Comment monter une proposition compétitive

Journées d information sur les derniers appels à projets de recherche du FP7 Comment monter une proposition compétitive Héloïse Lemoine, IRD, France

Participer à un projet européen: quelques postulats de départ Vous détenez des compétences et un savoir faire de premier plan et/ou vous avez des compétences, un accès à des ressources qui sont incontournables/importants pour un consortium européen Vous souhaitez travailler en réseau avec les meilleurs chercheurs européens Le topic que vous avez identifié correspond à votre stratégie de développement à moyen/long terme Et vous savez lire un appel: Tous les mots comptent Il faut faire au minimum ce qui est demandé: Et/ou Toutes les parties de l appel doivent être couvertes Le consortium doit avoir l ensemble des compétences demandées

Savoir lire un appel Définir son projet Les parties A et B d une proposition L évaluation des projets

Savoir lire un appel Exemple: Work Programme 2012: Theme 6 Environment (Including climate change) Challenge 6.4 Protecting citizens from environmental hazards Topic: ENV.2012.6.4-1 Improving the resilience of society to catastrophic natural hazards through new risk-management partnerships (one or more proposals can be selected) Collaborative project. The request European Union contribution per project shall not exceed EUR 6 000 000 Type: Targeted Opening (international cooperation encouraged)

Lire le WP Environnement 2012 Et repérer les mot-clés importants pour votre topic. The work programme 2012 has been designated to support the implementation of the Innovation Union Initiative and in particular to bring together research and innovation to address major challenges The core challenge aims at risk reduction from environmental hazards This will be achieved by integrating science, innovative technologies and earth observation systems in order to better manage environmental hazards and to reduce their adverse impacts on societies, economies and ecosystems

Lire le challenge 6.4 Et repérer les mot-clés importants pour votre topic. European research will help society to improve its resilience, to reduce its vulnerability and be better prepared to respond to the threats by promoting an integrated and interdisciplinary approach, bringing natural and social sciences closer and by contributing to the international effort in this field The utilization of data produced from different initiatives of ESA or EC first of all Global Monitoring for Environment and Security (GMES) is encouraged in all activities of the Environment Theme.

Analyser le topic ENV.2012.6.4-1 Improving the resilience of society to catastrophic natural hazards through new risk-management partnerships FP7-ENV-2012-two-stage The problem to be olved : Europe might be at risk of catastrophic events ue to climate change The overall objective: to improve the resilience of Europe to disasters and propose new risk management schemes Climate change is expected to induce modifications in frequency, severity and duration of hydro-meteorological hazards and extremes. This may lead to increasing changes in vulnerability and thus induce new risk situation for society over time. Furthermore in the field of geo-hazards characterized by low probability - high consequence events, Europe is also at threat of catastrophic events which can hit the growing densely populated urban areas or several sectors of the increasingly interlinked European economy, with very high economic impact. The disastrous effects of the recent earthquake and tsunami in Japan are an evident example. The research challenge is now to strengthen the economic and societal resilience to potential disasters and to improve preparedness, prevention and mitigation through more appropriate risk assessment and new management schemes.

The research areas / dimensions that should be covered How? What is expected? -Public/Private partnerships -insurance sector must be included into the consortium -Be innovative and also cheap Dynamic vulnerability or exposure patterns inter alia due to climate change and economic development - will need to be assessed in relation to the occurrence of potential catastrophic events in Europe. In this context, considering key representative geological and/or hydrometeorological hazards, the research should develop new probabilistic hazards and risk scenarios and improve the methodologies for risk assessment and for estimating disaster impacts. On this basis, the research should elaborate improved risk governance and management responses, with the key goal to improve or redefine the respective roles or possible forms of partnerships between the private sector (including the (re)insurance and finance sectors), the relevant authorities and stakeholders. This will contribute to produce innovative risk management solutions combining a cost-effective variety of risk reduction measures such as risk transfer and financing, adaptation and mitigation.

Expected impact: -Help EU policy makers to define a new approach in climate hazard risk management -Involve all concerned stakeholders -support to EU and international policies (high political impact) -Check the political context and use it Contribution to a new pan-european harmonised risk assessment for disaster management scheme and to the elaboration of a new risk management governance approach. Support to EU relevant policies and to the UN Risk Reduction Hyogo framework for action. Reduction of risks of major economic losses through innovative nonstructural mitigation measures and new public-private partnerships on financial and insurance schemes. Specific feature: Partnership with relevant private and public key actors in risk management is highly recommended. Projects selected under this topic will be linked through a coordination mechanism that will be defined during the negotiation stage.

