Cahier des procédures 2015 V1.2
Cahier des procédures - 1 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES...1 GESTION DU COURRIER/COURRIEL...4 LA NOTION D ENGAGEMENT...4 LE COURRIER ENTRANT OU «IN»...6 LES E-MAIL ENTRANT OU «IN»...8 LE COURRIER SORTANT «OUT»... 10 LES E-MAIL SORTANT «OUT»... 13 LES PRESTATIONS... 17 VA / RÉCUPÉRATIONS / ABSENCE(S) DE CIRCONSTANCE... 18 3.3.1. Vacances annuelles et l octroi de jours de VA... 18 3.3.2. Récupérations... 19 3.3.3. Congé de circonstance et/ou pour motif impérieux... 19 MALADIE ET INCAPACITÉ DE TRAVAIL... 21 LA LOGISTIQUE... 23 RÉSERVATION DE SALLE... 24 RÉSERVATION DE MATÉRIEL... 24 RÉSERVATION DU VÉHICULE... 25 MISE À DISPOSITION D UN TITRE DE TRANSPORT... 25 LA COMMUNICATION... 27 DEMANDE DE COMPOSITION DE SUPPORT... 28 DEMANDE DE DIFFUSION... 31 LES CONTACTS... 33 SUPPORT ADMINISTRATIF OU INFORMATIQUE... 37 SUPPORT ADMINISTRATIF... 39 SUPPORT INFORMATIQUE... 39 ANNEXES... 41 MODELE COURRIEL: DISPACTHING COURRIER......42
Cahier des procédures - 2 MODELE COURRIEL: IN.. 43 MODELE COURRIEL : DEMANDE ADMIN ENVOI SIMPLE...... 44 MODELE COURRIEL : ENVOI MASSIF Objet..45 MODELE COURRIEL : PRESTATION MISSIONS EXTERIEURES...46 MODELE COURRIEL : PRESTATION HS. 47 MODELE COURRIEL : PRESTATION MODIFICATION HORAIRE. 48 MODELE COURRIEL: PRESTATION CONGE/RECUP..49 MODELE COURRIEL : MALADIE ABSCENCE..50 MODELE COURRIEL : PRESTATION- ABSCENCES.51 MODELE COURRIEL : DEMANDE LOGISTIQUE- NOM PROJET 52 MODELE COURRIEL : COMMUNICATION COMPOSITION...53 MODELE COURRIEL : COMMUNICATION- DIFFUSION MEDIATIQUE 54 MODELE COURRIEL : DEMANDE DE SUIVI appel téléphonique...55 MODELE COURRIEL : DEMANDE D intervention Administrative..56 MODELE COURRIEL : DEMANDE D intervention Informatique.57 MODELE COURRIEL : SIGN OUT 58
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Cahier des procédures - 4 GESTION DU COURRIER/COURRIEL LA NOTION D ENGAGEMENT Lorsque vous envoyez un courrier ou un e-mail, il faut toujours se poser la question suivante : le contenu de ce courriel engage-t-il la responsabilité du CRIPEL sur le plan : Politique Financier (déclaration de créance, contrat, achat, ) Partenarial (convention, accord de partenariat, attestation, ) Institutionnel Organisationnel Représentatif (image du CRIPEL, ) Transrégional (GP, intercentre, Discri, ) Si tel est le cas, le courrier et/ou l e-mail doit être vu et signé par la Direction. En revanche si cela ne relève d aucun cas ci-dessus et que l objet de l e-mail porte sur des éléments techniques comme : Prise de rendez-vous Organisation pratique Collecte d infos Suivi d un projet Suivi téléphonique NB : Si vous avez un doute quant à la nature de votre courrier/courriel, il vaut mieux l envoyer après avoir consulté la voie hiérarchique. La mention relative à l engagement de la responsabilité : Le CRIPEL décline toute responsabilité pour les dommages directs ou indirects résultant de la consultation ou de l'utilisation du contenu du présent courriel. Celui-ci n engage que son auteur et non le CRIPEL. Seul le document dûment signé par la personne habilitée engage l association. L'émetteur porte seul la responsabilité de tout contenu illégal, discriminatoire, contraire aux bonnes mœurs ou transgressant la législation sur la vie privée et la propriété intellectuelle.
