Programme fonctionnel détaillé *** Acquisition, mise en œuvre et maintenance d une solution informatique de gestion de portefeuilles de projets Objet du marché Le présent marché couvre l acquisition, la mise en œuvre et la maintenance d une solution informatique de gestion de portefeuilles de projets. Le présent cahier des charges décrit les besoins, les objectifs et les contraintes à prendre en compte pour la mise en place de cette solution. Le soumissionnaire pourra émettre des recommandations précises sur les solutions à mettre en œuvre afin d atteindre les objectifs attendus. Le déploiement de la solution est prévu sur le site du SMEM. Objectifs Il est demandé au prestataire de mettre en œuvre, installer, maintenir et former les équipes à l usage d une solution informatique de gestion de portefeuilles de projets, en prenant en compte les caractéristiques décrites: Concernant les licences utilisateurs : De proposer dans la réponse des licences permettant à tous les utilisateurs de travailler en même temps sur la solution ; De préciser le prix de licences supplémentaires (à l unité, en pack) ; De préciser, s il existe plusieurs types de licences, les différences fonctionnelles et financières entre elles ; Concernant la mise en œuvre : D assurer l installation de la solution sur les serveurs du SMEM; D assurer le paramétrage initial de la solution ; D assurer la formation des futurs utilisateurs et administrateurs de la solution ; Concernant la maintenance : D assurer la maintenance de la solution mise en œuvre ; Description des objectifs et des attentes L objectif est d installer la solution de gestion de portefeuilles de projets au sein du SMEM. Aujourd hui, la collectivité ne dispose d aucun logiciel/progiciel de gestion de portefeuilles de projets. La gestion se fait au travers de logiciels bureautiques : suite Microsoft Office, Microsoft Outlook, espaces de stockages partagés. L organisation de la structure est représentée par l organigramme. ( annexe) 1
Un mode de fonctionnement par projets de la collectivité est mis suivant : A partir de l organigramme et du mode de fonctionnement par projets, nous recensons 4 types de profils suivant : 1 Administrateur : Il aura tous les droits sur l application et les données. 2 gestionnaires du portefeuille de projets : ils auront la charge de la gestion du portefeuille de projets, et pourrons avoir la fonction de chef de projets. 7 chefs de projets: Ils piloteront les projets qui leurs seront attribués. 3 Contributeurs (services transversaux) : Pourront renseigner sur l avancée des certaines étapes ou jalons et pourront le cas échant déposer des fichiers liés aux projets. L outil devra être accessible en consultation par tout le personnel. Méthode de pilotage d un projet type Au sein de la structure, la majorité des projets suivent les 16 étapes décrites dans le schéma suivant. Les livrables sont des documents administratifs, qui doivent être stockés dans l outil pour centraliser les informations liées au projet (indiqué en rouge). 2
Objectifs métiers Permettre une meilleure gestion du portefeuille de projets/idées 3
L un des objectifs est de faciliter la gestion des nouveaux projets : pouvoir, par exemple, établir une priorisation grâce un des critères d évaluation personnalisables (budget, capacité ). Faciliter le pilotage stratégique L outil devra permettre de traduire les orientations politiques (qui peuvent émaner du schéma directeur). Les axes stratégiques devront être visibles et pilotables à travers l outil. Gestion et pilotage du portefeuille de projets. Rattachement des projets par axes stratégiques du portefeuille. Analyse et alerte sur le portefeuille de projets. Faciliter le pilotage opérationnel L objectif de l outil est également de pouvoir maitriser : la gestion des projets: planification, jalons, livrables, indicateurs de suivi la gestion des ressources la gestion des risques la gestion documentaire : archivage, historique Faciliter le suivi de l exécution Au-delà du pilotage opérationnel, l objectif est aussi de pouvoir suivre la réalisation des projets. Il se fera, par exemple, par la saisie des temps passés sur les projets avec par la suite la possibilité de sortir des rapports d activité. Fonctionnalités attendues Périmètre fonctionnel minimum A minima, le logiciel de gestion de portefeuilles de projets devra posséder le périmètre fonctionnel suivant : Identifier les nouveaux projets définis par des données personnalisées Evaluer suivant des critères de notation les nouveaux projets Evaluer l impact capacitaire / budgétaire des nouveaux projets