Quality Book Manuel de recommendations en matière d'assurance et de contrôle de la qualité

Quality Book Manuel de recommendations en matière d'assurance et de contrôle de la qualité

Quality Book BWB Recommandations pour l implémentation d un système de gestion de la qualité en biobanque 1

Table des matières 1 Domaine d application... 6 2 Références normatives... 7 3 Termes et définitions... 8 4 Système de management de la qualité des BIOBANQUES... 9 4.1 Exigences générales... 9 4.2. Exigences relatives à la documentation... 11 4.2.1 Généralités... 11 4.2.2 Manuel qualité... 11 4.2.3 Maîtrise des documents... 12 4.2.4 Maîtrise des enregistrements... 13 5 Responsabilité de la direction... 15 5.1 Engagement de la direction... 15 5.2 Besoins et attentes des parties intéressées... 15 5.3 Politique qualité... 17 5.4 Planification du système de management de la qualité (SMQ)... 17 5.5 Responsabilité et autorité... 20 5.5.1 Exigences générales... 20 5.5.2 Responsable de la qualité... 21 5.6 Communication... 22 5.6.1 Communication externe... 22 5.6.2 Communication interne... 22 5.6.3 Confidentialité... 22 2

5.7 Revue de direction... 23 5.7.1 Généralités... 23 5.7.2 Eléments d entrée... 23 5.7.3 Eléments de sortie... 23 6. Mesure, analyse et amélioration... 25 6.1 Surveillance et mesures... 25 6.1.1 Généralités... 25 6.1.2 Satisfaction des parties intéressées... 25 6.1.3 Audits... 25 6.1. 4 Surveillance et mesures des processus... 26 6.1.5 Surveillance et mesures des ressources biologiques... 26 6.2 Maîtrise des ressources biologiques non conformes... 27 6.3 Analyse des données... 27 6.4 Amélioration... 27 6.4.1 Amélioration continue... 27 6.4.2 Actions correctives et préventives... 28 7 Management des moyens... 29 7.1 Services supports... 29 7.2 Ressources humaines... 30 7.2.1 Compétences... 30 7.2.2 Formation... 31 7.3 Locaux et gestion des flux... 33 7.3.1 Généralités... 33 7.3.2 Locaux... 33 3

7.3.3 Espaces dédiés... 34 7.3.4 Gestion des flux... 34 7.4 Matériel de laboratoire et consommables... 34 7.4.1 Matériel de laboratoire... 35 7.4.2 Consommables... 35 7.5 Dispositif informatique... 35 7.5.1 Matériel informatique... 35 7.5.2 Logiciels... 36 7.5.3 Réseaux... 36 8. Acquisitions, Achats... 37 8.1 Processus d acquisition... 37 8.2 Informations relatives aux acquisitions... 37 8.3 Vérification du produit... 37 9. Traitement des ressources biologiques... 38 9.0 Généralités... 38 9.1 Méthodes... 38 9.2 Contrôle de qualité... 39 9.3 Traçabilité... 40 10. Processus opérationnels... 41 10.1 Réception des ressources biologiques... 41 10.2 Préparation des échantillons biologiques... 42 10.3 Conservation des échantillons biologiques... 42 10.4 Mise à disposition des ressources biologiques... 42 10.5 Transport... 43 4

10.6 Système d information... 43 10.6.1 Données relatives aux échantillons biologiques... 43 10.6.2 Echanges des données... 44 10.6.3 Conservation des données... 44 10.6.4 Authenticité des données/correspondance avec les stocks de matériel biologique... 44 Annexes... 45 Politique qualité et objectifs... 46 Exemples... 47 5

1 Domaine d application Le présent document décrit les exigences en terme de gestion de la qualité auxquelles les biobanques de la Biothèque Wallonie Bruxelles (BWB) s engagent. Il décrit le système de gestion de la qualité et les procédures mises en place pour assurer cette gestion. Les biobanques participantes sont des organisations qui collectent, conservent et archivent du matériel corporel humain dans un but de recherche scientifique (ou médicale) en veillant à respecter les dispositions légales et éthiques d application. 6

2 Références normatives Les documents de référence suivants sont indispensables pour l application du présent document. Pour les références datées, seule l édition citée est d application. Pour les références sans date, c est la dernière édition du document de référence qui précède la date de révision du présent document qui est d application. Norme ISO 9001 2009-07-15 Norme ISO 15189 2012-11-01. Document de travail ISO TC 276 Loi du 19 décembre 2008- Loi relative à l obtention et à l utilisation de matériel corporel humain destiné à des applications médicales humaines ou à des fins de recherche scientifique 7

3 Termes et définitions 8

4 Système de management de la qualité des BIOBANQUES 4.1 Exigences générales Ce paragraphe décrit les exigences générales applicables aux biobanques participantes à la BWB. La biobanque doit établir, documenter, mettre en œuvre et entretenir un système de management de la qualité et en améliorer en permanence l'efficacité afin de répondre aux exigences du présent document. La biobanque doit - identifier les processus nécessaires au système de management de la qualité c-à-d les processus permettant d assurer la conformité et la disponibilité des échantillons ; - déterminer les interactions de ces processus ; - surveiller, mesurer et analyser l efficacité des différents processus (cf 6) ; - assurer la disponibilité des informations relatives au développement, à la mise en œuvre et à la mise à jour du système de management de la qualité (SMQ); - évaluer régulièrement et mettre à jour le système de management de la qualité ; - mettre en œuvre un système d amélioration continue. Exemple de cartographie de processus 9

Processus Management Stratégie Pilotage du SMQ Maitrise documentaire Amélioration continue et maitrise des non conformités Cellule Assurance que lité Institutionnelle Processus Cœur de métier Pré Analytique Analytique Post Analytique Prélèvements Préparation Stockage Demande d échantillons Traitement des demandes d échantillons Satisfaction chercheurs Transports des prélèvements Traçabilité Envoi des échantillons Contrôle qualité Traçabilité Processus Supports internes au laboratoire Processus Supports / fournisseurs internes de hôpital Matériels (dont informatique) Personnel Locaux & environnement IT DRH SIPP Réactifs & Consommables Métrologie Achats Infrastructure Et logistique Service technique biomédical La biobanque dresse une liste de ses activités, afin d en assurer le contrôle. Si une biobanque doit sous-traiter une de ses activités, elle doit garantir la maîtrise de cette activité sous-traitée et cette dernière doit être clairement identifiée dans le système de management de la qualité. 10

4.2. Exigences relatives à la documentation 4.2.1 Généralités La biobanque doit établir une procédure de gestion des documents. Celle-ci doit comprendre : a) la formalisation de la politique et des objectifs qualité de la biobanque ; b) le manuel qualité ; c) les procédures et les enregistrements exigés par le présent document ; d) les documents nécessaires à la biobanque pour assurer la planification, le fonctionnement et la maîtrise efficace de son système ; e) les textes contenant les exigences légales et réglementaires liées aux activités de la biobanque ; f) la formalisation des exigences des différentes parties intéressées. 4.2.2 Manuel qualité Remarque : le manuel qualité est le document de référence de la biobanque pour la mise en œuvre de la qualité. Il décrit de façon précise le domaine d application et le périmètre (= lieux) du système de management de la qualité retenu par la biobanque. La biobanque doit établir et maintenir à jour un manuel qualité reprenant : a) la politique qualité ou des références à celle-ci, b) une description du domaine d application du système de management de la qualité : ressources biologiques concernées, sites géographiques concernés, c) une présentation de l organisation et de la structure de direction de la biobanque et sa position dans l institution, d) les processus sous-traités, e) la justification des exclusions concernant les exigences du présent document, 11

f) la liste, ou une référence à celle-ci, des procédures documentées établies par le système de management de la qualité. 4.2.3 Maîtrise des documents Les documents nécessaires au fonctionnement et à l amélioration du système de management de la qualité doivent être maîtrisés par la biobanque. Si un système de gestion documentaire répondant aux exigences décrites dans le présent document est utilisé dans l institution hébergeant la biobanque, cette dernière pourra utiliser ce système. Dans le cas contraire, la biobanque doit établir une procédure de gestion documentaire. Une procédure documentée doit être établie pour : a) approuver les documents avant leur diffusion ; b) revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents ; c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés ; d) assurer la disponibilité sur les lieux d utilisation de la version en vigueur des documents applicables; e) assurer que les documents restent lisibles et facilement applicables ; f) assurer que les documents d origine extérieure sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée ; g) empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés et les identifier de manière adéquate s ils sont conservés dans un but quelconque. Cette procédure décrit : - la forme de la documentation qualité : logiciel de gestion documentaire, tableau Excel, document Word, base de données 12

