Plancal Aide de fin d année Année 2013/2014 Important : Pour le 01.01.2014 le règlement pour l ACOII va changer. Veuillez faire les ajustements nécessaires tels que décrits au paragraphe 5.3.1 Personnaliser le fichier entreprise, page 15. Indication: Les tarifs de l impôt à la source 2014 seront disponibles en ligne pour tous les cantons dès que le site de la Confédération les aura mis en ligne (http://www.estv.admin.ch/bundessteuer/dienstleistungen/00248/00726/index.html?la ng=fr). En général les tarifs sont disponibles entre le 15 et 20 janvier.
Table des matières 1 Plancal Aide de fin d année... 3 1.1 Bienvenue dans l aide de fin d année Plancal 3 2 Administration des banque de données... 4 2.1 Sauvegarde des données: Salaire, Check et Gestion des collaborateurs 4 3 Check... 5 3.1 Saisie reports Heures/Vacances 5 3.1.1 Changement d année avec contrôle des heures du mois précédent... 5 4 Gestion des collaborateurs... 6 4.1 Saisie des heures contractuelles du collaborateur 6 4.1.1 Elaboration des phases de contrôle... 6 4.1.2 Entrée des heures contractuelles... 7 5 Gestion des salaires... 8 5.1.13. Paiement des salaires mensuels 8 5.1.1 Avec la formation d'un compte de crédit... 8 5.1.2 Sans formation d'un compte de crédit... 8 5.1.3 Paiement de salaires distincts... 8 5.2 Relevés de fin d année 10 5.2.1 Impression Certificat de salaire 2005... 11 5.2.2 Définir Certificat de salaire 2005... 12 5.2.3 Des problèmes à l ouverture ou à l impression du certificat de salaire 2005 se présentent... 14 5.3 Ouvrir une nouvelle année comptable 14 5.3.1 Personnaliser le Fichier entreprise... 15 5.3.2 Charger l adresse de l entreprise dans le fichier entreprise... 15 5.3.3 Reprendre paramètres par défaut... 16 5.3.4 Reprendre les définitions de certificats de salaires de l année précédente... 16 5.3.5 Déductions LPP... 16 6 Comptabilité financière... 17 6.1 Clôture d exercice 17 6.1.1 Nouvel exercice comptable... 17 6.1.2 Travailler encore sur l'exercice précédent Tenir les soldes à jour... 26 6.1.3 Ecritures transitoires... 31 6.1.4 Décompte TVA... 35 6.1.5 Contrôle du décompte en se basant sur la validation TVA... 38 6.1.6 Nouveau n uméro de TVA(UID) valable dès 2014... 41 7 Gestion des mandants... 42 8 Snap... 46 8.1 Modifier numérotation de documents (avec gestion des factures) 46 8.2 Numérotation SNAP 47 2
1 Plancal Aide de fin d année 1.1 Bienvenue dans l aide de fin d année Plancal Avec la procédure d aide de fin d année vous avez un outil utile, pour exécuter vous-même avec succès les clôtures de fin d année pour les différents programmes. Cela concerne les modules de programmes suivants Sauvegarde bases de données Check Gestion des collaborateurs Gestion des salaires Comptabilité financière Snap Après plusieurs années d'expérience, nous recommandons, avant la clôture des différents modules de programme, d'étudier l'aide de fin d année dans le calme et de l'utiliser comme support pendant la période de clôture. Plancal SA vous souhaite plein succès pour cette clôture annuelle. 3
2 Administration des banque de données 2.1 Sauvegarde des données: Salaire, Check et Gestion des collaborateurs Fermer la gestion des salaires et la gestion des collaborateurs. Sauvegarder vos bases de données Salaires et Collaborateurs avec le programme supplémentaire "PCL-Gestion des bases de données". Vous trouvez ce programme dans le groupe de menu Plancal. Conseil : sauvegardez vos données aussi sur des supports mémoire extérieures supplémentaires, si vous en disposez. Ensuite sélectionner votre base de données (p.ex. Gestion des salaires Mandant principal). Une seule banque de données peut être sauvegardée à la fois. Choisissez ensuite le bouton «Sauvegarder». A la question "Choix du répertoire cible" dans la fenêtre "Rechercher un dossier" choisissez le chemin et confirmez le choix avec le bouton "OK". (Important: Avec le bouton "Annuler" vous pouvez entreprendre de faire votre sauvegarde sur un autre support). Recommandation : sauvegardez les banques de données deux fois, c.-à-d. faire deux copies de réserve, et gardez celles-ci séparées l'une de l'autre à un endroit sûr, par exemple dans un coffre-fort. Une fois vos bases de données sauvegardées, vous pouvez fermer la gestion des bases de données. 4
3 Check 3.1 Saisie reports Heures/Vacances Si vos collaborateurs n'ont pas compensé tous les jours de vacances ou les heures supplémentaires de l'année précédente, vous pouvez transmettre celles-ci dans le nouvel exercice. Sélectionnez dans le Check le masque de saisie "Report des vacances" ou " Report des heures" et saisissez pour le collaborateur désiré les reports d heures ou de vacances pour la nouvelle année. 3.1.1 Changement d année avec contrôle des heures du mois précédent Chaque fois que vous demandez le contrôle d'heures du mois précédent (type de salaire 530), les reports d heures / de vacances sont comptabilisés également le 1 janvier dans le Check. Les valeurs des reports d heures / vacances interviennent dans l'exploitation du Check sous "Contrôle de temps de présence collaborateur" pour le 30 novembre. Note: Avec l option Heures prévues du mois précédent (Type de salaire 530) les valeurs saisies ne peuvent être transmise automatiquement au changement d année par Liaison Plancal Salaire au programme Salaire. Les données du Check doivent encore de plus être saisies manuellement dans les types de salaire correspondants dans le programme Salaire (dans la période de salaire Janvier). Important: Sous «Liaison Plancal Salaire» dans le programme Check aucun type de salaire ne doive être déposé dans les catégories et types de travail reports de travail des vacances /heures. Dans tous les cas, il est possible d effacer avec la touche "Delete" les types de salaire introduits. 5
