SOU DES ECOLES DE VILLIEU LOYES MOLLON ASSEMBLEE GENERALE DU 08 Septembre 2017 COMPTE RENDU Présence. 37 personnes présentes dont 34 membres électeurs. 4 membres électeurs ayant donnés pouvoir. A l Ordre du jour : 1/ Présentation et composition du sou des écoles. Le sou des écoles de Villieu Loyes Mollon est une association loi 1901 à but non lucratif dont l objectif est d organiser diverses manifestations permettant de récolter des fonds qui sont reversés aux écoles du Toison. Cela permet d assurer le financement des activités pédagogiques, spectacles, sorties scolaires, et autres classes découvertes. Lors de la 1 ère réunion de septembre, les membres de l association fixent ensemble le montant d une allocation attribuée par enfant pour l année scolaire afin que les enseignants puissent budgéter leurs sorties de classe. Selon ses statuts l association se compose de : Membres «actifs» : 51 personnes cette année (dont 5 personnes dans le bureau) : ce sont les bénévoles qui participent régulièrement aux réunions et aux manifestations organisées ainsi que les dirigeants et enseignants des écoles. Membres «passifs» : les familles dont les enfants sont scolarisés à l école du Toison et qui s acquittent uniquement de la cotisation annuelle Membres «d honneur» : M. le Maire, son adjoint, chargé des affaires scolaires et les personnes qui ont joué un rôle prépondérant dans la vie de l association (ancien président, secrétaire ) 2/ Bilan moral. Au cours de l année scolaire 2016/2017 il y a eu : - 1 Assemblée Générale - 6 réunions avec les membres actifs - 3 réunions avec les commissions pour la préparation des manifestations - des réunions de bureau - Une réunion avec les enseignants pour l organisation de la fête de l école. Démarches et projets réalisés cette année : - Le Sou des Ecoles a financé l achat de nouveaux T-Shirts pour les membres et bénévoles présents lors des manifestations. - Animation de la page Facebook crée en juin 2016. Présentation des manifestations organisée au cours de l année scolaire 2015/2016. Compte rendu Assemblée Générale du 08.09.2017 Page 1 sur 5
La Vente de tartes (le matin du 25 Sept 2016) : 510 tartes vendues (pour 518 commandées dont 388 sucrées) dans le point fixe de Villieu et lors du passage des membres en porte à porte sur Villieu, Loyes et Mollon. Manifestation qui nécessite environ 30 personnes. Bénéfices de cette manifestation : 2 667,64 Prochaine date : le 08/10/2017 La Farfouille de l enfance (le weekend du 05 et 06/11/16) : 5 ème édition, organisée sur 2 jours. Vente en intérieur et sur réservation d articles de puériculture, jeux, jouets et vêtements d enfants. 78 places d exposition, 156 exposants différents sur le week-end en 2016. Bénéfices de cette manifestation : 1 701,87 Prochaines dates : 04 et 05/11/17. Le Loto (le 18/03/16) : C est la plus rentable des manifestations grâce notamment au fait que les lots à gagner sont tous issus de dons réalisés par les entreprises, artisans et commerçants locaux. C est une manifestation qui nécessite une longue phase de préparation et des démarchages dès le mois de décembre. Bénéfice de cette manifestation : 7 326,16, Prochaine date : 17/03/2017 La Farfouille (le 13 et 14/05/17) : Vide grenier à l extérieur et sans réservation. La zone d exposition se situe sur le parking de la salle Polyvalente, dans la zone artisanale et sur le chemin de la masse. Pour la première fois cette année, ouverture aux exposants le samedi soir à partir de 19h (environ 50 exposants installés le samedi) Entre 150 et 200 