OFFICE DE L HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR

OFFICE DE L HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR (MARQUES, DESSINS ET MODÈLES) Le président DECISION N ADM-04-10 REV DU PRESIDENT DE L OFFICE du 29 mars 2012 relative au télétravail LE PRESIDENT DE L OFFICE DE L HARMONISATION DANS LE MARCHE INTERIEUR (MARQUES, DESSINS ET MODELES), vu le statut des fonctionnaires et le régime applicable aux autres agents des Communautés européennes, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n 259/68 du Conseil du 29 février 1968; vu le règlement (CE) n 207/2009 du Conseil du 26 février 2009 sur la marque communautaire, et notamment son article 116, paragraphe 2, et son article 124, paragraphe 2, point e); vu la décision n ADM-04-10 du 11 mai 2004 relative au travail à domicile dans le cadre de projets de télétravail; après consultation du comité du personnel; considérant ce qui suit: 1) la phase pilote des projets de télétravail démarrée à l Office en 2003 donne lieu à une évaluation positive, étant donné qu elle a entraîné des avantages considérables, tant en ce qui concerne la gestion de l Office que les conditions de travail du personnel, étant donné qu elle contribue à la conciliation de la vie privée avec la vie professionnelle; 2) il convient d élargir le champ d application du télétravail au sein de l Office, dans un contexte de modernisation des organisations qui place davantage l'accent sur une gestion fondée sur les résultats et les objectifs, et autorise une plus grande flexibilité dans l organisation du travail par le recours aux nouvelles technologies de l information; 3) le télétravail peut être mis en œuvre s il est compatible avec l intérêt du service: il ne constitue pas un droit pour les membres du personnel; 4) il convient d harmoniser la gestion du télétravail au sein de l Office et d appliquer des règles uniformes à tous les télétravailleurs, étant donné que leurs tâches sont comparables; 5) le télétravail nécessite de la part du télétravailleur une grande autonomie, ainsi qu un sens des responsabilités, de l'organisation et du respect des délais; 6) le télétravail nécessite, de la part du supérieur hiérarchique, la mise en œuvre d'une gestion par objectifs rigoureuse et bien comprise par le télétravailleur, ainsi que le développement d'une gestion efficace à distance des télétravailleurs; 7) les télétravailleurs structurels doivent disposer du matériel et de l assistance technique nécessaires pour exécuter efficacement leurs tâches en dehors des locaux de l Office; Avenida de Europa, 4 E - 03008 Alicante Espagne Tél. +34 96 513 9100. direct +34 96 513 9434 - Fax +34 96 513 9159 Internet: http://www.oami.europa.eu - e-mail: antonio.campinos@oami.europa.eu

8) les supérieurs hiérarchiques doivent disposer d outils permettant de veiller à ce que la performance des télétravailleurs soit conforme à toutes les normes pertinentes du service, en s assurant par exemple de la disponibilité du télétravailleur pour répondre aux appels téléphoniques internes et externes; 9) l amélioration générale des conditions de travail des membres du personnel bénéficiant du télétravail et leur exclusion des tâches horizontales attendues du personnel travaillant en interne justifient une augmentation des objectifs annuels des télétravailleurs; 10) il est essentiel que tous les télétravailleurs soient en relation avec l Office et intégrés à celui-ci de manière adéquate, pour des motifs tant professionnels que personnels; 11) il convient que le traitement de toutes les demandes de télétravail soit centralisé au sein du secteur des ressources humaines du département «Ressources». Ce secteur définit toutes les dispositions applicables aux cas de télétravail individuels sur la base de critères objectifs et en fonction des commentaires du supérieur hiérarchique du membre du personnel et du directeur, et veille à ce que la présente décision soit appliquée comme il se doit; A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article premier Définition et champ d application Le télétravail est une méthode d'organisation et de réalisation du travail utilisant les technologies de l'information, qui permet à des membres du personnel d'exercer leurs fonctions hors des locaux de l Office. Tous les membres du personnel statutaire (fonctionnaires, agents temporaires, agents contractuels) peuvent bénéficier du télétravail s ils répondent aux critères suivants: i) avoir accompli au moins un an de service au sein de l Office; ii) avoir reçu, lors du dernier rapport d évaluation, une évaluation globale correspondant au minimum au niveau requis pour le poste occupé. Sont potentiellement éligibles au télétravail tous les profils de poste, y compris les fonctions d encadrement. Certains postes nécessitant une présence physique à l Office, les profils de poste nouvellement créés, les profils de poste intégrés à des équipes nouvellement formées, etc. peuvent être exclus du télétravail. L exclusion du télétravail d un profil de poste n est pas prédéterminée et doit être motivée. 2