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Cahier des procédures - 6 LE COURRIER ENTRANT OU «IN» SCHEMA DU COURRIER IN
Cahier des procédures - 7 FONCTIONNEMENT A l arrivée du courrier, le Service accueil a la charge de : - Décacheter le courrier - Apposer le cachet de l association - Placer dans le signataire «IN» - Amener le signataire à l étage au Service Administration A l arrivée du signataire, le Service Administration a la charge de : - Attribuer un numéro d ordre et d un répertoire de classement (sous forme d un numéro) - Encoder dans l outil de gestion du courrier - Apporter le signataire au directeur La direction indique les Destinataire en charge du suivi du courrier et les dead line Le Service Administration se charge alors du : - Scanning du courrier NB : Seules les revues ne sont pas scannées, mais acheminées auprès de l accueil qui en assure l encodage et le classement. - Envoi des courriers par e-mail pour le suivi (dispatching) Modèle de courriel: DISPATCHING COURRIER Objet (page.42) Le courrier sera toujours adressé par lien hypertexte menant au fichier sur le serveur ou par pièce jointe en cas de défaillance du serveur. L envoi du lien évite ainsi le transit de courriels volumineux et la multiplication des pièces jointes. - Enregistrement et classement électronique sur le serveur dans le répertoire de classement ad hoc. - Classement physique dans les classeurs «chrono»
Cahier des procédures - 8 LES E-MAIL ENTRANT OU «IN» SCHEMA DE L E-MAIL IN
Cahier des procédures - 9 FONCTIONNEMENT Lorsqu un travailleur reçoit un courriel de sollicitation officielle susceptible d engager le CRIPEL (voir notion d engagement), il faut en informer la ligne hiérarchique. Pour cela, chaque travailleur doit : - Envoyer le courriel reçu en pièce jointe en utilisant le modèle ad hoc ou transférer le courriel reçu en faisant précéder l objet de la mention «IN» suivi de vos initiales. -. N hésitez pas à indiquer une proposition de réponse. Quelques mots d explication ou de contextualisation sont les bienvenus. La coordination concernée doit être mise en copie CC lors de l envoi. Modèle de courriel : IN initiales Objet (page.43) Le Service Administration a alors la charge de : - Encoder dans l outil de gestion du courrier - Imprimer, apposer du cachet de l association et attribution d un numéro d ordre et d un répertoire de classement - Préparer la réponse aux e-mails de dispatching - Mettre le courrier au signataire «IN» - Apporter le signataire au directeur La direction indique les Destinataire en charge du suivi du courrier et les dead line. La direction via le Service Administration interpelle le destinataire initial du courriel si nécessaire. Le Service Administration a alors la charge de : - Transférer des e-mails au(x) destinataire(s) interne pour le suivi (dispatching) Le dispatching comprend : le numéro d ordre, le répertoire de classement, les indications éventuelles de la direction concernant le suivi et une échéance (utilisation de la fonction rappel) - Enregistrer et classer électroniquement sur le serveur dans le répertoire de classement ad hoc - Classer physiquement la version «papier» dans les classeurs «chrono»
Cahier des procédures - 10 LE COURRIER SORTANT «OUT» SCHEMA
Cahier des procédures - 11 FONCTIONNEMENT Les courriers OUT sont rédigés par les chargés de projet à la demande de la ligne hiérarchique ou dans le cadre de la poursuite de ses missions. Pour toute information, sollicitation, invitation officielle engageant le CRIPEL, il est impératif que ces informations soient envoyées de manière centralisée et sous la forme d un courrier par voie postale ou en pièce jointe d un e-mail (voir infra). Il y a deux types d envoi de courrier - Le courrier simple (envoyé à max 3 destinataires) - Modèle de courriel : DEMANDE ADMIN - envoi simple Objet (page.44) - Le courrier massif (envoyé à un grand nombre de destinataires en lien avec une base de données de contact ou sous forme de tableau) Modèle de courriel : DEMANDE ADMIN - envoi massif Objet (page.45) Pour cela, chaque travailleur doit : - Rédiger le courrier dans un fichier de type Microsoft Word ou directement dans le modèle d email fourni 1 - Fournir les éventuelles annexes (ex : dossier pdf, image Jpg, invitation pdf, ) Voir également GESTION DES SUPPORTS (infra) - Envoyer le projet de courrier (et les annexes) en pièce jointe ou dans le corps de l e-mail type au Service Administration Il est impératif de mettre systématiquement la coordination responsable en copie (CC) Le Service Administration a alors la charge de : - Mettre en page, attribuer un numéro d ordre et d un répertoire de classement Le projet de courrier mis en page est enregistré - Imprimer et mettre au signataire accompagné des éventuelles annexes La direction via le Service Administration interpelle le destinataire initial du courriel si nécessaire (en information la coordination responsable en CC) et/ou signe le courrier une fois le fond et la forme avalisée. Le Service Administration a alors la charge de : - Suivi des signatures Les courriers engageant le CRIPEL sur le plan politique et/ou financier doivent être signés par la direction et contresignés par le Président. - Scanning du courrier signé par l ensemble des parties - Enregistrement et classement électronique sur le serveur dans le répertoire de classement ad hoc. - Classement physique dans les classeurs «chrono» 1 Chaque demande de courrier sous sa forme word (.doc) ou outlook (.msg) sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur.