- les types de documents existants et leur présentation, y compris la manière dont les documents sont identifiés - la vie du document : rédaction, approbation (si nécessaire), validation, diffusion, édition, révision périodique, modification, archivage, destruction. Pour chacune de ces étapes, la procédure doit décrire qui, quand et comment. 4.2.4 Maîtrise des enregistrements Les enregistrements doivent être établis et conservés pour apporter la preuve de la conformité aux exigences et du fonctionnement efficace du système de management de la qualité. La biobanque doit élaborer une procédure documentée afin d assurer l identification, le stockage, la confidentialité, la protection, l accessibilité, la durée de conservation et l élimination des enregistrements. La biobanque doit déterminer pour chaque enregistrement le mode de conservation, la durée de conservation et s assurer qu il reste lisible, facile à identifier et accessible. 4.2.4.1 Enregistrements du personnel La biobanque doit disposer d enregistrements relatifs au personnel. Ces enregistrements doivent comprendre les qualifications éducationnelles et professionnelles, la définition de fonction (cf. 7.2.1.3), l accueil de nouveau personnel dans l environnement de la biobanque (cf. 7.2.1.4), la formation aux tâches au sein de la biobanque (cf.7.2.2), les évaluations de compétence (cf. 7.2.2.1), les enregistrements concernant la formation continue (cf. 7.2.2.3), par exemple sous forme d un tableau reprenant les différentes formations internes et externes suivies par le personnel, les examens des performances du personnel (cf.7.2.2.2). Ces enregistrements se présentent, la plupart du temps, sous forme de formulaires qui sont complétés au cours du temps et font partie intégrante du dossier personnel de chaque membre du personnel de la biobanque. La biobanque doit veiller à assurer la confidentialité des informations contenues dans les dossiers du personnel. 13

4.2.4.2 Enregistrements du matériel La biobanque doit disposer d enregistrements relatifs au matériel. Ces enregistrements doivent comprendre l identification du matériel, le nom du fabricant, le modèle et numéro de série (ou toute autre élément permettant une identification univoque), les coordonnées du fournisseur, la date de réception et de mise en service, la localisation, les instructions du fabricant, les documents confirmant l aptitude initiale du matériel, la maintenance effectuée et le planning des maintenances préventives, les enregistrements confirmant que le matériel est adapté à l utilisation quotidienne, tout dommage, dysfonctionnement, modification ou réparation du matériel. Ces enregistrements seront stockés dans le cahier de vie du matériel (cf. 7.4.1) et seront facilement accessibles pendant la durée de vie du matériel ainsi que pour une période définie après l utilisation du matériel. 4.2.4.3 Enregistrements des réactifs et consommables La biobanque doit disposer d enregistrements relatifs aux réactifs et consommables. Ces enregistrements doivent comprendre l identité du réactif/consommable, le nom du fabricant, la référence, le numéro de lot, la date de réception, la date d expiration, la date de mise en service et la date de dernière utilisation, l état à la réception, les instructions du fabricant, les enregistrements confirmant que le réactif/consommable est capable d atteindre les exigences spécifiques avant son utilisation quotidienne et les enregistrements de performance confirmant l aptitude à l utilisation du réactif/consommable. 14

5 Responsabilité de la direction 5.1 Engagement de la direction Le management de la BWB s engage à mettre en œuvre le système de gestion de la qualité et de maintenir son efficacité : En communiquant aux biobanques adhérentes l importance de rencontrer les besoins des clients (les utilisateurs) ainsi que les exigences légales et réglementaires (Charte éthique) ; En établissant la politique qualité ; En s assurant que les objectifs sont établis ; En procédant à des examens de gestion ; En veillant à ce que les ressources nécessaires sont disponibles pour maintenir la SMQ 1 ; En mettant en place et maintenant la plateforme informatique nécessaire à l échange des données ; En mettant à disposition les ressources humaines, financières et matérielles nécessaire pour maintenir la SMQ 1 ; En sensibilisant le personnel à la qualité et en le mobilisant 1 pour répondre aux demandes des parties intéressées. La direction de chacune des biobanques participantes reprend ses engagements à sa charge. 5.2 Besoins et attentes des parties intéressées La BWB met en réseau virtuel les catalogues d échantillons disponibles des biobanques participantes. De ce fait, elle facilite le contact entre les demandeurs d échantillons, souvent des chercheurs, et les biobanques qui détiennent les échantillons. L objectif prioritaire de la BWB est de satisfaire les besoins et attentes des parties intéressées en respectant leurs exigences. Les parties intéressées sont : - les patients 1 Ceci est du ressort exclusif de chaque biobanque participante. 15

Les biobanques participantes : veillent à ce que les donneurs d échantillons biologiques pour la recherche bénéficient d une information claire sur l utilisation potentielle de leurs prélèvements et de leurs données ; respectent le consentement donné (ou le consentement présumé) et la confidentialité; assurent une utilisation éthique des ressources biologiques en adéquation avec le cadre fixé ; - le personnel préleveur Les biobanques participantes : informent de l utilisation des échantillons collectés ; précisent les besoins par rapport à un type de prélèvement ou protocole ; participent à la mise en place d une logistique adéquate pour tous ; garantissent la priorité à l activité médicale ; conseillent sur l information et le consentement des patients. - les utilisateurs (chercheurs) La plateforme BWB : informe de la disponibilité des ressources biologiques, des conditions de mise à disposition, de leur qualité. Les biobanques participantes : veillent à la priorité d utilisation des collections ; garantissent le respect du contrat. - les initiateurs de collections Les biobanques participantes : informent sur les conditions de gestion des collections ; garantissent le respect des accords pour les utilisations futures des collections ; assurent une conservation sécurisée des collections ; 16

garantissent la confidentialité ; offrent la possibilité de réservation (notion «d'embargo») sur une collection. - le personnel des biobanques Les biobanques participantes : permettent à chacun de s exprimer sur son niveau de satisfaction ; offrent la possibilité de proposer des pistes d amélioration de la qualité. 5.3 Politique qualité La politique qualité de la plateforme BWB est définie par le directeur de la plateforme de la BWB formalisée par un document «Politique Qualité et objectifs» qui précise les objectifs principaux de la structure pour l année à venir et les cibles à atteindre. Elle peut être déclinée sous la forme de nouveaux objectifs suite à la revue de direction. Elle est rédigée par le directeur opérationnel. Cette politique qualité tend à fournir aux utilisateurs de la BWB un service et des produits de haute qualité conformes aux exigences légales et réglementaires. Pour atteindre cet objectif, un système qualité efficace et conforme aux exigences du présent document. La politique qualité est reprise en annexe du présent document. La politique qualité de la biobanque participante est définie par le gestionnaire de la biobanque formalisée par un document «Politique Qualité et objectifs» qui suivra les mêmes principes que ceux décrits pour la politique qualité de la plateforme. 5.4 Planification du système de management de la qualité (SMQ) La planification du SMQ de la plateforme BWB et des biobanques participantes permet : De penser et de planifier tous les éléments mis en place pour maitriser de façon récurrente les processus 17

De planifier les éléments assurant la mise en application de la politique qualité, c'est-à-dire qui permette d atteindre les objectifs de la politique qualité De s assurer que le SMQ est toujours valable même en cas de changements. Afin de s assurer que la planification du système de management de la qualité est réalisée dans le but de satisfaire aux exigences du présent document ainsi qu aux objectifs qualités des différentes biobanques, le directeur et le responsable qualité s appuient sur : Les réunions du comité de pilotage Les réunions du comité de pilotage sont généralement organisées une fois par trimestre. Le directeur opérationnel doit être présent pour valider une décision. Les membres de ce comité sont invités à proposer en continu des améliorations. Les décisions impactant la qualité sont retransmises au groupe de travail qualité. Le groupe de travail qualité Ce groupe de travail constitue le noyau opérationnel de la gestion de la qualité. Il se réunit au minimum tous les trimestres et examine les propositions d amélioration et le résultat de la revue de direction. Il valide les propositions d amélioration avant leur soumission au comité de pilotage et en assure l implémentation après approbation. 18