4 Gestion des collaborateurs 4.1 Saisie des heures contractuelles du collaborateur 4.1.1 Elaboration des phases de contrôle Les heures contractuelles sont utilisées pour comparer les heures de travail effectuées de vos collaborateurs aux heures contractuelles de votre entreprise et à contrôler si vos collaborateurs ont effectués assez d'heures de travail. Les heures contractuelles sont disponibles dans des "phases de contrôle" de la gestion des collaborateurs. Celles-ci déterminent la longueur d'une période de décompte. Des phases de contrôle sont définies pour chaque année. Ouvrez la gestion des collaborateurs et cliquez dans le menu «édition» sur «Phases de contrôle». Si les phases de contrôle pour l année actuelle ne sont pas établies, confirmez l'interrogation sur le bouton "Oui", sauf : Si vous n utilisez pas de phases de contrôle standards (par ex. le mois est calculé du 20 au 19 du mois suivant) modifiez manuellement les entrées individuelles du tableau. Si vous voulez récupérer la phase de contrôle de l année précédente, cliquez sur le bouton "Reprendre" et choisissez par ex. 2013. Enregistrer la nouvelle année de contrôle en cliquant sur le bouton "Sauver" et fermer la fenêtre par le bouton "Quitter". 6
4.1.2 Entrée des heures contractuelles Ouvrez la fenêtre des heures contractuelles d un collaborateur, en choisissant le bouton "Hrs, Contract,". Les heures contractuelles de l année actuelle seront affichées. Si vous voulez saisir un modèle d heures contractuelles, activer la case "Utiliser Modèle" et donner un nom (par ex. modèle 2013 100%). Le modèle peut être choisi pour le prochain collaborateur, si vous activez la coche dans "Utiliser modèle" et le choisissez dans le menu. Saisissez pour chaque mois, séparément, les heures à effectuer. Dans le champ «Hrs. Contract.» et "Hrs. Travail/jour" saisissez les heures et cliquez sur le bouton "Sauver" pour cumuler. N oubliez pas, de saisir le droit aux vacances annuelles, en heures ou en jours. Le droit aux vacances est donné séparément pour chaque collaborateur, il n est pas sauvegardé dans le modèle. Sauver les données à l aide du bouton "Sauver". 7
5 Gestion des salaires 5.1.13. Paiement des salaires mensuels Pour le paiement du 13ème salaire dans la gestion des salaires deux possibilités sont à disposition: Note: Si un ou plusieurs types de salaire mentionnés, ne devaient pas se trouver dans votre bulletin de paie, procédez comme suit: Ouvrez le décompte salaire et cliquez sur la commande "Type de salaire" du menu «Edition». Choisissez dans le listing le type de salaire souhaité en double-cliquant. 5.1.1 Avec la formation d'un compte de crédit Pour utiliser cette possibilité, le collaborateur doit créditer la part du 13 ème salaire, à l aide du type de salaire 3910 pour chaque décompte de salaire de l année en cours, afin que le montant ressorte correctement dans le type de salaire «Solde 13 ème sal. Acompte» 8160. Les crédits seront inclus dans le calcul de l AVS/AI, de la retenue des déductions fiscales, etc. Le paiement est effectué en utilisant le type de salaire 3921 ou 3920, ce qui veut dire que le solde des parts accumulées sur l'année du 13ème salaire mensuel sera payé. Restez attentif, s.v.p., au fait que ce procédé n'est pas toléré par toutes les institutions d'imposition à la source. 5.1.2 Sans formation d'un compte de crédit A chaque décompte de salaire, la somme de tous les types de salaires imposés sera cumulée dans le type de salaire 90. Ce droit peut être exclu sur le bulletin de paie des collaborateurs facultativement par le type de salaire 8164. Le paiement du 13ème salaire mensuel peut être entrepris avec le type de salaire 3935. Si pendant l'année, des paiements devaient déjà être effectués avec les types de salaire 3900, 3901 ou 3935, ceux-ci sont pris en considération automatiquement dans le calcul. Le 13 ème mois de salaire peut être aussi calculé manuellement et ensuite être payé avec le type de salaire 3900. 5.1.3 Paiement de salaires distincts Note: Nous vous recommandons de payer le 13ème salaire mensuel avec le décompte de décembre normal, puisque seulement pour cette date toutes les données sont disponibles pour un calcul automatique du 13 ème salaire. Le 13ème salaire mensuel est payé le plus souvent avant le décompte définitif comme "paiement par acomptes". Procédez au décompte de la manière suivante : Exécuter d'abord le "Décompte d'acompte" (par exemple pour le 6 décembre) et saisissez avec le type de salaire 7001 le montant de l'acompte à payer. 8