par rapport aux projets en cours Planifier les projets : méthode de gestion type Pert et Gantt, définition des jalons, des livrables Répertorier et gérer les risques projets Affecter les ressources/moyens aux différents projets et de voir les impacts engendrés Générer des statistiques, indicateurs et bilans Saisir les temps passés sur les projets Stocker des pièces administratives du projet Suivre de la liquidation du marché associé au projet Générer des rapports d activité Archiver, extraire, rechercher des documents (pdf, docx, xlsx, ) Pour les utilisateurs, d être connectés, en même temps, à l application Transférer dans l outil des fichiers au minimum de type MS Project Agenda interfacé avec Outlook Proposer un système d historisation des documents joints aux projets Fonctionnalités souhaitées Idéalement, le logiciel de gestion de portefeuilles de projets devra : 4
Etre adapté à nos besoins et nos attentes : personnalisation des informations qui constituent un nouveau projet etc. Proposer une interface graphique agréable et fonctionnelle ; Proposer une intégration la plus complète possible, avec les outils bureautiques et notamment la suite Microsoft Office et le logiciel Microsoft Outlook : import/intégration d emails etc. Proposer une navigation efficace parmi les fichiers rattachés aux dossiers. Possibilité d accéder à la solution de l extérieur et sécurisé. Possibilité de récupération de données dans le logiciel de gestion des marchés (Magnus Solon suivi). Ces fonctionnalités attendues dépassent le périmètre fonctionnel minimal attendu. Elles correspondent à des fonctionnalités facultatives. Spécifications techniques de l environnement de la solution Modalités de mise en œuvre de la solution La solution doit être totalement implémentée et hébergée au sein de l infrastructure de la collectivité. Contraintes d infrastructure Cet article précise l infrastructure de la collectivité dans laquelle la solution doit être implémentée. Dans son mémoire technique, le candidat présentera une description technique détaillée précisant l ensemble des composants installés selon les différentes couches (base de données, serveur d application, serveur web, client) ainsi que les pré-requis techniques en conformité avec les présentes prescriptions. Cette description technique permettra notamment de valoriser le coût de l impact de la solution proposée sur l infrastructure existante de la collectivité; élément qui servira à estimer le coût global de la mise en œuvre proposée. Pour ce faire, le candidat précisera notamment : Le nombre et la typologie de serveurs nécessaires par fonction (pré-requis techniques complets et exhaustifs) ; Le ou les configurations serveur requise par la solution (spécification serveur ; compatibilité avec la virtualisation de serveur) ; Les possibilités de virtualisation de l application ; Les interactions avec le système d information existant (synchronisation AD, accès exchange, ) Les contraintes de sécurité de la solution (matrice de filtrage sur Firewall pour les accès distant et BDD) Description des différents éléments d infrastructure La solution sera implémentée dans un environnement système Windows - Active Directory 2008 niveau fonctionnel foret et domaine. Serveurs - Les serveurs nécessaires à la solution fonctionneront de préférence sous Windows serveur 2008 ou 2008 R2 SP2 intégrés à un domaine et une forêt AD 2008. 5
- Le titulaire précisera dans son mémoire technique la spécification matérielle de chaque serveur. Il indiquera les fonctionnalités de chacun et les composants implémentés. Dans son mémoire, le titulaire précisera la possibilité ou non d utiliser les serveurs existant en ses conditions. Postes clients - Les postes clients fonctionnent sous Ms Windows 7. L outil bureautique est Ms Office 2007. Le navigateur employé est majoritairement Internet Explorer 8. On trouve également des postes sous Internet Explorer 7. Réseau - Les postes directement connectés au LAN de la collectivité disposent d un débit de 100 Mb/s symétriques. Virtualisation - Parc serveurs du SMEM est virtualité sous VMWare ESXi 5.0. - Le titulaire indiquera les fonctionnalités de mise en œuvre de la virtualisation des serveurs. En outre, il précisera dans le Mémoire de l offre les solutions de virtualisation déjà mise en œuvre pour cette solution. Sécurité - L authentification des utilisateurs et des postes de travail se fait au travers de l «active directory» pour l accès au domaine. - Si la solution nécessite la mise en place de serveurs en DMZ le titulaire le précisera dans son mémoire technique en