exposants cette année. Nécessite un grand nombre de bénévoles sur l ensemble du weekend. Bénéfices de cette manifestation : 4 301,29 Prochaine date : 20 et 21/05/2018 La vente de fleurs (le dimanche matin de la fête des mères : 28/05/17) : Vente de compositions et bouquets dans le point fixe de Villieu. Réservations de bouquets en forte baisse par rapport aux années précédentes Malgré tout, nous avons vendu l ensemble des bouquets et compositions commandés. Possibilité de pré-réserver son bouquet via l école. Bénéfices de cette manifestation : 1 264,67 Prochaine date : 27/05/18 La fête de l école (le 30/06/17) : 3 ème édition commune aux 2 écoles! Une météo capricieuse cette année qui nous a obligé à mettre en œuvre un plan B (installation des stands dans l école et à l intérieur du Centre Innovance). Organisée conjointement avec les enseignants et la municipalité. Le sou des écoles s occupe de l organisation générale de la fête, gère la buvette et le buffet (gouter et restauration rapide le soir) et finance les lots et les activités payantes (maquilleuse). Un grand nombre de parents bénévoles est nécessaire pour la tenue des stands de jeux. Bénéfices de cette manifestation : 448, 09 Prochaine date : 29/06/2018 Le bilan moral est approuvé par l assemblée Compte rendu Assemblée Générale du 08.09.2017 Page 2 sur 5
3/ Bilan financier année 2016/2017. Montant de la cotisation pour l année scolaire 2016/2017 : 13 Nombres d enfants scolarisés : 423 (au 05.07.2017) Nombre de famille ayant cotisées : 279 BILAN FINANCIER ANNEE 2016/2017 DESIGNATIONS RECETTES DEPENSES SOLDES 2016 2015 REPORT 2015/1016 22 264,62 Recette de fonctionnement 4 180,56 cotisation 3 837,20 location matériel 125,00 primes/commande 13,20 interêts sur livret 139,16 ventes de viandes 66,00 Charges de fonctionnement 17 001,71 21 054,81 sorties écoles élèves 15 131,90 dictionnaires 711,52 achat machine crêpes 84,98 frais réunion 290,85 père noël 305,86 tee shirt 318,60 assurances 158,00 Manifestations 17 454,21 recettes charges benef/deficit benef 2016 benef2015 Tartes 5 111,30 2 443,66 2 667,64 1 844,00 2 146,00 Farfouille enfance 2 679,72 977,85 1 701,87 1 106,00 838,00 08-déc 230,00 483,84-254,84 loto 11 597,21 4 271,05 7 326,16 5 919,00 7 610,00 Farfouille 7 176,15 2 874,86 4 301,29 2 760,00 2 844,00 fêtes des mères 2 202,00 938,00 1 264,00 768,00 1 128,50 fête école 1 652,70 1 204,61 448,09 1 382,00 1 298,00 total manifestations 30 649,08 13 193,87 17 454,21 14 097,00 16 303,00 total général /report à nouveau 2016/2017 26 897,68 Le solde de trésorerie représente la somme qui sera reversé aux écoles pour l année scolaire 2017/2018. Pour l année scolaire 2016/2017, 1 seule famille n a pas réglé sa cotisation. La facture des sorties va lui être envoyée. Le bilan financier est approuvé par l assemblée Compte rendu Assemblée Générale du 08.09.2017 Page 3 sur 5
4/ Présentation des activités financées pour l année 2016/2017 : Le sou des écoles a financé cette année une quarantaine de sorties ou activités scolaires pour un montant global de plus de 17 000. s activités financées par le sou des écoles ont été les suivantes. Un récapitulatif non exhaustif: - Sortie à la maison d'izieu - Pêche a l étang de l'aubepin - Atelier ruche à Neuville-les-Dames - Visite de Châtillon-sur-Chalaronne avec musées - Activités au Grand Parc de Miribel - Sortie à l Aquarium de Lyon - Jeux mathématiques et sportifs à Neuville-les-Dames - Visite du musée Confluence - Centre KAPLA - Visite des grottes de Cerdon - Théâtre à Bourg-en-Bresse - Séance