Contenu 7.1 Pourquoi les financiers sont-ils importants pour les organismes bienfaisance? 7.2 La nécessité possér financiers s types financiers s procédures 7.3 La tenue financiers Comptabilité caisse ou d exercice Compte bancaire Apurer votre compte en banque Enregistrement dépôts Enregistrement cotisations et subventions Enregistrement débours Facturation biens ou services Grand livre général Comment structurer les charges 7.4 États financiers État résultats Bilan État flux trésorerie Quelques conseils sur la mise en place états financiers 7.5 Outils planification financière : le 7.6 Foire aux questions : financiers et organismes bienfaisance enregistrés Comptables professionnels Gestion financière et reddition 7.7 pour la responsabilité du conseil d administration : obligations fiscales 7.8 Rapport financiers : criptions et Modèles Rapport mensuel du trésorier Rapport financier tiné à l ARC Rapport annuel du trésorier 7.9 : terminologie comptable 7.10 Où trouver renseignements 7.11 Dossiers : un endroit où classer vos financiers 1 Aperçu 2 Infos administratives 3 Acte constitutif 4 Statut d organisme bienfaisance 5 Procès-verbaux 6 Politiques et procédures 7 8 Déclarations annuelles 9 Reçus officiels aux fins l impôt 10 Infos opérationnelles Ressources 2010 gal Resource Centre, Edmonton, AB
7.1 1 7.1 Pourquoi les financiers sont-ils importants pour les organismes bienfaisance? i Info clé Un organisme bienfaisance doit conserver et livres suffisants, en anglais ou en français à une adresse canadienne figurant dans les dossiers dont dispose l ARC, afin que l ARC puisse vérifier les reçus officiels dons délivrés, ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées. Aux fins cette section, les et livres comprennent : les états financiers, grands livres, relevés bancaires, dépenses et les feuilles travail du comptable; les et livres incluent aussi les pièces justificatives qui appuient les renseignements indiqués dans les livres et, et comprennent notamment les factures, pièces justificatives, contrats en bonne et due forme, les ordres travail, les borreaux livraison, les bons comman et les borreaux dépôt. D après www. charitycentral.ca/ site/?q=no/455 D après site Web l ARC www.cra-arc. gc.ca/chrts-gvng/chrts/ prtng/bks-fra.html Ce que cela signifie pour vous : Vous vez conserver un exemplaire vos financiers dans un endroit sûr et facile d accès. Ce qui suit vous renseignera sur la façon localiser vos. Déposez-en un exemplaire ici, dans votre Bureau poche. s financiers fournissent renseignements sur les revenus et les dépenses d un organisme et étayent les renseignements figurant dans les états financiers ayant été préparés. Ces peuvent servir à refléter la santé financière d un organisme à une date donnée. Tenir Version 02 01 2010
7.2 1 7.2 financiers La nécessité possér financiers s financiers sont essentiels au fonctionnement d un organisme et aux à faire au conseil, aux donateurs, aux bailleurs fonds, au gouvernement, aux sympathisants et à la collectivité. s organismes bienfaisance enregistrés doivent tenir financiers adéquats en anglais ou en français afin que l ARC puisse s assurer la conformité et vérifier les revenus et les dépenses déclarés dans la déclaration annuelle renseignements. s comptables articles individuels recettes et dépenses sont essentiels pour remplir la déclaration renseignements annuelle. D après le Centre Organismes bienfaisance www. charitycentral.ca Reportezvous à la section 8.1 pour vos déclarations renseignements annuelles. s types financiers s financiers comprennent généralement : les états financiers; le grand livre général et autres grands livres; les relevés bancaires; les inventaires; les dépenses; les accords d investissement; les feuilles travail du comptable; les feuilles paie; les pièces justificatives tel que les factures, les pièces justificatives, les bons comman, les contrats, les reçus et les borreaux dépôt bancaire. s financiers comprennent généralement aussi : les copies reçus officiels dons, que vous trouverez à la section 9 du Bureau poche; les exemplaires déclarations renseignements T3010A et T3010B, que vous trouverez à la section 8.1 du Bureau poche. Centre Organismes bienfaisance a réalisé quatre Fiches-conseils qui peuvent s avérer très utiles pour vous. Elles abornt les thèmes suivants : Comment choisir un comptable professionnel La mise en place d un plan comptable pour les petits et moyens organismes bienfaisance enregistrés La mise en place financier Modèle plan comptable relatif au T3010B Vous pouvez accér à ces en ligne à www.charitycentral.ca/ site/?q=fr/no/435 Tenir
