Forward an RFP (Faire transmettre un RFP) à partir des notifications par e-mail de Cvent ou d un compte Cvent Un représentant commercial mondial (appelé NSO chez Cvent) pourra envoyer (ce qu on appelle Forward (Retransmettre)) des appels d offres (ou RFP selon l acronyme anglais de Requests for Proposals) aux autres lieux d accueil qu il représente et qui n ont pas reçu le RFP du planificateur. Au départ, les planificateurs peuvent prendre l une des initiatives suivantes : (a) Envoyer un RFP directement au NSO sans envoyer le RFP à l hôtel (b) Envoyer le RFP directement à l hôtel sans l envoyer au NSO (c) Envoyer le RFP à la propriété et au NSO simultanément Un NSO peut retransmettre le RFP à une ou plusieurs propriétés, indépendamment de comment le planificateur a envoyé le RFP au départ. Si le NSO reçoit un e-mail de notification, ce qui arrivera si le planificateur choisit l option (a) ou (c), le NSO peut retransmettre directement à partir de la notification de l e-mail. Si le NSO ne reçoit pas d e-mail de notification (le planificateur a choisi l option (b)), ou il préfère gérer les RFP depuis le compte Cvent, le RFP peut aussi être retransmis à partir du compte Cvent du NSO. *Remarque : Certaines organisations qui utilisent des NSO peuvent ne pas être qualifiées pour accéder à un compte Cvent. Elles pourront tout de même gérer les RFP complètement à partir des notifications d email ainsi qu illustré ci-dessous. Forward an RFP from the Cvent Email Notification (Retransmettre un RFP à partir d une notification d e-mail de Cvent) Lorsqu un RFP est retransmis à partir d une notification d e-mail de Cvent, celui-là peut être retransmis à n importe quel site appartenant au Réseau Fournisseurs de Cvent. Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux NSO, CVB, et propriétés associées, pour envoyer les RFP aux lieux d accueil qui pourraient correspondre aux critères appropriés. L option de retransmission peut être activée ou désactivée par le planificateur durant le processus de création du RFP. 1. Cliquez sur l un des liens de Forward (Retransmission) dans la notification d e-mail de Cvent. Mise à jour le 1/1/2012 Page 1 de 8
Remarque : Le lien Manage the RFP (Gérer le RFP) situé au sein d une notification vous amènera également à la fonctionnalité de retransmission. 2. Enregistrez vos coordonnées. 3. Ajoutez un message que vous souhaitez envoyer au(x) site(s) qui recevront le RFP. 4. Cliquez sur Add Venue (Ajouter site) pour trouver les hôtels auxquels le RFP devrait être envoyé. (Réglez vos paramètres pour toujours accepter les pop-up de la part du site de Cvent.) Mise à jour le 1/1/2012 Page 2 de 8
5. Sélectionnez l emplacement approprié (MMA) de la région où votre site est situé. 6. Pour effectuer votre recherche plus facilement, vous pouvez aussi choisir d inclure un nom d hôtel, une société hôtelière, ou une marque d hôtel. Cela vous aidera à réduire vos recherches à des détails plus spécifiques à ce que vous recherchez 7. Cliquez sur Search (Rechercher). Mise à jour le 1/1/2012 Page 3 de 8
8. Cliquez sur les cases à cocher, à côté des noms des propriétés auxquelles vous voulez envoyer le RFP. 9. Cliquez sur Add (Ajouter). Mise à jour le 1/1/2012 Page 4 de 8
10. Cliquez sur Forward RFP (Retransmettre RFP). Mise à jour le 1/1/2012 Page 5 de 8
Forward an RFP from Your Cvent Account (Retransmettre un RFP à partir de votre compte Cvent) Selon les permissions déterminées dans votre compte, un RFP peut être retransmis aux lieux d accueil figurant dans votre compte Cvent, à tout site de votre chaîne, ou tout site appartenant au Réseau Fournisseurs de Cvent. Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux NSO, CVB, et propriétés associées, pour envoyer les RFP aux lieux d accueil qui pourraient correspondre aux critères appropriés. L option de retransmission peut être activée ou désactivée par le planificateur durant le processus de création du RFP. 1. Cliquez sur l onglet RFPs. 2. Cliquez sur Manage RFPs (Gérer les RFP) en haut de la barre de navigation. 3. Cliquez sur the name of the RFP (le nom du RFP). 4. Cliquez Forward (Retransmettre) en haut ou en bas de la page. 5. Enregistrez vos coordonnées. 6. Ajoutez un message à envoyer au(x) site(s) qui recevront le RFP. 7. Cliquez Add Venue (Ajouter site). (Réglez vos paramètres pour toujours accepter les pop-up de la part du site de Cvent.) Mise à jour le 1/1/2012 Page 6 de 8
8. Sélectionnez la région métropolitaine appropriée. (Vous pouvez également choisir d inclure un nom de site, un type de site, une affiliation à une chaîne, et/ou une marque pour concentrer votre recherche.) 9. Cliquez sur Search (Rechercher) Mise à jour le 1/1/2012 Page 7 de 8
10. Cliquez sur les cases à cocher, à côté des noms des propriétés auxquelles vous voulez envoyer le RFP. 11. Cliquez sur Add (Ajouter). 12. Cliquez sur Forward RFP (Retransmettre RFP). Mise à jour le 1/1/2012 Page 8 de 8