Le télétravail peut être structurel ou occasionnel. Article 2 Formules de télétravail La formule structurelle suppose que le membre du personnel travaille hors des locaux de l Office de manière régulière pendant 100 % ou 50 % de son temps de travail, conformément aux dispositions exposées dans la présente décision et dans une convention de télétravail structurel conclue entre le télétravailleur, son supérieur hiérarchique et le directeur. Le télétravail structurel doit s effectuer sur le territoire de la province d Alicante ou dans un rayon maximal de 100 km des locaux de l Office. L Office met à la disposition du télétravailleur structurel le matériel et l assistance technique nécessaires à l exécution de ses fonctions sur le lieu de télétravail. Indépendamment des dispositions relatives aux horaires de travail convenues dans la convention de télétravail structurel, le télétravailleur structurel doit se rendre dans les locaux de l Office: - deux jours par mois pour travailler dans des bureaux de passage spécifiques; - pour assister à des réunions de département/de secteur/de service, et à d autres réunions, à la demande du supérieur hiérarchique; - environ deux semaines par an pour assister à des formations ou à des sessions d accompagnement professionnel internes. Le télétravailleur structurel doit consulter ses courriers électroniques et y répondre au moins deux fois par jour. Après avoir pratiqué le télétravail à 100 % pendant trois ans, le membre du personnel doit reprendre le travail en interne pendant une période minimale de trois mois. Une exception à cette règle s applique lorsque la période de trois ans de télétravail a été interrompue de manière significative. La durée du télétravail avant l entrée en vigueur de la présente décision n est pas prise en compte pour le calcul de la période de trois ans. La formule occasionnelle permet au membre du personnel de travailler en dehors des locaux de l Office pendant 60 jours ouvrables par an au maximum, potentiellement pendant plusieurs jours d affilée, dans des circonstances provisoires exceptionnelles concernant, sans limitation, la situation personnelle, physique ou familiale du membre du personnel. La durée et les dispositions relatives au télétravail occasionnel sont définies dans une convention de télétravail occasionnel conclue entre le télétravailleur, son supérieur hiérarchique et le directeur. Le télétravail occasionnel doit s effectuer sur le territoire de la province d Alicante ou dans un rayon maximal de 100 km des locaux de l Office. L Office ne fournit ni matériel ni assistance technique aux télétravailleurs occasionnels. 3