7.2 2 Procédures Gestion trésorerie/s internes L établissement s internes soli et efficaces est d une importance vitale pour la santé financière d un organisme car ce sont les indicateurs problèmes fiscaux éventuels. s s internes garantissent un système mécanismes régulateurs. D après Community ague Resource Gui, Sec. 6, p. 68 www.efcl.org/ Resources/2009ResourceGui/ tabid/185/default.aspx s principes généraux du interne sont les suivants : les responsabilités doivent être clairement établies; dossiers adéquats doivent être tenus; l actif doit être assuré et les employés cautionnés; la tenue et leur gar doivent être distinctes; la responsabilité tous les aspects d une opération doit être divisée. s procédures suivantes sont recommandées comme système interne efficace. les sommes et les chèques sont remis au trésorier uniquement par la personne effectuant la collecte dans les 24 heures. La métho préférée collecte fonds est par chèque; le trésorier émet reçus écrits pour tous les fonds reçus qu il gar dans ses dossiers; les livres reçus doivent être prénumérotés; les toutes les sommes reçues et rapprochements bancaires doivent être présentés à toutes les réunions du conseil; ux signatures sont requises sur tous les chèques; les chèques doivent être prénumérotés et possér ux lignes pour les signatures; tous les remboursements doivent être effectués par chèque et être étayés par reçus ou une facture provenant d une dépense budgétaire approuvée; les signataires autorisés ne doivent pas vivre sous le même toit ni être apparentés; les signataires autorisés ne peuvent pas signer chèques émis en leur faveur ou émis à une personne qui leur est apparentée; ne jamais signer chèques en blanc; informer votre banque, par écrit, vos procédures eu égard à la compensation vos chèques; nommer un vérificateur interne pour vérifier/examiner les régulièrement et qui soit étranger aux opérations quotidiennes; établir une limite maximale ayant trait à l émission chèques pour les dépenses courantes normales; toute dépense excessive ou extraordinaire doit être approuvée par le conseil avant l émission du chèque. Tenir
7.3 1 7.3 La tenue financiers Comptabilité caisse ou d exercice Il existe ux grands systèmes ou métho comptables qui permettent rendre compte la situation financière d un organisme : la comptabilité caisse et la comptabilité d exercice. La comptabilité caisse comptabilise les opérations au moment où les espèces sont échangées. Cette métho ne montre pas tout l actif et le passif et est moins compliquée que la comptabilité d exercice. De nombreux petits clubs ou organismes qui effectuent relativement peu transactions chaque mois utilisent ce système. La comptabilité d exercice tient compte revenus lorsqu ils sont gagnés et dépenses lorsqu elles sont engagées. Suivant cette métho, une facture vant être payée par l organisme figure dans les états financiers comme un élément passif et les sommes dues à l organisme figurent comme un élément d actif. Cette métho donne une image précise la situation financière que la comptabilité caisse. Adapté Comprendre les états financiers d une organisation www. omafra.gov.on.ca/french/ rural/facts/96-038.htm D après Infoimpôts d Imagine Canada http:// charitytax.imaginecanada.ca L Agence du revenu du Canada (ARC) n indique pas comment mettre en place financiers ou quels systèmes comptables utiliser. Toutefois, les d un organisme bienfaisance doivent permettre à l ARC vérifier : les revenus, y compris les dons bienfaisance reçus; si les ressources sont consacrées à programmes bienfaisance; si les fins et activités l organisme relèvent toujours la bienfaisance. s comptables doivent être étayés par pièces justificatives permettant à l ARC vérifier les inscriptions figurant dans les livres. s doivent être tenus en anglais ou en français. Voici renseignements concernant huit thèmes que doivent comprendre les organismes bienfaisance afin tenir financiers adéquats. Nous les reproduisons ici avec l aimable autorisation d Info-impôts d Imagine Canada à l usage organismes bienfaisance, disponible en ligne à http://charitytax.imaginecanada.ca. s thèmes comprennent : Compte bancaire Apurement d un compte bancaire Enregistrement dépôts Enregistrement cotisations et subventions Enregistrement débours Facturation biens ou services Grand livre général Comment structurer les charges Tenir