Schéma de raisonnement B2 Partners - Consortium - Management State of the art What is known? (don t do it again) Dissemination Exploitation balance Objective(s) Impact Concept Obstacles Innovation What is new? (but feasible: not too much innovative) B1 B3

Structurer la proposition scientifique 1) Définir les objectifs du projet : SMART = Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound 2) Définir des milestones qui jalonnent le projet, correspondant aux obstacles identifiés Milestone: Moment où l on doit prendre une décision importante. Un résultat est atteint, vous devez décider comment aborder la phase suivante du projet. Indicateurs de succès obligatoires. Exemple: Choix entre plusieurs technologies 3) Définir l approche scientifique (la stratégie) qui permettra de passer les milestones: les work packages (groupes de tâches): Work packages: Les activités de recherche sont divisées en WP qui dépendent les uns des autres. Chaque WP a des objectifs à atteindre, un programme de taches et des résultats attendus.

Structurer la proposition scientifique 4) Associer les tasks à réaliser et les deliverables pour chaque WP (rapports, échantillons, prototype). Deliverable: Résultats du projets obligatoirement fournis à la CE. En général, une tâche > un deliverable; Impliquer plusieurs partenaires par WP montre une bonne collaboration au sein du consortium. 5) Définir le consortium correspondant aux compétences demandées dans les tasks. Tous les éléments de la proposition doivent pouvoir être mesurés Compétences, Coûts, Partenariat, Impacts du projet

Proposition de projet : Parties A et B Part A : informations administratives et financières A1 : titre / acronyme / durée / résumé A2 : informations administratives sur les participants (PIC) A3 : budget Part B : projet scientifique B1 : Qualité scientifique et technique B2 : Mise en œuvre B3 : Impact potentiel B4 : Questions d éthique B5 : Questions de genres A remplir en ligne sur le portail du Participant: https://ec.europa.eu/research /participants/portal/page/fp7_ calls A remplir sur le modèle de la CE Puis déposer en format PDF par voie électronique : https://ec.europa.eu/research/p articipants/portal/page/fp7_calls

Partie A de la proposition (informations administratives) Créer sa proposition sur le Portail du Participant Se connecter sur son compte ECAS (ou s en créer un) Le coordinateur crée la proposition en ligne (pré-enregistrement, création de la liste des partenaires, mots-clé, résumé du projet) Les partenaires fournissent leur numéro de PIC au coordinateur et remplissent les formulaires administratifs en ligne Soumission du projet en ligne sur le portail Avant la date limite Proposition complète Les sessions ne restent ouvertes que quelques temps après la soumission. Ensuite, il n y a plus de possibilité d avoir accès à ces données. Ne soumettez pas à la dernière minute!!!! 16

Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home Participant Portal: http://ec.europa.eu/re search/participants/po rtal/page/home 17

Créer un compte ECAS d accès au portail du participant

Participant portal: allez sur la page «FP7 calls» htps://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/fp7_calls 08/10/2012

Participant Portail : sur la page du call que vous avez choisi: 20

Partie A : le PIC Le Participant Identification Code (PIC) Un code pour identifier les participants au FP7 est assigné à toutes les organisations participant au FP7. Les organisations qui n ont pas encore leur PIC peuvent s enregistrer pour l obtenir sur le Portail du Participant Le PIC permet de nourrir les formulaires A de la proposition avec les informations concernant l organisation Pour trouver le PIC d une organisation Le Portail du Participant répertorie les organisations déjà enregistrées lien disponible au moment de l enregistrement des partenaires sur la page du projet en ligne 21

Enregistrer son organisation pour obtenir un PIC ou rechercher un PIC

Partie A: contenus A1 Informations essentielles sur le projet, résumé (coordinator) A2 Informations administratives sur les partenaires (all partners) A3 - Information financière estimation du budget du projet (coordinator)

Partie A : Form A1 Proposal Title (max. 200 char.) Duration in months Activity code Free Keywords Abstract (max. 2000 char.) 27/10/2009