Cahier des procédures - 12 - Envoi du courrier (et des annexes) par voie postale
Cahier des procédures - 13 LES E-MAIL SORTANT «OUT» SCHEMA DES E-MAIL OUT
Cahier des procédures - 14 FONCTIONNEMENT Les e-mails OUT sont rédigés par les chargés de projet à la demande de la ligne hiérarchique ou dans le cadre de la poursuite de ses missions. Pour toute information, sollicitation, invitation officielle engageant le CRIPEL, il est impératif que ces informations soient envoyées de manière centralisée via l adresse info@cripel.be Il y a deux types d envoi d e-mail - l e-mail simple (envoyé à max 3 destinataires) Modèle de courriel : DEMANDE ADMIN - envoi simple Objet (page.44) - L e-mail massif (envoyé à un grand nombre de destinataires en lien avec une base de données de contact ou sous forme de tableau) Modèle de courriel : DEMANDE ADMIN - envoi massif Objet (page.45) Pour cela, chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail 2 - Y joindre les éventuelles annexes (ex : dossier pdf, image Jpg, invitation pdf, ) Voir également GESTION DES SUPPORTS (infra) - Envoyer le projet au Service Administration Il est impératif de mettre systématiquement la coordination responsable en copie (CC) Le Service Administration a alors la charge de : - La mise en page, l attribution d un numéro d ordre et d un répertoire de classement - L impression et la mise au signataire accompagné des éventuelles annexes La direction via le Service Administration interpelle le destinataire initial du courriel si nécessaire (en information la coordination responsable en CC) et/ou signe le courrier une fois le fond et la forme avalisée. Le Service Administration a alors la charge de : - Suivi des signatures Les courriers engageant le CRIPEL sur le plan politique et/ou financier doivent être signés par la direction et contresignés par le Président. - Scanning du courrier signé par l ensemble des parties - Classement électronique sur le serveur dans le répertoire de classement ad hoc - Classement physique dans les classeurs «chrono» - Envoi du courrier (et des annexes) par voie postale 2 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés.
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Cahier des procédures - 17 LES PRESTATIONS
Cahier des procédures - 18 MISSION(S) ET DÉCLARATION DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES La prestation des missions extérieures doit faire l objet d un accord préalable de la Direction. Une fois la mission est terminée, les heures supplémentaires doivent être déclarées dans les 2 jours ouvrables qui suivent la mission. Les heures supplémentaires sont calculées comme suit : - 100% en semaine - 150 % le samedi et lorsque le/la travailleur/euse a presté plus de 11h00 sur la même journée - 200 % le dimanche et les jours fériés Les demandes de sortie en mission extérieure s effectuent uniquement par e-mail via un document type : Modèle de courriel : Prestation - Prénom NOM Mission(s) extérieure(s) (page.46) La déclaration des heures supplémentaires s effectue uniquement par e-mail via un document type : Modèle de courriel : Prestation - Prénom NOM - Déclaration HS (page.47) MODIFICATION D HORAIRE Ça comprend deux catégories de demandes : - Changement de demi-journée - Changement d horaire de référence Les demandes de modification horaire s effectuent uniquement par e-mail via un document type : Modèle de courriel : Prestation - Prénom NOM Modification d horaire (page.48) VA / RÉCUPÉRATIONS / ABSENCE(S) DE CIRCONSTANCE Les demandes peuvent être de plusieurs types : - VA - Récup - Absence(s) de circonstance ou pour motif impérieux - Autre(s) (action syndicale, ) 3.3.1. Vacances annuelles et l octroi de jours de VA Les jours de vacances sont fixés de commun accord avec la Direction et compte tenu des nécessités du bon fonctionnement du CRIPEL. Les demandes de congé principal sont adressées au plus tard pour le 31 mars en suivant la procédure cidessous et l employeur donne sa réponse pour fin avril. Les demandes de jours de congé qui portent sur une période consécutive de moins de 3 jours sont adressées à la coordination au minimum 2 jours avant le/les jour(s) de VA sollicité(s).