N'oubliez pas avec cela d'inscrire aussi le type de salaire 521 "vacances en heures" ou 522 "vacances en jours" et 531 "contrôle d'heures", puisque autrement le solde de vacances et le solde d'heures ne sont pas repris. Dans une 2ème phase, exécuter le décompte définitif, les montants déjà payés doivent être pris en considération. Exécutez le décompte «normal» pour le 31 décembre et saisissez de plus les types de salaire 501 et 3935 pour prendre en considération le montant de l acompte payé et calculer le 13ème salaire mensuel effectif. 9
5.2 Relevés de fin d année En conformité avec la Suva, les décomptes suivants devraient être imprimés et sauvegardés: Note: Vous trouvez toutes ces listes dans le menu "Fichier Imprimer avec...". Choisissez masque de décompte souhaité et confirmez votre choix sur le bouton "Ouvrir". Attestation de salaire AVS Décompte annuel SUVA Somme de salaire non soumis (AVS-Certificat de salaire) Décompte allocations enfants Compte salaire (Compte annuel personnel avec total entreprise) Ecarts de texte types de salaire Certificat de salaire: Pour une impression correcte de vos certificats de salaire suivez s.v.p. les instructions suivantes Autre, créer listes individuelles Les listes suivantes sont également nécessaires en tant que base pour la révision SUVA et doivent être créées pour chaque décompte de salaire : Récapitulation type de salaire- Décompte de salaire Autre, créer listes individuelles Note: Toutes les écritures de salaires ainsi que les documents de service de comptabilité servant à leur révision et autres documents, sont à conserver pendant au moins cinq ans. Pour les établissements financiers (fiduciaires) (Art. 957 CO) l obligation de conservation est de 10 ans conformément à l'article 962 CO. 10
5.2.1 Impression Certificat de salaire 2005 Choisissez dans le menu "Fichier" le champ "Imprimer avec..." et ouvrez le "Certificat de salaire 2005". Dans le filtre choisissez les collaborateurs pour lesquels les certificats de salaire doivent être imprimés. L option "Imprimer le formulaire" est cochée et dans tous les cas le formulaire de certificat de salaire officiel sera imprimé. 11
5.2.2 Définir Certificat de salaire 2005 Pour que les valeurs correspondantes sur le formulaire du certificat de salaire apparaissent, les champs séparés doivent être définis. Ouvrez le certificat de salaire 2005 par Edition/Certificat de salaire Plancal recommande d insérer le standard suivant de types de salaire (sans garantie) : Chiffre Description Standard TS 1 Salaire : +3999 Salaire brut Tous les types de salaire qui viennent des chiffres 2-7 2 Prestations salariales accessoires Individuel selon clients 3 Prestations non périodiques Individuel selon clients 4 Prestations en capital Individuel selon clients 5 Droits de participation selon annexe Individuel selon clients 6 Indemnités des membres de l administration Individuel selon clients 7 Autres prestations Individuel selon clients 8 Salaire brut total / Rente Calcul automatique 9 Cotisations AVS /AI /APG/AC/AANP +4049 AVS -déduction +4092 Déductions ACO +4117 AANPdéduction 10 Prévoyance professionnelle 10.1 Cotisations ordinaires +4150 LPP Caisse de pension+4160 BVG Caisse de pension 10.2 Cotisations pour le rachat +4155 LPP Achat 11 Rente - Salaire net Calcul automatique 12 Retenue de l impôt à la source +5001 Retenue à la source +5005 Retenue à la source +5006 Retenue à la source 13 Allocations pour frais 13.1 Frais effectifs 13.1.1 Voyage, repas, nuitées Individuel selon clients 13.1.2 Autres Individuel selon clients 13.2 Frais forfaitaires Individuel selon clients 13.2.1 Représentation Individuel selon clients 13.2.2 Voiture Individuel selon clients 13.2.3 Autres Individuel selon clients 13.3 Contributions au perfectionnement Individuel selon clients 14 Autres prestations salariales Individuel selon clients accessoires 15 Observations Individuel selon clients 12
Avec un clic de souris sur le champ à changer, la fenêtre de dialogue avec les types de salaire introduits dans le champ est affichée. Choisissez le bouton "Insérer", si vous souhaitez insérer un type de salaire supplémentaire dans le champ sélectionné. La fenêtre type de salaire sera affichée, avec un double-clic sur le type de salaire souhaité, celui-ci sera repris. Il existe la possibilité de supprimer des types de salaire. Marquer le type de salaire que vous voulez supprimer et cliquez sur le bouton "Supprimer". Une fois tous les réglages effectués cliquez sur le bouton «Terminer» Note: Quand des champs sont supprimés ou corrigés ou lors d erreurs de frappe, utilisez la touche Backspace et non la touche Delete Note: En cliquant sur le signe "+" le type de salaire peut aussi être déduit. Ensuite s affiche un "- " à la place du "+". Pour plus de détails consultez le guide "Guide pour remplir le certificat de salaire" de votre bureau des impôts. Note: Vous trouvez d autres informations sur le site de "Conférence suisse des impôts": http://www.steuerkonferenz.ch/f/salaire.htm Si les champs sur le nouveau formulaire de certificat de salaire sont définis, saisissez SVP encore votre adresse d entreprise avec le numéro de téléphone en bas à droite du formulaire directement sur le formulaire de certificat de salaire. Des différences peuvent être enregistrées, pour différents employés, directement, comme par le passé, dans la fenêtre du collaborateur dans la déclaration de salaires. 13