Article 3 Heures de travail Les télétravailleurs prestent le même nombre d heures de travail que le personnel interne. Les télétravailleurs doivent respecter les règles relatives aux congés et utiliser l outil de gestion du temps de travail disponible sur le portail des RH pour enregistrer leurs horaires de travail et gérer leurs absences. Les télétravailleurs doivent être disponibles et joignables durant les plages horaires fixes de l Office. Le télétravail est compatible avec d autres formes d organisation du travail telles que les horaires flexibles et le travail à temps partiel. Article 4 Ajustement des objectifs annuels En accord avec le directeur de département, le supérieur hiérarchique ajuste les objectifs annuels du télétravailleur structurel; cet ajustement correspond à une augmentation de la production d au moins 5 % des objectifs de production définis pour le personnel travaillant en interne. L augmentation de l objectif est définie sur la base de critères objectifs et des tâches confiées au télétravailleur. Chaque directeur est chargé de veiller à la cohérence des augmentations d objectifs pour les télétravailleurs au sein de son département, et le DRH est chargé de veiller à la cohérence des augmentations d objectifs pour tous les télétravailleurs de l Office. Aucune augmentation des objectifs annuels ne s applique aux télétravailleurs occasionnels. Article 5 Confidentialité Le télétravailleur ne peut sous-traiter les travaux qui lui sont confiés et prend toutes les dispositions nécessaires pour sauvegarder la confidentialité des informations traitées et empêcher des tiers d accéder à leurs documents et matériel de travail. Article 6 Santé et sécurité Le télétravailleur bénéficie des mêmes garanties en ce qui concerne les assurances accident et maladie professionnelle que s'il travaillait dans les locaux de l'office. Il incombe au télétravailleur de veiller à la conformité de son logement et de son installation électrique domestique par rapport aux normes de santé et de sécurité en vigueur. Le département des ressources humaines informe le télétravailleur en matière d ergonomie, de sécurité des documents, d utilisation du matériel informatique, de précautions à prendre contre les dommages, le vol et d autres spécificités liées au télétravail. 4

Article 7 Demandes de télétravail Tout membre du personnel souhaitant télétravailler de manière structurelle ou occasionnelle doit formuler une demande de télétravail sur le portail du département des ressources humaines. Le secteur ressources humaines transmet la demande au supérieur hiérarchique du membre du personnel. En accord avec le directeur du département, le responsable hiérarchique évalue la demande selon les critères suivants: i) l adéquation du poste par rapport au télétravail; les évaluations négatives doivent être motivées; ii) l intérêt du service; les évaluations négatives doivent être motivées; iii) l adéquation du profil du membre du personnel par rapport au télétravail; le supérieur hiérarchique s entretient avec le membre du personnel pour s assurer que celui-ci dispose des compétences personnelles nécessaires au télétravail, pour l informer des désavantages psychologiques potentiels liés au télétravail, ainsi que pour analyser les motifs conduisant le membre du personnel à introduire une demande de télétravail et comprendre ses attentes en la matière; les évaluations négatives doivent être motivées. Le supérieur hiérarchique transmet au secteur ressources humaines son évaluation motivée au sujet de la demande de télétravail. Si l évaluation est positive, le supérieur hiérarchique doit y définir des objectifs judicieux et proposer une augmentation appropriée des objectifs à inclure dans la convention de télétravail structurel. Le DRH prend une décision concernant la demande de télétravail en tenant compte de l évaluation du supérieur hiérarchique, et informe le membre du personnel de cette décision. Si la demande est rejetée, la décision négative doit être motivée. Si la demande est acceptée, le membre du personnel, le supérieur hiérarchique et le directeur concluent une convention de télétravail structurel ou une convention de télétravail occasionnel. Article 8 Convention de télétravail structurel ou occasionnel Une convention de télétravail structurel ou une convention de télétravail occasionnel est établie entre le membre du personnel, son supérieur hiérarchique et le directeur dans le but de définir toutes les dispositions de télétravail spécifiques applicables au télétravailleur. Ces dispositions portent, selon le cas, sur les horaires de travail, la présence au sein de l Office, la liste du matériel fourni et les règles relatives à son utilisation et aux responsabilités, les objectifs annuels et l augmentation des objectifs. La convention de télétravail structurel ou la convention de télétravail occasionnel initiale reste valable jusqu à la date de l entretien d évaluation suivant. Elle peut ensuite être renouvelée par périodes supplémentaires d un an. La convention de télétravail structurel ou la convention de télétravail occasionnel est résiliée de manière anticipée dans les cas suivants: - sur demande du télétravailleur; - en cas de besoins justifiés du service; - dans le cas d un changement de service du télétravailleur dans le cadre de la mobilité interne; - si le télétravailleur ne respecte pas ses obligations concernant les horaires de travail et la disponibilité, la présence au sein de l Office, la présence aux réunions sans justification d absence, la présence aux formations ou aux sessions d accompagnement professionnel; - si le télétravailleur ne respecte pas ses obligations en matière de confidentialité; 5