détaillant les fonctions et services concernés, la matrice de filtrage associée ainsi que les politiques de sécurité à mettre en œuvre. - Conformément à la politique de sécurité des serveurs en vigueur dans le SI de la collectivité, les comptes administrateurs locaux sur les serveurs ne seront pas admis. Base de données - Les bases de données privilégiées par la collectivité sont les bases de données SQL Serveur. Messagerie - La messagerie utilisée par la collectivité est Exchange 2010. Le client est Outlook 2007. Définition des prestations «d acquisition et de mise en œuvre» Pour les fournitures et prestations relatives à un déploiement de site (ex : DSI), le déroulement de la prestation se fera en mode projet. Cela correspondra à un bon de commande cohérent pour le site déployé. A réception de la commande, une réunion d initialisation sera effectuée et le planning contractuel sera établi par accord écrit entre les 2 parties. La prestation sera alors évaluée à l issue des opérations de vérifications qualitatives. 6
Pour les commandes de fournitures complémentaires (hors déploiement de site comme par exemple, la commande de licences supplémentaires), la prestation sera évaluée à l issue des opérations de vérifications quantitatives. Le déroulement de ces prestations s effectue dans les conditions et délais pour lesquels le titulaire s est engagé dans le planning contractuel. Par défaut, et ce pour l ensemble des prestations décrites dans le présent article, le délai de fourniture des livrables (comptes-rendus, rapports, dossiers, etc.) est fixé à 6 jours ouvrés après exécution de la prestation. Par exemple, si la réunion d initialisation se déroule un lundi, les livrables (compte-rendu, planning, etc.) seront fournis par le titulaire le mardi de la semaine suivante au plus tard. Ce délai pourra être modifié par accord écrit entre les 2 parties. L ensemble des prestations décrites au présent article s applique au contexte, aux attentes, au périmètre fonctionnel et aux spécifications définies dans ce CCP. Droits d usage Le titulaire fournit les droits d usage pour permettre le fonctionnement de l ensemble des fonctionnalités attendues. Avec les droits d usage, le titulaire fournit les éléments suivants : la documentation associée (guides utilisateurs et administrateurs) les modèles de données (MCD, MPD, etc.) Mise en œuvre Conduite de projet Durant toute la durée du marché conformément au plan de projet initié lors de la réunion de démarrage de projet. Le chef de projet nommé par le titulaire pour assurer cette prestation à la charge des actions de pilotage, de coordination, de suivi des délais et de la qualité. Il met à jour le dossier de suivi de projet qui sera complété et validé par la Collectivité. Le dossier de suivi de projet fourni par le titulaire est notamment composé des éléments suivants : Planification détaillée des étapes du projet (actions, acteurs, charges) Suivi de la planification (réalisé) Définition des livrables Installation technique et mise en service En vue de l installation de la solution et du matériel, le Titulaire fournit l ensemble des pré-requis techniques à la Collectivité. La fourniture et la préparation des plateformes techniques sont à la charge et de la responsabilité de la Collectivité dans le respect des pré-requis fournis par le Titulaire. Après validation de ces pré-requis, le Titulaire procède à l installation technique de la solution et des éventuels composants techniques complémentaires nécessaires au bon fonctionnement de la solution et assure le transfert de compétences sur l installation au technicien nommé par la Collectivité. 7
Le Titulaire fournit les livrables suivants : Pré-requis d installation, Dossier d architecture technique Dossier d installation Dossier d exploitation Cahier de recette d installation technique pour l environnement de test et de production Les différents binaires ou soft de la solution L installation et la mise en service de la solution font l objet, pour chaque prestation, d un PV de recette provisoire en vue de la MOM (Mise en Ordre de Marche). Paramétrage Le Titulaire assure et coordonne, en collaboration avec la Collectivité, l ensemble des opérations de définition et de mise en œuvre du paramétrage en conformité avec les souhaits et besoins de la collectivité. Afin de définir le paramétrage à mettre en œuvre, le Titulaire pourra proposer un atelier de travail avec les acteurs pertinents. Le Titulaire établit les livrables suivants : Synthèse des paramétrages effectués par le titulaire Procédures de paramétrage spécifiques aux besoins