Cahier des procédures - 19 Lorsqu il s agit de plus d une semaine de VA en dehors du congé principal, la demande doit arriver au minimum 3 semaines avant la période de congé sollicité. Les demandes s effectuent uniquement par e-mail via un document type: Modèle de courriel : Prestation - Prénom NOM - Congé / Récup (page.49) 3.3.2. Récupérations Comme les jours de VA, la récupération des heures supplémentaires se fera sur base d une demande de récupération qui devra s effectuer, de préférence, dans les 2 semaines qui suivent la prestation extraordinaire ou au plus tard à la fin du semestre de référence comme prévu par la CP 329.02 (1 er février au 31 juillet et du 1 er août au 31 janvier). Les demandes de récupération sont adressées à la coordination au minimum 2 jours avant la date souhaitée, uniquement par e-mail via un document type : Modèle de courriel : Prestation - Prénom NOM - Congé / Récup (page.49) 3.3.3. Congé de circonstance et/ou pour motif impérieux Congé de circonstance rémunéré (voir règlement de travail) : - Réunion de conseil de famille convoqué par le Juge de Paix (maximum 1 jour) - Participation à un jury judiciaire, convocation comme témoin devant les tribunaux ou comparution personnelle ordonnée par la juridiction du travail (le temps nécessaire) - Exercice des fonctions d assesseur d un bureau principal, d un bureau unique de vote d un bureau principal de dépouillement lors des élections législatives, provinciales ou communales (le temps nécessaire) - Maladie ou accident du conjoint, d un enfant ou d une autre personne faisant partie du ménage (sur présentation d un certificat médical 4 heures à chaque fois que cette situation se produit) - Déménagement du travailleur (2 jours) - Visite médicales, examens ou traitements prescrits par un praticien, qui ne peuvent avoir lieu en dehors des heures de travail (2 heures d absence par séance) - Mesures d urgence à prendre en matière de garde des enfants et en cas d accident matériel survenu au domicile du travailleur (maximum 4 heures) - Formalités administratives qui ne peuvent avoir lieu en dehors des heures de travail (accord préalable maximum 4h) Motifs impérieux non rémunérés (maximum 10 jours) - Accident, maladie, hospitalisation ou décès d un descendant ou ascendant, du conjoint ou d une autre personne faisant partie du ménage. - Accident, maladie, hospitalisation ou décès d un père ou d une mère vivant seul - 5 jours sur base d un certificat médical avec maintien de la rémunération justifiant la nécessité de présence auprès d un enfant malade. - Dégâts matériels graves aux biens du travailleur - Cas de force majeur dûment justifiée - Etc
Cahier des procédures - 20 SCHEMA TRAVAILLEUR SCHEMA COORDINATEUR/TRICE
Cahier des procédures - 21 FONCTIONNEMENT Chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail de demande 3 en supprimant les mentions inutiles - L adresser à la coordination qui donne son accord. NB : il est nécessaire que la direction marque son accord pour les demandes de congé principal et sur les périodes de 3 jours ou plus. La coordination a alors la charge de : - Répondre à la demande du travailleur en anticipant l organisation du département dont il a la charge. o Dans le cas d une réponse positive : réponse au travailleur et CC au GRH o Dans le cas d une réponse négative : réponse motivée au travailleur et CC à la direction La GRH a alors la charge de : - Attester de la réception de la demande validée auprès du travailleur concerné (CC coordination) - Encoder les demandes dans les tableaux de GRH - Alimenter le calendrier des absences avec les demandes de récup accordées. MALADIE ET INCAPACITÉ DE TRAVAIL En cas de maladie ou d incapacité de travail, le travailleur avertira au plus tôt (avant midi) la Direction et fera parvenir un certificat dans les 2 jours (voir règlement de travail) Pour une absence d un jour pour maladie, 3 absences «sans certificat» seront tolérées sur l année. Le travailleur doit : - prévenir par téléphone la coordination ou la direction. Pas de SMS, possibilité de laisser un message vocal. La coordination/la direction envoie par e-mail l information à la GRH en utilisant le modèle de document : Prestation - Maladie Absence - Prénom NOM (page.50) La GRH a alors la charge de : - Encoder les demandes dans les tableaux de GRH - Alimenter le calendrier des absences avec les absences. - Communiquer quotidiennement la liste des absents via le blog interne du Cripel. 3 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés.