- pour tout autre motif spécifique exposé dans la convention de télétravail structurel ou la convention de télétravail occasionnel La convention de télétravail structurel ou la convention de télétravail occasionnel peut être résiliée de manière anticipée par le supérieur hiérarchique dans les cas suivants: - prestations insuffisantes du télétravailleur en termes d efficacité; - prestations insuffisantes du télétravailleur en termes de qualité; - prestations insuffisantes du télétravailleur en termes de conduite; - risques pour le bien-être psychologique du télétravailleur, à évaluer en collaboration avec les services sociaux du département des ressources humaines. Si le supérieur hiérarchique décide de résilier unilatéralement la convention de télétravail structurel ou la convention de télétravail occasionnel, la décision doit être motivée. Article 9 Suivi du télétravail L Office installe sur le matériel de télétravail une application permettant aux télétravailleurs de se connecter et de se déconnecter et ainsi signaler leur présence en ligne aux supérieurs hiérarchiques, aux membres de l équipe, au standard téléphonique et à l équipe du centre d information. Les supérieurs hiérarchiques rencontrant des difficultés pour gérer les télétravailleurs peuvent demander au secteur des technologies de l information du département «Infrastructure» des informations sur la présence en ligne et les temps de connexion des télétravailleurs sous leur responsabilité. L Académie transmet au supérieur hiérarchique la liste de présence aux sessions de formation internes auxquelles est inscrit le télétravailleur. Le supérieur hiérarchique peut obtenir du domaine des technologies de l information du département «Infrastructure» des informations sur les réponses du télétravailleur aux appels téléphoniques. Ces informations peuvent être utilisées pour évaluer le respect par le télétravailleur de la convention de télétravail structurel ou de télétravail occasionnel. Si une maladie ou un accident empêche le télétravailleur d assister à une réunion, il est invité à présenter un certificat médical, et il lui est rappelé que l Office peut à tout moment lui demander de se soumettre à un examen médical. Le secteur ressources humaines supervise la mise en œuvre de la présente décision et le fonctionnement global du télétravail. Il établit chaque année un rapport sur la pertinence, l efficacité et l impact du télétravail, en soumettant des propositions d amélioration. 6

Article 10 Protection des données à caractère personnel Les données à caractère personnel collectées par l Office aux fins de la mise en œuvre de la convention de télétravail structurel ou de la convention de télétravail occasionnel, en particulier concernant les outils de suivi définis à l article 9, sont traitées conformément au règlement (CE) n 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel, le télétravailleur peut s adresser au délégué à la protection des données de l Office. Article 11 Dispositions finales et transitoires La présente décision entre en vigueur le 1 er janvier 2013. À cette date, la phase pilote des projets de télétravail lancée en 2003 sera clôturée. Toutes les conventions de télétravail en cours au titre de la phase pilote seront résiliées et remplacées par une convention de télétravail structurel ou une convention de télétravail occasionnel négociée entre le télétravailleur, le supérieur hiérarchique et le directeur conformément à la présente décision. Les télétravailleurs participant au projet pilote de télétravail en dehors de la province d Alicante seront rappelés à l Office. Les membres du personnel concernés par cette mesure en seront dûment informés au cours du premier trimestre 2013. Leur retour aura lieu au plus tard le 1 er septembre 2013. Toutes les autres dispositions du statut restent applicables aux télétravailleurs. Fait à Alicante, le 29 mars 2012 Antonio Campinos Président 7