engager, le type de frais et les événements d'autres dispositions s'appliquent, récapitulées dans l'annexe 1. Processus d'approbation préalable: 1. L'intéressé soumet une demande d'approbation préalable à son supérieur hiérarchique direct pour validation en utilisant la formule ad hoc (formule approbation préalable: annexe 2) envoyé sous forme de document joint par courriel. Par souci d'économie de papier et de matériel d'impression, seul le document muni de la signature du validateur final est imprimé et glissé dans le dossier. 2 L'intéressé est informé de la décision. En cas de refus, aucun frais ne pourra être engagé pour le compte du service. Selon les missions confiées et/ou fonction de l'intéressé, des dérogations à la demande d''autorisation préalable peuvent être accordées par le directeur général / secrétaire général (pour les directeurs généraux), pour une durée maximale d'une année, cette dérogation ne portant que sur les frais de repas et de déplacement. A cet effet, un courrier à la signature du directeur général / secrétaire général est adressé aux services ressources humaines de la direction générale concernée. 1.2. Visa pour remboursement ou paiement Toute demande de remboursement (formule "note de frais DRH : annexe 3) est visée par le supérieur hiérarchique direct ainsi que par une seconde personne autorisée. 1.3. Non respect de la présente directive En cas de non respect de la présente directive, les frais concernés ne sont pas remboursés et le département se réserve le droit de ne pas rembourser les frais litigieux ou de demander au collaborateur le remboursement de frais engagés à tort. En cas d'abus, le département appliquera les dispositions prévues par le titre III - Sanctions disciplinaires - de la loi générale relative au personnel de l administration cantonale et des

Page : 3/8 établissements publics médicaux (LPAC). 1.4. Directive interne Sous réserve de validation de la direction du contrôle interne DIP, la présente directive peut faire l'objet de directives propres aux directions générales du DIP. 2. DÉPLACEMENT HORS CANTON D'UNE DURÉE SUPÉRIEURE A UN JOUR Tout déplacement hors canton d'une durée supérieure à un jour doit être soumis à l'approbation préalable du directeur général ou du secrétaire général pour les services rattachés au secrétariat général. Tous les déplacements hors canton d'une durée supérieure à deux jours et / ou dont le montant estimé est supérieur à CHF 500 doivent être soumis à l'approbation préalable du secrétaire général. 3. MOYENS DE TRANSPORTS 3.1. Transports publics Les déplacements professionnels doivent en principe être effectués au moyen des transports publics. 3.1.1. BUS 3.1.1.1. Ticket de bus Lors de déplacement professionnel d'un collaborateur en bus, le collaborateur joint le ticket à la demande de remboursement en y précisant le trajet effectué ainsi que le motif. 3.1.1.2. Abonnement TPG unireso Un abonnement TPG à tarif préférentiel peut être commandé sur le site intranet du département des finances (http://intradf.etat-ge.ch/tpg/tpg_abo.nsf ) par tout collaborateur de l'etat pour son utilisation privée et professionnelle. A titre exceptionnel, la prise en charge d'un abonnement individuel ou collectif par le service peut être accordée lorsqu'un ou plusieurs collaborateurs utilisent très fréquemment les transports publics et uniquement à titre professionnel. S'il s'agit d'un abonnement individuel, le collaborateur effectue une demande d'approbation préalable (cf point 1.1). Il commande ensuite son abonnement à tarif préférentiel selon la procédure ci-dessus et dépose simultanément une demande de remboursement (annexe 3) conformément au point 1.2 de la présente directive. Par contre, toute demande d'abonnement collectif pour un service fait l'objet d'une demande particulière par le directeur/chef de service auprès de la direction des ressources humaines du département. 3.1.2. TRAIN Les magistrats et les cadres supérieurs de l'administration ont droit au remboursement ou au paiement de leurs frais de transport sur la base du prix d'un billet CFF de 1ère classe; les autres membres du personnel ont droit au remboursement ou au paiement de leurs frais sur la base du prix d'un billet CFF de 2ème classe. 3.1.3. ABONNEMENT CFF DEMI-TARIF La demande de prise en charge des frais relatifs à un abonnement demi-tarif doit permettre au collaborateur de voyager à moindre coût. Dans ce sens, l'approbation préalable doit clairement justifier le gain.