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Cahier des procédures - 23 LA LOGISTIQUE Les demandes logistiques peuvent être de différentes natures : - Réservation de salle - Mise à disposition de matériel - Réservation de véhicule - Mise à disposition d un titre de transport
Cahier des procédures - 24 SCHEMA SALLE - MATÉRIEL SCHEMA VÉHICULE TITRE DE TRANSPORT RÉSERVATION DE SALLE Tant que faire se peut, les demandes de réservation de salle doivent idéalement se faire au minimum 1 semaine avant leur utilisation. Elles d adressent uniquement par e-mail en utilisant le modèle de document : Demande logistique - nom du projet - date aaaa/mm/jj (page.51) RÉSERVATION DE MATÉRIEL Tant que faire se peut, les demandes de réservation de matériel doivent idéalement se faire au minimum 1 semaine avant leur utilisation. Elles d adressent uniquement par e-mail en utilisant le modèle de document : Demande logistique - nom du projet - date aaaa/mm/jj (page.51)
Cahier des procédures - 25 RÉSERVATION DU VÉHICULE Les réservations sont adressées à l administration 2 jours avant l utilisation du véhicule. Elles d adressent uniquement par e-mail en utilisant le modèle de document : Demande logistique - nom du projet - date aaaa/mm/jj (page.51) En cas de conflit, la priorité est établie sur base du nombre de kilomètres à parcourir. Si cela n est pas possible pour un travailleur d utiliser son véhicule personnel, 2 possibilités s offrent : - Déplacer votre rendez-vous - Utiliser les transports en commun La clé et la carte parking sont disponibles dans le bureau de l administration MISE À DISPOSITION D UN TITRE DE TRANSPORT Il s agit d un railpass disponible auprès de l administration. Les Demandes se font uniquement par e-mail en utilisant le modèle de document : Demande logistique - nom du projet - date aaaa/mm/jj (page.51) Les titres de transport comme les cartes de bus font l objet d une déclaration de créance de la part de chaque travailleur. FONCTIONNEMENT Chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail de demande 4 en supprimant les mentions inutiles - L adresser à l Administration avec CC à la coord. du département demandeur en copie. L administration a alors la charge de : - Effectuer la réservation et l inscrire dans le calendrier. - Transmettre la demande au service logistique (dans le cas de la réservation des locaux et de matériel avec CC au coord. du département des SG - Adresser une confirmation au demandeur et communiquer sur les modalités de mise à disposition des clés et de la carte parking (pour le véhicule) et du titre de transport. La logistique a alors la charge de : - Préparer le matériel / les salles / les boissons et prévenir le demandeur lorsque la tâche est effectuée. 4 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés.
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Cahier des procédures - 27 LA COMMUNICATION Les demandes relatives à la communication peuvent être de plusieurs natures : Demande de support (dépliant, invitation, mise en page de documents, CDV, ) Promotion & Diffusion (LNC, Newsletter, Site Internet, Social networking, ) Communication/diffusion interne
Cahier des procédures - 28 SCHEMA COMPOSITION DEMANDE DE COMPOSITION DE SUPPORT Lorsque vous adressez une demande de composition de support, il faut que vous ayez pensé aux différents aspects liés au support à produire. - Le format du document à produire - Le tirage ou le nombre d exemplaire à produire - Le contenu - Quelques indications quant à l aspect fonctionnel du document (code couleur par thématique, pictogramme, image ou photo à faire apparaître Les demandes de composition de support s effectuent uniquement par e-mail via un document type : Modèle de courriel : Communication - Compo - nom du projet (page.52)
Cahier des procédures - 29 FONCTIONNEMENT Chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail de demande 5 en supprimant les mentions inutiles - L adresser au service Communication avec CC au demandeur et à la coord. responsable. La communication a alors la charge de : - Effectuer la mise au planning et transmettre une confirmation de l inscription au planning - Communiquer le planning hebdomadaire à la direction - Composer ou adapter le document dans les échéances imparties. - Adresser un BAT (bon à tirer) au commanditaire et à la direction. Le travailleur commanditaire doit alors : - Transmettre le BAT au demandeur externe - Recueillir les corrections et/ou demandes de modification et les transmettre à la communication La communication doit alors : - Communiquer un nouveau BAT après avoir intégré les corrections et/ou demandes de modification Ainsi de suite jusqu au feu vert pour l impression et/ou la diffusion. 5 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés.