5.2.3 Des problèmes à l ouverture ou à l impression du certificat de salaire 2005 se présentent Si le certificat de salaire par le menu «Edition» avec la commande «certificat de salaire» ne devait pas s ouvrir, choisissez dans le menu "Edition" la commande "Constantes". Contrôlez si dans le champ "Certificat de salaire" la colonne «Valeur» "Certificat de salaire 2005" est introduit. Si ce n est pas le cas, faire double-clique dans le champ "Valeur". Si le certificat de salaire avec 0.00 Fr. est imprimé, il n y a pas de définition de salaire introduite. Choisissez dans le menu "Extras Définition du crt.de salaire prèc.". Si aucune définition n'est encore disponible, les données par défaut seront prises. 5.3 Ouvrir une nouvelle année comptable Verrouillez toutes les fiches de salaire de l année précédente, afin de ne plus faire de modifications. Choisissez dans la barre des tâches en haut l icône "Verrouiller le décompte". Si vous exécuter les paiements par la comptabilité financière, cette action n est pas nécessaire car la comptabilisation verrouille automatiquement les décomptes. Ouvrez la gestion des salaires et choisissez dans la liste déroulante le nouvel exercice 2014. 14
Sur l icône "Insérer automatiquement tous les collaborateurs", dans la fenêtre "Collaborateur/ Groupe", ajouter automatiquement tous les collaborateurs. Choisissez dans le menu "Edition" la commande "Fichier entreprise", pour que les valeurs de l entreprise de l année précédente soient prises en compte. 5.3.1 Personnaliser le Fichier entreprise Dans le fichier Entreprise, vous pouvez personnaliser toutes les données internes. Pour ceci ouvrez la fenêtre par le menu "Edition Fichier Entreprise". De manière générale chaque année le pourcentage de la SUVA doit être adapté Dès le 1.01.2014, la limite du salaire max pour l ACO II ne s applique plus. Veuillez définir la comme indiquée ci-dessus (valeur 999'999). Attention : La valeur 0 n est pas correcte. 5.3.2 Charger l adresse de l entreprise dans le fichier entreprise Contrôlez la ligne "Adresse de l entreprise" et assurez-vous que votre adresse a été correctement reprise. 15
5.3.3 Reprendre paramètres par défaut Choisissez dans le menu "Extras" la commande "Reprendre des types de salaire dans les valeurs par défaut", pour reprendre les types de salaire par défaut. 5.3.4 Reprendre les définitions de certificats de salaires de l année précédente Afin de maintenir les définitions des certificats de salaire, sélectionnez le menu "Extras" la commande "Définitions du crt.de salaire préc.". S il n y a pas encore de définitions à disposition, les valeurs par défaut sont disponibles. Note: Si le certificat de salaire 2005 est nouvellement installé et est mis en application pour la première fois en 2012, vous ne devez pas reprendre les définitions de salaire de l année précédente. 5.3.5 Déductions LPP Les déductions LPP pour 2014 doivent être adaptées pour chaque employé soumis à la LPP avant le premier décompte dans le type de salaire par défaut. Type de salaire 4150 Prév. prof. caisse retraite 16
6 Comptabilité financière 6.1 Clôture d exercice 6.1.1 Nouvel exercice comptable Compta Sesam - Procédure de fin d'exercice comptable 1. Introduction 2. Créer un nouvel exercice comptable 3. Démarrer la création du nouvel exercice 4. Gestion des mandants 5. Travailler encore sur l'exercice précédent 6. Vérifier l'exactitude des soldes reportés 1. Introduction La fin d'année comptable est toujours redoutée... Les difficultés proviennent le plus souvent de la nécessité de créer le nouvel exercice comptable avant le bouclement définitif du précédent... et de travailler simultanément sur les deux. Dès lors, chacun se pose la même question : "Mes soldes sont-ils à jour?" (v. points 5. & 6.) 2. Créer un nouvel exercice comptable - Ouvrir le logiciel "Comptabilité" - Ouvrir l'exercice qui se termine, à partir duquel vous voulez créer le nouvel exercice - Puis, par le menu : Outils\Changement d'exercice... 17
Si vous avez déjà créé l'exercice actuel avec cette version de la comptabilité, vous avez la possibilité de cocher la case "Ne pas afficher l'assistant" afin d'utiliser les mêmes réglages que "l'année passée", pour autant que vous ayez précédemment coché la case correspondante à la fin de la présente procédure (sans quoi, la case sera inactive). Si vous cochez la case, cliquez sur suivant et passez directement au point 3. - Clic sur "suivant". L'écran suivant vous précise les noms du mandat source, et du mandat à créer. Vérifiez que les chemins d'accès soient identiques pour les deux. - Clic sur "suivant" - Cocher la case si vous désirez "Exécuter (une) sauvegarde des données". - Clic sur "suivant" Activer la fenêtre "Restructure les comptes" avec les options: Solder et vérifier les PO, Corriger les adresses de CT et Recréer liste des écritures. Confirmer sur l assistant en cliquant «Suivant» 18