Planification de la qualité : audits et revue de direction PROCESSUS DU MANAGEMENT DU SYSTÈME QUALITE Actions correctives Mise à jour des documents qualité 19 Améliorer l efficacité

Les revues et les audits sont planifiés sur l année, en accord avec l ensemble du personnel concerné. Chaque cycle annuel d audits doit permettre d évaluer tous les processus mis en œuvre. De plus, des audits peuvent être organisés en cours d année lorsque certains indicateurs deviennent moins performants. Ces audits peuvent être organisés par audit croisés entre les membres de la BWB. Les audits externes ne seront réalisés que lorsque la norme sera rédigée. 5.5 Responsabilité et autorité 5.5.1 Exigences générales Le management de la plateforme BWB est représenté dans l organigramme ci-dessous : 20 0

Ce management est assuré à 2 niveaux : - stratégique et exécutif : représenté par le comité de pilotage et/ou le comité de pilotage restreint en collaboration avec le directeur opérationnel. Les missions de ce niveau de management sont de valider la politique de développement de la plateforme, de valoriser la stratégie globale, de définir les améliorations possibles et d orienter le management du personnel. - opérationnel : représenté par le directeur opérationnel et l ensemble du personnel des biobanques. Ces personnes se chargent du fonctionnement de la structure en lien avec le référent qualité. 5.5.2 Responsable de la qualité Un responsable qualité est nommé pour la plateforme BWB, au sein du groupe de travail qualité, afin d'assurer que l'organisation de l'infrastructure réponde aux exigences de toutes les parties intéressées. Sa fonction permet l'assurance de la qualité des ressources biologiques et l'amélioration continue des activités et services. De plus, le Responsable Qualité, qui se réfère au Directeur Opérationnel, surveille l'organisation afin qu'elle soit conforme aux exigences du présent document. Le Responsable Qualité est en charge de la gestion documentaire nécessaire au Système de Management de la Qualité de la plateforme. Chaque biobanque participante doit identifier et nommer un responsable qualité local responsable d implémenter maintenir et améliorer les exigences et documents mis en place par le responsable qualité de la BWB. Ce responsable qualité local coordonne et garantit tous les aspects de la gestion de la qualité au niveau de la biobanque locale, y compris le relai vers sa direction/management. Des réunions périodiques sont organisées pour coordonner cette démarche qualité dans les différentes biobanques (cf. 5.4). 21 1

5.6 Communication 5.6.1 Communication externe La plateforme BWB a mis en place un système de communication externe qui lui permet de répondre à toute demande d information des parties intéressées ainsi qu à leur réclamation. La communication externe est assurée par : - le site internet comprenant des informations générales et le catalogue des échantillons (www.biotheque-wallonie-bruxelles.be) - la messagerie électronique - les postes téléphoniques et fax - la participation éventuelle du personnel à des séminaires, manifestations scientifiques ou conférences. 5.6.2 Communication interne La communication interne est assurée par le biais de : - la messagerie électronique - les postes téléphoniques - un intranet sur le site de la BWB (avec connexion sécurisée). Des réunions régulières sont organisées et les comptes-rendus des réunions concernant la qualité sont disponibles sur l intranet du site de la BWB ou sur un site documentaire spécialisé. 5.6.3 Confidentialité Tout le personnel est tenu contractuellement au respect de la confidentialité (données sur la vie privée) et au secret médical. Le matériel stocké est toujours codé de manière à ne pas transmettre d information à caractère personnel. 22 2

5.7 Revue de direction La revue de direction telle qu elle est décrite ci-dessous doit être intégrée au système de management de la qualité de la plateforme BWB et de chaque biobanque locale. 5.7.1 Généralités Une revue de direction est organisée au minimum une fois par an. Il s agit à la fois d un bilan global de la période écoulée et de prises de décisions et perspectives pour la période à venir. L objectif est d évaluer l efficacité du SMQ développé : son adéquation et sa pertinence aux activités de la plateforme BWB. 5.7.2 Eléments d entrée Les points suivants sont obligatoirement abordés sans s y limiter lors de la revue de direction: le suivi de la revue de direction précédente, l'avancement des actions correctives menées et les actions préventives requises, les rapports de la direction, les résultats d'audits internes récents, les évaluations réalisées par des organismes externes, les résultats des évaluations externes de la qualité, les réclamations, tout changement dans le volume ou le type de travail pratiqué, les indicateurs qualité, les non-conformités, la surveillance du délai d'exécution, les résultats des processus d amélioration continue, l'évaluation des fournisseurs. 5.7.3 Eléments de sortie Les éléments de sortie de la revue de direction comprennent toutes les décisions et actions relatives : à l amélioration nécessaire pour maintenir l efficacité du SMQ ; à l amélioration des services liés aux exigences de l utilisateur ; 23 3

aux besoins en ressources. 24 4

6. Mesure, analyse et amélioration 6.1 Surveillance et mesures 6.1.1 Généralités La BWB et les biobanques participantes ont mis en place des méthodes permettant d identifier les améliorations nécessaires tant au niveau du système de management de la qualité qu au niveau de la qualité des ressources biologiques. Ces méthodes incluent : - la mise en place d une enquête de satisfaction des visiteurs et/ou utilisateurs de la plateforme et des biobanques participantes - la mise en œuvre d audits internes et d audits croisés - la surveillance des processus, l identification et le suivi de mesures d efficacité du processus - l utilisation de contrôles et mesures portant sur la qualité des ressources biologiques 6.1.2 Satisfaction des parties intéressées La BWB et les biobanques participantes doivent mettre en place au minimum une enquête de satisfaction afin d évaluer la satisfaction des parties intéressées. Cette enquête de satisfaction doit faire l objet d une analyse avec des critères qualité ciblés et revus. La plateforme et les biobanques participantes doivent mettre en œuvre un système d enregistrements de plainte des utilisateurs. 6.1.3 Audits 6.1.3.1 Audits internes Chaque biobanque participante doit planifier annuellement et organiser de façon formelle des audits internes. Cette organisation doit faire l objet d une procédure. Les auditeurs doivent réaliser les audits de manière à assurer l objectivité et l impartialité du processus. Le planning des audits programmés doit être consultable par l ensemble du personnel. Les non conformités relevées sont répertoriées, tracées et suivies selon le plan d action général de chaque 25 5

biobanque participante. Les résultats des audits internes sont présentés lors de la revue de direction et font l objet d un enregistrement. Les audits internes sont réalisés dans la mesure du possible selon le principe des audits croisés : audits réalisés dans une biobanque participante par un ou plusieurs auditeurs des autres biobanques participantes. Ces audits croisés sont mis en place par le responsable qualité de la BWB et sont réalisés selon une procédure à définir. 6.1.3.2 Audits externes Chaque biobanque participante peut être auditée par les organismes compétents sur des sujets tels que des normes ISO, l agrément des laboratoires, la protection incendie, la protection de la santé du travailleur Les résultats de ces audits doivent être présentés en revue de direction et font l objet d un suivi via le PAG de la biobanque participante. Des enregistrements doivent être conservés. 6.1. 4 Surveillance et mesures des processus Chaque biobanque participante doit mettre en œuvre un processus de surveillance des processus critiques au minimum en définissant des indicateurs d activité et des indicateurs qualité permettant un suivi régulier et un processus d amélioration continue. A titre d exemple, l activité mensuelle peut être évaluée via le nombre d entrée et de sortie d échantillons et des indicateurs qualités peuvent être mis en place pour surveiller le temps de réponse et la qualité des échantillons biologiques. Ces différentes analyses doivent faire l objet d enregistrements et doivent être analysés en revue de direction. 6.1.5 Surveillance et mesures des ressources biologiques Chaque biobanque participante doit évaluer les caractéristiques des ressources biologiques et des collections afin de vérifier que les critères de qualité établis sont respectés pour chaque échantillon selon les besoins définis. Les preuves de conformité doivent faire l objet d enregistrements et être déterminées en accord avec l initiateur de la collection ou l utilisateur. 26 6

