La Lettre du Cabinet BREST LE 20 AVRIL 2015 BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES DELAIS DE CONSULTATION ET D EXPERTISE CONSULTATIONS OBLIGATOIRES DU COMITE D ENTREPRISE Mesdames, Messieurs, Par la présente, nous souhaitons vous rappeler les dispositions de la loi du 14 juin 2013. I. LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES L article L 2323-7-2 du Code du travail crée l obligation de mettre en place une base de données économiques et sociales. 1. Champ d application La base de données économiques et sociales doit être mise en place dans toutes entreprises d au moins 50 salariés. Elle est constituée au niveau de l entreprise et regroupe les informations données au Comité d entreprise ou au Comité Central d entreprise et Comité d établissement. Si l entreprise est constituée en unité économique et sociale (UES), la base de données doit être mise en place au niveau de cette entité. 2. Forme La base de données est consultable soit sur support papier, soit sur support informatique. Elle doit être imprimable dans ce cas. 1
3. Personnes ayant accès La base de données économiques et sociales est à disposition permanente du CE (ou à défaut de CE, des délégués du personnel), du comité central d'entreprise, du CHSCT, et des délégués syndicaux, quel que soit leur statut (autrement dit qu ils soient titulaires ou suppléants) et des représentants syndicaux (RS) au CE. En cas de délégation unique du personnel (DUP), les membres de cette délégation qui exercent les attributions du CE ont accès à la base de données. L employeur doit déterminer les modalités d accès, de consultation, et d utilisation de cette base de données. Les informations de la base de données qui ont un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l employeur, avec une indication sur la durée de cette confidentialité. 4. Contenu Vous trouverez dans le tableau annexé à la présente note les informations que doit contenir la base de données, différenciées selon l effectif de l entreprise. Ces informations permettent d avoir une large vision du passé et de l avenir puisqu elles doivent porter à la fois sur : l année en cours ; les deux années précédentes ; et ce qui peut être envisagé pour les trois années à venir. Elles doivent être présentées sous la forme de données chiffrées, et à défaut pour les trois années à venir, et uniquement pour celles-là, «sous la forme de grandes tendances». A défaut de grandes tendances, l employeur devra expliquer pourquoi il n a pas de visibilité à 3 ans. Lors de la mise en place, seules les informations de l année 2015 et des années 2016 2017 2018 sont à renseigner (cf point 5 ci-après). Les éléments d information contenus dans la base de données économiques et sociales doivent être régulièrement mis à jour par l employeur et ce «dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail» pour les informations en question. Cela veut dire qu en général elles sont actualisées mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou encore, annuellement. L employeur doit informer les représentants du personnel de cette actualisation de la base de données, dans le respect des modalités qu il aura lui-même déterminées. 2
Substitution de la base de données aux informations récurrentes données au CE Dès 2017, la base de données économiques et sociales devra contenir les informations remises de façon récurrente au CE. En effet, devront apparaître dans la base de données : les informations données au CE de manière récurrente mais qui ne sont pas liées à une consultation du comité, et qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans (exemple l information trimestrielle remise au CE des entreprises de moins de 300 salariés prévue par l article L. 2323-46 du Code du travail) ; les informations données à l occasion de consultations récurrentes du CE, et qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans (exemple : les informations données au CE lors de sa consultation sur la politique de recherche et de développement technologique) ; les informations transmises au CHSCT et aussi au CE ; tel est le cas du rapport faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail remis au CHCST comme au CE ; les informations du CE prévues par d autres codes que le Code du travail et pour lesquelles le Code du travail prévoit qu elles sont fournies de manière récurrente au CE ; tel est le cas de l ensemble des informations relevant des documents comptables et financiers que le Code de commerce impose de mettre à la disposition du CE. Ces informations devront être ventilées en fonction des rubriques de la base de données indiquées dans le tableau. Communication des données au comité d entreprise La mise à disposition de la base de données économiques et sociales vaut communication des rapports et informations qui y sont intégrés au CE et à l'autorité administrative lorsque les deux conditions suivantes sont cumulativement remplies : les informations sont mises à jour dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail (ainsi les informations trimestrielles doivent être mises à jour tous les trimestres) ; et l employeur met à la disposition des membres du CE les éléments d analyse ou d explication nécessaires à la consultation lorsqu ils sont prévus par le Code du travail. Toutefois, la mise à disposition de l ensemble des informations récurrentes dans la base de données économiques et sociales permet la substitution aux divers rapports et bilans mais uniquement pour «les rapports et informations transmis de manière récurrente au CE» ce qui exclut les informations données aux autres instances représentatives du personnel. 3