Pour effectuer un report des soldes standard, vérifier que la case "Reprendre soldes des comptes" soit cochée et que les options de report s'affiche comme ci-dessous. - Clic sur "suivant". Les 2 écrans suivants vous permettent de paramétrer vos éventuels budgets. Si vous n'utiliser pas les budgets, décocher les cases "Reprendre budget primaire/secondaire", puis cliquez sur "suivant" (2x). Définir ou reprendre données des budgets. 19
Report Gain/perte L'écran suivant calcule le résultat de l'exercice et vous propose de reporter ce montant dans un compte. En principe, le résultat n'est pas reporté tel quel, mais réparti dans les comptes existants par la personne (ou fiduciaire) qui effectue le bouclement définitif. Cette répartition du résultat s'effectue généralement alors que votre nouvel exercice est déjà en cours d'utilisation depuis quelques temps... Le cas échéant, vous devrez reporter à nouveau vos soldes de l'ancien sur le nouvel exercice. Dans ce cas de figure, (ou si vous ne savez pas) vérifier que la case "Comptabiliser bénéfice/perte" ne soit pas cochée. Si vous voulez transférer ce résultat tel quel dans un (seul) compte, cochez la case et indiquez sur quel compte vous désirez transférer ce montant. Confirmer sur l assistant en cliquant «Suivant» 20
Domaines de numérotation A partir de l'écran ci-dessous, vous devez décider comment vous aller "numéroter" vos écritures comptables dans votre nouvel exercice. - 1 ère coche : "Continuer domaines de numérotation" à la suite de l'exercice précédent. - 2 ème coche : "Remettre en place tous les domaines de numérotation" pour recommencer votre exercice avec les mêmes "séries" (200000 30000 p.ex.) - 3 ème coche : "Fixer chaque domaines de numérotation" pour commencer une nouvelle numérotation. Attention : saisissez "30000" pour avoir "30001" comme premier numéro. Si toutes les écritures d'un même domaine de numérotation utilisent le même compte (p.ex. débiteurs-1050), vous avez la possibilité d'indiquer ici ce compte. - Utilisez les boutons pour ajouter ou supprimer un domaine de la liste. Puis, cliquez sur "suivant" pour accéder à l'écran de paramétrage des numérotations des postes ouverts et des comptes-tiers. - cocher les cases où vous voulez préciser le prochain numéro. - Indiquez directement les prochains numéros à utiliser. - Puis, cliquez sur "suivant" pour accéder au prochain écran. 21
Définissez les valeurs de départ des comptabilités annexes. Confirmer sur l assistant en cliquant «Suivant» Contrôler la similitude entre votre écran et le "Printscreen" ci-dessous. Puis cliquez sur "suivant" 22
L'écran suivant vous permet de paramétrer la reprise des PO et comptes-tiers : - En cochant la première case (recommandé), les factures (PO) qui sont "à zéro" (payées) ne seront pas reportées dans le nouvel exercice (mais restent dans l'ancien). - En cochant la seconde case, vous pouvez ne pas reprendre les comptes-tiers pour lesquels vous avez coché la case "client unique" (unique = "utilisé une seule fois"). Confirmer sur l assistant en cliquant «Suivant» 23
3. Démarrer la création du nouvel exercice Sur l'écran suivant vous pouvez enregistrer les réglages que vous venez de faire, afin de simplifier la prochaine création d'un nouvel exercice. Cependant, si vous devez personnaliser chaque année, par exemple, vos domaines de numérotation, vous ne pourrez pas utiliser la fonction automatique "Ne pas afficher l'assistant" disponible sur le premier écran (cocher malgré tout la case ici). Puis cliquez sur "Démarrer" 24
Vous pouvez décocher la case "Afficher le rapport" et cliquer sur "Terminer" L'écran des "Options" s'affiche. Cliquez si nécessaire sur l'onglet "Général" afin de vérifier les données de base de votre nouvel exercice. Cliquer sur "OK" pour valider les modifications éventuelles et fermer cette fenêtre. Votre nouvel exercice est créé et ouvert directement 25
6.1.2 Travailler encore sur l'exercice précédent Tenir les soldes à jour Menu : Outils\ Reporter soldes Si vous avez déjà effectué un report de soldes sur le nouvel exercice, pour autant que vous ayez alors coché la case correspondante à la fin de l'opération, vous avez la possibilité de cocher ici la case "Ne pas afficher l'assistant" afin d'utiliser les mêmes réglages à nouveau» Cocher ici toutes les cases, puis clic sur "suivant". Contrôler la similitude entre votre écran et le "Printscreen" ci-dessous, puis cliquez sur "suivant". 26
Dans les 3 écrans suivants, enlever toutes les coches, puis clic sur suivant, sauf si vous désirez justement reporter vos budgets ou votre bénéfice/perte. Si vous avez déjà paramétré vos domaines de numérotation à la création du nouvel exercice, cochez ici la première case (continuer domaines de numérotation). Dans l'écran suivant, enlever toutes les coches, sauf si vous désirez justement remettre en place votre numérotation des PO / CT, puis clic sur suivant. 27
Dans l'écran suivant, enlever la première coche, sauf si vous désirez justement créer des attributions périodiques (transitoires). Cocher ici toutes les cases, sauf la première si vous désirez encore pouvoir consulter, sur le nouvel exercice, les PO égalisés (factures à zéro). Puis, clic sur "suivant". 28