6.2 Maîtrise des ressources biologiques non conformes Chaque biobanque participante doit élaborer une procédure de gestion des ressources biologiques non conformes. La nature et le traitement des ressources biologiques non conformes sont décrits dans le document adéquat. Toutes les ressources biologiques non conformes font l objet d un enregistrement et sont utilisées comme indicateurs qualité. Chaque biobanque doit élaborer un système permettant de décider du traitement à appliquer en fonction du type de prélèvements non conformes. Dans tous les cas, la biobanque doit veiller à ne pas permettre la mise à disposition de ressources biologiques non conformes sans assentiment du destinataire. 6.3 Analyse des données Chaque biobanque participante doit identifier et analyser les données utiles pour démontrer l efficacité de son système de management de qualité de manière à améliorer ce dernier. Ces données doivent être des éléments d entrée de la revue de direction. 6.4 Amélioration 6.4.1 Amélioration continue Chaque biobanque doit mettre en œuvre un système d amélioration continue de la qualité en exploitant les résultats des différents outils qualité mis en place tels que les résultats d audits internes, le suivi des non conformités, la revue de direction, le suivi des réunions. L outil indispensable pour assurer l amélioration continue est la mise en place d un plan d action global. Ce PAG permet d assurer un suivi optimal des décisions prises et des problèmes rencontrés. Il est géré par le responsable qualité de la biobanque participante et reprend les informations suivantes : la tâche à réaliser, la personne responsable, le délai, le suivi et le statut. Si cela s avère nécessaire un plan d action général sera instauré au niveau de la BWB. Celui-ci est géré par le responsable qualité de la BWB. Ce dernier ne pourra être tenu pour responsable des tâches incombant aux biobanques locales mais il assurera la responsabilité des tâches transversales, par exemple : la mise à jour du manuel qualité de la BWB. 27 7

6.4.2 Actions correctives et préventives Chaque biobanque participante doit élaborer une procédure de gestion des non-conformités. Cette procédure a pour objet de décrire l organisation d un système permettant l enregistrement des suggestions, des réclamations et des non-conformités ainsi que les actions correctives et préventives à apporter. 28 8

7 Management des moyens La mission d'une biobanque doit être clairement définie. Elle devrait porter sur l'objet de la collection et les entités servies par les collections obtenues. La mission devrait être revue de manière périodique afin d'assurer sa pertinence; les conditions menant à sa mise en œuvre pouvant évoluer. Il est important que l'équipement, les installations, la dotation en personnel et le financement pour la biobanque soient déterminés (pérennisés) pour une période qui soutiendra la mission et ses activités durant le cycle de vie attendue de l'infrastructure. La biobanque devra déterminer quels services doivent être fournis et que le cas échéant l'infrastructure mise en place pour les fournir de manière à permettre d'avoir des échantillons de haute qualité disponibles pour les recherches futures. L'infrastructure comprend non seulement le matériel biologique et les consommables, mais aussi, le personnel formé pour effectuer ces services selon les besoins. L'activité principale de la biobanque étant la réception du matériel humain, le traitement, le stockage et la mise à disposition. Néanmoins, plusieurs services support devraient assurer le bon fonctionnement des appareils, le recrutement et la formation du personnel et l'entretien et la sécurité des locaux. A l exception du catalogue général, du site internet et de la plateforme interne de connexion, qui sont du ressort de la plateforme BWB, les autres services incombent aux biobanques participantes. 7.1 Services supports Chaque biobanque locale collabore avec différents fournisseurs internes à son institution. Les collaborations doivent être formalisées et faire l objet de convention. Elles sont, en effet, indispensables pour assurer la qualité de la structure car les services support mettent à disposition des moyens permettant de supporter les processus opérationnels. Les services supports représentent l'activité de mise à disposition de moyens nécessaires à la réalisation des processus opérationnels par exemple la logistique ou les moyens de communication. Chaque biobanque doit définir les services supports impliqués dans le développement et la mise en œuvre de son système de management de la qualité. Pour chaque service support identifié : a) Une personne doit être chargée du suivi des relations avec le fournisseur de ce service ; 29 9

b) Un cahier des charges précisant les besoins et attentes de la biobanque doit être établi, communiqué et conservé ; c) La biobanque doit évaluer la conformité du service par rapport aux exigences définies et enregistrer les résultats. En cas de non-conformité, la biobanque doit entreprendre les actions appropriées. Il est recommandé d identifier ces services supports et d établir des conventions avec ces derniers de manière à décrire de façon détaillée les accords établis entre les deux parties et les responsabilités de chacune des parties. A titre d exemple, voici une liste (non exhaustive) des services support : - Service Ressources Humaines - Service technique - Service achats - Service «qualité» - Service laboratoire d anatomie pathologique - Service laboratoire médical - Services cliniques (bloc opératoire, Hôpital de jour, radiologie, ) - Service informatique - Service gestion financière/comptabilité - Service incendie/sécurité/hygiène. - 7.2 Ressources humaines Tout le personnel qui travaille pour la biobanque doit recevoir une formation appropriée pour effectuer les tâches requises par leur fonction. Une formation adéquate est importante pour assurer la qualité des échantillons, ainsi qu'une responsabilisation éthico-légale. Une formation continue suivie d'une évaluation, est nécessaire pour l'implémentation correcte des certaines tâches. 7.2.1 Compétences 7.2.1.1 Généralités La compétence du personnel tient une place primordiale au sein des biobanques. Recruter puis former un personnel qualifié est essentiel pour la qualité de la biobanque. Les descriptions des rôles 30 0

et des responsabilités sont importantes afin de sélectionner, embaucher et superviser des personnes qualifiées. Les membres du personnel sont invités à participer au processus de collection et traitement des échantillons en fonction de leurs rôles professionnels et leurs responsabilités. 7.2.1.2 Qualifications du personnel La direction de la biobanque ou de l'hôpital, doit assurer des qualifications correctes à toutes les personnes travaillant au laboratoire. Ceci inclut aussi bien la formation, les connaissances, le savoirfaire et l expérience. Lors de la définition des qualités requises pour le poste, les compétences ou les connaissances spécifiques nécessaires, telles que les langues, l informatique et la biosécurité doivent être bien définies. 7.2.1.3 Définitions de fonctions Un dossier est constitué pour chaque membre du personnel reprenant les enregistrements relatifs à ses qualifications, sa fonction, ses postes, ses responsabilités et ses formations. Un formulaire de description des tâches, rôles et responsabilités sera établi pour chaque membre du personnel. Le formulaire sera daté et approuvé par le responsable du secteur ou le directeur de la biobanque et le responsable qualité de la biobanque locale. Ce dernier veillera que chaque membre du personnel ait un poste en adéquation avec ses qualifications. 7.2.1.4 Accueil du personnel dans l'environnement organisationnel La biobanque doit promouvoir un environnement de travail sûr et des bonnes pratiques de laboratoire en informant le nouveau personnel de laboratoire sur les procédures de sécurité au travail et les bonnes pratiques, en formant le personnel aux procédures spécifiques et aux meilleures pratiques. Chaque membre est invité à se mettre au courant des différentes procédures existantes au sein de l infrastructure. Le cas échéant une formation spécifique lui sera dispensée. Dès son engagement le personnel sera sensibilisé à l importance et aux exigences du système qualité. 7.2.2 Formation La définition des rôles et des responsabilités permettent de s assurer que le personnel est adéquatement qualifié grâce à une éducation et une formation continue afin d accomplir ses tâches. 31 1