de cinéma à Méximieux - Visite du Moulin Guitare 5/ Election du nouveau bureau : Conformément aux statuts de l association le bureau actuel avait été élu pour un an. Il est donc nécessaire de voter pour élire un nouveau bureau. Démission définitive de 2 membres du bureau : - Guillaume LESQUIR (Secrétaire). - Stéphanie MARTIN (Secrétaire adjointe) 3 membres du bureau sont démissionnaires et se portent à nouveau candidat pour l année 2017/2018 : - Fanny ARLUISON (Vice-Présidente) - Patrick BAUDIN (Trésorier) - Guillaume LARDON (Président). 1 membre actif se porte candidat pour l année 2017/2018 : - Sylvain PATOUILLARD Aucun autre membre ne souhaite se porter candidat à un poste dans le bureau. 5 bénévoles deviennent membres actifs : - Sophie LICATA - Barbara DEUSCHT - Olivier LEGENDRE - Nathalie VETARD - Marie RAND Aucun autre membre ne souhaite se porter candidat à un poste dans le bureau. Il y a 4 candidats, le vote se fait à main levée après validation de l assemblée Nombre de voix pour : 38 Nombre de voix contre : 0 Abstention : 0 Le bureau est élu à l unanimité et les postes sont les suivants : Président : Guillaume LARDON Trésorier : Patrick BAUDIN Vice-Présidente : Fanny ARLUISON Secrétaire : Sylvain PATOUILLARD Compte rendu Assemblée Générale du 08.09.2017 Page 4 sur 5
6/ Vote pour fixer le montant de la cotisation par famille pour l année scolaire 2017/2018 : Pour pouvoir fonctionner, le sou des écoles demande aux familles, en début d année scolaire, une cotisation annuelle d un montant fixe (13 en 2016/2017) quel que soit le nombre d enfant scolarisé dans la famille. Etant donné l état des finances, le nouveau bureau propose de maintenir la cotisation de l année 2017/2018 à 13. Nombre de voix pour : 38 Nombre de voix contre : 0 Abstention : 0 Le montant de la cotisation est validé à 13 à l unanimité. 7/ Dates des manifestations 2017-2018. Le bureau présente l ensemble des manifestations prévues au cours de l année 2017-2018, à savoir : DESIGNATION LIEU DATE Vente de tartes Place Saint-Pierre et porte à porte 3 villages Dimanche 08 octobre 2017 Farfouille de l'enfance Centre Innovance Samedi 04 et dimanche 05 novembre 2017 Fête des lumières (organisée par le comité des fêtes) Place Saint-Pierre Samedi 09 décembre 2017 Loto du Sou des Ecoles Centre Innovance Samedi 17 mars 2018 Farfouille Salle polyvalente + Zone artisanale Samedi 19 et dimanche 20 mai 2018 Fête des mères - Vente de fleurs Place Saint-Pierre Dimanche 27 mai 2018 Fête de l'école Centre Innovance + plateau sportif Vendredi 29 juin 2018 Ce tableau est affiché sur le panneau réservé au sou des écoles devant l A3V. Il est également en pièce jointe du courriel envoyé avec le CR de l assemblée générale. 8/ Remerciements. L ensemble du bureau remercie : - les membres actifs (parents et enseignants) pour leur investissement, leur aide et le temps qu ils donnent bénévolement à l association - Le comité des fêtes, pour sa collaboration active et le prêt de matériel, - les autres associations et notamment le MOS. - les représentants de la mairie et M. Eric Beaufort pour leur soutien et les subventions qui sont accordées au sou des écoles, notamment via le remboursement des locations de salles. - les membres du bureau précédent pour le travail fourni tout au long de l année. L ordre du jour étant épuisé, l ensemble de l assemblée est invité à se retrouver autour du verre de l amitié. La prochaine réunion du sou des écoles se déroulera en semaine 38 à 20h00. Compte rendu Assemblée Générale du 08.09.2017 Page 5 sur 5