Cocher la case "Enregistrer réglages" pour effectuer vos prochains reports de solde de manière identique à la présente. Puis clic sur "Démarrer". Il s'affichera, après le traitement, un dernier écran qui vous permet "d'afficher le rapport" du report de soldes que vous venez d'effectuer. 6. Vérifier l'exactitude des soldes reportés N'hésitez pas à n'importe quel moment à comparer les soldes des deux exercices. - Menu : Etats \ Bilan > Ouverture... - Cocher toutes les cases comme l exemple ci-dessous - Clic sur "OK" - Puis, clic sur si vous désirez imprimer 29
Comparez avec le bilan de l'exercice précédent : - Ouvrir l'exercice précédent - Menu : Etats \ Bilan > Normal... - Cocher toutes les cases, sauf la première - Clic sur "OK" - Puis, clic sur si vous désirez imprimer Vous pouvez effectuer la même opération avec le compte de résultat, afin de vérifier qu'aucun solde n'ait été reporté sur des comptes charges ou produits. 30
6.1.3 Ecritures transitoires 6.1.3.1 Définir options La comptabilité financière offre la possibilité de séparer avec succès les comptabilisations transitoires. Pour automatiser la délimitation, certaines valeurs par défaut sont nécessaires. Pour ceci allez sur le menu Outils-Options. Sous l'onglet «Attributions» définir les paramètres suivants: 6.1.3.2 Général Choisissez au menu déroulant "Type" le texte "Attributions transitoires" et cocher la case "Activer les attributions transitoires automatiques". 6.1.3.3 Valeurs par défaut Dans le champ déroulant "Dom." Choisissez "Général". Saisissez le groupe "T" et saisissez les comptes transitoires Actifs et Passifs. Déplacer le curseur dans les champs TA et TP et faire double-clique, vous pouvez choisir dans la liste les comptes désirés. Activer le rond en bas "Nouveaux libellés". Ainsi le texte de comptabilisation entré est repris. Sur le bouton "Plus.." vous définissez le réglage des extournes. 31
Paramètres extourne Activer la case "Déclencher extourne au changement d exercice". Extourne Activer la case "Permutation Débit/Crédit". Libellés standards Activer la case "Nouveaux libellés:" et saisissez par ex. le texte "Extourne". A l extourne le texte sera rajouté. Les comptabilisations transitoires sont temporairement comptabilisées dans les produits et les charges pendant le changement d'exercice. 32
6.1.3.4 Comptabiliser les Actifs et Passifs transitoires Avant tout allez dans le menu "Edition-Saisie " dans le mode "Ecriture simple". L écriture s apparente à ceci : Avant d enregistrer la saisie, cliquez sur le bouton "A" et activez la case "comptabiliser uniquement transitoire". 33
Placez le début au 01.01.de l année suivante et la fin au 31.01 de l année correspondante. Confirmez la période en cliquant sur "OK" et enregistrer les données sur le bouton "Enregistrer". Dans le nouvel exercice sélectionnez dans le menu "Outil Report des soldes", pour importer les écritures transitoires. 34
6.1.4 Décompte TVA Sage offre deux façons de s'assurer que la taxe sur la valeur ajoutée correspond exactement aux chiffres des comptes. 1. Possibilité: Sauvegarder les périodes comptables (recommandé par Sage et Plancal SA). L'approche la plus commune consiste à enregistrer les périodes comptables individuelles. Lorsque vous créez le décompte TVA le décompte est affiché sur l'écran, cliquez dans la boîte de dialogue sur «Enregistrer». La comptabilisation de la taxe pour la période correspondante sera stockée dans un fichier séparé. Dans le menu «Edition - TVA Périodes enregistrées» vous pouvez toujours ouvrir à nouveau vos décomptes TVA et si nécessaire les modifier.. 2. Possibilité: Retenues par trimestre Fixez les comptabilisations d'impôt d'un trimestre avant que vous produisiez le décompte de taxe sur la valeur ajoutée. Ce n est cependant pas très flexible, puisque les comptabilisations ne peuvent plus être éditées par la suite, les comptabilisations d'impôt ne sont pas protégées des modifications supplémentaires. Si vous corrigez une période déjà déduite, votre comptabilité ne correspond plus aux chiffres d'affaire déclarés. Même si une période est enregistrée, vous pourriez encore saisir les comptabilisations supplémentaires à cette période. Sage Sesam et Plancal SA recommande la 1ère méthode, puisque ainsi seulement les décomptes de TVA sont affichés séparément et peuvent être modifiés. 6.1.4.1 Sauvegarder périodes de décomptes (1ère Possibilité évoquée) Pour produire le décompte de taxe sur la valeur ajoutée, ouvrez la comptabilité et choisissez dans le menu «Etats» la ligne "Décompte TVA". 35
Dans la fenêtre de dialogue "Décompte TVA" les indications suivantes peuvent être introduites : La case Soustraire les périodes déjà enregistrées doit être activée. Si aucune période n est déjà enregistrée Champ Date au, inscrire la date de la période de décompte (par ex. 31.03.2014). De cette manière se produit un décompte de taxe sur la valeur ajoutée pour toute la période, desquels sont déduits les montants des périodes précédentes. De cette manière on est assuré que toutes les comptabilisations sont égalisées, également celles qui sont entrées plus tard dans les périodes déjà déduites. Ainsi on garantit que votre décompte de taxe sur la valeur ajoutée concorde avec les chiffres de votre service de comptabilité Après que vous ayez contrôlé finalement les comptabilisations d'un trimestre, produisez le décompte de taxe sur la valeur ajoutée. 36