La formation continue aide au développement du savoir, des qualifications ou des comportements, afin de répondre aux exigences de qualité de la biobanque. Le contenu des formations est lié à la définition des fonctions et à l'évaluation des compétences. Un programme de formation permet d assurer une amélioration dans les tâches réalisées dans le cadre du travail de la biobanque ou d apporter des compétences supplémentaires. 7.2.2.1 Evaluation de la compétence Une compétence est définie comme l'application d'un savoir, d'une qualification lors de la réalisation d'une tâche spécifique. Les résultats de la recherche scientifique dépendent directement des compétences du personnel, qui doit respecter des procédures précises lors du traitement du matériel biologique. L'évaluation des compétences est le processus qui mesure et documente les compétences du personnel, elle pourra détecter et corriger des éventuelles anomalies du système. Chaque personne travaillant au sein de la biobanque doit être qualifiée pour les tâches qui lui seront attribuées. Cette qualification sera établie au départ sur base de leur formation initiale, leur(s) diplôme(s) et leur expérience antérieure. Par la suite, chaque membre du personnel devra participer à des formations continues en fonction de l évolution des compétences requises et des technologies. Les différentes méthodes d'évaluation des compétences comprennent l'observation directe des pratiques du personnel idéalement en utilisant une check liste, le contrôle de formulaires de travail, le contrôle de qualité. L'évaluation des compétences sera réalisée par une personne qui a préalablement démontré ses compétences dans le domaine. Le résultat de l'évaluation sera documenté. Des formulaires standardisés doivent être préparés afin de faciliter cette évaluation. 7.2.2.2 Revue des performances du personnel Le personnel devrait bénéficier d'une évaluation périodique de leurs performances. Cette évaluation comprendra les éléments suivants: la compétence technique, l'efficacité, le respect des règles de sécurité, la ponctualité, les relations avec les autres, le service client (en occurrence le chercheur), le professionnalisme, le respect de la confidentialité. Cette réunion portera autant sur sa collaboration au sein de la structure que sur la manière dont il apprécie lui-même son insertion et ses besoins en formation. Elle se fera en présence du coordinateur de la biobanque et du responsable qualité. 32 2

7.2.2.3 Formation continue et développement professionnel La formation continue est le programme de formation qui apporte au personnel des mises à jour dans leur domaine de compétence. Son but est d'améliorer le travail et la qualité au sein de la biobanque. Des nouvelles méthodes d'analyse et technique sont continuellement introduites sur le marché nécessitant une mise à jour périodique. Des nouvelles découvertes scientifiques pourraient demander une collection exhaustive du matériel et implicitement la formation du personnel. Les supports (matériel de cryopréservation, tubes de sang...) pourraient évoluer également. Une formation continue implique: l'identification des besoins, l'organisation et l'évaluation des résultats de la formation. L'évaluation peut se faire via une description faite par le participant suivie d'une validation par le responsable de la biobanque. Cette formation continue doit faire l objet d un enregistrement archivé dans le dossier personnel de chaque membre du personnel. 7.3 Locaux et gestion des flux Ceci s applique aux biobanques participantes. 7.3.1 Généralités Il revient à chaque établissement de fournir et d entretenir les infrastructures nécessaires à l obtention de la conformité des produits et des services aux exigences en la matière. Le prélèvement et traitement du matériel biologique aura lieu en partie dans les locaux attribués aux activités des services diagnostiques et dans ceux attribués aux activités de la biobanque. Plus particulièrement, s il s agit de matériel corporel résiduel, dès que le matériel nécessaire pour assurer une prise en charge optimale du patient a été prélevé, la partie résiduelle est transférée dans les locaux dédiés à la biobanque. 7.3.2 Locaux L ensemble des locaux est aménagé de manière adéquate à l exercice des activités de la biobanque. Les locaux seront identifiés selon un système propre à chaque institution. Une distribution précise 33 3

des locaux avec accès contrôlé, si nécessaire, doit être mise en œuvre (système de badge, code d entrée, scanner des empreintes digitales,..). Des systèmes de climatisation et hottes à flux laminaires devraient être prévues. Par mesures de sécurité et confidentialité, l'accès aux collections stockées dans la biobanque doit être limité au personnel strictement dédié à la conservation et à la mise à disposition du matériel. 7.3.3 Espaces dédiés La répartition des locaux dédiés à la biobanque est décrite dans une procédure spécifique. Les locaux nécessitant des dispositions particulières en terme de protection du personnel et de sécurité, répondent aux normes officielles requises, sont clairement identifiés et leur accès est strictement règlementé (ex : local de stockage en azote) 7.3.4 Gestion des flux Des procédures de gestion des flux doivent être décrites. Celles-ci concernent la gestion : - Du personnel - Des échantillons - Des consommables - Des déchets 7.4 Matériel de laboratoire et consommables Le choix des équipements, consommables et réactifs doit faire l objet d une procédure. Les fournisseurs seront évalués une fois par an afin de s assurer de la conformité avec les exigences établies. Un inventaire de tous les équipements utilisés au sein de la biobanque est réalisé et mis à jour régulièrement. 34 4

La biobanque devra s assurer que le matériel /consommable est capable d atteindre les exigences spécifiques avant son utilisation quotidienne. 7.4.1 Matériel de laboratoire Chaque matériel de laboratoire est identifié de manière univoque et répertorié dans un registre des appareils. La biobanque doit décrire la gestion du matériel de laboratoire dans une procédure reprenant au minimum les points suivants : - identification du matériel - validation du matériel - maintenance - entretien - marche à suivre en cas de panne d un appareil Chaque matériel de laboratoire aura dans la mesure du possible un «cahier de vie» disponible à proximité du matériel. Ce cahier reprend d une part, les modalités d utilisation, de contrôle, de maintenance et de back up et d autre part les formulaires de traçabilité liés à l appareil (maintenance, pannes rencontrées, rapport d entretien, revalidation après entretien ). 7.4.2 Consommables Une gestion des stocks sera établie (logiciel ou papier). Celle-ci devra permettre de pouvoir répertorier les entrées et les sorties de consommables, la traçabilité de leur commande, de leur réception, de leur utilisation et de leur condition de stockage, assurer le suivi des péremptions et le réapprovisionnement. Tous les consommables seront correctement identifiés (n lot, date péremption, fournisseur,..) 7.5 Dispositif informatique 7.5.1 Matériel informatique Les institutions s engagent d une part à permettre la mise en place des outils informatiques nécessaires au bon fonctionnement de la biobanque et leurs maintenances associées et d autre part à mettre à disposition les moyens nécessaires à la mise en place des outils informatiques. 35 5

7.5.2 Logiciels Les logiciels doivent respecter les exigences réglementaires en vigueur et assurer la confidentialité des données vis-à-vis des personnes non autorisées. Lors de la mise à jour d un logiciel, la biobanque devra s assurer que l intégrité des données antérieures est maintenue. Ces vérifications feront l objet d un enregistrement. De même, des systèmes de back up seront mis en place à intervalle régulier. Les institutions s engagent à donner un accès aux logiciels hospitaliers aux managers des biobanques afin qu ils puissent documenter les prélèvements conservés par les données cliniques associées. L engagement de chaque membre du personnel à respecter les règles de confidentialités est notifié sous forme d un engagement écrit. Il revient à chaque centre d établir d éventuelles connexions entre le logiciel hospitalier et le logiciel utilisé par la biobanque. 7.5.3 Réseaux Les différentes biobanques s engagent à mettre en réseau et rendre disponible leurs prélèvements via le catalogue virtuel de la BWB et à assurer la sécurité des données disponibles sur le réseau. 36 6

8. Acquisitions, Achats 8.1 Processus d acquisition La biobanque doit disposer d une procédure de gestion des achats décrivant la politique suivie en matière de commandes (internes et/ou externes). Cette procédure décrit la sélection et l achat de services externes, de matériels, de réactifs et de consommables. Si la biobanque collabore avec un ou plusieurs services supports internes à l institution afin d assurer la gestion des commandes, ces collaborations devront faire l objet d une convention. 8.2 Informations relatives aux acquisitions Les informations relatives aux achats doivent décrire le produit ou service à acquérir, y compris, selon le cas : a) les exigences pour l approbation du produit ou service, des procédures, des processus et des équipements ; b) les exigences pour la qualification du produit ou service ; c) les exigences pour la qualification du personnel ; d) les exigences relatives au système de management de la qualité. La biobanque doit assurer l adéquation des exigences d achats spécifiées avant de les communiquer au fournisseur. 8.3 Vérification du produit La biobanque doit s assurer, au minimum pour les éléments jugés critiques pour son activité quotidienne, de la conformité du produit/service par rapport aux exigences spécifiées. La biobanque doit établir une politique d acceptation des commandes. Si les commandes sont réceptionnées de manière centralisée dans l institution, cette réception primaire doit être décrite et maîtrisée par la biobanque. La biobanque doit évaluer ses fournisseurs internes et externes. 37 7