Page : 4/8 3.2. Véhicule privé 3.2.1. INDEMNITÉ KILOMÉTRIQUE POUR USAGE OCCASIONNEL D'UN VÉHICULE PRIVÉ Lorsque l'usage des transports publics n'est pas approprié, eu égard au lieu de destination ou à l'activité professionnelle déployée ou que l'usage d'un véhicule privé s'avère financièrement plus avantageux (covoiturage) les membres du personnel peuvent utiliser leur voiture automobile ou motocycle particulier et ont droit à une indemnité kilométrique fixée par application des articles 3 à 9 du règlement B 5 15.24, à savoir: a) 0,70 F par kilomètre parcouru pour une voiture automobile. b) 0,40 F par kilomètre parcouru pour un motocycle. Remarque: l'autorisation préalable peut être valable pour plusieurs dates de déplacements s'il s'agit de la même nature de déplacement (formation sur plusieurs mois). Le bénéficiaire remplit la demande de remboursement à la fin de chaque mois selon le processus établi (cf. point 1.2) en annexant la liste détaillée des déplacements effectués (date, destination, motif, distance parcourue). 3.2.2. INDEMNITÉ FORFAITAIRE KILOMÉTRIQUE POUR USAGE RÉGULIER D'UN VÉHICULE PRIVÉ Lorsque l usage fréquent d un véhicule privé est justifié, le collaborateur a droit à une indemnité forfaitaire annuelle. Conditions: Les déplacements effectués à des fins professionnelles doivent être supérieurs à 2'000 km par an. Les trajets domicile lieu de travail ainsi que les déplacements hors du canton de Genève n'entrent pas en ligne de compte. Processus annuel: 1) Au début de chaque année civile, la direction des ressources humaines examine les listes d'octroi des indemnités forfaitaires kilométriques dûment justifiées par les directeurs/chefs de services. 2) Elle informe le secrétaire général de toute situation de non-conformité et lui soumet pour validation finale la liste des collaborateurs qui peuvent bénéficier d'une indemnité forfaitaire annuelle. 3) Elle transmet la liste au service des paies de l'ope. Selon barème prévu à l'article 5 du règlement B 5 15.24. Les intéressés doivent être constamment en mesure de justifier à l'égard de la direction des ressources humaines du nombre de kilomètres parcourus. L'indemnité annuelle est réduite proportionnellement en cas d'absence de plus de 2 mois du collaborateur (congés annuels exceptés) ou d'immobilisation prolongée de son véhicule. Processus pour nouvelle/modification d'indemnité: Toute nouvelle demande d'indemnité ou de modification en cours d'année pour un collaborateur fait l'objet d'une demande particulière par le directeur/chef de service, après préavis de la direction générale, auprès de la direction des ressources humaine. Lorsqu'il s'agit d'une nouvelle demande ou d'une modification à la hausse, la direction des ressources humaines transmet un préavis au secrétaire général avant décision définitive et envoie, en cas d'acceptation, au service des paies. Le collaborateur reçoit l'indemnité en douze mensualités. 3.3. Taxi Les déplacements en taxi ne sont pas remboursés. Pour des raisons dûment motivées à mentionner sur la demande de remboursement et moyennant justificatif, le directeur général ou le secrétaire général peut accepter un remboursement en faveur d'un collaborateur dont le service est rattaché à sa direction générale.