Partie A Form A2.1 One Form A2/participant Legal and Administrative Data Status of your Organisation By entering a PIC, parts of section A2 will be filled in automatically Involve the administration of your organisation

27/10/2009 Partie A : Form A3.1

Partie B - Cover page

Partie B: contenus 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topic addressed by the call 1.1 Concept and objectives 1.2 Progress beyond the state-of-the-art 1.3 S/T methodology and associated work plan 2. Implementation 2.1 Management structure and procedures 2.2 Individual participants 2.3 Consortium as a whole 2.4 Resources to be committed 3. Impact 3.1 Expected impacts listed in the work programme 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property 4. Ethical Issues 5. Consideration of gender aspects

Section 1: the scientific project 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topic addressed by the call 1.1 Concept and objectives 1.2 Progress beyond the state-of-the-art 1.3 S/T methodology and associated work plan Project structure (Pert diagram showing interdependencies) Milestones WP descriptions Deliverables Gantt chart Efforts (person/months in each WP) 1.4 Significant risks and contingency plan

Le diagramme de Pert: montrer les interactions entre les WP Mosquito WP 1-7 Insecticide control Eco-behavioral based control Biological and environmental control Diagnostic tool Resistance management Synergist Host seeking Host preference Reproduction, Swarm Trap, SIT Fungus Fungus/Plasmodium synergy WP10 Dissemination & training Human WP 8 Human perception and acceptability Environment WP 9 Environment modelling WP 11 Management main impact feed back

Le diagramme de Pert: montrer les interactions entre les WP Objectif : Montrer les interactions entre les work packages

Milestones list form Milestone number M1 Milestone name Work packages involved Expected date Means of verification (indicators of success) M2 M3 M4 M5

WP Description form Work package number WP6 Start date or starting event: Month 12 Work package title Activity Type RTD Participant number Participant short name Person-months per participant Objectives : Description of work (broken down into tasks) and role of participants: Task 6.1 Task 6.2 Task 6.3 Deliverables (brief description and month of delivery) D6.1 D6.2 D6.3

Deliverable form Deliv. number Deliverable name Work package Expected date Nature (report, prototype, other) D1.1 D1.2 D1.3 D2.1 D2.2

Gantt chart: timing

Effort form Participant no. / short name WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 WP7 WP8 WP9 WP10 Total person/ months 48 12 24 4 34 25 21 14 6 12 200 1. IRD 2. GIGA 3. IfW 4. UOXF-CSAE 5. UAM 6. FUNDP-CRED 7. CEPS 8. OIKODROM 9. GRADE 10. UFRJ 0 1 4 0 0 6 39 0 2 2 54 0 2 0 36 12 0 0 0 2 2 54 0 2 0 14 0 0 18 0 0 2 36 0 2 0 0 32 0 0 32 0 2 68 0 1 3 6 0 0 26 44 0 2 82 0 9 6 0 0 7 0 10 0 2 34 0 2 12 16 0 0 0 0 6 12 48 0 1 39 0 0 35 0 0 2 2 79 0 2 0 0 30 25 6 10 2 2 77 TOTAL 48 45 284 85 160 360 241 175 36 62 1 496

1.4 Significant risks and contingency plan : Présenter les risques éventuels qui pourraient survenir lors du projet et les solutions qui pourront être adoptées pour y palier (Plan B) Risk N Risk description Jeopardy Risk level Contingency plan Corresponding Milestone R1 R2 R3 R4 R5

Section 2: Implementation 2. Implementation 2.1 Management structure and procedures 2.2 Individual participants 2.3 Consortium as a whole 2.4 Resources to be committed

2.1 Management structure and procedures EC Management team: Coordinator + European Project Manager Stakeholders Scientific Advisory Board Steering Committee: One representative per partner WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 WP7 WP8

2.2: Individual participants Partner s Description: (1 page per institution) Brief description of the institution, background and facilities The research unit Human resources : profiles of key personnel that will work on the project Tasks in the project: main competences, methods/techniques you will provide. Role in the WPs. Relevant collaborations: either with the other partners or with any other institution, including the other EU related projects. Previous experience, relevant to those tasks. Previous research programmes funded, relevant to the project. Publications relevant to the project. (max. 5) Third Parties are also described

2.3: Consortium as a whole (pas de limite spécifique, approx. 1 page) Show how the participants collectively constitute a consortium capable of achieving the project objectives, and how they are suited and are committed to the tasks assigned to them. Show complementarities between participants as well as balance in the consortium Explain how the composition of the consortium is well-balanced in relation to the objectives of the project = show that the consortium is sufficient to reach the aims of the project. If appropriate describe the industrial/commercial involvement to ensure exploitation of the results, and how the opportunity of involving SMEs has been addressed. Subcontracting: If any part of the work is to be subcontracted describe the work involved and explain why a subcontract approach has been chosen for it.