Sur la case [Enregistrer] vous pouvez sauvegarder le décompte. Par le menu [Edition] - [TVA] - [Périodes enregistrées] vous pouvez voir ou traiter à tout moment les périodes déjà enregistrées. Le formulaire de ce programme du décompte de taxe sur la valeur ajoutée n'est habituellement pas accepté par l'administration des impôts. Il est cependant possible, d imprimer directement le formulaire officiel. Pour ceci cliquez dans la fenêtre de dialogue «Décompte TVA» sur le bouton «Plus». Activez la coche dans la fenêtre Décompte TVA (Plus), l Option Imprimer directement sur le formulaire ainsi des champs de réglage individuel s activent. L'option activée, sélectionnez le programme pour imprimer un modèle, qui remplit les champs du formulaire de TVA officiel. 37
6.1.5 Contrôle du décompte en se basant sur la validation TVA Avec le contrôle TVA l évaluation de la TVA peut être suivie et contrôlée. Ouvrez le menu "Etat" et sélectionnez la ligne "Contrôle TVA". Pour le contrôle TVA les règles suivantes peuvent être prises en compte: Avantages : "Par code TVA" sortent les éléments individuellement du décompte TVA. Si tous les éléments sont listés dans le décompte TVA désactivez la coche «Sans détails». Ainsi chaque comptabilisation peut être contrôlée. 38
Données importantes du décompte TVA Contrôle du chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires total (Point I, chiffre 299) dans le décompte TVA doit être le revenu total dans le compte de résultat, sauf si des réserves ont été faites sans affecter les impôts sur le revenu Clé d'impôt «Libre» Toutes les clés d impôt "libre" qui sont répertoriées sous la rubrique (Point I, chiffre 230) seront exemptées des recettes fiscales dans le formulaire d'impôt Signe moins sous la rubrique (230) seront exemptées des recettes fiscales Peut se produire lorsque les dépenses ou actifs sont peut-être avec la clé "libre", ou quand accidentellement une mauvaise clé a été utilisée. Preuves journalières Lorsque tous les montants du décompte TVA concordent, sélectionnez le menu "Edition" Figer les écritures Dans la fenêtre de dialogue "Figer les écritures" vous pouvez rentrer la date, jusqu à la date souhaitée de fixation des écritures. Le champ "Classement par" détermine comment le Journal sera trié et affiché dans une évaluation. Important: Dès que les écritures sont figées, vous ne pouvez plus les modifier, ainsi, cela vaut la peine de produire d'abord un décompte TVA provisoire. Fixer les comptabilisations d impôt: Choisissez dans le menu "Edition" sous TVA "Figer écritures avec TVA". Tous les documents d'impôt du début de l'exercice jusqu'à la date donnée (par ex. 31.12.10), le numéro fixe attribuer sera le suivant (par exemple 4). Dans l idéal chaque numéro fixé devrait correspondre à un trimestre. Après cette opération, les données sur le décompte provisoire ne sont plus prises en considération. De même ils ne peuvent plus être attribués à aucune période de décompte. Dans l évaluation de la fourchette de date 39
demandée, sortent toutes les données qui n'étaient encore jamais déduites et n'étaient attribuées ainsi à aucun numéro de décompte. Comptabilisation et paiement à l office d impôt: La comptabilisation pour l'annonce du versement à l'administration fédérale des contributions se présente comme suit : (les numéros de compte peuvent varier): Date Texte Doit Avoir Montant brut Fiscalité 31.12.09 Décompte TVA 4. Trimestre 2016 33 000.00 0.00 31.12.09 Décompte TVA 4. Trimestre 1061 20 000.00 0.00 31.12.09 Décompte TVA 4. Trimestre 1062 300.00 0.00 31.12.09 Décompte TVA 4. Trimestre 2000 12 700.00 0.00 Le compte 2016 (TVA), 1061 (TVA sur matériel) et 1062 (TVA sur investissements) doivent toujours être égalisés pour la date de décompte (habituellement, à fin du trimestre). Puisque le compte 2016 était comptabilisé pendant le trimestre principalement dans l «avoir», la compensation doit avoir lieu dans le «doit». Les comptes 1061 et 1062 doivent être égalisés dans l «avoir». 40
6.1.6 Nouveau n uméro de TVA(UID) valable dès 2014 Numéro d identification de l entreprise (UID) avec ajout TVA remplace le numéro TVA à six chiffres. La loi UID est entrée en vigueur le 1 janvier 2011. Chaque entreprise en Suisse s'est vu attribuer un numéro d'identification unique. Le numéro UID avec l'ajout TVA va remplacer l'ancien numéro à six chiffres. Quel est mon nouveau numéro de TVA? L UID est au format CHE-123.456.789, le numéro de TVA est composé de l UID et suivi de TVA dès 2014 le nouveau numéro TVA valide est donc composé ainsi: CHE-123.456.789 TVA. Quand dois-je entrer mon nouveau numéro TVA? L ancien numéro TVA ne sera plus valable dès fin 2013. Si vous possédez les deux numéros de TVA vous pouvez les utiliser en même temps, mais uniquement jusqu à fin 2013 (par ex. CHE- 123.456.789 TVA et TVA 799 000). Veuillez vérifier que vous possédez déjà le nouveau numéro TVA et qu il soit saisi dans le programme Sage50.Pour cela, dans Sage, allez sous Outils->Options et dans l onglet Saisie, entrez le numéro de TVA dans le champ : No ID-ENT : 41