Page : 5/8 Étant donné le caractère d'urgence lié à ce type de frais, la demande d'approbation préalable n'est pas requise. 3.4. Avion Les frais de déplacement par avion sont remboursés ou payés sur la base d'un billet en classe économique. A titre d'exception, des dérogations peuvent être admises. Elles requièrent l'autorisation préalable expresse du secrétaire général. 3.5. Parking Les frais de parking ne sont pas pris en charge, sauf en cas de déplacement de plusieurs collaborateurs dans un même véhicule (covoiturage) hors canton. Toute dérogation à cette règle requiert l'autorisation préalable expresse du directeur général ou du secrétaire général pour les services rattachés au secrétariat général. La dérogation peut être accordée pour une occasion, une période ou pour une fonction. Par ailleurs, lorsqu'un collaborateur est au bénéfice d'une indemnité forfaitaire annuelle pour usage régulier d'un véhicule privé (cf. point 3.2.2), aucun frais de parking ne peut être demandé (déjà inclus dans l'indemnité forfaitaire annuelle). 4. FRAIS D'HEBERGEMENT Les frais d'hébergement remboursés ou sous facturation comprennent le prix de la nuit et du petit déjeuner dans un hôtel de catégorie moyenne, sur la base des justificatifs détaillés. Restent réservés les cas où le logement fait partie d'un forfait lié à un séminaire ou à une conférence. 5. FRAIS LIES AUX REPAS ET RECEPTIONS 5.1. Principes L'organisateur ou le bénéficiaire soumet une demande d'autorisation préalable à sa hiérarchie, selon les modalités précisées à l'annexe 1, en précisant le motif du repas ou de la réception ainsi que l'identité et la qualité des participants. Les frais peuvent être soit remboursés au bénéficiaire ou à l'organisateur, soit payés par les services financiers des directions générales (sous facturation) conformément aux processus prévus. Les consommations d'alcools forts, les articles de tabac ainsi que les pourboires ne sont pas pris en charge par l'etat. Lorsque les frais sont remboursés, même si plusieurs collaborateurs sont concernés pour la même occasion, une seule demande de remboursement doit être faite (en principe par l'organisateur qui a dans ce cas avancé les frais). 5.2. Frais de repas consécutif à un déplacement Si, lors d'un déplacement dans ou à l'extérieur du canton et par suite des exigences du service, le membre du personnel doit exceptionnellement prendre son repas de midi sur place, ses frais effectifs sont remboursés ou payés (carte de crédit) à concurrence d'un montant maximal de 30 F, sur présentation des justificatifs détaillés. Le remboursement ou paiement du repas du soir n'est possible, selon les mêmes modalités, qu'en cas de retour après 20h00 heures (arrivée en gare de Genève). La pratique de l'horaire avec pause réduite à midi ne donne droit à aucune indemnité. L'accord préalable doit être soumis à la hiérarchie selon les modalités prévues à l'annexe 1. 5.3. Repas de travail Tout repas tenant lieu exclusivement de séance de travail organisé soit en salle de travail soit au restaurant doit demeurer de nature exceptionnelle. L'accord préalable doit être soumis à la hiérarchie selon les modalités prévues à l'annexe 1.

Page : 6/8 Frais effectifs selon note de frais détaillée, maximum 30 F /personne. Tout excédent est à la charge des bénéficiaires. Justifications: Les noms et fonctions des bénéficiaires doivent être précisés, ainsi que le motif du repas de travail. 5.4. Frais de représentation Sont concernés, les frais de repas engagés par un membre du personnel qui, de par sa fonction, a un devoir de représentation envers des tiers, partenaires de l'administration. L'accord préalable doit être soumis au directeur général ou au secrétaire général pour les services rattachés au secrétariat général. Frais effectifs selon note de frais détaillée, maximum 30 F /personne Justifications: Les noms et fonctions des bénéficiaires doivent être précisés, ainsi que le motif du repas. 5.5. Frais de réception Sont concernés les apéritifs organisés dans le cadre d'un événement particulier ou d'une cérémonie officielle réunissant des collaborateurs et des tiers externes à l'administration. L'accord préalable doit être soumis au directeur général ou au secrétaire général pour les services rattachés au secrétariat général. Frais effectifs selon note de frais détaillée, maximum 30 F /personne Justifications: Le motif et la nature de l'événement (joindre programme, invitation, etc.) ainsi que le nombre de participants doivent être précisés sur la demande de remboursement. 5.6. Frais liés aux apéritifs ou repas de fin d'année et aux départs à le retraite Une fois par année, un apéritif ou un repas peut être organisé par les services. Pour les départs, un apéritif ou un repas peut être organisé par le service. L'accord préalable doit être soumis à la hiérarchie selon les modalités prévues à l'annexe 1. Frais effectifs selon note de frais détaillée, maximum 30 F /personne. Tout excédent est à la charge des bénéficiaires. Justifications: Nom et fonction du collaborateur qui s'en va, nombre de participants. 