7.3 2 Compte bancaire : http://infoimpots.imaginecanada.ca/compte-bancaire-0 Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Compte bancaire Compte bancaire Votre organisme bienfaisance doit détenir un compte bancaire, qui sera au cœur du ses finances. Tout l argent reçu doit être déposé dans votre compte en banque et tous les règlements [1] effectués à partir lui (sauf pour les montants très modiques, conformément à la section consacrée aux débours en espèces). Voici le processus base à suivre pour ouvrir un compte bancaire. Ouvrez un compte dans une banque ou une caisse populaire. Choisissez un compte pour lequel vous recevrez un relevé et dont vos chèques vous seront retournés (ou doubles ou images numériques) chaque mois. conseil d administration doit adopter une motion pour autoriser l ouverture ce compte et désigner signataires autorisés. La banque ou la caisse populaire fournit souvent un exemple formulation d une motion ce type, qui satisfait ses avocats. Choisissez les signataires autorisés, souvent le présint du conseil d administration, ainsi que le trésorier bénévole et le directeur général. s signataires autorisés sont les seules personnes à pouvoir signer chèques. Commanz chèques pré- numérotés. Vous pourrez décir d inclure l adresse et le numéro téléphone votre organisme bienfaisance dans vos chèques. Il est judicieux faire signer les chèques par ux signataires autorisés. Vous pourrez cependant n exiger qu une signature pour les chèques inférieurs à un certain montant (modique), si la situation votre organisme bienfaisance l exige. N oubliez pas que, comme tous les signataires autorisés ne sont pas disponibles en permanence, d en désigner que ux. NE signez JAMAIS chèques en blanc à l avance, pour les utiliser quand aucun signataire autorisé n est disponible. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/compte-bancaire-0 Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term68 Tenir
7.3 3 Apurer votre compte en banque : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenir-les-/apurervotre-compte-en-banque Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Apurer votre compte en banque Apurer votre compte en banque L apurement d un compte bancaire consiste à comparer son sol dans vos à celui la banque et à justifier les différences éventuelles. Ces différences s expliquent en comparant les informations détaillées contenues dans votre relevé compte les informations contenues dans vos livres compte et à recenser les éléments inscrits dans une série mais non dans l autre. Toutes les transactions sont enregistrées dans vos livres et dans les la banque. Elles sont souvent enregistrées dans ces ux types à moments différents, ce qui produit également une différence dans leurs sol. C est en apurant les qu il est possible s assurer qu aucune transaction ne manque dans un ensemble ou dans l autre et que le sol exact apparaît dans vos livres. La banque vous adresse chaque mois un relevé compte faisant apparaître les dépôts et les retraits effectués d après ses. Il arrive que les banques commettent erreurs dans ces relevés. L analyse ces relevés et l apurement votre compte en banque révéleront ces erreurs. L apurement vrait être effectué chaque mois, puisque la majorité banques n autorisent pas la contestation leur registre au-là d une certaine pério. Voici comment apurer un compte : cochez les chèques encaissés que la banque vous a adressés et qui apparaissent dans le relevé bancaire lui-même. Encerclez tous les débits (somme débitée) qui apparaissent sur le relevé sans être liés à un chèque (comme les frais bancaires mensuels). comparez les dépôts du relevé à ceux votre registre dépôts bancaires. Encerclez tous les crédits (somme créditée) n apparaissant pas sur votre registre dépôts bancaires. saisissez les éléments encerclés dans les correspondants votre grand livre général i [1] (sauf en cas d erreur la banque); notez le sol du compte bancaire apparaissant dans le relevé. Déduisez ce sol tous les chèques que vous avez éventuellement signés et que la banque n a pas encore fini traiter («compenser»). Ajoutez à ce sol tous les dépôts que vous avez éventuellement effectués et qui n ont pas encore été compensés. Vous obtiendrez ainsi un «sol bancaire véridique». votre compte bancaire est apuré quand le sol bancaire véridique, obtenu par la métho présentée ci-sus, concor avec le sol votre système comptable. L apurement bancaires vrait être réalisé par une autre personne que par celle qui émet les chèques ou encaisse les dépôts en espèces. Il vrait également être vérifié et approuvé par une personne exerçant responsabilités supérieures. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenirles-/apurer-votre-compte-en-banque Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term85 Tenir