de la Collectivité si le paramétrage doit être effectué par la collectivité Accompagnement aux tests de recette Le Titulaire assiste la Collectivité en vue de l élaboration des plans de test, la constitution des jeux de tests et l exécution des tests de recette. Le Titulaire fournit les cahiers de recette correspondant aux étapes effectuées et fonctionnalités mises en œuvre pour chaque prestation. Formations Le Titulaire assure les formations nécessaires aux agents de la Collectivité en vue de la bonne utilisation de la solution ou des fonctionnalités mises en œuvre (formations à l utilisation, à l administration fonctionnelle, à l administration technique, etc.). Dans le cadre de cette formation, le Prestataire s engage à fournir tous les documents sous forme de mode opératoire «Utilisateur» pour l ensemble des actions nécessaires à la configuration, au paramétrage, et à l administration et à l utilisation de la solution. Le Titulaire fournit en amont les plans de formation et établit les attestations individuelles de formation à l issue des différentes sessions. Les formations sont planifiées de manière cohérente par rapport au plan de mise en œuvre. 8
Définition des prestations de «maintenance et d évolution» La prestation de maintenance et d assistance s appliquent sur l ensemble de la durée du marché. Description sommaire de la prestation Le titulaire s engage à assurer au SMEM les prestations suivantes : Assistance à l exploitation Maintenance corrective Maintenance adaptative Maintenance évolutive Ces prestations sont applicables à la solution acquise et mise en œuvre dans le cadre du présent marché, à partir de la date de réception intermédiaire de ladite prestation. Obligations Dans le cadre de la maintenance, le titulaire est soumis à une obligation de résultat. Le SMEM ne pourra imputer quelque tort que ce soit au titulaire pour la nonexécution des clauses du présent contrat pour le cas où le titulaire en serait empêché pour des causes extérieures ne dépendant ni de sa volonté ni de sa négligence. Le SMEM doit pour sa part, respecter les conditions d'utilisation définies dans les manuels de référence et au cours des séances de formation. Toute prestation fournie par le titulaire à la demande du SMEM suite au nonrespect de ces conditions sera facturée sur la base du tarif en vigueur. L assistance du personnel ayant suivi la formation dispensée par le titulaire est assurée sur simple demande téléphonique. Le SMEM renonce à rechercher la responsabilité du titulaire en cas de dommages survenus aux fichiers, mémoires d ordinateur ou tout autre document, matériel ou programme non directement imputable au titulaire. Conditions de la prestation Rapport d intervention Chaque intervention du titulaire fera l objet d un rapport écrit explicite qui sera transmis au SMEM. Ces rapports seront conservés par le SMEM et pourront servir de preuve en cas de contestation. Durée des interventions La durée des interventions de maintenance doit être aussi réduite que possible. Elles sont effectuées de manière à ne causer que le minimum de gêne dans le bon fonctionnement du SMEM et de ses missions de service public. Modalités d exécution Périodes d interventions 9
En cas de nécessité, la période d intervention peut être revue par accord expresse entre les deux parties. - Prestations de mise en œuvre et de formations Pour l ensemble de l exécution de cette prestation, et ce en complément du CCAG - TIC, la période d intervention s étend de 08h00 à 15h30, les jours ouvrables de chaque semaine du lundi au vendredi inclus, les jours fériés exclus. - Prestations de maintenance Pour l ensemble de l exécution de cette prestation, et ce en complément du CCAG-TIC, la période d intervention s étend de 08h00 à 15h30, les jours ouvrables de chaque semaine du lundi au vendredi inclus, les jours fériés exclus. Avant 9h00 et après 17h30, seules les anomalies bloquantes seront traitées. - Perturbation notable du fonctionnement normal de la collectivité Si, dans le cadre de ces interventions, le Titulaire devait perturber notablement le fonctionnement normal du SMEM, la collectivité pourrait imposer au Titulaire une période plus appropriée. Ces interventions pourront se dérouler, notamment, de 16h30 à 08h00 du lundi au vendredi, de 14h00 à 24h00 le samedi, le dimanche et les jours fériés. Moyens et modalités Le SMEM utilisera le service d assistance pour informer le titulaire des dysfonctionnements. Le SMEM confirmera ses demandes de maintenance, au moyen de la fiche d incident par fax, courrier ou Email. La fiche d incident signalera la