Cahier des procédures - 30 SCHEMA DIFFUSION
Cahier des procédures - 31 DEMANDE DE DIFFUSION Les diffusions d information doivent faire l objet d un plan de diffusion adapté au public. Les demandes de diffusion d information s effectuent uniquement par e-mail via un document type : Modèle de courriel : Communication - Diffusion médiatique - nom du projet (page.53) FONCTIONNEMENT Chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail de demande 6 en supprimant les mentions inutiles - L adresser à la communication avec CC à la coord. du département + demandeur. La communication a alors la charge de : - Envoyer un accusé de réception au demandeur - Effectuer ou mettre à jour le plan de diffusion en tenant compte de la temporalité des événements - Préparer les supports et adresser le BAT (Bon à tirer) - Envoyer le BAT et le plan de diffusion à la direction pour validation La direction : - Fait part des corrections et/ou demandes de modification quant aux supports et au plan de diffusion à la communication - Interpelle éventuellement le demandeur - Valide le plan de diffusion et le BAT Une fois le BAT et le plan de diffusion validés, la communication ou l administration doit alors : - S il s agit d une diffusion par e-mail (type newsletter), l administration envoie le contenu communiqué par la communication par e-mail - Dans tous les autres cas, la communication procède à la diffusion. 6 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés.
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Cahier des procédures - 33 LES CONTACTS Cette procédure permet d assurer plus efficacement le suivi des contacts : - téléphoniques - pris à l accueil - pris lors d une permanence
Cahier des procédures - 34 SCHEMA CONTACT
Cahier des procédures - 35 Afin d éviter les appels téléphoniques sans réponse, il est important de prendre le téléphone d un collègue absent, occupé ou à l extérieur, il faut faire appel à la fonctionnalité «déviation d appel» sur le combiné du travailleur absent ou occupé. Il faut ensuite veiller à prendre le message afin que le destinataire du message puisse assurer le suivi. Cela se fait par l usage du Modèle de courriel : DEMANDE DE SUIVI appel téléphonique - accueil permanence (page.54) FONCTIONNEMENT Chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail de demande 7 en supprimant les mentions inutiles - L adresser directement au destinataire en mettant en CC la coordination. La travailleur destinataire a alors la charge de : - Assurer le suivi o Par téléphone, en prenant le soin de faire un court compte-rendu de la conversation que l on envoie ensuite par e-mail ou par courrier (en veillant à respecter la procédure ad hoc) voir gestion du courrier. 7 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés.
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Cahier des procédures - 37 SUPPORT ADMINISTRATIF OU INFORMATIQUE On entend par support administratif, tous les apports du service dans le suivi de projet. Cela peut concerner des tâches telles que : - L intervention lors d une réunion - L encodage d information dans les différentes bases de données - Le détachement d un travailleur en support à une activité - Autre
Cahier des procédures - 38 SCHEMA SUPPORT ADMIN SCHEMA SUPPORT INFORMATIQUE
Cahier des procédures - 39 SUPPORT ADMINISTRATIF Les demandes d intervention pour un support administratif s effectuent uniquement par e-mail via un document type : DEMANDE D'INTERVENTION ADMIN (page.55) FONCTIONNEMENT Chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail de demande 8 en supprimant les mentions inutiles - L adresser directement à la direction. La direction : - Valide ou non la demande. En cas de validation, la direction transfère la demande validée au travailleur de l admin sollicité en mettant en CC le demandeur et la coordination responsable. L Administration a alors la charge de : - Prendre contact avec le demandeur pour confirmer sa disponibilité et régler les derniers détails d ordre pratique. SUPPORT INFORMATIQUE Les demandes d intervention pour un support administratif s effectuent uniquement par e-mail via un document type : DEMANDE D'INTERVENTION INFORMATIQUE (page.56) FONCTIONNEMENT Chaque travailleur doit : - Rédiger l e-mail de demande 9 en supprimant les mentions inutiles - L adresser directement à la direction. L Administration a alors la charge - D encoder les demandes et en évaluer l urgence - Etablir les priorités et solliciter la direction pour valider les interventions La direction : - Valide ou non la demande en fonction des urgences L Administration a alors la charge de : 8 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés. 9 Chaque demande sera conservée par le travailleur dans son espace serveur ou le cas échéant sur son ordinateur dans les éléments envoyés.