7 Gestion des mandants Afin de terminer la création du nouvel exercice, il est nécessaire de procéder encore à quelques "réglages techniques". A faire pour chaque mandant. - Fermer toutes les applications Plancal et SageSesam - Dans le répertoire "Plancal", ouvrir la Gestion des mandants : - Vous devez entrer sous l'utilisateur : "Administrateur" - Clic sur l'icône : (arbre vert) - La fenêtre "Informations Mandants" s ouvre 1 ère étape : créer l'année : - Au minimum une année doit exister, mais il ne peut pas y en avoir plus de 4 simultanément. Le cas échéant, sélectionner le lien le plus ancien et l'effacer ("Delete" ou "Suppr."). - Double-clic sur la boule noire : - Rechercher l'exercice du mandat concerné (par ex. *.m11) et clic sur ouvrir (2x) - Si vous avez un mot de passe pour votre comptabilité, entrez-le une première fois - Si vous n'avez pas de mot de passe, l'écran suivant n'apparaîtra pas. - La fenêtre "FIBU-Passwort..." apparaît dans tous les cas - Si vous avez un mot de passe sur votre comptabilité, entrez-le une seconde fois - Si vous n'avez pas de mot de passe sur votre comptabilité, clic sur "OK" 42
La nouvelle année vient s'ajouter à la suite : Si vous travaillez avec la gestion des factures, vous devez encore impérativement effectuer la 2 ème étape : lien avec la gestion des factures (ci-dessous). Si vous n'avez pas la gestion des factures, vos modules de comptabilité sont désormais prêts pour la nouvelle année. Si vous deviez avoir des questions, n'hésitez pas à nous appeler. Si vous n'êtes pas sûr(e), regardez si vous avez la "Gestion des factures" 2 ème étape : lien avec la gestion des factures - Double-clic sur "Configurer..." 43
Dans la partie du milieu (interface comptabilité), clic sur "Configurer..." Si vous utilisez le Check en liaison avec la compta, vous aurez l'affichage suivant : - Dans la case "mandant de référence", sélectionner le nouvel exercice. - TRES IMPORTANT : Si vous désirez travaillez simultanément sur les deux exercices, décocher la case de la date comptable restreinte. - Clic sur OK - Vous pouvez vérifier les modifications 44
Si vous utilisez le Check en liaison avec la compta, vous aurez l'affichage suivant : - Clic sur OK pour fermer la fenêtre "Configuration gestion des factures" - Menu : Mandant \ Quitter (ou la croix, en haut à droite.) Votre comptabilité est désormais prête pour la nouvelle année. Pour effectuer un report des soldes suite à la création du nouvel exercice ou n'importe quand en cours d'année, veuillez consulter le point 6.1.2 ci-dessus. 45
8 Snap 8.1 Modifier numérotation de documents (avec gestion des factures) Ouvrez la gestion des factures et aller dans le menu "Traiter-catégories". Pour changer la numérotation des documents, marquez la catégorie appropriée. Remplacez le numéro de base et confirmez en cliquant sur le bouton «Modifier». Pour finir contrôlez toutes les catégories, en sélectionnant le curseur sur les diverses catégories. 46
8.2 Numérotation SNAP Pour modifier la numérotation des documents SNAP, éditer un document existant et cliquez dans la première fenêtre à côté du champ «Numéro» sur l icône représentant un dossier. Ceci ouvre la fenêtre "Numéroter." 47
Choisissez dans les catégories le type de document souhaité et donnez pour la catégorie: Offre par exemple les variantes suivantes: O = Offre %Y = année format long %y = année format court #### = le nombre de chiffres Saisie et résultat O-%Y-#### O-2014-0000 O-%y-#### O-14-0000 Note: La date est modifiée automatiquement par les variables. Si à la place des variables une année est introduite manuellement, au changement d année toutes les catégories doivent être introduites manuellement. Marquez un autre champ et cliquez sur OK, ainsi les modifications seront prises en compte. Important: Si le champ avec la variable est encore activé et encadré et vous cliquez sur OK les changements ne seront pas enregistrés. Cliquez avec la souris autre part, en dehors du cadre de la cellule, pour que la cellule ne soit plus active et ensuite cliquez sur OK. Pour s'assurer que tous les champs d'une catégorie de document recevront le même schéma de numérotation, vous pouvez entrer le domaine de numérotation correspondant en haut à droite et cliquez ensuite sur [Tout]. Dans la fenêtre de dialogue se trouve la case «Permettre une double numérotation dans diverses catégories» Si la case est activée avec la coche, de nouveaux documents dans diverses catégories peuvent être crées avec les mêmes numéros. Il est possible par exemple d avoir des numéros comme O-2014-1114 et A-2014-1114. Si la case est désactivée, tous les documents sont numérotés de manière continue indépendamment de la catégorie. Par exemple pour une offre O-2014-1114 suivra le numéro A-2014-1115. En outre les domaines de numérotation administrés doivent avoir un domaine de numérotation identique (ainsi %Y-001 pour toutes les catégories avec domaine de numérotation). Si dans une de ces catégories un autre domaine de numérotation est choisi les numéros ne sont pas liés. Important: Facture, Facture partielle, et Facture planifiée obtiennent quelle que soit le réglage de cette case un domaine de numérotation général, ici l entrée du domaine de numérotation est importante. 48