7.3 4 Enregistrement dépôts : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/conserver-les-/ enregistrer-vos-d%c3%a9p%c3%b4ts Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Enregistrer vos dépôts Enregistrer vos dépôts La banque ou la caisse populaire vous remettra borreaux dépôt à utiliser pour déposer l argent que vous recevrez dans votre compte. Ces borreaux sont souvent reliés pour les conserver ensemble et se présentent souvent en double ou en triple exemplaire. Vous remplissez un borreau par dépôt et le remettez à la banque avec les différents éléments à déposer. Remplir le borreau dépôt borreau dépôt doit contenir les informations suivantes : la date du dépôt; les initiales la personne effectuant le dépôt; la liste chèques déposés; les sommes déposées en espèces; le montant total chèques déposés; le montant total espèces déposées; le montant total du dépôt. Si vous avez souvent ieurs chèques à déposer, investissez dans une machine à additionner à ban. Joignez à votre borreau dépôt la récapitulation tous les chèques déposés sur la ban. Vous et le guichetier la banque économisez ainsi du temps. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-/conserver-les-/enregistrer-vos-d%c3%a9p%c3%b4ts Tenir
7.3 5 Enregistrement cotisations et subventions : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenir-les--/ conservation-/--cotisation Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Registres cotisations membres, subventions gouvernementales et reçus délivrés pour fins autres que fiscales Registres cotisations membres, subventions gouvernementales et reçus délivrés pour fins autres que fiscales Cotisations s frais d adhésion ou cotisations membres sont une source financement très fréquente pour les organismes bienfaisance. s organismes bienfaisance doivent conserver sur tous leurs membres cotisants. Ces doivent contenir les renseignements suivants : montants versés; date versements; date d expiration adhésions (si leur durée est limitée); nom, adresse et coordonnées membres; catégories d adhésion (s il y a lieu). Subventions gouvernementales s organismes bienfaisance peuvent également percevoir fonds sous forme subventions gouvernementales. Celles-ci exigent tenus minutieusement. s à conserver et les modalités production sont habituellement définis dans le contrat passé entre le gouvernement et l organisme bienfaisance. L organisme bienfaisance doit mettre en place ses pour suivre les mouvements fonds, subvention gouvernementale par subvention gouvernementale. Cette tâche peut être exécutée dans le cadre du grand livre général. N oubliez pas que la légitimité chaque dépense figurant au grand livre général doit être attestée par pièces justificatives. Une subvention gouvernementale exige suivre toutes les dépenses qu elle sert à financer avec une gran précision. s dépenses peuvent être suivies et récapitulées différemment selon les conditions fixées lors l attribution la subvention, à par type (p. ex., salaires ou déplacement) ou par catégorie coût du projet (p. ex., évaluation besoins ou construction d un site Web). Certaines dépenses peuvent être liées à 100 % à un projet (p. ex., les déplacements) et d autres peuvent être affectés à différentes activités (p. ex., le salaire du directeur général ou le coût d une activité promotion ieurs programmes Tenir