Cahier des procédures - 40 - Prendre contact avec prestataire pour planifier les interventions
Cahier des procédures - 41 ANNEXES
Cahier des procédures - 42 Objet : DISPATCHING COURRIER-Objet Bonjour, Nous avons reçu le courrier suivant : [lien] Si vos initiales figurent dans la case suivi, veuillez-vous acquitter de la tâche dans les délais impartis. D avance merci Pour la direction
Cahier des procédures - 43 Objet : IN [vos initiales] Objet Bonjour, J ai reçu l e-mail suivant : [lien] Si vos initiales figurent dans la case suivi, veuillez vous acquitter de la tâche dans les délais impartis. D avance merci Pour la direction
Cahier des procédures - 44 courrier e-mail A: secretariat@cripel.be Cc: coord. Objet: DEMANDE envoi simple Objet Bonjour, Pouvez-vous procéder à la mise en page et à l envoi par courrier/courriel de ce document. Une fois que cela est fait, est-il possible de m envoyer la confirmation de l envoi. D avance merci Destinataire : Titre du destinataire : Adresse : Annexe(s) en pièce(s) jointe(s) - Contenu (ci-dessous ou en pièce jointe au format Word)
Cahier des procédures - 45 courrier e-mail A: secretariat@cripel.be Cc: coord. Objet: DEMANDE - envoi massif Objet Bonjour, Pouvez-vous procéder à la mise en page et à l envoi par courriel de ce document. Une fois que cela est fait, est-il possible de m envoyer la confirmation de l envoi? D avance merci. Choisissez les groupes de destinataires parmi les catégories ci-dessous (supprimer les catégories inutiles) Annexe(s) AG CA BUREAU POLITIQUES de tutelles POLITIQUES au sens large CPAS sur le territoire du CRIPEL PCS sur le territoire du CRIPEL ECOLES sur le territoire du CRIPEL VILLES & COMMUNES sur le territoire du CRIPEL ILI sur le territoire du CRIPEL PARTENAIRES ASSOCIATIONS sur le territoire du CRIPEL MEMBRES NEWSLETTER via site internet VIP Autre catégorie (ci-joint) Contenu (ci-dessous ou en pièce jointe au format Word)
Cahier des procédures - 46 A : Objet : Coordination du département PRESTATION Prénom Nom Mission(s)Extérieure(s) Bonjour, Je soussigné Prénom NOM Désire me rendre à : [lieu] Motif : Date : le jour JJ/MM/AA de xx h xx à xx h xx D avance merci
Cahier des procédures - 47 A : Objet : Coordination du département PRESTATION Prénom Nom HS Bonjour, Je soussigné Prénom NOM Déclare avoir presté des Heures supplémentaires - le Jour JJ/MM/AA de xx h xx à xx h xx - motif :
Cahier des procédures - 48 A : Objet : Coordination du département PRESTATION Prénom NOM Modification horaire Bonjour, Je soussigné Prénom NOM Demi-journée de congé hebdomadaire Désire modifier le jour de demi-journée de congé - Nouveau jour : le jour JJ/MM/AA de xx h xx à xx h xx Horaire de référence Désire modifier mon horaire de référence [Définitivement juste pour la période du JJ/MM/AA à JJ/MM/AA]: Lundi : Mardi : Mercredi : Jeudi : Vendredi : de xx h xx à xx h xx (temps de midi) et de xx h xx à xx h xx de xx h xx à xx h xx (temps de midi) et de xx h xx à xx h xx de xx h xx à xx h xx (temps de midi) et de xx h xx à xx h xx de xx h xx à xx h xx (temps de midi) et de xx h xx à xx h xx de xx h xx à xx h xx (temps de midi) et de xx h xx à xx h xx
Cahier des procédures - 49 A : Objet : Coordination du département PRESTATION Prénom NOM Congé/ Récup Bonjour, Je soussigné Prénom NOM Désire prendre des heures de récupération - le Jour JJ/MM/AA de xx h à xx h Désire prendre XX jour(s) de vacances annuelles le Jour JJ/MM/AA du Jour JJ/MM/AA au Jour JJ/MM/AA Désire bénéficier de congé de circonstance ou pour motif impérieux le Jour JJ/MM/AA, motif : du Jour JJ/MM/AA au Jour JJ/MM/AA, motif : D avance merci
Cahier des procédures - 50 A : Objet : Jacques ELIAZAR (jacque.eliazar@cripel.be) PRESTATION Maladie / Absence Prénom NOM Bonjour, J ai reçu les informations suivantes concernant le travailleur dont le nom est en objet Il/elle sera absent(e) aujourd hui- l absence sera justifiée par un certificat médical Il/elle sera absente du Jour JJ/MM/AA au Jour JJ/MM/AA Motif : Maladie Maladie d un enfant Motif impérieux : Motif autre :
