Contenu 1. Introduction.... 2 Le but du changement de lay-out :... 2 2. Comment compléter correctement les titres-services?... 3 Le recto... 3 Le verso... 6 Les données du travailleur :... 6 Les données de l entreprise agréée:... 7 3. La remise... 8
1. Introduction. Au mois de décembre 2010, onze mois après son introduction, le lay-out orange du titre-service représente 100% du volume des titres-services papier remboursés aux entreprises agréées. Le nouveau lay-out a été introduit pour optimiser la reconnaissance optique automatique des différents champs à compléter du chèque papier. Le but du changement de lay-out : Permettre de vérifier que le titre-service a bien été complété selon la législation sur les titres-services du 20 juillet 2001 et ses arrêtés d exécution. Répondre plus en détail aux besoins d information de notre mandataire, le gouvernement fédéral et plus précisément l ONEM (informations nécessaires pour la lutte contre la fraude). La qualité de l information à remplir par les entreprises agréées n est pas suffisant. Les chèques sont en majorité complétés avec des cachets ou cachetés à la machine. Des instructions claires suivent ci-après. Ces instructions comprennent 2 parties : 1 Comment compléter correctement les titres-services? 2.Le nouveau bordereau de remise.
2. Comment compléter correctement les titres-services? Recto verso - talon Ne jamais utiliser un correcteur, ni liquide, ni ruban. Ne jamais coller des étiquettes, ni sur le titre même ni sur le talon. Le recto Le titre-service orange comprend deux côtés. Le recto est personnalisé à l émission avec les données de l utilisateur et du chèque (code barre et ligne optique). Ce côté doit être rempli par l utilisateur avec le jour de la prestation, l activité et sa signature. Exemple d un chèque correctement rempli
Date de la prestation : Si vous constatez que, lors de la remise du titre-service de l utilisateur au travailleur, la date de prestation n est pas correcte, celle ci doit être corrigée par l utilisateur. Seuls les chiffres erronés doivent être barrés dans les cases. Vous devez alors indiquer la bonne information au dessus des cases respectives. Un bon exemple : le jour de la prestation est erroné : 25 1 8 0 5 10 Des mauvais exemples L utilisation d un mauvais crayon N utilisez pas De feutre Qu un Stylo noir ou bleu foncé
Modification des dates L exemple du haut est correct ATTENTION : LES DEUX EXEMPLES SONT ILLISIBLES POUR L ICR La signature doit être manuscrite par l utilisateur ou son mandaté. L utilisateur doit remplir l activité. Attention : le repassage fait par l aide-ménagère doit être rempli comme aide-ménagère à domicile. L entreprise doit être agréée pour l activité au moment de la prestation.
Le verso Le verso est complété par le travailleur et par l entreprise agréée. Si vous utilisez des cachets, veuillez lire attentivement les instructions ci-dessous. Les données du travailleur : Le nom et le NISS (n national): ce numéro de 11 chiffres doit être rempli lisiblement. Dans le cas où le travailleur n a pas (encore) ce numéro, le NISS-BIS est mentionné. Le chèque n est pas valable sans numéro correct. Pour optimiser ce numéro il est conseillé d enregistrer tous les travailleurs dans la base de données de Sodexo titres-services. Cet enregistrement peut se faire de deux façons: - Via l extranet de l entreprise agréée dans encoder un travailleur ou - Via Importer un fichier de travailleurs. Détails et fonctionnement seront publiés prochainement. Dans le cas d utilisation de cachets, le NISS doit être lisible et bien placé dans la zone prévue. Aucune autre information ne peut être visible dans cette zone. Quel cachet est parfaitement lisible et le moins difficile à positionner? Réutiliser votre ancien cachet avec: Nom Prénom JJMMAA -123-45 Remplacer le caoutchouc: Typologie (font) O 01234567890 Prénom NOM Laisser suffisamment d espace entre le NISS et le NOM Si vous utilisez un cachet, les chiffres du numéro NISS ne doivent pas impérativement correspondre à chacune des cases Le NISS sans signe de ponctuation Ne pas utiliser de lettres en gras
Exemple d un chèque correctement rempli: 01234567890 Prénom Nom Laisser suffisamment d espace entre le NISS et le NOM La signature doit obligatoirement être manuscrite et apposée par le travailleur. Les données de l entreprise agréée: Les numéros d agrément remplis à la main sont très bien reconnus. L utilisation des cachets : Ici, l ancien cachet ne peut pas être récupéré. Seuls le n d agrément et le nom de l entreprise agréée doivent être remplis. Ne pas mentionner d autres informations. Un exemple correct: Ne pas utiliser de chiffres «gras» Typology O Entreprise agréée Si vous utilisez un cachet, le N d agrément ne peut pas dépasser les cases Laisser cette zone vierge. Ne rien écrire ou cacheter! Sur l autre face se trouvent le code barre et la ligne optique, informations qui doivent rester parfaitement lisibles
Mauvais cachet : N utilisez que des chiffres! Mauvais crayon / feutre Cachet mal positionné
Des exemples non correctement remplis. Mauvais cachet Ancien lay-out + nom trop près du NISS Cachet mal positionné : NISS trop haut et le nom apparaît dans la zone NISS CACHETE DE TRAVERS / ILLISIBLE NISS illisible -
La remise L ensemble des instruction nécessaires pour vous assurer un remboursement correct et dans les délais prévus a été repris sur un nouveau bordereau de remise. Celui-ci sera disponible sur votre extranet très prochainement. Voici un exemple: