Présentation de lʼoutil Diagnostic Egalité sur le logiciel Excel! En 12 étapes, une aide à la réalisation! de son RSE ou RSC sur www.ega-pro.fr! Avril 2015!
Lʼoutil Diagnostic Egalité élaboré sur le logiciel Excel permet de: 2 Objec&fs de l ou&l Diagnos&c Egalité 1/2 de générer de manière semi-automatisée des tableaux et des graphiques présentant la situation comparée des femmes et des hommes (avec toutefois une reprise manuelle des résultats pour vérification et ajustement si besoin) dʼaller plus loin dans le diagnostic en élaborant dʼautres croisements de données par sexe avec une analyse selon dʼautres variables: tranches dʼâge et dʼancienneté, durée du travail, service, métier, emploi. Et ce afin de contribuer à lʼélaboration du diagnostic de situation comparée entre les femmes et les hommes.
Cet outil propose des tableaux et des graphiques utilisables pour construire le diagnostic de situation comparée des femmes et des hommes et des cadres pour établir le constat et lʼanalyse des écarts et le plan dʼactions. Il ne fabrique pas automatiquement un Rapport sur la Situation Economique (entreprises de 50-299) ou Rapport de Situation Comparée (> 300). Lʼoutil permet une photographie sur une année N donnée mais ne permet pas de manière automatisée de présenter lʼhistorique sur plusieurs années. Il comprend en revanche un onglet destiné à faire le bilan des actions mises en place durant l'année écoulée. Cet outil qui contient une base de données du personnel peut être utilisé par les entreprises tout au long de lʼannée pour suivre et gérer les ressources humaines ou pour construire leurs diagnostics sur dʼautres thèmes : contrat de génération, séniors, pénibilité, santé au travail, etc. 3 Objec&fs de l ou&l Diagnos&c Egalité 2/2
4 Aver&ssement à l u&lisateur 1/2 Lʼoutil Diagnostic Egalité peut être utilisé par les entreprises qui nʼont pas déjà au niveau de leur système informatique les moyens de réaliser leur diagnostic de situation comparée femme-homme. Il a été conçu pour répondre aux exigences des entreprises de 50 à 299 salariés mais il peut très bien être utilisé par des entreprises de moins de 49 salariés ou de plus de 300 salariés. Cet outil est fait pour être utilisé par une personne qui sait se servir du logiciel Excel et surtout des tableaux croisés dynamiques. La lecture du guide dʼutilisation permet dans ce cas une appropriation rapide. Cet outil existe 2 versions: une version Mac et une version PC (ainsi utiliser une version PC sur un Mac défait certaines fonctionnalités dont les graphiques liés des tableaux croisés dynamiques, lʼinverse peut amener aussi des dysfonctionnements).
5 Aver&ssement à l u&lisateur 2/2 La mise à disposition de cet outil ne garantit pas une utilisation sans dysfonctionnements. Les contraintes du logiciel Excel ne permettent pas de s'adapter à la diversité des fichiers du personnel et des variables utilisés par les entreprises.! Lʼutilisateur aura toujours à vérifier la cohérence et/ou à reprendre manuellement certains tableaux ou graphiques produits. En effet, selon la version d'excel utilisée, il pourra être nécessaire de réajuster les graphiques en fonction des tableaux générés (notamment pour les utilisateurs de Mac).! Nous espérons que lʼoutil Diagnostic Egalité vous sera utile!
1. FICHE 1 LES INDICATEURS DE SITUATION COMPAREE DE LʼOUTIL 6 Plan du guide d u&lisa&on de l ou&l 2. FICHE 2 LES DONNEES DU PERSONNEL REQUISES DANS LʼOUTIL 3. FICHE 3 LʼINSERTION DES DONNÉES DU FICHIER DE LʼENTREPRISE DANS LʼOUTIL 4. FICHE 4 LA PRODUCTION AUTOMATISEE DES TABLEAUX ET GRAPHIQUES RELATIFS AUX INDICATEURS 5. FICHE 5 LʼANALYSE DES ECARTS FEMME-HOMME A PARTIR DES INDICATEURS 6. FICHE 6 CONSEILS PRATIQUES: CONSTRUIRE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE ET UN GRAPHIQUE 7. FICHE 7 CONSEILS PRATIQUES: IMPRESSIONS DU DIAGNOSTIC
L'outil propose les onglets suivants dans lʼordre: 1 Onglet "Sommaire de l'outil» 7 PLAN DE L OUTIL 1 Onglet "Données": c'est dans cette onglet que l'entreprise insère les données relatives au personnel de l'entreprise 1 Onglet "Sommaire Rapport" recensant les indicateurs générés par l'outil 17 Onglets d'indicateurs + 1 onglet complémentaire 2 Onglets de bilan et trame de d'accord/plan dʼactions
8 Les indicateurs présents dans l ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel
9 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire son RSE ou RSC
10 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 1 Données La première étape est donc pour l'entreprise, après avoir parcouru l'outil pour se familiariser, de remplacer l'exemple par ses propres données Utiliser en priorité les données DADS et les compléter par des données internes à lʼentreprise Pour une aide concrète sur la façon de renseigner les données dans la feuille Excel, veuillez vous reporter à la FICHE 3 CONSEILS PRATIQUES: LʼINSERTION DES DONNÉES DU FICHIER DU PERSONNEL DE LʼENTREPRISE DANS LʼOUTIL!
11 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 2 Date de référence La deuxième étape est, une fois les données de l'entreprise renseignées, de changer la date de référence: date d'extraction des données permettant le calcul de l'âge et de l'ancienneté Lʼoutil génère alors par calcul, sur la même première feuille des données, les données complémentaires (cellules grisées): lʼâge (à partir de la date de naissance et la date du 1er janvier de lʼannée), lʼancienneté (à partir de la date dʼentrée et le 01/01 de lʼannée), par tranches de 5 ou 10 ans, ainsi que les tranches dʼâge ou dʼancienneté par 5 ou 10 ans. Lʼoutil génère également par défaut des tranches de rémunération quʼil faudra adapter aux rémunérations réelles de lʼentreprise concernée. Retrouvez- nous sur anact.fr
La troisième étape est une fois les données de l'entreprise renseignées et la date de référence modifiée, il convient de: 1 ère solution: cliquer sur le bouton carré rouge pour actualiser tous les tableaux et graphiques associés (pour cela, il faut avoir autorisé les macros à lʼouverture du fichier attention les macros ne sont pas toujours activables, notamment dans Excel 2008 Mac) L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 3 Actualisa&on des données Ou 2 ème solution: sélectionner n'importe quel tableau croisé dynamique dans un des onglets d'indicateur. Cela fait apparaître la barre dʼoutil, sélectionner "Tout actualiser". 3 ème solution: aller dans «Données», puis clic sur ««actualiser les données». Lʼoutil va alors générer les indicateurs par sexe et catégorie professionnelle. 12
Pour chaque indicateur de situation comparée qui concerne la totalité des effectifs, lʼoutil produit au minimum 3 tableaux croisés dynamiques qui correspondent à 3 graphiques générés automatiquement (pour certains indicateurs, des tableaux complémentaires s'étant révélés pertinents ont été ajoutés): Tableau 1 : en numérique qui répartit pour une donnée les effectifs de lʼentreprise en valeur absolue selon F/H (généralement le tableau en effectifs demandé par la loi) Tableau 2 : en pourcentage qui repartit pour la même donnée ces mêmes effectifs en pourcentage selon F/H Tableau 3 : en pourcentage selon la donnée qui répartit dʼune part les femmes et dʼautres part les hommes L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 4 Tableaux Graphiques REPARTION EN NOMBRE REPARTITION EN POURCENTAGE REPARTITION PAR SEXE DES DUREES DU TRAVAIL menu de tri complémentaire menu de tri complémentaire menu de tri complémentaire CATEGORIE (Tous) CATEGORIE (Tous) SERVICE (Tous) SERVICE (Tous) METIER (Tous) METIER (Tous) CATEGORIE (Tous) EMPLOI (Tous) EMPLOI (Tous) SERVICE (Tous) Tranche âge 10 (Tous) Tranche âge 10 (Tous) METIER (Tous) Tranche ancienneté (Tous) Tranche ancienneté (Tous) EMPLOI (Tous) 13 NB sur NOM SEXE NB sur NOM SEXE NB sur NOM DUREE DU TRAVAIL DUREE DU TRAVAIL H F Total DUREE DU TRAVAIL H F Total SEXE TC TP Total TC 12 2 14 TC 86% 14% 100% F 25% 75% 100% TP 6 6 TP 0% 100% 100% H 100% 0% 100% Total 12 8 20 Total 60% 40% 100% Total 70% 30% 100% '!!1"!"$%&&'()$%)*+%",)*+)-%$.$/0)*,1)2),-)*,1)3) '$" '" '!" &" %" $" "!" Retrouvez- nous ()" sur (*" anact.fr (+,-." /" 0" '!!1" 5!1" &!1" 4!1" %!1" 3!1" $!1" 2!1"!1" '!1"!1"!"$%&&'(),()'+%4,(-$5,)$%)*+%",)*+)-%$.$/0)*,1) 2),-)*,1)3) ()" (*" (+,-." 5!1" &!1" 4!1" %!1" 3!1" $!1" 2!1"!1" 0" '!1" /"!1" 0" /" (+,-." (*" ()"
14 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 5 Vérifica&on graphiques Vérifier que les graphiques prennent en compte les bonnes données: Les graphiques ne sʼadaptent pas systématiquement à lʼévolution des TCD, notamment si vous utiliser un ordinateur Mac (sʼils augmentent ou diminuent en taille, les graphiques ne sʼadaptent pas toujours à la sélection de données qui leur permet dʼêtre générés)! Inversion des données pour les femmes et les hommes : Pour cela cliquer sur un bâton dʼun graphique censé représenter les femmes, puis vérifier que cela fait apparaître la bonne sélection de données dans le TCD, cʼest à dire les données relatives aux femmes. Si les données sont inversées, déplacer la sélection en cliquant-déplaçant la zone de la colonne hommes à la colonne femme. Faire de même pour les données des hommes.! Vérifier les étiquettes des abscisses et étirer éventuellement le graphique en largeur si toutes les variables désirées n'apparaissent pas!
15 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 6 Croisements et Filtres Pour chaque tableau, il est possible dʼaffiner davantage le tableau en opérant un croisement supplémentaire, grâce aux filtres et aux menus de tris placés au dessus de chaque tableau croisé dynamique: par exemple par Service, Métier, Emploi, Tranches dʼâge, Tranches dʼancienneté, Durée du Travail. Ces filtres sont utiles sur certains onglets comme promotion, classification, rémunération car la loi Egalité du 4 août 2014 a modifié le code du travail et prévoit dans l'article L 2323-47 du Rapport Unique et L 2323-57 du RSC que le rapport analyse les écarts de salaires et de déroulement de carrière des femmes et des hommes en fonction de leur âge, de leur qualification et de leur ancienneté et décrive lʼévolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans lʼentreprise.
16 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire son RSC: étape 7 Indicateurs > 300 Sur certains onglets, vous trouverez des tableaux à renseigner manuellement en jaune (indicateurs obligatoires pour les > 300 cf tableau):
17 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 8 Constat des écarts Dans les onglets d'indicateurs, sous les tableaux et les graphiques liés, vous trouverez un espace pour compléter un premier constat des écarts F/H: CONSTAT ET ANALYSE DES ECARTS A compléter Domaines d'actions identifiés pour réduire les écarts (sélectionner les domaines pertinents pour la situation de votre entreprise) : EMBAUCHE: oui/non FORMATION: oui/non PROMOTION: oui/non QUALIFICATION: oui/non CLASSIFICATION: oui/non CONDITIONS DE TRAVAIL: oui/non SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL: oui/non REMUNERATION: oui/non ARTICULATION DES TEMPS: oui/non
L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 9 Indicateurs par axe MIXITE DES METIERS GESTION DES PARCOURS CONDITIONS DE TRAVAIL ARTICULATION DES TEMPS Entreprise < 300 : 17 données / CP et sexe - Calculs automa+sés Catégorie Professionnelle Service, MéAer, Emploi Age moyen, Type de contrat Embauches Heures de formaaon PromoAons dans l année Ancienneté moyenne Niveaux de classificaaon Eventail et rémunéraaon moyenne Durée du travail Type d horaires Accidents de travail Maladies Professionnelles Un indicateur à choisir par l entreprise 18 Entreprise > 300 : 16 données en plus /CP et sexe - Tableau Manuel en + Départs et moafs des départs Congés de plus de 6 mois Type d acaons de formaaon Durée moyenne entre 2 promoaons Ancienneté moyenne dans la CP RémunéraAon médiane RéparAAon des 10 plus hautes rémunéraaons RémunéraAon selon sexe et âge ExposiAon aux risques professionnels ExposiAon aux facteurs de pénibilité Complément de salaire pour congé pat Congés pris / congés théoriques Formules d araculaaon des temps Nb passages TP choisi et nb TP repassés TC ParAcipaAon Entreprise et CE à mode garde Dépenses crédit impôt famille
19 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 10 Analyse des écarts 4 fiches illustrées d exemples pour analyser les écarts F/H du diagnos&c en regroupant les indicateurs par axe: Mixité Parcours Condi&ons de Travail Ar&cula&on des Temps
20 L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 11 Pour aller plus loin Lʼoutil Diagnostic Egalité propose donc de vous aider à produire des indicateurs afin de les analyser au regard des 4 axes qui constituent grandes causes d'écart de situation de travail entre les femmes et les hommes: Mixité des mé&ers: comment expliquer les écarts de situaaon professionnelle entre les femmes et les hommes à parar d'une réparaaon sexuée des méaers? Ges&on des parcours: comment expliquer les écarts de situaaon professionnelle entre les femmes et les hommes à parar des critères et praaques de la gesaon des parcours? Condi&ons de travail: comment expliquer les écarts de situaaon professionnelle entre les femmes et les hommes à parar d'une exposiaon différenciée aux contraintes du travail? Ar&cula&on des temps: Comment expliquer les écarts de situaaon professionnelle entre les femmes et les hommes à parar des contraintes de temps de travail et de l'araculaaon?
L ou&l Diagnos&c Egalité sur Excel pour construire RSE ou RSC: étape 12 Domaines d ac&ons 21 1 Mixité des métiers 1 Embauche Répartition des postes et des activités Ecarts femmes-hommes 2 Formation 2 Gestion des parcours Rémunération 3 Promotion Critères de GRH, management Santé 4 Qualification 3 Conditions de travail Invisibilité des pénibilités et des risques Carrière 5 6 Classification Conditions de travail 4 Articulation des temps Horaires et aménagement du temps de travail Comme RSC ou Rapport de Situation Comparée 7 8 9 Santé Sécurité au travail Rémunération effective Articulation des temps
22 L ou&l «Diagnos&c Egalité» sur Excel retours de PME accompagnées par le réseau Anact Aract Extraits des propos des entreprises des clusters Egalité Aract Bretagne 2014! «Outil quʼon avait pas» «Outil pertinent et complet pour le diagnostic et avoir des actions plus efficaces» «Outil prêt à être utilisé car tableaux pré-formatés» «Outil réutilisable dʼune année sur lʼautre, simple à mettre à jour» «Outil qui sert de base de données unique utile à autre chose si pas de SI RH» Mais nécessite «Dʼêtre à jour sur Excel et de savoir utiliser les Tableaux Croisés Dynamiques «De réaliser une analyse des indicateurs avec une méthode dʼanalyse des indicateurs avec les 4 axes (mixité, parcours, travail, temps)»