nature de l incident, la date et l heure à laquelle le titulaire aura été prévenu de l incident, la date de clôture de l incident et la réponse apportée. Ces fiches seront conservées par le SMEM et pourront servir de preuve en cas de contestation (notamment pour les délais de résolution des problèmes). Le titulaire pourra intervenir soit : par téléassistance, par transmission de patch ou de nouvelle version, par intervention sur site. La téléassistance sera définie en collaboration avec le responsable informatique du SMEM qui en définira les modalités de mise en œuvre et les moyens. La transmission de patch ou de nouvelles versions se fera sur le support le plus approprié en fonction des moyens mis en œuvre par le SMEM. Ces éléments seront accompagnés d un document relatant les nouveaux apports, les modalités techniques de leur mise en œuvre et si nécessaire d une mise à jour de la documentation. Les interventions sur site dans le cadre de correction d anomalies ne pourront en aucun cas donner lieu à un quelconque versement d indemnités. De plus, pour ces interventions, le titulaire interviendra pendant la période choisie conjointement avec le SMEM, soit au cours de visites planifiées en accord avec le SMEM. 10
Maintenance En dérogation de l article 31.1 du CCAG-TIC, on désigne par «maintenance», les prestations visant à maintenir ou à rétablir les fournitures et services dans un état spécifié afin qu ils soient en mesure d'assurer le service souhaité par la collectivité. Ces prestations sont assurées à titre préventif, ou correctif. Le Titulaire assure la maintenance relative aux 3 typologies suivantes : Maintenance Corrective: Celle-ci consiste à corriger les dysfonctionnements, anomalies ou non-conformités du progiciel. Maintenance Adaptative : Celle-ci consiste à effectuer les adaptations techniques ou fonctionnelles du progiciel afin qu il respecte les évolutions technologiques (ex : afin d assurer la compatibilité avec les nouvelles versions d OS ou SGBD) et les évolutions réglementaires tout en respectant le périmètre fonctionnel initial (pas de fonctionnalité supplémentaire). Le progiciel est adapté pour répondre à toute évolution extérieure que la Collectivité est tenue de suivre (technologique, contractuelle, réglementaire). Maintenance Evolutive : Celle-ci consiste à faire évoluer l'application en l'enrichissant de fonctions ou de modules supplémentaires, en remplaçant une fonction existante par une autre, voire en proposant une approche différente. Le déclenchement de l évolution peut soit correspondre à un souci d amélioration du progiciel de la part de l éditeur, au respect de la réglementation en vigueur, aux demandes de clients, etc. Le Prestataire s engage également à fournir la version la plus récente du progiciel incluant les versions mineures, et les versions majeures. Anomalies Le délai imparti pour la correction des anomalies à partir de la réception de la demande du SMEM sera de (en heures ouvrées définies par la période d intervention ou en jours ouvrés) : Anomalies bloquantes, non-conformités : 12h Anomalies fonctionnelles : 10 j Autres anomalies : 20 j Le temps d indisponibilité sera calculé à l issue du délai de correction de l anomalie et servira de base au calcul des pénalités de retard. Dysfonctionnements imputables au titulaire Le délai imparti pour la correction des dysfonctionnements à partir de la réception de la demande du SMEM sera de (en heures ouvrées définies par la période d intervention ou en jours ouvrés) : Dysfonctionnements bloquants : 12h Dysfonctionnements fonctionnels : 10 j Autres dysfonctionnements : 20 j Le temps d indisponibilité sera calculé à l issue du délai de résolution du dysfonctionnement et servira de base au calcul des pénalités de retard. Dysfonctionnements non imputables au titulaire 11
Le titulaire s engage à fournir une réponse chiffrée qu elle soit positive ou négative, aux demandes d évolutions fonctionnelles ou de corrections formulées par le SMEM. Evolutions réglementaires Les adaptations ou évolutions du progiciel dues à des évolutions réglementaires doivent être disponibles au plus tard trois mois avant la date de mise en vigueur ou dans le mois qui suit la transmission des instructions par les instances officielles. Le titulaire devra lui-même mettre en œuvre les moyens nécessaires à la connaissance de ces modifications auprès des instances concernées, en aucun cas le SMEM ne sera sollicitée pour en informer le titulaire et ne pourra être tenue pour responsable de la non information du titulaire. Evolutions technologiques Le titulaire s