9. Traitement des ressources biologiques 9.0 Généralités La biobanque doit documenter et mettre en œuvre les procédures de réception et de stockage adaptées au type de matériels biologiques manipulés (voir chapitre 10). Pour tout prélèvement, un médecin décidera si du matériel peut être mis à disposition de la recherche. Cette décision sera basée sur des critères d inclusions et d exclusions repris dans une procédure. Les procédures de collection de matériel peuvent être très variées, en fonction de la nature de l'échantillon et de la demande des utilisateurs. Les variables pré-analytiques (mode de prélèvement, types de traitement, timing, ) adaptées en fonction du type de prélèvement et des analyses futures doivent être considérées et détaillées dans des procédures propres. Des procédures strictes d'étiquetage et de traçabilité entre le point de collecte et de stockage dans la biobanque sont également requises. 9.1 Méthodes Une validation à petite échelle des méthodes de collecte, traitement et stockage devrait être faite avant de débuter la collection. Une étude pilote pourrait identifier les points critiques, les problèmes et les actions préventives à entreprendre avant de débuter la collection. Les biobanques se doivent de mettre tout en œuvre afin d assurer la qualité des prélèvements conservés. Cela implique de prendre en compte un maximum de variables pré-analytiques qui peuvent différer en fonction du type de prélèvement (solide, liquide) et de son utilisation. A ce sujet l ISBER a établi une liste de variables minimales reprises sous un code SPREC. Un outil informatique avec gestion sur document Excel est accessible gratuitement en ligne à ce sujet. La BWB recommande fortement l utilisation de ce code. http://www.isber.org/ 38 8

9.2 Contrôle de qualité Un contrôle de la qualité des échantillons conservés doit être mis en place. Ce contrôle sera effectué 1 fois par an sur un groupe d échantillons représentatif équivalent à environ 1% du nombre d échantillons stockés. Les méthodes de contrôle de qualité sont décrites dans une procédure et couvrent en général un panel large d'applications mais trois critères sont concernés de façon systématique: - authenticité: vérifier que le numéro de l'échantillon correspond au cas décrit et la morphologie est confirmée; - pureté: l'échantillon doit être exempt de toute contamination (scalpels propres,..); - stabilité: capacité de l'échantillon de conserver ses propriétés pour une période déterminée de temps. Le contrôle de qualité devrait idéalement tester des échantillons similaires stockés pendant différentes périodes. Dans cette procédure, chaque biobanque décrit les exigences de son contrôle qualité et garantit qu en cas de contrôle de qualité insatisfaisant une non-conformité est enregistrée et son suivi assuré y compris la mise en quarantaine des échantillons concernés si nécessaire. Les résultats des contrôles de qualité sont présentés à la revue de direction. Remarque : parmi les types de contrôles pouvant être mis en place, on retiendra (liste non exhaustive) : - Analyses en biologie moléculaire (ADN, ARN, RIN,..) - Analyses protéomiques - Analyses morphologiques (coupe HE, % cellules tumorales,..) - Immunohistochimie - Viabilité cellulaire - Il est recommandé pour les biobanques de demander un feed-back des résultats bruts obtenus par les chercheurs à titre informatif. 39 9

9.3 Traçabilité La traçabilité est indispensable pour plusieurs raisons: pour assurer la sécurité sanitaire, permettre un contrôle des activités afin de garantir la conformité de son fonctionnement et le respect des procédures et exigences éthico-légales, donner la possibilité aux donneurs de révoquer leur consentement et enfin de garantir la qualité des échantillons. Un bon système informatique est indispensable pour assurer toutes les opérations journalières de la biobanque (voir ch 7.5). Chaque échantillon doit disposer d'un identifiant unique (ID), idéalement muni d'un code barre. Le système informatique devrait être en mesure de tracer un échantillon biologique depuis son prélèvement, à travers son traitement, stockage et distribution ainsi que les données cliniques et épidémiologiques associées. L'accès à la base de données ainsi que à la collection doit être limité et tracé. Tous les mouvements, entrées et sorties des échantillons seront enregistrés, ainsi que les échantillons détruits suite à une révocation de consentement. Concernant les mises à disposition, la biobanque doit tenir un registre de toutes les demandes de matériel biologique, même celles qui ont été refusées, indiquant le matériel biologique, la méthode et la date d'expédition, et le nom et l'adresse du destinataire. Il conviendra, en cas d expédition avec accusé de réception, par transporteur, services de transmission ou autres moyens d expédition, de tenir un registre de suivi des bordereaux d expédition. Ce registre doit être conformément à la législation, à la réglementation nationale. 40 0

10. Processus opérationnels L utilisation des échantillons à des fins de recherche scientifique nécessite le respect de procédures standardisées. Une harmonisation des procédures entre les différents centres est indispensable. Il revient à chaque centre de déterminer le type d échantillons qu il souhaite conserver ainsi que le mode de conservation. Pour ce faire, il tiendra compte des applications, de la disponibilité, de l expertise et du coût. En effet, le type d analyses réalisables sera fonction du mode de conservation choisi. Lors de la mise en place de ces procédures il faudra également prendre en compte certains aspects : - La collection d échantillons pour la recherche ne peut compromettre l intégrité diagnostique du prélèvement. - Dans le cas de conservation de matériel résiduel il sera indispensable d établir une relation étroite avec un laboratoire habilité à établir un diagnostic. - Il conviendra de s assurer de l obtention du consentement du patient avant la procédure de collecte. Ceci devra être documenté. - Il conviendra de s assurer de la non opposition du patient avant de publier l échantillon dans le catalogue de la BWB. - Les précautions d usage dans le transport et la manipulation des prélèvements potentiellement à risque doivent être respectées. - Les mesures de sécurité doivent être en accord avec les règles locales d utilisation des différents produits chimiques (azote liquide, carboglace, isopentane,..) 10.1 Réception des ressources biologiques La biobanque doit disposer d une procédure de réception des ressources biologiques. De manière générale, la prise en charge des échantillons doit se réaliser dans un délai le plus court possible. Les prélèvements doivent être envoyés à la biobanque le plus rapidement possible. Ils doivent être accompagnés d un document identifiant le prélèvement (une demande d examen anatomo-pathologique par exemple) qui doit comporter : - les données complètes du patient (nom, prénom, date de naissance) - le type d échantillon (biopsie, pièce opératoire, ) et le site du prélèvement 41 1

- la date et l heure du prélèvement et/ou l heure d ischémie Afin de pouvoir mesurer le délai de la congélation la biobanque met en place un système de calcul du délai de congélation. Il peut s agir de chronomètres enclenchés en salle d opération, ou de l utilisation d un horodateur sur la demande accompagnant la pièce, ou n importe quel système permettant de calculer le temps écoulé avant la congélation. Idéalement, elle devrait être minutée dès que la dévascularisation, l exérèse, la biopsie ou la ponction a été réalisée. Le délai entre le prélèvement proprement dit et sa congélation ou tout autre mode de conservation doit être connu et enregistré afin d assurer une bonne traçabilité. Des recommandations relatives à la réception des prélèvements sont reprises en annexe du présent document dans l exemple 1. 10.2 Préparation des échantillons biologiques Les modalités de préparation des échantillons biologiques doivent être définies et écrites dans des procédures. Toute non-conformité survenue lors de l étape de préparation doit être enregistrée. Les échantillons biologiques doivent être codés de sorte à ne pas permettre l identification du patient par une personne extérieure à la biobanque ou au service auquel la biobanque est rattachée. Des recommandations relatives à la préparation des prélèvements sont reprises en annexe du présent document dans l exemple 2. 10.3 Conservation des échantillons biologiques Les modalités de conservation des échantillons biologiques doivent être définies et écrites dans des procédures. La biobanque doit veiller à assurer la sécurité des échantillons qu elle stocke. Tout prélèvement conservé dans la biobanque doit être enregistré dans une base de données. Des recommandations relatives à la conservation des prélèvements sont reprises en annexe du présent document dans l exemple 3. 10.4 Mise à disposition des ressources biologiques Chaque centre établira en local une procédure propre permettant l analyse des demandes de matériel et leur libération. 42 2