7.3 6 Enregistrement cotisations et subventions (cont.) l organisme bienfaisance). Voir Enregistrement et affectation dépenses [1] pour obtenir amples renseignements sur ce thème. L organisme bienfaisance doit veiller à conserver les doubles pièces justificatives liées à ces dépenses à un seul endroit, au cas où le gouvernement procérait à la vérification du projet. Délivrer reçus à fins autres que fiscales Un organisme bienfaisance peut délivrer reçus à fins autres que fiscales. Ces reçus attestent simplement la réception d un don d un certain montant. s donateurs ne peuvent pas les utiliser pour réclamer un crédit d impôt pour don bienfaisance. Ces reçus doivent être délivrés dans les cas où l organisme bienfaisance ne peut pas délivrer un reçu officiel don [2] (p. ex., en cas d absence d un montant admissible [3]) ou dans ceux où le donateur ne peut pas utiliser reçu officiel don. Ces reçus doivent comporter les renseignements suivants : date réception du versement; nom et adresse la personne à qui le reçu a été délivré; montant du versement; justification du versement (p. ex., numéro facture ou justification du versement, telle que «cotisation membre»). URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenirles--/conservation-/--cotisation Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/no/445 [2] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term92 [3] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term80 Tenir
7.3 7 Enregistrement débours : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenir-les--/ conservation-/registre--d%c3%a9bours-par Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Registre débours par chèque ou en espèces Registre débours par chèque ou en espèces s débours ou versements, peuvent être effectués par chèque ou en espèces. montant versements en espèces (appelés petite caisse) vrait être très minime; les versements d un montant important ou les versements répétés doivent toujours être effectués par chèque. Sorties petite caisse Il est indispensable conserver un registre pour chaque sortie petite caisse, normalement sur un tableur séparé. s sorties petite caisse doivent contenir les renseignements suivants : date du débours; montant du débours; nom la personne à qui cette somme a été remise; nom la personne ayant remis cette somme; type dépense. Veillez à conserver toutes les pièces nécessaires pour justifier les sommes remises en espèces. La pièce justificative i [1] d une sortie petite caisse est une facture, un coupon dépense ou un reçu caisse enregistreuse correspondant au montant la dépense. s sorties petite caisse doivent être apurés chaque mois. En d autres termes, le montant total toutes les pièces justificatives du reliquat fonds en caisse doit être comparé au montant en caisse au départ (appelé normalement «fonds caisse»). Ces montants doivent être égaux. Registre débours Des détaillés tous les débours, ou versements, doivent être conservés dans un journal décaissements ou dans un programme comptable électronique. s débours doivent contenir les renseignements suivants : numéro chèques; date chèques; nom bénéficiaires; montant chèques; montant la TPS/TVH/TVQ inclus, le cas échéant, dans le montant chèques; type dépense (nécessaire pour le grand livre général). De, si vous émettez chèques manuellement, n oubliez pas remplir complètement le talon chaque chèque : c est votre registre permanent chèques émis. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenirles--/conservation-/registre--d%c3%a9bours-par Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term99 Tenir
7.3 8 Facturation biens ou services : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenir-les--/ conservation---financiers/fa Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Facturation biens ou services Facturation biens ou services Un organisme bienfaisance peut facturer frais d adhésion ou cotisations à ses membres ou facturer ses produits ou ses services à ses clients. L organisme bienfaisance doit conserver un registre toutes les factures émises et y noter tous les règlements [1] encaissés. De nombreux programmes comptabilité permettent gérer électroniquement les factures et les règlements dans un système comptabilisation créances. Ce rnier vrait être électronique quand un organisme bienfaisance émet nombreuses factures. Prenez contact avec votre venur logiciels pour vous renseigner en détail sur la mise en place d un système comptabilisation créances. s renseignements suivants doivent apparaître sur toutes les factures (électroniques ou sur papier) : nom et adresse votre organisme bienfaisance; numéro d inscription votre organisme bienfaisance au registre la TPS/TVH/TVQ; numéro la facture; date la facture; nom et adresse la personne ou l organisme facturé; justification la facture (cription biens ou services fournis); montant la facture, montant la TPS/TVH/TVQ et montant total la facture (n oubliez pas faire apparaître séparément le montant la TPS/TVH/TVQ); date d échéance du règlement ou «règlement dès réception». URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenirles--/conservation---financiers/fa Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term68 Tenir