5. Entrée en vigueur La base de données doit être mise en place : depuis le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus ; à partir du 14 juin 2015 dans les entreprises de moins de 300 salariés. Cependant, les entreprises ne sont pas tenues d intégrer dans la base de données, à ces dateslà, les informations relatives aux deux années précédentes. Autrement dit, pour celles de moins de 300 salariés, au 14 juin 2015, la base devra seulement contenir les informations de 2015 ainsi que celles de 2016, 2017, et 2018. En revanche, dès l année qui suivra ces dates d entrée en vigueur, l employeur devra faire en sorte que la base de données contienne les informations des 6 années couvertes par la base de données donc : l année en cours ; les deux années précédentes ; et ce qui peut être envisagé pour les trois années à venir. Enfin, les éléments d information contenus dans les rapports et dans les informations récurrentes transmises au CE doivent être mis à la disposition des membres du CE dans la base de données économiques et sociales, au plus tard le 31 décembre 2016. II. DELAIS DE CONSULTATION Dans le cadre des consultations prévues par l article L 2323-3 du Code du travail (cet article fait référence aux consultations définies aux articles L 2323-6 à L 2323-60 c'est-à-dire toutes les consultations sur l organisation et la marche générale de l entreprise, les nouvelles technologies, les restructurations, les conditions de travail,...) les délais impartis au Comité d entreprise sont fixés par accord entre l employeur et le Comité d entreprise. A défaut d accord, le comité dispose d un délai d un mois pour rendre son avis. A l expiration de ce délai, le Comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. Le délai d un mois est porté à : Deux mois, en cas d intervention d un expert Trois mois, en cas de saisine d un ou plusieurs CHSCT. Quatre mois, si une instance de coordination des CHSCT a été mis en place. Nous soulignons que les délais susmentionnés ne courent qu à compter de la communication au Comité d entreprise par l employeur des informations prévues par le Code du travail. 4
Pour les informations figurant dans la base de données économiques et sociales, le délai court à compter de la mise à jour de l information dans la base de données et de l information donnée au Comité d entreprise. III. OBLIGATION D UNE CONSULTATION ANNUELLE DU CE SUR LES ORIENTATIONS STRATEGIQUES DE L ENTREPRISE Le CE doit être consulté chaque année sur la stratégie de l'entreprise. Ce dernier peut, lors de cette consultation, se faire assister d'un expert-comptable de son choix rémunéré à 80 % par l'employeur et à 20 % par le CE sur son budget de fonctionnement (sauf répartition différente prévue par un accord entre l'employeur et le CE, pris à la majorité des élus titulaires), sachant que le coût assumé par le CE ne peut dépasser plus du tiers de son budget annuel de fonctionnement. Le CE émet à cette occasion un avis et peut proposer des orientations alternatives. Le CE doit rendre son avis dans un délai fixé soit par accord entre l employeur et le CE, soit par décret (entre 1 et 4 mois selon les cas cf point II ci-dessus). Au-delà, il est considéré comme ayant rendu un avis négatif. Son avis est transmis à l'organe dirigeant qui doit y répondre de façon motivée. Cet échange n'oblige toutefois pas l'employeur à prendre en compte l'avis du CE. IV. OBLIGATIONS DE CONSULTATION SUR LE CICE Les articles L 2323-26-1 et L 2323-26-2 stipulent : Article L 2323-26-1 : «Les sommes reçues par l'entreprise au titre du crédit d'impôt prévu à l'article 244 quater C du code général des impôts et leur utilisation sont retracées dans la base de données économiques et sociales prévue à l'article L. 2323-7-2. Le comité d'entreprise est informé et consulté, avant le 1er juillet de chaque année, sur l'utilisation par l'entreprise de ce crédit d'impôt.» Article L 2323-26-2 : «Lorsque le comité d'entreprise constate que tout ou partie du crédit d'impôt n'a pas été utilisé conformément à l'article 244 quater C du code général des impôts, il peut demander à l'employeur de lui fournir des explications. Cette demande est inscrite de droit à l'ordre du jour de la prochaine séance du comité d'entreprise. 5
Si le comité d'entreprise n'a pu obtenir d'explications suffisantes de l'employeur ou si celles-ci confirment l'utilisation non conforme de ce crédit d'impôt, il établit un rapport. Ce rapport est transmis à l'employeur et au comité de suivi régional, créé par le IV de l'article 66 de la loi n 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, qui adresse une synthèse annuelle au comité national de suivi». Cette information / consultation doit avoir lieu avant le 1 er juillet de chaque année. Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, Nous vous prions d agréer, Mesdames, Messieurs, l expression de nos salutations distinguées. LA SOCIETE D AVOCATS 6