Des formulaires de demandes de matériels seront disponibles au sein de chaque centre. Ces formulaires reprendront les informations nécessaires au traitement des demandes : - Coordonnées du demandeur et personne de contact - Description du projet - Description de la demande : Type et nombre d échantillons - Critères d exclusion - Preuve de l accord du projet par un comité d éthique La demande sera soumise au comité scientifique de la biobanque. Un contrat de transfert de matériel (MTA) est établi et signé conjointement par les deux parties. Ce contrat reprend les conditions de libérations des échantillons et les modalités de transport. 10.5 Transport Le transport d échantillons doit respecter des règles qui assurent l intégrité des échantillons, la sécurité du personnel et la confidentialité du patient. Des procédures fixant les conditions générales et spécifiques sont mises en place. La traçabilité des évènements imprévus ou indésirables est assurée. Des recommandations relatives au transport des prélèvements sont reprises en annexe du présent document dans l exemple 4. 10.6 Système d information Le système d information doit assurer la traçabilité des données relatives aux échantillons biologiques et aux activités de la biobanque. Il doit permettre la mise à disposition d une partie des données associées aux échantillons. 10.6.1 Données relatives aux échantillons biologiques La qualité des échantillons biologiques est conditionnée par la maîtrise des données préanalytiques ainsi que par l exactitude des données cliniques. Un ensemble minimal de données doit être recueilli pour chaque échantillon. Cet ensemble de données (voir minimal set demandé pour le catalogue de la BWB) comprendra : 43 3

- l identification du laboratoire ou le service clinique où a été réalisé le prélèvement - des informations sur le patient - des informations concernant le consentement ou la non opposition - des renseignements sur la pathologie - tout renseignement spécifique à une collection - l identification du prélèvement - les particularités liées aux prélèvements (nature, type d échantillon, type de prélèvement..) - les données concernant l acheminement, la préparation, la conservation et le stockage - si l échantillon a déjà été libéré lors d une demande : nombre de coupes effectuées, nombre de fois qu un échantillon a subi des variations de température. 10.6.2 Echanges des données La biobanque doit mettre à disposition ses échantillons biologiques ou une partie de ceux-ci avec certaines données cliniques associées par l intermédiaire du catalogue de la biobanque Wallonie Bruxelles. Elle s assurera de mettre à jour les données présentes dans le catalogue. 10.6.3 Conservation des données La biobanque doit conserver les données relatives aux échantillons dans une base de données. Cette base de données doit être sécurisée (niveaux d accès), un système de backup doit être mis en place. Les données associées aux échantillons seront conservées tant que l échantillon n a pas été détruit sans avoir été utilisé dans une étude quelle qu elle soit. 10.6.4 Authenticité des données/correspondance avec les stocks de matériel biologique La biobanque doit mettre en place un dispositif de contrôle permettant de vérifier la validité et l exactitude des données : une vérification périodique de l adéquation entre les informations contenues dans la base et le matériel biologique stocké doit être assurée et documentée. La biobanque doit mettre en place des circuits de validation, modification et suppression de données. L historique des mises à jour et des modifications, indiquant la date et la personne, doit être disponible. 44 4

Rédigé par : Le Groupe de Travail «WG2 Quality» de la Biothèque Wallonie Bruxelles. Fadi Abdulsater, Ligia Craciun, Michelle Deberg, Bernard-Jean Demarcin, Céline Flahaut, Catherine Fourneau, Fabienne George, Stéphanie Gofflot, Ilse Gutierrez, Maxime Lorent, Nathalie Nagy, Flavienne Sandras. 45 5

Annexes Politique qualité et objectifs Les échantillons biologiques issus du corps humain (tissus, liquides biologiques, ) et les informations cliniques s y rapportant constituent une source d information inestimable pour l avancée de la recherche en sciences de la vie. Devenues incontournables pour l identification et la validation de cibles thérapeutiques, de médicaments, de biomarqueurs et d outils diagnostics, les biobanques constituent un réel enjeu stratégique pour la santé humaine. La professionnalisation croissante de leur gestion dans le cadre des centres de ressources biologiques et l instauration d une démarche qualité favorisent les partenariats scientifiques. Aussi, ces biobanques représentent-elles des outils fiables pour la recherche et de réelles opportunités pour le développement des grands projets de recherche. La plateforme BWB a donc priorisé l accès aux échantillons biologiques dans sa politique de valorisation de la recherche, et par conséquent le besoin nécessaire de professionnaliser l activité de réception, de préparation, de conservation et de mise à disposition des biocollections par une structure dédiée, crée en juin 2014 : la plateforme Biothèque Wallonie Bruxelles (BWB), garante du respect des droits et devoirs des parties intéressées. La direction de la plateforme BWB a défini une politique qualité, ayant pour objectifs stratégiques : 1. de favoriser l utilisation des ressources biologiques de qualité, dans le cadre de projets de recherche ; 2. d organiser le système de management de la qualité du CRB dans le respect des exigences de la norme ISO TC 276, qui permettra d'améliorer en continu ses activités ; 3. de satisfaire les exigences des parties intéressées, dans le respect de la réglementation en vigueur et des principes éthiques et de confidentialité. La direction invite chacun à son niveau de responsabilité à mettre ses compétences et son engagement personnel au service de la démarche qualité de la plateforme BWB basée sur la norme ISO TC 276. 46 6

Exemples Exemple 1 : réception des ressources Dans la mesure du possible le temps d ischémie chaude (correspondant au clampage : dévascularisation) et le temps d ischémie froide (correspondant au retrait de la pièce : prélèvement proprement dit) sera spécifié pour les tissus solides (cf. code SPREC). Les prélèvements tissulaires doivent être envoyés frais à sec ou placés sur une compresse imbibée de sérum physiologique, surtout pas fixés dans le formol. Le tout placé dans un récipient stérile si possible. Sauf exception, l acheminement avant congélation s effectuera à température ambiante. Une congélation dans la demi-heure suivant le prélèvement est préconisée. Afin d assurer une prise en charge des pièces opératoires immédiate, la biobanque doit être informée de l arrivée de la pièce dans le service d anatomie pathologique. Dans certains cas, l utilisation de RNA later peut être envisagée. C est notamment le cas lorsqu il n est pas possible de techniquer rapidement les échantillons (ex : transfert d un autre hôpital ne possédant pas de structure biobanque). L utilisation de RNA later permet dans ce cas de conserver une bonne qualité d ARN au sein de l échantillon. Par contre une analyse histomorphologique ne sera plus possible. La taille recommandée est de 0.5cm 3 pour 5 à 10 volumes de RNA later. Le délai avant traitement ne dépassera pas 7 jours (à TA) à 4 semaines (à 4 C). Les prélèvements sanguins et de moelle doivent être envoyés à température ambiante. Eviter le transfert des tubes via des systèmes tels que le télé-tube. Le type de tube et d anticoagulant dépend de l application choisie. Idéalement ils devront être traités dans l heure suivant le prélèvement. 47 7