7.3 9 Grand livre général : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenir-les--/ conservation-/grand-livre-g%c3%a9n%c3%a9ral Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Grand livre général Grand livre général grand livre général est le «livre comptable» central du système comptable l organisme bienfaisance. Chaque transaction un achat, un versement, un don i [1], une transaction en espèces est passée en écriture dans le grand livre général. La présentation ci-sous la mise en place d un grand livre général s applique à la fois aux systèmes comptables informatisés et manuels. Mise en place d un plan i [2] La mise en place d un grand livre général commence toujours par la mise en place d un plan. C est la liste tous les du grand livre général. Il existe nombreuses métho mise en place d un plan, mais il est important que l organisme bienfaisance choisisse avec soin celle qui sera la efficace dans sa propre situation. plan vrait être suffisamment souple pour être développé par la suite, tout en restant facile à utiliser et à comprendre. Un comptable professionnel contribuera efficacement à la mise en place d un plan satisfaisant. C est, dans nombreux cas, un système comptable informatisé qui définit la structure du plan. Ces systèmes attribuent très souvent un numéro aux différents, mais ils sont normalement faciles à changer. Voici quelques lignes directrices générales à appliquer pour mettre en place un plan relativement détaillé. Il ne vra peut-être pas être aussi détaillé si votre organisme bienfaisance est très petit. Tenir
7.3 10 Grand livre général (cont.) A. La première série chiffres représente souvent les différents programmes que vous souhaitez suivre près (p. ex., afin rendre au gouvernement sur un programme qu il finance). En voici un exemple. 01 Administration 02 Activité financement ou promotion 03 Programme financé par le gouvernement n o 1 (p. ex., un travail recherche sur l errance) 04 Programme d exploitation à financement interne (p. ex., patinage pour enfants) B. La série chiffres suivante fait apparaître le groupe auquel chaque compte appartient. Série 1000 Actif Série 2000 Passif Série 3000 Recettes Série 4000 Dépenses Série 5000 Actif net Chacun ces groupes peut se subdiviser. L actif peut, par exemple, être subdivisé en ieurs dont le numéro commence par les chiffres séries ci-sous. Série 1100 Actif à court terme Série 1200 Actif fixe Série 1300 Autres éléments d actif compte Actif à court terme peut être subdivisé en une série dont le numéro commence par les chiffres séries ci-sous. Série 1110 Comptes caisse Série 1120 Investissements à court terme Série 1130 Comptes débiteurs Série 1140 Autres éléments d actif rnier chiffre sert à intifier chaque compte au sein divers groupes compte, p. ex., 1113 d épargne. La subdivision charges doit être détaillée. Vous pouvez classer ces la façon suivante en utilisant le système classification présenté ci-sus, dans lequel les la série 4000 appartiennent à la catégorie charge. Série 4010-4090 Paie Série 4100-4190 Avantages sociaux (p. ex., prestations-maladie) Série 4200-4290 Formation et éducation Série 4300-4390 Communications (téléphone, site Web, etc.) Série 4400-4490 Fournitures bureau (papier, reliures, etc.) Série 4500-4590 Reproduction et impression Série 4600-4690 Marketing et publicité Série 4700-4790 Loyer et autre usage locaux Tenir
7.3 11 Grand livre général (cont.) Série 4800-4890 Déplacements Série 4900-4990 Comptes divers La numérotation chaque compte est formée sur la base la structure XX-XXXX ou, en d autres termes, numéro du programme numéro du compte. En règle générale, ce type structure est suffisamment souple pour permettre à un organisme bienfaisance suivre ses revenus avec la précision nécessaire URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/tenirles--/conservation-/grand-livre-g%c3%a9n%c3%a9ral Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term86 [2] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term71 Tenir