ANNEXE CONTENU DE LA BASE DE DONNEES Informations contenues dans la base de données selon l effectif de l entreprise Thèmes Entreprises d'au moins 300 salariés (C. trav., art. R. 2323-1-3) Entreprises de moins de 300 salariés (C. trav. art. R. 2323-1- 4) Présentation de la situation de l'entreprise : Notamment le chiffre d'affaires, la valeur ajoutée, le résultat d'exploitation et le résultat net. Notamment le chiffre d'affaires, la valeur ajoutée, le résultat d'exploitation, le résultat net A. Investissements : 1º Investissement social : a) Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté ; b) Évolution des emplois par catégorie professionnelle ; c) Situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ; d) Évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ; e) Évolution du nombre de stagiaires ; f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ; g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité ; 2º Investissement matériel et immatériel : 1º Investissement social : a) Évolution des effectifs par type de contrat ; b) Évolution des emplois par catégorie professionnelle ; c) Situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ; d) Évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ; e) Évolution du nombre de stagiaires ; f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ; g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail ; 2º Investissement matériel et immatériel : 7
Informations contenues dans la base de données selon l effectif de l entreprise Thèmes Entreprises d'au moins 300 salariés (C. trav., art. R. 2323-1-3) Entreprises de moins de 300 salariés (C. trav. art. R. 2323-1- 4) a) Évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ; b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement ; 3º Pour les entreprises soumises aux dispositions du cinquième alinéa de l'article L. 225-102-1 du code de commerce, informations environnementales présentées en application de cet alinéa et mentionnées au 2º du I de l'article R. 225-105-1 de ce code. a) Évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ; b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement. B. Fonds propres, endettement et impôts : 1º Capitaux propres de l'entreprise ; 2º Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ; 3º Impôts et taxes. 1º Capitaux propres de l'entreprise ; 2º Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ; 3º Impôts et taxes. C. Rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments : 1º Évolution des rémunérations salariales ; a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ; b) Pour les entreprises soumises aux dispositions de l'article L. 225-115 du Code de commerce, montant global des rémunérations mentionnées au 4º de cet article ; 2º Épargne salariale : intéressement, participation ; 1º Évolution des rémunérations salariales : a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ; b) Pour les entreprises soumises aux dispositions de l'article L. 225-115 du Code de commerce, montant global des 8
Informations contenues dans la base de données selon l effectif de l entreprise Thèmes Entreprises d'au moins 300 salariés (C. trav., art. R. 2323-1-3) Entreprises de moins de 300 salariés (C. trav. art. R. 2323-1- 4) 3º Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire ; 4º Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application des trois premiers alinéas de l'article L. 225-102-1 du Code de commerce, pour les entreprises soumises à l'obligation de présenter le rapport visé à l'article L. 225-102 du même code. rémunérations visées au 4º de cet article ; c) Épargne salariale : intéressement, participation D. Activités sociales et culturelles : 1º Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CE ; Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CE 2º Dépenses directement supportées par l'entreprise ; 3º Mécénat Mécénat E. Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au B : 1º Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ; 2º Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus) 1º Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ; 2º Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus) F. Flux financiers à destination de l'entreprise : 1º Aides publiques ; 2º Réductions d'impôts ; 3º Exonérations et réductions de cotisations sociales ; 4º Crédits d'impôts ; 5º Mécénat 1º Aides publiques ; 2º Réductions d'impôts ; 3º Exonérations et réductions de cotisations sociales ; 4º Crédits d'impôts ; 9
Informations contenues dans la base de données selon l effectif de l entreprise Thèmes Entreprises d'au moins 300 salariés (C. trav., art. R. 2323-1-3) Entreprises de moins de 300 salariés (C. trav. art. R. 2323-1- 4) 5º Mécénat G. Sous-traitance : 1º Sous-traitance utilisée par l'entreprise ; 2º Sous-traitance réalisée par l'entreprise. 1º Sous-traitance utilisée par l'entreprise ; 2º Sous-traitance réalisée par l'entreprise. H. Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe : 1º Transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative ; 2º Cessions, fusions, et acquisitions réalisées. 1º Transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative ; 2º Cessions, fusions, et acquisitions réalisées. 10