2.4: Resources to be committed (2 pages maximum) Describe how the totality of the necessary resources will be mobilised, including any resources that will complement the EC contribution. Show how the resources will be integrated in a coherent way, and show how the overall plan for the project is adequate. Describe your financial plan: the staff effort, any other major costs (e.g. equipment). Explain the breakdown of costs between partners / countries / continents Ensure that the figures stated in part B are consistent with those in Part A.

Section 3: Impacts 3. Impacts (Maximum 10 pages) 3.1 Expected impacts listed in the work programme 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property

3.1: Expected impacts listed in the work programme Refer and show how the project fits: With the work programme overall objective With the expected impacts listed in the work programme Mention the steps that will be needed to bring about these impacts Explain why this contribution requires a European / international (rather than a national or local) approach. Show links with other national or international research activities in this field. Mention any assumptions and external factors that may determine whether the impacts will be achieved. Try to underline the strength of your project VS. the other projects which will be submitted

3.2: Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property Measures for the dissemination and/or exploitation of project results How these will increase the impact of the project. You should take into account a variety of communication means and target groups as appropriate (e.g. policy-makers, interest groups, media and the public at large). Plan for Management of knowledge (intellectual property) acquired in the course of the project

Section 4: Ethical issues No evaluation criteria but Ethical reviews organized by independent experts are foreseen for all FP7 projects. No page limit. Be exhaustive! In annexes: agreement, consent forms, etc. Eligibility criteria: A project may be refused if the following issues are not taken into consideration: Ethical issues table Explain ethical problems existing in the proposal Provide sufficient and realistic data (ex: number of animals used) All countries where research will be undertaken should be identified. Legal frameworks legislations in each country, for each ethical issue raised

Ethical issues table

5. Consideration of gender aspects (1 pages) Give an indication of the actions to promote gender equality in your project, or in your field of research. These could include actions related to the project consortium: e.g. improving the gender balance in the project consortium, measures to help reconcile work and private life, awareness raising within the consortium or actions aimed at a wider public: e.g. events organised in schools or universities Will not be evaluated, but will be discussed during negotiations

Page limits Le template de la partie B est disponible sur le Guide for Applicants du call que vous avez choisi, que vous trouvez sur le Participant Portal. 49

ÊTES-VOUS PRÊTS? Vous devez pouvoir répondre à ces questions concernant votre implication dans le projet: Quel est l objectif du projet? En quoi l idée est-elle innovante? Quelle est votre stratégie pour atteindre les objectifs? A quoi serviront les résultats? A qui? Pourquoi faut-il entreprendre ces recherches au niveau international? Pourquoi faut-il inclure un partenaire du Sud? Vous devez pouvoir mesurer tous les éléments de votre proposition, de l état de l art aux résultats attendus (Compétences, Partenariat, Coûts, Impacts du projet) Laissez le moins de place possible au doute et montrez que vous êtes incontournable

Quelques conseils utiles Prévoir du temps pour la rédaction S assurer de la lisibilité de la proposition: Ecrire des projets compréhensibles pour des non spécialistes. Souligner les points importants Illustrer la proposition par des faits, chiffres, tableaux, graphes Les illustrations doivent être lisibles en noir et blanc Respecter le nombre de pages maximum fixées. Impliquer les partenaires le plus possible dans la rédaction. Faire relire le projet

Le consortium Le coordinateur est le moteur du projet, il doit notamment : Etre reconnu par les partenaires Avoir du temps et des ressources disponibles Etre un bon négociateur. Les partenaires: complémentarité des compétences scientifiques, industrielle et commerciale, distribution équilibrée des rôles, attention à la répartition géographique Fiables et disponibles reconnus à l échelle internationale riches en ressources et en infrastructures économiquement viables Taille du consortium adaptée aux objectifs et au contenu du projet