engage à faire évoluer les progiciels faisant l'objet du contrat en fonction des événements majeurs survenant dans les techniques informatiques le concernant. Le titulaire devra préciser les conditions financières et techniques nécessaires à la mise en œuvre de ces évolutions au plus tard 12 mois avant la fin de la maintenance des progiciels faisant l'objet du contrat dans leur état précédant ces évolutions. Besoins d évolution fonctionnelle de la solution. Le titulaire s engage à fournir une réponse chiffrée (bordereau de chiffrage des spécifiques) qu elle soit positive ou négative, aux demandes d évolution fonctionnelle formulées le SMEM. Portage des solutions Si le titulaire change d environnement d exploitation au cours de la période de maintenance, Il devra assurer dans le cadre et dans les délais prévus au contrat de maintenance les "portages" des nouvelles versions du progiciel prévues dans le cadre dudit contrat, sur l'environnement informatique du SMEM. Autres Si d autres évènements non prévus demandaient le déclenchement d une action de maintenance complémentaire, la collectivité déterminera si l action de maintenance nécessaire est ponctuelle ou récurrente. Dans le cas d une action ponctuelle, le titulaire s engage à fournir une réponse chiffrée qu elle soit positive ou négative, à la demande formulée par le SMEM. Dans le cas d une action récurrente, les modifications demandées par le pouvoir adjudicateur afin de prendre en compte les nouvelles opérations de maintenance donneront lieu à la signature d'un avenant par les parties au marché. 12
Assistance L objectif de l'assistance Celle-ci a pour objet de recevoir et de répondre aux demandes du SMEM concernant une anomalie, un dysfonctionnement, une difficulté d'utilisation, l'impossibilité d'accomplir une fonction normalement dévolue au progiciel. En aucun cas, l'assistance aux utilisateurs ne saurait se substituer à d'éventuels besoins de formation. Les modalités Le service est disponible pendant la période d intervention L'assistance doit, avec l'utilisateur, définir l'origine du problème et le traiter selon sa nature: Problème d'utilisation : dans ce cas, le titulaire doit fournir la solution, au plus tard dans un délai de 5 heures ouvrées. Besoin de formation, dans ce cas le titulaire adressera un devis complémentaire de formation au SMEM. Anomalie et dysfonctionnement : dans ce cas, le titulaire doit faire jouer la maintenance corrective, et proposer des solutions de contournement si elle existe, en attente de la correction. Les moyens Le titulaire devra être pourvu de services d assistance de bon niveau offrant les prestations suivantes : - Support technique disponible par téléphone pendant la période d intervention - Service possédant des ingénieurs spécialisés pour les progiciels mis en œuvre et maîtrisant les interactions entre le système d'exploitation et les progiciels mis en œuvre, - Télémaintenance Déroulement des opérations de vérification Le représentant du pouvoir adjudicateur effectue des vérifications quantitatives et qualitatives au moment de la livraison de la fourniture ou de l exécution de service, afin de s assurer de la conformité des prestations au marché. Les opérations de vérification sont exécutées par le pouvoir adjudicateur. Le délai qui lui est imparti pour y procéder et notifier sa décision est de quinze jours. Passé ce délai, la décision d'admission des fournitures ou des services est réputée acquise. A l issue des opérations de vérification, le pouvoir adjudicateur prend sa décision dans les conditions prévues au chapitre 5 du C.C.A.G.-T.I.C. ANNEXE ORGANIGRAMME DU SMEM 13
Secrétariat PRÉSIDENCE Chauffeur Directeur de Cabinet BUREAU SYNDICAL CONSEIL SYNDICAL Communication Assistant QSE Direction Générale des Services Secrétariat Général Responsable Informatique Responsable SIG Direction Technique Direction de l Energie Direction Administrative et Financière Secrétariat administratif et financier Contrôle de Gestion et Contrôle DSP Secrétariat Technique Secrétariat Développement Assistant contrôle DSP Poste à créer Electrification Eclairage Public MDE EnR Electrification Affaires juridiques Marchés Publics Finances et Ressources Humaines Vaguemestre Accueil Maîtrise de la Demande d Energie Electrification Assistant Marchés publics Electrification Responsable Eclairage Public EnR/MDE Electrification Eclairage Public Conseiller en Energie Partagé Energies Renouvelables Finances Paie Finances Marchés Publics Finances / RH Electrification Poste à créer budgétairement d assistante technique Eclairage Public Eclairage Public