7.3 12 Comment structurer les charges : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue--/enregistrer-et-ventilerles-d%c3%a9penses/comment-structurer-les-c Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Comment structurer les charges pour en tirer informations utiles Comment structurer les charges pour en tirer informations utiles La structure base du plan d un grand livre général est présentée dans la section intitulée Mise en place comptables. Elle est consacrée à une métho structuration charges, à par type dépenses. Cette métho répartit les dépenses entre diverses catégories, telles que : salaires et avantages sociaux; experts-conseils; loyer; chauffage; fournitures bureau; déplacements et ainsi suite. La structuration par type dépenses est très répandue et vous permet répondre à questions telles que : combien les salaires nos employés nous ont-ils coûté le mois rnier? combien nos locaux à bureaux nous ont-ils coûté cette année? combien le chauffage notre bâtiment nous a-t-il coûté cette année par comparaison avec l année rnière? Si votre organisme bienfaisance est très petit et ne gère qu un seul programme ou une seule activité, vous n aurez peut-être besoin d aucune autre information pour gérer vos activités et rendre à leur sujet. La majorité organismes bienfaisance ont cependant besoin d adopter une autre métho qui leur fournira un grand nombre d informations. La ventilation dépenses par fonction est également une métho très répandue. Elle s appuie sur les fonctions, les activités ou les programmes d un organisme bienfaisance pour structurer ses charges. s charges d un organisme bienfaisance peuvent se répartir entre les catégories suivantes, selon l organisme et ses activités : financement; services conseils; programmes éducatifs; recherche; administration et ainsi suite. Tenir
7.3 13 Comment structurer les charges (cont.) La structuration par fonction vous permet répondre à questions telles que : combien avons-nous dépensé le mois rnier pour le financement? combien les services conseils que nous avons offerts nous ont-ils coûté cette année? combien avons-nous dépensé cette année pour la recherche par comparaison avec l année passée? Il existe d autres métho, moins courantes, ventilation dépenses, qui peuvent être utiles dans certains cas particuliers. s peuvent être, par exemple, structurés la façon suivante : par service, pour les organismes bienfaisance importants (p. ex. : communications, services aux membres, finances, ressources [1] humaines, haute direction et ainsi suite); géographiquement, pour les organismes bienfaisance qui exercent leur activité à ieurs endroits (p. ex., par province, par ville ou par pays); par sous-unité organisationnelle pour les organismes bienfaisance fédérés ou pour les autres organismes bienfaisance complexes et à multiples paliers (p. ex. : sections locales, bureaux régionaux, bureaux provinciaux, etc.) Chacune ces métho permet répondre à un ensemble questions différent, mais une métho permet rarement répondre à toutes vos questions à elle seule. De, aucune ces métho ne permet fournir à elle seule tous les renseignements exigés par la reddition annuelle organismes bienfaisance à l Agence du revenu du Canada (ARC). Vous vrez probablement combiner ieurs métho ventilation dépenses pour répondre aux besoins votre organisme bienfaisance. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-/enregistrer-et-ventiler-les-d%c3%a9penses/comment-structurer-les-c Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term98 Tenir
7.4 États financiers terme «d états financiers» sert en principe à désigner les suivants : l état recettes et dépenses (ou état résultats); le bilan; l état flux trésorerie; les notes accompagnant les états financiers. 7.4 1 «États financiers» est reproduit avec l autorisation d Infoimpôts d Imagine Canada, disponible en ligne à http:// charitytax.imaginecanada. ca Certains organismes bienfaisance y ajoutent séparément un état l évolution l actif net. Cette présentation états financiers est très brève; adressez-vous à un comptable professionnel qui aira votre organisme bienfaisance à mettre en place ces états financiers. Même si les états financiers votre organisme bienfaisance ne sont pas vérifiés systématiquement par un comptable, il est préférable manr à un comptable vous air à les mettre en place. Dans ces conditions, leur présentation sera correcte et vous saurez ce qui doit être inclus à chaque ligne états financiers. s informations enregistrées au cours l exercice alimentent le contenu ces. C est pour cette raison que la rigueur la comptabilité et s internes est si importante. La