Cahier des procédures - 51 A: secretariat@cripel.be Cc: coord.département Objet: DEMANDE LOGISTIQUE nom du projet date aaaa/mm/jj Bonjour, Dans le cadre de l activité reprise en objet, je désirerais faire la : RESERVATION D UNE SALLE Salle : Salle du sous-sol Salle du premier étage Salle du deuxième étage Nombre de personne : Date : Heures : Boissons : Café Thé Eau Jus Remarques : RESERVATION DU VEHICULE Date : Heures : Motif : Mise à disposition d un titre de transport Mise à disposition de matériel Date : Matériel désiré : Sono Micro Téléphone portable Ordinateur portable Projecteur Tonnelle Roll up Autre
Cahier des procédures - 52 A : Audrey Doppagne Cc : coord. + Objet : COMMU - Compo/impression - nom du projet [Supprimer les mentions inutiles] Description de l activité (dans les grandes lignes) : Échéance souhaitée : Type de document : - Affiche - Invitation - Flyer - Brochure - Carte de visite - Roll up - Enveloppe - Communiqué de presse - Autre : Format ouvert - A3 (297x420mm) - A4 (210x297mm) - A5 (148x210) - A6 (105x148mm) - US (210x100mm) - Autre : Pliage : oui non Nombre d exemplaires : Indications relatives à la composition - Charte graphique du CRIPEL - Eléments graphique du particulier (images, polices, pictogrammes, ) en pièces jointes - Logos des partenaires (en pièces joints) - Editeur responsable (indiquez les coordonnées) : Contenu détaillé : - Ci-dessous - En pièce jointe CONTENU ICI >>>
Cahier des procédures - 53 A : Touria SALHI (touria.salhi@cripel.be) Cc : coord. + Objet : COMMU- Diffusion médiatique- nom du projet Bonjour, Pouvez-vous relayer l information ci-jointe ou ci-dessous [Supprimer les mentions inutiles] - Dans le LNC o Sous la forme d un article o Sous la forme d une interview o Sous la forme d une publicité (image) - Via newsletter o Dans la newsletter du CRIPEL o Dans l écho des associations - Via le site Internet o Intégration d un article o Intégration d une actualité o Intégration d une activité - Via les réseaux sociaux (FACEBOOK) o Sur le mur du CRIPEL o Via MP - Via les organes de presse o Sous la forme d un communiqué de presse o Via l organisation d une conférence de presse o Via une relance presse - Via une affiche physique o Dans les lieux publics o Dans les associations partenaires o Autres :. - En interne
Cahier des procédures - 54 A : Cc : Objet : destinataire du message coord. DEMANDE DE SUIVI : appel téléphonique- accueil- permanence M. /Mme Prénom : Nom : Association /institution / entreprise : Dont les coordonnées sont ci-dessous Adresse : CP + Ville : e-mail : a téléphoné le JJ/M/AAAA à xx h s est présenté à l accueil le JJ/MM/AAAA à xx h s est présenté lors d une permanence le JJ/MM/AAAA à xx h Message : A faire :
Cahier des procédures - 55 A : Objet : Régis SIMON (direction@cripel.be) DEMANDE D INTERVENTION- Prénom Nom du travaillé sollicité- Objet de la demande Compte-rendu/prise de note lors d une réunion o Date : o Heures : o Lieu : o Thématique : o Tâches demandées : o Doc à prévoir Grille de présence PV du JJ/MM/AAAA Annexes : Autres : o Matériel de bureautique à prévoir o Dead line PV :
Cahier des procédures - 56 A : Objet : Régis SIMON (direction@cripel.be) DEMANDE D INTERVENTION INFORMATIQUE Problème rencontré : [Description détaillée du problème] [Coller le Print screen / capture d écran ci-dessous]
Cahier des procédures - 57 Objet : SIGNATURE OUT Prénom NOM Fonction CRIPEL Centre régional pour l intégration des personnes étrangères ou d origine étrangère de Liège Place Xavier Neujean 19/B- 4000 Liège 04/220 01 20 e-mail@cripel.be www.cripel.be Avant d imprimer, pensez à l environnement
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