Recommandations : Tubes Applications EDTA-K 3 Etudes protéiques Biologie moléculaire (extraction ADN/ARN) Sodium Héparine Culture cellulaire Transformation par l Epstein-Barr virus Analyses cytogénétiques Citrate Obtention plasma pauvre en plaquettes Sec Sérum (ELISA,..) Exemple 2 : préparation des ressources Préparation des échantillons tissulaires ou cellulaires à congeler La sélection de tissu résiduel se fait sous la responsabilité d un pathologiste ou d un médecin dans un hôpital agréé. Le médecin dissèque la pièce en utilisant des techniques aseptiques (plan de travail propre, nouveau scalpel entre les échantillons de tissu tumoral et non lésionnel). Il évalue si du tissu résiduel peut être conservé dans la biothèque. Si tel est le cas le médecin, prélèvera, quand cela est possible, au moins deux fragments de tissu tumoral et un non lésionnel. Taille idéale des prélèvements : 0.5cm 3 mais, en fonction du matériel disponible et du type de matériel, de plus petits fragments peuvent être prélevés. Pour les analyses qui nécessitent une étape de mise en culture de cellules ou tissus, il faut utiliser du matériel stérile et travailler sous hotte à flux laminaire afin d éviter les contaminations. Les 48 8

procédures de congélation doivent préserver la viabilité des cellules (cryoprotecteurs, courbe de température,..). Préparation des liquides biologiques La technique de prélèvement et les caractéristiques du liquide biologique doivent être connues (nature de l échantillon, site de recueil, additifs éventuels). Des protocoles seront établis en fonction de la nature des échantillons à conserver, la finalité des collections, la nature de la molécule à étudier, la technique d analyse. Les échantillons seront fractionnés et répartis dans des récipients adaptés. Exemple 3 : conservation des ressources biologiques Les cryomolds et/ou cryotubes sont identifiés avec un marqueur permanent waterproof ou une étiquette résistante au stockage de longue durée à faible température. Le code utilisé permettant l identification des prélèvements est un code spécifique à la biobanque. Si un code-barres est utilisé, une reconnaissance lisible doit être incluse pour permettre l identification dans des institutions qui n ont pas de système de lectures de code-barres. Cryopréservation La conservation à long terme doit se faire en dessous de -70 C pour les cellules et tissus. De manière optimale, la conservation à long terme pour les cellules viables est réalisée à -196 C. Tissus solides Différents modes de congélation peuvent être utilisés pour les tissus: - Isopentane refroidi Les fragments de tissu résiduel sont déposés dans des cryomolds et enrobés d OCT. Le milieu de congélation est préparé en refroidissant l isopentane dans l azote liquide. Lorsque des gouttes opaques apparaissent dans l isopentane les cryomolds sont plongés dans celui-ci. Veuillez à ne pas retirer les tissus de l isopentane avant la congélation complète (10 secondes ou moins en fonction de la taille de l échantillon). 49 9

Dans le cas où le tissu sera conservé dans un cryotube sec, congeler le tissu directement dans l isopentane refroidi. Introduire ensuite le tissu dans un cryotube pré-refroidi. - Azote liquide La congélation peut aussi se réaliser dans l azote liquide. Plonger lentement et progressivement les cryomolds ou le cryotube afin d éviter la création de bulles dans l OCT ou que le tissu se brise. Dans la mesure du possible, la méthode à l isopentane refroidi sera privilégiée. Les échantillons tissulaires congelés sont ensuite transférés dans les endroits de stockage. Les endroits de stockage peuvent être des congélateurs -80 C ou des facilités de stockage en azote liquide ou vapeur. Cellules La congélation de cellules se fera sous hotte à flux laminaire et dans des conditions stériles. Deux modes de congélation peuvent être utilisés en fonction de la finalité et des moyens : - Congélation en culot sec (pour l extraction d acides nucléiques) Après isolation des cellules (Ficoll, Percoll, hémolysant,..), le culot cellulaire est conservé dans un cryotube identifié et plongé directement dans l azote liquide. - Congélation cellules «viables» en suspension dans une solution cryoprotectrice permettant la mise en culture ou l extraction d acides nucléiques. Après isolation des cellules (Ficoll, Percoll,..) le culot cellulaire est mis en suspension dans un milieu cryoconservateur contenant 10% de DMSO, 20% de sérum, PBS de manière à obtenir une densité cellulaire finale comprise entre 5 et 30. 10 6 cellules/ml. Le volume finale est aliquoté dans des cryotubes identifiés et congelé de manière à induire une descente en température progressive (1 C /min). Celle-ci peut être réalisée à l aide de boîte à congélation (ex : Mr Frosty) ou avec un appareil à congélation programmée (ex : Ice cube). Il est recommandé d établir la viabilité de l échantillon avant congélation (bleu trypan, cytométrie en flux,..) Les échantillons seront conservés idéalement dans l azote en phase gazeuse. 50 0

Liquides biologiques La congélation des liquides biologiques se réalise à -20 C pour une courte période. Pour du plus long terme il est recommandé de conserver les échantillons à -80 C ou à -196 C (azote). La congélation de sang total est possible. Il est cependant préférable d isoler les PBMC et congeler un culot sec. Stockage L accès aux appareils de stockage doit être sécurisé. Les appareils de stockage doivent être placés dans des locaux climatisés. Un système de surveillance de température des congélateurs doit avoir été mis en place (enregistrement manuel, logiciel) afin d assurer la traçabilité de la chaîne du froid. Un système d alarme en cas de dépassement des températures autorisées sera également d application (alarme sonore plus relais d appels téléphoniques. Les procédures détaillées de gestion des alarmes doivent être connues et disponibles. Ces procédures décrivent la marche à suivre pour maintenir l intégrité des prélèvements et de la chaîne du froid en cas de panne de l installation. Un contrat de maintenance aura été établi soit en local (nettoyage des filtres ; dégivrage ; tests des alarmes) soit avec une firme. Fixation et enrobage des échantillons tissulaires : Cette procédure est d application en l absence d une collaboration avec le service d anatomie pathologique. Soit : - les prélèvements sont réalisés en même temps que ceux pour la congélation (idéalement réaliser un bloc miroir) - les prélèvements sont réalisés en même temps que ceux réalisés pour l analyse pathologique (après fixation de la pièce opératoire). Le technicien identifie les cassettes avec les prélèvements frais, puis fixe les échantillons en introduisant les cassettes dans un bac contenant du formol à 4% pendant 24H. La fixation doit se 51 1

réaliser rapidement (idéalement endéans les 4 heures après la résection). Les cassettes sont ensuite prises en charge par le service d anatomie pathologique pour l étape d inclusion et d enrobage. A la fin du processus, les cassettes sont ouvertes au moment de l enrobage. - Retirer le tissu et le placer dans un moule de taille appropriée - Maintenir le morceau de tissu bien orienté au fond du moule à l aide d une pince à dissection tout en remplissant partiellement le moule de paraffine liquide. Sécuriser le tissu en refroidissant rapidement la base de moule - Placer la cassette avec l identification de manière appropriée et remplir le moule de paraffine jusqu au sommet - Refroidir les blocs dans la zone de refroidissement pendant 30 minutes afin de figer la paraffine - Démouler les blocs de paraffine des moules A ce stade les blocs sont prêts à être coupés et/ou stockés, idéalement à 4 C. Les blocs de paraffine destinés à la biobanque doivent être identifiés et, si nécessaire, conservés de manière indépendante au système de conservation du laboratoire d anatomie pathologique. Stocker les blocs de paraffine au maximum à température ambiante. Les protéger d une exposition au soleil ou à des températures extrêmes. Exemple 4 : Transport des ressources biologiques Transport des échantillons congelés directement avec le demandeur d échantillons : En cas de transmission de matériel sous forme congelée, il faut veiller à ne pas rompre la chaîne du froid. - Transport des échantillons congelés par l intermédiaire d un transporteur : Suivez le règlement international pour le transport des matières infectieuses 2013-2014 de l OMS. 52 2

Les échantillons biologiques prélevés sur des patients sont classifiés comme étant des matières biologiques infectieuses. Classer les échantillons biologiques selon le risque qu ils représentent et leur composition (division 6.2, catégorie A ou B). Catégorie A «Matière infectieuse qui, de la manière dont elle est transportée, peut, lorsqu une exposition se produit, provoquer une invalidité permanente ou une maladie mortelle ou potentiellement mortelle chez l homme ou l animal, jusque-là en bonne santé.» ONU 2814: matière infectieuse pour l homme; ONU 2900: matière infectieuse pour les animaux uniquement Catégorie B «Matière infectieuse qui ne répond pas aux critères de classification dans la catégorie A.» ONU 3373: Matière biologique, catégorie B Suivre les instructions d emballage P650 (système du triple emballage : récipient primaire, emballage secondaire et emballage extérieur). 53 3