qualité états financiers dépend la qualité informations recueillies tout au long l année. État résultats terme d état résultats d exploitation ou d état recettes et dépenses est parfois également employé pour le désigner. Ce rapport fait apparaître le montant revenus gagnés pendant une certaine pério (habituellement d un an) et le montant dépenses engagées pendant la même pério. La différence entre ces ux montants est l excént («profit») ou le déficit («perte») pour cette pério. Bilan Ce rapport fait apparaître tous les éléments d actif, toutes les ttes et les fonds propres d un organisme à un moment donné, en principe à la fin d un mois ou d un exercice. L actif est ce que l organisme possè ou ce qui lui est dû. Il se répartit entre l actif à court terme (ou actif courant), dont la conversion en espèces ou l utilisation est prévue dans un an au et l actif à long terme, qui sera converti en espèces ou utilisé dans d un an. Tenir
7.4 2 passif est le montant ttes l organisme envers d autres organismes ou particuliers. passif à court terme (ou ttes à court terme) est le montant ttes qui viennent à échéance dans un an; le passif à long terme le montant celles que l organisme remboursera dans d un an. L actif net est ce qui reste après avoir soustrait le passif l actif. État flux trésorerie L état flux trésorerie fait apparaître les rentrées et les sorties fonds d un organisme pendant l exercice. Il fait apparaître les recettes (comme l argent collecté pendant une campagne financement) et les dépenses (comme les salaires versés), ainsi que les autres rentrées fonds l organisme bienfaisance (comme le produit d un prêt bancaire) et ses sorties fonds (comme l achat d une camionnette livraison). Un organisme bienfaisance n est pas tenu préparer un état flux trésorerie, si les mêmes informations apparaissent déjà clairement ailleurs dans les états financiers. Quelques conseils sur la mise en place d états financiers Un organisme bienfaisance vrait mettre en place états financiers et classer les informations ses redditions dans catégories qui feront apparaître les informations les utiles aux tinataires états financiers. L organisme doit : préparer états financiers appliquant les principes comptables généralement retenus («PCGR»); classer les informations contenues dans les états financiers en catégories pertinentes; veiller à classer chaque montant important dans une catégorie séparée; employer un langage simple, clair et éviter le jargon. Reportezvous à la section 7.8 pour voir modèle d états financiers. Tenir
7.5 1 7.5 Outil planification financière : le votre organisme décrit ce que vous vous attenz à dépenser («dépenses») et à gagner («recettes») selon une pério donnée. Un est très utile pour projeter la somme d argent qui sera nécessaire pour certaines choses et il permet si vous allez droit au but fiscalement. Un est un document planification et surveillance financière pour un organisme, un projet ou une dépense en immobilisations. le courant est le annuel (ou «annuel d exploitation»). Il y a d autres s : Budgets caisse Budgets d immobilisation (pour l actif taille tel que l équipement et les installations) Budgets projets proposés (pour les campagnes financement) Un annuel d exploitation montre les exigences financières pour qu un organisme effectue ses activités. Il est très important qu un organisme emploie ce plan financier détaillé pour gérer ses finances. conçu antérieurement à un exercice aira l organisme à générer recettes et à surveiller ses dépenses tout au long l année. Généralement, un organisme utilise son état recettes et dépenses l année précénte comme point départ pour édifier un annuel d exploitation. Il doit contenir l ensemble articles recettes et dépenses pour l organisme. C est ensuite ajusté afin refléter le plan l organisme pour l année. Par exemple, si le conseil avait décidé d avoir un nouveau programme, alors les recettes et les dépenses nécessaires correspondants vront être inclus, en ajoutant une marge pour les imprévus. sert tout au long l année but à atteindre pour l organisme. s recettes et dépenses réelles doivent être comparées avec le mensuel pour s assurer que l organisme se trouve en bonne santé financière. davantage, consultez le bulletin d information du Board Development Program intitulé Budgeting for Not-for-profit Organizations http://culture.alberta.ca/bdp/bulletins/budgetingfornf-porgs09-print.pdf Tenir