La procédure d évaluation: Principales étapes Vérification de l éligibilité de la proposition 1. SOUMISSION de la proposition en ligne, via le Portail du Participant 2. Lecture de la proposition par trois experts évaluateurs 3. Réunion de CONSENSUS des experts 4. Auditions éventuelles devant un panel d évaluateurs 5. Suivi de la CE: classement final, liste Formulaires administratifs (partie A) + Projet scientifique (partie B)

Conditions d éligibilité Respect de la date et heure limite de soumission Nombre minimal de partenaires éligibles, selon les conditions requises par l appel Une proposition complète (tous les formulaires et rubriques complétés) «Scope»: adéquation de la proposition avec le thème de recherche (topic) et le régime de financement prévu dans l appel à proposition Respect des limites budgétaires 55

Evaluation des propositions: généralités La décision de financer ou non un projet dépend de l évaluation par les pairs: 20 000 propositions évaluées par 5000 experts indépendants chaque année Les experts sont sélectionnés par la CE à partir de la base de données CORDIS: Devenir expert: https://cordis.europa.eu/emmfp7/ Sélection des experts: Niveau élevé d expertise Eventail approprié de compétences Répartition équitable hommes-femmes origines géographiques rotation régulière des experts

Critères d évaluation 3 critères : Qualité scientifique et technique Qualité de la mise en œuvre et management Impact potentiel Les trois critères sont notés sur 5 Seuil individuel = 3; seuil général = 10

Evaluation criteria Examples in 1 or 2 stages Minimum marks for funding: 1st stage: 8/10 proposal in 15 pages 2nd stage: 11/15 About 2 or 3 proposals would be financed

1. Qualité scientifique et technique (par rapport au topic visé) Pertinence du concept, Qualité des objectifs Objectifs SMART: (Specific, Measurable, Achievable, Resultoriented, Time-related) Progrès au-delà de l état de l art Qualité et efficacité de la méthodologie S/T et du plan de travail associé

2. Qualité de la mise en œuvre et du management Structure et procédures de gestion du projet Qualité et expérience des participants Qualité du consortium dans son ensemble Financement et justification des ressources à mobiliser (budget, personnel, équipement)

3. Impact potentiel Contribution au niveaux social, régional, européen et international, etc. aux impacts attendus par l appel (énumérés dans le programme de travail) Mesures de dissémination et/ou d exploitation des résultats du projet et gestion de la propriété intellectuelle

Notation Les experts attribuent à chaque critère d évaluation une note comprise entre 0 et 5: 0 : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : Critère non respecté/informations manquantes ou incomplètes Très Médiocre Médiocre Acceptable Bon Excellent

Seuils Établissement de seuils : Par critère d évaluation : en général 3/5 Note globale : en général 10/15 Pondération possible des critères (information précisée dans le programme de travail et dans la fiche descriptive de l appel) Si une proposition est en dessous d un des seuils (pour un critère), son évaluation peut être arrêtée.

Processus d évaluation Instruction des évaluateurs procédures, critères d évaluation, contenu des thèmes de recherche Evaluations individuelles 3 à 5 experts par proposition En moyenne : 10 à 12 propositions / expert Suite à l évaluation : rédaction d un rapport individuel d évaluation par proposition Consensus Concertation des différents rapports d évaluation individuels Réunion animée par un représentant de la CE Attribution d une note globale et rédaction d un rapport de consensus Suivi par la CE Classement final établi par la CE + liste de réserve Comité de Programme pour discussion et décision finale Notification des réponses aux coordinateurs

Encore quelques conseils Lire tous les documents disponibles lors de la publication de l appel à propositions: Programme de travail, Guide du candidat, Guide sur les procédures de soumission et d évaluation Documents disponibles sur le site CORDIS, «Find a call» Tenir compte de tous les critères d évaluation (y compris la qualité du management) et pas seulement l excellence scientifique et technique 65

Et pour finir "GIVE THEM WHAT THEY WANT " Suivez les recommandations à la lettre Ne "bâcler " aucune rubrique Expliquez les risques et vos stratégies de contournement Tout ceci ne relève pas que du bon sens DEVENEZ EXPERT-EVALUATEUR!! https://cordis.europa.eu/emmfp7/

Merci pour votre attention! Thank you for your attention! Point de contact National Coopération internationale Héloïse Lemoine, heloise.lemoine@ird.fr