5.7. Dépassement des montants admis Les montants admis au point 5.3 et 5.6 de la présente directive peuvent être exceptionnellement augmentés sur autorisation du directeur général, par délégation du secrétaire général, après préavis de la direction des ressources humaines du DIP. Pour ce faire, la demande d'approbation préalable motivant la demande de dépassement doit être transmise à la DRH. Les montants admis aux points 5.4 et 5.5 de la présente directive peuvent être exceptionnellement augmentés sur autorisation expresse du secrétaire général. Pour ce faire, la demande d'approbation préalable motivant la demande de dépassement doit être transmise directement au secrétaire général, après préavis de la direction générale. 6. AUTRES FRAIS EN FAVEUR D'UN MEMBRE DU PERSONNEL Le service prend en charge l'envoi de fleurs à un membre du personnel hospitalisé des suites d'une maladie ou d'un accident ou absent de longue date. Le service prend en charge une couronne mortuaire lors du décès d'un membre du personnel en activité, de son conjoint ou d'un de ses enfants. En cas de décès d'un membre du personnel en

Page : 7/8 activité, la direction des ressources humaines doit être immédiatement prévenue. La direction générale se charge de la commande d'une couronne au nom du Conseil d'etat (via le secrétariat général). 7. MODALITÉS DE REMBOURSEMENT 7.1.frais de déplacement, logement et repas 1 Toute demande de remboursement doit être établie sur une formule ad hoc (note de frais: annexe 2) dûment signée par le bénéficiaire accompagnée des pièces justificatives originales détaillées et de l'approbation préalable. 2 Elle est transmise au directeur/chef de service pour validation, lequel vérifie l'effectivité de la dépense et la conformité de l'ensemble des documents. 3 La demande est contresignée par une deuxième personne autorisée. 4 Une fois validée, la demande est transmise aux services financiers des directions générales selon les processus définis. 5 Le bénéficiaire reçoit son remboursement par virement bancaire. 7.2.Modalités de paiement en cas de paiement au comptant Si les frais mentionnés dans la présente directive ont été payés au comptant par un-e collaborateur-trice du Département de l instruction publique, le remboursement se fera uniquement par l intermédiaire de l'outil I-expense de la comptabilité financière intégrée. Aucun paiement n'est effectué par les caisses des services, NI PAR I-CAISSE. 7.3.Facture fournisseur Si les frais mentionnés dans la présente directive n ont pas été payés au comptant par un-e collaborateur-trice du Département de l instruction publique, la facture du fournisseur sera adressée préalablement au service/école concerné-e, qui en vérifiera le contenu. Cette facture ainsi que le bulletin de versement seront ensuite envoyés aux services financiers des directions générales. Les frais, lorsqu'ils sont sous facturation, sont transmis aux services financiers des directions générales pour paiement selon le processus décrit ci-après : Processus paiement 1 Toute demande de paiement de facture régie par la présente directive doit être accompagnée de l'approbation préalable et de la facture fournisseur sur laquelle est accolée l'étiquette jaune d'imputation. 2 Elle est transmise au directeur/chef de service pour validation, lequel vérifie l'effectivité de la dépense et la conformité de l'ensemble des documents. 3 La demande de paiement est contresignée par une deuxième personne autorisée. 4 Une fois validée, la demande, accompagnée de la facture est transmise aux services financiers des directions générales qui la contrôle et effectue le paiement. Le département se réserve le droit de refacturer tout dépassement de frais individuel, nonconforme à la présente directive à la personne présentant la demande de paiement. 7.4.Autres frais Le remboursement des frais prévus à l'article 4 du règlement de la centrale commune d'achats - CCA - B 4 20.03 (livres ponctuels, CD ou DVD déjà gravés, cadeaux protocolaires et administratifs, etc.) se fera uniquement par l intermédiaire du formulaire "remboursement de dépenses effectuées par un-une collaborateur-trice pour un montant inférieur à Fr. 200.-" (annexe 4). Processus remboursement 1. Agrafer les tickets de caisse originaux dans la zone prévue à cet effet sur le formulaire - une feuille de remboursement par type d'imputation; 2. Remplir les imputations pour le remboursement et la comptabilisation par la CCA /CFI;

Page : 8/8 3. Apposer la signature du collaborateur, celle de deux personnes autorisées du service et le timbre du service (le collaborateur bénéficiaire du remboursement ne peut pas signer comme personne autorisée); 4. Envoyer ce document à la CCA, cette dernière, valide et enregistre ces dépenses dans la CFI. Celles-ci seront remboursées sur le compte bancaire du collaborateur. III. Annexes D.RH.01.1: Tableau synoptique des modalités de remboursement selon leur nature D.RH.01.2: Formule approbation préalable D.RH.01.3: Formule note de frais Formule de demande de remboursement pour CCA IV. Liens http://www.ge.ch/legislation/rsg/f/s/rsg_b5_15p24.html http://www.geneve.ch/legislation/rsg/f/s/rsg_b5_05.html http://www.ge.ch/legislation/rsg/f/s/rsg_b4_20p03.html